1(20) Plats och tid Fastighetskontoret i Gislaved, kl 8.00-13.00 Fastighetsnämnden Sammanträdesdatum 2015-09-02 Beslutande Lisbeth Åkestrand (M) ordförande Agne Sahlin (S) Lars Jäderström (S) Marina Josefsson (S) Marcus Ingelsbo (M) Jan Ekström (MP) ersätter Zuhidin Bahtanovic (M) Lars-Erik Nyström (C) Charlotte Ström (KD) Övriga deltagande Mikael Fröler, fastighetschef Ewy Olsson, sekreterare Audrey Fransson, personalkonsult 80 Carina Karlsson, förvaltare/projektledare 92 Utses justera Lars-Erik Nyström (C) Justeringens plats och tid Fastighetskontoret fredagen den 4 september 2015 kl 13.00 Underskrifter Sekreterare. Ewy Olsson Paragrafer 80-96 Ordförande Lisbeth Åkestrand (M) Justerande... Lars-Erik Nyström (C) Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Fastighetsnämnden Sammanträdesdatum 2015-09-02 Paragrafer 80-96 Datum för anslags uppsättande 2015-09-07 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Fastighetskontoret, Gula Huset. Ewy Olsson Datum för anslags nedtagande 2015-10-02
2(20) Fa 80 Dnr: FA.2015.56 Jämställdhetsplan 2016-2018 Personalkonsult Audrey Fransson genomför, tillsammans med fastighetsnämndens ledamöter, utbildning, övningar och diskussioner inför arbetet med kommunens och nämndens arbete med jämställdhetsplan 2016-2018. Jämställdhetsplan 2016 kommer på remiss under hösten 2015. lägga informationen till handlingarna.
3(20) Fa 81 Dnr: FA.2015.50 Strandsnäs förskola, utbyte av kokgryta Medelsanvisning I storköket på Strandsnäs förskola i Smålandsstenar har en kokgryta gått sönder under sommaren. Man har konstaterat grytan inte går laga. Fastighetskontoret har begärt in offert på en ny gryta, pris 63 000 kr. Arbetsutskottet föreslår medel anvisas från projekt 56003. Tjänsteskrivelse-Utbyte av kokgryta på Strandsnäs förskola.doc Protokoll 2015-08-19 - Faau 61 från projekt 56003, Fastighetsnämndens förfogande, anvisa 63 000 kr till utbyte av en kokgryta på Strandsnäs förskola (projekt 56918). Barn- och utbildningsförvaltningen Ekonomienheten
4(20) Fa 82 Dnr: FA.2013.60 Ombyggnad av skolor och förskolor i Anderstorp Åtgärder vid Moforsvillan Under tiden Åsenskolans hus C byggs om till förskola ska Moforsvillan i Anderstorp fungera som tillfällig förskola. För fastigheten ska fungera behöver en del åtgärder göras. Inomhus är det främst mindre förändringar i lokalen som behövs för öka säkerheten för barnen, utomhus är det lite mer med sandlådor och lekredskap. Dessutom ska ett staket förses med en påbyggnad så det blir ca 1 m högt. Fastighetskontoret har kostnadsberäknat åtgärderna till 150 000 kr och arbetsutskottet föreslår medel anvisas från projekt 56003. Tjänsteskrivelse Moforsvillan 2015-08-12 Protokoll 2015-08-19 - Faau 62 från projekt 56003, Fastighetsnämndens förfogande, anvisa 150 000 kr till åtgärder vid Moforsvillan i samband med ombyggnad av C-huset (projekt 56840). Barn- och utbildningsförvaltningen Ekonomienheten
5(20) Fa 83 Dnr: FA.2015.49 Kommunförrådet, utbyte av passagesystem Medelsanvisning Vid kommunförrådet på Mårtensgatan i Gislaved finns idag två olika passagesystem. Tekniska kontoret har beställt utbyte till ett och samma system av fabrikat RCO. Fastighetskontoret har begärt offert från ramavtalsleverantören på utbytet, pris ca 120 000 kr. Tekniska kontoret ska betala kostnaden genom hyreshöjning under tio år. Arbetsutskottet föreslår medel anvisas från projekt 56003. Tjänsteskrivelse till nämnd 150811 Protokoll 2015-08-19 - Faau 63 från projekt 56003, Fastighetsnämndens förfogande, anvisa 125 000 kr till utbyte av passagesystem vid kommunförrådet (projekt 56919). Tekniska kontoret Ekonomienheten
6(20) Fa 84 Dnr: FA.2015.54 Klockargårdskolan, utbyggnad av datanät Medelsanvisning Barn- och utbildningsförvaltningen har beställt utbyggnad av datanätverket vid Klockargårdskolan i Broaryd och vid förskolan som är belägen i skolan. Utbyggnaden beräknas kosta knappt 40 000 kr. Arbetsutskottet föreslår medel anvisas från projekt 56003. Tjänsteskrivelse till nämnd 150820 Protokoll 2015-08-19 - Faau 64 Beställning 2015-08-18 Datanät Klockargårdskolan.pdf från projekt 56003, Fastighetsnämndens förfogande, anvisa 40 000 kr till utbyggnad av datanätverken vid Klockargårdskolan (projekt 56921). Barn- och utbildningsförvaltningen Ekonomienheten
7(20) Fa 85 Dnr: FA.2015.52 Kommunförrådet, ombyggnad av kontor Medelsanvisning Tekniska kontoret har beställt ombyggnad på kommunförrådet i Gislaved för tillskapa fler kontor. Projektet omfar ombyggnad och flytt av expeditionen, nya kontor och ventilation i förrådsdelen samt byte av en del fönster. Kostnaden beräknas till 396 000 kr. Tekniska kontoret ska betala kostnaden genom hyreshöjning under tio år. Arbetsutskottet föreslår medel anvisas från projekt 56003. Tjänsteskrivelse till nämnd 2015-08-12 Protokoll 2015-08-19 - Faau 65 Beställning.pdf från projekt 56003, Fastighetsnämndens förfogande, anvisa 396 000 kr till ombyggnad på kommunförrådet (projekt 56920). Tekniska kontoret Ekonomienheten
8(20) Fa 86 Dnr: FA.2013.57 Anderstorps sporthall, utbyte av rostfri utrustning i köket Slutredovisning Fastighetskontoret överlämnar slutredovisning av projekt 56829. I samband med underhållsarbete i Åsenskolan tillagningskök som föranleddes av brister som kommunens livsmedelsinspektör påvisat, beställde barn- och utbildningsförvaltningen utbyte av delar av den rostfria utrustningen i köket. Fastighetskontoret kostnadsberäknade projektet till 65 000 kr vilket också blev den slutliga kostnaden. Arbetsutskottet föreslår slutredovisningen godkänns. Slutredovisning till nämnd 2015-08-13 Protokoll 2015-08-19 - Faau 66 godkänna slutredovisningen av projekt 56829. Barn- och utbildningsförvaltningen Ekonomienheten
9(20) Fa 87 Dnr: FA.2015.48 Gemensam åtgärdsplan 2015-2018 för Gislaveds kommuns klimatoch energistrategier Yttrande Fastighetsnämnden har fått tillfälle yttra sig över förslaget till gemensam åtgärdsplan 2015-2018 för Gislaveds kommuns klimat- och energistrategier. Fastighetsförvaltningen har haft en representant i arbetsgruppen och fastighetsnämnden har representerats av ordförande och förste vice ordförande i styrgruppen. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden tillstyrker förslaget till gemensam åtgärdsplan 2015-2018 för Gislaveds kommuns klimat- och energistrategier. Protokoll 2015-08-19 - Faau 67 2015-08-14 Tjänsteskrivelse till nämnd tillstyrka förslaget till gemensam åtgärdsplan 2015-2018 för Gislaveds kommuns klimat- och energistrategier. Kommunstyrelsen
10(20) Fa 88 Dnr: FA.2015.47 Förslag till riktlinjer för bostadsförsörjning i Gislaveds kommun Yttrande Fastighetsnämnden har fått tillfälle yttra sig över kommunstyrelsekontorets förslag till riktlinjer för bostadsförsörjning i Gislaveds kommun. Fastighetskontoret har gjort ett förslag till yttrande. I yttrandet föreslås fastighetsnämnden inte har några avvikande åsikter avseende riktlinjer och mål men några synpunkter på strategierna för uppnå målen. Arbetsutskottet diskuterade förslaget till riktlinjer och kontorets förslag till yttrande vid sitt sammanträde den 19 augusti 2015 och föreslår fastighetsnämnden antar yttrandet som eget och överlämnar det till kommunstyrelsen. Yttrande Riktlinjer för bostadsförsörjningen 2015-07-15.pdf Protokoll 2015-08-19 - Faau 68 2015-08-11 anta fastighetskontorets förslag till yttrande som eget och överlämna det till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen
11(20) Fa 89 Dnr: FA.2015.51 Nyckeltal 2014 Fastighetschef Mikael Fröler redogör för nyckeltal avseende kostnader för fastigheternas drift och underhåll under 2014. Total förvaltningskostnad inklusive kapitalkostnad, administration, underhåll och media per kvadratmeter är för grundskolor 663,62 kr (750,50), förskolor 875,58 (872,08), vårdfastigheter 861,21 (913,75), förvaltningsfastigheter 950,62 (735,76), fritidsfastigheter 495,01 (514,22) och gymnasium 722,44 (661,79). Siffrorna inom parentes avser 2013. Protokoll 2015-08-19 - Faau 70 Nyckeltal Vårdfastigheter årsjämförelse 2008-2014 ny.pdf Nyckeltal Gymnasier årsjämförelse 2008-2014 ny.pdf Nyckeltal Grundskolor årsjämförelse 2008-2014 ny.pdf Nyckeltal Förvaltningsfastigheter årsjämförelse 2008-2014 ny.pdf Nyckeltal Förskolor årsjämförelse 2008-2014 ny.pdf Nyckeltal Fritidsfastigheter årsjämförelse 2008-2014 ny.pdf lägga informationen till handlingarna.
12(20) 2015-09-02 1(2) Fa 90 Dnr: FA.2015.44 Budget 2016 och Utblick 2017-2020 Fastighetschef Mikael Fröler redogör för förslag till drift- och investeringsbudget för fastighetsnämnden 2016 samt utblick för åren 2017-2020. Enligt budgetdirektiven ska fastighetsnämnden redovisa överskott med 200 tkr. Förslaget till driftbudget innebär intäkter med 251 277 tkr och kostnader på 251 077 tkr. Investeringsbudgeten omfar 70 800 tkr under 2016. Huvuddelen av investeringarna görs i etapp 2 av Glashuset (2 700 tkr), ombyggnad av hus C på Åsenskolan (11 500 tkr) och ombyggnad av simhallarna i Anderstorp och Smålandsstenar till annan verksamhet (6 500 tkr respektive 15 000 tkr). Investeringarna påverkar i första hand kapitalkostnaderna. Nettot beräknas bli oförändrat 0 kr då de ökade kostnaderna täcks av hyresintäkter. Det finns dock en osäkerhet i betalningsförmågan hos stiftelsen Gisleparken som kan innebära hyresförlust under 2016. Budgetförslaget bygger dock på fastighetsnämnden får ersättning enligt kontrakt. Inför budget 2016 är stora sparbeting utlagda till andra förvaltningar. Det är mycket sannolikt det kommer påverka fastighetsnämndens ekonomi negativt, till exempel genom lokaler och tjänster sägs upp. Det kommer ta tid för fastighetsnämnden hitta ny användning för lokalerna varför de kommande åren sannolikt kommer medföra underskott. Hur stora underskotten kommer bli är omöjligt beräkna eftersom vi ännu inte vet vilka lokaler som kommer sägas upp. Det beror också på i vilken utsträckning det är möjligt avveckla fastigheter alternativt hitta nya hyresgäster. Kommunen har en hög ambition avseende energieffektivisering och flera investeringar i energibesparande syfte har genomförts. Det återstår dock fortfarande mycket innan målen i energistrategin är uppnått. Under 2016 planerar fastighetsnämnden byta ventilationsanläggning i några fastigheter och arbeta vidare med byta ut utrustning för styr- och övervakning. Detta ger ofta ett positivt ekonomiskt utfall. Även effektiviseringen av städningen fortsätter. I utblick 2017-2020 är planerat för investeringar i bland annat ombyggnad av Moforsvillan, forts ombyggnad av Glashuset, ombyggnad av Johan Orre, tillbyggnad av Solkullens förskola, ombyggnad och sprinkling av Hagagården och omläggning av parkeringsplats vid f.d. Vårdcentralen i Smålandsstenar. I slutet av perioden finns också medel upptagna för nybyggnad av idrottsarena med familjebad. MBL-förhandling angående budgeten har genomförts. Budget 2016 (Fastighetsnamnden) AU 2015-08-27.pdf Investeringsbudget 2016-2020, 2015-08-19.pdf Kommentarer investeringar 2016-20 AU.pdf Planera - roda traden Budget 2016.pdf Protokoll 2015-08-19 - Faau 71
13(20) 2015-09-02 2(2) Fa 90 (forts) fastställa fastighetsnämndens drifts- och investeringsbudget för 2016 samt överlämna fastighetsnämndens förslag till utblick för 2017-2020 till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige Ekonomienheten
14(20) Fa 91 Dnr: FA.2015.5 Ekonomisk rapport 2015-07-31 Fastighetschef Mikael Fröler redogör för budgetuppföljning per 2015-07-31. Resultatet för perioden är 14 082 tkr, budgeterat resultat är +/-0. De externa intäkterna är ca 3 mnkr högre, till viss del beroende på en reavinst vid försäljningen av lärarbostäderna i Ås, medan de interna intäkterna något lägre. Kostnaderna för planerat underhåll är lägre än budget liksom kapitalkostnader och kostnader för media. Personalkostnaderna är något högre. Vid nästa sammanträde kommer delårsbokslut och prognos II per 2015-08-31 presenteras. Budgetuppföljning 15-07-31.pdf lägga informationen till handlingarna.
15(20) Fa 92 Dnr: FA.2015.55 Stationshuset i Smålandsstenar, ombyggnad Information Vid arbetsutskottets sammanträde 2015-08-19 fick fastighetskontoret i uppdrag vid dagens sammanträde lämna en lägesrapport om ombyggnaden av stationshuset i Smålandsstenar. Fastighetskontorets förvaltare och projektledare Carina Karlsson informerar om ombyggnadens omfning. I årets investeringsbudget finns 2,5 mnkr till projektet, dessutom är 1 mnkr beviljat som statsbidrag från Trafikverket. Ombyggnaden ska bl a omfa ny väntsal och en cafélokal samt en handikappanpassad toalett som kan nås från utsidan av byggnaden via en ny ramp. Även ventilationen ska byggas om. Viss ombyggnad ska också göras i den lägenhet som finns på andra våningen. Alla arbeten kommer göras av ramavtalsleverantörer. Lars-Erik Nyström (C) säger han befarar budgeterade medel inte kommer räcka och befarar det blir betydelsefulla avvikelser. Han tror också ombyggnaden blir dyrare eftersom ingen vanlig upphandling gjorts. Agne Sahlin (S) påpekar vikten av fastighetskontoret återkommer till nämnden om man märker budgeten inte kan hållas. Marcus Ingelsbo (M), Marina Josefsson (S), Jan Ekström (MP), Charlotte Ström (KD) och ordförande Lisbeth Åkestrand (M) med flera deltar också i deben. 43.101.pdf 40.101 rev 2015-08-26.pdf uppdra till fastighetskontoret rapportera om projektets fortskridande vid fastighetsnämndens sammanträden under hösten.
16(20) 2015-09-02 1(2) Fa 93 Dnr: FA.2015.1 Information från fastighetskontoret Fastighetschef Mikael Fröler informerar om aktuella frågor: Vårdcentral Reftele Mark- och exploateringsenheten har tagit fram ett underlag för erbjuda vårdcentralen till försäljning. Fastigheten kommer annonseras ut inom några veckor. Danslokaler Fastighetsnämnden begärde i juni tilläggsanslag för en ombyggnad av Rönnen till danslokaler. Ärendet blev dock återremitterat. Efter ytterligare utredning är förslaget bygga en danslokal inne i Glashuset. Det kommer påverka stiftelsen och bingoalliansen. Men de bedömer det är hanterbart. Kostnaden är ca 750 tkr plus projektledning och tas från årets investeringsbudget för Glashuset. Glashuset Fastighetskontoret träffar Tage & Söner Byggnads AB den 8 september för diskutera en ekonomisk uppgörelse avseende första etappen av projektet. Försäljning Brandstationen, Hestra I princip är kommunen och Gislavedshus överens om en försäljning av brandstationen i Hestra med tillträde den 1 mars 2016. Befolkningsstatistik Efter april har kommunens innevånarantal ökat med 340 personer till 29 077 den 30 juni. Det är fortfarande positiva siffror på inrikes flyttningar. Sannolikt är en stor del nyanlända i eget boende, födelseöverskott 6. Detaljplaner Förslag till detaljplan för Nordinskolan i Smålandsstenar är utställd. Fastighetsnämnden får förslag till yttrande på nästa nämnd. Simhallarna Fritid bjuder in till dialog ang ombyggnaden av simhallarna i Smålandsstenar och Anderstorp den 9 resp 15 september. Inför dialogen har fritidsförvaltningen låtit stadsarkitekten göra några skisser på en möjlig framtida disposition. Hus C Åsenskolan Ombyggnaden av hus C kommer ut på anbudsräkning i mitten av oktober, bygglov i september. Ozon i ventilationsanläggningar Ozon används för rena frånluften i storkök för förbättra möjligheten till återvinning av värmen i frånluften. Om man har roterande värmeväxlare finns det risk för återföring till tilluften. Vid exponering av ozon i små mängder kan symtom som huvudvärk, torrhet i halsen, ögonen och näsan. Vi har en anläggning med roterande värmeväxlare på Glashuset och fastighetskontoret utreder eventuella åtgärder.
17(20) 2015-09-02 2(2) Fa 93 (forts) Ensamkommande flyktingbarn Socialförvaltningen behöver utöka boende för ensamkommande och undersöker tillsammans med Gislavedshus möjligheten till utökning i Smålandsstenar. Sannolikt kommer man hyra in ytterligare lägenheter. Det är också möjligt fd Granatens förskola kan komma behövas under hösten. lägga informationen till handlingarna.
18(20) Fa 94 Dnr: FA.2015.2 Meddelanden Fastighetsnämnden tar del av följande meddelanden: Ks 2015-06-17 228 Lokaler för dansverksamhet inom kulturnämnd och gymnasieskola Ks 2015-06-17 238 Riktlinjer för personalföreträdare i nämnderna Kf 2015-06-22 94 Budget 2016 med utblick till 2020, strategiskt styrdokument Kulturförvaltningens yttrande över ändrad användning av samt byggnation av utvändig plform på fastigheten Åtterås 3:158, Stationshuset i Smålandsstenar Fn 2015-08-27 75 Ombyggnad av simhallarna i Anderstorp och Smålandsstenar Klagomål, beröm och synpunkter som inkommit till fastighetskontoret via systemet "Tyck till" till och med augusti 2015.
19(20) Fa 95 Dnr: FA.2015.3 Delegationsbeslut Följande delegationsbeslut anmäls: Av Mikael Fröler fade beslut i hyresärenden till och med 2015-03-09
20(20) Fa 96 Dnr: FA.2015.4 Övriga frågor Fastighetschef Mikael Fröler informerar fastighetsnämnden om en person anmält intresse av hyra restauranglokalen som är belägen i brandstationen i Burseryd. Fastighetschefen är dock tveksam eftersom lokalen inte är i särskilt gott skick. Dessutom förs diskussioner med räddningstjänsten om brandstationen där garaget egentligen är för litet för det räddningsfordon som används nu. Personen har då uttalat visst intresse av i stället köpa fastigheten av kommunen. Mikael Fröler avser fortsätta diskussionen. lägga informationen till handlingarna.