Rapport från möten med skolkanslirepresentanter under februari Arbetsprocess för. Anmälan till Kurs inom Program (AKP)

Transkript

1 Rapport från möten med skolkanslirepresentanter under februari 2009 Arbetsprocess för Anmälan till Kurs inom Program (AKP)

2 Innehåll Bakgrund... 3 Syfte... 3 Arbetsgrupp... 3 Tillvägagångssätt... 4 Resultat... 5 Information till kanslier om studieanmälan och anmälan till kurs inom program... 5 Information till student om studieanmälan samt anmälan till kurs inom program på KTH Summering

3 Bakgrund Under två terminer har KTH erbjudit programstudenter att anmäla sig till sina kurser på Det har uttryckts behov av att dels utvärdera och prata om hur det har gått men framförallt att definiera en gemensam arbetsprocess som alla skolor kan utgå ifrån. Syfte Alla skolor skulle få berätta om sina erfarenheter och behov och utifrån detta tillsammans med representanter från VoS komma fram till hur vi ska jobba framöver. Arbetsgrupp Arbetsgruppen bestod av en representant från varje skola och två representanter från VoS. Asser Blomster Karin Blom Maria Sundin Larsson Andreas Alm Elisabeth Lundvall Emma Jonsson Helena Hedman Cecilia Forssman Maija Engberg Ida Lundin STH SCI ITM Telge ITM ICT BIO/CHE CSC EES ABE VoS VoS 3

4 Tillvägagångssätt Arbetsgruppen träffades mellan kl 9 12 varje tisdag under februari Varje möte var planerat av Ida Lundin och som sinsemellan roterade rollen som facilitator så den andra mer aktivt kunde deltaga i diskussionerna. Mötena var väldigt strikt tidsbegränsade och ett flertal övningar var inlagda för att försöka öka kreativiteten och möjligheterna att nå en gemensam processbeskrivning. Möte 1: Övergripande erfarenheter och behov Mötet började med att vi tillsammans gick igenom hur vi skulle jobba under dessa fyra möten. Viktiga påståenden och riktlinjer som skulle få gruppen att sträva mot samma mål etablerades. En frågerunda hölls och tanken var att dessa frågor skulle bli besvarade till nästa möte. Efter detta genomfördes en runda där alla representanter fick tre minuter på sig att beskriva sin skolas erfarenheter från de senaste antagningsperioderna. Efter detta gjordes en liknande runda, men då med fokus på skolornas behov och önskemål. Mötet avslutades med att alla deltagare på postit lappar skrev ner saker som var bra eller dåliga, men i vilket fall värda att prata om och satte upp dessa på en whiteboard. Postits med ämnen som hörde ihop grupperades och vi kunde då se kluster av de ämnen som vi ansåg var mest viktiga att diskutera. Möte 2: Vilka? Uppflyttning? Studieanmälan? Intern kommunikation? Andra mötet inleddes genom ett bekräftande av tidigare upplagda påståenden och riktlinjer om mötets tillvägagångssätt. Tidigare ställda frågor och dess svar redovisades och ytterligare frågor lades till. Gruppen diskuterade fyra av de ämnen som och Ida Lundin ansåg viktigast att reda ut; Vilka studenter ska göra sin anmälan på studera.nu? Hur kontrollerar vi uppflyttning och lever upp till rektors beslut? Hur gör vi med studieanmälan framöver? Hur ska kommunikationen mellan den centrala handläggare som ansvarar för processen och skolkanslierna gå till för att fungera? Möte 3: Information till student? Platsbegränsade kurser? Inställda kurser? Behörighet? Tredje mötet inleddes genom ett bekräftande av tidigare upplagda påståenden och riktlinjer om mötets tillvägagångssätt. Tidigare ställda frågor och dess svar redovisades. Gruppen diskuterade ytterligare fyra av de ämnen som och Ida Lundin ansåg viktigast att reda ut; 4

5 Hur ska vi informera studenterna? Hur ska rutinerna se ut för antagning till platsbegränsade kurser? Hur ska vi göra med kurstillfällen som måste ställas in? Hur ska vi kontrollera behörighet för programstudenter? Möte 4: Sammanfattning och avstämning Inför det fjärde mötet hade och Ida Lundin sammanställt två texter; Studentinformation och Arbetsprocess. Dessa två texter gicks igenom och ändringar gjordes tillsammans i gruppen. Till slut kom gruppen överens om arbetet med den nya arbetsprocessen var klar och alla representanter ansåg sig ha tagit del av resultatet. Resultat Information till kanslier om studieanmälan och anmälan till kurs inom program Anmälan till Kurs inom Program AKP Det gamla kursvalet byttes ut under 2008 och har ersatts av en webbaserad kursanmälan på studera.nu. Bakgrund varför har vi Anmälan till Kurs inom Program? Det tidigare använda kursvalet via Mina sidor kan inte längre användas. Då funktionalitet för att anmälan till kurser finns i det nationella antagningssystemet NyA har vi valt att använda detta och låta studenterna anmäla sig till kurser på studera.nu. Att vi inte längre kan använda Kursval via Mina sidor beror dels på att vi har en ny utbildningsdatabas (kursvalet hade kopplingar mot studiehandboken) och dels på att Ladok stängt funktionen som användes för att föra över valda kurser till Ladok. 5

6 Tid övergripande Anmälan till Kurs inom Program är öppen under 1 15 maj (till höstterminen) och 1 15 november (till vårterminen). Inför hösten Inför hösten börjar förberedelserna med att Läro och Timplan beslutas 15 november och möjligheten finns då att börja med förarbete i Kopps. I Kopps skapas kursomgångar och utifrån detta byggs läsårsplaner upp. Arbetet i Kopps ska vara färdigt den 15 mars så vi kan publicera informationen för studenten. Allt ska vara klart för både nästa höst och vårtermin. För information om förarbete i Kopps se; rsion%2010.pdf 1 april söker central handläggare ut information från kopps som blir underlag för NyA och studera.nu. Handläggningen innebär export och koppling av de kursomgångar som ska publiceras på studera.nu. På dessa omgångar ska modeller för vilka som ska få anmäla sig, eventuell behörighetsmodell och urvalsmodell kopplas på i NyA. Innan anmälan öppnas måste den population av studenter som ska få göra sin anmälan på studera.nu exporteras till NyA. Central handläggare måste därför få information från skolorna om vilka program och vilka terminer och vilken typ av terminsregistrering som ska tillåtas. Denna information ska tillhandahållas senast den 20 april och skickas till kursanmalan@kth.se. Meddela central handläggare vilka kurser som ska ha en behörighetskontroll senast 20 april. Den 1 maj öppnar kursanmälan på studera.nu och studieanmälan på Mina sidor och de har öppet till den 15 maj. Efter att kursanmälan har stängts skickas sökandelistor ut till de kursansvariga som har begärt manuell bedömning av behörighet och eventuellt urval. Resultatet måste tillbaka till central handläggare senast den 5 juni. För platsbegränsade kurser skickas det som för tillfället finns tillgängligt och kompletteras med fullständig sökandelista den 1 juni. Sammanställning görs av de studenter som har gjort en studieanmälan och de som har gjort kursanmälan och ett underlag för terminsregistrering skapas. De studenter som inte har gjort egen anmälan till platsbegränsad kurs söks ut från SA02 den 1 juni och läggs till i NyA. I samband med detta töms SA02 på platsbegränsade kurser. Inriktningsval ska vara inlagt i LADOK innan den 10 juni. Den 10 juni exporteras resultatet från NyA till LADOK och presenteras i samband med detta på Mina Sidor för studenten. Det är då möjligt att se resultatet i UT39 i Ladok och på Mina Sidor för anställda. 6

7 Uppflyttning och terminsregistrering utförs. De studenter som inte får en FFG registrering kontaktas för en individuell studieplan och kurser i SA02 kan rensas eller modifieras efter behov. Inför våren Inför våren ska det mesta förarbetet redan vara klart eftersom det baseras på den läro och timplan som användes som underlag under arbetet inför hösten. Kursomgångar och läsårsplaner bör ses över så att informationen är korrekt. För information om förarbete i kopps se; rsion%2010.pdf 1 oktober söker central handläggare ut information från kopps som blir underlag för NyA och studera.nu. Handläggningen innebär export och koppling av de kursomgångar som ska publiceras på studera.nu. På dessa omgångar ska modeller för vilka som ska få anmäla sig, eventuell behörighetsmodell och urvalsmodell kopplas på i NyA. Strax innan valet måste den population av studenter som ska få göra sin anmälan på studera.nu exporteras till NyA. Central handläggare måste därför få information från skolorna om vilka program och vilka terminer och vilken typ av terminsregistrering som ska tillåtas. Denna information ska tillhandahållas senast den 20 oktober och skickas till kursanmalan@kth.se. Meddela central handläggare vilka kurser som ska ha en behörighetskontroll senast 20 oktober. Den 1 november öppnar kursanmälan på studera.nu och studieanmälan på Mina sidor och har öppet till den 15 november. Efter att kursanmälan har stängts skickas sökandelistor ut till de kursansvariga som har begärt manuell bedömning av behörighet och eventuellt urval. Resultatet måste tillbaka till handläggare senast den 5 december. För platsbegränsade kurser skickas det som för tillfället finns tillgängligt och kompletteras med fullständig sökandelista den 1 december. Sammanställning görs av de studenter som har gjort en studieanmälan och de som har gjort kursanmälan och ett underlag för terminsregistrering skapas. De studenter som inte har gjort egen anmälan till platsbegränsad kurs söks ut från SA02 den 1 december och läggs till i NyA. I samband med detta töms SA02 på platsbegränsade kurser. Inriktningsval ska vara inlagt i LADOK innan den 10 december. Den 10 december exporteras resultatet från NyA till LADOK och presenteras i samband med detta på Mina Sidor för studenten. 7

8 Förberedande arbete i Kopps Det förberedande arbete som måste utföras i Kopps är; Kursomgångar ska skapas och godkännas, detta resulterar i anmälningskoder. Utbildningsplaner med kurslistor ska skapas och godkännas och blir underlag för läsårsplaner. Läsårsplaner ska skapas. För mer information om detta se; rsion%2010.pdf Vilka deltar i Anmälan till Kurs inom Program? Det är upp till skolorna att själva bestämma vilka program och årskurser som ska göra sin kursanmälan på studera.nu. Om en skola bestämmer sig för att låta lägre årskurser med obligatoriska kurser delta bör de meddela detta till de skolor som ger kurserna. Kursägande skola ska då publicera dessa kurser på studera.nu, med eventuell anmälningsmodell som spärrar andra programstudenter från att anmäla sig till kursen. Behörighet Allmänt gäller att vi kommer att ge programstudenterna undantag från behörighetskontroll. Det är upp till studentens eget ansvar att kontrollera att han eller hon har de förkunskaper som krävs för att tillgodogöra sig kursens innehåll. För vissa kurser bör behörighetskontroll ändå genomföras och då gäller framförallt en manuell bedömning utförd av kursansvarig. Om behörighetskravet är väl definierat kan vi använda NyA för att utföra en maskinell kontroll. Meddela central handläggare vilka kurser som ska ha en behörighetskontroll senast 15 april respektive 15 oktober. Sammanställ vilka kurser det gäller och skicka till kursanmalan@kth.se. Uppflyttning Enligt regelverket gäller detta för uppflyttning; forskning/grundutbildning/registrering uppflyttning/ I VIS finns en rapport som ska underlätta för att kontrollera om studenten lever upp till det. I rapporten anges för vilken tidsperiod utsöket ska ske, för vilket program och för vilken poängnivå som resultatet ska anses som godkänt enligt kraven. 8

9 Information till studenterna Skolorna har ansvar att informera sina studenter vad som gäller. Det ska finnas en centralt framställd informationstext för studenten som ger grundläggande information vad anmälan till kurs inom program. Det ska även finnas en centralt framställd guide för studenten hur anmälan till kurs inom program görs på studera.nu som bör användas av skolorna för att informera studenten om hur anmälan görs. Guiden ska inte vara bunden till en specifik termin så skolan kommer att behöva komplettera materialet med information som beror på vilken termin det är eller om något speciellt gäller för den målgrupp som ska tillgodogöra sig informationen. Information från handläggare för AKP till skolorna Tre förändringar ska ske för att vi ska förbättra informationsflödet mellan VoS och skolorna vad gäller Anmälan till Kurs inom Program. En funktionsadress ska skapas akp med representanter från alla skolor. All information som mailas ut angående AKP går till akp samt För att lägga till en handläggare till funktionsadressen, hör av er till En sida på intranätet ska skapas där information ska finnas. Där bör finnas ett kalendarium, nyheter, dokument etc. All information som mailas ut ska dessutom läggas ut som en nyhet för att lätt kunna hittas. Ett antal möten ska hållas varje termin för att underlätta dels förberedelsearbetet och inför att anmälan öppnar. Studieanmälan Studenten har som krav på sig att göra studieanmälan. Vi vill underlätta genom att låta en kursanmälan på studera.nu fungera såsom en studieanmälan på Mina Sidor. En student behöver alltså bara göra antingen eller. Platsbegränsade kurser Alla studenter som anmäler sig till ett kurstillfälle som är platsbegränsat bör hanteras på samma sätt. De studenter som anmäler sig via studera.nu blir del av en urvalsprocess i NyA utifrån samma premisser. De studenter som läggs in av handläggare direkt i SA02 kommer därför av central administratör att flyttas till NyA och behandlas som övriga studenter. SA02 kommer då att tömmas och sedan överförs resultatet från NyA. Fliken på Mina Sidor där studenter ser sina kommande kurser kommer inte att publiceras förrän resultat kommer från NyA. SA02 kommer att behöva stängas ett dygn då urvalet körs i NyA och exporteras till LADOK. 9

10 Efter det att urval har exporterats till LADOK och AKP är färdigt (10 juni och 15 december) finns det fortfarande möjlighet för handläggare på skolorna att manuellt anta studenter via SA02. Rutinen för detta ska vara att handläggaren först kontrollerar på studentwebben om kurstillfället är platsbegränsat och därefter UT39 I LADOK om kurstillfället redan är fullt. Om det återstår platser ska studenten kontakta kursansvarig som i sin tur på något sätt meddelar handläggare om att studenten kan bli antagen, först då läggs kursen på studenten i SA02. Behörighet till NyA Kansliets handläggare och andra kan få behörighet till utdata från NyA. Det innebär att sökandelistor och statistik kan sökas ut vid behov. Blankett för ansökan om behörighet kommer att finnas i blankettarkivet på intranätet. Testkonto på studera.nu Kansliets handläggare kan nu få tillgång till testkonton på studera.nu för att underlätta studentsupport. Det fungerar så att personnummer för handläggaren läggs in manuellt i populationen och en eller flera program kopplas på. Handläggaren kommer då att kunna logga in via högskola och använda studera.nu som en programstudent. Antagningsomgången måste vara öppen för att det ska fungera. Meddela central handläggare helst via internpost i och med att informationen innehåller personnummer. 10

11 11

12 12

13 Information till student om studieanmälan samt anmälan till kurs inom program på KTH. Anmälan och antagning till kurser inom program för programstudenter på KTH Så här gör du din studieanmälan Studieanmälan är öppen; 1 15 maj för anmälan inför höstterminen november för anmälan inför vårterminen. För att beviljade studiemedel ska kunna betalas ut av CSN måste du göra studieanmälan, det innebär att du intygar fortsatta studier. För ytterligare information om studieanmälan, logga in på Mina sidor eller Daisy. Om du gör en kursanmälan på studera.nu så kommer det att räknas som en studieanmälan, dvs att du intygar att du har tänkt att fortsätta studera nästa termin. Så här anmäler du dig till kurs inom program Beroende på vad som gäller för ditt program och din årskurs görs anmälan till kurs på olika sätt, antingen via en webbanmälan på studera.nu eller på det sätt som ditt kansli meddelar. Webbanmälan på studera.nu Webbanmälan är öppen; 1 15 maj för anmälan inför höstterminen november för anmälan inför vårterminen. Sök först information om vilka kurser du bör läsa under nästa termin. Välj ditt program på kurser/kurser inom program?programme=s Informationen presenteras som en läsårsöversikt där du måste välja för vilken årskurs och eventuell inriktning du vill se information. I läsårsöversikten finns det en kolumn med anmälningskoder och dessa koder behöver du för att göra din anmälan på studera.nu. Anmälningskoden är alltid femsiffrig. På studera.nu måste du först logga in via högskola med ditt kth.se konto och sedan söker du fram kursen via alternativet Anmälningskod/Fritext och anger anmälningskod och rätt termin. Tryck på knappen lägg till för den kurs du vill anmäla dig till. För detaljerad information se; %20Anm%C3%A4lan%20till%20kurs%20inom%20program.doc 13

14 Har du problem; kontakta din studievägledning/kansli eller den centrala supporten för kursanmälan på Alternativ anmälan Om du inte ska göra webbanmälan kommer ditt skolkansli erbjuda dig en alternativ metod. Kontakta dem för information. Allmän information Platsbegränsning Ett kurstillfälle kan vara platsbegränsat. Du hittar information om detta under kurser/sokkurs?programme=s Sök ut aktuell kurs och klicka på visa tillfällen då kursen ges. Under aktuellt kurstillfälle ser du Antal platser. Antalet platser styr hur många studenter som kan bli antagen till en kurs och hur många antagna studenter som krävs för att kurs inte ska ställas in. Är antalet antagna studenter för få, kan kurstillfället komma att ställas in. Urval När ett kurstillfälle är platsbegränsat innebär det att ett urval görs när antalet sökande är högre än det maximala antalet platser. Standard är att urval baseras på antal registrerade högskolepoäng på KTH. Vilken typ av urval som gäller för ett platsbegränsat kurstillfälle bör framgå av informationen om kurstillfället. Om inte, kontakta kursansvarig. Inställt kurstillfälle Ett kurstillfälle kan komma att ställas in av ett flertal anledningar. Om antalet sökande till kursen är för få kan kursen komma att ställas in. En kurs kan även komma att ställas in om sådana förhinder uppstår att kursen inte kommer att kunna genomföras. Information om inställd kurs meddelas antingen via antagningsbeskedet eller av kursägande avdelning beroende på när i antagningsprocessen kursen ställs in. 14

15 Behörighet Om kursen har krav på behörighet är det endast studenter som uppfyller behörighetskraven som antas till kursen. Behörighet framgår av kursinformationen. Du ska kontrollera kraven innan du anmäler dig till kursen. Meriter/Studieresultat Om du loggar in på studera.nu kan du se alla dina registrerade studieresultat. Skulle något resultat saknas och dessutom saknas i Mina Sidor bör du kontakta kursägande skolas studentexpedition snarast. Om kursen finns i Mina Sidor men inte på studera.nu kontakta snarast kursanmalan@kth.se Sen anmälan Sen anmälan gör du till din studievägledare. Observera att sen anmälan kan innebära att du inte får läsa den kurs/de kurser du vill och behöver. Du blir endast antagen i mån av tillgängliga platser och resurser. Utbud av kurser Information om dina kurser hittar du under kurser/kurserinom program välj aktuellt program. Du kan även söka fram information om kurser på Under kursinformation på studentwebben ser du vid vilka tillfällen som kursen ges. Skulle du inte hitta kursen på studera.nu kan det bero på fler orsaker: a) du har inte loggat in via högskola b) du söker inte på anmälningskoden c) du ska inte göra anmälan på studera.nu eller har inte rätt terminsregistrering d) kursen är inte publicerad på studera.nu pga. av önskemål från kursansvarig/skolkansli Kontakta kursanmalan@kth.se för hjälp. Uppflyttning För att du ska få börja en högre årskurs måste du uppfylla de uppflyttningskrav som rektor har beslutat. Din studievägledare kontrollerar kontinuerligt dina prestationer och skulle du inte klara kraven för uppflyttning från en årskurs till nästa, ska du i god tid kontakta din studievägledare. Krav för uppflyttning av studerande inom arkitekt och civilingenjörsutbildningen samt masterutbildning hittar du här; 15

16 forskning/grundutbildning/registrering uppflyttning/ Antagningsbesked/Kvitto på anmälan Om du har gjort din anmälan till kurser på studera.nu så får du ett kvitto på att anmälan är gjord och när urvalsprocessen är klar får du ett antagningsbesked med information som gäller i samband med din antagning. I antagningsbeskedet framgår det att du är villkorligt antagen med krav på uppflyttning. Det betyder att du måste klara kraven för uppflyttning för att vara säker på att få läsa de kurser du har anmält dig till. Tidigare registrerad Du kan inte anmäla dig till en kurs du tidigare varit registrerad på. Det går inte att bli antagen igen. Kontakta istället kursansvarig angående möjligheten att, i mån av plats, fortsätta på eller gå om kursen. Support och frågor Du kan alltid vända dig till ditt skolkansli för frågor om din anmälan. Har du frågor om studera.nu eller hur du hittar kurser på kth.se kan du även vända dig till central support på kursanmalan@kth.se Summering Den utarbetade arbetsprocessen skiljer sig i stora drag inte från den vi har utgått ifrån de senaste två antagningsperioderna. Nu är den dock mer genomtänkt, preciserad, dokumenterad och framförallt förankrad. Tillsammans har vi gjort framsteg i delar av processen som till exempel hur vi ska hantera platsbegränsade kurser för att inte anta fler studenter än antalet platser, hur vi ska underlätta för skolkanslierna att kontrollera uppflyttning och hur den interna kommunikationen ska gå till. Det är viktigt att resonera kring sådana här frågor tillsammans för att försöka vända på alla stenar och se ur flera perspektiv för att i slutändan skapa processer som dels följer de riktlinjer vi måste följa, underlättar för oss som arbetar med verksamheten och framförallt att det blir rätt för våra studenter. 16