TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson 2017-03-13 SN 2017/0141.11.01 0480-453819 Socialnämnden Uppföljning daglig verksamhet Del-Ta Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Del-Ta gjordes av socialnämnden 2016-11-30. Del-Ta Produktion AB är ett socialt företag som drivs i aktiebolagsform. Ägare är en ideell förening som består av Kalmar kommun, Nybro kommun och Del-Ta personalförening. Del-Ta verkställer beslut om daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder tillhörande personkrets 1 och 2, 1 LSS eller beslut om dagverksamhet SoL. Inriktningen på verksamheten är s.k. legoproduktion. De sammanfattande intrycken och slutsatserna var att verksamheten är mycket välfungerande, såväl i kärnverksamhet som till yttre krav. Del-Ta har sedan föregående kvalitetuppföljning gjort ett omfattande arbete med framtagande av rutiner och processer för att säkerställa och utveckla kvaliteten ur ett brukarperspektiv. Kommunen har föreslagit små förbättringsförslag i framtagna dokument vilket Del-Ta har åtgärdat. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Kvalitetsuppföljning Omsorgsprocessen Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx Niklas.Hermansson@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller 2015-05-04 1 (9) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn DEL-TA Produktion AB Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Socialt företag som drivs i aktiebolagsform. Ägare är en ideell förening som består av Kalmar Kommun, Nybro Kommun och DEL-TA personalförening. Föreståndare/verksamhetsansvarig Ola Bengtsson (Tf VD) Telefon 0480-42 57 00 Hemsida http://www.deltaproduktion.se Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder. Personkrets 1 och 2, 1 LSS eller beslut om dagverksamhet enligt SoL. Enligt föregående uppföljning med inriktning legoproduktion. Antal brukare i verksamheten 26 st i daglig verksamhet. Kvalitetsuppföljningen utförd av Nadja Widéhn verksamhetsutvecklare, Niklas Hermansson verksamhetschef insatser funktionsnedsättning samt Johan Augustsson enhetschef daglig verksamhet. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Ola Bengtsson Tf VD, Mats Olsson personalchef, Zilha Avdulla gruppledare samt Cecilia Slottner Höglund personalhandläggare. Datum: 2017-01-10 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (9) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Verksamheten är stor och består av många olika delar, varav Socialförvaltingens avtalade dagliga verksamhet är en. Personerna som finns i den dagliga verksamheten tillhör olika arbetsgrupper med olika gruppledare. Störst antal brukare ingår i gruppledare Zillah Avdullas arbetsgrupp. DEL-TA:s dagliga verksamhet skiljer sig från Socialförvaltningens andra upphandlade dagliga verksamheter, såtillvida att företaget består av flera delar och riktar sig till flera olika målgrupper. Det är således en verksamhet som är långt ifrån en renodlad daglig verksamhet, utifrån lagens mening. Företaget innehar i dagsläget inget tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) att bedriva daglig verksamhet. Frågan om tillståndsplikt undersöktes 2003 då Länsstyrelsen hade tillsynsansvar. Länsstyrelsen bedömde då att verksamheten inte var tillståndspliktig. Kvalitetsuppföljarna är mycket tveksamma till att IVO skulle göra samma bedömning i frågan i dagsläget. Frågan om tillståndsplikt är viktig att reda ut, för att vara på det klara med, under vilka föreskrifter och regler verksamheten formellt lyder under. Vid föregående uppföljning redovisade företaget systematiskt kvalitetsarbete i flera avseenden, dock inte i de delar som är specifika för verksamhet enligt LSS och SoL. Med anledning av detta upprättade verksamheten en omfattande handlingsplan som gick ut på att utöka befintligt kvalitetledningssystem till att också omfatta inriktningen för daglig verksamhet. Vid föreliggande kvalitetsuppföljning redovisade verksamheten hur de gjort ett omfattande arbete under året med att genomföra handlingsplanen. Rutiner är upprättade med väntar på att kunna fastställas inför att tillståndspliktfrågan är utredd. Detta eftersom tillstånd hänger inom med bland annat Lex Sara. Verksamheten ger därför intrycket av vara mycket välfungerande, såväl i kärnverksamhet som till yttre krav. Vid uppföljningen konstaterades det såsom tidigare att avtalet är äldre och behöver ses över/ uppdateras. Förbättringsområden Verksamheten har som beskrivits ovan genomfört ett noggrant arbete med att fastställa ett kvalitetsledningssystem. Vid kvalitetsuppföljningen visade sig viktiga förbättringsområden från kommunens sida för att verksamheten skall kunna fastställa sina framtagna rutiner. Konkret åtar sig kvalitetsuppföljarna åtar sig att: - Utreda och återkoppla kring vem som gör vad i frågan om tillstånd. - Ombesörja och återkoppla gällande utförligare underlag på individnivå. - Återkoppla gällande samverkan i form av återkommande möten (EC DV) i avseende för uppföljning. - Undersöka och återkoppla gällande uppdatering av avtal.
3 (9) Verksamheten råds att tydliggöra sin processkarta (omsorgsprocessen) genom att hänvisa till utformade bilagor (genomförandeplan, Lex Sara, synpunkter och klagomål etc.). I ett led att informera verksamheten om stöd och informationskällor i det kontinuerliga utvecklingsarbetet vill kvalitetsuppföljarna tipsa om följande informations och kunskapskällor - Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/2011-6- 38/ - och tillhörande handbok http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-53 - Socialstyrelsens kunskapsplattform med webbutbildning www.kunskapsguiden.se Kvalitetsuppföljarna kommer efter att samtliga kvalitetsuppföljningar är genomförda återkomma med utskick på kunskaps/ informationskällor och goda exempel. Handlingsplan Rapporten från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten planerar att vidta och när dessa beräknas vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, d.v.s. senast 25 februari 2017. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet.
4 (9) Metod Inför besöket granskas avtal samt tidigare kvalitetsuppföljning med handlingsplan. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att utgöra en växtplats för människor som av olika skäl står långt från arbetsmarknaden.
5 (9) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Avtalsansvarig är VD Marie Fransson som är civilekonom och har 20 års erfarenhet i bolaget, varav de 8 senaste som VD. Ansvarig för verksamheten är Personalchef Mats Olsson som har en fil kand. inom Samhällsvetenskap och drygt 25 års erfarenhet av HR-arbete i olika organisationer. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Eftersom DEL-TA är ett socialt företag så sker den mesta rekryteringen Genom praktik eller annan insats via arbetsförmedlingen, kom munen, migrationsverket eller kriminalvården. Därefter kan personen erbjudas en anställning. Rekrytering till Gruppledarbefattning sker in ternt och då fästs störst vikt vid personlig lämplighet. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år Ja. (enligt tidigare uppföljning). Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja (enligt tidigare uppföljning). Kommentar Tillförordnad föreståndare Ola Bengtsson tillika produktionschef med lång erfarenhet inom verksamheten. Utbildning efterfrågades ej under uppföljningen. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Ja. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Ja. (Enligt tidigare uppföljning). Gruppledaren fungerar som särskild kontaktman. Gruppledarna samarbetar, men det är aktuell gruppledare som ansvarar för den enskildes dokumentation. Har verksamheten en ansvarsförsäkring? Ja för anställda i verksamheten. För deltagarna/ brukarna tecknas ansvarsförsäkring via beställaren, enligt avtal.
6 (9) Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. I Kalmar arbetar 46,5 resurser, omräknat till heltid. Av dessa är 5,75 gruppledare och 30,75 arbetar inom Produktion/Service. Övriga är led nings- eller specialistfunktioner. Hur många personer är anställda? (Enligt tidigare uppföljning). Ej aktuell fråga med anledning av verksamhetens utformning. Hur många personer har arbetat minst ett år? Frågan ställdes inte vid denna uppföljning. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ja Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Nej. Rutin är dock utformad men svår att genomföra i nuläget eftersom underlaget från kommunen är för bristfälligt. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Nej. Rutin är dock utformad men svår att genomföra i nuläget eftersom underlaget från kommunen är för bristfälligt. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja. Kommentar Kvalitetsuppföljarna åtar sig att ombesörja så att verksamheten får bättre underlag på individnivå. Detta för att verksamheten ska mer information att utgå ifrån i utformandet av genomförandeplaner. lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Ja rutin är upprättad men frågan om tillstånd och anmälningsplikt måste ut redas. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Nej.
7 (9) Kommentar Kvalitetsuppföljarna åtar sig att utreda vem som ska göra vad gällande utredande av tillståndsplikt vilket påverkar vart verksamheten vänder sig i händelse av Lex Sara. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Ja. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Ja. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Ja. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Nej. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Nej. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Nej. Inte aktuellt. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Enligt tidigare uppföljning. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Enligt tidigare uppföljning. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja. Enligt tidigare uppföljning. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Görs en gång i kvartalet. Senast 16-10-11 Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Har ej varit aktuellt (se tidigare kommentar). Men detta planeras enligt nyupprättad rutin.
8 (9) Regelbundna möten hålls där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. (Enligt tidigare uppföljning). Ja stormöte hålls varannan vecka. Verksamhetsledningen framhåller att de värnar delaktigheten från deltagarna. Tillgänglighet Har enheten nödvändiga hjälpmedel till de brukare som behöver det? Ja. Finns det (utöver matsal) särskilt rum för rast och vila? Ja (enligt rutin). Självbestämmande och integritet Enheten har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. Nej. Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten En medarbetarundersökning ( tempmätning ) genomförs normalt 2 ggr/år. Under 2016 genomfördes endast en pga. bytet på P-chefstjänsten. Även i samband med skyddsrond 2 ggr/år görs en gruppvis undersökning av den psykosociala arbetsmiljön. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Samarbetet kan utvecklas och bli bättre. Verksamheten får idag litet underlag om deltagarna vilket gör det svårt att upprätta genomförandeplan och att planera på bästa möjliga sätt för individen. Verksamheten vill också bjuda in kommunen (chef DV) till återkommande möten för god uppföljning. Kvalitetsuppföljarna tar med sig synpunkterna och åtar sig att återkoppla. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Se ovan. Förändringar och frånvaro? (Förändringar som kan påverka arbetet/ sysselsättningen för deltagarna). Under 2016 en del frånvaro på Gruppledaren i Företagsgruppen. Ny Gruppledare på väg in i början av 2017.
9 (9) Har verksamheten anlitat underentreprenör? Nej. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Verksamhetsrepresentanter och kvalitetsuppföljarna diskuterar utveckling av samverkan/ uppföljning (se ovan) samt att avtalet behöver uppdateras. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Se ovan om samverkan/ uppföljning.
Omsorgsprocessen (S.8.1.01, utgåva 1). Fastställd 2016-11-16. Dokumentansvarig: PC. FR 2000 VERKSAMHETSLEDNING Omsorgsprocessen 1(2) 1. Möjlighet att ta emot nya omsorgstagare Handläggare på Slussen/Företagsgruppen tar kontakt med personalhandläggare på DEL-TA och hör ifall det finns möjlighet att ta emot ny omsorgstagare i daglig verksamhet. DEL-TA:s möjlighet att ta emot nya omsorgstagare styrs av aktuellt antal i förhållande till numerären i avtalet med Kalmar Kommun. Om plats finns bokas ett studiebesök in. 2. Studiebesök på DEL-TA Studiebesöket anpassas utifrån den aktuella omsorgstagaren. Antingen begränsas besöket till omsorgsverksamhetens lokaler eller visas hela DEL-TA:s verksamhet. Deltar gör förutom omsorgstagaren, handläggare från Slussen/Företagsgruppens och DEL-TA:s personalhandläggare. Omsorgstagaren får också träffa en eller flera gruppledare på DEL-TA. 3. Avstämning omsorgstagare och handläggare Efter genomfört studiebesök förs en dialog mellan omsorgstagaren och handläggaren, för att se om intresse finns för att börja på DEL-TA. 4. En 3-veckors prövoperiod planeras Om intresse finns. tar Slussens/Företagsgruppens handläggare kontakt med DEL-TA och planerar en 3- veckors prövoperiod. Parterna kommer överens om lämpligt startdatum. Del-Ta Produktion AB Tfn 0480-42 57 00 Del-Ta Produktion AB Tfn 0481-422 50 Kungsgårdsvägen 36 Fax 0480-42 57 01 Emmabodavägen 9 Fax 0481-181 50 393 53 Kalmar E-post info@del-ta.se 382 45 Nybro Org nr 556442-5154 Hemsida www.del-ta.se
Omsorgsprocessen 2(2) 5. Planering av arbetsuppgifter, grupptillhörighet, arbetsplats m.m. På DEL-TA påbörjas en detaljerad planering för ny omsorgstagare kring framför allt arbetsuppgifter, arbetsplats och grupptillhörighet. Fadder och nyckelmontör i berörd grupp informeras. 6. Introduktion och info till ny omsorgstagare Det är viktigt att omsorgstagaren känner sig välkommen och får tillräckligt med information och stöd i ett inledningsskede. Därför sker alltid en genomgång av viktig information (se bilaga Info till omsorgstagare ) i samband med starten. Här får också omsorgstagaren fylla i blanketten B.8.1.01 för godkännande av sekretess, tystnadsplikt samt medgivande av dataregistrering av personuppgifter. Likaså gås kontaktuppgifter för omsorgstagaren och närmast anhörig igenom. Om det är aktuellt får omsorgstagaren stämpelkort, skåpsnyckel m.m. Ansvariga för introduktionen är personalhandläggare och aktuell gruppledare. 7. Avstämning om ev. fortsättning Efter prövoperioden sker en avstämning mellan omsorgstagaren, handläggare och personalhandläggare från DEL-TA. 8. Placering tillsvidare Om alla parter är överens så placeras omsorgstagaren på daglig verksamhet hos DEL-TA tills vidare, om inte annat överenskommits. Aktuell gruppledare får en pärm med uppgifter kring omsorgstagaren. Denna pärm förvaras alltid i låst utrymme. I pärmen finns personuppgifter, kontaktuppgifter m.m.. Här påbörjas också arbetet med att ta fram en genomförandeplan för omsorgstagaren. Detta görs av omsorgstagaren, gruppledare med stöd av Personalchefen på DEL-TA. 9. Kontinuerlig uppföljning Dialog och utvärdering sker löpande enligt överenskommelse mellan Slussen/Företagsgruppen och DEL-TA. Som stöd i det löpande arbetet med kvalitetsförbättringar använder verksamheten följande rutiner/blanketter, vilka samtliga finns under Gemensam/personal-samlingsmapp/omsorgen ; Rutin och blankett för genomförandeplan Rutin och blankett för Lex Sarah-anmälan Rutin och blankett för Synpunkter och klagomål Del-Ta Produktion AB Tfn 0480-42 57 00 Del-Ta Produktion AB Tfn 0481-422 50 Kungsgårdsvägen 36 Fax 0480-42 57 01 Emmabodavägen 9 Fax 0481-181 50 393 53 Kalmar E-post info@del-ta.se 382 45 Nybro Org nr 556442-5154 Hemsida www.del-ta.se