Sida 1(8) Vård, omsorg, folkhälsa och Nya perspektiv Marie Åkerlind Datum Förslag till regional förvaltningsorganisation av ehälsa ehälsa är ett samlingsbegrepp, där ehälsa handlar om att göra hälso- och sjukvården till en integrerad del av vårt informationssamhälle. Detta innebär användning av informations- och kommunikationsteknologi för att möta behoven för personal, vårdgivare, beslutsfattare, patienter och deras närstående, samt medborgare i stort, i vårdande och sjukdomsförebyggande syfte. Även på nationell nivå har man ändrat inriktning till att öka fokus på införandet, användningen och nyttan av tekniken snarare än den tekniska utvecklingen. Bakgrund Nationell ehälsa för vård och omsorg utgör regeringens officiella ståndpunkt för utveckling av IT inom vård och omsorg. Med en tydlig viljeinriktning att IT i vården måste samordnas för att vården ska bli bättre för patienterna och resurserna användas mer effektivt. Det som händer nu är att nationella IT-tjänster ökar och det saknas ordnade former för hur utveckling, förvaltning och stöd till lokala verksamheter ska se ut. Det finns en nationell nivå men som inte har kapacitet att möta behovet av stöd från alla lokala verksamheter. Vi vill formalisera den regionala nivån Återkoppling Återkoppling Lokal förvaltning Regional förvaltning Nationell förvaltning (Inera)
REGION VÄRMLAND 2 Samtliga kommuner och landstinget har visat stort intresse av en fortsatt gemensam utveckling i länet. En gemensam uppfattning är också: För att lyckas med utveckling av e-tjänster i linje med nationell ehälsa är det nödvändigt att det sker gemensamt med alla berörda parter i länet. Till berörda parter hör invånarna i Värmland, huvudmännen Landstinget, Värmlands kommuner, Region Värmland och privata vårdgivare. Varför ska vi samarbeta och vilka behov finns av samverkan? Regional förvaltning av ehälsa har frekvent diskuterats under de senaste åren. På uppdrag av beredningsgruppen på Region Värmland (Vård, omsorg, folkhälsa och Nya Perspektiv) har detta förslag tagits fram. Det finns behov av kompetens- och expertstöd som hjälper verksamheterna att införa de nationella tjänsterna. Den regionala förvaltningsorganisationen är tänkt att vara ett stöd till verksamheter och ledning inom kommun och landstinget i regionen. Lagar som styr nationell ehälsa är: Patientdatalagen (PDL), Personuppgiftslag (PUL), Offentlighets- och sekretesslag, Hälsooch Sjukvårdslagen (HSL), Patientsäkerhetslagen (PSL), Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service (LSS), mm. samt SOSFS föreskrifter Socialstyrelsen. Vad händer om vi inte samverkar inom ehälsa? Risken är att alla 17 organisationer skapar egna riktlinjer och rutiner för ehälsotjänster och att ingen samordning sker. Personal från samtliga huvudmän måste avsätta mycket av sin arbetstid till att hålla sig á jour med nationella nätverk och förvaltningsgrupper, att vara pålästa inom samtliga tjänster. Följden blir att effektiviteten och kvaliteten sjunker trots att vi lägger mycket resurser på detta. För att få en uppfattning om hur mycket tid som läggs inom ehälsa idag: 2 personer arbetar i projekt med samordningen inom ehälsa i länet idag, vilket motsvarar en heltidstjänst. Det arbete som läggs ner, behöver tas om hand även fortsättningsvis och bör förvaltas vidare av den regionala förvaltningen. År 2013 betalade RV ut motsvarande 2,9 Mkr för de arbetsinsatser personal inom regionen lagt ner inom ehälsa (stimulansmedel 2013). Det motsvarar 16 000 timmars arbete (endast hälften av arbetsinsatsen får ersättning) c:a 8 heltidstjänster. Arbetet med de nationella ehälsotjänster kommer att öka i takt med att nya tjänster införs. Detta framgår i CeHis handlingsplan för 2013-2018. Stimulansmedlen har utbetalats från nationellt håll enbart i syfte att främja samverkan och att skapa förutsättningar, där det ska ingå en långsiktig plan för finansiering, organisation och samverkan inom ehälsoområdet i regionen.
REGION VÄRMLAND 3 Ett exempel på arbete vi gör idag som kan effektiviseras: En huvudman skapar en rutin för loggranskning av NPÖ som tar ca 40 timmar att ta fram. Denna kan sedan återanvändas av övriga 16 huvudmän, som leder till ökad effektivitet på 640 timmar (40 timmar x16 kommuner). Därefter kan man räkna på punkten under Vad ska vi samverka om? för att få en uppfattning om vad 17 huvudmän ska skapa rutiner för och hur mycket av arbetstiden som kan effektiviseras, genom regional samordning. Kan man välja att avstå från ehälsa? Ja, det kan man. Men vem förmedlar till medborgare/patienter/anhöriga att man inte kan få samma service och trygghet i vården där man avstår från arbetet med ehälsa? Patienter/medborgare förväntar sig samma service och trygghet i vården oavsett vart man bor, eller vem som är huvudman eller utförare. Redan idag pågår diskussioner hos andra huvudmän om NÄR man ska sluta faxa journaldokument, epikriser och läkemedelsordinationer efter avslutad vårdkontakt mellan huvudmän, då dessa finns tillgängliga digitalt redan idag. Epikriser och läkemedelslistor kommer inte att faxas, information ska kunna inhämtas från nationella tjänster, oavsett huvudman. Vad ska vi samverka om? En regional förvaltningsorganisation skulle ha till uppgift att utifrån de nationella tjänsterna ta fram gemensamma riktlinjer, ge stöd till medlemmarnas verksamheter och förvalta de nationella tjänsterna. Man kan inte lyfta bort något ansvar ifrån medlemmarnas lokala verksamheter men ge stöd inom ett stort antal områden. Under 2014-2015 kommer arbetet att fokusera på de områden som lyfts fram i de nationella planerna. Regionala förvaltningen ehälsa ska svara på verksamhets- och tekniska frågor, synkronisera arbetet mellan de lokala huvudmännen och öka utvecklingstakten i de gemensamma frågorna på följande sätt: Förvaltningsaktiviteter: Stödja verksamheten med i samband med avtalsskrivande, checklistor mm (kontakter med leverantörer) Stödja verksamheten i anpassning till de nationella tjänsterna (verksamhetsutveckling) svara på verksamhetsfrågor runt: HSA, SITHS, medarbetaruppdrag, säkerhetstjänster mm enklare stöd vid tekniska frågor, t ex anslutning mot de nationella tjänsterna och tjänstekontrakt ta fram gemensamma riktlinjer och rutinbeskrivningar, t.ex. verksamhetsrutiner för logghantering, samtyckeshantering mm
REGION VÄRMLAND 4 samordna och samverka inom området Informationssäkerhet vara applikationssupport för de nationella tjänster, stöd till lokal ITsupport stöd vid informationsspridning, utveckla och uppdatera publika webbsidor för informationsspridning av de nationella tjänsterna (nyheter, lagförändringar, rutinförändringar, mm) sammankallande till regionala nätverk för erfarenhets- och kompetensutbyte Delta i nätverk med t ex andra regioner Ovanstående aktiviteter avser följande tjänster inom ehälsa: Nationell katalogtjänst, HSA Nationell identifieringstjänst, SITHS Nationell Patientöversikt, NPÖ (Nationell åtkomst journalinformation) Pascal IT-tjänster för stöd av läkemedelshantering (Ordination av dosläkemedel). Nationell ordinationsdatabas NOD (läkemedelsförteckning, införs våren 2014 i NPÖ) Inrättande av förvaltningsorganisation föreslås ske i två steg Arbetssätt Arbetssättet under projekttiden 2014 och vid en eventuell fortsättning 2015, bygger på att varje huvudman ansvarar för: Egen utvecklingsverksamhet och dess kostnader Implementering av de nationella tjänsterna Egen lokal förvaltning Det krävs att varje huvudman har en egen lokal handlingsplan för ehälsa. Handlingsplanen kan dock tas fram, och dess aktiviteter genomföras, med stöd av den regionala förvaltningsorganisationen. Den arbetar i sin tur utifrån en regional handlingsplan, fastställd av beredningsgruppen (förvaltningsstyrgrupp). Den handlingsplanen upprättas vid Region Värmland efter dialog med berörda huvudmän i länet och utifrån nationella krav och initiativ.
REGION VÄRMLAND 5 År 2014: Etablering En gemensam förvaltning av nationella ehälsotjänster i Värmland hanterar verksamhetsfrågor för regionen mellan huvudmännen (landstinget, kommunerna, Region Värmland). Den regionala förvaltningen inkluderar inte teknisk drift, vilket sker lokalt hos varje huvudman eller nationellt hos Inera. Förvaltningsorganisationen kan finansieras med nationella stimulansmedel som ett projekt under 2014 och utvärderas löpande för att hitta rätt nivå för fortsatt arbete. Rekrytering av en förvaltningsledare görs under våren 2014. Stor vikt läggs vid verksamhetskompentens men även en stor förståelse för tekniken och dess samband. Anställningen blir en projektanställning på 6 månader (med möjlighet till förlängning/tillsvidareanställning) till en kostnad på ca 350 tkr för 2014. År 2015: Den regionala förvaltningen permanentas och beslut tas var huvudmannaskapet ska vara. Förvaltningen bör finansieras med medel från verksamheterna i regionen. Privata vårdgivare bör beaktas, när så är aktuellt, även ur ett finansieringsperspektiv. Under de närmaste två åren bör följande byggas upp Förvaltningsorganisationen byggs upp med tre huvudområden: Förvaltning/verksamhetsutveckling (ta fram gemensamma riktlinjer och rutiner) Användarhandledning (direktstöd till verksamheterna) Stöd (hjälp med införande lokal förvaltning av ehälsotjänster) Samverkan mellan landstinget och kommunerna har pågått vid olika grupperingar sedan starten av Region Värmland 2001, där Region Värmland haft den samordnande rollen och där landstinget och samtliga kommuner finns representerade. Arbetsgivaransvaret föreslås därför ligga hos Region Värmland. Organisation och ansvar Styrningen av ehälsa sker från nationell nivå genom SKL, Socialstyrelsen,
REGION VÄRMLAND 6 Vårdföretagarna, Famna och Socialdepartementet. Samtliga regioner och landsting har gett CeHis i uppdrag att skriva en nationell handlingsplan (2013-2018) som styr utvecklingen för kommuner, landsting och privata vårdgivare. Den styr våra lokala mål och strategier, infrastruktur och hur vi ska samordna oss med hjälp av nationella system och tjänster. Den nationella handlingsplanen är densamma för alla huvudmän i regionen. Förvaltningsstyrning sker med representanter från landstinget, kommunerna och Region Värmland. På sikt kan även privata vårdgivare bli aktuella. Förvaltningsstyrgrupp föreslås vara Beredningsgruppen på Region Värmland (Vård, omsorg, folkhälsa och Nya Perspektiv), som fastställer och beslutar om en regional handlingsplan som är förankrad hos alla huvudmän och därefter fattar erforderliga beslut. Referensgrupp för information/rapportering är kommunchefsgruppen Nätverksgrupp för verksamhetsfrågor är Socialchefsgruppen och ehälsosamordnare inom regionen. Referensgrupp för teknikfrågor är IT-chefsgruppen inom regionen.
REGION VÄRMLAND 7 Finansieringsmodell Oavsett ambitionsnivå och grad av samverkan behöver deltagande huvudmän komma överens om en modell för finansiering. Det finns flera modeller att välja på, t.ex. Proportionerlig, exempelvis belopp per innevånare Rak, samma kostnader för alla parter Vi rekommenderar finansieringsmodell Proportionerlig, exempelvis belopp per innevånare, som är väl känt sedan tidigare där Karlstads kommun och Landstinget betalar lika hög summa. Uträkningar Nedan ses förslag på uträkningar på en persons lönekostnad om 40 000 kr/månad, inkl. semesterersättning och sociala avgifter (44.33%), vilket ger en årslönekostnad på 740 330, 40 Kr. Exempel 1. Proportionerlig fördelning av personalkostnader för regional förvaltning av ehälsa, ses nedan. SCB Kommunfolkmängd 1 november 2013 Kod Kommun % Totalt lönekostnad/år 1 person 1715 Kil 3,27% 23 032 1730 Eda 2,34% 16 481 1737 Torsby 3,33% 23 454 1760 Storfors 1,14% 8 029 1761 Hammarö 4,19% 29 511 1762 Munkfors 1,01% 7 114 1763 Forshaga 3,12% 21 975 1764 Grums 2,47% 17 397 1765 Årjäng 2,73% 19 228 1766 Sunne 3,61% 25 426 1780 Karlstad 24,26% 170 871 1781 Kristinehamn 6,61% 46 556 1782 Filipstad 2,91% 20 496 1783 Hagfors 3,34% 23 525 1784 Arvika 7,15% 50 360 1785 Säffle 4,24% 29 864 LiV 24,28% 171 011 100,00% 704 330 Exempel 2. Rak fördelning av personalkostnader för regional förvaltning av ehälsa, innebär en kostnad på ca 43 500 kr/huvudman.
REGION VÄRMLAND 8 Omvärldsanalys Kommuner, landsting, CeHis/Inera och SKL Kommuner och Landstinget i Värmland jobbar mycket med dessa frågor och behöver stöd. SKL vill att vi jobbar tillsammans och tillhandahåller stimulansmedel för detta under 2013, samt även under 2014. Efter 2014 utbetalas inte mer stimulansmedel, utan då ska man ha skapat organisation och arbetsformer för fortsatt regionalt arbete. I övriga regioner runt om i landet pågår diskussioner kring verksamhetsstöd och regionalförvaltning inom ehälsa.