KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-10-27 KFN-2013/319.189 1 (2) HANDLÄGGARE Lasses, Börje Kultur- och fritidsnämnden Borje.Lasses@huddinge.se Internkontrollplan Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag till plan för intern kontroll för 2014 enligt bilaga 1 och 2 till förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 27 oktober 2014. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2011-10-10 att godkänna nytt reglemente för intern kontroll, vilket ersätter nuvarande reglemente (HKF 9410). Det nya reglementet är mer omfattande varför vägledning genom anvisningar och mallar för att underlätta nämndernas arbete är framtagna. Nämnden skall årligen i särskilt ärende i samband med verksamhetsplanen besluta om plan för intern kontroll. Föreligger förslag till plan för internkontroll för 2014 som nämnden har att ta ställning till. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen har identifierat risker inom nämndens ansvarsområde och de som bedöms som allvarliga är upptagna i planen där det också beskrivs vilka åtgärder som föreslås för att hantera riskerna och vem som ansvarar för att åtgärderna utförs eller att rutiner efterlevs. De risker som bedöms som mest angelägna att åtgärda finns även med i verksamhetsplanen för 2014. Marina Högland Förvaltningschef Börje Lasses Kansli- och ekonomichef POSTADRESS Kultur- och fritidsförvaltningen 141 85 HUDDINGE BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 317 17 E-POST OCH WEBB kulturfritid@huddinge.se www.huddinge.se
KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2013-10-27 KFN-2013/319.189 2 (2) Bilagor Internkontrollplan 2014 Bruttolista för risker 2014 Beslutet delges Kommunstyrelsen
DIARIENUMMER Plan för intern kontroll 2014 för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen SEPTEMBER 2012
Innehåll Innehåll 2 Inledning 3 Huddinges struktur för intern kontroll 3 Avgränsningar 3 Ansvar 4 Uppföljning 4 Beskrivning av kultur- och fritidsnämnden-nämndens system för intern kontroll 4 Bedömning och avvägningar 4 Prioriterade risker och åtgärder 5 Processer och rutiner 5 Åtgärder med anledning av rekommendationer från revision eller annan granskning 5 Systematiska kontroller 7
Inledning Huddinge antog den 10 november 2011 efter en remissrunda till samtliga nämnder ett uppdaterat reglemente för intern kontroll (Huddinge kommuns författningssamling, HKF 9410). Revideringen gjordes för att utveckla kommunens arbete med intern kontroll. Behovet av detta understryks av flera revisionsrapporter, som bland annat lyfter fram behovet av en gemensam struktur för samtliga förvaltningar och en tydligare uppföljning av nämndernas arbete från kommunstyrelsens sida. Kommunen ansluter sig genom det reviderade reglementet till en utvecklad definition av begreppet intern kontroll som kommit att bli förhärskande inom såväl den kommunala som den statliga sfären och de huvudsakliga ändringarna i det utvecklade reglementet utgår från denna vidgade syn på intern kontroll. Det framgår nu tydligare än tidigare att internkontrollarbetet ska fokusera på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Huddinges struktur för intern kontroll Intern kontroll är en process där kommunens styrelse, nämnder, ledning och personal samverkar och som är utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppnås inom följande områden: Effektiv och ändamålsenlig verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och regler Huvudpoängen i den nya definitionen är att intern kontroll är en process ett medel för att nå måluppfyllelse, och inte ett mål i sig. Processen genomförs av medarbetare på alla nivåer inom organisationen. Intern kontroll ska ge en rimlig försäkran, inte absolut säkerhet, till organisationens ledning och styrelse. Logiken i det utvecklade systemet är att para ihop mål med risker, och risker med kontroller på ett medvetet och åskådligt sätt. Avgränsningar Denna plan behandlar inte den typ av risker som ryms inom begreppet extraordinära händelser. De hanteras istället inom ramen för kommunens beredskaps- och krisplanering, som beskrivs i kommunens plan vid extraordinära händelser, antagen av kommunfullmäktige 12 januari 2009. Varje nämnd ansvarar enligt den planen för att företa någon form Arbetet med intern kontroll fokuserar på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Alla nämnder ska ha en plan för intern kontroll som beskriver hur nämnden har lagt upp sitt system för intern kontroll samt med tydlig motivering beskriver det arbete som ska genomföras under planeringsperioden. Nämnderna ska därför i samband med den ordinarie planeringsprocessen besluta om vilka åtgärder och kontroller som ska vidtas, dels utifrån riskanalys där åtgärder för att minska risker identifieras, dels genom systematiskt arbete med processer och rutiner, dels utifrån rekommendationer från extern granskning. Planerade åtgärder och kontroller sammanställs till en plan för intern kontroll som revideras årligen. De planerade åtgärderna redovisas i nämndernas verksamhetsplaner. av risk- och sårbarhetsanalys som visar risker för verksamheten om en extraordinär händelse skulle inträffa inom nämndens verksamhetsområde. Dessa analyser ligger till grund för den kontinuitetsplanering som nämnderna tar fram för de verksamheter som måste fortgå vid sådan händelse. KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN 3
Ansvar Ansvaret för att åtgärder enligt denna plan vidtas ligger, om inget annat angivits, på chefen inom den del av verksamheten som utsätts för risken, vare sig Uppföljning Uppföljningen av arbetet med intern kontroll är integrerad i den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen, där intern kontroll ägnas eget utrymme i verksamhetsplan, delårsrapporter och verksamhetsberättelse. De åtgärder som ska genomföras under planeringsperioden redovisas i verksamhetsplanen. Planerade åtgärder följs därefter upp löpande av respektive chef samt av förvaltningens ledning i samband med det gäller riskreducering, processutveckling eller rekommendationer från revision eller annan granskning. årets två delårsrapporter och samlat i verksamhetsberättelsen. I delårsrapporter och verksamhetsberättelse redovisas utfallet under planeringsperioden och avvikelser kommenteras (inklusive åtgärdsplan). Nämnderna ska därutöver i verksamhetsberättelsen även göra en bedömning av hur årets internkontrollarbete har gått samt en bedömning av om den interna kontrollen är betryggande. Beskrivning av kultur- och fritidsnämnden system för intern kontroll Förvaltningen genomför årligen en inventering av de risker som kan identifieras i verksamheten. Verksamhetsansvariga svarar för inventeringen där enhetscheferna tillfrågas om risker i verksamheten. Riskerna dokumenteras på särskild blankett för att sedan i ledningsgruppen bli värderade efter sannolikhet och konsekvens. Utifrån värderingen väljer sen ledningsgruppen ut vilka risker som är mest angeläget att åtgärda och dessa risker tas upp i verksamhetsplanen. I planen skall det klart framgå vilka åtgärder som skall genomföras och vem som är ansvarig för åtgärden. En del av riskerna är av permanent natur och kommer därför årligen att vara med i planen andra kan efter åtgärder avskrivas Förvaltningen följer upp de risker som tas upp i verksamhetsplanen i delårsrapporterna och i verksamhetsberättelsen. Beslut om internkontrollplan tas i särskilt ärende i samband med verksamhetsplanen. Bedömning och avvägningar Förvaltningens ledningsgrupp bedömer utifrån en sannolikhet-konsekvens-analys av samtliga identifierade risker vilka som ska ingå i internkontrollplanen och vilka som sedan ska tas med i verksamhetsplanen. 4 PLAN FÖR INTERN KONTROLL 2013
Prioriterade risker och åtgärder Risk: Nedgång av verksamhetssystemen Book-IT och FRI. Åtgärd: Förvaltningen har med hjälp av Bits-metoden genomlyst verksamhetssystemen. Fortsatt bevakning av funktionalitet samt säkerhet. Ansvar: Verksamhetsansvarig för bibliotek resp. fritid. : Bits-genomgången klar VT 2013. Målområde: Nöjda invånare. Risk: Back up för systemet Evenemangs och biljettbokning Åtgärd: Inköp av externt system. Under HT 2013 tas beslut om vilket system som skall införas 2014 Ansvar: Verksamhetsansvarig kultur-ungdom : VT 2014. Målområde: Nöjda invånare. Risk: Kontanthantering av café- och evenemangskassa. Risk för stölder och rån. Åtgärd: Säker förvaring av kontanter och värdesaker. Insättning av dagskassor. Förvaring av nycklar till värdeskåp på ett säkert sätt. Pågår utredning om hämtning av sedlar och mynt. Ansvar: Enhetschef. : Rutiner framtagna och implementerade. Uppföljnings- och förbättringsarbete pågår kontinuerligt. Hämtning av sedlar och mynt klart VT 2014 Målområde: Sund ekonomi. bättra beredskap samt samarbete med polis och mobilateamet. Handlingsplaner finns framtagna för utsatta verksamheter. Personlarm finns på Fullersta gård, Visättra Sportcenter och biblioteken. Utbildning på arbetsplatsen om hur handskas med hotfulla personer. Översyn av behovet av ytterligare personlarm. Ansvarig: Enhetschef. : Ett systematiskt arbetssätt tas fram 2014, därefter kontinuerligt återkommande uppföljnings- och förbättringarbete Målområde: Attraktiv arbetsgivare. Risk: Utbetalning till fel mottagare. Åtgärd: Komplettera befintliga kontroller med ytterligare maskinella kontroller mot olika register Tvåhandsprincip vid upplägg av leverantör, minska antalet personer som kan lägga upp Ansvarig: adm chef KUF tillsammans med KSF. : VT 2014 Målområde: Sund ekonomi. Risk: Felaktiga periodiseringar Åtgärd: Upprätta riktlinjer för enheterna och informera om dessa, löpande utvärdering av reserveringar och periodiseringar, öka kontrollerna vid definitivbokföring av Ansvarig: adm chef KUF tillsammans med KSF. Risk: Hot om misshandel och fysisk och psykisk skada. Åtgärd: Särskild utbildning för dem som jobbar på så kallade stökiga tider. Vid risk för hotfulla tillfällen tas extra personal in. För- : Utökade kontroller 2014 Målområde: Sund ekonomi. Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning <SKRIV NÄMNDEN HÄR> 5
Ernst & Young har under 2012 genomfört en granskning av kultur- och fritidsnämndens interna kontroll. Granskningen har identifierat följande förbättringsområden: Åtgärder: Ansvaret för intern styrning och kontroll bör på ett bättre sätt medvetandegöras i samtliga verksamheter för att tydliggöra roller och ansvar för arbetet. Kontroller: Kultur- och fritidsnämnden har genom förvaltningschefen och vidare genom verksamhetscheferna ansvar för nämndens styrning och kontroll. I förvaltningens ledningsgrupp är samtliga verksamheter företrädda och därmed är samtliga verksamheter involverade i framtagandet av verksamhetsplan, delårsrapporter lokalförsörjningsplan, upphandlingsplan, plan för intern kontroll etc. Förvaltningen upplever inte att det finns några oklarheter i roller och ansvar vad gäller styrning och kontroll. Åtgärder: Dokumentation av riskidentifiering och riskvärdering bör göras. Detta för att på ett bättre sätt möjliggöra uppföljning. Kontroller: I ingressen till planen för intern kontroll för 2012 står följande: Förvaltningen genomför årligen en inventering av de risker som kan identifieras i verksamheten. Verksamhetsansvariga svarar för inventeringen där enhetscheferna tillfrågas om risker i verksamheten och där verksamhetsansvarig sedan värderar om risken är så allvarlig att den bör tas upp i planen för intern kontroll. Riskerna sorteras in under rubrikerna samhällsrisk, legitimitetsrisk, produktionsrisk, styrningsrisk, förmögenhetsrisk och arbetsmiljörisk. De risker som förvaltningen bedömer som allvarligast tas med i internkontrollplanen. Förvaltningen väljer sen ut vilka risker som är mest angeläget att åtgärda och dessa risker tas upp i verksamhetsplanen. I planen skall det klart framgå vilka åtgärder som skall genomföras och vem som är ansvarig för åtgärden. En del av riskerna är av permanent natur och kommer därför årligen att vara med i planen andra kan efter åtgärder avskrivas. Förvaltningen följer upp de risker som tas upp i verksamhetsplanen i delårsrapporterna och i verksamhetsberättelsen. Beslut om internkontrollplan tas i särskilt ärende i samband med verksamhetsplanen. Förvaltningen anser att ingressen tydligt beskriver hur riskidentifieringen och värderingen av riskerna går till och att dokumentationen är minnesanteckningar i ledningsgruppen samt den sammanställning av risker som finns i planen. En nyhet inför framtagandet av internkontrollplanen för 2013 är lanseringen av en blankett där varje risk på ett enhetligt sätt ska beskrivas. Blanketten innebär att varje brist dokumenteras innan ledningsgruppen gör en bedömning utifrån sannolikhet och konsekvenser. Åtgärder: Oanmälda besök även i de verksamheter som lagts ut på externa utförare. Kontroller: Förvaltningen har förutom de enheter som driftas av Huge bara två anläggningar som lagts ut på externa utförare. På dessa anläggningar har förvaltningen ett kontinuerligt samarbete med både anmälda och oanmälda besök. Åtgärder: En plan för extern och intern kommunikation bör tas fram för att säkerställa att all väsentlig information kommuniceras på rätt sätt. Kontroller: Förvaltningen har under 2012 tagit fram en kommunikationsstrategi vilken fastställdes av förvaltningens ledningsgrupp den 5:e juni. Strategin kompletterades med en aktivitetsplan. Aktivitetsplanen för 2012 fastställdes av ledningsgruppen den 20:e juni. Åtgärder: Riktlinjer samt ansvar för avvikelserapportering bör tas fram. Kontroller: Beroende på att systemet för incidentrapportering MarshPlus kommer att bytas ut har den utbildning som var planerad i höst skjutits upp tills det nya systemet är på plats. Utbildningen syftar bland annat till att klargöra ansvar och roller vid rapportering i det nya systemet. Åtgärder: Se över hanteringen av de risker som förekommer i internkontrollplanen men som inte lyfts in i verksamhetsplanen. Kontroller: Förvaltningen har identifierat risker inom nämndens ansvarsområde och de som bedöms som allvarliga är upptagna i planen där det också beskrivs vilka åtgärder som föreslås för att hantera riskerna och vem som ansvarar för att åtgärderna utförs eller att 6 PLAN FÖR INTERN KONTROLL 2013
rutiner efterlevs. De risker som bedöms som mest angelägna att åtgärda finns med i verksamhetsplanen. Hanteringen innebär att samtliga identifierade risker finns med i planen och att nämnden årligen i särskilt ärende godkänner hanteringen av de upptagna riskerna. Förvaltningen bevakar fortlöpande i verksamheterna de risker som är upptagna i planen. Vid bedömningen av komponenterna i COSO-modellen har revisorerna använt ett betygssystem som är beskrivet tidigare i detta tjänsteutlåtande. Förvaltningen väljer att särskilt kommentera de områden där betyget innehåller delar av rött. Det finns processer/rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. En generationsväxling hos förvaltningens högre tjänstemän har redan inträffat. Generationsväxlingen har genomförts utan att nämndens uppsatta mål har äventyrats och förvaltningen känner inget behov av att utifrån generationsväxlingen upprätta särskilda rutiner för kompetensförsörjning. Verksamhetens risker blir på årsbasis identifierade, värderade, bedömda och beslutade. Förvaltningen har under avsnittet förbättringsområden beskrivit hur hanteringen av risker på årsbasis genomförs. Genom de nya anvisningarna för upprättande av plan för intern kontroll kommer just dokumenteringen av varje enskild risk att bli tydligare. Mot bakgrund av genomförd riskbedömning tas en intern kontrollplan fram på lägre nivåer i organisationen. Med den typ av verksamhet som förvaltningen bedriver så har verksamheterna bedömt att det inte finns behov av att upprätta en plan för intern kontroll för varje verksamhet eller på enhetsnivå. En självständig funktion finns som följer upp och rapporterar intern styrning och kontroll. Kultur- och fritidsförvaltningen är en liten förvaltning med en jämförelsevis liten enhet för administration. Det är därför inte möjligt att lägga hela hanteringen på administrationsenheten utan vissa medarbetare inom enheten tillsammans med förvaltningschef och verksamhetsansvariga svarar för intern styrning och kontroll. Slutligen vill förvaltningen rätta upp ett påstående i rapporten på sidan 9 andra stycket där det står: Både planen för biblioteksverksamheten samt det idrottspolitiska programmet utgår från det övergripande kulturpolitiska programmet antaget av kommunfullmäktige. Påståendet stämmer inte då den första biblioteksplanen och idrottspolitiska programmet antogs av kommunfullmäktige långt före det kulturpolitiska programmet. Systematiska kontroller I sammanställningen över identifierade risker (se bilaga) finns för varje upptagen risk hur den ska följas upp och vem som ansvarar uppföljningen KOMMUNSTYRELSEN 7
Löpnummer vid behov KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 16 oktober 2003 Datum: Handläggare: Börje Lasses Anmärkningar: Kommentarer: 3. Riskbehandling Sannolikhet 1 Konsekvens 2 Risknivå INTERN KONTROLL - BRUTTOLISTA ÖVER IDENTIFIERADE RISKER 1. Riskidentifiering 2. Riskvärdering Status samt Mål/uppdrag som risken kopplar till Riskkälla/oönskad händelse Riskreducerande åtgärd/aktivitet Ansvarig för åtgärd/aktivitet När utförs åtgärderna? tidpunkt för ny uppföljning (Exempel NI: God kommunal service) (Varje åtgärd kan specificeras på blankett riskhantering ) (Avd. + namn) (, ej klart, delvis) 1.5 Nöjda invånare Nedgång av verksamhetssystemen Book-IT och FRI 3 4 12 Verksamhetssystemen har säkerställts med hjälp av Bits-metoden. Verksamhetschef för HT 2012 VT klart Fortsatt bevakning av funktionalitet samt säkerhet bibliotek resp fritid 2013 1.9 Nöjda invånare Back-up för systemet evenemangs- och biljettbokning 3 4 12 Inköp av externt system. Under ht 2013 skall tas beslut om vilket system som skall köpas in. Systemet ska införas VT 2014 Verksamhetschef för kultur HT Ej klart,vt 2014 1.18 Sund ekonomi Kontanthantering av café- och evenemangskassa. Risk för misshandel, stölder och rån. 4 3 12 Säker förvaring av kontanter och värdesaker. Insättning av dagskassor. Förvaring av nycklar till värdeskåp på ett säkert sätt. Pågår utredning om hämtning av sedlar och mynt Så få som möjligt skall vara involverade i nyckelhanteringen. Införa kortbetalning där det är möjligt. Enhetschef Nya rutiner utarbetas HT 2012 + APT Ej klart, VT 2014 1.21 Attraktiv arbetsgivare Hot om misshandel och fysisk och psykisk skada. 3 4 12 Särskild utbildning för dem som jobbar på så kallade stökiga tider. Vid hotfyllda tillfällen tas extra personal in. Större beredskap. Samt samarbete med polis och mobila teamet. Handlingsplaner finns framtagna för utsatta verksamheter. Personlarm finns på Fullersta gård, Visättra Sportcenter och biblioteken. Utbildning på arbetsplatsen om hur handskas med hotfulla personer. Översyn av behovet av ytterligare personlarm. Enhetschef Stående punkt på APT Sund ekonomi Sund ekonomi Utbetalning till fel mottagare 4 3 12 Komplettera befintliga kontroller med ytterligare maskinella kontroller mot olika register Tvåhandsprincip vid upplägg av leverantör, minska antalet personer som kan lägga upp leverantörer Upprätta riktlinjer för enheterna och informera om dessa, löpande utvärdering av reserveringar och periodiseringar, öka kontrollerna vid definitivbokföring av fakturor Administrativ chef KUF tillsammans med KSF Administrativ chef KUF tillsammans med KSF Felaktiga periodiseringar 4 3 12 Sund ekonomi Risk att betala ut fel bidrag till föreningar 3 3 9 Fortsatt insamlande av korrekt underlag enligt kommunens Verksamhetschef för bidragsregler. Införande av aktivitetskort på nätet Slumpmässigt fritid utvalda och riktade kontroller. Utvärdering av Aktivtetskort på nätet när det varit igång ett par år. Utökade ej klart kontroller 2014 Upprätta riktlinjer VT 2014 ej klart HT 2012, 2014 Not 1: Sannolikhet graderas på skalan 1 till 4, där 4 motsvarar stor sannolikhet Not 2: Konsekvens graderas på skalan 1 till 4, där 4 motsvarar stor konsekvens 2013-10-29 SIDA 1 (3)
1.13 Sund ekonomi Ej åtkomst av LIS, Agresso och Proceedo ofta störningar även vid betalning av fakturor 4 2 8 Fortsatt arbete med att hitta bättre tekniska lösningar KSF Kontinuerligt Ej klart Informera godkännare och attestanter om vad som ska finnas med på ett utbetalningsunderlag, fortsätta med efterkontroller av underlag för resor, representation och andra ledningsnära kostnader Inkorrekta utbetalningsunderlag 4 2 8 1.15 Sund ekonomi Bristande kunskap om riktlinjer vid representation 3 2 6 Tydliga riktlinjer rörande redovisning av syfte och deltagare finns redan i kommunens Anvisningar för attest och utanordning i ekonomihandboken på insidan men det behövs fortlöpande utbildnings- och informationsinsatser i frågan. Förvaltningen utbildar fortlöpande attestanter där särskild tyngd läggs på regler vid representation, resor gåvor och utbildning. Administrativ chef KUF tillsammans med KSF Administrativ chef KUF Kontinuerligt 1.19 Sund ekonomi Inbrott och skadegörelse 2 3 6 Väktarrondering under helger, främst fredag och lördag. Larm kopplat till Securitas automatlarm kl 24.00. Galler för fönster på bottenvåning. Ej lämna stöldbegärligt gods synligt utifrån. Ambulerande vaktmästarteam har tillsyn kvällar och helger över idrottsanläggningarna Enhetschef och HUGE Stående punkt på APT 1.1 Nöjda invånare Skada, drunkning i Huddingehallen 1 4 4 Rutin finns där hjälp tillkallas med ordet omedelbart i Enhetschef högtalarsystemet. All personal skall då genast bege sig till området Huddingehallen där tillbudet inträffat. Alltid bevakning vid bassängerna för att minska risken för tillbud. Vid tömning av gästskåp alltid två anställda Vad gäller simhallen i Vårby har förvaltningen kontinuerliga träffar med föreningen som driver hallen där rutinerna för denna risk stäms av Kontinuerligt och månadsvis 1.2 Nöjda invånare Klorutsläpp i Huddingehallen 1 4 4 Larm, automatisk dosering, larm till receptionen. HUGE Kontinuerligt 1.3 Nöjda invånare Hälsorisk vid ammoniakläcka 1 4 4 Säkerhetsrutiner är inarbetade och uppdateras kontinuerligt. HUGE och enhetschef Informations- och utbildningsinsatser. Teknisk säkerhetsanordning, Visättra portcenter ventilationer stängs. Nära samarbete med fastighetsägaren. Årlig Amoniakläckageövning. Kontinuerligt 1.4 Effektiva processer Felaktig hantering vid öppning, registrering och hantering av allmänna handlingar 4 1 4 Nytt dokument- och ärendehanteringssystem. Återstår att fullt ut använda systemet. KSF och administrativ chef KUF HT 2012 Ej klart, VT 2013 1.6 Nöjda invånare Risk att föreningar och privatpersoner blir utestängda på grund av fel vid nyckelhantering till uthyrda lokaler 1 4 4, Succesivt ersätts nycklar med droppar vilket gör att nyckelhanteringen, där det behövs, sker lokalt. I januari 2013 skall alla lokaler som kultur upplåter sammanställas och rutiner ses över. Verksamhetschef för kulturskola, bibliotek resp fritid HT 2012 Ej klart, VT 2013 1.7 Nöjda invånare Brand 1 4 4 Rutinerna uppdateras kontinuerligt i samarbete med HUGE. Att befintliga rutiner efterföljs. Att kontinuerligt skicka medarbetare på brandövning. Att utvärdera och revidera rutinerna. Kontinuerligt, samt via Huddingemodellen en gång per termin och kontrollschema för brandskydd som genomförs månadsvis för att kontrollera utrymningsvägar, handsläckare, utrymninsskyltar. Enhetschef/verksamhets chef och HUGE Stående punkt på APT + övning och utbildning Not 1: Sannolikhet graderas på skalan 1 till 4, där 4 motsvarar stor sannolikhet Not 2: Konsekvens graderas på skalan 1 till 4, där 4 motsvarar stor konsekvens 2013-10-29 SIDA 2 (3)
1.24 Nöjda invånare Skada, drunkning vid Vårbystranden under sommarverksamheten 1 4 4 Behöver tas fram senast april 2013 Enhetschef Vårby Ungdom VT 2013 Ej klart, VT 2013 1.16 Sund ekonomi Risk att fortsätta använda leverantörer som är avslutade och därigenom inte utnyttja ramavtal 3 1 3 Hela inköpsprocessen kommer att förändras när kommunen nu går in i ett nytt inköps och e-handelssystem. Systemet stöder köptroheten mot avtalade leverantörer. Kontroll av icke-upphandlade leverantörer (F-skatt) görs vid upplägg av nya leverantörer och att faktura är korrekt utformad. Förvaltningen har utsett upphandlingssamordnare. Ny uppföljning av inköp har utvecklats och är under utveckling i LIS. Tvåhandsprincipen säkras i Proceedo Med införandet av det nya systemet för inköp finns funktionalitet för att bevaka när avtalen går ut. KSF och administrativ chef KUF Kontinuerligt 1.12 Nöjda invånare Uthyrda lokaler som ej nyttjas där andra intressenter finns 2 1 2 Möjlighet att göra stickprov via passersystemets loggar att uthyrda lokaler används. Förvaltningen genomför årligen kontroller av nyttjandegraden. 1.14 Sund ekonomi Frånvaroredovisning i Heroma - risk för fel period 2 1 2 Personalsekreteraren bevakar vid månadsskiftena att frånvaron blir rätt periodiserad Verksamhetschef för fritid Personalsekreterare Årliga kontroller Månadsvisa kontroller 1.8 Nöjda invånare Trasiga is- och andra maskiner = driftstopp 1 1 1 Service på samtliga maskiner utförs årligen. Byte av ismaskin (inne) till eldriven. Även back up till utebanan. HUGE och enhetschef Visättra portcenter Kontinuerligt 1.10 Effektiva processer Verksamhetsplanering, otydligt satta mål 1 1 1 Bevakning i VP-arbetet Kultur- och fritidsnämnden Årligen inför VP-arbetet 1.11 Attraktiv arbetsgivare Informations- och rekryteringsmissar vid rekrytering av nyckelpersoner och chefer med specifik kompetens 1 1 1 Sprida information, rutiner vid semester eller annan frånvaro. Tidig planering vid pensioneringar, semesterperioder eller längre tjänstledigheter. Personalsekreterare Kontinuerligt 1.20 Attraktiv arbetsgivare Arbetsmiljörisk 1 1 1 Vi följer Huddingemodellen för systematiskt arbetsmiljöarbete. Psykos/sociala enkäten och medarbetarenkäten. Enskilda samtal med medarbetare var tredje vecka då även arbetsmiljön tas upp. Enhetschef Stående punkt på APT 1.22 Attraktiv arbetsgivare Fara vid utrymning Tydliga instruktioner finns på varje anläggning. Nära samarbete med Huge. Genomföra utrymningsövningar med en kontinuitet som verksamheten bedömer är rimlig. Kontroll av att alla elever fått veta rutinerna av sina lärare. Enhetschef och HUGE Stående punkt på APT 1.23 Effektiva processer Risk att nämnden inte når fastställda mål på grund av att chefsleden inte länkar i med medarbetarled tillräckligt väl, samt att olika roller i verksamheten inte är tillräckligt tydliga Skapa tydligare kopplingar till styrning genom att kommunisera mål och uppdrag tydligt i verksamheten, tydliggöra förväntningar och roller, samt tydligare formuleringar i AP. Verksamhetschefer Ständigt pågående process Ej klart 1.25 1.26 Not 1: Sannolikhet graderas på skalan 1 till 4, där 4 motsvarar stor sannolikhet Not 2: Konsekvens graderas på skalan 1 till 4, där 4 motsvarar stor konsekvens 2013-10-29 SIDA 3 (3)