Mitthögskolan ITM Telefon 063-16 53 00 Access Laborationskompendium för grunderna i databasen Microsoft Access Detta exemplar tillhör: HT 2003
Innehållsförteckning Tema...1 Databasmiljön...2 Tabeller...2 Uppgift 1...4 Relationer...5 Uppgift 2...5 Uppgift 2...5 Uppgift 3...6 Frågor mot databasen...6 Uppgift 4...7 Rapporter...7 Uppgift 5...7
Laborationskompendium för Microsoft Access Inledning Databasen är ett kraftfullt verktyg för att hantera stora datamängder. Alla databaser, oavsett tillverkare, har någon form av gränssnitt kopplat mot sig. Detta innebär i praktiken att man kan skapa tabeller och fylla dessa med data i databashanteraren. De allra största databastillverkarna såsom Oracle och PostgreSQL har inga grafiska användargränssnitt, utan de är helt och hållet kommandobaserade. Access däremot erbjuder ett enkelt och trivsamt sätt att arbeta med sin databas. Anledningen till att många tillverkare inte lagt krut på en grafisk användarmiljö är antagligen därför att man sällan eller aldrig använder en databas på det sättet. En databas främsta och enda uppgift är att lagra data, det grafiska gränssnittet kopplas till databasen med en applikation. Access är lite unikt på det här sättet. Den erbjuder nämligen dels att databasen körs mot en extern applikation, dels att skapa ett intern grafisk användarmiljö. Den här labben ska ge dig en inblick i den senare varianten, dvs att man skapar en trivsam applikation inom Access. Tips! Glöm inte att spara med jämna mellanrum. Det man sparar är både databasstrukturen med innehåll. En sak man bör känna till är att du inte behöver spara för att datat ska lagras i databasen. Tema Labben har ett genomgående tema och det är böcker. Databasen är tänkt att användas för att hålla koll över vilka författare som har skrivit de böcker man har i sitt privata bibliotek. Det ska också användas för att veta vilka personer som har läst och betygsatt böckerna. Tanken är att man ska bygga upp en betygsdatabas över lästa böcker. Grundstommen i den databas du ska skapa i den här labben föreslås såhär: Författare Skrivna Bok Förlag Betyg Läsare 1
Databasmiljön Access är indelat i sex huvuddelar. Det är tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler. Den här labben fokuserar endast på tabeller, frågor och rapporter. Tabeller Om du skapar tabellerna som föreslås i datamodellen ovan ska du skapa sex tabeller. Detta gör man under fliken tabeller i Access. När man skapar en ny tabell görs detta lämpligen i designläge. Här fyller man i de egenskaper (fält) och dess datatyper tabellen ska ha. I den övre delen av skärmen skriver du namnet på egenskapen (t ex förnamn), därefter ska du ange vilken datatyp egenskapen ska ha. De datatyper som du kan välja bland är: text, PM, tal, datum/tid, valuta, räknare, Ja/Nej, ActiveX-objekt, hyperlänk och uppslagsguiden. Följande står att läsa i hjälpen för Access om datatyper: Inställning Typ av data Storlek Text (Text) PM (Memo) Tal (Number) Datum/tid (Date/Time) Valuta (Currency) (Standardvärde) Text eller kombinationer av text och siffror samt tal som inte kräver beräkningar, till exempel telefonnummer. Längre text eller kombinationer av text och siffror. Numeriska data som används i matematiska beräkningar. Datum- och tidsvärden för åren 100 till 9999. Valutavärden och numeriska data för matematiska beräkningar med data Högst 255 tecken eller den längd som anges med egenskapen Fältstorlek (FieldSize). (Det värde som är lägst.) Något utrymme för delar av textfält som inte utnyttjas reserveras inte. Högst 65 535 tecken. (Om fältet ändras med DAO så att endast text och siffror [inte binära data] lagras i det kommer fältstorleken att begränsas av storleken på databasen.) 1, 2, 4 eller 8 byte (16 byte om egenskapen Fältstorlek har inställningen ReplikeringsID). 8 byte. 8 byte. 2
Räknare (AutoNumber) Ja/Nej (Yes/No) ActiveX (OLE Object) Hyperlänk Uppslagsguiden (Lookup Wizard) som har 1 4 decimaler. Ett unikt sekventiellt tal (som ökas med 1) eller ett slumptal som tilldelas när en ny post läggs till i tabellen. Räknare-fält kan inte uppdateras. Ja- och Nej-värden och fält som innehåller endast ett av två möjliga värden (Ja/Nej, True/False, På/Av). Ett objekt (t ex ett Microsoft Excelkalkylblad, ett Microsoft Word-dokument, grafik, ljud eller andra binära data) som har länkats till eller bäddats in i en tabell i Microsoft Access. Text eller kombinationer av text och siffror som har lagrats som text och används som hyperlänkadress. Skapar ett fält där du kan välja ett värde från en annan tabell eller lista via en listruta eller en kombinationsruta. 4 byte 1 bit. Högst 1 GB (begränsas av tillgängligt diskutrymme) Datatypen hyperlänk kan ha tre delar och varje enskild del kan bestå av högst 2 048 tecken. Samma storlek som det primärnyckelfält som används för att utföra sökningen, oftast 4 byte. Förutom att ange datatyp när du skapar ett fält i Access kan du även göra en del andra inställningar. 3
Som du märker finns det en hel del saker att fylla i. Vilka inställningsmöjligheter som finns är beroende av datatypen. I det här fallet är ett fält med datatypen text markerad. Som du märker finns det många saker att förändra och mycket faller utanför ram av den här labben. En del saker bör du dock känna till. Den första inställningen man kan behöva göra är att ändra fältstorleken. Den anger hur många tecken som tillåts i ett textfält. I en liten databas är det inte lika viktigt att snåla med lagringsutrymmet, men när datamängden växer kan det finnas anledning att göra det. Några andra inställningsmöjligheter som kan vara intressant att studera närmare är obligatoriskt och indexerat. Fältet obligatoriskt svarar för om användaren måste fylla i ett värde i fältet eller ej. Det vanligaste är att man tillåter att vissa fält lämnas tomma, t ex mobiltelefon eller c/o adress. Denna inställningsmöjlighet är extra viktig när det gäller huruvida de främmande nycklarna är tvingade fält eller inte. Termen obligatoriskt är en svensk översättning av de betydligt vanligare förekommande termerna NULL och NOT NULL. En mycket vanlig användartransaktion mot en databas är att göra sökningar. En databas är anpassad för detta ändamål och därför brukar det gå snabbt att se resultatet av sin fråga. Vid stora datamängder kan det dock vara smart att indexera en databas. Detta kan man likna vid ett index i en bok. Istället för att läsa igenom hela boken kan man söka via ett register längst bak i boken för att lättare hitta det man söker. Vilka ord som finns med i registret är upp till författaren av boken. En databasindexering fungerar på liknande sätt. Det är upp till databasadministratören att berätta vilka fält som skall indexeras. Man kan inte indexera alla fält, det skulle resultera i att indexregistret skulle bli lika stort som databasen. Det gäller istället att välja ut de fält som man ofta använder i sökningar. Det man kan välja på här är nej (ingen indexering), ja-dubletter tillåtna och nej- inga dubletter tillåtna. Huruvida du ska tillåta dubletter eller inte kan man inte besvara på annat sätt än det avgör situationen och verksamheten. Låt säga att du vill indexera fältet efternamn, då bör det kanske tillåtas dubletter (flera Andersson). Om du däremot vill indexera ett fält med spelkort så finns det bara ett hjärter ess, då skulle dubletter inte vara tillåtna. Datatyper för nycklar De största problemen brukar vara vilken datatyp man ska tilldela nycklar och främmande nycklar i Access. Exakt vad man ska välja är beroende utav i vilken situation databasen ska användas. Den vanligaste datatypen för primärnycklar är dock räknare. De främmande nycklarna ska tilldelas samma datatyp som den primärnyckel som fältet relaterar till. Är primärnyckeln i modertabellen av typen text skall också den främmande nyckeln ha samma datatyp. Om modertabellens primärnyckel däremot har datatypen räknare ska den främmande nyckeln i den relaterande tabellen vara av datatypen tal. Uppgift 1 Skapa alla tabeller som ska finnas med i din bokdatabas. Förslag på datamodell och tabeller hittar du under rubriken tema ovan. Du får själv hitta på vilka egenskaper (fält) som ska finnas i de olika tabellerna. 4
Relationer En relationsdatabas blir inte komplett utan dess relationer. Din databas består nu utav sex fristående tabeller. Detta ändrar du genom att välja verktyg -> relationer. Markera och lägg till alla tabeller du har skapat. För att få en bättre överblick kan du flytta tabellerna så att placeringen liknar datamodellen. Det du nu ska göra är att skapa relationerna. Detta gör du genom att föra primärnyckeln med musen till tabellen med den främmande nyckeln. Som exempel kan nämnas att du för författareid från tabellen Författare och släpper det över egenskapen författareid i tabellen Skrivna. Nu kommer du till en dialogruta där man göra en del inställningar. Det enda du behöver förändra (utan att vidare förklara varför) är att du markerar kryssrutan framför egenskapen referensintegritet och sedan klickar på skapa. Uppgift 2 Skapa relationer mellan dina tabeller. Uppgift 2 Mata in några uppgifter i din nyskapade databas genom att använda databladsläget. Du bör ha minst två poster i varje tabell när du är klar. Tänk på att dina relationsobjekt, skrivna och betyg, finns för att en bok kan ha många författare och att en bok kan ha betygssats av flera personer. Du bör ha minst en bok med två författare och en bok med minst två betygsättare. Tips! Det är mycket viktigt att du fyller i relevant data i dina tabeller och inte bara roliga saker. När man börjar ställa frågor mot databasen underlättar det om man direkt i svaret ser om det verkar korrekt eller ej. 5
Uppgift 3 Det är inte helt lätt att hålla koll på referenserna, dvs att man anger en främmande nyckel som faktiskt finns i modertabellen som primärnyckel. När man tvingas mata in siffror är risken stor för att man skriver fel. För att undvika detta kan man välja datatypen uppslagsguiden som datatyp när man skapar främmande nycklar. Din uppgift består av att ändra alla dina främmande nycklar så att det blir av datatypen uppslagsguiden. Frågor mot databasen Som användare kan man lägga till, hämta, uppdatera och tabort data i databasen. Detta görs med frågespråket SQL (Structured Query Language). Att till fullo behärska SQL kräver gedigna databaskunskaper, såvida man inte använder Access. Här finns nämligen ett utmärkt hjälpmedel för att ställa frågor mot databasen. Alla frågor görs under fliken frågor. Välj design för att själv skapa dina frågor. Det första du skall göra är att välja vilka tabeller som är berörd av din fråga. Som ett första exempel kan vi ta reda på vilken bok som utgivits på vilket förlag. Om man skulle skrivit SQL-frågan själv skulle den se ut såhär: SELECT Bok.titel, Förlag.förlag FROM Förlag INNER JOIN Bok ON Förlag.förlagsID = Bok.förlagsID; Om vi istället gör det med designguiden i Access väljer du först att lägga till tabellerna Bok och Förlag. När detta är gjort kan du stänga tabellfönstret om du vill. Nästa steg blir att välja vilka fält du vill se. I det här fallet blir det då boktiteln och förlagsnamnet. Det gör du genom att dubbelklicka på det fältet i din valda tabell i den övre delen av skärmen. Vilka fält du valt syns sedan i den nedre delen av skärmen. Om du istället vill se samtliga fält från en tabell kan du dubbelklicka på stjärnan i respektive tabell. 6
Uppgift 4 Hitta följande uppgifter från din databas a) Alla böcker och dess författare b) Alla böcker, vilket förlag som utgivit boken samt vilka författare som skrivit dem c) Alla böcker som har betygsatts. Presentera även namnet på läsaren och vilket betyg boken har fått d) Räkna hur många böcker som finns i databasen e) Visa alla böcker som är skrivna av författaren Bo Ko f) Presentera ett fält från varje tabell i databasen som en enda stor fråga, t ex alla böcker, författare, förlag, betyg och läsare. Rapporter Många gånger vill man presentera det data man har i form av en rapport. Detta kan liknas vid svaret av en SQL-fråga, presenterat på ett trivsamt sätt. En rapport kan formas i princip hur som helst och den kan innehålla bilder etc. Rapporterna kan bli ganska komplexa att skapa och då kan det vara bra att ta hjälp utav Accessguiderna. Uppgift 5 Skapa en rapport med hjälp utav en rapportguide som visar alla böcker, dess författare och vilket förlag boken är utgiven på. Tänk på att primärnycklarna ofta bara finns för att en databas ska fungera. Det är inte något en användare vill se i en rapport. Presentera bara det väsentligaste. När du startar rapportguiden ska du svara på en massa olika frågor. Prova dig fram för att se vad de olika inställningarna ger för resultat på slutprodukten. När du är färdig ska det tydligt framgå vilka böcker du har i din databas och vilka författare som skrivit varje bok. Lycka Till! 7