Användarguide för redovisning av projekt i databasen EST

Användarguide för redovisning av projekt i databasen EST Comenius skolpartnerskap Comenius Regio partnerskap Leonardo da Vinci partnerskap Grundtvig partnerskap Grundtvig volontärpartnerskap

Innehåll 1. Inledning...3 1.1. Syftet med användarguiden 3 1.2. Databasen EST 3 1.3. Informationen i EST 3 1.4. Kontraktskrav 3 1.5. Skyddande av uppgifter 3 2. Komma igång...4 2.1. Användarnamn och lösenord 4 2.2. Förifylld information 4 2.3. Att spara data 4 3. Projektdelen......5 3.1. Partnerskapet 5 3.2. Projektbeskrivning 5 3.3. Tematiskt område 6 3.4. Logotyp 7 4. Resultatdelen...8 4.1. Vad är ett resultat? 8 4.2. Lägg till ett resultat och ändra ett redan inlagt resultat 8 4.2.1 Lägg till ett nytt resultat 8 4.2.2 Lägg till ett nytt gemensamt resultat 8 4.3. Beskrivning 9 4.4. Språk 10 4.5. Målgrupp 10 4.6. Typ 11 4.7. Tillgänglighet 11 5. Stjärnmärkning av projekten...12 6. Öka kännedomen om EST..13 Annex: Vanligt förekommande frågor...14 2

1. Inledning 1.1. Syftet med användarguiden Denna användarguide vänder sig till projektägare inom Comenius, Leonardo da Vinci och Grundtvig partnerskapsprojekt inklusive partnerskapsprojekt inom Comenius Regio och Grundtvig volontärprojekt beviljade 2011. 1.2. Vad används EST till? EST, European Shared Treasure, är en databas för dokumentation av partnerskap inom ovannämnda program. Databasen syftar till att synliggöra och sprida beskrivningar och resultat av partnerskap/projekt inom ramen för dessa program (som alla är delprogram inom LLP, Lifelong Learning Programme). EST ger projektägare, dvs dig, möjlighet att presentera ditt projekt samt ta del av andra europeiska projekt för att få inspiration och idéer till nya projekt. Databasen EST, skapades i samarbetet mellan alla nationella kontor som handlägger EU- programmet för det livslånga lärandet (LLP) i de deltagande länderna. Databasen har en egen domän http://www.europeansharedtreasure.euniversitets- och högskolerådetu/index.php?id_language=sv 1.3. Informationen i EST Informationen som finns i databasen består av uppgifter som finns i din ansökan och de av dig införda uppgifterna. Eftersom EST är en europeisk databas, måste varje projektpartner bidra till införandet av uppgifterna. Universitets- och högskolerådet ansvarar för överföringen av uppgifterna från ansökan. Projektets koordinator och alla partners ska tillsammans föra in uppgifter om projektets resultat samt produkter som utarbetades inom projektets tidsram. Men det är endast projektets koordinator som har möjligheten att ändra den förifyllda projektbeskrivningen och ladda upp projektets logotype. 1.4. Kontraktskrav Enligt kontraktets artikel åtta har varje projektägare inom Comenius, Leonardo da Vinci och Grundtvig, skyldighet att föra in information om projektet samt dess slutresultat i databasen EST. Sista datum för införande av informationen är 30 september 2015. Det nationella programkontoret kontrollerar databasen för att försäkra sig om att projektägaren har infört det minimum av information som krävs enligt kontraktet. Har inte informationen, trots påminnelse från programkontoret, blivit införd i samband med slutrappporten har programkontoret rätt att dra in sista utbetalningen. 1.5. Skyddande av uppgifter De uppgifter som finns i databasen, både de från din ansökan och de tillagda av dig, kan enligt kontraktet publiceras. 3

2. Komma igång 2.1. Användarnamn och lösenord Från Universitets- och högskolerådet (f d Internationella programkontoret) har du fått: a. Denna uppdaterade Användarguide för redovisning av projekt i EST med steg-för-steg beskrivning av hur du för in projektresultat i databasen för spridning inom Europa. b. Användarnamn och lösenord. Så fort du har fått dessa uppgifter kan du börja med att lägga till informationen om ditt projekt. Gå till webbsidan http://est.programkontoret.se/login.php Skriv ditt användarnamn (projektkod) och lösenord, logga in. 2.2 Förifylld information En del fält är redan förifyllda angående ditt projekt. Informationen har hämtats från den inskickade ansökan och har automatiskt förts över till EST. För att ge en aktuell bild av partnerskapet är det viktigt att uppdatera databasen under projektets gång och även efteråt om det sker några avgörande förändringar. 2.3 Att spara data För att spara klickar du på knappen Spara högst upp på sidan. Ett tips är att spara regelbundet. Du kan lägga till/ändra/ta bort information utan begränsningar. 4

3. Projektdelen 3.1. Partnerskapet Den första fliken visar grundläggande information om partnerskapet. Fliken har två indelningar. Överst anges vilken programtyp projektet gäller och vilket som är projektets arbetsspråk. I mittsektionen hittar man information om organisationen. Nästan all information på denna sida är förifylld (hämtad från uppgifter i ansökan). Endast uppgifter om kontaktpersonen och dennes e-postadress kan ändras om de är felaktiga. 3.2. Projektbeskrivning - obligatorisk Under fliken Beskrivning presenterar man sitt projekt på ett kortfattat och översiktligt sätt. Denna sida består av fyra textfält där projektets titel och beskrivning av projektet ska återges, både på arbetsspråket och det nationella språket. Partnerskapets titel på arbetsspråket är förifylld och låst. Den förifyllda projektbeskrivningen på arbetsspråket är tagen från ansökan. Ansvaret för redigeringen ligger på koordinatorn. Vid redigerigen är det viktigt att komma ihåg att texten vänder sig till en vidare krets på internet och bör beskriva det tvååriga projektet och dess resultat så utförligt och intresseväckande som möjligt. 5

Om projektbeskrivningen saknas ska koordinatorn i samråd med övriga partners föra in informationen i databasen. All partners inklusive koordinatorn ska översätta den införda informationen till sina respektive språk. Syftet med denna flerspråkiga beskrivning är att möjliggöra besökare från många länder att använda databasen och sprida goda projektexempel. Beskrivningen av partnerskapen får innehålla maximalt 2 000 tecken och titeln maximalt 250 tecken. Antal tecken som finns tillgodo är angivet ovanför textfältet under textfältets rubrik Använd gärna nedanstående material för tips om hur du, på ett bättre sätt, kan beskriva ditt projekt: Broschyr How to write clearly in 22 languages: http://ec.europa.eu/translation/index_en.htm Broschyr Making waves: http://www.salto-youth.net/downloads/4-17-1408/makingwaves.pdf Att skriva för webben är inte detsamma som att skriva för trycksaker: http://www.useit.com/papers/webwriting/ 3.3. Tematiskt område Under denna flik beskrivs partnerskapet utifrån huvudsakliga teman och inriktningar (båda förifyllda och låsta). 6

3.4. Logotyp endast för koordinatorn Det är möjligt att ladda upp en logotyp eller annan relevant bild för partnerskapet. Bilden får inte vara större än 300 x 300 px (ett felmeddelande visas om maxgränsen överskrids). Tillåtna format är.jpg.png eller.gif. För att kontrollera bildens storlek samt för att ändra storleken kan t.ex följande mjukvaruprogram för foto användas: Gimp (www.gimp.org), Picasa (picasa.google.com), Irfanview (www.irfanview.com) (alla finns tillgängliga gratis på Internet) eller Photoshop. Logotypen eller bilden kommer oavsett dess ursprungliga form att visas i kvadratisk form (80 x 80 px) bredvid informationen om partnerskapet. För att göra databasen så tilltalande som möjligt uppmanas koordinatorerna att ladda upp en logotyp/bild för projektet. För att ladda upp logotypen, välj ja. Då förflyttas du till en annan bild. Logotypen måste finnas på din hårddisk. För att söka efter denna fil, klicka på bläddra (browse) knappen. När du har valt den fil som ska laddas upp, klicka på ladda upp logotypen. 7

4. Resultatdelen 4.1. Vad är ett resultat? Denna del av EST redovisar resultaten som kommit fram inom partnerskapet. Det är viktigt att komma ihåg att inom Comenius, Leonardo och Grundtvig är termen resultat brett definierad och kan omfatta multimedia, konstnärliga uttrycksformer, hantverk, videokonferenser, utställningar, forskningsresultat etc. 4.2. Lägg till ett resultat och ändra ett redan inlagt resultat Det är obligatoriskt för varje partner att återge minst ett resultat (men högst fem resultat) och att fylla i alla obligatoriska fält för att registreringen av partnerskapet i EST skall vara komplett. Vi vill uppmana er att lägga till resultat som på bästa sätt representerar projektet. Om resultatet är i elektronisk form kan detta laddas upp eller länkas. Andra resultat kan dokumenteras på lämpligt sätt, t ex genom en beskrivning. När du klickar på Resultat, kommer du att kunna välja mellan: A Lägg till ett nytt resultat B Lägg till ett nytt gemensamt resultat 4.2.1 Lägg till ett nytt resultat För att lägga till ny information i avsnittet Resultat klickar man på knappen + Nytt resultat. När man lägger in ett nytt resultat är statusen Lägg till, vilket innebär att endast du som användare kan se och ändra i innehållet, vilket du gör via knappen Visa/Ändra. 4.2.2 Lägg till ett nytt gemensamt resultat Om resultatet är uppnått gemensamt av alla partners, kan du lägga till detta i sektionen Gemensamt resultat. Det kan göras av vilken partner som helst och detta gemensamma resultat (under EU-flaggan) kommer att visas när man klickar för alla projektets partners. Vid varje resultat står namnet på den partner som har lagt upp resultatet. Partners kommer att kunna lägga till en översättning till sitt eget språk genom att klicka på knappen Visa/Ändra. Resultatet kan endast raderas av den partner som lagt upp det. 8

Det gemensamma resultatets parametrar (Målgrupp, Tillgänglighet, etc) kan endast ändras av den som lade upp resultatet och inte av de andra partners. 4.3. Beskrivning arbetsspråk och nationellt språk (båda obligatoriska) Titel (arbetsspråk och nationellt språk obligatoriskt) Det finns två textfält som är avsedda för resultatets titel. I det vänstra fältet ska titeln skrivas på arbetsspråket och i det högra fältet ska det skrivas på det nationella språket. Beskrivning (arbetsspråk och nationellt språk obligatoriskt) Två textfält är reserverade för beskrivning av resultatet; i det vänstra fältet används arbetsspråket och i det högra det nationella språket. Max 250 tecken får användas i titeln och max 500 tecken för att beskriva resultatet (inkl.blanksteg) på respektive språk. Under textfältens rubrik framgår hur många tecken du har tillgodo. När du är klar med denna sektion, klicka på spara -knappen. 9

4.4. Språk - obligatoriskt Välj (minst ett) språk för varje enskilt resultat som redovisas (det finns ingen maxgräns angående antal språk). När du är klar med denna sektion, klicka på spara -knappen. 4.5. Målgrupp - obligatoriskt Klicka i relevanta målgrupper som resultatet berör. Ange åldersspann på berörda målgrupper (det finns ingen maxgräns angående antal målgrupper eller ålderspann som du kan välja). OBS! Målgruppen Särskilda behov gäller personer med medicinsk diagnos (ej att förväxla med underprivilegierade grupper). När du är klar med denna sektion, klicka på spara -knappen. 10

4.6. Typ - obligatoriskt Välj vilken typ av resultat det rör sig om. När du är klar med denna sektion, klicka på spara -knappen. 4.7. Tillgänglighet - obligatoriskt Under den sista fliken redovisas resultatens tillgänglighet. Ange om resultatet finns tillgängligt online, vid förfrågan eller inte alls. Det finns fyra alternativ: Inte tillgänglig Vid förfrågan Via länk Kan laddas ner direkt Inte tillgänglig för andra användare Om det inte är möjligt att ladda upp resultatet (t.ex. DVD vars innehåll är för omfattande för att ladda upp, böcker etc.) fyll i e- postadress till den kontaktperson som kan förmedla resultatet (på annat sätt) Om resultatet redan finns tillgängligt online, hänvisa till aktuell webbplats, fotoalbum på webben etc. Du kan också ladda upp ditt resultat direkt på EST-servern. Max 5 Mb. 11

Du måste ange om resultat/en skyddas av copyright. När du är klar med denna del, klicka på spara - knappen. Upprepa tillvägagångssättet så många gånger det behövs för att föra in alla resultat. 5. Stjärnmärkning av projekt De nationella programkontoren i varje land kommer att märka upp Stjärnprojekt i EST. Denna stjärnmärkning kommer att göras utifrån kvaliteten på projektens resultat. CRITERIA RATING TOTAL 1. PARTNERSHIP CONTENTS AND ACTIVITIES 30. Excellent 30 1.1 Is transnationality evident throughout the project? Are the achievements from European cooperation relevant/of added value for the partnership as such? (enriched the partnership) 1.2 Are the activities in line with the objectives and well documented? 1.3 Have the project made a relevant impact upon the identified target groups and upon the involved organisations? 2. OUTCOMES AND RESULTS 50. Excellent 50 2.1 Are the results easily available? 2.2 Do they give a clear idea of the partnership and its activities? 2.3 Are the products attractive and do they have a good communicative impact? 2.4 Are they creative and innovative? 2.5 Are they the result of a real European cooperation? Are they joint products? Are they multilingual? 3. DISSEMINATION AND SUSTAINABILITY 20. Excellent 20 3.1. Were the results efficiently disseminated? 3.2. Are the results transferable into practice and/or to other contexts/networks/sectors/organisations (e.g. commercialisation, mainstreaming)? TOTAL POINTS / PERCENTAGE (out of 100%) 100 Om du är koordinator och du vill att just ditt projekt stjärnmärks, se till att framhäva projektets framgångsrika resultat såväl i slutrapporten som i databasen EST. Du ska visa synliga och överförbara resultat samt beskriva den påverkan som projektet har haft på organisationen/skolan och på det lokala samhället. Dessutom ska du visa på det ökade europeiska mervärdet. Stjärnmärkta projekt kommer att överföras till den europeiska plattformen för spridning av projektresultat. För mer information besök hemsidan: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/ Om du ditt projekt har blivit nominerat till stjärnprojekt får du gärna ladda upp på projektets webbplats nedanstående märke: 12

6. Öka kännedomen om EST De nationella programkontoren kommer att informera om databasen EST på sina webbplatser samt under sina informationsmöten och konferenser. Du får gärna hjälpa oss att öka kännedomen om EST genom att lägga upp en länk till EST (Jag är med i EST) på ditt projekts hemsida och din organisations hemsida. 13

Bilaga: Vanligt förekommande frågor Vad ska man göra om den förifyllda informationen i EST är felaktig? Du kontaktar handläggaren Ewa Gustafsson, ewa.gustafsson@uhr.se på Universitets- och högskolerådet så rättas informationen till. Vad ska jag göra om jag har tappat mina inloggningsuppgifter? Du kontaktar den ansvariga handläggaren på Universitets- och högskolerådet så skickas dessa uppgifter till dig. Vad händer om jag inte uppdaterar informationen i EST? Din organisation är förbunden genom kontraktet att uppdatera EST. Underlåter du att uppdatera EST kommer den sista utbetalningen att stoppas. Måste jag vänta på att projektets koordinator lägger in information i EST innan jag kan börja? Nej, du behöver inte vänta på koordinator. Varje införande i EST sker oberoende av varandra. Vad händer om mina partners underlåter att införa information i EST? Varje partner har en skyldighet att uppdatera EST. Om några partners inte fullgör sin plikt kommer inte din organisation att bestraffas. Dessa partners programkontor kommer att kontakta dem i sin tur. Varför måsta alla partners uppdatera EST och inte bara koordinatorn? Varje organisation är förbunden genom kontraktet att uppdatera EST. Alla partners ska uppdatera EST enligt de resultat som uppnåddes inom organisationen och som kan skilja sig från resultat som hela projektet har uppnått. Vem ska ansvara för att införa resultat som uppnåddes gemensamt av alla partners? Alla partners kan införa information om de gemensamma produkterna. Varje partner i sin tur bör lägga till en beskrivning på det nationella språket. Syftet med flerspråksbeskrivningar är att underlätta spridningen av projektresultaten och goda projektexempel till så många länder som möjligt. Måste jag spara varje sida? Nej, databasen sparar automatiskt nytt inlägg eller ny ändring som du gör på varje sida. Men för att undvika att du förlorar informationen, bör du spara ditt arbete regelbundet och alltid när du ska lämna en sektion/del. Detta gäller även när du loggar ut från databasen. Kan man ändra de resultat som redan är publicerade? Ja, det går bra att ändra de publicerade resultaten. Varför syns inte den upplagda informationen för andra besökare? Webbplatsen uppdateras varje natt och den upplagda av dig informationen syns först dagen efter. Kontakta den ansvariga handläggaren på Universitets- och högskolerådet vid problem. Jag är partner i projektet och jag kan inte ladda upp logotypen för vårt projekt, varför? Det är endast koordinatorn som kan ändra texten i projektbeskrivningen och ladda upp projektets logotype. Måste jag spara varje sida? Ja, det finns en Spara-knapp på varje sida och man bör spara informationen ofta. Framför allt när man loggar ut. Kan man ändra de redan sparade uppgifterna? Ja, man kan ändra så många gånger man vill. Dock ska man komma ihåg att det som sparas syns på den publika sidan först dagen efter. 14