Program för samspel mellan kommunen och den ideella sektorn Ks 2007:422 kommunfullmäktige kommunstyrelsen övriga nämnder förvaltning Program för samspel mellan kommunen och den ideella sektorn Fastställt av kommunfullmäktige 2010-09-30 242
BILAGA TILL TJÄNSTESKRIVELSE 2009-05-06 1 (6) Riktlinjer för samspel mellan kommunen och den ideella sektorn Ks/2007:422 009 Dessa riktlinjer gäller alla kommunala verksamheter och skall vara ett stöd vid förfrågningar från ideella föreningar eller enskilda personer om att utföra insatser vid en kommunal enhet. Riktlinjerna är av övergripande natur och kan vid behov utvecklas utifrån angiven inriktning för att anpassas till en viss verksamhet. I vissa fall driver föreningar verksamheter på kommunens uppdrag. Vid sådana tillfällen gäller inte dessa riktlinjer. Begrepp I sammanhanget förekommer ett flertal begrepp som kan behöva förklaras. En ordlista återfinns i slutet på detta dokument. Vi har valt att utgå ifrån begreppen ideell och förening. Viktiga principer Det ideella arbetet ska utgå från mottagarens behov och bygga på en ömsesidig överenskommelse. De ideella föreningarna är egna demokratiska organisationer och har sin särart och sin frihet. Ideella insatser är oavlönade och innebär alltså ingen anställning. Ideella insatser ska inte ersätta det arbete som utförs av kommunens anställda. Var gränsen går mellan de ideella insatserna och professionen avgörs av varje förvaltning/verksamhet och bestäms av aktuell VIP samt av vad som är kommunens ansvar enligt gällande lagar och regler. Det åligger varje förvaltningsledning att ha kunskap om omfattningen på det ideella arbetet inom förvaltningen. En öppen attityd till ideella insatser ska finnas inom all kommunal verksamhet. Ideella insatser förutsätter förankring och delaktighet i förhållande till personalen. Frivilligarbetarna ska känna sig välkomna och respekterade och ska på lämpligt sätt bli delaktiga i verksamheten. STADSKONTORET Besöksadress Rådhuset Kyrkogatan, Jönköping kommunstyrelse@jonkoping.se Fax diariet 036-10 57 04 Ljuset vid Vättern JÖNKÖPINGS KOMMUN Tfn 036-10 50 00 (vxl) Postadress (om inget annat anges) 551 89 Jönköping www.jonkoping.se
2 (6) Initiativ Initiativet till ideella insatser inom en kommunal verksamhet ska alltid komma från den ideella sektorn. Kommunen kan dock informera om var det finns möjlighet till ideella insatser. Förankring Det ideella arbetet ska utgå från behovet hos den/de som erbjuds de ideella insatserna. Det är också viktigt att berörd verksamhetschef i lämplig form är delaktig i processen. Verksamhetschefen eller annan kommunal ansvarig ska prata med dem som berörs av verksamheten/brukarna, så att man får deras förslag på vilka ideella insatser som kan göras och höra deras inställning till att ideellt arbetande engageras. Innan en kommunal verksamhet tar emot ideellt arbetande ska man fråga sig om det finns några nackdelar eller risker med att ta emot ideella och i så fall vad man kan göra för att minska dessa risker. Det är viktigt att förankra det hela vid dokumenterade arbetsplatsträffar, med den facklige kontaktpersonen eller i den lokala samverkansgruppen. Om det finns någon form av brukarråd eller liknande vid enheten skall information även lämnas där. Vidare skall man ha utsett en eller flera som är kontaktperson till de ideellt arbetande. Det skall alltid finnas en person som tar emot den ideellt arbetande och som kan informera om det är något man behöver veta om den man besöker, gruppen som man skall möta, anläggningen eller verksamheten i övrigt. Detta för att personen/personerna ska känna sig välkomna när de kommer till den berörda verksamheten. Innehåll Utifrån de förslag som kommit fram kan man antingen välja att forma det hela så att en grupp av ideella gemensamt ansvarar för en viss aktivitet, eller mera se det som en enskild, personlig insats. Exempel på aktivitet kan vara: läsning av böcker och tidningar, promenader och utevistelse, kulturaktiviteter, läxläsning osv. Det är varje verksamhet som avgör vilka insatserna ska vara. Det grundläggande är, att de ideella insatserna ska vara ett komplement till och inte en ersättning för det arbete som utförs av de anställda. Lämplighetsprövning Ett grundläggande krav är att de föreningar som utför ideella insatser präglas av demokratiska värderingar. När de ideella insatserna görs inom ramen för en förening är grundprincipen att föreningen ansvarar för de medlemmar som engageras i samarbetet och att föreningen därmed också ska se till att dessa är lämpliga. Den kommunala verksamhet som startar ett samarbete med en förening ska dock försäkra sig om att de som engageras kan bedömas lämpliga, och ha den erfarenhet som krävs för de insatser som planeras. Om en enskild person vänder sig till en kommunal verksamhet och anmäler intresse för att arbeta ideellt ska den kommunala verksamheten ta reda på om personen kan bedömas lämplig för uppdraget. Det är också viktigt att den kommunala verksamheten ger en mera fyllig information om vad som krävs. Detta ger både den verksamhetsansvarige och den ideelle en möjlighet att fundera över om det kommer att fungera.
3 (6) Lämplighetsprövningen är särskilt viktig i verksamheter där den ideelle har nära, personliga kontakter och där personen som denne träffar är i en beroendeställning. Exempel på detta är personer i vård och omsorg eller elever inom skolverksamheten. Lämplighetsprövningen görs via intervju och referenstagning. Den ideelle skall som referenter ange två personer som känner honom/henne väl utan att stå i en nära vänskapsrelation. Inom skolverksamheten finns lag om registerkontroll av den personal som arbetar inom skolverksamheten. Någon motsvarande lag finns inte vad gäller ideellt arbetande eller motsvarande. Man ska därför be den berörde att själv ordna fram ett registerutdrag. I de verksamheter registerutdrag krävs av anställda, ska det också krävas att ideella lämnar in sådant till kommunen. Skriftlig överenskommelse Det bör finnas ömsesidiga fördelar med de ideella insatserna såväl för den ideella sektorn som för kommunen. Ömsesidigheten skall också gälla förtroende och tillit till varandra. Då skapas ett bra klimat för samarbetet. Föreningarna som egna demokratiska sammanslutningar ska respekteras. Föreningen /den ideellt arbetande och den enskilda verksamheten ska kortfattat dokumentera vad samarbetet går ut på och under vilka villkor det ska ske. Denna dokumentation skrivs under av respektive part. Överenskommelsen bör innehålla följande punkter: Den ideelles personuppgifter, de insatser som föreningen/personen tar på sig att utföra, den ungefärliga tidsperiod som gäller, vem som är kontaktperson vid den verksamhet som avses, att den ideelle har informerats om etik, t.ex. vad som gäller för gåvor från brukare, samt annat som gäller specifikt för en verksamhet, t.ex. behov av legitimation och tystnadsförsäkran. Överenskommelsen är inte ett avtal om arbetsinsatser. Här är det frågan om ideella insatser och inget anställningsförhållande. En ideellt arbetande har rätt att avsluta sitt uppdrag om och när han/hon så önskar. Den som visar sig vara olämplig för uppgiften och som efter samtal och stöd inte ändrar sig, avskiljs från sitt uppdrag. Tystnadsförsäkran För anställda inom kommunen gäller sekretesslagens bestämmelser om sekretess och tystnadsplikt i tillämpliga delar. För de som engagerar sig frivilligt gäller inte sekretesslagen, utan här brukar man tala om tystnadsförsäkran. Det handlar då om en överenskommelse att man inte yppar något som rör en enskilds situation till andra. Föreningen ansvarar för de medlemmar som engageras i samarbetet och att det är ordnat med tystnadsförsäkran i de fall detta bedöms vara nödvändigt. Om det ideella arbetet inte sker inom ramen för en förening, ansvarar den kommunala enheten för att den ideellt arbetande vid behov avger en tystnadsförsäkran.
4 (6) Försäkring Kommunens försäkringar omfattar alla som deltar i kommunens verksamhet, något anställningskontrakt krävs inte. Olycksfallsförsäkringen täcker kostnader som kan uppstå till följd av olika typer av olycksfall som kan drabba den ideelle i samband med att ideella insatser ges. Som olycksfallsskada räknas en kroppsskada som den försäkrade drabbas av genom en oförutsedd, plötslig, yttre händelse. Ansvarsförsäkringen innebär att alla kommunalt anställda och de som deltar i den ideella insatsen är försäkrade så att det täcker eventuell skada som kan drabba den som får del av den service som ges. En kontaktperson i försäkringsfrågor finns på varje förvaltning. Introduktion/utbildning Om de ideella insatserna sker genom en förening ansvarar föreningen för introduktion av de medlemmar som engageras i samarbetet samt att man övervägt och planerat för de olika utbildningsinsatser som kan komma att krävas. Om de ideella insatserna utförs av enskilda personer är det den kommunala enheten som ansvarar för att ge en god introduktion så att den ideelle känner till de förutsättningar som gäller för verksamheten. Introduktionen har till uppgift att ge baskunskaper som är allmängiltiga. Introduktionen ska handla om vad det innebär att vara ideellt arbetande, skillnaden mellan anställd och ideellt arbetande, vad jag får göra och inte göra, etik och bemötande, det goda samtalet, tystnadsförsäkran, försäkringsfrågor och om den kommunala organisationen och verksamheten i stort. Introduktionen ska också ge kunskaper om den verksamhet där den ideelle i fråga ska verka. Denna del genomförs på arbetsplatsen och tar upp sådana saker som: Vilken är den tänkta insatsen, vad innebär den rent konkret, hur ska den utföras, vilka regler och rutiner gäller på arbetsplatsen och vem är kontaktperson. Stöd och vägledning En enhet som tar emot ideellt arbetande kan behöva stöd och vägledning framförallt i början av processen. Både på socialförvaltningen och på Fritid Jönköping finns personer som arbetar med föreningsverksamhet och ideella insatser som kan ge stöd och information vid behov. Ekonomiskt bidrag Ideella insatser är som tidigare nämnts oavlönade. Av detta skäl är grundprincipen att ingen form av ersättning eller arvode utgår för de insatser som utförs. Detta gäller även i princip för kostnader för transporter och liknande. Den som utför ett frivilliguppdrag har inte rätt att ta emot pengar eller gåvor av brukare för eget bruk. Samma regler gäller för frivilligarbetare som för anställd personal. Uppföljning Den som arbetar ideellt kan behöva stöd och råd. Som tidigare nämnts skall det finnas en kontaktperson på den arbetsplats som tar emot ideellt arbetande. Den
5 (6) ideelle ska i första hand vända sig till sin kontaktperson med frågor och funderingar och för att få råd och hjälp i särskilt besvärliga situationer. Uppföljning i grupp är ett bra sätt att följa hur de ideella insatserna utvecklas. I samband med uppföljningen skall man också tänka på att minst en gång per år lägga in någon form av uppmuntran till de ideellt arbetande. Det kan t.ex. handla om föreläsningar, fester, underhållning, julklapp eller gemensam fika. Den förening eller enskilde person som utför en ideell insats ska vid årets slut lämna in en enkel redovisning eller verksamhetsberättelse över vilka aktiviteter som gjorts under året. Denna lämnas till verksamhetschefen eller motsvarande. Redovisningarna sammanställs och redovisas till förvaltningsledningen och tas upp i varje förvaltnings samverkansgrupp. Sammanställningen ska även behandlas av den centrala samverkansgruppen. Frivilliga insatser vid sjukskrivning, arbetslöshet och förtidspension När man som ideellt arbetande får ersättning av försäkringskassan, arbetsförmedlingen eller kommunen är det viktigt att det ideella arbetet inte kan ersättas eller likställas med lönearbete. Det ideella arbetet ska vara ett komplement till samhällets tjänster. Den som har ett ideellt uppdrag ska samråda med sin handläggare på arbetsförmedlingen, försäkringskassan eller inom försörjningsstödet om hur det ideella uppdraget på ett bra sätt kan fortsätta samtidigt som de åtaganden som gäller för att få ersättning uppfylls. Ordlista Ett flertal benämningar och begrepp förekommer med anknytning till den ideella sektorn. Här följer förklaringar på några begrepp: Civilsamhället Civilsamhället är ett samlande begrepp för företeelser utanför den offentliga sfären och företagssfären. Civilsamhället omfattar familjen, grannskapets gemenskapsliv och den ideella sektorn. Frivilligt arbete/frivilliga insatser Frivilligt arbete/frivilliga insatser är oavlönade arbetsinsatser som i princip är fritt valda och som bedrivs inom en organisatorisk ram. Denna ram kan utgöras av frivilliga organisationer, den offentliga sektorn eller företag. Frivilligcentral Frivilligcentralen är en kontaktpunkt mellan människor som önskar göra frivilliga insatser (till enskilda eller till organisationer) och de som har behov av att t.ex. få hjälp av frivilliga. Frivilligorganisation Frivilligorganisationer är sammanslutningar bildade utifrån människors gemensamma idéer eller intressen. Organisationerna förutsätter frivillig anslutning och någon form av personligt medlemskap, men syftar inte till privat ekonomisk vinst. Arbetsinsatserna inom en frivillig verksamhet kan utföras av avlönade anställda eller av oavlönade frivilliga. Frivilligsektorn Frivilligsektorn omfattar organisationer, verksamheter och insatser som inte faller inom offentlig sektor, företags- eller familjesektor. Frivilligt socialt arbete Uppgifter som har en primär välfärdsinriktning och som utförs som oavlönade insatser inom en organisatorisk ram.
6 (6) Ideella sektorn Den ideella sektorn består av ideella organisationer samt enskilda frivilligarbetare/volontärer som utför arbete utanför familje- eller samlivssfären. Den ideella sektorn är en del av det civila samhället. Ideellt arbete Ideellt arbete är insatser som utförs inom ramen för den ideella sektorn. Ideellt arbete är oavlönat och kan utföras såväl i den ideella som i den offentliga sektorn. Ideell förening En ideell förening är en form av ideell organisation som kännetecknas av att ändamålet är ideellt och/eller att dess verksamhet är ideell. Syftet eller ändamålet med föreningen är inte att främja medlemmarnas ekonomiska intressen. Exempel på ideella föreningar är föreningar för idrott och friluftsliv, kulturföreningar, trossamfund, politiska partier, hembygdsföreningar, nykterhetsföreningar, föreningar för social verksamhet. Ideell organisation För att kunna klassas som ideella ska organisationerna vara a) formaliserade; b) privata och därmed fristående från den offentliga sektorn; c) ideella, det vill säga inte syfta till att generera vinst eller förmån för ägare eller styrelse; d) självstyrande i meningen att organisationerna själva ska kunna kontrollera sina aktiviteter samt e) föremål för ideella insatser i form av ideellt arbete eller gåvor och donationer från privatpersoner. Den ideella organisationen kan antingen vara en förening eller en stiftelse. Social ekonomi Med social ekonomi avses organiserade verksamheter som primärt har samhälleliga ändamål, bygger på demokratiska värderingar och är organisatoriskt fristående från den offentliga sektorn. Dessa sociala och ekonomiska verksamheter bedrivs huvudsakligen i föreningar, kooperativ, stiftelser och liknande sammanslutningar. Verksamheter inom den sociala ekonomin har allmännytta, inte vinstintresse, som främsta drivkraft. Volontär En volontär är en person som för utbildning eller ideella ändamål arbetar utan lön. Volontärbyrån Volontärbyrån förmedlar kontakt mellan volontärer och frivilligorganisationer. Syftet är att kanalisera människors engagemang till frivilligorganisationerna. Volontärbyrån startade sin verksamhet i Stockholm 2002 och drivs av Forum för Frivilligt Socialt Arbete. Väntjänst Väntjänstföreningar finns i så gott som hela landet och även i de flesta landsortskommuner. Väntjänstföreningar är fackligt, politiskt och religiöst obundna. Dessa föreningar samarbetar ofta med kommuner, kyrkan och Röda Korset. Föreningarna har som mål att bryta isolering och ensamhet och detta görs genom att organisera och förmedla frivilliga sociala insatser. De grupper som Väntjänst oftast vänder sig till är: äldre, sjuka eller funktionshindrade.