Rekrytering av gästprofessorer

Transkript

1 Dnr UFV 2017/866 Rekrytering av gästprofessorer Internrevisionsrapport 2017 Att fastställas av Konsistoriet

2 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Rekommendationer 4 Inledning 4 Gästprofessorer 4 Syfte och revisionsfrågor 5 Metod 5 Regelverk 5 Högskolelagen 5 Högskoleförordningen 6 Lag (1994:260) om offentlig anställning 6 Anställningsordningen för Uppsala universitet. (UFV 2010/1842, reviderad ) 6 Redovisning av revisionsfrågor 7 Hur säkerställs att regelverket för rekrytering av gästprofessorer följs? 7 Iakttagelser 7 Bedömning 8 Rekommendationer 8 Hur säkerställs transparensen i rekryteringsprocessen? 8 Uppsala universitets gästprofessorsprogram 9 Bedömning 9 Hur kontrolleras bisysslor som gästprofessorer eventuellt kan inneha? 9 Bisysslor 9 Iakttagelser 10 Bedömning 10 Rekommendationer 10 Hur hanteras gästprofessorernas mandat och behörigheter under besöksperioden? 11 Iakttagelser 11 Bedömning 11 Övrigt 11 Gästforskare 11 2

3 Iakttagelser 11 Rekommendationer 12 3

4 Sammanfattning Internrevisionen har i enlighet med revisionsplanen för 2017 granskat universitetets hantering av rekrytering och styrning av gästprofessorer. Granskningen har genomförts genom intervjuer med prefekter och annan personal på institutionerna samt personal från universitetets förvaltning. Därutöver har dokumentgranskningar av 41 rekryteringsärenden genomförts. Efter avslutad granskning är internrevisionens bedömning att Uppsala universitets hantering av gästprofessorer fungerar väl på många områden. Det finns dock utrymme för förbättringar på vissa områden främst inom rekryteringsprocessen. Sen finns också frågor där hanteringen i dagsläget bedöms vara bristfällig. Det är processen för anmälan och uppföljning av bisysslor. Efter genomförd granskning har internrevisionen kommit fram till att rekommendera Uppsala universitet följande åtgärder. Rekommendationer Uppsala universitet bör verka för att alla fakulteter ska ha rutiner för referenstagning, cv-kontroll och sakkunnigbedömning vid rekrytering av gästprofessorer. Uppsala universitet bör säkerställa att reglerna angående 5-årsgränsen för gästprofessorer följs. Bedömningen av hur lagstiftningen ska tolkas bör gälla hela universitetet. Uppsala universitet bör säkerställa att alla nyanställda gästprofessorer får tillräcklig information om registreringen av bisysslor när de anställs. Uppsala universitet bör säkerställa regelbunden avstämning och uppföljning av anmälda bisysslor. Uppsala universitet bör se över hanteringen av gästforskare på universitet med fokus på stöd till institutionerna och möjligheterna till central uppföljning. Inledning Internrevisionens granskningar ska grunda sig på risk och väsentlighet utifrån en genomförd riskanalys. Universitetets riskanalys konstaterar att för att kunna attrahera de mest talangfulla forskarna måste lärosätet vara en attraktiv arbetsplats, ha en god infrastruktur, en bra rekryteringsprocess och ett gott mottagande. Under 2016 har internrevisionens omvärldsanalys inför riskanalys visat på risker identifierade på andra lärosäten relaterade till gästprofessorer. Främst genom de interna och externa utredningar som har gjorts vid Karolinska institutet. Gästprofessorer En gästprofessor är en professor, eller en professorskompetent akademiker, som anställts som professor vid ett annat universitet eller högskola än det där personen normalt är verksam. Anställningen är tidsbegränsad och en gästprofessor behåller normalt sett anställningen på sitt ordinarie lärosäte under tiden för gästprofessuren. 4

5 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att undersöka hur Uppsala universitet hanterar arbetet med rekrytering och styrning av gästprofessorer. Utifrån riskanalysen har några huvudområden valts ut som formulerats i revisionsfrågor. Följande frågor ska besvaras: - Hur säkerställs att regelverket för rekrytering av gästprofessorer följs? - Hur säkerställs transparensen i rekryteringsprocessen? - Hur kontrolleras bisysslor som gästprofessorer eventuellt kan inneha? - Hur hanteras gästprofessorernas mandat och behörigheter under besöksperioden? Under granskningens gång har också frågan om gästforskare väckts av flera av de intervjuade. Även under riskanalysen diskuterades gästforskare som ett eventuellt granskningsobjekt men definitionen snävades ner till att bara gälla gästprofessorer i den slutliga planen. Eftersom frågan kommit upp, och nämnts som ett orosmoment, i flera av intervjuerna under granskningen avslutas ändå rapporten med ett kort avsnitt om gästforskare och det som kommit fram i intervjuerna. Metod I undersökningen har ett antal personer intervjuats. Fakultetshandläggare från samtliga vetenskapsområden har intervjuats om rutiner och kontroller vid rekryteringen av gästprofessorer. Därutöver har intervjuer genomförts med 8 prefekter för institutioner från samtliga tre vetenskapsområden. Ett antal intervjuer har också genomförts med personal på universitets förvaltning. Dessutom har dokumentgranskningar genomförts på 41 anställningsärenden av gästprofessorer från de senaste 10 åren. Det innebär att samtliga underlag från rekryteringarna och förlängningar av tjänsterna har begärts in från områdeskanslierna och granskats. Ärendena är utvalda för att få en spridning över samtliga vetenskapsområden och på flera olika fakulteter och institutioner per vetenskapsområde. Under motsvarande period har sammanlagt 125 personer varit registrerade som gästprofessorer vid Uppsala universitet i Primula. Regelverk Ett antal lagar och interna riktlinjer styr anställningar utav professorer och gästprofessorer. Detta är ett urval av de som ansetts ha störts betydelse för den aktuella granskningen. Här redovisas även de lagtexter som berör bisysslor eftersom de är en del av granskningen. Högskolelagen (1992:1434) 3 En professor ska anställas tills vidare utan tidsbegränsning, om inte någonting annat följer av andra stycket. En professor får anställas för en bestämd tid, om det är fråga om 1. konstnärlig verksamhet, 2. adjungering till en högskola av någon som har sin huvudsakliga verksamhet utanför högskoleväsendet (adjungerad professor), eller 3. anställning som gästlärare av en person som uppfyller behörighetskraven för professor (gästprofessor). Lag (2010:701). 7 En lärare vid en högskola får vid sidan av sin anställning som lärare ha anställning eller uppdrag eller utöva verksamhet som avser forskning eller utvecklingsarbete inom anställningens ämnesområde, om läraren därigenom inte skadar allmänhetens förtroende för högskolan. En sådan bisyssla skall hållas klart åtskild från lärarens arbete inom ramen för anställningen. 5

6 I fråga om bisysslor i övrigt finns bestämmelser i lagen (1994:260) om offentlig anställning. Lag (1997:797). Högskoleförordningen (1993:100) Professorer 3 Behörig att anställas som professor inom annat än konstnärlig verksamhet är den som har visat såväl vetenskaplig som pedagogisk skicklighet. Behörig att anställas som professor inom konstnärlig verksamhet är den som har visat såväl konstnärlig som pedagogisk skicklighet. Som bedömningsgrunder vid anställning av en professor ska graden av sådan skicklighet som är ett krav för behörighet för anställning gälla. Prövningen av den pedagogiska skickligheten ska ägnas lika stor omsorg som prövningen av den vetenskapliga eller konstnärliga skickligheten. Varje högskola bestämmer i övrigt själv vilka bedömningsgrunder som ska tillämpas vid anställning av en professor. Förordning (2010:1064). Sakkunnigbedömning 6 Vid anställning av en professor (inbegripet adjungerad professor) ska sakkunnigbedömning om de sökandes skicklighet hämtas in, om det inte är uppenbart obehövligt för prövningen av skickligheten. Om en bedömning hämtas in från två eller fler personer, ska kvinnor och män vara jämställt representerade. Detta gäller dock inte om det finns synnerliga skäl. Förordning (2010:1064). Gästprofessor 12 En gästprofessor ska anställas tills vidare, dock längst till en viss tidpunkt. En sådan anställning får förnyas. Den sammanlagda anställningstiden får dock omfatta högst fem år. I fråga om anställningen gäller i övrigt lagen (1982:80) om anställningsskydd. Förordning (2010:1064). Lag (1994:260) om offentlig anställning Bisysslor 7 En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. 7 a Arbetsgivaren skall på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. Lag (2001:1016). 7 b En arbetstagare skall på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. Lag (2001:1016). 7 c En arbetsgivare skall besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig med 7 skall upphöra med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet skall vara skriftligt och innehålla en motivering. Lag (2001:1016). Anställningsordningen för Uppsala universitet. (UFV 2010/1842, reviderad ) Sakkunniga 75 Områdes-/fakultetsnämnd beslutar vilka sakkunniga som ska utses. 6

7 76 Vid anställning av och befordran till professor (inbegripet adjungerad professor, gästprofessor) och universitetslektor (inbegripet adjungerad universitetslektor) och biträdande universitetslektor ska, om det inte är uppenbart obehövligt, minst två sakkunniga från andra lärosäten eller motsvarande anlitas för bedömning av de sökandes skicklighet. Vid anställning av forskarassistent ska minst en sakkunnig från annat lärosäte eller motsvarande anlitas för bedömning av de sökandes skicklighet. Redovisning av revisionsfrågor Hur säkerställs att regelverket för rekrytering av gästprofessorer följs? Anställningen av en gästprofessor följer i princip samma regelverk som rekryteringen av en ordinarie professor. Beslut om anställning tas alltid av rektor och vägen till beslut går alltid via institutionsstyrelser, fakultets/områdesnämnd och rekryteringsgrupp. En professor ska inför beslut om anställning också få sina meriter granskade av sakkunniga. Detta gäller i samtliga fall om det inte bedöms vara uppenbart obehövligt. Utöver reglerna för övriga professorer tillkommer för gästprofessorer också att den sammanlagda anställningstiden får omfatta högst 5 år. Iakttagelser När det kommer till rekrytering av gästprofessorer på Uppsala universitet så är det ovanligt att sakkunnigbedömningar görs. Av de 41 granskade rekryteringar finns sakkunnigbedömningar dokumenterade i diariet i endast ett fall. Intervjuerna med prefekter och fakultetshandläggare visar också att det är i undantagsfall som sakkunniga anlitas för gästprofessorer. De förklaringar som är vanligast i de rekryteringar som ingår i denna granskning är att den tilltänkta professorn redan är väl etablerad som professor inom forskningsfältet alternativt tidigare har varit professor på Uppsala universitet. Det förekommer att underlag från den deras ordinarie anställning som professorer inkluderas i anställningsunderlaget. Ett sådant fall finns bland de ärenden som valts ut till den här granskningen. CV och publikationslista är ett obligatoriskt underlag för rekryteringar av gästprofessorer på alla fakulteter. Bland de 41 utvalda dokumentgranskningsärendena är det dock bara ett fåtal som har dokumenterade analyser av CV och/eller publikationslista och någon dokumenterad kontroll av att uppgifterna i CV är korrekta har inte hittats i något av fallen. Fakultetshandläggarna på respektive fakultet har en nyckelroll i beredningen av anställningsärenden av gästprofessorer. De utgör stöd till institutionerna i att utforma underlag och ta fram de uppgifter som krävs för beslut och säkerställer att underlaget som går vidare till rektor för beslut är utformat på rätt sätt. Samtliga prefekter (representerande alla vetenskapsområden) som tillfrågats om hur stödet från fakulteten fungerar tycker att de får ett bra stöd och att samarbetet fungerar bra. Fakultetshandläggarna menar också att kraven från rektor på underlagen och beredningen inför anställningsbesluten har ökat men också blivit tydligare på senare år. Det ställer krav på hela kedjan, från forskningsgrupperna och institutionen till rektor, så att den information som behövs för att ta beslut når rektorssammanträdet. Fakultetshandläggarna har ett väl utvecklat samarbete och utbyte av erfarenheter både inom vetenskapsområdena och mellan olika områden. Det är dock tydligt att rutinerna skiljer sig en del åt mellan fakulteterna. Vissa, som fakulteterna på medfarm och språkvetenskapliga fakulteten, tar alltid referenser på de tilltänkta gästprofessorerna medan det är mer ovanligt på andra fakulteter. En gästprofessor får anställas för en period av högst 5 år. Inom Uppsala universitet har tolkningen av den regeln skiftat under de år som denna granskning omfattar och det finns även idag olika 7

8 uppfattningar om vad det innebär att en anställning som gästprofessor bara får vara 5 år. Den vanligaste tolkningen idag är att en person som är gästprofessor kan vara det i högst 5 år och därefter avslutar man anställningen eller möjligen återkommer i en annan anställningsform. Det förekommer också att anställningar av samma gästprofessor har förlängts genom att de fått ett nytt närliggande ämne att vara gästprofessorer inom efter de första 5 åren. De har dock varit kvar på samma institution och med liknande arbetsuppgifter. Bland de granskade rekryteringarna i det här fallet så finns det 4 gästprofessorer anställda idag som har varit gästprofessorer längre än 5 år genom förlängningar inom ett nytt ämne. Samtliga från det medicinsk-farmaceutiska vetenskapsområdet. Bedömning Internrevisionens bedömning av regelefterlevnaden vid rekryteringar i övervägande grad är god. Att de olika fakulteterna gör olika i det här fallet behöver inte vara något fel eller ens något problem. Det finns inga formella krav på att referenser eller cv-kontroll vid anställningar av gästprofessorer men i underlaget för rektors anställningsbeslut ska alltid innehålla uppgifter om huruvida cv-kontroll och referenstagning har gjorts. Vilka granskningar och kontroller som behöver göras av tilltänkta gästprofessorer kan därför även i fortsättningen bestämmas utifrån vad som anses nödvändigt i varje ärende. Däremot bör det finnas rutiner för de olika momenten på samtliga fakulteter som säkerställer om, när och i så fall sakkunnigbedömningar, cv-kontroller eller referenstagning ska genomföras i ett anställningsärende för gästprofessor. Dessa kan förslagsvis tas fram genom det samarbete och erfarenhetsutbyte som redan finns mellan fakultetshandläggarna. Angående tolkningen att en gästprofessor kan vara anställd vid samma institution längre tid än 5 år om ämnet ändras så ställer sig internrevisionen frågande till om detta tillvägagångssätt är förenligt med lagstiftningen. Slutlig bedömning bör dock göras av juridisk kompetens. Det är också viktigt att alla på universitet har tillgång till samma regelbedömning. Idag skiljer det sig åt mellan vetenskapsområden och fakulteter. Rekommendationer Uppsala universitet bör verka för att alla fakulteter ska ha rutiner för referenstagning, cv-kontroll och sakkunnigbedömning vid rekrytering av gästprofessorer. Uppsala universitet bör säkerställa att reglerna angående 5-årsgränsen för gästprofessorer följs. Bedömningen av hur lagstiftningen ska tolkas bör gälla hela universitetet. Hur säkerställs transparensen i rekryteringsprocessen? Rekryteringsprocessen för gästprofessorer är i många delar formellt densamma som för övriga professorer. Det är alltid rektor som tar det slutliga beslutet om anställning och ärendet i flera instanser från institutionsstyrelse till rekryteringsgrupp och/eller områdesnämnd innan det når rektor. Till skillnad från många andra rekryteringar på universitetet så sker dock sällan anställningen av gästprofessorer i öppen konkurrens. I de fall som ingår i denna granskning har det bara funnits alternativa sökanden i enstaka fall. Vid intervjuerna med prefekterna framkom också att på deras institutioner är det vanligast att man har en kontakt eller ett tidigare samarbete först som sedan utvecklas till en gästprofessur. Det förekommer dock också att institutionen ser ett behov av att stärka upp vissa delar av sin verksamhet först innan och ser en gästprofessor som en lämplig metod för detta, innan man börjar söka efter lämpliga kandidater för positionen. Det finns också vissa undantag som ex. Zennströms gästprofessur som är en stående professur som bygger på en donation och där innehavaren sitter ett år i taget (och högst två år). Där föregås rekryteringen av en bredare ansökningsprocess. 8

9 Uppsala universitets gästprofessorsprogram Hösten 2016 beslutade rektor att starta ett nytt program på Uppsala universitet med syfte att öka antalet gästprofessorer, specifikt med inriktning internationellt framstående forskare och lärare inom sitt fält. Programmet var egentligen inte budgeterat under 2016 men då det ansågs viktigt startades det upp redan direkt efter beslutet. Gästprofessorsprogrammet som sådant är inte granskat som en del av den här granskningen men alla institutioner som intervjuats har fått frågor om sin kännedom om, och sitt deltagande i, programmet. Även personal på områdeskanslierna och planeringsavdelningen har intervjuats om programmet och hur det påverkar arbetet med rekryteringen av gästprofessorer. De institutioner som kände till programmet säger att det kan komma att påverka deras strategiska planering angående kompetensförsörjningen och de flesta planerade att försöka ta in fler gästprofessorer nu än innan programmet startade samt bredda sina sökområden. Även områdeskanslierna har förberett sig på fler anhållningar om att få anställa nya gästprofessorer som en följd av programmet. Bedömning Internrevisionen bedömer att transparensen i rekryteringsprocessen är god. Alla anställningsbeslut tas av rektor och det krävs tydliga underlag hela vägen för att överlämna ärendet mellan institutionerna till vetenskapsområdet och sedan vidare till rektor. Hur kontrolleras bisysslor som gästprofessorer eventuellt kan inneha? Bisysslor Bisysslor är de uppdrag, anställningar, företagande eller andra åtaganden som den anställde kan ha utanför sin ordinarie anställning. En bisyssla behöver i sig inte vara något negativt. Det kan vara ett sätt att sprida sin kompetens, utveckla sitt kontaktnät, bidra till civilsamhället eller kommersialisera sin forskning. Uppsala universitet uppmuntrar exempelvis forskare att starta företag för att kunna sprida och kommersialisera sin forskning och stöttar anställda med sådana ambitioner via UU Innovation. Även andra typer av engagemang som fackliga förtroendeuppdrag osv brukar sällan innebära några problem vad gäller bisysslor. Det finns i lagstiftningen inte utskrivet exakt vilka bisysslor som är tillåtna och inte. Däremot brukar man tala om tre grupper som inte är tillåtna, förtroendeskadliga bisysslor, arbetshindrande bisysslor och konkurrensbisysslor. För högskolesektorn finns också ett särskilt tillägg i Högskolelagen som fastslår att lärare får vid sidan av sin anställning ta anställning eller uppdrag som avser forskning eller utveckling inom samma område som den ordinarie anställningen. Så länge man inte skadar allmänhetens förtroende för arbetsgivaren. Lärare, där gästprofessorer ingår, har alltså mer långtgående möjligheter att ha bisysslor inom sitt ordinarie ämnesområde än forskare och annan personal vid universitetet. För att något ställningstagande ska kunna göras om en bisyssla är förenlig med den ordinarie anställningen krävs dock att den kommer till arbetsgivarens kännedom. På Uppsala universitet anmäler den anställde själv sina bisysslor via Primula. Enligt gällande föreskrifter angående bisysslor så ska samtliga lärare göra en anmälan om bisysslor som berör det egna ämnet. 9

10 Iakttagelser Uppsala universitet har sedan 2011 använt Primula som system för medarbetarnas registrering av bisysslor. När en genomgång genomfördes av de 41 utvalda gästprofessorerna i den här granskningen så visade det sig att endast 2 av dem vid något tillfälle hade anmält bisysslor i Primula. Dessa anmälningar var också ett antal år tillbaka i tiden. Under de senaste 4 åren har ingen gästprofessor vid Uppsala universitet anmält bisysslor i Primula. Det bör dock noteras här att det inte är någon enkel sak att säkerställa i efterhand om någon av gästprofessorerna har haft bisysslor exakt under den tiden som de samtidigt haft sin anställning på Uppsala universitet. För svenska gästprofessorer är det något enklare eftersom deras bolagsengagemang finns tillgängligt via bolagsverket. Det finns ett antal sådana bolag bland de professorer som är en del av denna granskning men det går inte heller där att fullt ut avgöra om de har varit aktiva under just de åren som personen verkat som gästprofessor på Uppsala universitet. Vid intervjuerna med prefekterna som ansvarar för att informera om anmälan av bisysslor visade det sig att det finns skillnader mellan hur nyanställda gästprofessorer informeras. På en institution får numera alla nyanställda gästprofessorer specifik information om bisysslor och på flera andra institutioner ges information om bisysslor mer allmänt till alla anställda där även gästprofessorerna då omfattas (exempelvis genom mejlutskick). Ingen av de intervjuade institutionerna kunde dock avgöra om de gästprofessorer de hade haft på institutionen hade fått information om anmälan om bisysslor. Det ligger ett stort personligt ansvar på medarbetaren att själv se till att ta del av information om bisysslor och dessutom registrera sina bisysslor. Dock bör man ha i åtanke gästprofessorernas ofta speciella situation där de inte alltid jobbar heltid på plats på universitetet och kanske inte använder medarbetarportalen på samma sätt som övriga anställda. Det ställer krav på att informationen är tydlig och tillgänglig samt att det finns en uppföljning som fångar upp de som av någon anledning inte registrerar existerande bisysslor. Ett system med signering där medarbetaren får signera att de har fått och förstått informationen om bisysslor skulle kunna underlätta uppföljning. Bedömning Internrevisionen bedömer att kontrollen av gästprofessorernas bisysslor från universitets sida är bristfällig och att informationen om vad som gäller borde förbättras. Information och riktlinjer finns men det är inte alltid den når fram till gästprofessorn. Ett system med signering där den anställde skriver under att de fått informationen och förstått den skulle kunna övervägas. Det är också viktigt att det finns en fungerande hantering av anmälningarna där institutionerna får ett bra stöd i vad som gäller i frågan om bisysslor och får återkoppling på registrerade anmälningar om bisysslor. Internrevisionen kommer att föra frågan om Uppsala universitets hantering av bisysslor som helhet, inte bara i förhållande till gästprofessorer, till sin riskanalys för kommande år. Rekommendationer Uppsala universitet bör säkerställa att alla nyanställda gästprofessorer får tillräcklig information om registreringen av bisysslor när de anställs. Uppsala universitet bör säkerställa regelbunden avstämning och uppföljning av anmälda bisysslor. 10

11 Hur hanteras gästprofessorernas mandat och behörigheter under besöksperioden? Iakttagelser Som tidigare nämnts så är många av de undersökta gästprofessorerna kända inom Uppsala universitet sedan tidigare. De har samarbetat med forskare på institutionen eller är i vissa fall tidigare anställda. Det finns därför, bland de professorer som ingår i denna gransknings urval, ofta en relativt tydlig vision om varför man vill ha en viss person som gästprofessor och vad denne ska göra. I vissa fall är det redan pågående forskningsprojekt där gästprofessorn ska ingå och ibland är professuren en del av nya projekt som ska startas upp. Det förekommer också att behovet har identifierats på institutionen först och där man sedan sökt lämpliga personer som kan lösa uppgiften genom en gästprofessur. Även gästprofessorerna själva brukar ha en del att säga till om i utformningen av sina uppgifter och om exempelvis undervisning och handledarskap av doktorander ska ingå i tjänsten kan påverkas av vad den gästande professorn vill bidra med. Gästprofessorer har väldigt sällan behörighet till Uppsala universitets system. De arbetar vid behov i lokalerna, de är registrerade i AKKA och har oftast allmänna behörigheter i system som är nödvändiga för deras arbete. Däremot har de inte tillgång till ekonomisystem osv. Tvärtom sa alla tillfrågade institutioner att de försöker hålla administrativa uppgifter till ett minimum. Dels för att gästprofessorernas arbetstid vid universitetet är begränsat men i vissa fall också för att man vill göra gästprofessurerna så attraktiva som möjligt och därför inte fylla dem med mer administrativa uppgifter än nödvändigt. Bedömning Internrevisionens bedömning är att den interna styrningen och kontrollen av gästprofessorerna har fungerat tillfredsställande i de granskade fallen. Övrigt Gästforskare Denna granskning är främst inriktad på gästprofessorer. Det är en inriktning som är fastlagen utifrån internrevisionens riskanalys. Både inför granskningen och under granskningen har dock också begreppet gästforskare kommit upp för diskussion. Vid intervjuer med såväl förvaltningen som med institutionerna har potentiella problem lyfts angående universitetets hantering av gästforskare. Gästforskare är ett begrepp som inte finns fast definierat inom Uppsala universitet. Det existerar inte som en anställningsform utan används i stället för att beteckna många av de forskare som arbetar inom ramarna för Uppsala universitet utan att vara formellt anställda. Iakttagelser Det finns inga riktlinjer eller interna regler på universitetet för gästforskare explicit utan de lyder i förekommande fall under samma regler som universitets anställda när det gäller exempelvis tillträde och delaktighet i verksamheten. En del som skiljer sig åt dock är att de väldigt sällan har genomgått någonting som motsvarar den vanliga anställningsprocess som anställda vid universitet genomgår. Vid intervjuerna med prefekter så framgår att det förekommer att gästforskare hanteras direkt ute i forskargrupperna och de enda som har någon egentlig insyn i vilka personer det handlar om är deras 11

12 forskningsledare. De kontakter som sker med institutionen centralt är då bara för att registreras i AKKA, få en arbetsplats och passerkort osv. Det är i sammanhanget viktigt att poängtera att prefekten alltid är ansvarig för den interna styrningen och kontrollen på institutionen. Det inkluderar även de personer som jobbar där och har tillgång till lokalerna, även om de inte är anställda. En riskbaserad granskning får lätt fokus på problem och risker. I det här sammanhanget är det dock också viktigt att peka på att samtliga intervjuade prefekter, även de som ser problem med kontrollen av gästforskare, ser möjligheten att knyta gästforskare till institutionen som något väldigt viktigt. Det är ett sätt att få tillgång till kompetens, knyta kontakter och utbyten med framförallt unga och lovande forskare som man ofta har väldigt stor nytta av. Rekommendationer Uppsala universitet bör se över hanteringen av gästforskare på universitet med fokus på stöd till institutionerna och möjligheterna till central uppföljning. 12