Slutrapport Effektiva kommunikationer en skärgårdsgemensam förprojektering för skapande av nya kommunikationsnätverk i den Åländska skärgården Mars 2005 Carola Eklund Konsult Effektiva kommunikationer
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1 Inledning... 2 Syfte och mål... 3 Förprojekteringens organisation... 4 Projektplanen... 5 Resultat... 7 Arbetsmetoder... 7 Potentiella användningar, största nyttan, kommunikationsmönstren samt tilläggsvärde.... 8 Handledning... 8 Möten... 8 Fortbildning/utbildning... 8 Konsultationer... 8 Vilka användningar möjliggörs och vilka av dessa skall eftersträvas.... 9 Bästa tekniska lösning... 10 Skolnings- och träningsinsatser... 11 Resursperson... 12 Demonstrationer... 12 Pilotprojekt... 12 Projektledaren... 12 Aktörer och potentiella användare... 13 Placering av utrustning... 14 I de enskilda kommunerna... 14 I Mariehamn... 15 Centralt rum i Mariehamn, tillgänglighet och rimlig prisnivå... 15 De bästa formerna för projektet... 16 Finansieringsförutsättningar... 17 Långsiktig driftsfinansiering... 17 Skynet-konceptet... 17 Analys... 19 Diskussion... 20 1 (22)
Inledning Virtuella miljöer ger oss idag möjlighet att träffas och kommunicera med andra människor trots att ett fysiskt avstånd skiljer oss åt och miljöerna fungerar som en sammanbindande länk. Kommunikationen kan handla om affärs- och politiska kontakter, kontakt med vänner eller virtuella arbetsgrupper som jobbar ihop i realtid. De möjligheter som kommunikationstekniken medger utmanar vår verklighet och vi finns både i en virtuell och i en fysisk värld. Dessa två världar existerar samtidigt och blir likvärdiga för många av dem som vågar ta steget fullt ut och använda tekniken. Genom denna användning förlorar geografiska avstånd sin betydelse, vi får möjlighet att närma oss och arbeta med människor vi annars kanske inte hade träffat. Utvecklingen inom virtuella miljöer går ständigt framåt och idag finns det en uppsjö olika tekniker på marknaden. Arbetssätten får mer och mer betoning av grupparbeten och behoven att träffa ett antal olika personer blir allt vanligare. De vanliga mötena, ansikte mot ansikte är väldigt viktiga men ibland kan olika medier för samarbete vara ett komplement. Ett sådant medium kan vara videokonferenser som baserar sig på ljud- och bildöverföring. Den åländska skärgården består av de sex kommunerna Brändö, Föglö, Kumlinge, Kökar, Sottunga och Vårdö. Avstånden fågelvägen mellan dessa öar är inte stora, men med nuvarande ruttdragningar och trafiktäthet på de bil- och passagerarfärjor som trafikerar i mellan öarna blir avstånden i verkligheten mycket större. Detta betyder i förlängningen att det är svårt för skärgårdsbor från samtliga kommuner att hålla en gemensam träff någonstans i skärgården. Avstånden gör också att vissa skärgårdsbor är tvungna att vara borta upp till 13 timmar för t.ex. ett möte eller en läkartid på fasta Åland och i Mariehamn. Idag finns redan lösningar på den här typen av problem runt om i världen. Enkla tekniska lösningar ökar efterhand som fiberoptiska nät och överföringshastigheter för datatransmissioner byggs och utvecklas. Distanskommunikation kan idag ske på flera olika sätt jämfört med då det endast fanns telefon och telefax som enda tekniska hjälpmedel. Utifrån denna problematik och dessa möjligheter till lösningar startades en skärgårdsgemensam förprojektering som skulle utreda möjligheterna att bygga upp ett nätverk av ljud och bild i skärgården. Föreliggande rapport är ett resultat av denna förprojektering. 2 (22)
Nedan presenteras först syfte och målsättning med förprojekteringen samt dess organisation. Därefter följer en presentation av resultat av undersökningen och en analys av denna. Rapporten avslutas med en diskussion där för- och nackdelar förs fram. Syfte och mål Syftet med förprojekteringen var att klargöra förutsättningarna för att genomföra ett projekt kring utvecklandet av effektiva kommunikationssystem i regionen. Om det betraktades som genomförbart skulle ett projektupplägg med bäst genomförbar form för projektet göras. Ett annat syfte med förprojekteringen var att öka det praktiska kunnandet gällande videokonferensteknik och skapa en modell för effektiva kommunikationer på Åland och specifikt i skärgården. Målsättningen med förprojekteringen var att utreda förutsättningarna för att skapa ett fungerande nätverk av videokonferensutrustningar som binder ihop skärgårdskommunerna och möjliggör möten utan resor, distansutbildning, kommunikation och skötsel av myndighetsärenden samt att utreda förutsättningarna för en tillräckligt hög användningsgrad. Förprojekteringen skulle således ge svar på vilka de användarmässiga, finansiella och pedagogiska förutsättningarna var för förbättrade kommunikationer. Dessa förbättringar skulle ske genom utbyggnad av ett nätverk av utrustning baserade på ljud och bild och genom förändring av digitala vanor. En annan målsättning var att förprojekteringen skulle utmynna i ett projektupplägg för en Mål-2 ansökan där dessa förutsättningar beaktades. 3 (22)
Förprojekteringens organisation Under sommaren 2004 gick ansökan in till näringsavdelningen vid dåvarande Ålands landskapsstyrelse. På hösten samma år godkändes förprojekteringen och i november upphandlades projektledartjänsterna för genomförandet av en konsult (ProDistance) från den åländska skärgården. Kumlinge kommun fungerade som huvudman för förprojekteringen och den leddes av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen delegerade ansvaret till en ledningsgrupp bestående av representanter för skärgårdskommunerna (se bilaga 1). Ledningsgruppen följde kontinuerligt upp arbetet med konsulten och godkände kostnader och metoder enligt förprojekteringsplanen. De hade ett övergripande ansvar gentemot Kumlinge kommuns styrelse för att förprojekteringen genomfördes enligt uppgjord kostnadskalkyl. Konsulten ansvarade för att förprojekteringen gjordes enligt planen och i stöd av ett separat köpeavtal mellan kommunen och konsultbolaget. Ekonomiadministrationen handhades av centralkansliet i Kumlinge. 4 (22)
Projektplanen I förprojekteringsplanen definierades 11 olika punkter som förprojekteringen skulle ge svar på. Dessa var: 1. Förprojekteringen skulle innehålla en utvärdering av potentiella användningar för videokonferensutrustning och en bedömning av vilka användningar som ger den största nyttan och vilka användningar som mest frekvent skulle användas. De nuvarande kommunikationsmönstren skulle definieras likväl som vilket tilläggsvärde digital bild och ljudkommunikation samt elektronisk identifiering skulle ge i denna kommunikation. 2. Vilka användningar kommunikationssystemet möjliggör och vilka av dessa skall eftersträvas. 3. Utgående från användningspotentialen definiera bästa tekniska lösningar. 4. Vilka behov av skolnings- och träningsinsatser för ibruktagande av drift krävdes samt inlärningsmetoder (skapa lokal inlärningsmodell). 5. Vilka var aktörerna och de potentiella användarna? 6. Var i kommunerna kunde en utrustning bäst tjäna de bestämda användningarna. 7. Vad finns för behov av digitalt rum för videokonferensanvändning i Mariehamn? Hur kunde man garantera tillgänglighet och tillräckligt låga priser för användning? 8. Vilka kunde vara de bästa formerna för projektet, dvs huvudman, landskapets roll, serviceproducenternas roll? 9. Vad fanns för förutsättningar för finansiering av genomförandet: Mål 2 och landskapstyrelsen? 10. Fanns det en möjlighet att långsiktigt finansiera driften. 11. Vad fanns för förutsättningar för Skynet-konceptet i den åländska skärgården? Specifik tyngdpunkt skulle läggas vid punkt 4 att definiera skolnings- och träningsinsatser för ibruktagandet av systemet. Utöver detta skulle också ett finansieringsbehov i ett huvudprojekt samt förlag till finansiella lösningar presenteras. Förprojekteringen skulle också innehålla en uppskattning av driftskostnader/användarkostnader samt förslag till finansiering till dessa. 5 (22)
För att få svar på ovanstående frågeställningar skulle arbetet omfatta införskaffande av information, intervjuer, möten, diskussioner, konsultationer samt analys. Arbetet skulle ske genom: o Intervjuer, möten och diskussioner med potentiella användare och serviceleverantörer. o Benchmarking o Enkät, ifall behov förelåg o Nätverkande med de viktigaste aktörerna o Teknisk konsultering; systemjämförande lösningar o Rapport med projektupplägg för huvudprojekt: användningsområden, prioriterade användningar, tekniska lösningar, utrymmesalternativ, finansiering, metoder för inlärning och digitala vanor o Kalkyleringar: kostnadskalkyler och finansieringsupplägg för driften, inkomster Utfallet av undersökningen presenteras nedan under Resultat. 6 (22)
Resultat Nedan redovisas de olika arbetsmetoderna samt därefter de frågor som skulle besvaras enligt förprojekteringsplanen. Arbetsmetoder Arbetet utfördes som tidigare nämnts av ett konsultföretag som köptjänst och skulle omfatta införskaffandet av information genom intervjuer, möten, diskussioner och konsultationer. En analys skulle göras utgående från insamlat material. En stor del av arbetet bestod av till intervjuer av olika slag. Över 30 olika möten hölls och var av följande karaktär: - träffar i varje skärgårdskommun där nyckelpersoner som IT-kunniga, föreningsaktiva, politiker, kommunens tjänstemän, rektorer, hälsovårdare osv. var inbjudna - Diskussioner med huvudintressenter som kunde ha ett intresse i att medverka med någon typ av innehåll (se under rubrik Resultat, Aktörer och potentiella användare) - Diskussioner med eventuella organisationer och institutioner som bidragsgivare - Olika träffar med tekniskt kunniga inom området (Åland, Åboland, Stockholm) - Träffar med bredbandsoperatörer Internet utgjorde ett gigantiskt uppslagsverk där mycket information hämtades för att möjliggöra jämförelser mellan olika tekniker och program. Där fanns också en del information om andra typer av nätverk den teknik som där användes. Den enda formen av brevutskick som gjordes var att i förprojekteringens slutskede skicka ut preliminära förfrågningar om ekonomiska stöd för den externa finansieringen för Mål-2 projektet. Olika offerter begärdes in för att dels få rättvisande siffror i budgeten för Mål-2 projektet och dels för att få in kostnader för varje enskild kommun för högre och säkrare uppkopplingshastighet. Därefter gjordes kostnadskalkyl och finansieringsupplägg för driften. Inkomsterna värderades utifrån de preliminära bidragsförfrågningarna. En projektplan skrevs också för den kommande Mål-2 ansökan. 7 (22)
Potentiella användningar, största nyttan, kommunikationsmönstren samt tilläggsvärde. Utgående från de intervjuer och undersökningar som har gjorts kunde de potentiella användningarna delas i fyra större grupperingar. Dessa skulle vara handledning, möten, fortbildning/utbildning samt konsultationer. De allmänt rådande kommunikationsmönstren var samtal via telefon, e-post eller möten där man träffades personligen. Endast en liten del av de uppräknade användningarna sköttes via videokonferenser och då i de allra flesta fall från Mariehamn till Finland eller Sverige. Handledning Den här gruppen kan man tänka sig rehabilitering, kontakter mellan olika instanser som exempelvis dagvård lekotek, socialsekreterare FPA eller vården, ekonomisk rådgivning. Kontakten idag sköts per telefon eller på olika träffar ansikte - mot - ansikte. Möten Ett flertal av de skärgårdsgemensamma kommunala möten som hålls idag kunde delvis göras via ett videokonferensnätverk. Det samma gäller för föreningar, institutioner och företagare som ofta har kontakt med personer ute i skärgården. Fortbildning/utbildning I den här gruppen finns stora inbesparingar att göra om ett videokonferensnätverk används. Som utbildare/fortbildare bosatt i skärgården kan man göra en föreläsning från skärgården till andra regioner men du kan också som skärgårdsbo delta i hela utbildningar på distans. Många fortbildningar som riktar sig till ett större antal personer ordnas oftast i tätorter och då kan man som skärgårdsbo ha möjlighet att delta i dessa utan långa tidskrävande resor. Konsultationer Rådgivning och terapi sorterar också under den här gruppen. Det kan vara frågan om familjeterapi, läkarkonsultationer, missbrukarvård, olika typer av feedback och över huvudtaget kontakter till myndigheter och institutioner. En fördel med videokonferensutrustning i detta fall är att man har en bildkontakt och det kan upplevas mera betydelsefullt än att kontaktas endast via e-post eller telefon. I flera av exemplen ovan är det inte ens möjligt att sköta ärendet utan bildkontakt. 8 (22)
Inom alla dessa områden finns ett tilläggsvärde för båda parten. Istället för att resa till någon specifik plats kan man stanna på hemmaplan. Ett fungerande videokonferensnätverk ger också ekonomiska inbesparingar på längre sikt. Arbetsgivaren behöver inte skaffa vikarier för en eller flera dagar, dagtraktamenten behöver inte betalas ut. Och framför allt behöver deltagaren inte använda sin egen fritid, vilket ofta är fallet då en resa kan ta upp till ett halvt dygn. Det är dock viktigt att komma ihåg att ett videokonferensnätverk måste ses som ett komplement och alternativ till andra former av kommunikationer inte en ersättning av befintliga former. Vilka användningar möjliggörs och vilka av dessa skall eftersträvas. Videokonferensutrustningar används idag runt om i världen och inom många olika områden. Nedan räknas ett flertal användningsområden upp och flera av dessa är inte av intresse eller är för teknikkrävande för att i nuläget rymmas inom ramen för det planerade Mål-2 projektet. - Fortbildning, utbildning och föreläsning - Möten och träffar av olika slag - Telemedicin konsultation, operationer, ultraljud osv. - Handledning - Terapi psykiatri, missbrukarvård, familjeterapi osv. - Fångvård vid förhör istället för att förflytta fången - Företagsintern kommunikation - Myndighetsärenden Inom ramen för det här projektet och med den teknik som är tänkt är det rimligt att åtminstone följande användningsområden bör eftersträvas: - Fortbildning, utbildning och föreläsning - Möten och träffar av olika slag - Telemedicin i begränsad form, ex enklare konsultationer - Handledning - Terapi, ex för missbrukarvård, mentalvård, familjterapi - Myndighetsärende mot ex Folkpensionsanstalten och Arbetskraftsbyrån 9 (22)
Bästa tekniska lösning Den åländska skärgården har relativt få invånare fördelat på sex kommuner. Totala antalet per den 31.12.2004 var 2.346 invånare och det innebär att den totala användningen av ett videokonferenssystem rimligen inte kan bli så hög. De flesta kommunerna dras också med en rätt ansträngd ekonomi med små möjligheter till stora investeringar. Utifrån dessa fakta bör ett så flexibelt system som möjligt byggas, dels av den anledningen att det skall vara enkelt att bygga upp, förflytta och uppgradera och dels för att möjliggöra att så många som möjligt kan använda systemet. Ett system som är webbaserat ser för närvarande ut att vara den mest flexibla lösningen för projektet. Då de flesta idag har tillgång till datorer och en stor del också till bredband finns redan grundförutsättningarna. Ett system över ISDN kräver att det finns en apparat som kan visa inkommande bild, oftast i form av en TV-monitor. I motsats till ett webbaserat system innebär detta att en extra apparat måste förvaras någonstans då den inte används. En annan fördel med ett webbaserat system är att trafikkostnaderna kan hållas nere i och med att trafiken går över bredband. Klientprogramvaran i ett sådant system är också för det mesta gratis att hämta på Internet. För den enskilde användaren krävs förutom ovanstående endast en webbkamera och ett headset för att kunna utnyttja videokonferensnätverket. Flera av de åländska skärgårdskommunerna har idag tillfredsställande bredband för att kunna utnyttja systemet, men för att garantera att bild och ljud överförs utan avbrott och med bra kvalitet krävs helst en bandbredd på 2 Mpbs. Det är endast Föglö, Vårdö och eventuellt Kökar som för närvarande kan garantera denna hastighet. Den lösning som har visat sig vara intressant utifrån förutsättningarna ovan är Marratech. Detta är ett program som är utvecklat i Sverige och det finns redan användare runt om i Norden, Balticum och Nordamerika. Exempel på institutioner som använder Marratechplattformen är Uppsala och Luleå universitet, Blekinge Tekniska högskola, UniNetprojektet (är ett delprojekt inom UniZon-Kvarken där man utvecklat och genomfört utbildningar inom IKT och lärande för universitetslärarna i Vasa och Umeå) och The Baltic University Programme. Företag som använder plattformen är bl.a. TietoEnator, Ericsson, Frontec, TeliaSonera samt Vattenfallägda bredbandsoperatören Arrowhead. I Nordamerika 10 (22)
har man från Marratechs sida inledningsvis inriktat sig mot utbildningssektorn, bl.a. på University of California och University of Berkeley. För att videokonferensnätverket skall fungera tillfredsställande måste tillfälliga lösningar garantera en säker överföringshastighet. Detta kan enklast göras med en ökning av radiolänkar men det är som nämnts en tillfällig lösning. För att undvika eftersläpning vad det gäller kommunikationsmöjligheter och för att maximalt kunna utnyttja ett videokonferensnätverk bör därför ett system motsvarande prestandan av optisk fiber även byggas i den åländska skärgården. Skolnings- och träningsinsatser För varje ny teknik som införs i samhället måste stora insatser göras för att tekniken används av de berörda i tillräckligt hög grad. Att endast införskaffa tekniken och göra de nödvändiga installationerna har alltför många gånger visat sig vara en felaktig väg att gå. Tekniken måste demonstreras och nyttan måste påvisas för att användningen skall bli maximal. Ute i den åländska skärgården där invånarna ännu inte har haft möjlighet att utnyttja Internet maximalt utan endast haft tillgång till Internet via modem, har man ännu inte kunnat ta del av de möjligheter som erbjuds jämfört med dem som har bredbandsuppkoppling. Det innebär att många ännu inte vet hur ex. IP-telefoni, videokonferenser, digital-tv osv. fungerar och att dessa möjligheter ens finns. Därför är det ännu viktigare att stora insatser läggs på olika typer av demonstrationer och förevisningar så att så många som möjligt skall få se nyttan med ett videokonferensnätverk och också inse att det inte medför några svårigheter att använda systemet. Insatser av den här typen kräver och måste också få tillräcklig med tid för att synlig effekt uppnås. Det är inte endast frågan om att öka användningsgraden utan det gäller även att påverka synen på informationsteknologi samt ge en inblick i de möjligheter som erbjuds via ett videokonferensnätverk. Det är därför rimligt att anta att en period på minst 1,5 2 år krävs innan ett nätverk av den här typen är fullt ut implementerad i samhället. Nedan räknas de insatser upp som kan hjälpa till att öka de digitala vanorna. 11 (22)
Administratör Projektet anställer en person med ansvar för underhåll av server och för tilldelande av access till nätverket. Denna person har övergripande ansvar för att kommunikationsplattformen fungerar. Resursperson En resursperson i varje kommun anställs som kan hjälpa till vid uppkoppling av programmet. Den här personen har också ansvar för att systemet fungerar i den enskilda kommunen och får i sin tur handledning och stöd av administratören. Projektledaren En projektledare arbetar deltid i projektet för samordnande, planerare och stöd för demonstrationer och pilotprojekt. Denna person har både en pedagogisk och teknisk utbildning eller erfarenhet av liknande uppgifter. Demonstrationer Demonstrationer för intressegrupper Då det är viktigt att ha ett innehåll i demonstrationerna för att locka till sig invånarna kan man utgående från olika intressen och hobbyn anordna skärgårdsgemensamma demonstrationer. Pilotprojekt 1. För skärgårdspolitiker Skärgårdskommunernas politiker har regelbundet återkommande interna möten. Under projekttiden sker några av dessa möten över videokonferensplattformen. Jämförelser med de ordinarie närmötena och utvärdering görs. 2. För kommunalanställda Under projekttiden åläggs de kommunalt anställda att delta i något av Kommunförbundets ordnade fortbildningstillfällen. Jämförelser och utvärdering görs. 3. Grundskolorna i skärgården Under en period på ett läsår ordnas distansundervisning mellan två eller flera skolor i skärgården för att utforma metoder och undervisningssätt. 4. Utvärdering av Ålands musikinstituts försök med distansundervisning 12 (22)
Aktörer och potentiella användare Under tiden för förprojekteringen har konsulten varit i kontakt med potentiella användare i Mariehamn. Många flera kunde kontaktas och det finns all anledning att tro att det finns flera tänkbara intresserade, men för att få en bild av omfattningen och bredden av intresset har nedan nämnda i första hand redovisats. De som kontaktades kan delas in i två grupper, dels den grupp som efter presentationen av idén ansåg att det kunde vara intressant och dels den grupp som redan hade tänkt i dessa banor. Den senare gruppen hade redan mer eller mindre aktivt funderat på nya kommunikationssätt för att öka kontakten till skärgården. Till den grupp som anser att det kan finnas en nytta av ett videokonferenssystem hör: Medborgarinstitutet i Mariehamn de har redan testat ett liknande system ut i skärgården som inte användes i någon högre grad. Är förövrigt intresserade om inte kostnaderna är för stora. Landskapsregeringen de olika tjänstemännen har i olika utsträckning behov av kontakt ut i skärgården. Det finns redan ett Tandberg system men en webbaserad utrustning är möjlig att införskaffa om ett behov av detta uppstår. Ålands kommunförbund anser att största nyttan för dem finns inom sektorn för kompetensutveckling och anser att ett videokonferensnätverk kunde ge bättre möjlighet att nå ut till kommunalt anställda i skärgården. Ålands hälso- och sjukvård ett intresse finns definitivt gällande fortbildning av hälsovårdare i skärgården. Det kunde öka möjligheterna till att delta på flera tillfällen än idag. Kan också finnas intresse av handledning och läkarkonsultationer där det är möjligt. Sekretessen viktig Folkpensionsanstalten på Åland har inte detta skede något större behov men kan tänka sig någon typ av rehabiliteringsintervjuer. Sekretessen är viktig. Till den andra gruppen, som tidigare funderat kring ökade kommunikationssätt mot skärgården hör: Folkhälsan de verksamheter som kunde utnyttja ett videokonferensnätverk är bl.a. terapi, ekonomisk rådgivning, lekotekets verksamhet, familjerådslag, kontakter till skolan samt handledning rörande arbetet med barn. Folkhälsan har även kontakter utanför Åland där videokonferens används redan idag. Ett uttalat behov av egen utrustning finns. För närvarande hyr de utrymme vid Medis för detta. Finns behov av sekretess i flertalet kontakter. Ålands handelsläroverk ett nätverk kunde här användas inom flera områden men speciellt för de distansstuderande. 13 (22)
Navigare ett lärcenter som riktar sig mot vuxna studerande. De vill gärna vara med i nätverket och de ser skärgårdens utrustning som en förlängning av verksamheten, som satelliter. Arbetskraftsbyrån på Åland ser ett videokonferensnätverk som ytterligare ett sätt att hålla kontakten med klienter i skärgården. Det är i främsta hand för information och feedback men också möten med kommuner, företag och allmänhet. Missbrukarvården på Åland är mycket intresserade av att kunna öka kommunikationsmöjligheterna mot de klienter som finns i skärgården. Förutom detta kan även kontakt till socialsekreterare samt till klienter på olika behandlingshem tas. Det senare är mycket viktigt för kontinuiteten i behandlingarna. Ålands musikinstitut har varit i startgroparna att utveckla något system som kunde möjliggöra distansutbildning på distans. Det kan gälla både teori- och musikundervisning. Förutom ovan nämnda har också tätare diskussioner förts med Ålands Teknologicentrum, som har hjälp till i utvärderingen av programvaran Marratech. I flera av kontakterna ovan har kontakten till kommunernas socialsekreterare nämnts. Detta kan vara viktigt i samarbetet kring patienter och klienter men också när det gäller ren information. Inom flera organisationer är det också viktigt med sekretess både vad det gäller plats men också vad det gäller dataöverföringen. I det förra kan socialsekreterare spela en stor roll liksom hälsovårdare, eftersom det kan upplevas osäkert att vara tvungen att vända sig till den handledare som finns i kommunen. Denna person kan säkert åläggas tystnadsplikt men det kan upplevas tryggare om hälsovårdare eller socialsekreterare hjälper till med uppkoppling mm. Placering av utrustning För att flertalet personer skall ha tillgång tillvideokonferensutrustning bör denna finnas i varje kommun och i Mariehamn. Förutom dem som presenteras nedan kan det vara fritt fram för den enskilda användaren med litet större behov att skaffa sin egen utrustning. I de enskilda kommunerna Då syftet med detta projekt är att skapa nya kommunikationssätt för möten är det också viktigt att det i varje kommun finns en utrustning som är anpassad för större utrymmen. På detta sätt garanteras flera personer deltagande i ett och samma möte från samma kommun. Detta rum kan vara kommunernas mötesrum eller något annat lämpligt rum där akustiken och 14 (22)
ljudisolering är tillfredsställande. Detta utrymme kan hyras ut till användare som inte har lämplig uppkopplingshastighet eller lämpliga utrymmen. Då tekniken är flexibel och flyttbar är det också möjligt att låna ut utrustningen till andra intressenter som skolorna, föreningar, turistföretagare med konferensverksamhet osv. Det är också möjligt att ett par mindre webbkameror och headsets finns i kommunkansliet. Personalen kan lätt koppla in dessa kameror till sina datorer och på så sätt följa med en fortbildning eller delta i ett möte från sin egen arbetsplats. Det kan vara viktigt att hälsovårdaren i kommunen har en egen utrustning om ÅHS önskar vara med i projektet. Hans/hennes utrymmen är redan från tidigare ljudisolerade och kan därmed vara väl anpassade till de yttre sekretesskrav som finns vid vissa typer av kontakter. Motsvarande kan gälla för socialsekreteraren. I Mariehamn Som tidigare nämnts finns det många intressenter som gärna deltar i nätverket redan i ett inledningsskede av projektet och de flesta av dessa har behov av egna utrustningar. Under projektets gång är det dock viktigt att pilotprojekten kan genomföras och därför kan det vara nödvändigt att det finns en utrustning som kunde cirkulera eller lånas ut av vissa av intressenterna under själva projekttiden. Centralt rum i Mariehamn, tillgänglighet och rimlig prisnivå Det kan vara rimligt att anta att det finns intressenter som önskar sporadisk kontakt mot skärgården av olika anledningar men inte är intresserad av att skaffa sig nödvändig utrustning. Exempel på sådan kan vara företagare, konsulter och studerande. I sådana fall kan det vara viktigt att det finns ett utrymme i Mariehamn som kan erbjuda dessa tjänster. En sådan plats kunde vara i Ålands Teknologicenters utrymmen i IT-byn där befintlig utrustning redan finns. En vilja finns från ÅTC:s sida att hyra ut ett sådant utrymme och det ligger också i linje med vad de i dag redan kan erbjuda. Det är också möjligt att hyra utrustningen utanför kontorstid hos dem. En annan plats kunde vara ett publikt utrymme i biblioteket i Mariehamn. Då biblioteket har bra tider för öppethållning är det också där möjligt att använda utrustningen på andra än kontorstider. Biblioteket kunde säkert uppfattas som en möjlig plats att gå till om man har privata ärenden. 15 (22)
Intresset att hyra ut utrustning och utrymmet torde i båda förslagen vara stora. För ÅTC:s det ligger detta i linje med delar av deras verksamhet som teknikutvecklare i det Åländska samhället. Biblioteket å sin sida erbjuder redan idag utrymmen för möten och sammankomster av olika slag samt kommunikationsmöjligheter över Internet och att utöka den verksamheten till även bildöverföring torde inte innebära något stort steg. De bästa formerna för projektet Ett projekt av det här slaget lämpar sig mycket väl som ett Mål-2 projekt då det uppfyller de syften som speciellt är framskrivna i Landskapsstyrelsen dokument 1 under åtgärderna Skärgårdsutveckling och Informationssamhället. Under den förra åtgärden är syftet / / att skapa goda förutsättningar för boende och arbete i skärgården för att uppnå målsättningen om en balanserad regional utveckling (sid.6) och det skrivs också fram att / /en förutsättning för näringslivet är att de sociala kontaktnäten är utvecklade (sid 6). Ett videokonferensnätverk ökar och medger likvärdiga förutsättningar för både boendet och arbete samtidigt som denna tekniska utveckling kan göra det möjligt att bidra till samhällsutvecklingen. Då det gäller den senare åtgärden skrivs i samma dokument fram målsättningen att Man skriver vidare / / öka tillgängligheten till och användningen av informations- och kommunikationsteknologi för företag och individer (sid.7). Olika områden som kan tänkas ingå i strategin är tekniska lösningar och investeringar i glesbygd och skärgård för att underlätta tillgängligheten till ny teknik, insatser för att öka användningen i den offentliga sektorn och insatser riktade till företag och befolkning (sid 7). Dessa två skrivningar visar på att de mål och syften som projektet vill uppnå även stämmer väl in under denna åtgärd. 1 Komplement till programdokument 2000-2006, Mål 2 Åland 16 (22)
Då samtliga skärgårdskommuner är intresserade av den här typen av kommunikationssätt är det också rimligt att projektorganisationen har ett liknande upplägg som denna förprojektering har (se Förprojekteringens organisation, s.4). Någon av skärgårdskommunerna skulle fungera som huvudman för projektet och ledningsgruppen skulle utökas med representanter från Landskapsregeringen och huvudintressenterna. Finansieringsförutsättningar Förutsättningarna för att driva ett projekt av den här storleken är att en stor del av finansieringen tillförs från andra instanser än kommunerna själva. Ett sätt är då att ansöka om medel från EU:s Mål-2 program. I ett sådant upplägg skulle Landskapsregeringens Mål-2 program och Europeiska regional utvecklingsfonden (ERUF) vara medfinansiärer tillsammans med skärgårdskommunerna. Landskapsregeringens näringsavdelning har aviserat att ett bidrag om 70 % för totala kostnaden är möjligt. Det skulle innebära att skärgårdskommunernas gemensamma kostnader skulle uppgå till maximalt 30 % av den totala satsningen. Även om stödprocenten är mycket hög kräver projektets genomförande ytterligare externt tillförda medel för att minska kostnaderna för kommunerna. Konsulten har också sonderat intresse för medfinansiering i sina kontakter med huvudaktörer och det kan konstateras att ett sådant intresse finns. Långsiktig driftsfinansiering Ifall projektet kan finansieras enligt modellen ovan bör man under projekttiden noggrant utreda förutsättningarna för en långsiktig driftsfinansiering. En naturlig väg att gå är naturligtvis att uppbära ersättning för användandet av plattformen efter projekttidens slut. Uppgifter om vem som skall betala och hur mycket användandet skall få kosta måste noggrant utredas. En möjlighet kan vara att samtliga användare betalar ett visst driftsbidrag varje år eller att samtliga användare betalar för den tid som de utnyttjar videokonferensservern. Skynet-konceptet Arbetsministeriet, skatteförvaltningen och Folkpensionsanstalten har gemensamt drivit ett försöksprojekt i Åbolands skärgård under 1,5 år. Projektet som gick under namnet Skynet var ett försök att öka kundunderlaget för projektägarna. Det planerades redan 2001 men låg nere ca 1½ år innan planerna återupptogs. Försöket skulle pågå i tre år men lades ner i dec 2004 17 (22)
med motiveringen att det fanns för få användare och att systemet var för dyrt att upprätthålla. Deltagande kommuner var Dragsfjärd, Nagu, Korpo, Houtskär och Iniö. Projektet gick ut på att man från placerade ut kundterminaler i de olika kommunerna. Dessa terminaler var förutom med datorer även försedda med apparatur som gjorde det möjligt att utbyta olika ansökningar och handlingar på distans. När kunden tryckte på en knapp kopplades han/hon upp mot en växel hos FPA i Pargas. Där kopplades signalen manuellt till önskad mottagare och därmed fick kunden kontakt med den person som önskades. Systemet för dessa distanstjänster var utvecklat av det finländska programvaruhuset NSD Skynet Oy. Kostnaderna för projektet var väldigt stora, dels på grund av de specialutformade kundterminalerna (ca 10.000 /styck) och dels på grund av de höga driftskostnaderna. Orsakerna till att försöket lades ner var flera. Den största orsaken var att kostnaderna för upprätthållande av linjerna (Soneras) blev väldigt kostsamma och projektet kunde inte påverka dessa. Kostnaderna per användare blev därmed orimligt stora och oförsvarbara. En annan orsak till nedläggningen var att under tiden som detta projekt ännu var i startgroparna startade FPA, Arbetskraftsbyråerna och skattebyråerna utveckling av sina webbtjänster. Delar av det som erbjöds via Skynet kunde därmed nås via en vanlig Internetuppkoppling från vilken dator som helst. En tredje orsak som kan nämnas i sammanhanget är att projektet misslyckades med föresatsen att få med ytterligare aktörer, ex. banker och försäkringsbolag. En enkät gjordes för att utvärdera kundernas åsikter. De fördelar som fanns med systemet enligt dem var bland annat att ansökningar kunde anhängiggöras genast (via skanner eller fax), de fick en ansikte mot ansikte kontakt och man fick hjälp med ifyllande av blanketter. 18 (22)
Analys Inledningsvis kan det konstateras att förprojekteringen till största delen har mötts med positiva kommentarer. Flera av huvudaktörerna hade antingen funderat mycket över eller varit i startgroparna för att bygga upp ett alternativt kommunikationssätt. Känslan hos flera av dessa har varit att de metoder de använt sig av inte nått skärgårdsborna i den grad som önskades. Från de skärgårdsbesök som gjordes fanns också många idéer och tankar vad ett videokonferenssystem skulle kunna bidra till. Detta tillsammans med förprojekteringens uppdragsgivares uttalade önskningar visar tydligt på att det finns ett stort behov av alternativa kommunikationssätt för dem som bor i skärgården men också för dem som har regelbunden kontakt med skärgårdsborna. Den insamlade informationen ger ytterligare vid handen att det intresse som definierats på fasta Åland spänner över ett mycket brett spektrum (se under rubrik Resultat, s.8) och det borde garantera att det redan i ett tidigt skede av projektet finns möjlighet till ett gediget innehåll i videokonferenserna. Det finns också uttalade önskemål om att den programvara som krävs måste vara enkel att använda. Därtill är den allmänna uppfattningen att den inplanerade handledaren i varje skärgårdskommun kommer att behövas. En optimal lösning för samtliga huvudintressenter, men speciellt för skärgårdskommunerna, är att det system som upphandlas är flexibelt. Det är viktigt att utrustning lätt kan flyttas till utrymmen där behovet är störst. Men lika viktigt är att utrustningen är relativt förmånlig i inköp för de enskilda skärgårdsbor som önskar kunna delta hemifrån. Bland de program som har undersökts och jämförts är Marratech det som verkar vara ett rimligt alternativ utifrån de förutsättningar och krav som finns. Något som stöder teorin om att det kan vara ett stabilt program är att det har utvecklats vid Umeå universitet och används speciellt runt om i Sverige på universitet och företag (se s.10). En viktig och stor del av projektledarens arbete är att med olika insatser arbeta för en ökad digital vana hos skärgårdsborna i allmänhet. Ytterligare kan det krävas pilotprojekt som kan användas som underlag för uppföljning och utvärdering av uppställda mål i Mål-2 projektet. Förslag på insatser skrivs in i projektplanen. 19 (22)
Ett nätverk baserat på Skynet konceptet torde inte vara intressant i detta fall då det systemet dels har höga investeringskostnader och dels saknar den flexibilitet som framhålls som viktigt i förprojekteringen av Effektiva kommunikationer. Även om systemet är användarvänligt krävs det ändå mer personella resurser då en person måste sköta vidarekopplingen till den som skall kontaktas. Diskussion Vid utformande av ett nätverk av den här dimensionen är det lätt att lyfta fram de positiva effekterna. Det är också viktigt att försöka upptäcka eventuella negativa effekter och ta ställning till dem. I de olika diskussioner som förts under förprojekteringens gång har det flera gånger dykt upp en rädsla av att videokonferenser skulle ersätta de personliga träffarna, att nätverket skulle ses som en motivering till att ytterligare göra neddragningar i turtätheten i skärgårdstrafiken. En person ifrågasatte till och med om detta var början till en kommunsammanslagning. Självklart kan denna typ av farhågor vara berättigade men samtliga intressenter som har vidtalats har tydligt markerat att detta kommunikationssätt måste ses som ett alternativt kommunikationssätt som aldrig kommer att ersätta behovet av de personliga mötena. Och från skärgårdsbornas sida ser man också detta som en möjlighet att öka deltagandet i möten och träffar av olika slag. Men för- och nackdelar måste naturligtvis alltid ställas mot varandra och därför bör också de positiva effekterna lyftas. En avvägning måste sen utifrån detta göras. De fördelar som förtjänar ett extra omnämnande i sammanhanget kan vara följande. Detta nya kommunikationssätt kan öka kommunernas inflytande över beslut och utveckling genom att vara en diskussionspart gentemot myndigheter och organisationer. Det ökar engagemanget hos enskilda kommuner men också enskilda intressenter. Nätverket kan ha stor betydelse för att initiera erfarenhetsutbyte och samverkan mellan skärgårdskommuner och övriga. Det skapar goda möjligheter för skärgårdskommunens invånare att delta i högre utbildning på hemorten. Men det är inte endast frågan om högre utbildning utan också utbildning i allmänhet samt fortbildning. Genom utbildning ökar möjligheterna till man får ett nytt arbete, får behålla sitt gamla eller om man fått mera kvalificerade arbetsuppgifter. Men det kan också handla om arbetssituationen i stort, i form av stimulans, möjlighet att påverka sin arbetssituation mm. Även den kulturella och sociala tillgängligheten ökar. Kontentan av detta 20 (22)
är att personer boende på avlägsna eller isolerade orter, t.ex. skärgården får likvärdiga möjligheter som den urbana befolkningen. 21 (22)