Exploateringsverksamheten-

Revisionsrapport Exploateringsverksamheten- kontroll, uppföljning och redovisning Kinda kommun Annika Hansson Certifierad kommunal revisor december 2012

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund och revisionsfråga 2 2.2 Metod och avgränsning 2 2.3 God redovisningssed avseende exploateringsredovisning 3 3 Granskningsresultat 4 3.1 Förekomst av kalkylunderlag 4 3.1.1 Iakttagelser och bedömningar 4 3.2 Uppföljning av exploateringsutfall 4 3.2.1 Iakttagelser och bedömningar 5 3.3 Kontroll av faktura- och verifikationsunderlag 5 3.3.1 Iakttagelser och bedömningar 5 3.4 Redovisning av exploateringsprojekt 5 3.4.1 Iakttagelser och bedömningar 6 Kinda kommun

1 Sammanfattning Revisorerna i Kinda kommun har givit i uppdrag att genomföra en granskning av exploateringsverksamheten i kommunen. De övergripande revisionsfrågorna är formulerad enligt följande: Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av exploateringsprojekt? Följer redovisningen av exploateringsprojekt lag om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning? Vår sammanfattande bedömning ar att kommunen inte har någon ändamålsenlig uppföljning och kontroll av exploateringsprojekten. Det finns förbättringar att göra avseende redovisningen, men det är så få händelser skett under den period vi har granskat (2011 och 2012) att vi har svårt att uttala oss om hur kommunen följer lag om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning utöver de påpekanden som görs i rapporten. Vi grundar vårt ställningstagande på granskningens kontrollmål: Det finns inga kalkyler utöver någon som har upprättats i syfte att beräkna tomtpriser. De budgetbelopp som finns är schablonbelopp och det finns ingen kalkyl bakom dessa. Därmed finns det inte heller något att stämma av eventuella avvikelser mot. Vi föreslår att kommunen upprättar kalkyler vid för samtliga exploateringsprojekt och regelbundet följer upp mot dessa. Eventuella förändringar i projekten dokumenteras så att uppföljning kan göras när projektet avslutas. Vi har inte funnit några dokumenterade rutiner och styrprinciper för redovisning av exploateringsprojekt. Vi anser att kommunen behöver upprätta detta. Det saknas också regler för prissättning av mark och arrenden, men ett arbete har påbörjats. Vi föreslår att det arbete som påbörjats på detta område slutförs. Det bör också tydliggöras vem som ansvarar för att redovisningen av investeringsutgifterna i samband med exploateringar genomförs. Detta är otydligt idag. All mark redovisas som anläggningstillgång. Det är endast mark som ska innehas för stadigvarande bruk som ska bokföras som anläggningstillgång. Övrig mark inklusive utgifter för iordningsställande ska redovisas som omsättningstillgång. Kommunen behöver också säkerställa att bruttoredovisning sker för de exploateringar som genomförs av privata exploatörer och som berör kommunen. Kommunen behöver också definiera vad som ska redovisas som markreserv, industrimark respektive exploatering ibland anläggningstillgångar. Vi föreslår att kommunen tar fram riktlinjer för hur exploateringsprojekt ska kalkyleras, budgeteras, följas upp och redovisas. Kinda kommun 1 av 7

2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionsfråga Det är viktigt att eventuella exploateringsbeslut är välgrundade och bygger på riktiga beslutsunderlag i form av genomarbetade ekonomiska kalkyler. Det är också betydelsefullt att kommunen har en tillräcklig kontroll över uppkomna exploateringsutgifter i samband med exploateringens genomförande. Vidare är det även viktigt att kommunens redovisning återspeglar den verklighet som redovisningen ska beskriva. Granskningen syftar till att bedöma om kommunens redovisning av exploateringsprojekt sker i enlighet med normering och god redovisningssed samt att bedöma ändamålsenligheten i kontroll och uppföljning av exploateringsprojekt. De övergripande revisionsfrågorna är: Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av exploateringsprojekt? Följer redovisningen av exploateringsprojekt lag om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning? Granskningen har inriktats mot följande kontrollfrågor: Finns genomarbetade kalkylunderlag till exploateringsprojekt? Hanteras eventuella uppkomna avvikelser mot kalkyl och budget i enlighet med regelverk och riktlinjer? Finns rutiner för redovisning av exploateringsprojekt? Är rutiner förenliga med lag och rekommendationer? 2.2 Metod och avgränsning Granskningen har avgränsats till exploateringsprojekt som pågår och genförts under 2011-12. Granskningen har genomförts genom studier av aktuella styrdokument som rör exploateringsverksamhet. Granskning har också gjorts av kalkyl- och budgetunderlag och stickprov har tagits bland bokförda exploateringsutgifter Intervjuer har genomförts med tf kommunchef, tf ekonomichef, fastighetschef, teknisk chef och stadsarkitekt. De intervjuade har haft möjlighet att sakgranska rapporten efter färdigställandet. Kinda kommun 2 av 7

2.3 God redovisningssed avseende exploateringsredovisning Kommunal redovisning regleras i Lagen om kommunal redovisning (KRL). I KRL 1:3 stadgas att "bokföring och redovisning ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed". God redovisningssed är en allmänt rättslig standard grundad på praxis och rekommendationer. I lagmotiven till KRL fastslås att det aldrig är god redovisningssed att avvika från uttryckliga lagbestämmelser. Vidare kan avvikelser från rekommendationer utgivna från Rådet för kommunal redovisning (RKR) endast motiveras genom att en avvikande redovisning ger en bättre bild av vad som faktiskt har hänt under redovisningsperioden. För att kortfattat och överskåligt ge en samlad bild av gällande normering och reglering har RKR författat en idéskrift om redovisning av markexploatering 1. En idéskrift utgiven av RKR är inte normerande utan syftar istället till att stimulera till att praxis utvecklas i linje med god redovisningssed. Med exploatering avses åtgärder för att anskaffa, bearbeta och iordningställa råmark för att kunna bygga bostäder, affärer, kontor eller industrier. I exploateringsverksamheten ingår därmed också att bygga kompletterande gemensamma anordningar som gator, grönområden, VA- och elanläggningar m.m. Nedan anges rekommendationer som är relevanta vid exploateringsredovisning: Nr 3.1 Rekommendation Redovisning av extraordinära poster och upplysningar för jämförelseändamål 10.1 Avsättningar och ansvarsförbindelser 11.1 Redovisning av materiella anläggningstillgångar 12.1 Redovisning av immateriella anläggningstillgångar 13.1 Redovisning av hyres-/leasingavtal 14.1 Byte av redovisningsprinciper, ändringar i uppskattningar och bedömningar samt rättelser av fel 15.1 Redovisning av lånekostnader 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar 1 Ny upplaga har kommit ut i mars 2012 Kinda kommun 3 av 7

3 Granskningsresultat Kommunen har inga framtagna riktlinjer och rutiner för exploateringar. Flertalet av de exploateringar för bostäder som har gjorts på senare år har gjorts av privata exploatörer. Det är mindre arbeten som har pågått i kommunens regi under 2011 och 2012. Arbete med planer pågår för ett område, Granliden. 3.1 Förekomst av kalkylunderlag Kalkyler tas fram främst för att beräkna tomtpriser. En kalkyl för att beräkna tomtpriserna har tagits fram för det t senast färdigställda området som kommunen äger Rimforsa 5:14, Södra Västerliden. Kommunens investeringar gjordes under 2005 och 2006. Alla tomter i området är ännu inte sålda. För det senaste området som kommunen äger och som planeras för exploatering, Granliden finns ännu inte några kalkyler. Det finns ingen tidplan för när dessa ska vara klara. 3.1.1 Iakttagelser och bedömningar Vi bedömer att kalkyler behöver tas fram i samband med att exploateringen planeras så att bilden av kommunens åtagande blir klar, inte bara som underlag för tomtpriser. Enligt uppgifter i samband med granskningen är inte rutinerna för prissättning av olika typer av mark tydlig och enhetlig. Arbete för att få fram detta pågår och vi bedömer det som viktigt att detta tas fram. Enligt kommunens hemsida finns i området Granliden tio tomter i detaljplan för villabebyggelse och planerad byggstart hösten 2012. Enligt vad som framkommit i granskningen kan det bli färre tomter och kalkyler finns ännu inte för området. 3.2 Uppföljning av exploateringsutfall Någon uppföljning av kalkylen för Rimforsa 5:14, Södra Västerliden, finns inte dokumenterad. Det uppges att en översiktlig uppföljning har gjorts och att projektet gick bra utan några störningar. Det finns inga riktlinjer för hur exploateringarna ska följas upp. Kommunen har budgeterat 1 000 tkr per år i budget 2011 och 2012 samt i plan 2013-2015 för exploateringsområden. Beloppet är en schablon utan någon kalkyl bakom. För industriområde budgeterades 3 000 tkr för 2011, 1 000 tkr per år 2012-2015. Det finns ingen kalkyl bakom här heller. T o m oktober finns inga utgifter redovisade för exploateringar. Utgifter för industriområde och Aktivitetscenter Rimforsa finns redovisade. Dessa avser utgifter för investeringar som ska stanna i kommunens ägo och som därmed inte är att betrakta som exploatering, utan bör bokföras bland tillgångar för respektive verksamhet i den mån det inte kostnadsförs direkt. Flera pågående exploateringar utförs av privata exploatörer på privat mark. Kinda kommun 4 av 7

3.2.1 Iakttagelser och bedömningar Vi bedömer att det saknas riktlinjer och rutiner för när uppföljningar ska göras. I samband med att beslut fattas om att starta en exploatering bör även fastställas när avstämning ska göras. Om det är ett projekt som varar över lång tid kan avstämning behöva göras vid flera tidpunkter. Denna bör dokumenteras. Detta är särskilt viktigt om förändringar av exploateringen sker över tid. Om inga avstämningar görs blir det då mycket svårt för kommunen att göra en bedömning av exploateringen i sin helhet, att bokföringen blir korrekt och att beräkning av eventuella reavinster och reaförluster blir möjliga att göra. 3.3 Kontroll av faktura- och verifikationsunderlag Under 2011 har 234 tkr redovisats under anslag exploateringsområden i investeringsbudgeten. Detta avser utgifter för markarbeten i Flarka 5:58 vilka redovisas under markreserv samt för asfaltering vid infart till Kimek, Kista 1:1. Dessa är bokförda som industrifastigheter/mark. 2011 finns också 24 tkr redovisade under anslaget till industriområde. Detta avser grävning och grusning av vägar vid Ödäng, Kisa 1:1. Kostnaden är bokförd under industrifastigheter/mark. 2012 finns tom slutet av november 42 tkr bokförda för plankostnader för Granliden. Dessa finns än så länge bokförda som driftkostnader. 2011 fanns 13 tkr bokförda för kostnader för Granliden. Dessa har bedömts som driftskostnader. 3.3.1 Iakttagelser och bedömningar Det finns inga kostnader som har aktiverats som exploatering under 2011 även om de har finansierats genom anslaget för exploateringsområden. Under 2012 har anslaget hittills inte utnyttjats. Av de utgifter vi har granskat är det främst utgifterna avseende detaljplan för Granliden som vi bedömer kan hänföras till kommande exploatering, men de är än så länge bokförda som driftkostnad. Överföring till investering sker i samband med bokslutet. Det är inte klart vem som bevakar at redovisningen blir rätt och att de utgifter som kommunen bedömer hör till investering redovisas som detta. 3.4 Redovisning av exploateringsprojekt Kommunen redovisar mark och utgifter för iordningsställande av denna under på tre poster bland anläggningstillgångarna, markreserv, industrimark och exploateringar. Kommunen har ingen tydlig definition av vilka områden som redovisas under vilken post. Ingenting redovisas som omsättningstillgång. I de fall en exploatör utför arbeten som är en kommunal angelägenhet och sedan överlämnar dessa till kommunen ska detta bokföras ska detta bokföras brutto. Detta innebär att om exploatören står för utgifter som kommunen normalt ansvarar för och som sedan överlåts till kommunen så ska värdet av detta beräknas och bokföras. Detta gäller också om exploatören som ersättning t ex fått lägre köpeskilling för viss mark eller där markbyten har skett utan ekonomiskt vederlag. Detta gäller t ex Kinda kommun 5 av 7

va-anläggningar, gator och vägar, tomt för kommunal verksamhet (ex förskola, skola, särskilt boende) samt allmän platsmark. 3.4.1 Iakttagelser och bedömningar Tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk eller innehav ska redovisas som anläggningstillgång. Annan tillgång ska redovisas som omsättningstillgång 2. De områden med färdiga tomter som Kinda kommun har och som är avsedd för försäljning är bokförda som anläggningstillgång, men borde vara bokförda som omsättningstillgång. Kommunen bör definiera och se över vilka tillgångar som redovisas som markreserv, industrimark respektive exploatering. Vi har tagit del av två exploateringsavtal samt ett avtal om VA-utbyggnad där kommunen ska ta över anläggningstillgångar. Dessa är tecknade 2005 och 2006 och avser Björkliden och Håkantorp. Då de är några år gamla och någon redovisning av områdena inte har skett under den period vår granskning omfattar har vi inte studerat redovisningen av dessa. Vi har noterat att det i anläggningsregistret för perioden 2005-2008 finns tillgångar bokförda med beteckningen Björkliden och Rimforsa kursgård bland exploateringar, markreserv och skulder avseende anslutningsavgifter VA. Vi har inte funnit några tomter som har sålts under 2011 och 2012 och har därmed inte granskat hur intäkter från tomtförsäljning samt eventuella försäljningskostnader har hanteras. Vi har inte funnit att kommunen tar ut någon gatukostnadsersättning i samband med exploateringar. Vi föreslår att kommunen tar fram riktlinjer för hur exploateringsprojekt ska kalkyleras, budgeteras, följas upp och redovisas. Då finns en idéskrift om redovisning av markexploatering publicerad av Rådet för Kommunal Redovisning i mars 2012 som kan vara till hjälp för detta. Idéskriften kan ses som en utveckling av praxis inom redovisningsområdet även om idéskriften inte är normerade på samma sätt som en rekommendation. 2 Kommunal redovisningslag 6 kap 1 Kinda kommun 6 av 7

2012-12-10 Projektledare Annika Hansson Uppdragsledare Karin Jäderbrink Kinda kommun 7 av 7