KSL KSL-anvisningar För UEDB Ungdoms- och elevdatabas 2015-04-21
2015-04-21 Innehåll BEHÖRIGHET OCH SUPPORT... 3 Upplägg av huvudman/ enheter... 3 Roller i UEDB... 3 Behörighet till UEDB... 3 Support... 4 VILKEN PRISLISTA/PRIS GÄLLER?... 4 Programpriser som läggs in av systemansvarig KSL... 5 Priser som läggs in av respektive hemkommun... 5 Intern fördelning av programpeng... 5 Kontering av externa utbetalningar för användare av ekonomiintegration... 5 Avtalade priser inom introduktionsprogrammen... 5 Mätdagar och utbetalningar... 6 Hantering retroaktiva belopp... 6 Fakturor för elever folkbokförda i andra län... 6 Kommuner utan egen gymnasieskola... 6 Elever som är aktuella för ett 4e år... 6 Ett fjärde tekniskt år... 6 Utbetalningsunderlag (rapporter)... 6 Attest... 7 Referenser... 7 Momskompensation allmänt... 7 4-kronan... 7 TILLÄGGSBELOPP... 7 Princip för tilläggsbelopp... 7 Beslut och registrering... 7 Individuella tillägg/avdrag... 7 Gymnasiesärskolan... 8 Extraordinära stödåtgärder... 8 Modersmål... 8 Nationell idrottsutbildning (NIU)... 8 Tilläggsbelopp vid ändrad folkbokföring... 8 Tilläggsbelopp när elev byter skola (ej folkbokföringsbyte)... 8 Elev/Enhetstillägg/avdrag... 9 SL-kort... 9 1
Korrigering av tidigare utbetalning... 9 VEM REGISTRERAR ELEVEN?... 10 Koder för särskilda grupper... 10 KOMMUNALT AKTIVITETSANSVAR (KAA)... 10 HANTERING AV PERSONER MED SEKRETESSMARKERING ELLER TF- NUMMER... 11 Elevens riktiga personnummer används (metod 1)... 11 Eleven skrivs in på rätt enhet med fejkat personnummer (Metod 2) Rekommenderas ej... 12 Eleven skrivs in på fejkad enhet i kommunens elevregister (Metod 3).Rekommenderas ej... 12 Övriga elever med TF-nummer (ex asyl- eller diplomatbarn)... 13 Personer med sekretessmarkering från antagningssystemet direkt till UEDB.... 13 FASTA RAPPORTER... 14 ANALYSVERKTYGET I UEDB... 14 REGIONAL STATISTIK... 14 2
BEHÖRIGHET OCH SUPPORT UPPLÄGG AV HUVUDMAN/ ENHETER Friskolor utanför länet(friskolor i länet är upplagda i UEDB) med elever från Stockholms län och Håbo behöver skicka uppgifter till UEDB-support för upplägg av huvudman/enheter/skapande av kontouppgifter. Uppgifter som support behöver är: Vilken huvudman (Namn, Org. nummer) Vilken skola det gäller (Namn, Skolenhetskod, Län/Kommun, postadress) Vilka Studievägar som berör Stockholms elever Namn på användare som behöver konto, Personnummer och Mail ROLLER I UEDB Kommuner i Länet och Håbo kommun: Admin - rättighet att redigera hela den kommunala huvudmannen, se alla eleverna på huvudmannen, se alla rapporter samt schemalägga integration från eget elevregister, har även rättighet att lägga till och ta bort kontering och tillägg/avdrag på enhet och person Ekonom - har rättighet att redigera hela den kommunala huvudmannen, se alla eleverna på huvudmannen, se alla rapporter samt rättighet att lägga till och ta bort kontering och tillägg/avdrag på enhet och person Lokal Systemadmin kommun rättighet att skapa konton och ge ut rättigheter för de egna användarna. En person per kommun Enhet - har rättighet att se elever och rapporter som rör en kommunal enhet Tittbehörighet Kan titta men inte redigera. Finns både som admin huvudman eller på enhetsnivå. Aktivitetsansvar- har rättigheter till analys och kan registrera personer i KAA Analys- Kan se eleverna folkbokförda i kommunen och elever som går på den kommunala skolan Regional statistik-kan se hela länets elevunderlag (avkodade uppgifter). Fristående enheter: Admin har rättighet att redigera hela den enskilda huvudmannen, se alla eleverna på huvudmannen, se alla rapporter samt hantera elever manuellt Enhet har rättighet att se elever och rapporter som rör en enskild enhet samt hantera dessa elever med manuell hantering Lokal Systemadmin Fristående rättighet att skapa konton och ge ut rättigheter för den egna användaren. En person per huvudman Tittbehörighet Kan titta men inte redigera. Finns både som admin huvudman eller på enhetsnivå Kommuner utanför länet Tittbehörighet Kan titta men inte redigera och se underlagsrapporter BEHÖRIGHET TILL UEDB Kommuner och huvudmän rapporterar in systemadministratörens namn, personnummer, e- postadress och roll till uedb-support@ksl.se UEDB-support kopplar därefter användare och skickar kontot via mail till kommunen/ friskolan Lokal Systemadmin kan hantera/skapa konton åt flera användare inom sin organisation. Dock inte för de användare som har behörighet hos mer än en huvudman de är endast synliga för KSL och administreras av UEDB-support (ex. de som har behörighet till kommunalt aktivitetsansvar, KAA och kommuner utanför länet) 3
SUPPORT Kommunerna i länet har möjlighet till support direkt av leverantören IST och även support av UEDB-support. Som kontaktpersoner har kommunen möjlighet att få support gällande ex de elevintegrationer som kommunerna har från ordinarie elevsystem. IST supportar två namngivna personer från varje kommun som har genomgått utbildning i UEDB. De två personerna i kommunerna skapar egna inloggningar på IST kundcenter. Alla ärenden hanteras därifrån. Skapa inloggning via http://support.ist.com/se. När det gäller frågor kring regelverk, hantering av studievägar, kontoadministration osv. hänvisar vi till UEDB-support@ksl.se Fristående enheter kontaktar UEDB-support@ksl.se för alla supportfrågor. VILKEN PRISLISTA/PRIS GÄLLER? Aktuell prislista (länsprislistan) finns upplagd på KSL-hemsida. Om en anordnare erhållit ett av Skolverket eller Skolinspektionen beslutat pris gällande särskild studieväg så gäller det priset. Priset läggs in av KSL Gäller kommun som har antagit länsprislistan; Länsprislistan gäller vid mottagande av elever från alla kommuner inom samverkansområdet samt vid utbetalningar såsom hemkommun till alla fristående skolor i landet. Vid andrahandsmottagande av elever från kommuner utanför samverkansområdet gäller lägsta pris av hemkommunens pris eller länsprislistan. Vid förstahandsmottagande av elever från kommuner utanför samverkansområdet gäller länsprislistan. Gäller kommun som inte har antagit länsprislistan(enbart Sigtuna GY11); Vid mottagande av elever från alla kommuner inom och utanför samverkansområdet gäller kommunens fastställda prislista. Gällande utbetalningar till alla fristående skolor i landet så ska länsprislistans pris gälla för samtliga program och inriktningar som erbjuds inom samverkan men som inte anordnas i egna kommunen. För de program som anordnas i egna kommunens regi utbetalas det egna priset till fristående gymnasieskolor. Vid andrahandsmottagande av elever från kommuner utanför samverkansområdet gäller lägsta pris av hemkommunens pris eller anordnarens pris. Vid förstahandsmottagande av elever från kommuner utanför samverkansområdet gäller anordnarens pris. Gäller alla kommuner Gällande utbetalning till fristående skola; Om program och inriktning inte erbjuds inom samverkansområdet gäller riksprislistan för detta program och inriktning. Gällande utbetalning till kommunal/landstingsägd skola; Om program och inriktning inte erbjuds inom samverkansområdet gäller anordnarens pris för detta program och inriktning. 4
PROGRAMPRISER SOM LÄGGS IN AV SYSTEMANSVARIG KSL Länsprislistan Priser beslutade av Skolinspektionen och Skolverket Kommunernas Avtalade priser inom introduktions-programmen och IB Strukturtillägget (utbetalas mars och oktober) PRISER SOM LÄGGS IN AV RESPEKTIVE HEMKOMMUN Avtalspriser för elever inom introduktions-programmen och IB för fristående Tilläggsbelopp för elever i särskola Tilläggsbelopp för elever med särskilda behov Tilläggsbelopp för modersmålsundervisning Tilläggsbelopp för nationella idrottsutbildningar NIU (enbart mellanskillnaden mellan Lag och individuell NIU) Tilläggsbelopp för SL- kort Priser för elever som studerar i kommunal skola i kommun utanför länet då anordnarkommunen inte har egen inloggning utan enbart tittbehörighet INTERN FÖRDELNING AV PROGRAMPENG UEDB skapar även underlag för elever i egna kommunala skolor. Underlagen utgår från den egna prislistan för kommuner med egen prislista(enbart Sigtuna) och från länsprislista för övriga kommuner. Fördelning inom kommunen mellan egna kommunala skolor beslutas av respektive kommun. Intern fördelning och kontering av programpeng finns inte med i integrationsfilen till ekonomisystemet. KONTERING AV EXTERNA UTBETALNINGAR FÖR ANVÄNDARE AV EKONOMIINTEGRATION Konteringsanvisningarna gäller endast kommuner som ska göra utbetalningar via fil till kommunens ekonomisystem. Endast kostnadskontering (debet) anges och endast kontering till skolor utanför den egna kommunen där elever som är folkbokförda i den egna kommunen är elevplacerade. Det betyder ingen kontering för att skapa bokföringstransaktioner för elever som går i egna kommunala skolor. Läs mer om hur kontering görs i Handbok för Ekonom kommun som finns på www.ksl.se/uedb AVTALADE PRISER INOM INTRODUKTIONSPROGRAMMEN Hemkommun och kommunal skolenhet/huvudman ska ha kommit överens om pris inför beslut om mottagande av elev. Priset läggs in av UEDB-support per kommun efter kommunens prislista Hemkommun och fristående skolenhet/huvudman ska ha kommit överens om pris inför beslut om mottagande av elev. Priset läggs in som avtalspris av hemkommunen Gäller dock inte programinriktat individuellt val där priset bygger på programpeng exklusive avdrag för strukturtillägget (se KSL prislista) tillsammans med av skolverket fastställt tillägg. Gällande preparandutbildningen är alltid hemkommunen skyldig att betala till anordnaren utan överenskommelse. 5
MÄTDAGAR OCH UTBETALNINGAR Mätdag är den 10:e varje månad. Undantag är några månader. Juni månad då mätning sker den 1:a i månaden (preliminärt underlag för juli och augusti skapas i juni) samt juli och augusti månad då mätningen sker den 31:a augusti. Undantag är också i september där är mätdatum den 15 september Fristående skolor ska erhålla betalning från kommuner senast den 22 i respektive månad eller sista vardag före den 22 med undantag av juni och december där särskild anvisning kommer från systemansvarig. Utbetalning/återbetalning av avräkning för juli och augusti sker i september. HANTERING RETROAKTIVA BELOPP Felaktigt utbetalade belopp justeras nästkommande månad genom att manuellt lägga in avvikelsen som ett enhetsbelopp med stoppdatum. Se även korrigering av tidigare utbetalningar. OBS! Engångskorrigeringar bör inte ske i juni månad då det automatiskt påverkar de preliminära utbetalningarna för juli och augusti. FAKTUROR FÖR ELEVER FOLKBOKFÖRDA I ANDRA LÄN Eftersom kommuner i andra län inte gör automatiska betalningar till kommuner inom samverkansområdet, måste fakturor även fortsättningsvis skickas som tidigare. Underlaget till fakturorna framgår av intäktsinformationen till anordnarkommunen. KOMMUNER UTAN EGEN GYMNASIESKOLA Ersättningen till kommunala skolor inom länet baseras på länsprislistan. Om anordnarkommunen inom länet inte antagit länsprislistan (enbart Sigtuna GY11) samt för kommuner utanför länet gäller anordnarkommunens pris. Ersättningen till fristående skolor/huvudmän in0m och utom länet baseras på länsprislistan om kommunen antagit denna. I annat fall baseras ersättningen på riksprislistan. ELEVER SOM ÄR AKTUELLA FÖR ETT 4E ÅR Skolor som önskar avtala om ett fjärde år för elev måste komma överens med hemkommunen om ersättningsnivå. Registrering i UEDB av elev som går ett fjärde år ska sättas med Årskurs 4. för att regionalt kunna följa upp dessa elever i analysmodulen. Kontakta UEDB-support för upplägg av ÅR 4 i UEDB ETT FJÄRDE TEKNISKT ÅR Gymnasieingenjörs-examen startar läsåret 2015/2016 UTBETALNINGSUNDERLAG (RAPPORTER) Intäktsinformation för mottagande huvudman Utbetalningsunderlag för betalande kommun Fellista Förändringslista 6
ATTEST Attest sker i kommunen på betalningsunderlag som kommer från UEDB. REFERENSER Referens är huvudmannens mottagare av ersättning och används för meddelande på inbetalningen till huvudmannens bankgiro eller plusgiro. Referens kan anges för huvudman eller enhet. Finns referens på enheten används den i första hand, annars används referensen på huvudmannen. MOMSKOMPENSATION ALLMÄNT Momskompensationen utgår till fristående huvudmän med 6 procent på programpengen efter avdrag för administrativ kostnad, 4-kronan. Skälet är att de fristående huvudmännen inte kan återfå mervärdeskatt på köpta varor eller tjänster som schablonmässigt uppskattats till 30 procent av omsättningen. Momskompensation utgår på alla belopp med undantag av SL-kort. 4-KRONAN Avdraget på 4 kr per månad och elev finansierar ungdoms- och elevdatabasen UEDB. Avdraget görs för alla elever med samma belopp oavsett program eller huvudman för att garantera likvärdighet mellan kommunala och fristående skolor. Undantag; inget avdrag görs för elever som finns inskrivna hos kommunal huvudman i kommun eller landsting utanför Stockholms län/håbo kommun. TILLÄGGSBELOPP Det finns två typer av tilläggsbelopp, riktat till elev (individ) och riktat till skola (enhet). PRINCIP FÖR TILLÄGGSBELOPP Principen för tilläggsbelopp i UEDB är att tillägget är ett belopp som läggs på programpriset/avtalspriset. Momskompensation tillkommer även för tilläggsbelopp med undantag för SL-kort. BESLUT OCH REGISTRERING Folkbokföringskommunen beslutar om beloppets storlek samt registrerar beslutat belopp i UEDB. INDIVIDUELLA TILLÄGG/AVDRAG Se punkt nedan 7
GYMNASIESÄRSKOLAN Grundprincipen för programpeng inom gymnasiesärskolan är grundbelopp och tilläggsbelopp d v s samma princip som för gymnasieskolan. Det betyder att t ex programpris för gymnasiesärskolan behöver läggas in efter samma princip. KSL rekommenderar följande, om kommunen registrerat tilläggsbelopp för gymnasiesärskoleelever bör beloppet delas upp i ett grundbelopp och resterande del som tilläggsbelopp. Skälet är att möjliggöra uppföljning och analys av särskolekostnaderna EXTRAORDINÄRA STÖDÅTGÄRDER Tilläggsbelopp för omfattande stödbehov hos enskilda elever. Enligt lagstiftningen ska tilläggsbelopp avse extraordinära stödåtgärder, som inte har koppling till den vanliga undervisningen, t ex tekniska hjälpmedel, assistenthjälp och anpassning av lokal. Tilläggsbelopp för extraordinära åtgärder har i vissa fall lagts samman med grundbeloppet och fått en egen studieväg (t ex vid Autismspektrumtillstånd). Principen om grundbelopp och tilläggsbelopp gäller även här. OBS! När extraordinära stödåtgärder beslutas för begränsad tid behöver stoppdatum för tilläggsbelopp registreras i UEDB. MODERSMÅL Reglering av samverkan kring ersättning för modersmål regleras inte via samverkansavtalet och den gemensamma programpengen. Ersättning för modersmål beskrivs i samverkansöverenskommelse avseende tilläggsbelopp som flertalet men inte alla kommuner anslutit sig till. Ersättningen för modersmål hanteras av kommunerna i UEDB,flera kommuner utgår från det belopp som finns i överenskommelsen om tilläggsbelopp som är 5 805 kr för 2015 NATIONELL IDROTTSUTBILDNING (NIU) Kan bedrivas individuellt eller som lagidrott. Skolan lägger upp eleven som har NIU på korrekt studieväg som genererar en högre peng i UEDB som hanterar tillägget för NIU-lag. Hemkommunen för in mellanskillnaden för elever som läser NIU-individuell (skolan behöver informera folkbokföringskommunen vilka elever som har NIU individuellt). TILLÄGGSBELOPP VID ÄNDRAD FOLKBOKFÖRING Tilläggsbeloppen i UEDB nollställs när eleven byter folkbokföringskommun. Den nya hemkommunen har möjlighet att se tidigare tilläggsbelopp i UEDB. Den nya hemkommunen beslutar om fortsatt tilläggsbelopp. TILLÄGGSBELOPP NÄR ELEV BYTER SKOLA (EJ FOLKBOKFÖRINGSBYTE) Registrerade tilläggsbelopp finns kvar när elev byter skola. Hemkommunen får information om förändringen i rapporten. I vissa fall kan tilläggsbeloppet behöva justeras. 8
ELEV/ENHETSTILLÄGG/AVDRAG Kan läggas in under läsåret under elev eller på enhet men under sommarmånaderna hanteras det lite annorlunda mot övriga året (se handbok för ekonom kommunal för mer beskrivning). Om totalbeloppet till en huvudman är ett minusbelopp kommer det upp på en rapport som skapas vid körning. SL-KORT Alternativ A; Skolan skickar uppgift till hemkommunen om elever som är berättigade till SLkort utifrån respektive hemkommuns regelverk (undantag när kommun tillämpar alternativ B enligt nedan). Hemkommunen för in det sammanlagda pristillägget terminsvis på berörd skola/enhet. OBS! Endast en betalning per termin. Alternativ B; Om kommunen delar ut SL-kort direkt till berörda elever, behövs ingen åtgärd i UEDB. Underlag till vilka elever som är berättigade till SL-kort baseras på uppgifter i UEDB om elevens folkbokföringsadress, avstånd till skolan och med hänsyn till respektive hemkommuns regelverk. När SL-kort ska administreras genom UEDB så är det med ersättning från hemkommunen till den kommunala huvudman eller fristående huvudman som har köpt SL-kortet till elev som går på skolan. Inköp av SL-kort av kommun, dvs kommunal huvudman, görs med momsavdrag. Inköp av SL-kort av fristående huvudman kan inte göras med momsavdrag. Respektive skola/huvudman ska ersättas för sina faktiska kostnader de har i samband med införskaffandet av SL-korten. När kommun utbetalar ersättning för SL-kort till annan kommunal huvudman så ska det vara exklusive moms. När det handlar om ersättning till fristående skola så ska det vara inklusive moms KORRIGERING AV TIDIGARE UTBETALNING Enhetstillägg/avdrag kan också användas för att korrigera felaktiga belopp. OBS! Korrigeringar är som regel av engångskaraktär och behöver ha start- och stoppdatum samma månad. Annars upprepas korrigeringen följande månader. Undantag är återbetalningsbelopp enligt överenskommelse. 9
VEM REGISTRERAR ELEVEN? Uppgifter om elever som studerar i kommunal skola inom länet integreras från respektive kommuns elevregister till UEDB eller för vissa kommuner registrering direkt i UEDB. Uppgifter om elever som studerar i fristående skola inom eller utom länet registreras av den fristående skolan. Uppgifter angående årskurs 1 importeras av KSL för den fristående skolan i länet från gymnasieantagningen. Uppgifter om elever som studerar i kommunala skolor utanför länet registreras av hemkommunen. Uppgifter om elever som studerar utomlands registreras av hemkommunen i aktivitetsansvaret Uppgifter om elever folkbokförda utanför länet som studerar inom länet på kommunal eller fristående skola registreras av skolenhet/huvudman. KODER FÖR SÄRSKILDA GRUPPER Dessa koder finns med i publikationen "Handbok för gymnasieantagning 2011 2012" från Sveriges Kommuner och Landsting och kan användas i UEDB. 0001 Asylsökande 0002 EU-medborgare 0003 Nordiska medborgare 0004 Utbytesstudenter 0005 Utlandssvenskar 0006 Övriga utländska medborgare Elever folkbokförda på dessa koder kommer med på rapporten som heter "Fakt.underlag kommun utom KSL" under importerade rapporter i UEDB. Registreras eleverna på dessa koder kan inte kommunen lägga in något utbetalningsbelopp på eleven. KOMMUNALT AKTIVITETSANSVAR (KAA) Kommunerna har enligt skollagen ett aktivitetsansvar för ungdomar i kommunen som inte går i gymnasieskolan eller gymnasiesärskolan och som inte fyllt 20 år. Från och med 2015 kommer statistik om ungdomar som omfattas av aktivitetsansvaret samlas in från kommunerna. Den 1 januari 2015 förtydligades det kommunala aktivitetsansvaret. Förtydligandet innebär att kommunerna ska föra ett register över de ungdomar som omfattas av ansvaret. De ska även dokumentera sina insatser på lämpligt sätt. Bakgrunden till förtydligandet är att ungdomar som inte fullföljer en gymnasieutbildning löper risk för framtida utanförskap, samtidigt som uppföljningar visat på brister i kommuners arbete med dessa ungdomar KAA-ansvarig i kommunerna registrerar de personer folkbokförda i kommunen mellan 16-20 år 10
HANTERING AV PERSONER MED SEKRETESSMARKERING ELLER TF-NUMMER Kommunerna använder idag 3 olika metoder för att hantera elever med sekretessmarkering. Den metod som kommunen använder påverkar hur integrationen mot KSL UEDB hanterar eleverna. Följande definitioner används fortsättningsvis; Begreppet person betyder folkbokförd fysisk person inhämtad från Skatteverkets register. Begreppet elev används då personen blir registrerad på verklig eller fiktiv skolenhet. De tre metoderna är: 1. I elevregistret används personens korrekta personnummer och eleven registreras på rätt skolenhet. (KSL:s rekommendation) 2. I elevregistret används ett fejkat personnummer, ofta kallat TF-nummer som är kopplat till ett fejkat namn, och eleven registreras på rätt skolenhet. 3. Eleven placeras inte på rätt skolenhet utan placeras på en fiktiv enhet med korrekta personnummer vilka endast ett fåtal personer i kommunen har behörighet att se. o o Med metod 1 och 3 kommer personen in i UEDB med sitt riktiga personnummer men med sekretessmarkering utan namn och adressuppgifter. Metod 2 genererar ingen uppdatering från skatteverket och inget underlag för peng ELEVENS RIKTIGA PERSONNUMMER ANVÄNDS (METOD 1) Skatteverket levererar automatiskt uppgift om sekretessmarkering på personen till Extens IKE. Information om personnummer och sekretessmarkering på personen förs över till UEDB. Personen som har sekretessmarkering skrivs in alternativt integreras in som elev i UEDB. Endast huvudmannen som har personen inskriven som elev ser uppgifter om eleven direkt i UEDB. Hemkommunen kan därför inte lägga personliga tillägg (enbart tillägg på enhetsnivå kan läggas men då utan några uppgifter om personen). Personer med sekretessmarkering tas inte med i systemets funktioner (manuell kontroll på enhet samt placeringskontroll via E-post) för kontroll av dubbel elev. Hemkommunen ser eleven på rapporten Utbetalning till huvudman, men varken personnummer eller namn visas. Om eleven blir placerad som dubbel elev ser endast hemkommunen denna uppgift på utbetalningsrapporten, inte de inblandade skolorna. Personen kommer upp på uppföljningslistor som en person som saknar elevplacering men utan personnummer enbart ålder. Undantag är elever folkbokförda utanför Stockholms län inklusive Håbo kommun samt elever fyllda 20 år Folkbokförda utanför Stockholms län inklusive Håbo kommun finns inte med i grunduttaget från Skatteverket. Folkbokförda fyllda 20 år finns inte heller med i grunduttaget från Skatteverket. Först när personen registreras som elev, manuellt eller via elevintegration hämtas uppgifterna från Skatteverket med en arbetsdags fördröjning. Huvudmannens uppgifter om namn, placering och hemkommun uppdateras sedan av Skatteverket som döljer folkbokföringskommun och namn. 11
Om en huvudman känner till att elev är sekretesskyddad så kan följande göras för att säkerställa att inte några uppgifter röjs under tid för uppdatering. Huvudmannen kontaktar UEDB support via e-post och begär ett telefonsamtal angående en ny individ med sekretssmarkering. Via telefon ber huvudmannen UEDB support beställa folkbokföringsuppgift angående denna individ. KSL sätter sekretessmarkeringen manuellt i Extens IKE alternativt beställer folkbokföringsuppgift från skatteverket via Navet genom att välja inställningarna för Extra person-id. KSL avvaktar överföring till UEDB. KSL meddelar huvudmannen att individen nu finns i systemet med sekretessmarkering. Huvudmannen skriver in eleven manuellt eller via integration på det riktiga personnumret som nu är sekretessmarkerat. ELEVEN SKRIVS IN PÅ RÄTT ENHET MED FEJKAT PERSONNUMMER (METOD 2) REKOMMENDERAS EJ Ett fejkat personnummer används av skolhuvudmannen för att skriva in eleven i UEDB alternativt integrera eleven. Eleven har ingen sekretessmarkering utan behandlas som en vanlig elev. Eleven uppmärksammas på huvudmannens fellista då folkbokföringsuppgifter inte kan hämtas från Skatteverket och folkbokföringsuppgifter saknas. Detta medför att ingen programpeng kan genereras för eleven då systemet inte vet vem som är betalande kommun. För att programpeng ska genereras krävs att huvudmannen kontaktar betalande kommun. Kommunen bekräftar att de betalar programpeng genom att kontakta uedb-support@ksl.se OBS! UEDB-support kan därefter markera eleven med rätt kommunkod och programpeng betalas ut. Byter eleven folkbokföringskommun uppdateras inte eleven via Skatteverket vilket innebär att fel kommun kan komma att betala för eleven. ELEVEN SKRIVS IN PÅ FEJKAD ENHET I KOMMUNENS ELEVREGISTER (METOD 3).REKOMMENDERAS EJ Skatteverket levererar automatiskt uppgift om sekretessmarkering på personen till Extens IKE. Information om personnummer, sekretessmarkering samt folkbokföringskommun på personen förs över till UEDB. Kommunens fejkade enhet integreras inte till UEDB, inga uppgifter om eleven förs över och ingen programpeng kan genereras av systemet. Eftersom personen saknar elevplacering finns Personen med på de uppföljningslistor som visas för hemkommunen. 12
ÖVRIGA ELEVER MED TF-NUMMER (EX ASYL- ELLER DIPLOMATBARN) Eleven har inget riktigt personnummer. Därför används ett fejkat personnummer för att skriva in eleven i UEDB alternativt integrera eleven. Programpeng kan inte genereras. Eleven hamnar på huvudmannens fellista. Om huvudmannen ska få betalt och programpeng ska genereras krävs att huvudmannen kontaktar betalande kommun (för asyl är det skolkommunen). o Kommunen bekräftar genom att skicka ett mail till uedb-support@ksl.se att de betalar för eleven (UEDB-support kan därefter markera eleven med rätt kommunkod och peng betalas ut) eller o Registreras av hemkommunen i kommunens elevregistersystem OBS! Byter eleven kommun uppdateras inte eleven via Skatteverket. PERSONER MED SEKRETESSMARKERING FRÅN ANTAGNINGSSYSTEMET DIREKT TILL UEDB. GSLs antagningssystem använder TF-nummer utan koppling till det riktiga personnumret. Vid integration från antag vid hösttermisstart kommer eleverna att föras över till UEDB på TFnumret. Överföring med TF-nummer berör 10-15 elever per antagningsperiod. Huvudmännen övergår helst till metod 1 ovan för sekretesshantering när eleven förts över till UEDB, vilket sker ung i mitten av augusti. OBS!Viktigt att rätt personnummer läggs in i UEDB för att huvudman ska få ersättning för eleven 13
FASTA RAPPORTER De fasta rapporter som erhålls via UEDB är - Intäktsinformation för mottagande huvudman - Utbetalningsunderlag för betalande kommun - Fellista - Förändringslista - Bokföringsunderlag ANALYSVERKTYGET I UEDB Kommunerna har behörighet till analysverktyget i UEDB REGIONAL STATISTIK Kommunerna har behörighet till regional statistik. I regional statistik kan man via avidentifierade uppgifter bl.a. följa elevplaceringar över tid i länet. Särskild behörighet krävs och läggs upp av UEDB-support 14