Sveriges lantbruksuniversitet Rapport Dnr SLU ua Internrevisionen 2008-06-05 10-2112/08 Bilaga till internrevisionens beslut Dnr SLU ua 10-2112/08 Rekrytering av professor och befordran till professor Sammanfattning Universitetets framtid är beroende av förmågan att rekrytera personer till ledande anställningar som lärare och forskare. Under de närmaste åren ska en stor del av professorerna och lektorerna ersättas p.g.a. pensionsavgångar, detta ställer stora krav på en väl fungerande och effektiv process för rekrytering av kvalificerade lärare. Tillsättning av högre akademiska anställningar är en av SLU:s viktigaste kvalitetsdrivande processer. För att med god kvalitet hantera tillsättningsärenden ska dels bästa person anställas, dels ska själva processen utmärkas av god kvalitet, vilket innebär att den är tydlig, transparent och effektiv. Rekrytering av professor (i denna rapport likställs rekryterad professor med fakultetsprofessor) och befordran till professor är komplexa processer som regleras av olika regelverk och som berör enheter inom alla nivåer inom SLU. Processerna är beroende av externa parter i form av sakkunniga som lämnar yttranden i aktuella ärenden. SLU är ett sektorsuniversitet, vilket kan medföra att möjligheterna att rekrytera begränsas av tillgången på kvalificerade professorskandidater samt sakkunniga inom vissa sektorer. Efter kartläggning av rekryteringsprocessen är vår bedömning att den i stort följer fastställd anställningsordning. Trots att processen är tydligt reglerad i regelverk konstaterar internrevisionen att de fyra fakulteternas arbete med rekrytering skiljer sig åt. De väsentligaste iakttagelserna och rekommendationerna är: Personalenheten måste engageras mer än vad som görs nu i rekryterings- och befordringsprocesserna. Personalenhetens medverkan bör vara att ansvara för och stödja fakulteterna med att ta fram strukturerade och enhetliga arbetssätt samt att följa upp att de fungerar och används. Fakulteterna bör fokusera på den akademiska delen att få bästa möjliga person anställd och att meriterna bedöms sakligt, korrekt, likformigt och rättssäkert. Det är av stor vikt att ärendena hanteras rättssäkert. Personalenheten bör därför medverka till att utbildningsinsatser inom området förvaltningsrätt genomförs. SLU:s anställningsordning uppdaterades senast år 2005. Anställningsordningen behöver årligen ses över. Det är angeläget att riktlinjer/vägledning tas fram som kan vara till stöd och hjälp vid beredning av ärenden. Dokumentet bör beröra bl.a. kvalitets- och jävsfrågor samt övriga frågor som redovisas i vår rapport. Framtagandet av anställningsprofil och förslag på sakkunniga är en viktig del av rekryteringsarbetet. För att få en enhetlig och säker hantering som ger förutsättningar för hög kvalitet på rekryteringshanteringen bör rekryteringskommitté införas vid samtliga fakulteter. Varje fakultet bör ha en tydlig och fastställd tidplan över rekryterings- och befordringsärenden. Detta är en förutsättning för en effektiv hantering. 1
1. Bakgrund och syfte I januari 2008 inkom ett brev (dnr 259-286/08) till SLU från SACO. Brevet beskriver upplevda brister i beslutsrutiner och handläggning av beslutsärenden på fakultetsnivå. För närvarande genomför personalenheten en processbeskrivning över rekrytering av högre anställningar. Med anledning av brevet uppdrog rektor och personalchefen åt internrevisionen att kartlägga processerna för rekrytering av professor och befordran till professor, identifiera problemområden inom processerna samt lämna förslag till förbättringar. Internrevisionen har genomfört en granskning som koncentreras till områdena rekrytering av professor och befordran till professor. Granskningen omfattar samtliga fakulteter och fokuserar inte på enstaka händelser. I granskningen ingår inte rekrytering av professorer med tidsbegränsat förordnande. Om inte rutiner inom processerna hanteras på ett säkert och ändamålsenligt sätt finns risk att: Universitetet inte bibehåller eller utvecklar en god utbildnings- och forskningskvalitet. Trovärdigheten och förtroendet för universitets verksamhet rubbas. Universitetets goda rykte och namn påverkas negativt. Universitetet går miste om bra rekryteringar om processerna inte är tillräckligt effektiva och om rutinerna inte präglas av objektivitet. 2. Mål Målet med denna granskning är att kartlägga, analysera och föreslå förbättringar av rutiner kring rekrytering av professor och befordran till professor. Personalchefen och akademisekreteraren bidrar under granskningens gång med sin expertkompetens. Arbetet utgår från intern styrnings- och kontrollfrågor d.v.s. Är processerna effektiva? Efterlevs gällande regelverk? Görs det en tillförlitlig återrapportering? Är det god hushållning med statens medel? 3. Genomförande En översiktlig beskrivning har gjorts av rekryterings- och befordringsprocesserna vid de fyra fakulteterna. Ett mindre urval av avslutade ärenden under perioden 1 juli 2007 till 15 april 2008 har använts för att kartlägga rutinerna. Urvalet är dock alltför litet för att kunna göra några närmare analyser. Granskningen är uppdelad i tre avsnitt; Regelverk och riktlinjer, rekrytering av professor och befordran till professor. Granskningen har genomförts genom: - Insamling och genomläsning av styrande dokument, som förordningstext, strategidokument och anställningsordning. - Intervjuer och samtal med nyckelpersoner i processerna. - Samtal med internrevisionskollegor vid andra universitet för att höra hur ärenden hanteras inom respektive universitet och ta del av de revisioner som genomförts. - Kartläggning och dokumentation av rutinerna vid respektive fakultet, personalenheten och diariet. - Besök vid ett sammanträde med lärarförslagsnämnden inom S-fakulteten. 2
4. Kartläggning och granskning 4.1 Regelverk och riktlinjer Det finns en stor mängd externa styrdokument som reglerar tillsättning av statliga anställningar. Exempelvis kan nämnas Regeringsformen (1974:152), Förvaltningslagen (1986:223), Lagen om offentlig anställning (1994:260), Anställningsförordningen (1994:373), Högskolelagen (1992:1434), Högskoleförordningen (1993:100), och Förordningen (1993:221) för Sveriges lantbruksuniversitet. SLU:s rekryterings- och befordringsarbete styrs även av en av universitetsstyrelsen antagen anställningsordning, uppdaterad dec 2005. I anställningsordningen hanteras bl.a. behörighet, befordran, bedömningsgrunder, förfarande vid anställning, beredning av anställningsärenden, anställningsform, beslutande och överklagande av anställningsbeslut. Anställningsordningen är främst ett verktyg för att säkerställa att de akademiska och legala kraven i ett rekryteringsärende uppfylls. Av anställningsordningen framgår inte om någon översyn av dokumentet gjorts sedan år 2005. Personalenheten är engagerad i alla tillsättningsärenden vid SLU, utom vid tillsättning av högre akademiska anställningar. För att med god kvalitet hantera tillsättningsärenden ska dels den bästa personen anställas dels ska själva processen utmärkas av god kvalitet, vilket innebär att den är tydlig, transparent och effektiv. Fakultetsnämnderna och kanslierna ansvarar själva för och sköter det mesta kring rekryterings- och befordringsärenden. Varje fakultet har utvecklat sina egna rutiner för hantering av ett rekryterings- och befordringsärende. För att säkra en effektiv hantering som är tillförlitlig och av god kvalitet bör alla fakulteter arbeta efter enhetliga rutiner. Rekrytering av högre akademiska anställningar är en tidsödande process. Även om tidsaspekten är viktig så är rättssäkerheten minst lika viktig. Alla inblandade i rekryteringsoch befordringsärendena måste känna till det ansvar och befogenhet som följer med uppgiften. Rekryterings- och befordringsärenden leder till myndighetsutövning 1. Myndighetsutövning regleras bl.a. i Förvaltningslagen. I anställningsordningen finns ingen vägledning för hur rekryterings- och befordringsprocessen ska bedrivas effektivt. Därför behövs riktlinjer/vägledning som stöd till fakulteterna. För närvarande saknas kvalitetskriterier som t.ex. stöd för hur jävsfrågor ska hanteras i processernas olika delmoment, vilken tidsåtgång som ska eftersträvas, vad som ska dokumenteras och hur dokumentationen bör göras i processernas olika delmoment. Det saknas även information och service till sökande under rekryteringstiden eller om annan service som exempelvis hjälp med flyttning, anskaffning av boende, medföljande makes/makas förvärvsarbete m.m. Detta kan också ses som ett konkurrensmedel universitet emellan. 1 Nationalencyklopedin beskriver myndighetsutövning som utövning av befogenhet att för enskild bestämma om förmån, rättighet, skyldighet, disciplinpåföljd, avskedande eller annat jämförbart förhållande. Vad som mera exakt ska anses utgöra myndighetsutövning kan ibland vara svårt att avgöra. Allmänt kan sägas att lagstiftaren har velat fånga in vad som är uttryck för samhällets maktbefogenheter i förhållande till medborgarna. Myndigheterna och deras tjänstemän har därför att iaktta särskilda, strängare regler, t.ex. i fråga om krav på handläggning, straffansvar och skadeståndsansvar för det allmänna. 3
Internrevisionen anser att personalenheten måste öka sitt engagemang i rekryterings- och befordringsprocessen. Personalenhetens bör ansvara för och stödja fakulteterna med att ta fram strukturerade och enhetliga arbetssätt samt att följa upp att de fungerar och används. Fakulteterna bör fokusera på den akademiska delen att få bästa möjliga person anställd och att meriterna bedöms sakligt, korrekt, likformigt och rättssäkert. Eftersom regelverket i många fall är detaljerat finns flera moment i processen som kan standardiseras. Internrevisionen anser att personalchefen bör ansvara för att en bred utbildningsinsats genomförs. Både handläggare, sekreterare och personer som ingår i fakultetsnämnd och lärarförslagsnämnd bör erbjudas utbildning i förvaltningsrätt, för att säkerställa att ärendena hanteras på ett rättssäkert sätt. Internrevisionen rekommenderar universitetet att införa rutiner som innebär att anställningsordningen ses över och uppdateras minst en gång per år. Notering om översynen bör göras på dokumentet. Riktlinjer/vägledning bör tas fram som kan vara till stöd och hjälp vid beredning av ärenden. Dokumentet bör ge stöd för: * Kvalitetsmål samt stöd för hur processerna ska bedrivas effektivt. * Hur jävsfrågor ska hanteras i processernas olika delmoment. * Vad som ska dokumenteras och hur dokumentationen bör göras i processernas olika delmoment. Internrevisionen rekommenderar universitetet att överväga att på ett samordnat sätt bygga upp kontakter i rekryteringsärenden med exempelvis skatteverket, närliggande kommuner, näringsliv, landsting och rekryteringsbyråer för att underlätta rekrytering. Rutiner för uppföljning och kvalitetssäkring med avseende på kontroll av efterlevnad av regelverk och riktlinjer som berör rekrytering och befordran har inte etablerats. Internrevisionen rekommenderar att det centralt införs rutiner för kontroll, t.ex. i form av stickprovskontroller. 4.2 Rekrytering av professor I detta avsnitt beskrivs processen för tillsättning av professorer. Vissa delar i processen är även relevanta för processen befordran till professor, då den processen hanteras på delvis likartat sätt. Med rekryteringsprocess avses i denna rapport tiden från arbetet med att få fram en anställningsprofil för professuren till att rektor fattar beslut om anställning. En lärarförslagsnämnd är ett obligatoriskt organ som är underställd resp. fakultetsnämnd. Delmomenten i rekryteringsprocessen kan beskrivas på följande sätt: Anställningsprofil utlysning utseende av sakkunniga sakkunniggranskning förslag på sökande som erbjuds anställningen beslut av rektor Många enheter och personer är inblandade i ett rekryteringsärende, dels de enheter som regleras i regelverk (som institution/område, fakultetsnämnd, lärarförslagsnämnd, sakkunniga, rektor, registrator och personalenheten) dels de grupper som fakulteterna själva inrättat (som rekryteringskommitté, arbetsutskott dekanus, beslutsmöte dekanus och fakultetsnämndens arbetsutskott). 4
4.2.1 Processen/kvalitet Inventering av befintlig kompetens Utformning av anställningsprofil och val av sakkunniga har stor inverkan på hur rekryteringsprocessen utvecklas och ger förutsättningarna för hög kvalitet på rekryterade professorer. Alla högre anställningar vid SLU bör konkurrensutsättas genom bred utlysning. Om ämnesområdet är väldigt snävt uppstår svårigheter att hitta sakkunniga som accepterar uppdraget. Kretsen av möjliga sakkunniga blir relativt liten, vilket gör att en och samma person tillfrågas i flera rekryteringsärenden. Fakulteterna har olika rutiner för start av rekryteringsarbetet; NL-fakulteten använder sig av en rekryteringskommitté, vars uppgift är att utarbeta förslag till utlysning av anställning, genomföra inventering av befintlig kompetens inom området samt undersöka vilka personer som kan tänka sig att söka den aktuella anställningen. Kommittén ger även förslag på sakkunniga till lärarförslagsnämnden (LFN). VH-fakulteten har som rutin att prefekten arbetar fram och lämnar förslag på anställningsprofil. Prefekten arbetar även fram och lämnar förslag på sakkunniga till LFN. S-fakulteten har som rutin att prefekten arbetar fram och lämnar förslag på anställningsprofil. Sekreteraren i lärarförslagsnämnden arbetar fram och lämnar förslag på sakkunniga till LFN. LTJ-fakulteten har som rutin att områdeschef (motsv. prefekt) arbetar fram och lämnar förslag på anställningsprofil. Områdeschefen arbetar även fram och ger förslag på sakkunniga till LFN. Internrevisionen anser att framtagandet av anställningsprofil och förslag på sakkunniga är en viktig del av rekryteringsarbetet. För att få en enhetlig och säker hantering som ger förutsättningar för hög kvalitet på rekryteringshanteringen bör användandet av rekryteringskommitté införas vid samtliga fakulteter. Kommitténs huvuduppgift bör vara att inventera befintlig kompetens inom ämnesområdet, dels för att hitta sökande till professuren, dels för att hitta sakkunniga. Administrativt ansvarig för rekryteringsprocessen Vid både NL-fakulteten och VH-fakulteten finns det en ansvarig (lärarförslagsnämndens sekreterare) för hela tillsättningsprocessen. Vid S-fakulteten och LTJ-fakulteten avslutas rekryteringsärenden av personalenheten och registrator. Granskningen har visat på problem när ärendehanteringen övergår till personalenheten och registraturen. Problemen avser främst oklarheter om vem som ska kontakta de som berörs av besluten samt om dokumentation av ärendet. Internrevisionen rekommenderar varje fakultet att utse en ansvarig, lämpligen lärarförslagsnämndens sekreterare, för administration av hela rekryteringsprocessen. Med en ansvarig person säkerställs att hela rekryteringsärendet hanteras säkert och oklarheterna elimineras. Tiden som kvalitetsfaktor Tiden är en väsentlig kvalitetsfaktor i rekryteringsprocessen. Vid utdragna processer riskeras att intressanta kandidater inte anmäler sig som sökande eller faller bort i processen. Även här arbetar fakulteterna olika. Fakulteterna har olika definition av när rekryteringsprocessen börjar och slutar. Det gör att det inte riktigt går att jämföra planerad tidsåtgång. Det kan dock vara av intresse att redogöra för hur lång tid fakulteterna planerar varje rekryteringsärende. NL-fakulteten. Fakulteten har nyligen upprättat ett dokument som beskriver pågående rekryteringsärenden och var ärendena befinner sig i processen. Beräknad tid för varje 5
steg saknas. Fakulteten planerar att ett ärende i snitt tar ca 1år. Ingen uppföljning görs av om detta stämmer. VH-fakulteten har nyligen strukturerat rekryteringsprocessen i fyra faser. Fakulteten följer varje steg i faserna. Beräknad tid för varje steg saknas. Fakulteten planerar att ett ärende i snitt tar ca 1-1,5 år. Ingen uppföljning görs av om detta stämmer. S-fakulteten. Lärarförslagsnämndens sekreterare håller själv reda på var varje ärende befinner sig i processen. Dock finns inget samlat dokument som visar detta. Fakulteten planerar att ett ärende i snitt tar ca 0,5-1 år. Ingen uppföljning görs av om detta stämmer. LTJ-fakulteten. Fakulteten håller på med de första rekryteringsprofessurerna just nu, de beräknas ta ca 1 år. Flera skäl framförs till att ett rekryteringsärende drar ut på tiden. De anledningar som har nämnts är - tid för prefekt/områdeschef eller rekryteringskommitté att inkomma med förslag på anställningsprofil och sakkunniga, - tid för fakultetsnämndens godkännande av sakkunniga, - tid för tillfrågade sakkunniga att acceptera granskningsuppdraget, - tid de sakkunniga begär för att utföra uppdraget, - frikostiga tidsgränser för sakkunniga, - tillåtelse för sakkunniga att överskrida överenskommet slutdatum, - tid för ev. intervjuer, - lång tid mellan lärarförslagsnämndernas och fakultetsnämndernas sammanträden. Internrevisionen anser att de administrativa rutinerna för information, kontakter och samordning i processen kan utvecklas för att korta rekryteringstiden. Med en ansvarig person, lämpligen lärarförslagsnämndens sekreterare, och med en fastställd tidplan som kommuniceras till och accepteras av alla som är involverade i processen kan oplanerade fördröjningar minskas. Internrevisionen anser att en tydlig och fastställd tidplan för hela ärendet är en väsentlig förutsättning för planeringen. För att göra rekryteringsprocessen mer effektiv och korta tiden för rekryteringsärenden föreslår internrevisionen att SLU arbetar fram ett enhetligt arbetssätt för hela rekryteringsprocessen. Ett likartat dokument bör upprättas vid alla fakulteter, som beskriver var varje rekryteringsärende befinner sig i processen och där fastställda mötestider upprättas. Internrevisionen rekommenderar att fakulteterna gör kontinuerliga uppföljningar av hur processen hanteras. Detta för att snabbt kunna vidta åtgärder för att snabba upp och öka den egna effektiviteten. 4.3 Befordran till professor Vissa delar i processen för befordran hanteras på likartat sätt som rekrytering av professor. Med befordringsprocess avses i denna rapport tiden från att ansökan lämnas in till registrator/fakultet till att rektor fattar beslut. Delmomenten i befordringsprocessen kan beskrivas på följande sätt: Ansökan LFN gör en första bedömning sakkunniga utses sakkunniggranskning beslut av LFN beslut av rektor 6
Många enheter och personer är inblandade i ett befordringsärende, dels de enheter som regleras i regelverk (som fakultet, fakultetsnämnd, lärarförslagsnämnd, sakkunniga, rektor, registrator och personalenheten) dels de grupper som fakulteterna själv inrättat (som, arbetsutskott dekanus, beslutsmöte dekanus och fakultetsnämndens arbetsutskott). 4.3.1 Processen/kvalitet Befordringsprocessen är inte lika väl dokumenterad som rekryteringsprocessen. Även här arbetar fakulteterna olika. Fakulteterna har olika definition av när befordringsprocessen börjar och slutar. Det gör att det inte riktigt går att jämföra planerad tidsåtgång. Det kan dock vara av intresse att redogöra för hur lång tid fakulteterna planerar varje befordringsärende NL-fakulteten. Fakulteten har inte upprättat en särskild beskrivning av processen. Fakulteten planerar att ett ärende i snitt tar ca 9 månader. Ingen uppföljning görs av hur lång tid hela processen tar. VH-fakulteten. Fakulteten har inte upprättat en särskild beskrivning av processen. Fakulteten planerar att ett ärende i snitt tar ca 4-6 månader. Ingen uppföljning görs av hur lång tid hela processen tar. S-fakulteten. Fakulteten har inte upprättat en särskild beskrivning av processen. Fakulteten planerar att ett ärende i snitt tar ca 3-6 månader. Ingen uppföljning görs av hur lång tid hela processen tar. LTJ-fakulteten. Fakulteten har upprättat en särskild beskrivning av processen. Fakulteten planerar att ett ärende i snitt tar ca 9-12 månader. Internrevisionen anser att befordringsärenden måste ses som en egen process som ska vara transparent och tydlig genom dokumentation av gällande rutiner. Denna process bör i likhet med rekryteringsprocessen standardiseras. De rekommendationer som internrevisionen lämnar i avsnitt rekrytering av professor är även tillämpliga för denna process. Ulla-Kari Fällman Internrevisionschef 7