KKS6000 v3.1 2012-01-13 Sammanträdesdatum 2017-06-01 Styrelsemöte för KK-stiftelsen Plats Deltagande styrelseledamöter Närvarande från kansliet KK-stiftelsens kansli Kerstin Eliasson, ordförande Elisabet Annell Åhlund Kajsa Ellegård Lars Ekedahl (fr.o.m. P.2) Karin Markides Peter Larsson Olle Lundin (t.o.m. P.12) Helena Malmqvist Björn Odlander Björn Sundell Madelene Sandström, VD Olof Hugander, sekr. Mats Waltré, personalrepresentant Stefan Östholm, P.4 och P.5 Mattias Jarl, P.6 Britt-Marie Granting, P.9 samt P.11 1 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. Beslutades att P.10 skulle behandlas efter P.6 på dagordningen. 2 Val av justeringspersoner Karin Markides utsågs att, jämte VD och ordförande, justera dagens protokoll. 3 Föregående mötesprotokoll P.1 Föregående mötesprotokoll Protokollet från den 28 mars godkändes. 4 Fråga om jäv Lars Ekedahl anmälde jäv avseende P.3 och P.6. Helena Malmqvist anmälde jäv avseende P.5.
2 (8) 5 Ärenden för behandling P.2 VD:s rapport Madelene Sandström redogjorde för innehållet i VD-rapporten. Styrelsen diskuterade vikten av att lärosätena lyfter fram sina starka och profilerade forsknings- och utbildningsmiljöer i sin externa kommunikation, samt att stiftelsen bör ställa krav på detta vid projektbeviljande. Såväl kansli som styrelse kommer att lyfta denna fråga i kommande dialoger med lärosätena. Styrelsen beslutade att godkänna VD:s rapport. P.3 Beslut om stöd inom programmet Synergi Mats Waltré redogjorde för bedömningsarbete och utfall inom programmet Synergi. I den ordinarie utlysningen inkom fem ansökningar. Utöver dessa bedömdes två ansökningar från KK-miljöerna. Högskolan Väst lämnade även in en ansökan i den ordinarie utlysningen, som ett led i sin kvalificeringsprocess för att bli en KK-miljö. Sammanlagt bedömdes därmed åtta ansökningar. Bedömargruppen utgick i sin bedömning från ansökningar, externa sakkunnigutlåtanden för de ansökningar som inkom i ordinarie utlysning, KK-miljöernas egna externa sakkunnigutlåtanden för sina två ansökningar samt hearing av alla sökande. Bedömargruppen rekommenderade att fem projekt beviljas finansiering. VD instämde i bedömargruppens rekommendation. Styrelsen beslutade att: 1. avsätta högst 14 759 977 kr, inkl. OH, från den ekonomiska ramen 2031017 (KKmiljö HÖG) för insatsen BioMine - Data-mining för identifiering, selektion och validering av biomarkörer, Högskolan i Skövde 2. avsätta högst 10 905 253 kr, inkl. OH, från den ekonomiska ramen 20360017 (Synergi) för insatsen Datoranvändning med människan i centrum för nya visuella och interaktiva tillämpningsprogram, Blekinge tekniska högskola 3. avsätta högst 14 393 022 kr, inkl. OH, från den ekonomiska ramen 20360017 (Synergi) för insatsen Icke-invasiv monitorering av hudsjukdomars progression och läkning baserat på lågmolekylära biomarkörer, Malmö högskola. KKstiftelsens anslag är under förutsättning att nödvändiga tillstånd inhämtas från berörd etikprövningsnämnd. 4. avsätta högst 10 893 006 kr, inkl. OH, från den ekonomiska ramen 20360017 (Synergi) för insatsen BIO-QC: Kvalitetskontroll och rening av nya biologiska läkemedel, Karlstads universitet
3 (8) 5. avsätta högst 14 197 158 kr, inkl. OH, från den ekonomiska ramen 2031017 (KKmiljö HÖG) för insatsen Utveckling av additiv tillverkning med laser och tråd för tillverkning av högpresterande komponenter, Högskolan Väst 6. att avslå ansökningarna om stöd till VISAM - Optisk tillståndsövervakning av Stora Areor från Mittuniversitetet, Personcentrerad e-hälsa för äldre från Högskolan Dalarna samt Organisering av innovation i komplexa industriella organisationer och miljöer (INOPLEX) från Mälardalens högskola Punkten förklarades omedelbart justerad. Lars Ekedahl hade anmält jäv och deltog inte i beslutet. Styrelsen poängterade att projektansökningarna alltid ska ha genomgått etisk prövning i förekommande fall. P.4 Beslut om stöd inom programmet Forskningsprofil+ Stefan Östholm redogjorde för bedömningsarbete och utfall inom programmet Forskningsprofil+. Utlysningen var särskilt riktad till de miljöer som har eller nyligen har haft finansiering inom programmet Forskningsprofiler. I februari inkom en ansökan från Jönköping University, CompCAST plus - Högpresterande komponenter genom gjutning Plus utmattningsprestanda, vilken KK-stiftelsens bedömargrupp har bedömt utifrån kriterierna i utlysningen. Bedömargruppen rekommenderade beviljande av projektet och VD instämde i deras rekommendation. Styrelsen beslutade att: 1. att avsätta högst 18 426 384 kr (inkl. OH) till Jönköping University, från den ekonomiska ramen 20310117 (KK-miljö HÖG) avseende ansökan 20170066 CompCAST plus och uppdra till VD att inleda avtalsförhandlingar. Punkten förklarades omedelbart justerad. P.5 Beslut inom programmet Forskningsprofiler Stefan Östholm redogjorde för bedömningsarbete och utfall inom programmet Forskningsprofiler. I november 2016 inkom två intresseanmälningar om forskningsprofil, från Mälardalens högskola samt Högskolan i Halmstad. Vad gäller ansökan från Mälardalens högskola har ansökans vetenskapliga kvalitet granskats och betygsatts av tre externa sakkunniga. Därefter har KK-stiftelsens bedömargrupp bedömt ansökan och då vägt in de vetenskapliga utlåtandena i sin helhetsbedömning, kompletterat med en hearing. Högskolan i Halmstad har en KK-miljö och har i sin egen kvalitetssäkringsprocess bedömt ansökan med externa sakkunniga. KK-stiftelsen har genomfört en parallell
4 (8) granskning av ansökan med utlåtanden från ytterligare sakkunniga samt en sammanfattande bedömningsprocess inklusive hearing. Bedömargruppen var i grunden positivt inställd till Mälardalens högskolas ansökan och föreslog att KK-stiftelsen skulle bifalla den. Det fanns dock ett flertal punkter som bedömargruppen identifierat som oklarheter. Flera av dessa punkter önskade man att Mälardalens högskola tydliggjorde före projektstart då de bedömdes ha stor betydelse för projektets möjlighet till framgång, där forskningsprofilens vetenskapliga positionering utgör en av de väsentligaste. En förutsättning för rekommendation om bifall var därmed att åtgärder skulle vidtas enligt bedömargruppens förslag. Bedömargruppen var även i grunden positivt inställd till Högskolan i Halmstads ansökan och föreslog att KK-stiftelsen skulle bifalla den. Det fanns dock några centrala punkter som bedömargruppen identifierat som oklarheter. Dessa punkter önskade man att högskolan skulle tydliggöra före projektstart då de bedömdes ha stor betydelse för projektets möjlighet till framgång. En förutsättning för rekommendation om bifall var därmed att åtgärder vidtas enligt bedömargruppens förslag. VD:s överväganden Vad gäller ansökan E-Prose krävs ett tydligt ledarskap för att hålla ihop forskningsprofilen. Ansökan omfattar många forskargrupper och discipliner uppdelat i 10 delprojekt, varav endast ett projekt är övergripande. Utifrån att grupperingen nyligen har tappat sin starka forskningsledare ser VD det som en hög risk att bevilja forskningsprofilen i denna situation. VD gick därför emot bedömarnas förslag om villkorat bifall för ansökan till en rekommendation till styrelsen om att avslå men med en rekommendation att återkomma i kommande utlysning. Vad gäller ansökan CERFUM utgör satsningen en krävande och viktig utmaning för Högskolan i Halmstad och deras KK-miljö, då den samlar flera delar i en gemensam och framåtriktad ambition. VD följde bedömargruppens rekommendation genom att föreslå en bordläggning av ärendet, med tydlig återkoppling till högskolan om vilka åtgärder som behöver vidtas, framförallt att större tidsinsatser av befintliga seniora forskare behöver planeras i forskningsprofilen. De åtgärder som bedömargruppen föreslår bedöms vara fullt genomförbara i och med den parallella processen med utformning av verksamhetsplanen för 2018. I denna kan forskningsprofilen prioriteras till förmån för andra insatser. En reviderad profilansökan ska inkomma i höst och bedömas på nytt av bedömargruppen. Styrelsen beslutade att: 1. att avslå ansökan 20170015 Evolutionära produktionsprocesser E-Prose från Mälardalens högskola. 2. att bordlägga ansökan 20170016 Centrum för framtida mobilitetslösningar - CERFUM till dess reviderad ansökan inkommit och ny hearing genomförts.
5 (8) 3. att uppdra till VD att informera högskolan i Halmstad om vilka kompletteringar som måste inkomma gällande forskningsprofilen 20170016 Centrum för framtida mobilitetslösningar - CERFUM, samt därefter kalla till hearing. 4. att uppdra till VD att informera Mälardalens högskola samt att inbjuda till en genomgång av utpekade brister och rekommendationer. Helena Malmqvist hade anmält jäv och deltog inte i beslutet under beslutspunkt 1. P.6 Beslut om stöd inom programmet KK-miljöer, Högskolan Väst Mattias Jarl presenterade informerade först om vad en KK-miljö innebär. Därefter presenterade han Högskolans Västs ambition om att bilda en KK-miljö (Primus), genomförd kvalificeringsprocess samt expertgruppens rekommendationer utifrån det underlag som har lämnats in och den hearing som genomförts. Expertgruppen för nya ansökningar inom KK-miljöprogrammet har granskat ansökan. Expertgruppen har enats om en samlad bedömning av allt underlag från lärosätet och lämnade den 15 maj en rapport med beslutsrekommendation till stiftelsen. Som ett led i kvalificeringsprocessen har Högskolan Väst även lämnat in en ansökan inom programformen Synergi. Expertgruppen rekommenderade stiftelsen att bifalla ansökan från Högskolan Väst. VD delade expertgruppens bedömning. Styrelsen beslutade att: 1. Högskolan Väst ges rätt att inrätta en KK-miljö inom området produktionsteknik och industriellt arbetsintegrerat lärande i enlighet med stiftelsens programform KK-miljöer. 2. ge VD i uppdrag att ingå avtal om KK-miljö med Högskolan Väst i form av ett tioårigt ramavtal med övergripande mål och ett avtal på 3 år som anger mål för den första etappen i KK-miljöns utveckling. Punkten förklarades omedelbart justerad. Lars Ekedahl hade anmält jäv och deltog inte i beslutet. P.7 Anmälan av protokoll från kapitalutskottet och information inför upphandling av kapitalförvaltningstjänster Elisabet Annell Åhlund informerade om arbetet som har bedrivits i kapitalutskottet sedan senaste styrelsemötet. Två möten har genomförts i utskottet, den 11 april och den 9 maj. VD och kapitalutskott har ägnat mycket tid åt arbetet med den kommande upphandlingen av kapitalförvaltningstjänster. Exempel på riskrapport från Kammarkollegiet för kapitalförvaltningen delades ut vid mötet.
6 (8) P.8 Beslut om extra styrelsemöte med anledning av upphandling av kapitalförvaltningstjänster Styrelsen kommer efter det ordinarie styrelsesammanträdet i september, men före det ordinarie styrelsemötet i december, att behöva ta ställning vad gäller upphandlingen av kapitalförvaltningstjänster. Styrelsen beslutade att ett extra styrelsemöte kommer att genomföras den 12 oktober kl. 10-13. P.9 Beslut om reviderad kanslibudget för 2017 Administrativa chefen Britt-Marie Granting presenterade en reviderad budget för kanslioch beredningsarbete. Kansliets personalkostnader är uppräknade med lönerevision samt viss dubblering vid nyrekrytering. Kostnaden för bedömningsgrupper har bedömts öka då förnyade prövningar av ansökningar tillkommer. Kostnader för omställning av lokaler blir dyrare än beräknat då hyresgästernas bidrag inte blir i den storleksordning som beräknades förra hösten samt att intäkter från konferensuthyrning är svårbedömt. När höstens styrelsemöte fattade beslut om budget för 2017 var det inte känt vad kostnaden för omstruktureringen av kapitalförvaltningen skulle komma uppgå till. Denna post lämnades därför utanför förslaget till kanslibudget. Styrelsen beslutade att godkänna ändring i kansliets budget inklusive de estimerade kostnaderna för kapitalförvaltningen. P.10 Remiss om ny ordning för att främja god sed och hantera oredlighet i forskning Stiftelsen har inbjudits att besvara remissen avseende Oredlighetsutredningens betänkande om en ny ordning för att främja god sed och hantera oredlighet i forskningen. Olle Lundin har deltagit som expert i utredningen och redogjorde för det huvudsakliga innehållet i betänkandet. Styrelsen diskuterade betänkandet och vad som är viktigt för stiftelsen att lyfta i ett remissvar. Karin Markides kommer, med stöd från kansliet, ta fram ett förslag på svar som kommer att cirkuleras i styrelsen före sista svarsdatum för remissen, den 21 augusti. P.11 Anmälan om arvode för förtroendevalda revisorer för 2017 Styrelsen beslutade den 14 juni 2016 att förordna prof. Katarina Olsson som förtroendevald revisor för KK-stiftelsen under perioden 1 juli 2016 30 juni 2018. Prof. em. Peter Jennergren förordnades därefter som personlig suppleant och ersättningen bestämdes till 50 000 kr årligen samt att arvodena till den förtroendevalda revisorn och dennes personlige suppleant ska uppräknas årligen i paritet med inkomstbasbeloppets utveckling, i likhet med vad som gäller för styrelsens ledamöter.
7 (8) Då inkomstbasbeloppet ökade med 3,7% mellan 2016 och 2017 blir den nya ersättningen till lekmannarevisorn och dennas personliga suppleant 51 850 kr vardera. P.12 Information om arbete med styrdokument Vid styrelsemötet den 28 mars uppdrog styrelsen åt VD att anlita extern expertis för genomgång av KK-stiftelsens samtliga styrdokument. Förslag på jurist lämnades av vår förtroendevalda revisor. VD har sedan dess uppdragit åt Settervalls Advokatbyrå att bistå i arbetet med översynen av styrdokumenten. Syftet med översynen har utgått ifrån önskvärdheten att styrdokumenten ska vara tydliga, att information inte ska överlappa och att dokumenten ska vara ett stöd för såväl styrelse som kansli i utförandet av arbetsuppgifter, styrning och tillsyn. Inriktningen är att styrelsen ska ta ställning till ett färre antal övergripande styrdokument med tydlig information om ansvar, befogenheter och delegation samt att mer detaljerade uppgifter rörande arbetet inom kansliet hanteras i bilagor och beslutas av VD. Arbetet med styrdokumenten kommer att fortsätta under sommaren och hösten med målsättningen att nya styrdokument beslutas vid styrelsemötet i december. P.13 Rapportering Kajsa Ellegård redogjorde för innehållet i stiftelsens remissvar avseende Vinnovas rapport om metoder och kriterier för bedömning av prestation och kvalitet i lärosätenas samverkan med omgivande samhälle. I svaret framhölls speciellt att samverkan måste syfta till att stärka medverkande parter i deras respektive kärnverksamhet och att samverkan inom akademin snarare ska betraktas som ett sätt att arbeta med kärnuppgifterna utbildning och forskning än en tredje uppgift. Kerstin Eliasson redogjorde för dialogmötet som i april genomfördes mellan några styrelseledamöter och ett antal lärosätesrektorer. Styrelsen diskuterade vad som fugerade bra vid dialogen och även vad som kan utvecklas inför kommande dialoger, exempelvis genom att ett antal strukturerade frågor tas fram inför dialogmötena. Styrelsen menade att mötena utgör en bra möjlighet för att visa på goda exempel vilka kan tjäna som inspiration för andra. Dialogerna ska dels syfta till att stiftelsen får viktiga synpunkter från lärosätena, dels till att möjliggöra kompetensutveckling vid lärosätena. Viktigt för alla parter är att framhålla såväl lärosätenas oerhört viktiga roll regionalt som deras betydelse för landet och internationella konkurrenskraft inom valda profilområden. Övriga frågor Olof Hugander informerade om styrelsens internat, vilket kommer att hållas i Västerås den 13-14 september. Helena Malmqvist bjöd in styrelsen att besöka ABB i Västerås i samband med internatet - på eftermiddagen den 14 september.
8 (8) Styrelsens egen tid Styrelsen beslutade om ny lön för VD samt diskuterade för- och nackdelar med ev. bisysslor för VD. Vid protokollet Olof Hugander Justeras Kerstin Eliasson Karin Markides Madelene Sandström