2008-12-14 1(8) FFS 163.01 FB Kommunikationsplan För allvarlig samhällsstörning, extraordinära händelser i fredstid samt höjd beredskap Antagen av kommunfullmäktige: 2007-12-19, 317 Adress: Finspångs kommun 612 80 Finspång Expedition: Bergslagsvägen 13-15 Telefon: vx 0122-850 00 Telefax: 0122-850 33 E-post: post@kommun.finspong.se Webplats: www.finspong.se
Sid 2(8) Innehållsförteckning 1. Inledning 2. Riktlinjer 2.1. Informationsansvarig 2.2. Personalförsörjning 2.3. Produktion 2.4. Växel 2.5. Upplysningscentral 2.6. Webbplats 2.7. Interninformation 2.8. Mediakontakter 2.9. Informationssamverkan och omvärldsbevakning 2.10. WIS 2.11. Dokumentation 2.12. Tillgänglighet, särskilda grupper och drabbade 3. Indelning 3.1. Organisationsskiss 4. Gruppering 4.1. Ordinarie och reserv 4.2. Lokaler 5. Uppgifter 5.1. Informationsansvarig 5.2. Växeln 5.3. Upplysningscentralen 5.4. Webbredaktör 5.5. Initiala uppgifter för informationsfunktionen 5.6. Fortsatt information 6. Uppföljning 7. Utbildning och övning 8. Teknisk utrustning 9. Bilagor 9.1. Lista samverkansparter 9.2. Lista media
Sid 3(8) 1. Inledning Denna kommunikationsplan utgör en del av kommunens arbete med att främja säkerhet och trygghet för medborgarna. Krisberedskapsmyndigheten, KBM har i Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544) reglerat informations-, lednings- och geografiskt ansvar. Informationsarbetet är en av de första funktioner som snabbt måste komma i gång vid en kris. Erfarenhet från olika inträffade händelser och övningar visar att informationskapaciteten så gott som alltid är underdimensionerad och startar för sent. För en snabb initiering av informationsfunktionen fodras att chefer i förvaltningar och kommunägda bolag ansvarar för att snarast de får kännedom om en incident eller händelse vilken kan medföra stort behov av extern och intern information kontaktas kommundirektören och informationsansvarig. Det behöver inte vara fråga om en särskilt stor händelse för att flera av denna plans delar och funktioner bör inleda sitt arbete. Vid en kris är det dessutom extra viktigt att informationen är snabb, korrekt, enkel och svarar på allmänhetens, mediernas och andra organisationers frågor. Den bild som förmedlas av krisen utgör själva krisen, så som den uppfattas av medier, andra myndigheter, organisationer och kommuninvånare. Det är därför viktigt att kontinuerligt öva och utveckla informationsfunktionens olika delar och bemanning i Ledningsplan för extraordinära händelser. 2. Riktlinjer 2.1. Informationsansvarig I en situation där denna plan i sin helhet eller delar används skall en informationsansvarig och minst en fullvärdig ersättare vara utsedd. Informationsansvarig ska ha ett tydligt mandat att initiera och leda informationsfunktionen. 2.2. Personalförsörjning Informationsansvarige tillser att tillräcklig bemanning råder så att fullgod funktion och uthållighet uppnås. Informationsansvarige kan genom kommundirektören (eller av denne utsedde stabschef) inhämta extra resurser från andra förvaltningar och bolag om insatsens omfattning så kräver. Se, Ledningsplan.
Sid 4(8) 2.3. Produktion Personal från näringslivskontoret inkallas på begäran av informationsansvarige och bistår i produktion av informationsmaterial, ex. till intranät, webbplatsen, växel och upplysningscentral. Vidare gäller att: Information lämnas på bestämda och regelbundna klockslag till en förutbestämd sändlista, information/dokument får en tidsangivelse (tnr=dag-timme-minut), det i informationen och på dokument framgår när senaste uppdatering genomfördes, kontinuerligt genomsöka webbplatsen och intranätet för att ta bort inaktuell information. 2.4. Växel Växeln utgör en mycket viktig länk till interna och externa personer, resurser och verksamheter. Växeln skall kunna bemannas dygnet runt över långa perioder. Växelpersonalen skall inte i huvudsak besvara frågor (att inte blockera växeln är avgörande för att verksamheten skall fungera) utan vidarebefordra samtalen till upplysningscentralen. 2.5. Upplysningscentral Upplysningscentralen utgör en tvåvägs kommunikation där information både ges och inhämtas. Informationen i upplysningscentralen skall kontinuerligt uppdateras och information som inhämtas skall snarast förmedlas till lägesorienteringsfunktionen. Upplysningscentralen består av två delar, den ena för telefontjänst, den andra en besöksplats där personlig service ges. Upplysningscentralen skall vid insats knyta till sig personer och upprätta kontakter för att ha tolkar av olika sorter tillgängliga. 2.6. Webbplats Användningen av Internet är stor och förväntas öka. Webbplatsen utgör en mycket viktig funktion som snarast skall anpassas till situationen och kontinuerligt uppdateras. Då den tekniskt miljön och IT-service tillhanda hålls av extern leverantör skall leverantören snarast informeras och tillkallas för att säkerställa teknisk funktion. En förberedd webbplats särskilt för kommunikation enligt denna plan skall finnas upprättad. Likaså skall reserv teknik (Server och Webbplats) finnas på annan ort för drift om befintlig teknik i Finspång slås ut. 2.7. Interninformation Ju fler som har tillgång till löpande information, desto fler kan informera. Intranätet utgör ett mycket viktigt redskap. Intranätet och Webbplatsen skall uppdateras samtidigt för att inte motstridiga uppgifter sprids. Det åligger varje förvaltning och bolag att tillse informationsspridning till den egna verksamheten.
Sid 5(8) 2.8. Mediakontakter Media utgör en resurs och möjlighet. Media kan förväntas använda flera olika metoder för att få information. Inte sällan kan detta uppfattas som påträngande. Det är bra med en öppen kultur där medarbetarna ges goda underlag så att många kan känna sig trygga i samtalen med journalister. Enkla förhållningssätt som underlättar kontakten med media är att: Tänka efter om det är lämpligt och i vilken omfattning medias frågor skall besvaras, det finns alltid möjlighet att avstå, hålla sig inom sitt eget område, använda enkla och korta svar, hålla sig till fakta, vara ärlig. För att underlätta samt skapa goda förutsättningar för korrekt information ska personalen i krisledningsorganisationen synkroniserar sina ev. kontakter med media med informationsansvarig. 2.9.Informationssamverkan och omvärldsbevakning Informationsansvarig utser person som följer vilka budskap som andra berörda myndigheter, kommuner, företag och organisationer ger. Största möjliga likhet eftersträvas avseende huvudbudskap så att inte kommunen och eller andra myndigheter ger dubbla budskap i grundfrågor. Omvärldsbevakning är också ett nödvändigt redskap för att lyssna av hur mottagarna uppfattar informationen och för att undersöka hur kommunen uppfattas. 2.10. WIS WIS är ett webbaserat informationssystem (KBM) för att underlätta informationsspridningen mellan aktörerna i krishanteringssystemet. Kommunen nyttjar WIS som ett verktyg för inhämtning och spridning av information till och från bl.a. länsstyrelsen, kommuner och myndigheter. 2.11. Dokumentation En god dokumentation är viktig både ut ett rättsäkerhetsperspektiv och för att hålla reda på vilka uppgifter som meddelats och till vem, när och hur. All inkommande och utgående kommunikations skall loggas och dokument arkiveras.
Sid 6(8) 2.12. Tillgänglighet, särskilda grupper och drabbade Det är viktigt att kunna hantera så att särskilt de drabbade får både det stöd och den information de behöver. Här är POSOM-gruppen i Finspång (Psykosocialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer) en viktig samverkanspart för informationsfunktionen. Medborgares och medias sökande efter information kan medföra att platsen/platser för krisen besöks av många och att förvaltningshuset och befattningshavare utsätts för en stor belastning. Det är därför betydelsefullt att de som söker information hänvisas till särskild plats. Denna plats skall hållas avskild från krisledningsorganisationen. Detta säkerställer arbetsro, sekretess och krisledningens personliga säkerhet. Andra grupper som måste få särskild information är exempelvis funktionshindrade eller personer med språksvårigheter. Informationsfunktionen ska använda samtliga tillbud stående och lämpliga åtgärder för att kommunicera. (se punkten upplysningscentral) 3. Indelning Informationsfunktionen utgör en av enheterna i krisledningsorganisationen. Kommundirektören eller av denne utsedd leder krisledningsorganisationen. Kommundirektören utser informationsansvarig. Informationsansvarig ingår i krisledningsgruppen. Informationsfunktionen bemannas av personal från kommunstyrelsekontoret/förvaltningar/bolag varav minst: 4 personer bemannar produktion, 6 personer bemannar växeln, 6 personer upplysningscentralen 2 personer webbtjänst (inkl. intranät). 3.1.Organisationsskiss - Informationsfunktionen Informationsansvarig Produktion 4 personer Växel 6 personer Upplysningscentral 6 personer Webbtjänst 2 personer
Sid 7(8) 4. Gruppering 4.1.Ordinarie och reserv Placering av informationsfunktionen regleras i stort av Ledningsplan för allvarlig samhällsstörning och extraordinär händelse samt krigsliknande tillstånd. Ordinarie placering är i förvaltningshuset, Bergslagsvägen 13-15 och reserv i räddningstjänstens lokaler, Skäggebyvägen 42. 4.2. Lokaler Uppehållsplats för informationsansvarig är i ledningsplats. Lämnar informationsansvarig ledningsplatsen skall stabschefen informeras om dennes uppehållsplats och hur länge informationsansvarig är borta, samt kommunikationsmedel (ex. telefoni och radio) för kontakt. Växeln är placerad på plan 4 i förvaltningshuset och har fyra växelstationer. Upplysningscentralen telefontjänst placeras på plan 4 och besöksplats (allmänhet och media) är i biblioteket på plan 2. Webbplatsen styrs från webbredaktörens rum alt. från ledningsplats, båda på plan 4. Media hänvisas i första hand till biblioteket plan 2. 5. Uppgifter 5.1. Informationsansvarig Denne ansvarar för extern och intern information och är om inget annat beslutas under pågående insats kontaktperson mot media. Det är viktigt att den som är informationsansvarig inte fastnar i alltför detaljerade praktiska göromål. Leder informationsfunktionen och tillser att: Nödvändig personal larmas/inkallas, I nära samarbete med servicepersonal säkerställer att tillräcklig kapacitet råder i IT-system. produktion av informationsmaterial sker, växeln, upplysningscentralen, webbtjänsten upprättas, informationssamverkan och omvärldsbevakning sker, pressmeddelanden skapas, kontinuerligt informera och uppdatera informationen i lägesorienteringen, krisledningsgruppen och krisledningsnämnden. 5.2. Växeln Ansvarar för att kommunens växel är bemannad utifrån de krav som situationen ställer. Växeln skall kunna vara verksam under hela dygnet under lång tid. Personalen i växeln skall inte besvara frågor utan endast vidarebefordra samtal till: Upplysningscentralen (allmänheten), vakthavande i krisledning (myndigheter, organisationer etc.), andra tjänstemän i ordinarie verksamhet.
Sid 8(8) 5.3. Upplysningscentralen Ansvarar för att telefontjänst och besöksplats är bemannad enligt instruktion från informationsansvarig. All personal skall samstämmigt på enklast sätt och sakligt förmedla den information som fastställts av informationsansvarige. Personalen skall lyhört inhämta och vidarebefordra information till informationsansvarige. Upplysningscentralen ansvar för att utrymme och förutsättningar för presskonferens skapas. 5.4. Webbredaktör Ansvarar för hemsidan och intranätets utformning, innehåll och kontinuerliga uppdatering. Omvärldsbevakar via Internet, radio, TV och tidningar med uppgift att spara pressklipp, inspelningar och nerladdat material. 5.5.Initiala uppgifter för informationsfunktionen Första meddelande: Välja media (ex. SR P4 Östergötland, Norrköpings tidningar, Folkbladet, SVT och TV4), tid för presskonferens skapas snarast möjligt, lägg ut/sprid första informationen så snart som möjligt (webbplats, intranät), informationen skall vara kortfattad och innehålla; o Vad som hänt, o när och var, o vilka omedelbara åtgärder som vidtagits, o var en ev. samlingsplats för allmänhet/drabbade finns (samordnas med POSOM), o när, var och hur mer information ges och vilka kontakt vägar som finns. 6. Uppföljning Informationsansvarige tillser att uppföljning av informationsfunktionens arbete och informationssituationen sker regelbundet under insatsen (minst två gånger per dygn) och att deltar i ledningsgenomgång. Efter genomförd insats skall uppföljning ske och en skriftlig sammanställning över informationsfunktionens arbete presenteras för krisledningsorganisationen och kommunstyrelsen. 7. Utbildning och övning Frågan om utbildning och övning för informationsfunktionen regleras i Ledningsplan för allvarlig samhällsstörning och extraordinär händelse samt krigsliknande tillstånd. Utbildnings- och övningsmål: Minst 10 personer utbildade på WIS, minst 6 personer utbildade på webbverktyg för hemsida och intranät, minst 5 personer utbildade i kriskommunikation. 8. Teknisk utrustning Informationsfunktionen är kraftigt beroende av oavbruten el-distribution och redundanta IT-system. Av denna anledning skall informationsansvarig vid insats snarast knyta kontakt med servicepersonal för att säkerställa kontinuerlig drift.