SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrgrupp projekt Framtida Parkgården 2014-08-13 1(6) Plats och tid Stadshuset, Nässjö Klockan 10.00-12.00 Beslutande Övr. deltagare Anna-Carin Magnusson (S) ordf. Anders Karlsson (C) Anders Karlgren (M) Sylve Jergefelt (S) Agneta Svensson (FP) Sven-Enar Johansson (M) Ulrika Gustafson, socialchef (adjungerad) Cecilia Gerhardsson, administrativ chef Kenneth Hellman, kvalitetsgranskare Bengt Törnqvist, Riksbyggen Lena Fakt, Riksbyggen Tore Johansson, Riksbyggen Dennis Lundquist, sekreterare Jan Sundman, kommundirektör Justering Stadshuset 2014-08-18 Paragraf 29-36 Sekreterare Ordförande Justerare Dennis Lundquist Anna-Carin Magnusson Anders Karlsson
2 29 Ändringar i föredragningslistan Punkten reviderad tidplan kompletteras med föredragning om uppdaterad struktur för kommunikationsarbetet. En uppdaterad struktur för kommunikationsarbetet har upprättats och punkten reviderad tidplan bör kompletteras med föredragning om den uppdaterade kommunikationsstrukturen. 30 Ekonomiska grundfakta nuvarande förvaltning Rapport om ekonomiska grundfakta vid nuvarande förvaltning läggs till handlingarna. Tore Johansson går igenom sammanställning av ekonomiska grundfakta vid nuvarande förvaltning, vilken skickades ut ihop med kallelsen till dagens styrgruppsmöte. I sammanställningen används begreppen BTA respektive BRA. BTA betyder bruttoarea och innebär byggnadens area mätt inklusive utsidan av ytterväggarna. BRA betyder bruksarea och innebär byggnadens area mätt från insidan av ytterväggarna. Några reflektioner från Tores sida är att dagens hyra för befintligt trygghetsboende inte medger något stort utrymme för höjningar. Däremot bedömer han att hyrorna för särskilt boende har ett höjningsutrymme. När det gäller lokaler är andelen externa ytor, och därmed externa intäkter, relativt liten. I nulägeskartläggningen kan ca 10 000 kvm BRA härledas till tydliga användare/hyresgäster, men enligt registrerade uppgifter är byggnadens totala BRA ca 20 000 kvm. D.v.s. det finns en differens på ca 10 000 kvm som inte har kunnat härledas. Denna differens behöver utredas ytterligare. Fastighetens totala externa intäkter uppgår till ca 6,9 miljoner kronor per år och kostnaderna till ca 10,2 miljoner kronor per år. Kommunens interna nettohyra för fastigheten är därmed ca 3,3 miljoner kronor per år, vilket Tore definierar som kommunens nettokostnadsutrymme i framtida Parkgården. Nyckeln till att få ekonomi projektet är att krympa andelen kommunala ytor.
3 31 Rapport från möte med boende och referensgrupp Rapport från möte med boende och referensgrupp läggs till handlingarna. Tore Johansson redogör för möte som hölls den 27 maj med boende i Parkgården. Alla boende var inbjudna, och ganska många deltog. Även några anhöriga var med. Från att inledningsvis ha varit frågande, uppfattade Tore att mötesdeltagarna blev mer förväntansfulla allteftersom informationen fortskred. En oro uttrycktes emellertid om framtida hyresnivå. Det är viktigt att skapa trygghet genom öppen och tydlig kommunikation om projektet. Ritningar och andra handlingar kommer att sättas upp på en vägg i Parkgården, så att alla intresserade kan gå dit och titta. Synpunkter ska kunna lämnas till personalen, och styrgruppen betonade att det måste skapas en struktur för att säkerställa att alla synpunkter tas om hand. 32 Kontakter med lokalhyresgäster Projektgruppen får i uppdrag att snarast kontakta lokalhyresgästerna i Parkgården. Hittills har projektgruppen endast haft kontakter med kommunala förvaltningar men inte med några externa lokalhyresgäster i Parkgården. Styrgruppen uttrycker att den är mån om att kontakter tas med lokalhyresgästerna.
4 33 Innehåll och utformning Informationen om innehåll och utformning läggs till handlingarna. Tore Johansson går igenom aktuella skisser. Förslaget omfattar totalt 81 lägenheter för trygghetsboende fördelade enligt följande: 8 st. nya 1 rum och kök (r.o.k.) på 34-52 kvm med en medelarea på 43,9 kvm. 2 st. befintliga 1 r.o.k. på 35 kvm vardera 5 st. 2 rum och pentry på 31-39 kvm med en medelarea på 35,8 kvm 57 st. 2 r.o.k. på 43-60 kvm med en medelarea på 53,7 kvm 9 st. 3 r.o.k. på 70-91 kvm med en medelarea på 76,7 kvm Jämfört med idag ökar total area trygghetsboende med 691 kvm, från 3 662 kvm till 4 353 kvm. Antalet lägenheter uppgår idag till 82 st. och består till största delen av 1 r.o.k. Som nämndes vid genomgången av ekonomiska grundförutsättningar är en nyckel till projektet att minska andelen kommunala ytor som. Därför föreslås i skisserna att hela plan 5 blir trygghetsboende genom att 15 platser i det särskilda boende flyttas till plan 2 (entréplanet). En konsekvens av detta är att några lägenheter i det särskilda boendet får en trist utsikt mot gatumiljön. I det fortsatta arbetet bör prövas om det går att byta plats på delar av det särskilda boendet med delar av anslutande administrativa lokaler. För att ytterligare tydliggöra förslagen bör de visualiseras med 3D-bilder, som sätts upp ihop med övriga handlingar på Parkgårdens informationsvägg. Förslagsritningarna biläggs dagens protokoll som bilaga 1-6 och finns även att tillgå via Riksbyggens projektarkiv på webben.
5 34 Reviderad tidplan och struktur för kommunikationsarbetet Tidplanen förlängs med totalt fyra månader jämfört med ursprunglig tidplan. Beslut om framtida programinnehåll skjuts till styrgruppsmötet i december för att skapa utrymme för en god kommunikationsprocess. Kommunikationsarbetet ska starta omedelbart. Slutredovisning av projektet skjuts till styrguppsmötet i maj 2015. Anci Magnusson framhåller vikten av en process med öppenhet och att hon stödjer en tidplan som skapar utrymme för mer kommunikation. Cecilia Gerhardsson delar ut och går igenom reviderat förslag till struktur för kommunikationsarbetet. Den innehåller nu en matris som beskriver mottagare av kommunikationen samt varför, vad, hur och när kommunikationen ska ske och vem som är ansvarig. Inför mötet föreslog projektgruppen en tvåmånaders förlängning av tidplanen. För att kunna nå upp till ambitionerna för kommunikationsarbetet behövs ytterligare två månader, vilket innebär att beslut om framtidens framtida programinnehåll skjuts till styrgruppsmötet i december. Ändringen innebär en total förskjutning med tidplanen på fyra månader jämfört med ursprunglig tidplan med följd att slutredovisning av projektet skjuts till styrgruppsmötet i maj 2015. Reviderad tidplan biläggs dagens protokoll som bilaga 7. 35 Urval av kransorter för översiktlig studie av förutsättningar för trygghetsboende Informationen om översiktlig studie i Bodafors, Malmbäck och Anneberg av befintliga förutsättningar för ombildning av trygghetsboende till kooperativ hyresrätt läggs till handlingarna. Tore Johansson har översiktligt studerat befintliga förutsättningar i Bodafors, Malmbäck och Anneberg som utgångspunkt för eventuell ombildning till trygghetsboende i kooperativ hyresrättsform. Forserum har inte studerats då Forsbacka har en extern fastighetsägare. Utifrån de befintliga förutsättningarna har Tore upprättat en schablonkalkyl för omvandling till kooperativ hyresrätt. Sammanställning av resultaten från den översiktliga studien biläggs dagens protokoll som bilaga 8.
6 36 Nästa möte Styrgruppsmötet den 22 oktober flyttas till kl. 10:00-12:00. Nästa styrgruppsmöte är planerat till den 22 oktober 2014 kl. 13:00-15:00, vilket kommer i konflikt med möte för utskott II. Därför föreslås att mötet flyttas till kl. 10:00-12:00 samma dag.