Förslag till en rekommendation om utbildningsdatabaser från Ladokkonsortiet

Remiss Jonas Brorsson Datum 2009-02-25 Universitet och högskolor i Ladokkonsortiet Verket för högskoleservice Förslag till en rekommendation om utbildningsdatabaser från Ladokkonsortiet Ladokkonsortiets styrelse har ett uppdrag från stämman att utreda möjligheterna för en konsortiegemensam utbildningsdatabas. Tidigare har det konstaterats att nyutveckling av denna funktion bör läggas in i projektet för nästa systemgeneration (Ladok3). Ladokkonsortiets styrelse ska innan gemensam funktionalitet utvecklas ge en rekommendation om vilken/vilka lokala systemlösningar som bör väljas i väntan på leverans inom Ladok3-projektet. Systemägarna uttryckte vid ett möte hösten 2008 önskemål om att få ut förslaget på remiss innan styrelsen fastställer rekommendationen. Bifogat detta brev följer - Förslag till Slutrapport: Utreda verksamhetsmässiga förutsättningar för gemensam utbildningsdatabas i Ladok, som är det dokument remissen avser. Medlemmar i Ladokkonsortiet och Verket för högskoleservice bereds nu tillfälle att yttra sig över förslaget. Om ni avstår från att lämna synpunkter är jag tacksam för att få besked om detta. Remissvaren skall ha inkommit till undertecknad senast 2009-03-22, helst i elektronisk form till adressen jbror@kth.se. Med vänlig hälsning Jonas Brorsson Förvaltningsledare Ladokkonsortiet Kopia för kännedom direkt till: Tekniska förvaltningsledaren på VHS Lokala systemägare

Dokument Förslag till slutrapport Jonas Brorsson 2009-02-12 GEM V-8005 1 (5) Förslag till slutrapport: Utreda verksamhetsmässiga förutsättningar för gemensam utbildningsdatabas i Ladok

Dokument Förslag till slutrapport Jonas Brorsson 2009-02-12 GEM V-8005 2 (5) Bakgrund För flera år sedan beslutade Ladokkonsortiets stämma att utbildningsdatabaser inte kunde prioriteras för Konsortiet att utveckla till sina medlemmar. Efterhand som olika lokala lösningar dykt upp och kopplingarna till såväl NyA som Ladok har ställt till vissa problem, har detta ställningstagande reviderats. Stämman har uppdragit åt Konsortiet att ta sig an detta problem och finna en lämplig lösning. Denna utredning hade från början som huvudmål att utreda behov och verksamhetsmässiga förutsättningar för en gemensam utbildningsdatabas i Ladok, med sikte på ett teknikprojekt avseende utveckling av en gemensam utbildningsdatabas. Under utredningens gång har det visat sig att Konsortiemedlemmarna helst vill avvakta till Nästa systemgeneration med alternativet en gemensam utbildningsdatabas. Utredningen har efterhand kommit att handla om att ta fram en övergripande gemensam processbeskrivning och att sedan verifiera befintliga lösningar som idag existerar på universitet och högskolor. Beskrivning och begränsningar John Wolgast, KTH och Jessica Sedig, Uppsala Universitet genomförde den första delen av utredningen. De har utarbetat en grafisk översikt som tillsammans med en textuell beskrivning ger en övergripande bild av vad en framtida utbildningsdatabas som minst måste kunna leverera. Översikten är baserad på två grundblock; kurser och program och utöver det belyses ett antal stödprocesser som måste beaktas. Därefter har Jonas Brorsson anordnat en workshop där kraven från den övergripande processbeskrivningen ställts mot åtta befintliga lokala systemlösningar. Svaren har sammanställts och de olika systemlösningarna har rangordnats i olika skikt. Vid workshopen fick samtliga inbjudna systemrepresentanter beskriva sina egna system, ingen ytterligare kontroll att det de uppgett stämmer med verkligheten har hunnit göras då projektet har genomförts under viss tidspress på slutet. All information som erhållits från representanterna för de olika systemen har inte kunnat redovisas full ut i denna rapport. För mer information om enskilda systemlösningar finns en kontaktpersonslista som Bilaga 4 till denna utredning. En begränsning i utredningen är att den endast beskriver vad de olika systemen klarar av i förhållande till den övergripande processbeskrivningen. Det har inte funnits tid att beskriva hur de olika systemen uppfyller dessa krav.

Dokument Förslag till slutrapport Jonas Brorsson 2009-02-12 GEM V-8005 3 (5) Ytterligare en aspekt som inte har belysts av utredningen är vilka kostnader de olika systemen innebär för en nytillkommande högskola. Några har uppgett att nya högskolor endast behöver vara med och betala framtida gemensamma förvaltningskostnader och slipper betala in sig med en startavgift för att betala av historiska avskrivningskostnader. Inte heller storleken på förvaltningskostnader för de olika systemen har belysts i utredningen. Detta måste vara en förhandlingssak mellan leverantör och ny högskola. En förutsättning som styrt inriktningen på denna utredning är att nyutveckling av en gemensam utbildningsdatabas har flyttats fram till projektet om nästa systemgeneration, som numera benämns Ladok3. Utan att gå projektet i förväg kommer det med stor sannolikhet att innehålla en indatadel som uppfyller de krav den gemensamma processbeskrivningen ställer på en utbildningsdatabas. Ladok3 kommer sannolikt inte att erbjuda ett system för publicering av utbildningsinformation på enskilda lärosätens hemsidor, utan bara erhålla standardiserade gränssnitt för export till nyss nämnda lokala publiceringssystem. Mål Utredningen har som mål att beskriva en övergripande process och att därefter rekommendera en eller flera lokala utbildningsdatabaser för de lärosäten som har behov av att hitta en bättre lösning tills Ladokkonsortiet väljer att leverera en gemensam lösning för sina medlemmar. Verifieringen Efter workshopen har svaren som inkom analyserats och värderats enligt uppfyllelse av de krav som specificerats i den första delen av utredningen (se bilaga 3) Dessa har delats upp ytterligare i mindre delar (se Bilaga 2), där varje system har poängsatts och en summering per system har gjorts. Samtliga svar från workshopen finns samlade i bilaga 1. Det framkom snabbt vid workshopen att de representerade utbildningsdatabaserna har överlag en god uppfyllelsegrad mot den beskrivna processen. Det framkom också att en direkt rangordning av systemen inte är lätt att genomföra. Systemen har indelats i tre olika skikt, men skikten kan sägas bestå av smala skivor i den övre delen av poängfördelningen. Inget av de representerade systemen har sådana brister att de måste genomgå någon större modernisering för att fortsätta fungera tills Ladokkonsortiet kan erbjuda en gemensamlösning inom detta område. Det översta skiktet (39 41 poäng) består av systemen; Kursinfo från Skövde, Utbildningsdatabasen från Luleå tekniska universitet, LUBAS/GUBAS som finns i Lund och Göteborg, SISU vid Stockholms universitet och Selma från Uppsala. Skiktet strax under dessa men också med höga poäng (35 37 poäng) består av och KOPPS från KTH och KUBIKen från

Dokument Förslag till slutrapport Jonas Brorsson 2009-02-12 GEM V-8005 4 (5) Högskolan Väst. Sedan hamnar utbildningsdatabasen från Högskolan Dalarna i det tredje skiktet, fortfarande högt upp på poängskalan (29 poäng). Kursinfo från Högskolan i Skövde Denna utbildningsdatabas samlar flest lärosäten i sin förvaltningsorganisation. Hittills är de åtta stycken lärosäten som använder Kursinfo. De har en väl utvecklad förvaltningsorganisation och det kan nämnas att en del av Lunds universitet (LTH) har valt att gå med i detta samarbete (terminsregistreringsfunktionerna). De bygger sin lösning på standardmiljöer från Microsoft i första hand. Om nya medlemmar vill komma med behöver de endast betala framtida kostnader i form av nyutveckling och gemensam förvaltning. Selma från Uppsala En utbildningsdatabas som samlar tre lärosäten idag. De har nyligen lagt ner ett större arbete på ett mer användarvänligt gränssnitt och separerat utbildningsdatabasen från system för publicering av utbildningsinformation på de egna utbildningsinformationssidorna på respektive lärosäte. Utbildningsdatabasen vid Luleå tekniska universitet Utveckling pågår för fullt och den beskrivna systemlösningen skall vara driftsatt till hösten 2009 då arbetet med läsåret 2010/2011 ska påbörjas. LTU har några extra finesser som saknas bland övriga system bla genereras alla anmälningskoder med automatik utifrån information från aktiva programtillfällen och läsordningen. Idag är det bara LTU som använder detta system, men de menar att de även kommer att klara av en förvaltningssituation med fler lärosäten. Luleå bygger sin utbildningsdatabas helt och hållet på Open Source produkter. LUBAS/GUBAS från Lund Systemet togs fram vid Lunds universitet och efterhand har även Göteborgs universitet anslutit sig till systemet, därav de olika namnen. Fortsatt utveckling är planerad för att lyfta systemet ytterligare. Lunds Datacentral (LDC) står för utvecklingen och man bygger systemet i Java och som databashanterare används MS SQL Server. Viss funktionalitet som behövs för terminsregistrering har man avvaktat med i väntan på vad Ladokkonsortiet kommer att tillhandahålla inom området. SISU från Stockholms universitet Stockholms universitet valde att bygga sin egen lösning delvis för att behålla kompetens inom området inom organisationen. Systemet är byggt på Open Source produkter och man menar också att tanken med deras utbildningsdatabas ska definieras som Open Source. Kommer det fler som vill vara med kommer man att se till att gemensam förvaltning fungerar. KOPPS från KTH Kopps är byggt så att endast information som inte finns i Ladok hanteras i systemet. Ladokdata finns i Ladok och kan inte manipuleras från KOPPS, men läses av systemet för att kunna tillhandahålla bra information i användargränssnittet och vidareförmedla denna till

Dokument Förslag till slutrapport Jonas Brorsson 2009-02-12 GEM V-8005 5 (5) utbildningssidorna på webben. KOPPS är anpassat till verksamheten som bygger till stor del på program och terminsregistrering. KTH menar att det troligen krävs en stor likhet i verksamhet för att kunna använda deras utbildningsdatabas. KUBIKen från Högskolan Väst Systemet har idag ingen automatisk överföring till Ladok. Det som läggs in i KUBIKen och beslutas där förs sedan manuellt in i Ladok. Det är väl den skillnaden som gör att KUBIKen inte hamnar i det högsta skiktet. I övrigt så finns funktioner såsom engelskt administratörsgränssnitt som flera andra saknar. Utbildningsdatabasen från Högskolan Dalarna Systemet används även av Högskolan i Kristianstad. Samarbetsavtal finns och de olika lösningar som görs på respektive lärosäte skall tillgängligöras den andra medlemmen i samarbetet. Systemet har idag ingen statushantering implementerad, men planer på utveckling av sådan funktion finns. Systemet är utvecklat i Microsofts.net framework. Slutsatser Denna verifiering har utgått från verksamhetskrav och en övergripande gemensam processbeskrivning. De åtta utbildningsdatabaser som verifierats uppfyller i relativt hög grad de verksamhetskrav som tagits fram i den första delen av utredningen. De rekommendationer som görs i denna slutrapport måste även kompletteras med en värdering av vilken teknisk plattform som passar bäst in till egen infrastruktur och teknisk miljö om man står i behov av att välja en ny lösning för sitt lärosäte inom detta område. Rekommendation Ladokkonsortiet rekommenderar de lärosäten som är i behov av att förnya sitt systemstöd i form av utbildningsdatabas att beakta den verifiering som gjorts i denna utredning samt att till detta värdera behov av integrationsmöjligheter lokalt och därmed utvärdera vilken teknisk lösning som är lämplig. Andra aspekter som kan tala för val av någon av dessa verifierade utbildningsdatabaser är om det finns andra upparbetade samarbetsområden med något av de lärosäten som representerar dessa utbildningsdatabaser. Har man andra fungerande samarbetsorgan rörande IT lösningar i första hand så kan det påverka valet. Detta då förvaltningskostnader över tid tenderar att vara de större kostnaderna i dessa sammanhang. Bilagor: Bilaga 1: Verifieringsmatris Utb Db Bilaga 2: Sammanställning verifiering Bilaga 3: Förstudie för utredningen GEM V 8005 Bilaga 4: Kontaktpersoner för lokala utbildningsdatabaser

Verifieringsmatris för utvärdering av utbildningsdatabaser del 1 Bilaga 1 Delprocess System Krav Kurser Kurser Kurser Kurser Basdata för kurs Systemet ska kunna hantera kursens grundläggande basdata, koppling ska finnas till Ladok och NyA för dessa. Basdata för en kurs ska endast behöva anges en gång i ett modersystem. Kursplan En kursplan, inklusive kurslitteraturlista, ska kunna matas in och revideras. Kursplanens struktur måste följa högskoleförordningens krav. Det ska gå att hantera en historik över kursplanens äldre versioner. En kursplan ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering, nedlagd. Övrig kursinformation Systemet ska kunna hantera övrig information som är kopplad till en kurs och som kan användas bland annat i marknadsföringssyfte. Även loggning av transaktioner som rör kursen ska hanteras. Kurstillfälle Systemet ska kunna hantera olika typer av kurstillfällen, fristående kurser, kurser som ges inom program, kurser som endast ges inom kurspaket och uppdragsutbildning. Kurstillfällen ska kunna matas in och redigeras och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. Selma UU Modersystem /Ja Ja, ej provkoder eller provuppsättning, men delkurser Ja, både extra info och loggning Ja, även dolda (ej sökbara) tillfällen LUBAS GUBAS LU/GU Modersystem i viss mån Ladok godkänner och för över om OK Ja, ej prov. Alla kan påbörja en kursplan och bjuda in valfritt antal användare att arbeta med kursen Ja, ingen funktion för att backa till tidigare info. Men historik kan sökas fram Ja, Olika varianter om de ska till NyA om de ska till studera.nu eller dolda LTU Ja, modersystem. Export till Ladok efter godkännande av basdata. Export av basdata för kurs till NyA/EMIL när anmälningsalternativ exporteras. Ja, även prov provuppsättning, examinator och diarienummer. Ja, versioner hanteras och kan återskapas. Inkluderar förutom Rekryteringstext även ämnesord/sökord, länkar och kontaktpersoner (hämtas från LDAP). Ja, enligt basdata i NyA/EMIL och Ladok. Hanterar även planerings- och antagningsantal, inställelsehantering, antagningsmodeller samt för kurstillfälle visa programkopplingar och hantering av schemamoduler. Högskolan Väst KUBIKen Basdata kan hanteras Delkurser går att lägga in. Ingen överföring till LADOK/NyA i dagsläget. Allt skapas i KUBIKen och läggs sedan in manuellt in i LADOK Grunddata kan hanteras. Både kursplan och litteraturlistan kan revideras. Historik finns och en avancerad sökning kan ske på en kursplan. Statushantering sker på kursplanen. Man kan också avveckla en kurs. Annonsunderlag skapas automatiskt för kursen, grundinformationen är kopplad till kursplanens text. Inst.personal / Informationsavdelning kan sedan justera texten. Sökord, mm presenteras på kurs. Statushantering sker på utbildningsutbudet och på anmälningsalternativen. Olika typer av kurstillfällen kan hanteras. Ett unik kurstillfälle kan knytas till flera utbildningar (kurs, kurspaket och program). Genom kurstillfällen skapas anmälningskoder till LADOK utifrån de anmälningsalternativ som är knutna till resp. utbildning och kurstillfälle. Dessa matas idag manuellt in i LADOK (under V09 kommer en automatiskt överföring att utvecklas). Statushantering sker på resp. kurstillfälle. 1

Delprocess System Krav Kurser Verifieringsmatris för utvärdering av utbildningsdatabaser del 1 Kurspaket Systemet ska kunna hantera kurspaket med egen anmälningsinformation. Kurspaketen ska både kunna vara fristående och inom program. Kurspaket ska kunna matas in och redigeras och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. Basdata Systemet ska kunna hantera programmets grundläggande basdata, koppling ska finnas till Ladok och NyA för dessa. Basdata för ett program ska endast behöva anges en gång i ett modersystem. Utbildningsplan En utbildningsplan ska kunna matas in, beslutas och revideras. Utbildningsplanens struktur måste följa högskoleförordningens krav. Det ska gå att hantera en historik över utbildningsplanens äldre versioner. En utbildningsplan ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering, nedlagd. Kurslista Systemet ska kunna hantera kurslistor som anger vilka kurser som ges inom ett program och vilka terminer på programmet de ges, med andra ord ett sätt att presentera programmets uppläggning. En kurslista ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering. Det ska gå att hantera en historik över äldre versioner av kurslistor. Inriktningsinformation Systemet ska kunna hantera information kopplad till en/flera programinriktning/ar. Selma UU Ja, på liknande sätt som kurstillfällen Ja, Etablering av program i Ladok. Endast koppling mellan Prog och Inst i Selma. Ja, men inte lika utvecklad som för Kurs. Ja, för terminer där det ej finns definierade kurser kan fritext skrivas Ja, + övrig info per inriktning. LUBAS GUBAS LU/GU Ja, även övrig info om paket. Hanteras som kurser i LUBAS. På sammansätt som kurs. Även lokala krav hanteras. Ja, i utbplan Egna objekt som delar info från Utbplan Övrig programinformation Systemet ska kunna hantera övrig information som är kopplad till ett program och en programinriktning och som kan användas bland annat i marknadsföringssyfte. Även loggning av transaktioner som rör programmet ska hanteras. Samma som för Kurs Ja tillfälle Systemet ska kunna hantera programtillfällen. Det ska gå att mata in och redigera programtillfällen och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. LTU Ja, liknande hantering som för kurs/kurstillfälle. Även Övrig kursinformation och behörighetshantering. Ja, liknande hantering som för kurs samt även hantering av Profiler (fördjupning inom utbildningsprogrammet). Ja, som förordning. Även koppling till examen och huvudområde. Ja, i utbildningsplan. Koppling till beslutade eller preliminära kurser. Hantering av övergångsregler. Ja. Ja, versioner hanteras och kan återskapas. Inkluderar förutom Rekryteringstext även ämnesord/sökord, länkar och kontaktpersoner (hämtas från LDAP). Ja, samma som Kurs Ja, samma som Kurs Ja, samma som kurstillfälle. Bilaga 1 Högskolan Väst KUBIKen Kurspaket kan hanteras, ett kurspaket kan också kopplas till program. Annonsunderlag skapas, inst.personal / informationsavdelningen kan sedan bygga upp pres.texten. Statushantering görs på samma sätt som för kurstillfällen. Basdata kan hanteras. Ingen överföring till LADOK/NyA i dagsläget. Allt skapas i KUBIKen och läggs sedan in manuellt i LADOK Utbildningsplan kan byggas upp, revideras, mm. Historik kring en UP går att söka fram. Statushantering sker på utbildningsplanen. Kurslista skapas på programmets studieplan, denna kopplas automatiskt ill programmets utbildningsplans studieplan. Flera inriktningar kan kopplas till ett program. Examen kan kopplas till resp. inriktning. Annonsunderlag skapas för program el. inriktning. Sedan kan presentationstexten byggas upp. Sökord, relaterade länkar och kursstartsuppgifter mm kan presenteras för program / inriktning. Statushantering sker på programmet och på anmälningsalternativet. tillfällen kan hanteras. Statushantering sker på anmälningsalternativet. 2

Verifieringsmatris för utvärdering av utbildningsdatabaser del 1 Bilaga 1 Delprocess System Krav Stödprocess Stödprocess Stödprocess Stödprocess Stödprocess Läsårsplan Systemet ska kunna hantera läsårsplaner för program. En läsårsplan innehåller kurstillfällen baserade på kurslistorna i utbildningsplanerna och presenterar på så sätt aktuella kursomgångar för ett flertal årskurser i samma program under ett läsår. Hantera katalogdata Systemet ska kunna hantera alla katalogdata som är nödvändiga för att uppfylla de krav som ställs enligt högskoleförordningen, Ladok och studera.nu/nya. Behörighet Nivån av behörighet måste kunna anpassas. Behörigheten bör anpassas med hjälp av tre variabler; organisatorisk tillhörlighet, funktion i det administrativa gränssnittet och vilken nivå av funktionen som ska var åtkomlig. Ett antal olika behörighetsnivåer bör definieras men dessa ska sedan individuellt kunna modelleras om utifrån behov. Export av data Systemet ska kunna hantera export av data till externa system som NyA, publika sidor för utbildningsinformation och tryckproduktioner. Exporten till NyA måste följa gällande EMIL-schema Import av data Systemet ska kunna hantera import av data från befintliga system. Selma UU Nej LUBAS GUBAS LU/GU Nej, förstudie på gång LTU Ja, i utbildningsplan. Utifrån läsårsplan och aktiva programtillfällen skapas kurstillfällen. Ja Ja Ja OK Ja, XML till NyA och tryckproduktion. Samt webbservice som levererar till lokal webbapp Byggs från behov inget standardiserat Ja. Anväder LDAP, och tilldelar per org och roll. Via CASinloggning och rollhantering XML, till NyA och webbpublicerng samt tuill Ladok. tabbseparerat för katalog Sync från Ladok och LDAP annars anpassat Engelsk version Systemet ska kunna hantera att all utbildningsinformation finns både i en svensk och en engelsk version. Ja det mesta Ja det finns stöd Ja. Använder LDAP, och tilldelar per organisatorisk tillhörighet och roll. XML enligt EMIL och webbservice för publicering och tryckproduktioner. Även export till Ladok av beslutad information. OK XML, API mot Ladok och webbservices mot LDAP Ja (viss katalogdata i Ladok saknar dock fält för att göra engelsk översättning då har komplettering gjorts i utbildningsdatabasen) Högskolan Väst KUBIKen Läsårsplan kan skapas, detta görs samtidigt som kurslistan för utb.planen skapas. En läsårsplan/kull. Systemet hanterar behörighet på funktioner med hjälp av roller. 7 roller finns i systemet. Rollerna hanteras i ett internt behörighetssystem som är kopplat till högskolans personaldatabas. Exporterar till hv.se, studera.nu, NyA enligt EMIL-schemat Exporterar också till utbildningskataloger (XML:filer till In-Design). Ingen import av data i dagsläget Hela db har en spegling på engelska (trycker på en eng.flagga). Stödprocess Bedömning Administrativt gränssnitt Det administrativa gränssnittet bör vara webbaserat för ökad lättillgänglighet. Det ska vara tillgängligt från olika plattformar och OS. Det bör finnas i både svensk och engelsk version då många användare kommer att vara kursansvariga och lärare som har engelska som arbetsspråk. Beredskap i lokal förvaltning Bedömning av hur lokal sytemförvaltning upplevs klara av att ta emot fler lärosäten med bibehållen kvalitet i produkten. Bedömningen görs enligt följande skala (Mycket bra, Bra, Mindre bra, dåligt) med kort kommentar om varför aktuellt värde valts. Ja endast på svenska Bra beroende på hur många som vill komma med tre lärosäten idag Ja, men vissa moduler endast på svenska Bra, två idag Ja. För engelskt gränssnitt endast ändring i resursfil. Inget idag men bra om fler ansluter. Andra generationen tas i drift och LTU har lång erfarenhet av att arbeta med utb.db (sedan 2001). Hela det adm. gränssnittet är speglat på engelska. Utbildningar som ges med undervisningsspråk = engelska visas också på hv.se på engelska. 3

Delprocess System Krav Kurser Kurser Kurser Kurser Kurser Basdata för kurs Systemet ska kunna hantera kursens grundläggande basdata, koppling ska finnas till Ladok och NyA för dessa. Basdata för en kurs ska endast behöva anges en gång i ett modersystem. Kursplan En kursplan, inklusive kurslitteraturlista, ska kunna matas in och revideras. Kursplanens struktur måste följa högskoleförordningens krav. Det ska gå att hantera en historik över kursplanens äldre versioner. En kursplan ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering, nedlagd. Övrig kursinformation Systemet ska kunna hantera övrig information som är kopplad till en kurs och som kan användas bland annat i marknadsföringssyfte. Även loggning av transaktioner som rör kursen ska hanteras. Kurstillfälle Systemet ska kunna hantera olika typer av kurstillfällen, fristående kurser, kurser som ges inom program, kurser som endast ges inom kurspaket och uppdragsutbildning. Kurstillfällen ska kunna matas in och redigeras och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. Kurspaket Systemet ska kunna hantera kurspaket med egen anmälningsinformation. Kurspaketen ska både kunna vara fristående och inom program. Kurspaket ska kunna matas in och redigeras och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. Basdata Systemet ska kunna hantera programmets grundläggande basdata, koppling ska finnas till Ladok och NyA för dessa. Basdata för ett program ska endast behöva anges en gång i ett modersystem. Utbildningsplan En utbildningsplan ska kunna matas in, beslutas och revideras. Utbildningsplanens struktur måste följa högskoleförordningens krav. Det ska gå att hantera en historik över utbildningsplanens äldre versioner. En utbildningsplan ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering, nedlagd. SISU SU Ja och skrivning görs direkt till Ladok Endast revision en ggr per termin. Basdata låses vid inrättande och överföring till Ladok Ja, loggning endast vem och när inte vad som uppdaterats. Ja, för program endast NyAtaggning. Nej, Ja som för KP. Koppling till inst som ansvarar. Ja som kursplan Högskolan i Skövde Ja skriver in i Ladok efter godkännande Ja, även prov. Olika status med behörigheter till resp roll på resp nivå upp till beslutad. Även delkurser. Övir info låses ej. Loggning görs med inbyggd funk i MS SQL server Ja, viss styrnig mot programtillfälle för att styra tillträde. Endast för att hantera krav från NyA. Samla tillfällen som paket för anmälan till samlat paket Som för kurs men ingen överföring till Ladok. Ja, som kursplan. Enligt förordning och lokala krav Högskolan Dalarna Etablering i Ladok först sedan förs info över till Utb Db. Webbservice som hanterar flödet från ide till beslut Ja, även delkurser. Flöde med olika statusnivåer på gång. Idag endast imatning av beslutad kursplan. Även fält för diarieföring. Info om ändring i anslutning till revision vid diarienr Ja, loggning endast vem och när. Marknadsföringsinfo ligger oftast på tillfällena. Ja, även sökinfo om tid och var. Undervisningsspråk + alt und vis språk. Hur det publiceras. Koppling till program. Som för tillfällen, men bygger på info från tillfällen. Övrig info. Som kurs, etablering i Ladok och överföring sedan. Hanterar program och programinriktning i olika nivåer. Ja som för kurs. Ingen webblösning ännu. Troligen på G. KOPPS KTH Ladok bor i Ladok endast läsning. Etablering i Ladok krävs för att påbörja arbetet med en kurs. Olika nivåer för beslutsprocess. Hanterar historik. Ej provkoder. Ja, loggning endast vem och när. Ja, ingen automatisk överföring. Till Ladok. Finform används för att skilja på kurstyper. Ska ändras. Nej. Basdata etableras i Ladok och läses sedan av KOPPS Ja 4

Delprocess System Krav Stödprocess Stödprocess Kurslista Systemet ska kunna hantera kurslistor som anger vilka kurser som ges inom ett program och vilka terminer på programmet de ges, med andra ord ett sätt att presentera programmets uppläggning. En kurslista ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering. Det ska gå att hantera en historik över äldre versioner av kurslistor. Inriktningsinformation Systemet ska kunna hantera information kopplad till en/flera programinriktning/ar. Övrig programinformation Systemet ska kunna hantera övrig information som är kopplad till ett program och en programinriktning och som kan användas bland annat i marknadsföringssyfte. Även loggning av transaktioner som rör programmet ska hanteras. tillfälle Systemet ska kunna hantera programtillfällen. Det ska gå att mata in och redigera programtillfällen och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. Läsårsplan Systemet ska kunna hantera läsårsplaner för program. En läsårsplan innehåller kurstillfällen baserade på kurslistorna i utbildningsplanerna och presenterar på så sätt aktuella kursomgångar för ett flertal årskurser i samma program under ett läsår. Hantera katalogdata Systemet ska kunna hantera alla katalogdata som är nödvändiga för att uppfylla de krav som ställs enligt högskoleförordningen, Ladok och studera.nu/nya. Behörighet Nivån av behörighet måste kunna anpassas. Behörigheten bör anpassas med hjälp av tre variabler; organisatorisk tillhörlighet, funktion i det administrativa gränssnittet och vilken nivå av funktionen som ska var åtkomlig. Ett antal olika behörighetsnivåer bör definieras men dessa ska sedan individuellt kunna modelleras om utifrån behov. SISU SU Ja, i utb plan i fritext Skriver från SISU till Ladok Samma som för Kurs Högskolan i Skövde Ja, koppling till befintliga kurser och även möjlighet till fritext. Ja, stöd för olika kurslistor på olika inriktningar Samma som för Kurs Högskolan Dalarna Ja i Utb Plan Viss info följer med från utb Plan men med möjlighet att fylla på med egen info, OK även möjlighet att ange HP i intervall. Diarienr mm Ja, samma som Kurs Ja, samma som Kurs Ja, samma som Kurs Nej Ja Nej KOPPS KTH Ja i utbildningsplan. Hård koppling till kurser. Etableras i Ladok, men info är i fritext. Separat kurslita till inriktning. OK, ingen säljinfo Inte som kurs, Görs i Ladok endast visning i KOPPS Ja, koppling till Utb Plan och tillfällen. Viktigt för webinfo till stud. OK OK OK OK Ja, Funktionell och organisatorisk hierarki. Ja, Org och funktion. Rollhantering integrerat i system men möjlighet att använda extern lösning Rollbaserat inbyggt i systemet UG CAS och LDAP för inloggning. Liten behörighetskontroll, fokus på spårbarhet istället. 5

Delprocess System Krav Stödprocess Stödprocess Stödprocess Stödprocess Bedömning Export av data Systemet ska kunna hantera export av data till externa system som NyA, publika sidor för utbildningsinformation och tryckproduktioner. Exporten till NyA måste följa gällande EMIL-schema Import av data Systemet ska kunna hantera import av data från befintliga system. Engelsk version Systemet ska kunna hantera att all utbildningsinformation finns både i en svensk och i en engelsk version. Administrativt gränssnitt Det administrativa gränssnittet bör vara webbaserat för ökad lättillgänglighet. Det ska vara tillgängligt från olika plattformar och OS. Det bör finnas i både svensk och engelsk version då många användare kommer att vara kursansvariga och lärare som har engelska som arbetsspråk. Beredskap i lokal förvaltning Bedömning av hur lokal sytemförvaltning upplevs klara av att ta emot fler lärosäten med bibehållen kvalitet i produkten. Bedömningen görs enligt följande skala (Mycket bra, Bra, Mindre bra, dåligt) med kort kommentar om varför aktuellt värde valts. SISU SU XML Högskolan i Skövde Webbservices och XML-tjänster Högskolan Dalarna Export oformaterat till katalog, XML enligt EMIL till NyA och webbservices + direkt läsning från webbapp KOPPS KTH EMIL XML, RMI interface mot egna webbsidor Läsning av LDAP Specifika per uppdrag Nej Ja för det som finns i Ladok OK OK OK OK på allt som visas utåt OK Open Source lösning efter behov OK, endast uppdatering av resursfil för att få engelskt gränssnitt Åtta idag, lokal drift, men även möjligt att drifta centralt. Förvaltningsorganisation finns, mycket bra. Ej webbaserat, dot.net Beroende på intressenter. Två idag OK endast svenska oberoende av plattform Ensamma idag. Vissa förutsättningar krävs på likhet. 6

Delprocess Krav Delkrav Selma UU LUBAS / LTU Högskolan SISU SU Kursinfo GUBAS Väst Skövde Högskolan Dalarna Kurser Basdata för kurs Grundläggande basdata 1 1 1 1 1 1 1 1 Kurser Basdata för kurs Koppling till Ladok 1 1 1 0 1 1 1 1 Kurser Basdata för kurs Basdata läggs endast in en gång (Datakonsistens) 1 1 1 0 1 1 1 1 Kurser Kursplan Kursplan inkl kurslitteratur 1 1 1 1 1 1 1 1 Kurser Kursplan Hantera status 1 1 1 1 1 1 0 1 Kurser Kursplan Möjlighet att revidera 1 1 1 1 1 1 1 1 Kurser Kursplan Historik 1 1 1 1 1 1 0 1 Kurser Kursplan Provkoder och provuppsättningar 0 0 1 0 1 1 0 0 Kurser Övrig kursinformation Beskrivade texter 1 1 1 1 1 1 1 1 Kurser Övrig kursinformation Loggning av transaktioner 1 1 1 1 1 1 1 1 Kurser Kurstillfälle Alla typer av kurstillfällen 1 1 1 1 1 1 1 1 Kurser Kurstillfälle Hantera status 1 1 1 1 1 1 0 1 Kurser Kurstillfälle Hanter planerings och antagningsantal 1 1 1 1 1 1 1 1 Kurser Kurspaket Kurspaket med egen anmälningsinformation 1 1 1 1 0 1 1 0 Basdata Grundläggande basdata 1 1 1 1 1 1 1 1 Basdata Koppling till Ladok 1 1 1 0 1 0 1 1 Basdata Basdata läggs endast in en gång (Datakonsistens) 1 1 1 0 1 1 1 1 Utbildningsplan Inläggning av data 1 1 1 1 1 1 1 1 Utbildningsplan i l Hantera status 1 1 1 1 1 1 0 1 Utbildningsplan Möjlighet att revidera 1 1 1 1 1 1 1 1 Utbildningsplan Historik 1 1 1 1 1 1 0 1 Kurslista Hantera kurslistor 1 1 1 1 1 1 1 1 Kurslista Hantera status 1 1 1 1 1 1 0 1 Kurslista Möjlighet att revidera 1 1 1 1 1 1 1 1 Kurslista Historik 1 1 1 1 1 1 0 1 Inriktningsinformation Hanter en eller flera inriktningar 1 1 1 1 1 1 1 1 Övrig programinformation Beskrivade texter 1 1 1 1 1 1 1 1 Övrig programinformation Loggning av transaktioner 1 1 1 1 1 1 1 1 tillfälle Inläggning av data 1 1 1 1 1 1 1 1 tillfälle Hantera status 1 1 1 1 1 1 0 1 Läsårsplan Hantera läsårsplaner 0 0 1 1 0 1 0 1 Stödprocess Hantera katalogdata Katalogdata minst enligt högskoleförordningen 1 1 1 1 1 1 1 1 Stödprocess Behörighet Behörighet i relation till organisatorisk tilllhörighet 1 1 1 0 1 1 0 1 Stödprocess Behörighet Behörighet i relation till roller eller funktion 1 1 1 1 1 1 1 0 Stödprocess Export av data Export till NyA och studera.nu enligt EMIL-standard 1 1 1 1 1 1 1 1 Stödprocess Export av data Export till lokala webbsidor om utbildningsinformation 1 1 1 1 1 1 1 1 Stödprocess Export av data Export som underlag för tryckproduktioner 1 1 1 1 1 1 1 1 Stödprocess Import av data Hantera import av data från äldre system 0 0 0 0 0 0 0 0 Stödprocess Engelsk version All utbildningsinformation även på engelska 1 1 1 1 1 1 1 1 Stödprocess Administrativt gränssnitt Webbaserat gränssnitt 1 1 1 1 1 1 0 1 Stödprocess Administrativt gränssnitt Både i svensk och engelsk version 0 0 0 1 1 0 1 0 Bedömning Beredskap i lokal förvaltning Bedömning från 0 till 3 poäng 2 2 1 1 1 3 1 1 Summering per system 39 39 40 35 39 41 29 37 KOPPS KTH

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 1 (10) Förstudie för utredningen: Utreda behov av och verksamhetsmässiga förutsättningar för gemensam utbildningsdatabas i Ladok

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 2 (10) Bakgrund Förstudien är en del av en utredning av behov och verksamhetsmässiga förutsättningar för gemensam utbildningsdatabas i Ladok. Utredningsuppdraget är uppdelat i två etapper där det första innebär att utreda de krav som verksamheten ställer på en utbildningsdatabas och hur befintliga utbildningsdatabaser står i relation till dessa krav. Beskrivning Jonas Brorsson har bett John Wolgast, KTH och Jessica Sedig, Uppsala Universitet att tillsammans jämföra sina respektive utbildningsdatabaser och framarbeta en första kravställning för vad en gemensam utbildningsdatabas måste leverera för stöd. John Wolgast och Jessica Sedig har utarbetat en grafisk översikt som tillsammans med en textuell beskrivning ger en övergripande bild av vad en framtida utbildningsdatabas som minst måste kunna leverera. Översikten är baserad på två grundblock; kurser och program och utöver det belyses ett antal stödprocesser som måste beaktas. Mål Förstudien ska fungera som ett underlag för nästa omgång av diskussioner där representanter från fler universitet bör deltaga och tillsammans utveckla kravställningen. Därefter bör befintliga utbildningsdatabaser och dess systemlösningar dokumenteras och utvärderas.

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 3 (10) 1. Huvudprocesser 1. Kurser (sid 7 8) 1. Basdata för kurs Systemet ska kunna hantera kursens grundläggande basdata, koppling ska finnas till Ladok och NyA för dessa. Basdata för en kurs ska endast behöva anges en gång i ett modersystem. 2. Kursplan En kursplan, inklusive kurslitteraturlista, ska kunna matas in och revideras. Kursplanens struktur måste följa högskoleförordningens krav. Det ska gå att hantera en historik över kursplanens äldre versioner. En kursplan ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering och ersatt. 3. Övrig kursinformation Systemet ska kunna hantera övrig information som är kopplad till en kurs och som kan användas bland annat i marknadsföringssyfte. Användarinitierade systemhändelser som leder till förändringar i databasen ska loggas. Även felloggar ska finnas. 4. Kurstillfälle Systemet ska kunna hantera olika typer av kurstillfällen, fristående kurser, kurser som ges inom program, kurser som endast ges inom kurspaket och uppdragsutbildning. Kurstillfällen ska kunna matas in och redigeras och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. 5. Kurspaket Systemet ska kunna hantera kurspaket med egen anmälningsinformation. Kurspaketen ska både kunna vara fristående och inom program. Kurspaket ska kunna matas in och redigeras och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. 2. (sid 9 10) 1. Basdata Systemet ska kunna hantera programmets grundläggande basdata, koppling ska finnas till Ladok och NyA för dessa. Basdata för ett program ska endast behöva anges en gång i ett modersystem. 2. Utbildningsplan En utbildningsplan ska kunna matas in, beslutas och revideras. Utbildningsplanens struktur måste följa högskoleförordningens krav. Det ska gå att hantera en historik över

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 4 (10) utbildningsplanens äldre versioner. En utbildningsplan ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering, ersatt. 3. Kurslista Systemet ska kunna hantera kurslistor som anger vilka kurser som ges inom ett program och vilka terminer på programmet de ges, med andra ord ett sätt att presentera programmets uppläggning. En kurslista ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering. Det ska gå att hantera en historik över äldre versioner av kurslistor. 4. Inriktningsinformation Systemet ska kunna hantera information kopplad till en/flera programinriktning. 5. Övrig programinformation Systemet ska kunna hantera övrig information som är kopplad till ett program och en programinriktning och som kan användas bland annat i marknadsföringssyfte. Användarinitierade systemhändelser som leder till förändringar i databasen ska loggas. Även felloggar ska finnas. 6. tillfälle Systemet ska kunna hantera programtillfällen. Det ska gå att mata in och redigera programtillfällen och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. 7. Läsårsplan Systemet ska kunna hantera läsårsplaner för program. En läsårsplan innehåller kurstillfällen baserade på kurslistorna i utbildningsplanerna och presenterar på så sätt aktuella kursomgångar för ett flertal årskurser i samma program under ett läsår.

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 5 (10) 2. Stödprocesser 1. Hantera katalogdata Systemet ska kunna hantera alla katalogdata som är nödvändiga för att uppfylla de krav som ställs enligt högskoleförordningen, Ladok och studera.nu/nya. 2. Behörighet Nivån av behörighet måste kunna anpassas. Behörigheten bör anpassas med hjälp av tre variabler; organisatorisk tillhörlighet, funktion i det administrativa gränssnittet och vilken nivå av funktionen som ska var åtkomlig. Ett antal olika behörighetsnivåer bör definieras men dessa ska sedan individuellt kunna modelleras om utifrån behov. 3. Export av data Systemet ska kunna hantera export av data till externa system som NyA, publika sidor för utbildningsinformation och tryckproduktioner. Exporten till NyA måste följa gällande EMILschema 4. Import av data Systemet ska kunna hantera import av data från befintliga system. 5. Engelsk version Systemet ska kunna hantera att all utbildningsinformation finns både i en svensk och en engelsk version. 6. Administrativt gränssnitt Det administrativa gränssnittet bör vara webbaserat för ökad lättillgänglighet. Det ska vara tillgängligt från olika plattformar och OS. Det bör finnas i både svensk och engelsk version då många användare kommer att vara kursansvariga och lärare som har engelska som arbetsspråk. 7. Arkivering Information såsom kursplaner och utbildningsplaner måste kunna arkiveras varje år enligt de förordningar och lagar som gäller för detta.

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 6 (10)

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 7 (10)

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 8 (10)

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 9 (10)

Dokument Bilaga 3 Förstudie John Wolgast och Jessica Sedig 2008-10-22 GEM V-8005 10 (10)

Bilaga 4 Kontaktpersoner för lokala utbildningsdatabaser Lärosäte Namn e-post Uppsala universitet/selma Jessica Sedig Jessica.sedig@uadm.uu.se Lunds universitet/lubas Daniel Huledal Daniel.Huledal@stu.lu.se Lunds universitet/lubas Michael Olofsson Michael.Olofsson@stu.lu.se Luleå tekniska universitet Marita Lindell marita.lindell@ltu.se Luleå tekniska universitet Karin Lindholm Karin.Lindholm@ltu.se Högskolan Väst Annelie Södermyr annelie.sodermyr@hv.se Stockholms universitet Johanna Belzacq johanna.belzacq@sb.su.se Högskolan i Skövde Håkan Tropp Hakan.tropp@his.se Högskolan i Skövde Niklas Lindelöf Niklas.lindelof@his.se Högskolan Dalarna Michael Lindgren mlg@du.se KTH John Wolgast jwolgast@kth.se KTH Ragnar Pihlström ran@kth.se Göteborgs universitet/gubas Ingegerd Sigfridsson Ingegerd.Sigfridsson@gu.se Jessica.sedig@uadm.uu.se; Daniel.Huledal@stu.lu.se; Michael.Olofsson@stu.lu.se; marita.lindell@ltu.se; Karin.Lindholm@ltu.se; annelie.sodermyr@hv.se; johanna.belzacq@sb.su.se; Hakan.tropp@his.se; Niklas.lindelof@his.se; mlg@du.se; jwolgast@kth.se; ran@kth.se; Ingegerd.Sigfridsson@gu.se