Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad 2012-06-01.

1 (5) 2012-06-01 Tjänsteskrivelse Kontor Kultur- och fritidskontoret Handläggare Anders Lerner 08-523 068 32 anders.lerner@sodertalje.se Kultur- och fritidsnämnden Försäljning av magasinerad konst med lågt ägandeintresse Dnr 12/28 Sammanfattning av ärendet Södertälje kommun har genom åren köpt in konst till kommunala lokaler av olika slag samt till den kommunala konstsamlingen, utöver inköp av offentliga konstverk och konstnärlig utsmyckning av nybyggnation. Över tiden har kommunens lokalsituation förändrats, liksom synen på hur offentliga miljöer och arbetsmiljöer utformas. Mycket av den konst som tidigare varit utplacerad på olika platser finns idag magasinerad, antingen för att den blivit övertalig eller för att de inte längre anses passa in i aktuella miljöer. Kommunfullmäktige antog år 2008 regler för försäljning av inventarier och utrustning. Kommunstyrelsen antog i anslutning till detta anvisningar för reglernas tillämpning konst omfattas i såväl regler som riktlinjer av begreppet inventarier. Reglerna fastslår dels att avyttring av konst (inventarier) till ett belopp som är mindre än 2,5 prisbasbelopp är att anse som en verkställighetsåtgärd, dels att rätt att fatta beslut om avyttring av konst över detta värde (> 2,5 pbb) tillkommer respektive nämnd. För att säkerställa att eventuell avyttring av konstverk i kommunal ägo sker på ett välstrukturerat och ansvarsfullt sätt, har kultur- och fritidskontoret utarbetat principer för försäljning, som är avsedda att komplettera gällande regler och tillämpningsanvisningar. Kontoret föreslår att kultur- och fritidsnämnden fastställer dessa principer, att rätten att fatta beslut om försäljning av konst till ett belopp > 2,5 prisbasbelopp delegeras till presidiet, samt att Södertälje konsthall/luna kulturhus ges i uppdrag att förbereda genomförandet av en försäljning av konstverk med lågt ägandeintresse. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad 2012-06-01. Postadress Tfn 08-523 010 00 www.sodertalje.se 151 89 Södertälje sodertalje.kommun@sodertalje.se

2 (5) Kommunstyrelsens kontors tjänsteskrivelse daterad 2008-09-15. Ärendet Södertälje kommun har genom åren köpt in konst både till kommunala lokaler av olika slag och till den kommunala konstsamlingen, utöver inköp av offentliga konstverk och konstnärlig utsmyckning av nybyggnation. Under perioder av expansion och utbyggnad har inköpen varit större. Det har funnits vägledande principer för inköpen, såsom: konstnärlig kvalité, bruksfunktion, stödjande av lokala konstnärer m.m. Ofta har tidens estetiska ideal haft betydelse för vad som införskaffats. Över tiden har kommunens lokalsituation förändrats, liksom synen på hur offentliga miljöer och arbetsmiljöer bör utformas. Mycket av den konst som tidigare varit utplacerad på olika platser finns idag magasinerad, antingen för att den blivit övertalig eller för att den inte längre anses passa in i aktuella miljöer. Många av konstverken saknar ägandeintresse, så som begreppet definieras nedan. Magasineringen är utrymmes-, kostnads- och arbetskrävande. Ett förhållandevis stort antal av verken kan avyttras utan att det innebär förluster av kvalité eller funktion i samlingarna. De verk som är aktuella har heller inget större ekonomiskt värde, utan en försäljning kan snarare ses som en gallring och ett försök att tillse att konstverken i möjligaste mån kommer till beskådande. För avyttring (vilket inkluderar försäljning) av inventarier (vartill konst räknas) och utrustning i kommunal ägo finns sedan 2008 ett, av kommunfullmäktige antaget, regelverk. Detta regelverk kompletteras av en tillämpningsanvisning, antagen av kommunstyrelsen samma år. I dessa dokument fastslås att avyttring av inventarier till ett värde understigande 2,5 prisbasbelopp är att anse som en verkställighetsåtgärd, som inte kräver beslut i nämnd eller styrelse. Vidare fastslås att respektive nämnd ska ha rätt att fatta beslut om avyttrande till värden över 2,5 prisbasbelopp, en beslutanderätt som kan delegeras. För kultur- och fritidsnämnden torde främst delegation till det utökade presidiet, som fungerar som konstinköpsdelegationen, bli aktuell. Försäljning av kommunal lös egendom ska präglas av affärsmässighet och om möjligt ske genom anbudsförfarande. När det gäller konst är det förhärskade sättet för försäljning öppna auktioner. Konstauktioner annonseras i förväg, är i regel öppna för alla intressenter, samt förutsätter försäljning till högstbjudande. De kan därmed sägas uppfylla kraven på såväl affärsmässighet som anbudsförfarande. Ett alternativ till auktion kan vara s.k. galleriförsäljning, varvid konst hålla tillgänglig för allmänt påseende och därefter säljs till ett fast pris. Ett sådant förfarande torde vara att föredra när det rör sig om ett stort antal enskilda verk med ett bedömt lågt enhetspris. Även galleriförsäljning förutsätts annonseras

3 (5) i tillbörlig ordning. Kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar förordar visserligen att kommunens upphandlingsenhet konsulteras innan försäljning, men denna anvisning kan av två skäl ses som ytterst svår att tillämpa med avseende på konst: för det första finns inte upphandlingsenheten kvar (upphandlingen sköts numer av Telge Inköp), för det andra sköts inköpen av konst i dagsläget av Södertälje konsthall/luna kulturhus, som ju onekligen får betecknas som kommunens expertorgan när det gäller konstfrågor. En försäljning genom Luna kulturhus försorg får således anses fullt ut motsvara innebörden av kommunstyrelsens anvisning i detta avseende. För att säkerställa att avyttringen av kommunal konst sker med ett högt mått av professionalism och med beaktande av kommunens högt ställda kulturpolitiska ambitioner, har kultur- och fritidskontoret valt att ta fasta på ett antal egenskaper, som sammanfattas i begreppet ägandeintresse. Om ett konstverk anses besitta ett beaktansvärt ägandeintresse, ska det i regel inte avyttras. De aktuella egenskaperna är: - högt konstnärligt värde - högt ekonomiskt värde - högt kulturpolitiskt eller historiskt intresse - högt intresse för lokal konsthistoria - bedömt fortsatt intressant bruksvärde - exempel på tidsepokers konstströmningar Principer för försäljning För försäljning av magasinerad konst föreslås därför följande principer fastslås: 1. Endast konsten som bedöms ha ett lågt ägandeintresse (se ovan) får säljas utan särskilt nämndbeslut. 2. Konsten ska säljas genom antingen a. auktionsförfarande, som i. annonseras i förväg, ii. är öppen för allmänheten och iii. även i övrigt genomförs på ett affärsmässigt ansvarsfullt sätt b. eller galleriförsäljning som i. annonseras i förväg, ii. är öppen för allmänheten och iii. även i övrigt genomförs på ett affärsmässigt ansvarsfullt sätt.

4 (5) 3. Försäljning av konst genom auktion eller galleriförsäljning, där de samlade intäkterna vid ett auktionstillfälle 1 bedöms understiga 2,5 prisbasbelopp, får fattas av kultur- och fritidschefen. a. Om det bedömda värdet av intäkterna skulle ligga nära 2,5 prisbasbelopp, bör frågan hänskjutas till presidiet (se p. 4) 4. Rätten att fatta beslut om försäljning av konst genom auktion eller galleriförsäljning, där de samlade intäkterna vid ett auktionstillfälle bedöms överstiga 2,5 prisbasbelopp, delegeras till presidiet, i enlighet med reglerna för hantering av konstinköpsärenden. 5. En sammanställning av utbjuden och försåld konst ska utan onödigt dröjsmål underställa kultur- och fritidsnämnden. Eftersom försäljning avser konstverk med lågt ägandeintresse, ska denna i första hand betraktas som en gallring av beståndet i linje med detta beräknas intäkterna av en försäljning bli låga. Intäkterna från försäljningen används till vård och eventuell renovering av kvarvarande verk. Antalet verk som kan bli aktuella för försäljning är svårt att uppskatta, men det rör sig förmodligen om minst 300 eventuellt upp emot 500 verk. Under förutsättning att nämnden fattar beslut härom, kommer kultur- och fritidskontoret att genomföra de inventeringar och övriga åtgärder som är nödvändiga för att få tillstånd en auktion. Varje försäljning kommer att dokumenteras noggrant och en sammanställning av utbjuden och avyttrad konst kommer att presenteras för nämnden. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Ärendet i sig innebär inga ekonomiska konsekvenser. Avyttring i linje med vad som presenterats ovan kan dock antas i viss mån leda till minskade kostnader för förvaltningen av magasinerad konst. Eventuella intäkter antas bli små, men kommer att kunna utnyttjas för att till viss del bekosta vården av kvarvarande konstverk. 1 Om en auktion förrättas vi ett eller flera tillfällen under ett antal dagar, ska hela förfarandet betraktas som ett auktionstillfälle, om inte särskilda skäl talar emot detta.

5 (5) Kultur- och fritidskontorets förslag till kultur- och fritidsnämnden: 1. De principer för försäljning av magasinerad konst som framgår av kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad 2012-06-01 fastställas att gälla, tillsammans med befintliga regler och tillämpningsanvisningar. 2. Rätt att fatta beslut om försäljning av magasinerad kommunal konst till ett belopp överstigande 2,5 prisbasbelopp, delegeras till presidiet, i enlighet med vad som gäller för konstinköpsärenden. 3. Kultur- och fritidskontoret uppdras genomföra inventering och övriga sådana åtgärder som krävs för att få till stånd en försäljning i enlighet med ovan angivna principer. Staffan Jonsson Kultur- och fritidschef Anders Lerner Chef Luna kulturhus Beslutet expedieras till: Akten

Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens kontor 2012-06-04 Maud Eriksson Redovisningschef 08-550 228 40 maud.eriksson@sodertalje.se Kommunstyrelsen Regler för avyttring av inventarier och utrustning Dnr KS 08/320 Sammanfattning av ärendet Södertälje kommun saknar i dag regler för avyttring av inventarier och utrustning. De förslagna reglerna är avsedda att utgöra ramverket för sådana avyttringar och fastslår vem som har rätt att fatta beslut om avyttringen samt former för hur avyttring ska ske. Reglerna antas av kommunfullmäktige och Kommunstyrelsen utfärdar tillämpningsanvisningar. Nämnderna ges rätt att fatta beslut om avyttring vid betydande belopp >2,5 gånger prisbasbeloppet. Vid belopp därunder betraktas besluten som verkställighetsåtgärd. Extern försäljning ska ske med affärsmässighet och vid betydande belopp ska anbudsförfarande tillämpas. Kommunstyrelsen fattar beslut när inventarier/utrusning ska skänkas bort. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens kontors tjänsteskrivelse 2008-09-15. Förslag till Regler och Tillämpningsanvisningar, bilaga 1-2. Ärendet Södertälje kommun har idag inga regler för vem som får fatta beslut om avyttring av inventarier och utrustning (lös egendom) och hur detta ska gå till. När det gäller försäljning av fast egendom finns regler i Tekniska nämndens reglemente. Enligt 2 i detta reglemente har Tekniska nämnden kommunfullmäktiges uppdrag att besluta om fastighetsförsäljningar upp till 50 basbelopp och kommunstyrelsen vid belopp därutöver. Kommunstyrelsens kontor har nu tagit fram regler för hur försäljning av lös egendom ska gå till. Behov av att avyttra inventarier och utrustning kan uppstå av flera skäl: o Verksamheten avvecklas o Utrustningen behövs inte längre / stämmer inte med verksamhetens behov o Utrustningen har blivit omodern / ersatts av ny teknik o Utrustningen har funktionsbrister och byts ut Postadress Telefon Telefax Postgiro Bankgiro Org.nummer 151 89 Södertälje 08-550 210 00 08-550 221 00 3 43 18-6 991 2148 01-212 000 0159 E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

2 Det förekommer också att personal önskar att få köpa utrustning (datorer, mobiltelefoner, konst etc.) t.ex. i samband med att vederbörande slutar sin tjänst. Detta utgör dock inget skäl i sig för kommunen att avhända sig utrustning. Eftersom förutsättningarna för en avyttring av utrustning kan variera oerhört mycket från fall till fall är det svårt att skriva ett heltäckande regelverk som är tillämpligt i varje tänkbar situation. En avyttring kan avse alltifrån en enstaka möbel som blivit över till hela eller delar av en enhets utrustning. Det är också stor skillnad på att sälja t.ex. en traktor eller annan maskinell utrustning jämfört med att sälja en dator eller ett skrivbord. Ett antal vägledande principer föreslås bli fastställda av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen föreslås utfärda tillämpningsanvisningar. Respektive nämnd ges rätten att fatta beslut om beloppsmässigt större avyttrinar inom sitt verksamhetsområde. Nämnden kan delegera besluten till kontorschef. Försäljning av inventarier/utrustning som är av mindre omfattning anses vara en verkställighetsåtgärd där beslut fattas av respektive verksamhetschef (resultatenhetschef). Beloppsgränsen förslås sättas till 2,5 prisbasbelopp (= 102.500 kr 2008). Avyttring ska i först hand ske till enheter inom den kommunala förvaltningen. Extern försäljning ska ske affärsmässigt och vid större omfattning efter anbudsförfarande. Nämnd/styrelse har ansvar för att se till att det finns en god intern kontroll som gör det möjligt att följa upp vad som avyttrats och på vilket sätt. Sådana uppföljningsrutiner kan lämpligen läggas in i internkontrollplanen. Avsteg från dessa regler, t.ex. önskemål om att skänka utrustning till andra länder, beslutas av Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska kunna delegera beslutsrätten. För överföring av egendom till andra länder finns särskild lagstiftning (2001:151 Lag om kommunal tjänsteexport och kommunalt internationellt bistånd) som måste följas. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Införandet av dessa regler får i sig inga ekonomiska konsekvenser. Behovet av att annonsera och att lägga ut information på kommunens hemsida är kostnader som måste bäras av verksamheten vid respektive försäljning där sådana åtgärder krävs. Kommunledningskontorets förslag Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Regler för avyttring av inventarier och utrustning godkännes Kommunstyrelsens beslut för egen del 1. Tillämpningsanvisningar till regler för avyttring av inventarier och utrustning godkännes

3 2. Nämnderna rekommenderas att till kontorschefen delegera sådan beslutanderätt som omfattas av kommunens Regler för avyttring av inventarier och utrustning, såvida inte besluten är att se som verkställighetsåtgärd. Ulla-Marie Hellenberg Kommundirektör Christina Rapp Lundahl Ekonomidirektör Beslutet expedieras till: Samtliga nämnder Kommunrevisionen Kommunstyrelsens kontor, Redovisning & Ekonomisupport Akten

4 Regler för avyttring av inventarier och utrustning. Bilaga 1 1. Definitioner Med avyttring avses att sälja, skänka eller skrota. Med inventarier avses möbler, datorer, maskiner, bilar, konst etc. Med utrustning avses inventarier av mindre värde, t.ex. mobiltelefoner, digitalkameror, husgeråd, handverktyg osv. 2. Ansvar och beslut om avyttring Försäljning av inventarier och utrustning som är av betydande värde (> 2,5 prisbasbelopp) ska godkännas av nämnd/styrelse, oavsett om försäljningen är extern eller intern. Nämnd/styrelse kan delegera rätten att besluta om försäljning av inventarier och utrustning. Beslut om att skänka bort inventarier/utrustning som betingar ett betydande marknadsmässigt värde (> 2,5 prisbasbelopp) fattas av kommunstyrelsen Avyttring av inventarier/utrustning av mindre värde (< 2,5 prisbasbelopp) är en verkställighetsåtgärd som respektive verksamhetsansvarig chef fattar beslut om. 3. Tillvägagångssätt vid försäljning Avyttring av inventarier/utrustning ska i första hand ske till enheter inom den kommunala förvaltningen. Extern försäljning av inventarier och utrustning får endast ske om det inte finns något behov av inventarierna/utrustningen inom kommunen Extern försäljning ska ske med affärsmässighet och vid större omfattning ska anbudsförsäljning eftersträvas. Försäljning av mindre omfattning får ske via annonsering på kommunens hemsida eller i lokalpressen. Kontantförsäljning ska i möjligaste mån undvikas.

5 Bilaga 2 Regler och Tillämpningsanvisningar för avyttring av inventarier och utrustning. 1. Definitioner Med avyttring avses att sälja, skänka eller skrota. Med inventarier avses möbler, datorer, maskiner, bilar, konst etc. Med utrustning avses inventarier av mindre värde, t.ex. mobiltelefoner, digitalkameror, husgeråd, handverktyg osv. 2. Ansvar och beslut om avyttring Försäljning av inventarier och utrustning som är av betydande värde (> 2,5 prisbasbelopp) ska godkännas av nämnd/styrelse, oavsett om försäljningen är extern eller intern. Nämnd/styrelse kan delegera rätten att besluta om försäljning av inventarier och utrustning. Beslut om att skänka bort inventarier/utrustning som betingar ett betydande marknadsmässigt värde (>2,5 prisbasbelopp) fattas av kommunstyrelsen Avyttring av inventarier/utrustning av mindre värde (< 2,5 prisbasbelopp) är en verkställighetsåtgärd som respektive verksamhetsansvarig chef fattar beslut om. Tillämpningsanvisning Nämnd/styrelse beslutar om försäljning av inventarier och utrustning. Om nämnden/styrelsen delegerar beslutsrätten ska detta framgå av nämndens delegationsordning. Om nämnden/styrelsen har beslutat att delegera beslutsrätten ska avyttringen godkännas och dokumenteras av ansvarig tjänsteman genom delegationsprotokoll. Även beslut om avyttring som är en verkställighetsåtgärd ska dokumenteras. Dokumentation av beslutet ska ske på särskild blankett (utformas av Redovisning & Ekonomisupport) som undertecknas av ansvarig tjänsteman. Blanketten ska tillställas Redovisning & Ekonomisupport och arkiveras som räkenskapsmaterial tillsammans med material för räkenskapsårets inventeringar av inventarier (inventarieförteckning).

6 3. Tillvägagångssätt vid försäljning Avyttring av inventarier/utrustning ska i första hand ske till enheter inom den kommunala förvaltningen. Extern försäljning av inventarier och utrustning får endast ske om det inte finns något behov av inventarierna/utrustningen inom kommunen Extern försäljning ska ske med affärsmässighet och vid större omfattning ska anbudsförsäljning eftersträvas. Försäljning av mindre omfattning får ske via annonsering på kommunens hemsida eller i lokalpressen. Kontantförsäljning ska i möjligaste mån undvikas. Tillämpningsanvisning Extern försäljning av inventarier och utrustning får endast ske om det inte finns något behov av utrustningen inom kommunen. Detta ska alltså undersökas innan en extern försäljning föreslås. Vid en extern försäljning ska en marknadsmässig bedömning göras av värdet av inventarierna/utrustningen. En sådan bedömning görs av kommunens upphandlingsenhet. Om den egendom som ska säljas bedöms till ett värde som understiger 2,5 gånger prisbasbeloppet (2008 = 102.500 kr) får försäljning ske genom att annonsering sker på särskild plats på kommunens hemsida. Försäljning sker till den som kommer först och är villig att betala fastställt pris. Vid extern försäljning som är av betydande omfattning (> 2,5 prisbasbelopp) ska försäljning ske genom anbudsförfarande och annonsering ske i lokalpress och på kommunens hemsida. Om volymerna blir tillräckligt omfattande ska en prövning ske om det finns utrymme för att anlita en professionell partner för försäljningen. Försäljning av inventarier och utrustning ska alltid eftersträvas när inventarier och utrustning ska avyttras. Egendomen får dock skrotas om: a. Det inte finns något marknadspris eller efterfrågan på inventarierna/utrustningen. b. Inventarierna/utrustningen är i så dåligt skick att det kostar mer att ställa den i ordning än vad en försäljning skulle kunna antas inbringa. c. Det finns andra särskilda restriktioner som innebär att inventarierna/utrustningen inte fritt får vidareförsäljas. Vid extern försäljning ska betalning i första hand ske mot utställd faktura och leverans ske först efter mottagen betalning. Moms ska i förekommande fall läg-

7 gas på priset och redovisas. 1 Kontant betalning ska undvikas men får tas emot efter att överenskommelse gjorts med enheten Redovisning & Ekonomisupport. Kvitto på köpet ska alltid lämnas till köparen. Kvittokopia ska sparas som räkenskapsmaterial. Försäljning över disk Tillämpningsanvisning Nämnd/styrelse (eller delegat) kan bevilja enhet rätt att sälja inventarier och utrustning över disk mot kontant betalning, men måste då säkerställa att följande minimikrav uppfylls och att gällande lagregler för kontantförsäljning följs: o Kvitto ska alltid utfärdas o Daglig avstämning och redovisning ska ske enligt uppgjorda rutiner med enheten Redovisning & Ekonomisupport o Rutin för inleverans av kontanta medel ska finnas (bankning) o Rutin för att säkerställa inkommande och utgående material ska finnas. o Särskild rutin för intern kontroll ska finnas och vara fastställd för respektive försäljningsställe. Avyttring av datorer Tillämpningsanvisning All avyttring av datorer ska ske genom kommunens IT-enhet, utom lärar- och elev-pc. Innan avyttring av datorer får ske ska program rensas och känslig information raderas på ett professionellt sätt. Regler för bokföring i samband med avyttring av inventarier Tillämpningsanvisning I samband med en extern avyttring ska bokföringen kontrolleras och ev. kvarvarande bokfört värde bokas bort. Därefter ska anläggningen utrangeras från anläggningsregistret. Vid interna överlåtelser ska ev. kvarvarande värde bokas om till den mottagande enheten. 1 Om inventarierna har köpts mellan 1991-1995 ska moms debiteras. Annars ska moms inte läggas på priset. Om inventarierna har köpts till skattepliktig verksamhet ska moms alltid läggas på priset.