Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll

Dnr VON-2013-64 Dpl 13 sid 1 (6) VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Ekonomistaben Tjänsteyttrande 2013-04-04 Tapani Savallampi, 054-5405557 tapani.savallampi@karlstad.se Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll Dnr VON-2013-64 Dpl 13 Kommentarer till granskningsrapporten Kommunrevisorerna har granskat kommunstyrelsens och nämnders interna kontroll. Sammanfattningsvis rekommenderar revisorerna att arbetet med intern kontroll ska utgå från en helhetssyn, att valet av internkontrollpunkter ska tas fram efter en dokumenterad bedömning av väsentlighet och risk och att de förtroendevalda får utbildning i vad ansvaret för intern kontroll innebär och hur arbetet fullföljs på bästa sätt. Utöver detta finns det synpunkter som avser kommunstyrelsens ansvarsområde. Vård- och omsorgsnämnden bedriver tämligen omfattande internkontrollarbete men allt som görs benämns inte som sådant. Därför är det viktigt att definiera begreppet tydligare och att åskådliggöra alla insatser som förvaltningen gör i detta sammanhang. Vård- och omsorgsnämnden saknar (såsom alla andra nämnder förutom gymnasienämnden) en dokumenterad riskbedömning. En anledning till detta är att kontrollplanen endast har fokuserat på ekonomi- och till viss del personalområdet. Vårdoch omsorgsförvaltningen har nu arbetat fram en riskkarta som dels kartlägger risker men också innehåller en bedömning av sannolikhet. Med denna som grund har förvaltningen arbetat fram en kontrollplan som täcker nämndens alla verksamhetsområden. Definition och sammanhang för intern kontroll För många är ordet intern kontroll förknippat med ämnet ekonomi, trots att innebörden har sedan uttrycket började användas på 50-talet innefattat hela verksamheten. Många reglementen och internkontrollplaner har präglats av detta, så även i Karlstads kommun under lång tid. Vad betyder ordet intern kontroll? Två definitioner från två olika perspektiv kan belysa detta: Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. (SKL) Postadress: Vård- och omsorgsförvaltningen, 65184 Karlstad Besöksadress: Järnvägsgatan 4 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: vardochomsorgsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213

Dnr VON-2013-64 Dpl 13 sid 2 (6) Många organisationer står idag oförberedda inför flera av de risker de exponeras för, även om ambitionen finns att ha en bättre överblick. Utmaningarna omfattar såväl att identifiera de risker som organisationen utsätts för, som att säkerställa att lämpliga rutiner och processer finns på plats för att begränsa och hantera riskerna på ett effektivt sätt. Alla affärsbeslut har ett visst mått av osäkerhet vilket innebär att det finns risk för att fastställda mål inte uppnås. Genom en effektiv styrning och god kontroll över verksamheten kan risker hanteras och bolaget ges möjlighet att fatta medvetna och välgrundade beslut som leder till ökad lönsamhet. (Deloitte) Ett begrepp som dyker upp i de flesta sammanhang när begreppet intern kontroll används är COSO. Nedan en definition ur en rapport skriven av tre revisionschefer på tre olika universitet: Det ramverk som används i Sverige inom såväl offentlig som privat verksamhet och som legat till grund för finansdepartementets arbete med den lagstiftning som beskrivs i denna PM är det som också är internationellt mest accepterat inom området. Den s.k. COSO-modellen utvecklades av the Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO) i USA och publicerades i sin första version i början av 1990-talet. I sammanfattning kan modellen beskrivas så här: Vad intern styrning och kontroll innebär Intern styrning och kontroll är definierad som en process, utförd av en organisations styrelse, ledning och annan personal, utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppfylls inom följande kategorier: Effektivitet och produktivitet i verksamheten. Tillförlitlig finansiell rapportering. Efterlevnad av tillämpliga lagar och regler. Intern styrning och kontroll kan bedömas effektiva i vart och ett av de tre kategorierna, om styrelsen och ledningen är rimligt säkra på att: De förstår i vilken utsträckning organisationens verksamhetsmål uppnås. Publicerade finansiella uttalanden är tillförlitligt underbyggda. Gällande lagar och förordningar efterlevs. Intern styrning och kontroll består av fem sinsemellan beroende komponenter. Kontrollmiljö Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos dess medarbetare. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil osv. Riskbedömning Varje organisation möter många olika risker av externt och internt ursprung som måste värderas. Riskbedömningen är identifieringen och analysen av relevanta

Dnr VON-2013-64 Dpl 13 sid 3 (6) risker för att uppnå målen och utgör basen för att bestämma hur riskerna ska hanteras. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att ledningens direktiv genomförs. De bidrar till att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att hantera risker för att organisationens mål inte uppnås. Kontrollaktiviteter äger rum inom hela organisationen, på alla nivåer och i alla funktioner. Information och kommunikation Relevant information måste identifieras, fångas och förmedlas i en sådan form och inom en sådan tidsram att de anställda kan utföra sina uppgifter. (Rapport Intern styrning och kontroll nya krav och lagstiftning, Lunds universitet, Sveriges lantbruksuniversitet och Uppsala universitet, år 2007) Uppföljning och kontroll Förvaltningens ledningssystem beskriver de områden där uppföljning och kontroll av nämndens verksamhet sker och ansvarsfördelningen. Månadsrapport Den löpande formella uppföljningen består av vård- och omsorgsnämndens månadsrapport, som sammanställs inför varje nämndsammanträde. I den finns uppgifter och nyckeltal som är utvalda för att beskriva ett månadsaktuellt och ackumulerat utfall inom områdena ekonomi, personal och verksamhetsvolymer. Ansvarig för månadsrapporten är ekonomichefen. Tillsyn Vård- och omsorgsförvaltningens stab ansvarar för tillsynen av samtliga verksamheter oavsett utförare. En planering upprättas för tillsyn, där samtliga objekt granskas under en 3-års period. Tillsynen kan ske anmäld eller oanmäld. Den planerade tillsynen genomförs under våren från januari t.o.m. maj månad och för hösten senast under november månad. Tillsynen omfattar samtliga verksamhetsinriktningar inklusive kost. Tillsynen baseras på överenskommelse med utföraren och de kvalitetskrav som beställaren fastställt. Metoder som används är dokumentstudier, intervjuer med olika personalgrupper samt kund, observationer i verksamheten. Varje tillsyn dokumenteras i en rapport som lämnas till utförare och beställare. En sammanfattande rapport över det senaste årets tillsyn presenteras till nämnden senast mars månad, uppdelat på Tillsynsrapport (omfattar SoL och LSS) och Patientsäkerhetsberättelse (omfattar HSL). Ansvarig för rapportering är administrativ chef. Egenkontroll Egenkontrollen är den verksamhetsansvariges egna verktyg för kvalitetsuppföljning. Egenkontrollen sker i form av enkätfrågor för varje verksamhetsområde, kan även ske i form av uppföljning av aktiviteter i verksamhetsplanen, kollegial observation, fokusgrupp m.m. Respektive verksamhetschef är ansvarig för egenkontrollen inom sitt område.

Dnr VON-2013-64 Dpl 13 sid 4 (6) Tematisk kontroll Tematisk tillsyn genomförs sporadiskt och utgår från Karlstads kommuns horisontella perspektiv och värdegrunder, som en fördjupning av en frågställning som finns i tillsynens kvalitetsnyckel eller kan genomföras på förekommen anledning vanligen i samband med att det finns behov av en fördjupad analys av ekonomiska eller personalmässiga förutsättningar. Kvalitetskontroll ledare/medarbetare LMU är den ledar- och medarbetarundersökning som Karlstads kommun genomför varje år från och med år 2012. Samtliga medarbetare besvarar enkäten och svarsuppgifterna sammanställs som en rapport till varje chef. Förvaltningens totala resultat presenteras för vård- och omsorgsnämnden. Kvalitetskontroll kund Kundundersökning genomförs varje år i enkätform. Resultatet bryts om möjligt på varje utförarenhet och arbetslag, om svarsunderlaget är tillräckligt stort. Enheterna arbetar med resultatet utifrån en handlingsplan (som omvandlas till aktiviteter i verksamhetsplanen). Som komplement till kundundersökningar genomförs fokusgrupper. Nationell statistik Den nationella statistiken tas fram på uppdrag av regeringen. Statistiken skall ligga till grund för information till medborgare och skall beskriva verksamhetens kvalitet och produktivitet. Den nationella statistiken publiceras av Socialstyrelsen, SKL m fl. De viktigaste statistikområden presenteras nämnden löpande, såsom Öppna jämförelser, Äldreguiden och Kostnad per brukare.. Uppföljningsmöten för avtals-, verksamhets- och kvalitetsfrågor med externa utförare och egen regin Verksamhetsbeställare och externa utförare träffas i särskilda uppföljningsmöten 2 ggr/år. Vid dessa möten diskuteras avtals-, verksamhets- och kvalitetsfrågor. Verksamhetsbeställare och egen regin utförare träffas 2ggr/år för att diskutera kvalitetsfrågor. Kontroller inom ekonomiområdet Ekonomifunktionen gör stickprovskontroller kring hantering av privata medel. Ett antal enheter väljs ut och sedan väljs ett tillräckligt antal kunder ut där personalen har ett åtagande för privata medel. Andra kontrollområden inom ekonomi handlar ofta om redovisningskontroller, d.v.s. kvalitetssäkring av redovisningsdata och information. Även kontroll av avtalstrohet hör hemma inom detta område.

Dnr VON-2013-64 Dpl 13 sid 5 (6) Kontroller och uppföljning inom personalområdet Förvaltningen följer upp sjukstatistiken per organisatorisk enhet och verksamhetsområde. Det sker också en löpande uppföljning av mertid och övertid. Arbetsmiljöfrågorna följs upp i samverkansgrupperna. Riskanalys och kontrollplan Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en riskanalys inom samtliga verksamhetsområden. Resultatet presenteras i en s.k. riskkarta. Riskanalysen visar hur sannolik en viss händelse är och hur stora effekterna är för kunden och/eller organisationen. Denna analys är den första som förvaltningen gör och den revideras på förekommen anledning. Riskanalysen är grunden för nämndens internkontrollplan. I riskkartan finns även händelser som inte är av den typen att man kan kontrollera eller förebygga dem. För dessa händelser ska nämnden och förvaltningen ha beredskap för. En del händelser är av karaktären att de är betydelsefulla för verksamheten men en annan nämnd har ansvaret. Detta kan vara t.ex. avbrott i el- och vattenförsörjning som är kritiska för våra boenden men teknik- och fastighetsförvaltningen ansvarar för drift, underhåll och planering. I dessa typer av frågor skall vård- och omsorgsförvaltningen vara en part som ställer krav på s.k. robusthet. Det finns händelser som inte kan förebyggas eller kontrolleras men där det kan vara viktigt att förvaltningsledningen har tänkt genom och dokumenterat förhållningssättet inför när händelsen väl inträffar. Detta kan handla om t.ex. mediefrågor. Förvaltningen har sammanfattat en kontrollplan för åren 2013 2014. Denna redovisas i en separat handling. Riskanalysen redovisas också i separat handling. Man kan konstatera att intern kontroll är ett område som kräver ständiga insatser. Rutiner behöver förnyas och dokumenteras. Utbildning är viktig på grund av omsättningen av befattningshavare, att nya regler införs och andra förändringar som påverkar de riktlinjer och rutiner som medarbetarna ska följa. Intern kontroll är därför en viktig beståndsdel i förvaltningens kvalitetsarbete. Det är viktigt att komma ihåg i sammanhanget att ju större verksamheten blir desto fler rutiner krävs det och desto mer personal blir delaktiga. Då mer arbete läggs ut på enskilda medarbetare, desto mer kontroller behöver göras. Därför har arbetet med intern kontroll blivit ännu viktigare. Politikernas roll och ansvar Som ansvariga för nämndens verksamhet har de förtroendevalda också ansvaret för den interna kontrollen. Skriften På säkra sidan Om intern kontroll för förtroendevalda i kommuner och landsting beskriver politikernas roll i detta sammanhang. I skriften finns frågeställningar som man som förtroendevald kan använda för att närma sig ämnesområdet:

Dnr VON-2013-64 Dpl 13 sid 6 (6) Som förtroendevald kan du ta dig an eller gå vidare med den interna kontrollen på många olika sätt olika beroende på hur den interna kontrollen ser ut och fungerar i din kommun och i din styrelse eller nämnd idag. Vi avslutar med några frågor som du möjligen kan använda i din fortsatta process, såväl själv som tillsammans med de du arbetar med i styrelsen eller nämnden: Vet jag hur det går i verksamheten? Har jag den information jag behöver för att kunna styra och reagera? Är mina krav och önskemål tydliga? Vad behöver/vill jag veta för att kunna ta mitt ansvar? Vad innebär intern kontroll för mig och för mina kollegor i styrelsen eller nämnden? Vilka är våra associationer och referensramar? Vilka grunder, system och rutiner har vi för den interna kontrollen i kommunen och i vår styrelse eller nämnd? Har vi en bra kontrollmiljö tydlighet i organisation, ansvar och förutsättningar, bra ledning, klimat för samtal och förändringar, beredskap att hantera eventuella problem m m? Hur är tonen på toppen? Vilka risker kan finnas i vår verksamhet? Finns det områden/frågor som känns särskilt viktiga att uppmärksamma? Hur kan vi arbeta med att inringa risker? Hur vill vi följa upp den interna kontrollen i styrelsen eller nämnden? Vad förväntar jag mig att de anställda tar hand om? Hur tydlig är jag med mina krav och frågor? Ovanstående frågeställningar hjälper nämnden att sätta sig in i ämnesområdet. Förvaltningen planerar en utbildning till nämndledamöter, som genomförs under året. Det är lämpligt att ha utbildning i intern kontroll till nämndledamöter i början av varje mandatperiod. Gunilla Öberg vård- och omsorgsdirektör Tapani Savallampi ekonomichef