Svar till arbetsmiljöverket 8 SN

Svar till arbetsmiljöverket 8 SN 2016.203 32

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2017-06-12 76 Svar till arbetsmiljöverket (SN 2016.203) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden antar bilaga 2: 1. Svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från Vallentuna kommun, och skickar den till arbetsmiljöverket. Socialnämnden beslutar att socialsekreterare ska bedöma om en riskbedömning behöver göras innan möte med klienter. Ärendebeskrivning Arbetsmiljöverket har inspekterat socialsekreterarnas arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete vid fyra tillfällen under januari och februari månad 2017. Vid inspektionen hittades fem (5) förbättringsområden för vilka redovisning ska till arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. Redovisningen ska innehålla hur socialförvaltningen har uppfyllt kraven utifrån de brister som identifierats och hur skyddsombud och arbetstagare har varit delaktiga i åtgärderna. Skyddsombud har varit delaktiga i hela arbetsprocessen och samtliga medarbetare har hållits informerade. De brister som arbetsmiljöverket noterade vid sin inspektion hade uppmärksammats av förvaltningsledningen tidigare, ett arbete hade påbörjats och detta arbete kommer att fortsätta under hela år 2017 och framåt. Detta svar har främst fokus på myndighetsavdelningen arbetsmiljöarbete men delar av bristerna som arbetsmiljöverket noterat omfattar även socialförvaltningens övriga två avdelningar, utföraravdelningen samt avdelningen för kvalitet och utveckling. Exempel på detta är revideringen av socialförvaltningens arbetsmiljöfördelning för respektive avdelning. Yrkanden Ordförande, Björn Furugren Beselin (C) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden antar bilaga 2: 1. Svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från Vallentuna kommun, och skickar den till arbetsmiljöverket. Socialnämnden beslutar att socialsekreterare ska bedöma om en riskbedömning behöver göras innan möte med klienter. Beslutsgång Ordförande, Björn Furugren Beselin (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2017-06-12 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 2017-05-31, Svar till arbetsmiljöverket 2. 1. Svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från Vallentuna kommun 3. Bilaga 1. Inspektionsmeddelande 2017-02-24 4. Bilaga 2. Aktiviteter utifrån kraven från arbetsmiljöverket - SF myndighet 2017-05-16 5. Bilaga 3a. Checklista för årlig uppföljning SF, 2017-04-07 6. Bilaga 3b. Årlig uppföljning av SAM 2017-04-10 7. Bilaga 4. Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter inom Socialförvaltningen 24 maj 8. Bilaga 5. Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende arbetsbelastning 9. Bilaga 6 och 7 Kommungemensamma rutiner kring arbetsuppgifter och arbetsbelastning 2017-01-04 10. Bilaga 8. Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö 11. Bilaga 9. Kvalitetssäkring av myndighetsavdelningens arbete med introduktion av medarbetare 12. Bilaga 10. Information Avdelningsgemensam introduktion av medarbetare vid myndighetsavdelningen 13. Bilaga 11. Introduktion av medarbetare på myndighetsavdelningen 14. Bilaga 12. Rutin vid hot och våld för Socialförvaltningens myndighetsavdelning 15. Bilaga 13. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld Barn och Unga samt EKB 16. Bilaga 14. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld enheterna Äldre och funktionsnedsättning 17. Bilaga 15. Riskbedomning och kartläggning av hot och våld enheterna Vuxen 18. Bilaga 16. Riskbedomning och kartläggning av hot och våld, Receptionen Expedieras till Arbetsmiljöverket Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNINGEN 2017-05-31 DNR SN 2016.203 CHRISTINE CARLSEN SID 1/2 CHRISTENE.CARLSEN@VALLENTUNA.SE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Svar till arbetsmiljöverket Förslag till beslut Socialnämnden antar bilaga 2: 1. Svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från Vallentuna kommun, och skickar den till arbetsmiljöverket. Ärendet i korthet Arbetsmiljöverket har inspekterat socialsekreterarnas arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete vid fyra tillfällen under januari och februari månad 2017. Vid inspektionen hittades fem (5) förbättringsområden för vilka redovisning ska till arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. Redovisningen ska innehålla hur socialförvaltningen har uppfyllt kraven utifrån de brister som identifierats och hur skyddsombud och arbetstagare har varit delaktiga i åtgärderna. Skyddsombud har varit delaktiga i hela arbetsprocessen och samtliga medarbetare har hållits informerade. De brister som arbetsmiljöverket noterade vid sin inspektion hade uppmärksammats av förvaltningsledningen tidigare, ett arbete hade påbörjats och detta arbete kommer att fortsätta under hela år 2017 och framåt. Detta svar har främst fokus på myndighetsavdelningen arbetsmiljöarbete men delar av bristerna som arbetsmiljöverket noterat omfattar även socialförvaltningens övriga två avdelningar, utföraravdelningen samt avdelningen för kvalitet och utveckling. Exempel på detta är revideringen av socialförvaltningens arbetsmiljöfördelning för respektive avdelning. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, 2017-05-31, Svar till arbetsmiljöverket 2. 1. Svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från Vallentuna kommun 3. Bilaga 1. Inspektionsmeddelande 2017-02-24 4. Bilaga 2. Aktiviteter utifrån kraven från arbetsmiljöverket SF myndighet 2017-05-16 5. Bilaga 3a. Checklista för årlig uppföljning SF, 2017-04-07 6. Bilaga 3b. Årlig uppföljning av SAM 2017-04-10 7. Bilaga 4. Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter inom Socialförvaltningen 24 maj 8. Bilaga 5. Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende arbetsbelastning 9. Bilaga 6 och 7. Kommungemensamma rutiner kring arbetsuppgifter och arbetsbelastning 2017-01-04 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 WWW.VALLENTUNA.SE 33

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2017-05-31 DNR SN 2016.203 SID 2/2 10. Bilaga 8. Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö 11. Bilaga 9. Kvalitetssäkring av myndighetsavdelningens arbete med introduktion av medarbetare 12. Bilaga 10. Information Avdelningsgemensam introduktion av medarbetare vid myndighetsavdelningen 13. Bilaga 11. Introduktion av medarbetare på myndighetsavdelningen 14. Bilaga 12. Rutin vid hot och våld för Socialförvaltningens myndighetsavdelning 15. Bilaga 13. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld Barn och Unga samt EKB 16. Bilaga 14. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld enheterna Äldre och funktionsnedsättning 17. Bilaga 15. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld enheterna Vuxen 18. Bilaga 16. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld, Receptionen Mojgan Alimadad Christine Carlsen - Socialchef Ska expedieras till Arbetsmiljöverket 34

VALLENTUNA KOMMUN 2017-06-08 SID 1/9 BETECKNING 2016/057629 Svar till Arbetsmiljöverket på inspektionsmeddelande 2016/057629 från Vallentuna kommun, socialförvaltningen, avdelningen för myndighetsutövning Sammanfattning Arbetsmiljöverket har inspekterat socialsekreterarnas arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete vid fyra tillfällen under januari och februari månad 2017. Vid inspektionen hittades fem (5) förbättringsområden för vilka redovisning ska vara arbetsmiljöverket tillhanda senast den 12 juni 2017. Redovisningen ska innehålla hur socialförvaltningen har uppfyllt kraven utifrån de brister som identifierats och hur skyddsombud och arbetstagare har varit delaktiga i åtgärderna. Nedan följer en redovisning gällande hur socialförvaltningen avser uppfylla kraven, vad som är gjort och vad som återstår att göra. Skyddsombud har varit delaktiga i hela arbetsprocessen och samtliga medarbetare har hållits informerade. De brister som arbetsmiljöverket noterade vid sin inspektion hade uppmärksammats av förvaltningsledningen tidigare, ett arbete hade påbörjats och detta arbete kommer att fortsätta under hela år 2017 och framåt. Detta svar har främst fokus på myndighetsavdelningen arbetsmiljöarbete men delar av bristerna som arbetsmiljöverket noterat omfattar även socialförvaltningens övriga två avdelningar, utföraravdelningen samt avdelningen för kvalitet och utveckling. Exempel på detta är revideringen av arbetsmiljöfördelningen för respektive avdelning. De identifierade förbättringsområdena som arbetsmiljöverket identifierat avser: 1. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljökunskaper 2. Undersökning, riskbedömning avseende arbetsbelastning 3. Rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö 4. Introduktion 5. Undersökning och riskbedömning hot och våld AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 35

VALLENTUNA KOMMUN SID 2/9 Med detta svar bifogas nedanstående bilagor Bilaga 1. Inspektionsmeddelande från arbetsmiljöverket, 2017-02-24 Bilaga 2. Aktiviteter utifrån kraven från arbetsmiljöverket SF myndighet 2017-05-16 Bilaga 3a. Checklista för årlig uppföljning av SAM 2017-04-07 Bilaga 3b. Det systematiska arbetsmiljöarbetet och årlig uppföljning av SAM på socialförvaltningen utifrån checklista 2017-04-10. Bilaga 4. Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter inom Socialförvaltningen, 2017-05-24 Bilaga 5. Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende arbetsbelastning (myndighetens arbetsmaterial), 2017-05-19 Bilaga 6. Rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppdrag och vad som förväntas av medarbetaren (kommungemensam), 2017-01-04 Bilaga 7. Rutiner för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning (kommungemensam), 2017-01-04 Bilaga 8. Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö (myndighetens arbetsmaterial), 2017-05-19 Bilaga 9. Kvalitetssäkring av myndighetsavdelningens arbete med introduktion av medarbetare, 2017-05-23 Bilaga 10. Information - Avdelningsgemensam introduktion av medarbetare vid myndighetsavdelningen, 2017-05-23 Bilaga 11. Introduktion av medarbetare på myndighetsavdelningen, 2017-05-23 Bilaga 12. Rutin vid hot och våld för Socialförvaltningens myndighetsavdelning, 2017-05-24. Bilaga 13. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld, BoU samt EKB 2017-04-07 Bilaga 14. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld, Äldre och LSS 2017-04-07 Bilaga 15. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld, Vuxen, 2017-04-07 Bilaga 16. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld, Receptionen 2017-04-07 AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 36

VALLENTUNA KOMMUN SID 3/9 Svar på inspektionsmeddelande Inledning När inspektionsmeddelandet, daterat 2017-02-24, kom socialförvaltningen tillhanda samlades förvaltningschef, avdelningschefer och medarbetare från HR för upprättande av en handlingsplan. Kopplat till de uppmärksammade bristerna i inspektionsmeddelandet beskriver handlingsplanen i detalj vilka aktiviteter som behöver genomföras, hur dessa ska genomföras, vem som ansvarar, när det ska vara klart och när uppföljning ska ske. Ett antal avstämningsmöten bokades in, där nyckelpersoner ska medverka, för att säkerställa att alla punkter fångas upp. Under hela processen har huvudskyddsombud, verksamhetschefer samt övriga medarbetare hållits informerade och till stor del medverkat i genomlysningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet på socialförvaltningens myndighetsavdelning. Bilaga 1. Inspektionsmeddelande från arbetsmiljöverket Bilaga 2. Aktiviteter utifrån kraven från arbetsmiljöverket SF myndighet 2017-05-16 Det som även gjordes initialt efter att inspektionsmeddelandet kommit till socialförvaltningen var en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) på socialförvaltningens tre avdelningar, avdelningen för kvalitet och utveckling, myndighetsavdelningen och utföravdelningen. Sammanställningen har rapporterats till socialnämnden 2017-05-16. Checklista samt sammanställning av områden och risker samt handlingsplan läggs som en bilaga i detta svar. Bilaga 3a. Checklista för årlig uppföljning av SAM 2017-04-07 Bilaga 3b. Det systematiska arbetsmiljöarbetet och årlig uppföljning av SAM på socialförvaltningen utifrån checklista 2017-04-10. 1 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljökunskaper Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Förvaltningschef har tagit huvudansvar för genomgång och revidering av fördelningen av arbetsmiljöuppgifter inom socialförvaltningens tre avdelningar, Avdelningen för kvalitet och utveckling, Avdelningen för myndighetsutövning och Utföraravdelningen. I samverkan med HR-konsult, avdelningschefer samt verksamhetschefer har arbetsmiljöuppgifterna och ansvaret som följer med dessa förtydligats i en ny framtagen mall för arbetsmiljöuppgiftsfördelning inom förvaltningen. Tyngdpunkten har lagts på att förtydliga ansvarsfördelningen mellan de olika chefsnivåerna och samordnarnas arbetsmiljöuppgifter har synliggjorts. Kunskapsspridningen av socialförvaltningens ansvarsfördelning av arbetsmiljöuppgifter kommer att ske i flera forum, genom intranätet, genom muntlig AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 37

VALLENTUNA KOMMUN SID 4/9 information på gruppnivå och som en del i den introduktion som alla medarbetare ska erhålla, se nedan under arbetsmiljökunskaper. Samtal utifrån dokumentet Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter inom Socialförvaltningen och uppföljningen av fördelningen hålls mellan medarbetare, chef och överordnad chef minst 1-2 ggr/år. Vid detta samtal läggs fokus på arbetsmiljöuppgiftsfördelningen, vad som ligger på respektive nivå, samt att berörd chef/medarbetare har arbetsmiljökunskaper i förhållande till de befogenheter och skyldigheter som berörd chef/medarbetare har. Resurserna inom avdelningen ska diskuteras och följas upp för att säkerställa att det fungerar och att förutsättningar finns att tillförskaffa sig kunskaperna som chef/medarbetare. Arbetsmiljöuppgiftsfördelningen gås igenom och skrivs under med nya chefer, samordnare och medarbetare vid anställningens start. Bilaga 4. Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter inom Socialförvaltningen, 2017-05-24 Arbetsmiljökunskaper Gällande chefers arbetsmiljökunskaper så hålls chefer löpande uppdaterade via kommunen chefs- och ledarskapspaket, CLP, som är en del av kommunens kurskatalog. Detta kurspaket uppdateras två gånger om året och finns att anmäla sig till på intranätet. Utbildningarna som erbjuds chefer och skyddsombud är obligatoriska för cheferna och till hösten erbjuds bland annat nedanstående kurser: - Systematiskt arbetsmiljöarbete grunderna (regelverk och SAM i vardagen) samt grunderna kring arbetsmiljöuppgiftsfördelningen inom kommunen (HR-avdelningen) - Fördjupningsutbildning kring OSA (Organisatorisk och social arbetsmiljö) Hur du som chef i praktiken arbetar med kraven från AFS 2015:04 (Prevent) - Konflikthantering i vardagen för dig som chef (företagshälsovården) - Inkluderingsarbetet likabehandling och mångfaldsarbetet, chef och skyddsombud (extern leverantör) - KIA (kommunernas informationssystem om arbetsmiljö) för dig som rollinnehavare (HR-avdelningen) - Rehabilitering och arbetsanpassning (HR-avdelningen) - Ergonomi öppet hus med ergonomiska verktyg och hjälpmedel (vår upphandlade leverantör) - Hjärt- och lungräddning, HLR, och/eller ABC första hjälpen kurs, verksamhetsanpassad (Feelgood) - Webbutbildningar via Iknow inom området arbetsmiljö och AFS 2015:4. Temautskick 4 ggr/år till chefer (www.iknow.se) - Webbaserade utbildningar inom arbetsmiljöområdet via www.av.se Under våren 2018 kommer ett nytt kursprogram att presenteras. Några av de arbetsmiljöutbildningar som kommunen erbjuder är; Hot och våld, Riskhanteringarnas ABC, Arbetsmiljöansvaret och straffansvaret, Stresshantering i praktiken och vardagen m.fl. AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 38

VALLENTUNA KOMMUN SID 5/9 Nytt för 2017 är att nya chefer i sin introduktion ska gå ett utbildningspaket. Detta erbjuds centralt i kommunen av stödverksamheterna, bland annat HR. ekonomi, kommunikation och kansli avdelningarna. Cheferna utbildas i grundläggande kunskaper inom bland annat HR-området, lag och avtal samt arbetsmiljöområdet. På kommunens intranät finns ett uppdaterat stöd för både chefer och övriga medarbetare. Bland annat finns samtliga HR processer beskrivna t.ex. skyddsorganisationen, rutiner/styrdokument, hur HR arbetar med hälsofrämjande insatser i kommunen och strukturen för arbetsmiljöarbetet. På intranätet kan alla medarbetare läsa och ta del av skyddskommitténs agenda, minnesanteckningar och löpande arbete. Underlag och beskrivning finns också för såväl riskbedömningar, arbetsmiljöuppgiftsfördelning, mallar för handlingsplan och checklistor osv. I dagsläget finns mycket av de övergripande riktlinjerna och rutinerna för förvaltningens arbetsmiljöarbete i kvalitetsledningssystemet Stratsys. I systemet dokumenterar och skapas handlingsplaner löpande. T ex läggs protokoll/minnesanteckningar från den lokala arbetsmiljögruppen upp där. Under hösten 2017 kommer en översyn av Stratsys att genomföras och arbetsmiljöarbetet kommer att ses över och utvecklas för såväl kommunen som för förvaltningen. En grupp är tillsatt för att arbeta med detta centralt och är nu i startgroparna av detta arbete. För förvaltningen finns en utsedd HR-kontaktperson som finns med som stöd till cheferna och förvaltningens ledningsgrupp. Vid behov samt löpande ges utbildningsinsatser till chefer och skyddsombud av HR. Vid behov erbjuds chefer handledning enskilt alternativt i grupp på förvaltningen av extern leverantör. Medarbetarna erbjuds löpande handledning av extern leverantör. Övriga kunskapsspridande forum som finns inom kommunen är bland annat: Skyddskommittéerna (LAG = lokal arbetsmiljögrupp och VAG= verksamhetens/förvaltningens arbetsmiljögrupp tillika skyddskommitté) Arbetsplatsens introduktion av chefer utifrån en särskild introduktionschecklista för chefer Ledningsgrupper, avdelningsmöten, andra gruppmöten och avstämningar Nätverk i kommunen internt och externt E-utbildningar och webbinars m.m. Enskilda samtal mellan medarbetare och ansvarig chef Respektive avdelningschef har i uppdrag att organisera arbetsmiljöarbetet på så sätt samtliga medarbetare ges förutsättning att tillskansa sig arbetsmiljökunskaper och omsätta dessa i praktiken. Ett led i detta är att avdelningarna inom socialförvaltningen kommer att ha möjlighet att genomföra den grundläggande arbetsmiljöutbildningen avdelningsvis. Förslagsvis användes befintliga avdelningsledningsmötestider till att boka utbildningstillfället på. Ansvaret ligger på avdelningschef att göra själva bokningen av utbildningen redan under våren, för AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 39

VALLENTUNA KOMMUN SID 6/9 samtliga underställda chefer. Efter genomgången utbildning kommer förvaltningen undersöka behovet av en fördjupningsutbildning inom området och om behov föreligger kommer fördjupningsutbildning att erbjudas. De centrala utbildningarna är återkommande och ges vanligtvis två ggr/år. Utbildningarna är sällan mer än en halvdag åt gången. I skyddskommittéerna inom förvaltningen är arbetsmiljöutbildning och kunskaper en stående punkt på agendan och kommer då undersökas och följas upp i forumet. 2 Undersökning, riskbedömning avseende arbetsbelastning När förvaltningschefen tillträdde sin tjänst i september 2016 påbörjades ett arbete med en genomlysning av avdelningschefens och verksamhetschefernas roller, uppdrag och arbetsbelastning. Anledningen till detta var att förvaltningschefen noterade en otydlighet bland roll, uppdrag och funktion hos samtliga medarbetare inom myndighetsavdelningen. Arbetsbelastningen var ojämn och vissa rutiner saknades. Personalomsättning hade under 2015/2016 varit hög inom socialförvaltningens myndighetsavdelning. Förvaltningschefen har hittills anordnat fyra (4) planeringsdagar med avdelningschef och verksamhetschefer för att påbörja genomlysningen, senast 170504. Ytterligare planeringsdagar har bokats, 170601 samt 170614-170615. Parallellt med detta arbetar avdelningschef och verksamhetschefer med att tydliggöra övriga medarbetares roller, uppdrag och därmed arbetsbelastning/arbetsfördelning. Arbetet är tidskrävande och går långsamt då personalomsättningen varit fortsatt hög under första delen 2017. Genomlysningen har dock börjat ge resultat. Nedan ges några exempel: Personalförsörjningsplan för perioden 2017-2019 har upprättats. Denna kommer att följas upp december 2017 Beslut har fattats att dela enheten Äldre och funktionsnedsättning till två enheter, Äldreenheten - myndighet och Enheten funktionsnedsättning - myndighet Organiseringen inom barn och unga samt ensamkommande barn kommer att ses över utifrån att handläggningen inom den sociala barnavården är komplex och det är svårt att hantera den bredd som handläggarna gör idag. Översynen har påbörjats under maj månad En verksamhetsutvecklare har anställts på myndighetsavdelningen. Verksamhetsutvecklaren kommer ha i uppdrag att bistå med säkerställa samtliga arbetsprocesser på myndighetsavdelningen Verksamhetscheferna har ihop med avdelningschefen inom myndighetsavdelningen sett över handläggarnas arbetstid och hur flextid ska hanteras och noteras, detta för att få en samsyn mellan enheterna och en tydlighet för medarbetare AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 40

VALLENTUNA KOMMUN SID 7/9 En systemadministratör har anställts för att säkerställa arbetsprocesserna i verksamhetssystemet Treserva inom myndighetsutövningen Flera administratörer har anställts inom myndighetsavdelningen för att avlasta socialsekreterare och chefer Arbetet med genomlysningen av myndighetsavdelningens medarbetares roller, uppdrag och arbetsbelastning beräknas pågå under hela 2017 med kontinuerlig uppföljning därefter. Arbetet som pågår finns dokumenterat i en matris vilken kommer att användas vid de kommande uppföljningarna. Bilaga 5. Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende arbetsbelastning, 2017-05-19 3 Rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö Utifrån den årliga medarbetarenkäten har respektive verksamhetschef haft en genomgång av resultaten med medarbetarna i respektive enhet. Samtliga verksamhetschefer, frånsett de tillförordnade verksamhetscheferna inom vuxenenheten har gjort en skriftliga dokumentation av riskbedömning och gemensamt arbetat fram mål med medarbetarna. Detta finns dokumenterat i kvalitetsledningssystemet Stratsys. I de grupper, chefsgruppen och receptionen, där enheterna är för små, färre än 5 medarbetare, för att få fullständiga resultat redovisade i medarbetarenkäten har en muntlig genomgång gjorts av de resultat som blivit synliga. De kommungemensamma dokumenten, "Rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppdrag och vad som förväntas av medarbetare" och "'Rutiner för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning", har gåtts igenom med samtliga chefer och målsättningen är att tillsammans med medarbetare skapa en avdelningsrutin och enhetsrutiner som utgår från de kommungemensamma dokumenten. Arbetet pågår i och med den ovan nämnda genomlysningen av samtliga medarbetares roller och uppdrag. Målsättningen är att under hösten 2017 ha tydliga rutiner som är anpassade verksamheten inom myndighetsavdelningen. Bilaga 6. Kommungemensamma rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppdrag och vad som förväntas av medarbetare, 2017-01-04 Bilaga 7. Kommungemensamma för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning, 2017-01-04 Bilaga 8. Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö (myndighetens arbetsmaterial), 2017-05-19 Det är viktigt att handlingsplan i bilaga 5 och handlingsplan i bilaga 8 genomarbetas parallellt för att skapa samsyn och göra materialet lättillgängligt. Idag är det upprepningar i materialet och utformat på sådant sätt att det kan skapa otydlighet i prioriteringar kring vad, hur, vem och när. Avdelningschef, verksamhetschefer och verksamhetsutvecklare har noterat detta och kommer att prioritera detta arbete. AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 41

VALLENTUNA KOMMUN SID 8/9 4 Introduktion Gällande introduktion för nya medarbetare och medarbetare som kommer tillbaka efter en tids ledighet har en genomgång gjorts av de introduktionsplaner som finns inom kommunen, inom socialförvaltningen och inom myndighetsavdelningen. För att säkerställa att rutinen lever upp till ställda krav har en kvalitetssäkring genomförts, denna biläggs. I samverkan mellan verksamhetsutvecklare, verksamhetschefer, avdelningschef och stöd från HR har den tidigare introduktionsplanen reviderats på myndighetsavdelningen. Den reviderade introduktionsplanen bygger på den kommungemsamma introduktionen och förutsätter att varje verksamhetschef detaljerar introduktionsplanen med utgångspunkt från vilket uppdrag medarbetaren har och vilken tidigare kunskap medarbetaren har. I översynen har det även tagits hänsyn till introduktion av nya chefer, specifik introduktionsplan finns för detta. I samband med översynen har även ett informationsmaterial för medarbetare arbetats fram, detta biläggs. De reviderade planerna kommer att introduceras under juni 2017 och sedan förbättras/utvecklas genom regelbundna uppföljningar av hur medarbetare uppfattar introduktionen i respektive verksamhet. Bilaga 9. Kvalitetssäkring av myndighetsavdelningens arbete med introduktion av medarbetare, 2017-05-23 Bilaga 10. Avdelningsgemensam information för introduktion av medarbetare, 2017-05-23 Bilaga 11. Avdelningsgemensam introduktion av medarbetare vid myndighetsavdelningen, 2017-05-23 5 Undersökning och riskbedömning - hot och våld Socialförvaltningen har sedan inspektionsmeddelandet kom prioriterat arbetet med att göra en noggrann genomgång av de rutiner som finns kring hot och våld. Utöver en revidering av befintlig rutin (kallad handlingsplan) har även varje enhet på myndighetsavdelningen gjort en riskbedömning och kartläggning av hot och våld. Arbetets karaktär på myndighetsavdelningen kräver att det finns tydliga rutiner kring hur samtliga medarbetare ska hantera eventuella situationer av hot och våld men framförallt hur var och en ska agera för att förebygga riskerna för att detta förekommer. Myndighetsavdelningens rutin, som tidigare benämnts Handlingsplan vid hot och våld har noga gåtts igenom med alla medarbetare. Avdelningschef har gått igenom rutinen med säkerhetsansvarig samt med alla verksamhetschefer på myndighetsavdelningen. Verksamhetscheferna har i sin tur gått igenom rutinen med samtliga medarbetare. Vid genomgången har samtliga medarbetare fått inkomma med kommentarer kring vad som behöver tydliggöras i rutinen. Efter att allas kommentarer beaktats har verksamhetsutvecklare varit behjälplig med en slutlig sammanställning som kommer att göras känd för alla medarbetare Rutin vid hot och våld för Socialförvaltningens myndighetsavdelning. Denna rutin kommer att vara ett levande dokument som samtliga medarbetare på myndighetsavdelningen kommer att gå igenom minst 1 gång per termin. Vid introduktion är respektive chef AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 42

VALLENTUNA KOMMUN SID 9/9 ansvarig för att medarbetaren får kännedom om rutinen och kunskap om vad rutinen innebär i praktiken. Inom ramen för socialförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete kommer även respektive enhets riskbedömning och kartläggning av hot och våld att följas upp och revideras minst en gång per termin. Bilaga 12. Rutin vid hot och våld för Socialförvaltningens myndighetsavdelning, 2017-05-24 Bilaga 13. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld, BoU samt EKB, 2017-04-07 Bilaga 14. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld, Äldre och LSS, 2017-04-07 Bilaga 15. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld, Vuxen, 2017-04-07 Bilaga 16. Riskbedömning och kartläggning av hot och våld, Receptionen, 2017-04- 07 Vallentuna kommun 2017-06-08 Ulrika Weståker Huvudskyddsombud Björn Furuvik Ordförande Socialnämnden Mojgan Alimadad Förvaltningschef Socialförvaltningen Christine Carlsen Avdelningschef för socialförvaltningens myndighetsutövning AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 43

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 1 (13) Avdelningen för inspektion Agneta Karlström, 010-730 90 37 arbetsmiljoverket@av.se VALLENTUNA KOMMUN 186 86 VALLENTUNA Resultatet av inspektionen Ert organisationsnummer: 212000-0027 Arbetsställe: SOCIALKONTOR VALLENTUNA Besöksplats: TORGGATAN 11, VALLENTUNA Besöksdatum: 26 januari 2017, 1 februari 2017, 2 februari 2017 samt 21 februari 2017.<span> </span> Deltagare i inspektionen: 26 januari: Mojgan Alimadad socialchef, Göran Lidström t f myndighetschef, Carolina Olsson enhetschef, Karin Strömvall enhetschef, Miia Kornerud t f enhetschef, Anna-Lena Wallvik t f enhetschef, Anne Isberg familjehemssekreterare och personalrepresentant, Annika Colding personalchef, Jennie Bergendorff HR-konsult, Carl-Johan Lagerman ombudsman/rso Vision, Annika Pettersson enhetschef barn och familj, Björn Furugren Beselin ordf socialnämnden 1 februari: en grupp socialsekreterare, Annika Pettersson enhetschef 2 februari: en grupp socialsekreterare, t f enhetschef Anna.Lena Wallvik 21 februari: Mojgan Alimadad socialchef, Björn Furugren Beselin ordf socialnämnden, Carl-Johan Lagergren ombudsman/rso, Göran Lindström myndighetschef, Karin Strömvall enhetschef, Anne Isberg familjehemssekreterare, Carolina Olsson enhetschef, Mia Kornerud t f enhetschef, Anna-Lena Wallvik t f enhetschef, Jennie Bergendorff HR-konsult, Annika Colding personalchef. Postadress: 112 79 Stockholm Telefon: 010-730 90 00 Telefax: 08-730 19 67 E-post: arbetsmiljoverket@av.se Webbplats: www.av.se Organisationsnummer: 202100-2148 44

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 2 (13) Vi har inspekterat socialsekreteranas arbetsmiljö och ert arbetsmiljöarbete vid ovanstående tillfällen. Inspektionerna har genomförts av arbetsmiljöinspektörerna Caroline Hök och Agneta Karlström. Vid inspektionerna såg vi en del som fungerade bra, men vi hittade också en del som ni behöver förbättra. I det här inspektionsmeddelandet redovisar vi de brister vi såg och de krav vi nu ställer med anledning av dessa. Ni ska skicka ett svar till oss Ni ska före den 12 juni 2017 informera oss om vad ni har gjort med anledning av de brister och krav vi redovisar här. hur ni har uppfyllt kraven hur skyddsombud och arbetstagare har varit delaktiga i åtgärderna. Ert svar ska vara underskrivet av skyddsombudet så att vi kan se att skyddsombudet har läst det. Skriv vår beteckning 2016/057629 i svaret. Reglerna om att vi har rätt att få den information som vi behöver för vår tillsyn finns i 7 kap. 3 arbetsmiljölagen. Arbetsgivaren har alltid ansvaret för arbetsmiljön Ni som arbetsgivare ska göra det som behövs för att ingen av era arbetstagare skadar sig eller blir sjuk på grund av arbetet. Reglerna om detta finns i 3 kap. 2 arbetsmiljölagen. Ert ansvar för arbetsmiljön gäller även under tiden ni har på er att åtgärda bristerna. Brister och krav 1 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljökunskaper Brist Ni har en skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Av denna framgår vissa arbetsmiljöuppgifter, men den överensstämmer inte med det som utförs av olika personer på olika nivåer i er organisation, och inte heller med det som muntligt framkom vid inspektionstillfällena. Ni uppgav också vid första inspektionstillfället att det finns en otydlighet i roller och ansvarsområden. Arbetsmiljöverket instämmer i detta. Ni uppgav vidare att arbete med att komma tillrätta med otydligheterna påbörjats. För närvarande anger inte er fördelning klart vem eller vilka som har 45

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 3 (13) uppgifter att förebygga ohälsa och olycksfall i verksamheten. Exempel på otydligheter som Arbetsmiljöverket observerat : - Chefsnivå 2 har fått uppgiften att se till att uppgiftsfördelningen för underställda chefer/arbetsledare eller annan personal är tydlig. Fördelningen är inte tydlig som den nu är utformad. - I er fördelning till chefsnivå 2 anges skyddsronder som enda undersökande uppgift. Undersökning av t ex organisatoriska och sociala arbetsmijjlöfaktorer framgår inte. Ansvar för och kännedom om rutiner gällande kränkande särbehandling nämns inte alls i er fördelning. - Chefsnivå 2 har fått uppgiften att organisera arbetsmiljöarbetsanpassning- och rehabiliteringsverksamheten. Uppgifterna till nivå 3 och 4 är otydliga. - Chefsnivå 3 och 4 har enligt nuvarande dokumentation inga undersökande uppgifter. Det enda som framgår är att de ska "medverka vid genomförandet av riskanalyser samt årlig upppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet" - Det är oklart vilka arbetsmiljöuppgifter samordnare förväntas utföra. Om de ska ha sådana uppgifter, exempelvis att undersöka arbetsbelastning mm för socialsekreterare, är det viktigt att detta är tydligt fördelat och dokumenterat. - Introduktion av nya chefer respektive andra medarbetare saknas i uppgiftsfördelningen Krav 1.1 ŸNi ska se över er skriftliga fördelning av uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet inom socialtjänstens verksamhet. Den ska vara aktuell och anpassad till vilka som förväntas utföra respektive uppgift, och ska klart ange vem eller vilka det åligger att förebygga och åtgärda de risker för ohälsa och olycksfall som era arbetstagare kan utsättas för. Av fördelningen ska minst framgå vem som fått i uppgift att: undersöka arbetsförhållandena gällande såväl fysisk som social och organisatorisk arbetsmiljö, bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall, vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall, ansvara för arbetsanpassnings- och rehabiliteringsåtgärder vid behov, samt genomföra kontroller av att vidtagna åtgärder medfört avsett resultat Det ska även framgå vilka befogenheter och resurser dessa personer har att tillgå för att kunna utföra sina arbetsmiljöuppgifter. Ni ska göra fördelningen känd för samtliga arbetstagare. 46

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 4 (13) Upplysning: Med befogenhet avses rätt att fatta beslut och att vidta åtgärder. Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid och kunskaper. Befogenheter, tid, ekonomiska resurser och kunskaper ska svara mot uppgifterna så att det är möjligt att utföra tilldelade uppgifter. Se 6 AFS 2001:01. Svar till Arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. 1.2 Ni ska se till att samtliga chefer och arbetsledare har arbetsmiljökunskaper. I detta ingår kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning. Kunskapen ska minst omfatta: - De arbetsmiljöregler som har betydelse för arbetsmiljön i socialtjänsten - Fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa - Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö - Hur en undersökning av krav och resurser ska genomföras kontinuerligt. - Hur en tilldelning av arbetsuppgifter till arbetstagarna ska genomföras så att krav som ställs på arbetstagarna är rimliga i förhållande till befintliga resurser. - Hur förändring av krav eller förändring i tillgängliga resurser ska hanteras. - Hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning - Hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling Upplysningar och råd Ett sätt för arbetsgivaren att tillföra kunskaper är att ge utbildning, gärna för chefer, arbetsledare och skyddsombud tillsammans. Utbildning kan ges av företagshälsovård eller annan resurs med motsvarande kompetens inom området. Utbildningsinsatserna bör anpassas till de särskilda organisatoriska och sociala förutsättningar som gäller på arbetsplatsen. Se 6 AFS 2001:01 samt 6 och 9 AFS 2015:04. Svar till Arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. 1.3 Ni ske se till att chefer och arbetsledare har förutsättningar att omsätta kunskaperna enligt krav ovan i praktiken. Upplysningar och råd 47

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 5 (13) Med förutsättningar avses bland annat tillräckliga befogenheter, en rimlig arbetsbelastning och stöd i rollen som chef eller arbetsledare. Se 6 AFS 2001:01. Svar till Arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. 2 Undersökning, riskbedömning avseende arbetsbelastning Brist Vid inspektionstillfällena gällande socialsekreterarna har flera förhållanden som kan leda till ohälsa framkommit. Dessa behöver undersökas närmare. Er redovisade medarbetarundersökning indikerar också riskområden som behöver fördjupad analys. Här kan till exempel nämnas olika förutsättningar för att kunna utföra arbetet, såsom tid, möjligheter till dialog, tillgång till instruktioner mm. Såväl stor ärendemängd som ökad komplexitet i ärenden påverkar arbetsbelastningen. Att härbärgera och växla fokus mellan klienternas många krissituationer, samtidigt som man är tidspressad av utredningsoch andra uppgifter upplevs vara starkt psykiskt påfrestande. Det hjälpbehov klienterna har ryms inte heller alltid inom uppdraget, vilket ger en emotionell påfrestning när man måste avgränsa sin egen insats. Många perspektiv ska beaktas och kraven i arbetet är höga. Enligt vad som framkommit vid inspektionerna arbetar man i mestadels ensam i ett ärende. Man kan be om att få en medhandläggare, men detta är inte en grundprincip, inte heller i svåra ärenden. Socialsekreterarna har inte heller något uttalat administrativt stöd i sitt arbete. De följer och handlägger tilldelade ärenden "hela vägen", inklusive eventuella placeringar och uppföljningar av detta. Arbetsuppgifterna har därmed en mycket stor bredd. Arbetsbelastningen och hur den upplevs skiljer sig åt mellan enskilda socialsekreterare och varierar över tid, eftersom ärendemängd och komplexitet mm varierar. Övertidsarbete/ flextid förekommer i olika omfattning, och enligt vad som framkommit har arbetsgivaren bristande överblick över detta. Uppgift om hur tiden ska dokumenteras och redovisas skiljer sig åt mellan enheterna, och också uppfattningen om hur mycket flexsaldot får innehålla. Flera socialsekreterare uppger att det är svårt att kunna ta ut inarbetad tid, på grund av den pressade arbetssituationen. Personalomsättningen har varit hög. Konsekvenserna av detta är kännbara och behöver undersökas närmare. När någon socialsekreterare ska lämna sin tjänst medför detta att denne inte kan ta nya ärenden, och 48

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 6 (13) den som tillträder behöver komma in i arbetet successivt. Detta medför att belastning och påfrestningar ökar för övriga i den berörda arbetsgruppen. Många socialsekreterare i Vallentuna är unga i yrket, vilket medför att stöd i arbetet behövs i stor omfattning och är extra viktigt. Också bland chefer på olika nivåer har omsättningen varit omfattande, och flera är relativt nya i sina roller. Även enhetscheferna har en mycket hög arbetsbelastning. En "kedja" av tjänstetillsättningar, vikariat mm för att fylla vakanser har pågått och pågår, och personalsituationen har varit instabil. Krav 2.1 Ni ska se till att en undersökning görs av arbetsförhållandena med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er verksamhet. Undersökningen ska innebära en fördjupad undersökning av de bakomliggande orsakerna till den höga arbetsbelastningen. Undersökningen ska minst omfatta hur nedanstående förhållanden påverkar arbetssituationen: Hur arbetsmängd och bemanning är anpassade till de arbetsuppgifter som socialsekreterare ska utföra, dvs. tidsåtgången för samtliga arbetsuppgifter som åligger socialsekreterare och möjligheterna för dem att hinna med förekommande arbetsuppgifter, inkl. administrativa uppgifter. Om förväntat arbetsresultat och prioritering av arbetsuppgifter är känt för arbetstagarna. Vilken beredskap organisationen har att hantera arbetsuppgifter som behöver väljas bort på grund av att tillgänglig tid för socialsekreterare inte räcker till för alla uppgifter. Arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande. Om kunskaper och stöd för arbetsuppgifter i ärenden som anses vara komplexa eller svårhanterliga är tillräckliga. Personalomsättningens och nyrekryteringens påverkan på socialsekreterarnas arbetsbelastning. Om det finns faktorer som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Behov av att arbeta mer än ordinarie arbetstid och möjligheterna att ta ut ledighet som kompensation för upparbetad övertid/flextid. Möjligheterna till administrativt och tekniskt resursstöd i arbetet. Ni ska också se till att en undersökning görs enligt ovan gällande enhetschefernas arbetssituation. 49

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 7 (13) Ni ska utifrån resultatet av undersökningarna bedöma om det finns risker för ohälsa eller olycksfall i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och det ska av den framgå om riskerna är allvarliga eller inte.. Se 8 AFS 2001:01, 9, 10, 11, 12 och 13 AFS 2015:04 samt 3 kap. 2 AML. Svar till Arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. 2.2 Med utgångspunkt från identifierade bakomliggande orsaker till riskförhållanden som framkommit vid undersökningen och riskbedömningen, ska ni i en handlingsplan dokumentera de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning och som ni inte genomför omedelbart. Av handlingsplanen ska framgå att angivna åtgärder är beslutade på den beslutsnivå inom organisationen som har befogenheter att tillföra resurser eller att minska eller ta bort arbetsuppgifter. Av handlingsplanerna ska också framgå när åtgärderna ska vara genomförda, vem inom organisationen som ansvarar för att åtgärderna genomförs samt tidpunkt för kontroll när åtgärderna fått avsedd effekt. Upplysningar och råd för kraven 2.1-2.2 För att åtgärda risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön behöver orsakerna till riskerna identifieras. Detta är viktigt för att rätt åtgärder ska kunna vidtas. Genom att påverka orsakerna till riskerna kan dessa minskas. Att åtgärda enbart symptomen, d v s hur riskerna yttrar sig, avhjälper inte riskerna. Frågor som rör åtgärder kan även behöva hanteras på annan nivå eller i annan del av organisationen Handlingsplanen med planerade åtgärder blir lättare att förstå och använda om åtgärderna beskrivs steg för steg, tydligt och konkret. Krav i arbetet kan exempelvis omfatta arbetsmängd, svårighetsgrad, tidsgräns, fysiska och sociala förhållanden. Kraven kan också vara kognitiva, emotionella och fysiska. Resurserna kan anpassas till kraven till exempel genom att minska arbetsmängd, öka bemanning, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjlighet till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, tillföra kunskaper samt genom att försäkra er om att teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. Det är viktigt att beakta att de åtgärder som vidtas för att uppfylla kravet ovan inte medför risker för att andra arbetstagare utsätts för ohälsa. Se 8 AFS 2001:01, 9, 10, 11, 12 och 13 AFS 2015:04 samt 3 kap. 2 AML. Svar till Arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. 50

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 8 (13) 3 Rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö Brist Kommunen genomför en årlig medarbetarundersökning där socialtjänsten deltar. Den senaste genomfördes i november 2016, och ni fick resultatet i början av januari. Riskbedömningar och dokumenterade handlingsplaner med utgångspunkt från denna har ännu inte gjorts. När det gäller chefsgruppen har inte heller ett fullständigt resultat kunnat redovisas på grund av att gruppen är liten och eftersom svaren då kan vara identifierbara. Vid inspektionerna har framkommit att ni, utöver att medarbetarundersökningen genomförs, saknar beslutade och skriftligt dokumenterade rutiner för regelbunden undersökning, riskbedömning och åtgärder med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er arbetsmiljö. Detta gäller såväl socialsekreterare som chefer inom socialförvaltningen. Bland de dokument som förmedlats till Arbetsmiljöverket från er finns "Rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppdrag och vad som förväntas av medarbetare" och "'Rutiner för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning". Dessa är utformade som information, råd och förslag, och kan utgöra underlag för de mera preciserade rutiner som avses i kravet nedan. Krav 3.1 ŸNi ska se till att ni har rutiner, som innebär att ni fortlöpande undersöker såväl socialsekreterarnas som chefernas arbetsförhållanden med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er verksamhet. Rutinerna ska säkerställa att minst följande faktorer omfattas av undersökningen. Kraven i arbetet för socialsekreterare respektive chefer. Om resurserna för arbetet är anpassade kraven. Om arbetstidens förläggning kan leda till ohälsa. Om det finns arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande. Om det finns faktorer som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Rutinerna ska också säkerställa att följande faktorer omfattas av undersökningen: Om socialsekreterarna/chefena har kännedom om: Vilka arbetsuppgifter som de ska utföra. Vilket resultat som ska uppnås med arbetet. 51

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 9 (13) Om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur. Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när den tillgängliga tiden inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras. Vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet. Rutinerna ska därutöver säkerställa att socialsekreterarna/cheferna känner till vilka befogenheter de har enligt strecksatserna ovan. Av rutinerna ska framgå att ni utifrån resultatet av respektive undersökning bedömer om det finns risker för ohälsa eller olycksfall i arbetet. Av rutinerna ska också framgå att riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och det av den ska framgå om riskerna är allvarliga eller inte. Ni ska också se till att er rutin innebär att ni, utifrån resultatet av riskbedömninarna, i en skriftlig tidsatt handlingsplan anger de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och som inte genomförs omedelbart. I planen ska anges vem som ska se till att åtgärderna genomförs. Ni ska även se till att ni har en rutin som innebär att de genomförda åtgärderna kontrolleras. I er rutin ska ingå att ni ger arbetstagarna och skyddsombud möjlighet att medverka i arbetet med undersökningar, riskbedömningar, åtgärder och, i förekommande fall, handlingsplaner. Upplysningar och råd Rutiner, det vill säga i förväg bestämda tillvägagångssätt, syftar till att få systematik i arbetsmiljöarbetet. Detta är viktigt för att ha kontinuitet. En rutin anger tydligt och konkret vad som ska göras, på vilket sätt respektive del ska göras, när detta ska ske och i vissa fall även hur ofta, vem som ska göra detta. Med krav menas de delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar. Kraven kan exempelvis omfatta arbetsmängd, svårighetsgrad, tidsgräns, fysiska och sociala förhållanden. Kraven kan också vara kognitiva, emotionella och fysiska. Med resurser avses det i arbetet som bidrar till att antingen uppnå mål för arbetet eller hantera krav i arbetet. Resurser kan vara arbetsmetoder eller arbetsredskap, kompetens eller bemanning, rimliga och tydliga mål, 52

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 10 (13) återkoppling på arbetsinsats, möjlighet till kontroll i arbetet, socialt stöd från chefer och kollegor och möjlighet till återhämtning. För att åtgärda risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön behöver orsakerna till riskerna identifieras. Genom att påverka orsakerna till riskerna kan dessa minskas. Se även upplysningstext under krav 2 ovan. Se 4, 5, 8 och 10 AFS 2001:01, 9, 10, 11, 12 och 13 AFS 2015:04 samt 3 kap. 2 AML. Svar till Arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. 4 Introduktion Brist Vid inspektionen framkom att introduktionen i arbetet tidigare upplevts som otillräcklig av socialsekreterare, men att detta förbättrats avsevärt. Även introduktionen för chefer har varit otillräcklig. Ni har nu redovisat skriftliga rutiner för introduktion för chefer och andra medarbetare, daterade den 9 januari 2017. Till rutinerna har fogats checklistor som hjälpmedel för vad som ska tas upp. I rutinerna anges att en fadder ska utses såväl för nyanställda chefer som för övriga medarbetare. Syftet med fadderskapet anges, men inte vad fadderuppdraget innehåller. Av checklistorna framgår inte vem/vilken funktion som intruducerar i vilken punkt i checklistan - arbetsgivarrepresentant eller kollega/fadder. Av er nuvarande fördelning av arbetsmiljöuppgifter framgår inte vem som ska svara för introduktion på olika nivåer. En otydlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter kan medföra att uppgifter ramlar mellan stolarna och inte utförs. Ett otydligt fadderuppdrag kan också medföra att det uppfattas och utförs olika, och att det är svårt att se till att man har tillräcklig tid och andra förutsättningar för uppdraget. Krav 4.1 Ni ska se till att det av era skriftliga rutiner för introduktion framgår vem som ska göra vad i introduktionens olika delar. Ni ska också klargöra rollerna i arbetet med introduktion av nyanställda, anställda som återkommer efter en längre tids ledighet eller anställda som fått nya eller förändrade arbetsuppgifter. Introduktionen ska anpassas efter arbetstagarens förutsättningar och säkerställa att berörd arbetstagare får tillräckliga kunskaper för att kunna utföra sina arbetsuppgifter samt kunskaper om risker i arbetet och vilka rutiner och instruktioner som gäller i verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall. 53

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 11 (13) Se 5 och 7 AFS 2001:01, 10 AFS 2015:04 samt 3 kap. 3 AML. Svar till Arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. 5 Undersökning och riskbedömning - hot och våld Brist Det finns brister i era säkerhetsrutiner gällande arbete som kan medföra risk för hot eller våld. Era rutiner (benämnda "Handlingsplan vid hot och våld" ) är daterade 2016-12-20. Vid inspektionen framkom att det var oklart vilken undersökning av riskerna för hot eller våld som gjorts som underlag för rutinerna, med avseende på olika arbetsuppgifter, var dessa utförs, lokalers utformning, mm. I rutinerna är det oklart vad i dessa som gäller vem och vilken roll. t ex kollega, chef eller annan. Av fördelningen av arbetsmiljöuppgifter framgår inte heller vilka uppgifter enhetschef har i förhållande till riskerna för hot eller våld, mer än att se till att rutinerna är kända. Vid inspektionerna framgick att alla socialsekreterare inte har kännedom om rutinernas innehåll. I de instruktioner som anges i rutinerna används en hel del uttryck som ger vida tolkningsmöjligheter, t ex "undvik", "försök så långt som möjligt" "som regel ska man välja" "bör" osv. I vissa formuleringar anges inte vem som ska utföra en uppgift, t ex "all personal ska informeras". Utformningen av rutinerna/handlingsplanen är inte tydlig och kan ge intrycket att alla delar inte måste följas. I rutinerna anges att bråklarm ska tas med vid samtliga besök. Detta följs inte av samtliga socialsekreterare. Vid inspektionerna framkom också att det är oklart för socialsekreterarna vilken och hur snabb hjälp man kan förvänta sig om man larmar. Inga övningar av åtgärder vid larm genomförs, och framtill nyligen har inte heller tekniska kontroller av larmen genomförts regelbundet. Vid inspektionstillfällena framkom att hotfulla/obehagliga händelser har inträffat i arbetet. Ni har inte gjort någon uppföljning av om rutinerna följs eller inte. Bristerna medför risk för skador och ohälsa. Krav 5.1 ŸNi ska undersöka arbetsförhållandena och bedöma vilka risker för hot och våld som finns i er verksamhet. Undersökningen och riskbedömningen ska omfatta arbete som era arbetstagare utför såväl i som utanför lokalerna. Särskilt ska minst följande faktorer ingå i undersökningen och riskbedömningen: Hembesök 54

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 12 (13) Resor i tjänsten med klienter samt resor till klientboenden, med olika färdmedel Kontroll av att socialsekreterare återvänt efter hembesök/tjänsteresor Klientbesök på arbetsplatsen, Spontana besök på arbetsplatsen, Risker vid negativa beslut till klient, Lokalernas utformning, inklusive reception - Information mellan olika enheter/reception vid risk för hot eller våld Ensamarbete Tillgång till larm och användningen därav Särskilda risker för gravida arbetstagare Arbetsrelaterat hot på fritiden, sociala medier Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Se 2 Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:2) om våld och hot i arbetsmiljön och 8 Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete. Se 2 AFS 1993:02 samt 8 AFS 2001:01. Svar till Arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. 5.2 Ni ska, med utgångspunkt från den undersökning och kartläggning som genomförts enligt krav 5.1 ovan, se över, komplettera samt revidera era säkerhetsrutiner. Ni ska se till att ni för respektive verksamhet, har aktuella och anpassade säkerhetsrutiner för arbete som kan medföra risk för hot eller våld. Rutinerna ska vara skriftliga och tillgängliga på arbetsplatsen. Ni ska se till att samtliga berörda, d v s arbetsledning, fast personal, vikarier och extra personal har aktuell kunskap om erasäkerhetsrutiner. Ni ska också regelbundet följa upp att instruktionerna följs, och ge kunskap om risker som följer med om dessa inte tillämpas. Upplysningar och råd Otydlighet i rutiner kan innebära en risk för att de anställda i viss mån gör olika tolkningar och glidningar av besked och instruktioner med risk för ohälsa, tillbud och skador. För att säkerhetsrutiner ska fungera i praktiken, ska de vara tydliga och väl kända av samtliga anställda och praktiseras konsekvent. Se 2, 3, 4 och 7 AFS 1993:02. 55

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2017-02-24 2016/057629 13 (13) Svar till Arbetsmiljöverket senast den 12 juni 2017. Vad kan hända om ni inte åtgärdar bristerna? Det här inspektionsmeddelandet är en uppmaning till er att åtgärda de brister och risker som vi såg vid inspektionen. Kraven är ställda utifrån vår tillämpning av arbetsmiljöreglerna. Om ni inte åtgärdar bristerna och riskerna kan vi komma att besluta om ett föreläggande eller förbud. Vad är föreläggande och förbud? Ett föreläggande är ett beslut av en myndighet som innebär att den som beslutet gäller ska genomföra en viss åtgärd. Ett föreläggande kan förenas med vite, vilket betyder att den som inte följer föreläggandet kan tvingas betala en summa pengar. Ett förbud är ett beslut av en myndighet som innebär att den som beslutet gäller inte får lov att göra en viss handling. Ett förbud kan förenas med vite, vilket betyder att den som inte följer förbudet kan tvingas betala en summa pengar. Läs mer om arbetsmiljö och reglerna på www.av.se Läs gärna mer om oss och om arbetsmiljöreglerna på vår webbplats www.av.se. Där kan ni också hämta arbetsmiljölagen och våra föreskrifter. Har ni frågor går det bra att kontakta oss. Agneta Karlström Arbetsmiljöinspektör Sändlista epost mojgan.alimadad@vallentuna.se goran.lidstrom@vallentuna.se b.furugren@spray.se carl-johan.lagerman@vision.se 56

2017-05-16 Aktiviteter utifrån kraven från arbetsmiljöverket SF Myndighet Aktiviteter (Vad) 1. a Huvudskyddsombud (HSO), Skyddsombud (SO) medverkan Lika som ovan HANDLINGSPLAN Genomförande (Hur) HSO kallas för medverkan i arbetet med inspektionen samt får ta del av handlingsplan (hp). Riskbedömningar e-postas löpande till HSO och SO. Både SO och HSO har medverkat vid VAG och fått underlag från arbetets gång tilldelat sig. HSO har AC och HR träffat i slutet av maj. HSO och SO behöver skriva under svaret till verket då det är klart den 8 juni. 1.b Arbetsmöten Arbetsmöten bokas in mellan AC och HR som sedan bjuder in HSO (avstämning 3/5 på VAG) 2 a VAG information (samt LAG information) Huvudskyddsombud (HSO), Skyddsombud (SO) samt regionalt SO (Vision) kallas till VAG och framöver även LAG på Myndighetsavd. AC inväntar SO:s fullmakt. Då HSO och SO informeras om arbetet, riskbedömningar som ska göras etc. Ansvarig (Vem) AC AC Klart när Löpande marsjuni Mars-juni Uppföljning/ kontroll Maj 8 juni juni AC April-maj Juni AC 15/3, 22/3, 3/5 Maj HSO involveras löpande och går igenom inspektionsmeddelandet och hp. Övrig agenda skickas ut 6/3 samt löpande arbetet gås igenom VAG 3/5. AC Mars-maj juni 2 b Arbetsgrupp En eller flera arbetsgrupp(er) utses? AC Mars April 3. Skapa LAG Myndighet Myndighetsavdelningen skapar LAG och planerar in LAG möte under våren (förslag: maj?) Två skyddsombud är på G från Vision. Avvaktar en av fullmakterna från Vision. Ett SO är utsett för AC April-maj Maj 1 57

2017-05-16 Vuxenenheten. 4. 1 Politisk avstämning Avstämning görs löpande på SNAU FC, AC Mars-juni (8/6) Juni 4. 2 Politisk avstämning Information till nämnden FC & AC 20/6 5. Avstämning Varannan vecka avstämningsmöten 16/6, 1/6 FC, AC och Mars-juni Maj HR 6. Nya skyddsombud Inväntar regionalt huvudskyddsombud fr Vision för AC v.12 Maj återkoppling kring nyvalda SO. HR har mejlat frågan den 5/4 om det finns fullmakt för nya SO. Vision har utsett två SO för Myndighetsavdelningen i slutet av april, för att de ska kunna påbörja sin SO roll behöver arbetsgivaren få in skriftliga fullmakter (HR-inväntar dessa). Förslag klart Ett förslag på svar till arbetsmiljöverket ska vara klart AC Synpunkter 8/6 1/6. Christine Carlsen behöver våra synpunkter senast 29/5. Absolut slutlig version ska presenteras till nämnden 8/6. Då underlagets ska vara signerat av SO, HSO, FC, AC och nämndordförande. senast 29/5. Förslag klart 1/6 7. Material förberedelse HR skickar över underlag, såsom checklistor (hot och våld, arbetsbelastning etc) och material inför de olika kraven i inspektionsmedd. Till AC. HR har träffat de flesta av verksamhetscheferna i slutet av mars för genomgång av kravet från arbetsmiljöverket. Handlingsplanen för när de olika åtgärderna utifrån HR v.11 Mars 8. Arbetsmiljö uppgiftsfördelning kraven ska vara klara reviderades efter mötet. AC utser en arbetsgrupp i frågan. De som först ingår i arbetsgruppen är FC (Mojgan), AC (Göran, Christine och Inger) samt HR (Jennie). Arbetsmöte inbokat 19 april samt i maj. Vi inväntar också 4 maj då det är planeringsdag för Myndighetsavdelningens chefer. Efter det kommer det att bli tydligare kring vad som kan fördelas inom arbetsmiljöområdet. FC, AC, HR (involverar VC repr. och samordnare eftersom) 30/4-19/5 Förslag är framtaget och presenterat i början av maj. FC och AC sista synpunkter Maj 2 58

2017-05-16 Se över er skriftliga fördelning av uppgifterna i det systematiska Arbetsmiljöarbetet inom socialtjänstens verksamhet. Den ska vara aktuell och anpassad, och ska klart ange vem eller vilka det åligger att förebygga och åtgärda de risker för ohälsa och olycksfall som era arbetstagare kan utsättas för. Av fördelningen ska minst framgå vem som fått i uppgift att Krav 1.1: undersöka arbetsförhållandena gällande såväl fysisk som social och organisatorisk arbetsmiljö, bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall, vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall, ansvara för arbetsanpassnings- och rehabiliteringsåtgärder vid behov, samt genomföra kontroller av att vidtagna åtgärder medfört avsett resultat Det ska även framgå vilka befogenheter och resurser dessa personer har, gör fördelningen känd för samtliga arbetstagare. Krav 1.2: Se till att samtliga chefer och arbetsledare har arbetsmiljökunskaper. Se vidare kravbeskrivning i inspektionsmedd. Utbildning tillsammans Ta fram en plan för SF grundpaket tas fram för samtliga chefer för 2-3 tillfällen hösten 2017. Specificera utbildningar och tidsplan. Samordna med Huvudskyddsombud. Inger+Jennie behöver inkomma till HR (Jennie) 19/5. Sedan sammanställni ng av HR och skickas till Christine. Implementerin g efter ärende till SNAU, förslagsvis augusti-17 v.20 HR e-post till AC (Christine) 3 59

2017-05-16 9. Undersökning, riskbedömning av arbetsbelastning (medarbetare) Krav 2.1: Undersökning av arbetsförhållandena för organisatoriska och sociala faktorer i er verksamhet. Fördjupad undersökning av bakomliggande orsakerna till den höga arbetsbelastningen. AC informerar VC om att varje enhet/verksamhet med VC som samordnar arbetet, ska ta fram en riskbedömning tillsammans med medarbetarna och undersöka riskerna och ev brister med utifrån checklistan och nedanstående krav utifrån arbetsbelastning. Minst omfatta: Hur arbetsmängd och bemanning är anpassade till de arbetsuppgifter som socialsekreterare ska utföra, dvs. tidsåtgång.. Om förväntat arbetsresultat och prioritering av arbetsuppgifter är känt för arbetstagarna. Vilken beredskap organisationen har att hantera arbetsuppgifter som behöver väljas bort på grund av att tillgänglig tid för socialsekreterare inte räcker till för alla uppgifter. Arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande. Om kunskaper och stöd för arbetsuppgifter i ärenden som anses vara komplexa eller svårhanterliga är tillräckliga. Personalomsättningens och nyrekryteringens påverkan på socialsekreterarnas arbetsbelastning. Om det finns faktorer som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Behov av att arbeta mer än ordinarie arbetstid och möjligheterna att ta ut ledighet som kompensation för upparbetad övertid/flextid. AC och VC (enheterna) v.16 riskbedömning görs v.16-19 görs handlingsplane r utifrån riskerna åk till AC med underlag på riskbedömning och hp. Maj 4 60

2017-05-16 Möjligheterna till administrativt och tekniskt resursstöd i arbetet. Ni ska också se till att en undersökning görs enligt ovan gällande enhetschefernas arbetssituation (se nedan aktivitet). 10. Undersökning, riskbedömning av Ni ska utifrån resultatet av undersökningarna bedöma om det finns risker för ohälsa eller olycksfall i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras Skriftligt och det ska av den framgå om riskerna är allvarliga eller inte.. Se 8 AFS 2001:01, 9, 10, 11, 12 och 13 AFS 2015:04 samt 3 kap. 2 AML. Krav 2.2 Utifrån bakomliggande orsaker till riskförhållanden som framkommit vid undersökningen och riskbedömningen, ska ni i en handlingsplan dokumentera de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning och som ni inte genomför omedelbart. Av handlingsplanen ska framgå att angivna åtgärder är beslutade på den beslutsnivå inom organisationen som har befogenheter att tillföra resurser eller att minska eller ta bort arbetsuppgifter. Av handlingsplanerna ska också framgå när åtgärderna ska vara genomförda, vem inom organisationen som ansvarar för att åtgärderna genomförs samt tidpunkt för kontroll när åtgärderna fått avsedd effekt. En undersökning görs enligt ovan gällande enhetschefernas arbetssituation. Utgå ifrån samma AC v.18 Maj 5 61

2017-05-16 arbetsbelastning för chefer, ledare) se punkt 2.1 checklista som medarbetarna. Kanske finns fler risker att lägga till. HR stödjer AC i hur de genomför detta. T ex onödiga tidstjuvar en genomgång av chefers arbetsförhållanden! 11. Rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder för OSA (Organisatorisk och social arbetsmiljö) Skriftligt dokumenterade rutiner för regelbunden undersökning, riskbedömning och åtgärder med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er arbetsmiljö. Detta gäller såväl socialsekreterare som chefer inom socialförvaltningen. Krav 3.1 Skapa rutiner, som innebär att ni fortlöpande undersöker såväl socialsekreterarnas som chefernas arbetsförhållanden med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er verksamhet. Rutinerna ska säkerställa att minst följande faktorer omfattas av undersökningen. Kraven i arbetet för socialsekreterare respektive chefer. Om resurserna för arbetet är anpassade kraven. Om arbetstidens förläggning kan leda till ohälsa. Om det finns arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande. Om det finns faktorer som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Rutinerna ska också säkerställa att följande faktorer omfattas av undersökningen: Om socialsekreterarna/chefena har kännedom om: Vilka arbetsuppgifter som de ska utföra. Vilket resultat som ska uppnås med arbetet. Om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur. Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när den tillgängliga tiden inte räcker till för alla arbetsuppgifter FC och AC (ny AC ansvarar för rutinen) HR delger förslag på OSA rutin & vad som ska ingå, bollplank. v.14-20 Maj 6 62

2017-05-16 som ska utföras. Vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet. Rutinerna ska därutöver säkerställa att socialsekreterarna/cheferna känner till vilka befogenheter de har enligt strecksatserna ovan. Är riskerna alvarliga eller inte? Se 4, 5, 8 och 10 AFS 2001:01, 9, 10, 11, 12 och 13 AFS 2015:04 samt 3 kap. 2 AML. 12. Introduktion Krav 4.1 Se till att det av era skriftliga rutiner för introduktion framgår vem som ska göra vad i introduktionens olika delar. Introduktionsprogrammet som Vuxenenheten tagit fram görs generell för hela förvaltningen efter revidering kring förtydligande om ansvar i introduktionen m.m. Se krav i inspektionsmedd. Ni ska också klargöra rollerna i arbetet med introduktion av nyanställda, anställda som återkommer efter en längre tids ledighet eller anställda som fått nya eller förändrade arbetsuppgifter. Introduktionen ska anpassas efter arbetstagarens förutsättningar och säkerställa att berörd arbetstagare får tillräckliga kunskaper för att kunna utföra sina arbetsuppgifter samt kunskaper om risker i arbetet och vilka rutiner och instruktioner som gäller i verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall. Se 5 och 7 AFS 2001:01, 10 AFS 2015:04 samt 3 kap. 3 AML. Introduktion för chefer (central i kommunen) HR informerar om denna samt utbildningsprogram för nya chefer. AC+ verksamhetsutvecklare på Myndighet HR 19/5 Maj 13. Hot och våld undersök och gör riskbedömning och åtgärder samt Revidera, förtydliga rutinen Det finns brister i nuvarande säkerhetsrutiner gällande arbete som kan medföra risk för hot eller våld. Era rutiner (benämnda "Handlingsplan vid hot och våld" ) är daterade 2016-12-20. AC och VC (enheterna, involvera v.15 klar: riskbedömning & handlingsplan Maj 7 63

2017-05-16 Krav 5.1 Undersök arbetsförhållandena och bedöm vilka risker för hot och våld som finns i er verksamhet. Undersökningen och riskbedömningen ska omfatta arbete som era arbetstagare utför såväl i som utanför lokalerna. Särskilt ska minst följande faktorer ingå i undersökningen och riskbedömningen: Hembesök Resor i tjänsten med klienter samt resor till klientboenden, med olika färdmedel Kontroll av att socialsekreterare återvänt efter hembesök/tjänsteresor Klientbesök på arbetsplatsen, Spontana besök på arbetsplatsen, Risker vid negativa beslut till klient, Lokalernas utformning, inklusive reception - Information mellan olika enheter/reception vid risk för hot eller våld Ensamarbete Tillgång till larm och användningen därav Särskilda risker för gravida arbetstagare Arbetsrelaterat hot på fritiden, sociala medier Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Krav 5.2 Ni ska, med utgångspunkt från den undersökning och kartläggning som genomförts enligt krav 5.1 ovan, se över, komplettera samt revidera era säkerhetsrutiner. Ni ska se till att ni för respektive verksamhet, har aktuella och anpassade säkerhetsrutiner för arbete som kan medföra risk för hot eller våld. Rutinerna ska vara skriftliga och tillgängliga på säkerhetsamo rdnare & ev säkerhetspilot er) Har reviderats och ute på remiss, klar senast 19/5 utifrån riskerna åk till AC med underlag på riskbedömning och hp. 8 64

2017-05-16 arbetsplatsen. Ni ska se till att samtliga berörda, d v s arbetsledning, fast personal, vikarier och extra personal har aktuell kunskap om erasäkerhetsrutiner. Ni ska också regelbundet följa upp att instruktionerna följs, och ge kunskap om risker som följer med om dessa inte tillämpas. Se 2 Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:2) om våld och hot i arbetsmiljön och 8 Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete. Se 2 AFS 1993:02 samt 8 AFS 2001:01. 14. Svar till AV innan 12/6 Svar ska vara underskrivet av skyddsombudet, huvudskyddsombud, nämndordförande, FC och AC senast 8/6, Skriv beteckning 2016/057629 i svaret. 15. Återbesök av AV? AC Senast 10/6 Juni HSO: Huvudskyddsombud SO: Skyddsombud FC: Förvaltningschef HR: Human Resources (tidigare personalavd.) avdelningen AV: Arbetsmiljöverket 9 65

2017-05-16 AC: Avdelningschef OSA: Arbetsmiljöverkets föreskrift kring om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) Hp: Handlingsplan SNAU: Socialnämndens arbetsutskott LAG: Lokal arbetsmiljögrupp (tillika skyddskommitté) VAG: Verksamhetens arbetsmiljögrupp (tillika skyddskommitté) Tagit del av handlingsplanen löpande: Göran Lidström (AC); Christine Carlsén (AC), Mojgan Alimadad (FC), Inger Jakobsson (AC), Jennie Bergendorff (HR), verksamhetschefer på Myndighetsavdelningen, huvudskyddsombud Kommunal Ulrika Weståker, Skyddsombud Kvalité och utveckling Fanny Rosling, skyddsombud för Vuxenenheten Gunilla Lundberg Myndighet. 10 66

2017 04 07 SID 1/3 SOCIALFÖRVALTNINGEN BLANKETTMALL Checklista för årlig uppföljning av SAM Ja Nej Delvis 1. Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan med skyddsombud alt huvudskyddsombud (ev. elevskyddsombud) och medarbetare? 2. Har behov av kunskap och utbildning inom arbetsmiljö för chefer, ledare och skyddsombud klarlagts och tillgodosetts? 3. Finns skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter, befogenheter och resurser? 4. Känner medarbetarna till Vallentuna kommuns policy för arbetsmiljö och hälsa? 5. Följs rutinen för det årliga systematiskt arbetsmiljöarbetet (SAM)? 6. Undersökts, bedöms och åtgärdas risker fortlöpande både vad gäller den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön? 7. Finns det skriftliga handlingsplaner för åtgärder som inte kan genomföras direkt? 67

SID 2/3 Ja Nej Delvis 8. Kontrolleras och utvärderas genomförda åtgärder? 9. Finns det hälsorisker kopplat till arbetstidens förläggning? 10. Vet alla medarbetare vilka arbetsuppgifter de ska utföra och vad som ska prioriteras? 11. Vet alla medarbetare vilka risker som förekommer i deras arbete? 12. Finns det skriftliga instruktioner för sådant arbete i verksamheten som är förenat med allvarliga risker? 13. Får nyanställda och inhyrd personal introduktion där arbetsmiljö ingår? 14. Genomförs riskbedömning inför planerade förändringar? (konsekvensbedömning) 15. Genomförs riskbedömning för hot och våld på arbetsplatsen? 16. Utreds och rapporteras ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud i KIA? 17. Följs arbetsmiljöarbetet (SAM) upp årligen? 18. Har medarbetarna kunskap om brandskyddet? 19. Genomförs regelbundna utrymningsövningar? 20. Finns första hjälpen utrustning? 68

SID 3/3 Ja Nej Delvis 21. Finns rutiner för arbetsmiljöarbetet (t ex introduktion, första hjälpen och krisstöd, hot och våld, trakasserier och arbetsbelastning? Får nyanställda och inhyrd personal introduktion där arbetsmiljö ingår? BORTTAGEN Genomförs vid behov löpande riskbedömningar och handlingsplaner?borttagen 22. Anlitas vid behov extern sakkunskap, t.ex. företagshälsovården? 23. Känner medarbetarna till vilka risker för hot och våld som finns och hur de bör agera i en våldssituation? 24. Är rutinerna kring trakasserier kända för medarbetarna? 25. Är rutinerna kring ohälsosam arbetsbelastning känd för medarbetarna? 26. Görs en sammanställning av arbetsskador och tillbud vid årets slut? 69

1 Det systematiska arbetsmiljöarbetet och årlig uppföljning av SAM på Socialförvaltningen utifrån checklista, 2017-04-10 Områden och risker Områden utifrån checklistan nedan med eventuella riskkällor 1) Majoriteten svarar JA. - Utföraravdelningen (UA) JA men delvis för hemtjänst. - Myndighetsavdelningen (MA) svarar delvis med förklaringen att de inte har haft LAG eller något lokalt skyddsombud på avdelningen. Allvarli g risk Handlingsplan Annan risk Åtgärder Ansvarig Klart när X Få igång LAG på MY och VSK. Utföraravdelningen behöver se över om de kan/får ha gemensamt med SÄBO nu när de blir mer sammankopplade. MA får i vår utsedda skyddsombud och startar upp arbetet med LAG enligt modellen 2 veckor före VAG. Säkerhetspiloter finns som kan adjungeras till LAG där cheferna inom MA deltar VSK har ett skyddsombud nu och har inbokade LAG som ska träffas två veckor innan VAG AC AC AC 6/12 31/3 Uppföljning/ kontroll 30/8 31/12 31/12 2) UA JA. VSK: JA MA: delvis, många nya chefer. Generell risk vid utbildningserbjudanden att det är få deltagare vid erbjudna kurser. UA: Bristan de kompet ens X UA planerar att ha grundläggande utbildningar för nya enhetschefer under ht. Vchefer har nyligen fått KIA utbildning, nya skyddsombud behöver utbildas liksom ny tillträdda chefer. Det kommer erbjudas en grundkurs för chefer och skyddsombud i Arbetsmiljöfrågor under hösten. Löpande erbjuds centrala CLP (Chefs och ledarutvecklingsprogrammet). AC 31/12 30/8 3) Samtliga svarar JA utifrån den mall som nu X Våren 2017 revideras mallarna. Möte SF 6/12 30/8 70

2 finns. Behöver revideras för förvaltningen 2017 i och med Arbetsmiljöverkets inspektionskrav. 4) UA: Delvis för alla medarbetare. VSK: Ja. MA: Delvis. 5) UA: JA VSK: JA. Ser bra ut enl HSO. MY: Delvis behöver utveckla årshjulet. 6) UA: JA VSK: JA MA: delvis behöver utvecklas fysiska och psykosociala arbetsmiljö. X X inbokat i april. Kommer att informeras om på avdelningarna och intranätet 2017 MA: utvecklas i och med AV inspektionens krav om vem gör och ansvarar för vad Behöver tas upp på dagordning LG på hela UA. MA: delvis behöver avdelningen utveckla den fysiska och psykosociala arbetsmiljön med handlingsplaner bla inventeras fysiksmiljö som ska vara klart till 7 maj. LG+ HR AC 6/12 30/8 AC 6/12 30/8 AC AC 6/12 31/12 7) UA: JA VSK: JA MA: delvis, vissa verksamheter saknas detta samt behöver bli bättre på vissa områden. X UA: Behöver tas upp på dagordning LG på hela UA. MA: delvis, vissa verksamheter saknas detta handlingsplaner utvecklas med aktiviteter-ansvarig klart när. AC 6/12 31/12 8) UA: JA, hemtjänsten delvis VSK: JA MA: Delvis, behöver utvecklas. 9) UA-Vallen+ hemtjänst: Devis, nattarbete. HSO menar att det finns risk för ohälsa inom schemaförläggningen inom UA. Övriga: NEJ inom UA. VSK: NEJ. MA: kan finnas risker som kan behöva undersökas, ensamarbete etc. Ökad sjuk från varo X X, X Behöver tas upp på dagordning LG på hela UA MA: struktur, planerat och utvärderas enligt ovan. UA-Vallen+ hemtjänst Devis, nattarbete. Se över schemaläggningen på enheterna. Hur kan även tryggheten förbättras ffa. Nattetid. Övriga: NEJ inom UA. MA. Undersök socialjouren med natt arbeta och sovande jour och det behövs även rutiner så ingen blir kvar på kontoret AC 6/12 31/12 AC / VC 6/12 31/12 71

3 10) UA: JA-delvis. VSK: Samtliga AT har tydliga arbetsuppgifter, behöver stöd vid prioritering av uppgifter löpande. MA: Delvis, rutinen behöver arbetas fram. Risk vid stor förfrågan från allmänheten och krav på ex utlämning av handling Stress X i möte med klienter och alla andra har lämnat kontoret Tillgänglighetsfrågan. Ensamarbete Arbeta på valfri plats, ständigt nåbarrisker UA: viktigt att se över hur man prioriterar närmast kund ( plan B ) ta upp på medaretarsamtal MA: Ex mejlutskick eller likn ska styras utifrån given rutin/struktur för förvaltningen (viktigt med återkoppling). Se över allmänhetens frågor och krav på ex utlämning av handling. Mottagningsfunktion - en väg in är ett förslag att utveckla samt förenkla helt enkelt. Ett utav OSA målen 2017 för kommunen. ALLA: Viktigt med prioriteringsstöd mellan chef och medarbetaren. AC 6/12 31/12 11) ALLA: JA X Fortsätt medvetandegöra och dokumentera. 12) ALLA: JA X UA: Undersök om Securitas kan anlitas då det ej finns personlarm. Vad gäller info till personal. MA. Hot och våld rutinen ses över och revideras våren 2017 utifrån Arbetsmiljöverkets inspektionskrav. Gruppen med säkerhetspiloter behöver fungera och få ett sammanhang och tydliggöras adjungeras till LAG. 6/12 31/12 6/12 31/12 72

4 13) UA: JA-delvis VSK: JA följer mallen. MA: delvis, finns några brister X UA: Alla verksamheter behöver se över sin introduktion och ev komplettera med denna punkt. Särskilt då nya EC lärt sig mer! MA: Behöver bli en tydlig rutin och arbetas in i introduktionen. Informeras om och uppdateras enligt årshjulet ALLA: Revidera SF mallen våren 2017 utifrån Arbetsmiljöverkets krav. Förtydliga vem som gör vad etc i rutinen. SF LG AC 6/12 6/12 31/12 14) UA: JA VSK JA MA: delvis X MA: Behöver ses över och informeras om särskilt för nya chefer. Behöver alltid undersöka och dokumentera finns det risker eller allvarliga brister undersöks 15) ALLA: JA X ALLA: Utbildning 2017 och särskilda undersökande checklistor finns och ska uppdateras och informeras om. Kommer 16) UA: JA, Vallen: delvis, Hemtjänst: delvis VSK: delvis (behöver informera nya medarbetare om detta) MA: Delvis, behöver göra KIA känt för nya medarbetare. X revidera nuvarande rutin våren 2017. ALLA: Informera personalen om KIA och verktyget och hur man rapporterar. Skapa gemensamma sittningar för nya chefer, skyddsombud, nyckelpersoner. HR inväntar beställning kring flera områden som behöver utbildas inom. SF LG, AC 6/12 31/12 6/12 31/12 6/12 31/12 17) ALLA: JA Bra rutin som vi har nu 31/12 18) Alla: JA x Dessutom nytt brandlarm på gång i kommunhuset och Tärningen.. 19) UA-Tuna, nej och Vallen: delvis övriga JA X UA: Ta kontakt för brandutbildningar. VSK: Nej VSK Säkerhetssamordnare har fått i MA: Nej uppdrag att planera och genomföra en utrymningsövning. Gäller både myndighet 6/12 31/12 AC 6/12 31/12 30 / 6 73

5 och VSK MA: Nej alldeles för sällan har beställt via sf säkerhetssamordnare. Planera när ALLA: Behöver göra utrymningsövningar kontinuerligt och oftare. 20) ABC finns, ej HLR i Tunahuset, UA: nej. Enda HLR-startare på träffpunkten. MA 21) UA: JA VSK: delvis MA: delvis X X Behöver beställa en HLR-startare, brandfilt som kan finnas i receptionen. VSK Säkerhetssamordnare har fått i uppdrag att beställa en HLR-startare som ska finnas i huset. Första hjälpen finns och närmaste hjärtstarare finns i Vallentunas kommunhus tuna torg 1. VSK kommunens rutiner kan användas. Information om och genomgång av nya rutiner har gjorts den 27 mars på avdelningsmötet. MA: Informera om övergripande rutin behövs och utarbetande av anpassad för MA VSK 6/12 30/6 AC 27/3 6/12 31/12 31/12 22) Företagshälsovården ALLA: JA YES 31/12 23) UA: JA, VSK: JA MA: delvis rutinen behöver ses över 24) UA: JA VSK: JA MA: JA 25) UA: hemtjänst nej: HSO: delvis (ej helt känd) övriga Ja-delvis (behöver tydliggöras). VSK: delvis (nya behöver informeras) X X JA och den behöver vara en del av introduktionen och årshjulet. UA: Behöver på vissa håll ta fram rutin samt göra den känd. VSK kommunensrutiner kan användas. Information om och genomgång av nya AC 6/12 27/3 31/12 31/12 31/12 74

6 MY: Delvis. 26) UA: delvis, i olika grad. VSK: finns inte några anmälningar. MA: delvis X rutiner har gjorts den 27 mars på avdelningsmötet. MA: arbetssättet att följa detta behöver utvecklas genom ärendegenomgångar kopplat till materialet som finns i treserva på medarbetar och gruppnivå. Presenteras övergripande på VAG. Görs i olika grad på avdelningarna och enheterna. AC 31/12 UA: Utföraravdelningen VSK: Verksamhet och kvalitets avdelningen MA: Myndighetsavdelningen AC: avdelningschef SF LG: Socialförvaltningens ledningsgrupp OSA: Organisatorisk och social arbetsmiljö 75

DIARIENUMMER 2017-06- 14 SID 1/8 SOCIALFÖRVALTNINGEN Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter inom Socialförvaltningen Huvudansvaret för arbetsmiljön vilar enligt arbetsmiljölagen på arbetsgivaren. Denne ska vidta alla förebyggande åtgärder som behövs för att förhindra att medarbetare utsätts för ohälsa eller olycksfall i arbetet. Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och har det övergripande arbetsmiljöansvaret för kommunens egna verksamheter. Arbetsmiljöarbetsuppgifterna ska fördelas från kommunfullmäktige vidare till nämnderna. Det är bara arbetsmiljöarbetsuppgifterna som kan fördelas, inte själva ansvaret. Kommunfullmäktige som är ytterst ansvarig för arbetsmiljö- och brandskyddsfrågorna ska ge respektive nämnd i uppdrag att hantera dessa frågor. Nämndens förtroendevalda ska se till att chefer och arbetsledare får ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kompetens att driva en bra verksamhet med tillfredsställande arbetsmiljövillkor. Fördelade arbetsmiljöarbetsuppgifter kan lämnas tillbaka om resurser, befogenheter och kompetens saknas. Den som fördelar uppgifter har alltid ett ansvar för att följa upp och kontrollera att uppgifterna utförts. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från kommunfullmäktige till socialnämnden 1. se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön 2. verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta mål och riktlinjer för arbetsmiljön tas fram för nämndens verksamhet 3. se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet 4. se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet

SID 2/8 5. ge förvaltningschefen rätt att fördela arbetsmiljöarbetsuppgifter så långt ut i organisationen att systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan bedrivas ute på arbets-platserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med 6. se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar 7. se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att föreslå arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetarbetet 8. se till att SAM följs upp och fungerar både på förvaltningen och ute på arbetsplatserna. Fördelningen av arbetsmiljöarbetsuppgifter från Socialnämnd till förvaltningschef 1. se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och arbetsmiljöföreskrifterna 2. verkställa nämndens beslut och bland annat se till att konkreta mål och riktlinjer för arbetsmiljön tas fram för förvaltningen 3. se till att förvaltningen har en dokumenterad arbetsmiljöuppgiftsfördelning och att den följs upp 4. se till att chefer ges förutsättningar i form av tid och resurser för att cheferna ska ha möjlighet att skaffa sig kunskaper och kompetens, befogenheter och resurser för att kunna driva arbetsmiljöarbetet inom sina verksamheter 5. se till att fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljörisker och konsekvenserna undersöks löpande och inför förändringar i verksamheten (riskbedömning och konsekvensanalys) 6. se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att föreslå arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetarbetet 7. Förvaltningschef ansvarar för att det övergripande systematiska arbetsmiljöarbetet undersöks, planeras och följs upp och fungerar på förvaltningen. Uppföljningen ska genomföras systematiskt och årligen och dokumenteras 8. Genomföra medarbetarsamtal med underställda chefer och direkt underställd personal för att undersöka individers upplevda hälsa och för att eventuella risker, signaler kan fångas upp och åtgärdas i ett tidigt skede 9. Se till att det finns förvaltningsövergripande styrdokument och riktlinjer för verksamheterna såsom t ex säkerhet-, krisberedskaps- och brandskyddsarbetet 10. Övergripande ansvar för förvaltningens löpande arbetsanpassnings- och rehabiliteringsarbete 11. Ansvara för att de förvaltningsövergripande arbetsmiljöfrågorna tas upp, undersöks och arbetas med i den förvaltningsövergripande arbetsmiljögruppen, VAG (skyddskommittén). 12. återrapportera information kring inspektionsmeddelande, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till nämnden.

SID 3/8 13. till nämnd returnera varje arbetsmiljöarbetsuppgift där förvaltningschef saknar befogenheter, resurser och /eller kompetens. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från förvaltningschef till avdelningschef 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och arbetsmiljöföreskrifterna och också identifiera och därefter kommunicera ut de regler som berör verksamheten verkställa förvaltningschefens beslut och bland annat se till att handlingsplaner upprättas utifrån fastställda arbetsmiljömål för verksamheten se till att samverkan sker med skyddsombud, fackliga organisationer, andra delar av kommunens verksamheter och externa aktörer se till att chefer får skriftliga uppgifter fördelat till sig i det systematiska arbetsmiljöarbetet och följ upp att fördelningen fungerar och följs se till att chefer har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens samt ges förutsättningar i form av tid och resurser att kunna bedriva och förvalta ett gott arbetsmiljöarbete inom sitt ansvarsområde undersöka, analysera och planera avdelningens åtgärder samt följa upp dessa Se till att det finns rutiner och/eller instruktioner för verksamheterna säkerställ att det på avdelningen finns rutiner kring introduktion säkerställ att rutiner och instruktioner kring arbetsmiljöområdet finns såsom t ex säkerhet-, krisberedskaps- och brandskyddsarbetet arbeta med ett aktivt inkluderande förhållningssätt på avdelningen, utifrån likabehandling och mångfald. Dokumentera aktiviteterna systematiskt se till att riskbedömning och konsekvensanalys undersöks löpande och inför förändringar i verksamheten. Att då bedöma såväl fysiska, psykiska, sociala och organisatoriska aspekter tillsammans med skyddsombud se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att föreslå arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetarbetet se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp systematiskt och fungerar på respektive avdelning. Uppföljningen ska även göras vid årets slut och dokumenteras följa upp avdelningens och enheternas arbete utifrån områdena: tillbud, arbetsskador, arbetssjukdomar och ohälsotal, olyckor, personalomsättning, hot, våld, hot om våld, kränkande särbehandling och trakasserier, ohälsosam arbetsbelastning, ergonomi, krisberedskap och ensamarbete etc. genomför medarbetarsamtal och uppföljningssamtal för direkt underställd personal för att undersöka individers upplevda arbetssituation och hälsa. Åtgärda ev. risker som uppkommer organisera rehabiliterings- och arbetsanpassningsverksamheten inom avdelningen samt följa upp friskfaktorer, ohälsotal och personalomsättning omedelbart rapportera allvarliga olycksfall och tillbud till Arbetsmiljöverket (inom 24 tim) och överordnad chef samt skyddsombud.

SID 4/8 18. Leda och samordna avdelningens ledningsgrupp och i dessa grupper löpande undersöka och uppmärksamma signaler och brister inom den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och vidta åtgärder vid behov 19. ansvara för att arbetsmiljöfrågorna från avdelningen tas upp i den lokala arbetsmiljögruppen, LAG (skyddskommittén). 20. återrapportera inspektionsmeddelande, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till överordnad chef 21. skriftligt returnera arbetsmiljöuppgift(er)/arbetsmiljöärende till förvaltningschef när kunskap, kompetens, resurser eller befogenheter inte räcker till. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från avdelningschef till verksamhetschef 1. se till att verksamheten ges förutsättningar att i praktiken kunna följa arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och föreskrifterna samt att identifiera och kommunicera ut de föreskrifter som berör verksamheten 2. känna till policys och styrdokument och instruktioner inom arbetsmiljö och hälsa 3. se till att risk och konsekvensanalys görs tillsammans med skyddsombud och berörda medarbetare inför förändringar. Beakta fysiska, psykiska, sociala och organisatoriska faktorer 4. se till att verksamheten arbetar med ett systematiskt arbetsmiljöarbete och att löpande uppföljningar görs på respektive enhet. En särskild årlig uppföljning ska genomföras och dokumenteras utifrån förvaltningens gemensamma rutin. De brister som framkommer ska åtgärdas och planeras 5. undersök, planera, åtgärda utifrån verksamhetens arbetsmiljöarbete vad gäller främjande och förebyggande insatser, friskfaktorer, ohälsotal, tillbud, arbetsskador, olyckor, hot och våld, kränkande särbehandling och trakasserier, mobbning, diskriminering, ohälsosam arbetsbelastning etc. 6. ge stöd till underställda chefer vid behov, i det operativa arbetet med rehabilitering och arbetsanpassning 7. inför budgetarbetet framföra till överordnad chef eventuella behov av arbetsmiljöinvesteringar 8. Genomför medarbetarsamtal och uppföljningssamtal med chefer och direkt underställd personal för att undersöka individperspektivet och ev. risker som behöver fångas upp såsom ohälsosam arbetsbelastning 9. se till att det finns verksamhetsövergripande kända rutiner kring bland annat säkerhet-, krishantering och brandskyddsarbetet 10. Se till att introduktion ges utifrån förvaltningens rutin 11. implementera rutiner och instruktioner anpassade för den egna verksamheten 12. se till att samordningsansvaret fungerar och följs upp på enheterna med bland annat entreprenörer eller andra externa utövare som påverkar

SID 5/8 verksamheten, kommunens övriga verksamheter, skyddsombud och fackliga representanter 13. se till att Arbetsmiljöverkets författningar samt normer och standard för utrustning och arbetsmetoder följs av medarbetare och att informationen om reglerna ges systematiskt 14. se till att undersökningar och riskbedömningar av arbetsmiljön genomförs tillsammans med skyddsombud systematiskt och vid behov uppdateras 15. fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom direkta åtgärder eller upprättande av handlingsplaner samt se till att genomförda åtgärder kontrolleras. 16. Omedelbart anmäla allvarlig olycka och allvarligare tillbud till Arbetsmiljöverket (inom 24 timmar) och överordnad chef, skyddsombud samt KIA 17. Se till att erforderlig utbildning erbjuds och ges möjlighet att ta del av 18. arbeta med ett aktivt inkluderande förhållningssätt i verksamheten, utifrån likabehandling och mångfald. Undersök och dokumentera aktiviteterna systematiskt. 19. Genomför skyddsrond minst en gång per år 20. undersök arbetsförhållandena systematiskt på arbetsplatsen gällande fysisk, social och organisatorisk arbetsmiljö. 21. Vid behov ta hjälp av företagshälsovård eller annan extern expertis. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från verksamhetschef till enhetschefchef (inom utföraravdelningen) 1. se till att verksamhetens personal fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga utifrån arbetsmiljölagens krav, för att förebygga ohälsa och olycksfall 2. fördela och informera medarbetare om dennes ansvar kring arbetsmiljön och i förekommande fall klargöra fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter till medarbetare 3. inför budgetarbetet framföra till överordnad chef eventuella behov av arbetsmiljöinvesteringar 4. se till att det finns kända rutiner kring arbetsmiljöarbetet på enheten såsom t ex kring ohälsosam arbetsbelastning och kränkningar och trakasserier 5. se till att nyanställda och omplacerad personal ges nödvändig introduktion och utbildning 6. Anmäla arbetsskada och olycka till Försäkringskassan och informera den drabbade medarbetaren om försäkringen hos AFA. 7. omedelbart rapportera allvarliga olycksfall och tillbud, gällande direkt underställd personal, till Arbetsmiljöverket (inom 24 tim) och meddela överordnad chef, skyddsombud och rapportera in i KIA 8. Skapa skriftliga instruktioner när riskerna i arbetsuppgifter betraktas som allvarliga, säkerställa att instruktionerna följs och är kända för alla medarbetare samt revideras vid behov

SID 6/8 9. ansvara för att krav på medicinsk kontroll genomförs samt att erbjudande av medicinsk kontroll lämnas till berörda medarbetare 10. Skriftligen löpande utreda och riskbedöma samt vidta åtgärder gällande tillbud, arbetsskador, olyckor, hot, våld, hot om våld, kränkande särbehandling, mobbning, diskriminering, arbetsbelastning etc. 11. Genomför utredande samtal med den medarbetare som varit sjuk 4 gånger på ett kalenderår 12. Se till att ha en stående arbetsmiljöpunkt på agendan på personalmöten 13. Se till att rutinerna kring introduktion följs och är aktiv 14. se till att rutiner kring säkerhet-, krisberedskap-, första hjälpen och brandskyddsarbetet fungerar i praktiken i verksamheten och är känt för samtliga medarbetare. Utse säkerhet- och brandskyddsansvarig eller samordnare på enheten 15. arbeta med ett aktivt inkluderande förhållningssätt i verksamheten, utifrån likabehandling och mångfald. Dokumentera aktiviteterna systematiskt. 16. ansvara för att arbetstagarna får instruktioner för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall (t ex säkerhetsrutiner vid bilhantering) 17. vidta åtgärder på arbetsplatsen för att förebygga ohälsa och olycksfall. 18. fortlöpande tillse att befintliga hjälpmedel, personlig skyddsutrustning samt vedertaget arbets- och förflyttningsteknik är kända och att de används 19. ansvar för att informera samtliga medarbetare om gällande rutiner inom såväl den fysiska som sociala och organisatoriska arbetsmiljön 20. se till att skyddsronder genomförs på den egna arbetsplatsen tillsammans med skyddsombud och adjungerad personal 21. Då behov föreligger aktivt arbeta med arbetsanpassning och rehabiliteringsinsatser samt följa upp och kontrollera dessa insatser löpande 22. ansvara för att arbetsmiljöfrågorna från enheten tas upp och undersöks i den lokala arbetsmiljögruppen, LAG (skyddskommittén). 23. se till att arbetsskada eller tillbud rapporteras enligt gällande rutiner och att skyddsombud är delaktigt. Se till att allvarliga tillbud arbetsskador rapporteras till Arbetsmiljöverket inom 24 timmar (skyndsamt) 24. tillse att samordningsansvaret fungerar gentemot entreprenörer eller andra externa utövare som påverkar verksamheten 25. genomföra kontroller på arbetsplatsen av att vidtagna arbetsmiljöåtgärder och insatser har medfört avsett resultat 26. Genomföra årliga medarbetarsamtal och uppföljningssamtal för att undersöka individperspektivet och ev. risker som behöver fångas upp såsom ohälsosam arbetsbelastning och vid behov löpande genomföra samtal med medarbetare utifrån organisatoriska och sociala aspekter i arbetsmiljön 27. ansvara för att arbetstagarna får instruktioner och information kring skyddsutrustning och personlig skyddsutrustning för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall 28. Skriftligt returnera arbetsmiljöuppgift(er)/arbetsmiljöärende till överordnad chef när kunskap, kompetens, resurser eller befogenheter inte räcker till.

SID 7/8 Om ingen samordnare finns åläggs dessa arbetsmiljöuppgifter enhetschefen. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från verksamhetschef till samordnare (inom myndighetsavdelningen samt kvalité och utveckling) Viktigt att notera: Samordnarna på socialförvaltningens myndighetsavdelning har inte ett formellt/komplett personalansvar och arbetsmiljöansvar. Utifrån det uppdrag som samordnarna har - ansvar för det operativa arbetet såsom ärendehandledning, ärendefördelning och ärendeprioritering - medföljer nedanstående arbetsmiljöansvar. Samordnare har i likhet med övriga medarbetarna ett arbetsmiljöansvar. 1. Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp enligt de rutiner som verksamhetschef anvisat. Uppföljningen ska genomföras årligen, dokumenteras och återkoppling görs till verksamhetschef 2. Ansvara för att hänsyn tas till arbetsmiljörutiner/föreskrifter vid ärendehandledning, ärendefördelning och ärendeprioritering. 3. Regelbundet återrapportera ovanstående till verksamhetschef 4. I samverkan med verksamhetschef introducera nya medarbetare i det operativa arbetet, ärendehandläggning 5. Följa upprättade rutiner och instruktioner anpassade för den egna verksamheten och bidra med att dessa görs kända för medarbetare som man har i ansvar att handleda 6. Bistå verksamhetschef i arbetet med att bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet enligt rutinerna i systematiskt arbetsmiljöarbete 7. Fungera som stöd vid prioriteringar av arbetsuppgifter då medarbetare uppmärksammar risk för ohälsosam arbetsbelastning 8. Bistå verksamhetschefen med att verksamhetens personal fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall 9. Bistå verksamhetschef med att klargöra fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter till underställda medarbetare, tex i samband med introduktion av nya medarbetare eller medarbetare som varit lediga längre tid 10. Medverka vid verksamhetschefens riskbedömningar av och handlingsplaner kring arbetsmiljön genomförs och uppdateras 11. Fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön och vid behov informera verksamhetschef 12. Omedelbart rapportera allvarliga olycksfall och tillbud, gällande medarbetare, till verksamhetschef som rapporterar till arbetsmiljöverket och överordnad chef samt skyddsombud. 13. I samverkan och samråd med verksamhetschef se till att nyanställda och omplacerad personal ges nödvändig introduktion och utbildning 14. I det vardagliga arbetet sprida de skriftliga instruktionerna som finns för avdelningen

SID 8/8 15. I samråd med verksamhetschef ansvara för att medarbetare får instruktioner för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall 16. I samråd med verksamhetschef bedöma och medverka vid genomförande av riskbedömningar löpande, inför förändringar samt vid särskilt psykiskt påfrestande arbeten. Riskbedömningar ska dokumenteras skriftligen Medarbetarnas arbetsmiljöansvar Varje medarbetare har ett personligt ansvar för hälsa och säkerhet i det dagliga arbetet. För att kunna ta detta ansvar så har alla på en arbetsplats rätt till information och kunskap om sin arbetsmiljö. 1. medverka i arbetsmiljöarbetet, t ex genom att uppmärksamma, rapportera risker, såväl psykiska, sociala, organisatoriska som fysiska till närmaste chef och eller skyddsombud. 2. följa föreskrifter, givna rutiner och instruktioner på arbetsplatsen. 3. delta i åtgärder som behövs för en god arbetsmiljö. 4. vara observanta på brister och risker i verksamheten och meddela dessa till arbetsgivaren. Även tillbud ska rapporteras löpande. 5. Använda erforderlig personlig skyddsutrustning och skyddsanordningar. 6. iaktta den försiktighet som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. 7. använda skyddsanordningar, personlig skyddsutrustning. 8. Anmäl risker, tillbud och olyckor i arbetet 9. om arbetet innebär omedelbar och allvarlig fara för liv och hälsa ska detta snarast meddelas till arbetsgivaren. - Om arbetsgivaren informerat och givit instruktioner om att medarbetare ska följa skyddsföreskrifter och skyddsutrustning eller motsvarande och medarbetaren inte följer dessa instruktioner kan det få allvarliga konsekvenser för medarbetaren. - Om någon trots uppmaning inte följer skyddsföreskrifter eller inte använder personlig skyddsutrustning kan han eller hon i allvarliga fall skiljas från sin tjänst. Om arbetstagaren av medicinska eller andra skäl inte kan använda exempelvis personlig skyddsutrustning kan det bli aktuellt med omplacering.

Bilaga 5 Arbetsmaterial Dokumentnamn Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende arbetsbelastning Avdelning för socialförvaltningens myndighetsutövning Vallentuna kommun Datum 2017-05-19 Version Ett (1) Deltagare Medlemmar i ledningsgruppen för avdelningen för socialförvaltningens myndighetsutövning Vallentuna kommun Framtagen av Ledningsgruppen för myndighetsutövning som har det övergripande ansvaret för avdelningens arbetsbelastning Godkänd av Skyddsombud, förvaltningschef och avdelningschef Denna handlingsplan behöver läsas ihop med Handlingsplan för skapande av Rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö (bilaga 8). Övriga dokument som finns och som behöver göras kända för alla medarbetare och som kontinuerligt behöver uppdateras är Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Kommungemensamma rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppgifter och vad som förväntas av medarbetaren Kommungemensamma rutiner för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning Kommungemensamma rutiner för att förebygga/förhindra trakasserier Avdelningens Rutin mot Hot och Våld Dokumenten Kvalitetssäkring/Information/Introduktion av nyanställda Förkortningar som används i nedanstående matris Socialsekreterare S Administratör A Samordnare Sam Verksamhetsutvecklare VU Systemadministratör - SA Verksamhetschef VC Avdelningschef - AC Förvaltningschef FC 84

Riskkälla Hur arbetsmängd och bemanning är anpassade till arbetsuppgifterna, dvs möjligheten att hinna med förekommande arbetsuppgifter Om förväntat arbetsresultat och prioritering är känt för arbetstagarna Vilken beredskap organisationen har för att hantera arbetsuppgifter som behöver väljas bort pga tidsbrist Riskbedömning kopplat till ohälsa och olycksfall låg med hög Åtgärd Ansvarig Klart när? Kontroll utfört. Datum. X X Arbetsbelastningen ser olika i inom de olika enheterna. Inom den sociala barnavården är det extra hög belastning och här har en översyn påbörjats för att göra tydligare gränsdragning i det breda uppdraget. X Arbete med att tydliggöra roller och uppdrag har påbörjats flera planeringsdagar är bokade och kommer att bokas med samtliga medarbetare i respektive enhet. Lagstadgade uppgifter har hanterats genom att konsulter tagit in. Rekrytering för att bemanna vakanta tjänster pågår Arbetsuppgifter och situationer som är starkt psykiskt påfrestande X Roller, uppdrag och arbetsprioriteringar behöver tydliggöras ytterligare detta görs i samband med den genomlysning som ny görs. Samtliga S och Sam som arbetar med direkt klientarbete har extern handledning. Mindre erfarna handläggare erbjuds mycket stöd av Sam och VC Om kunskaper och stöd i komplexa ärenden är det tillräckligt X Grupper med hög personalomsättning kommer att prioriteras. Den pågående genomlysningen av roller, uppdrag och ansvarsfördelning har som mål att stödet ska vara tillräckligt Personalomsättningens och nyrekryteringens påverkan på arbetsbelastning X Personalomsättningen har haft en stor negativ påverkan på myndighetsavdelningen. Intensivt arbete pågår sedan hösten 2016. Flera rekryteringar är klara och nya roller/funktioner har tillsatts AC VC med stöd av VU och SA FC ansvarig för AC och VC. AC ansvarig för VC, VU, SA och Sam. VC ansvarig för Sam, S och A FC, AC, VC AC, VC, Sam AC och VC FC, AC och VC Intensivt arbete hösten 2017, ständigt pågående Intensivt arbete hösten 2017, ständigt pågående Ingår i jobbet och behöver alltid hanteras Intensivt arbete hösten 2017, ständigt pågående Delvis klart och pågår Oktober 2017 Oktober 2017 Vid avstämninga r och medarbetars amtal. VC och Sam eftersträvar hög tillgänglighet Oktober 2017 Oktober 2017 85

Om det finns faktorer som kan ge upphov till kränkande särbehandling Behov av att arbeta mer än ordinarie arbetstid och möjligheter att ta ut ledighet för inarbetad tid X X Rutin för kränkande särbehandling har setts över och kommunicerats med samtliga medarbetare. Inom socialförvaltningen råder det noll tolerans för detta. Samtal kring att undvika kränkande särbehandling sker både på grupp och individnivå. FC förespråkar en flexibel myndighetsavdelning där det ska vara möjligt till hemarbete. Så gott som alla medarbetare har idag bärbara datorer som möjliggör detta. FC, AC och VC FC Alltid aktuellt Klart Ständigt Oktober 2017 AC och VC har sett över arbetstid och hur flextid ska noteras för att det ska finnas en samsyn. Denna översyn och medföljande tydliggöranden kommer att kommuniceras ut till samtliga medarbetare. Ett enhetligt system för att notera flextid har tagits fram. AC och VC Klart i juni 2017 Maj 2017 Medarbetare uppmuntras att ta ut sin flex och be om hjälp för att prioritera bland arbetsuppgifter (det är detta som möjliggör att medarbetare kan ta ut flex) Möjlighet till administrativt och tekniskt resursstöd X Administratörer har rekryterats. Dras roll och uppdrag kommer att ses över. Parallellt med pågående genomlysning görs också en genomlysning av behovet av mer administrativt stöd. Diskussion kring behov av andra yrkesgrupper/andra roller inom organisationen pågår. FC, AC och VC Klart Senare delen under hösten 2017 Maj 2017 December 2017 SA har rekryterats för att ge stöd, utbildning och utveckling av verksamhetssystemet Treserva AC, VC och SA Pågår Regelbundn a avstämninga r med AC 86

2017-01- 04 SID 1/4 Rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppgifter och vad som förväntas av medarbetaren Chefens ansvar gentemot medarbetare Vad: Arbetsgivaren är enligt AFS 2015:4 skyldig att se till att: Det är tydligt vilka arbetsuppgifter som medarbetarna ska utföra Visa vilket resultat som ska uppnås med arbetet Göra tydligt vilket sätt som arbetet ska utföras på och hur Visa vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, Ha tydliga anvisningar vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet. Säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har. Hur: Utöver utvecklingssamtal och uppföljningssamtal behöver chefen ha kontinuerlig kommunikation med medarbetaren, för att följa upp att arbetsuppgifter och resultat stämmer med vad som kommit fram i utvecklingssamtal och det som dokumenterats i individuell utvecklingsplan (IUP). Viktigt att göra nödvändiga korrigeringar vid behov. Skapa möjligheter för medarbetarna att uppmärksamma arbetsgivaren på eventuella oklarheter som rör punkterna genom att ha ett öppet klimat där chefer är tillgängliga. Ta hänsyn till medarbetarnas olika förutsättningar när det gäller att kommunicera. Se till som chef att vara tillgänglig för hjälp och stöd, där stöd och hjälp från kollegor inte går att ordna. Vad: Arbetsgivaren är enligt AFS 2015:4 skyldig att: Riskbedöma och vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos medarbetarna. Hur: TFN: 87

SID 2/4 T ex genom att undersöka/riskbedöma de medarbetare vars arbetsuppgifter är starkt psykiskt påfrestande och skapa handlingsplan för riskerna, samt medvetandegör rutinerna för hur arbetsplatsen arbetar med frågan. Några av situationerna kan vara: krishantering, hot och våldsamma kunder/elever/ vårdnadshavare/anhöriga, att bemöta människor i svåra situationer, trauman, lösa konflikter, fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår. Beroende på vilken typ av starkt psykiskt påfrestande arbete som förekommer används nedanstående punkter. 1. Regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området om behovet finns 2. Särskilda informations- och utbildningsinsatser till exempel stresshantering årligen för intresserade och de i särskilt behov. 3. Hjälp och stöd från andra arbetstagare. 4. Skapa rutiner för att hantera krävande situationer i kontakter med vårdnadshavare / anhöriga. 5. Skapa förutsättningar för medarbetarna att uppmärksamma arbetsgivaren på särskilt påfrestande arbetsförhållanden genom att vistas ute i verksamheten regelbundet (varje vecka) och ha ett öppet klimat och ett öppet kontor som välkomnar. TFN: 88

SID 3/4 Rutiner för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning Arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas medarbetarna ska inte ge upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. Krav på arbetsmängd och svårighetsgrad vägs upp med resurser på avdelningen/enheten. Hänsyn till tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning görs vid tilldelning av arbetsuppgifter. Exempel på åtgärd för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning: Minska arbetsmängd för medarbetaren Ändra prioriteringsordning i arbetsuppgifter Variera arbetsuppgifterna som medarbetaren har Ge möjligheter till återhämtning under arbetstiden Tillämpa andra arbetssätt än det som brukar användas Öka bemanning på avdelningen där medarbetaren arbetar Tillföra kunskaper till medarbetaren Anpassad teknik till det arbetet som ska utföras. Chefs ansvar gentemot medarbetare: Vad: Skapa förutsättningar för medarbetarna att uppmärksamma arbetsgivaren på höga krav och bristande resurser. Hur: Genom regelbundna systematiska arbetsmiljömöten där dessa frågor lyfts. Med på mötena är chef och skyddsombud. Förslagsvis tas alltid området arbetsförhållanden/arbetsbelastning upp i arbetsmiljögrupperna CAG, VAG och LAG samt på personalmöten och i medarbetarsamtalen. Vad: Bedriva ett ledarskap som möjliggör en regelbunden dialog med medarbetarna. Hur: Genom att skapa en öppenhet i arbetsklimatet. Skapa förutsättningar för en trivsam atmosfär. Skapa en kultur med ett gemensamt arbete för löpande främja och åtgärda brister i kulturen. Chef och ledare ska sträva efter att skapa ett öppet klimat. Chefer och ledare ska sträva efter att vara närvarande så att chanser till dialog och socialt stöd ökar. Visa att varje samtal med medarbetaren är viktig och värdefull. Vara tydlig med när chef och ledare är på plats och inte. TFN: 89

SID 4/4 Vad: Motverka att arbetsbelastning leder till sjukdomar och olyckor. Identifiera orsakerna bakom arbetsbelastningen för att åtgärderna ska ha effekt. Hur: Genom regelbundna systematiska arbetsmiljömöten, där dessa frågor lyfts. Med på mötena är chef(er) och skyddsombud. Arbeta med friskfaktorer och främjande aktiviteter. Se till att det finns möjlighet till återhämtning. Ha samtal med medarbetare efter 4 sjuktillfällen för att följa upp orsaker och se över behov av eventuella åtgärder. Medarbetarens ansvar gentemot chef Kontakta närmast chef skyndsamt vid risk för ohälsosam arbetsbelastning. Följa de regler och riktlinjer som finns på avdelningen/enheten. Vara uppmärksam på tecken på ohälsosam arbetsbelastning hos sig själv och kollegor och vända sig till chefen, skyddsombud alternativt huvudskyddsombud i kommunen. Anmäl riskobservationer, tillbud och skador i KIA utifrån den organisatoriska och sociala arbetsmiljön löpande. TFN: 90

Bilaga 8 Arbetsmaterial Dokumentnamn Handlingsplan för skapande av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö Avdelning för socialförvaltningens myndighetsutövning Vallentuna kommun Datum 2017-05-19 Version Ett (1) Deltagare Medlemmar i ledningsgruppen för avdelningen för socialförvaltningens myndighetsutövning Vallentuna kommun Framtagen av Ledningsgruppen för myndighetsutövning som har det övergripande ansvaret för avdelningens organisatoriska och sociala arbetsmiljö Godkänd av Skyddsombud, förvaltningschef och avdelningschef Denna handlingsplan behöver läsas ihop med Handlingsplan för skapande av Rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende arbetsbelastning (bilaga 5). Övriga dokument som finns och som behöver göras kända för alla medarbetare och som kontinuerligt behöver uppdateras är Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Kommungemensamma rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppgifter och vad som förväntas av medarbetaren Kommungemensamma rutiner för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning Kommungemensamma rutiner för att förebygga/förhindra trakasserier Avdelningens Rutin mot Hot och Våld Dokumenten Kvalitetssäkring/Information/Introduktion av nyanställda Förkortningar som används i nedanstående matris Socialsekreterare S Administratör A Samordnare Sam Verksamhetsutvecklare VU Systemadministratör - SA Verksamhetschef VC Avdelningschef - AC Förvaltningschef FC 91

RISKKÄLLA och beskrivning av nuläge Kraven i arbetet för socialsekreterare respektive chef NULÄGE RESURSER: Vi har nära arbetsledning i form av små arbetsgrupper som har verksamhetschef och samordnare RISKER: Ärendemängd och krav ökar. Svårt att rekrytera socionomer till myndighetsutövning AVDELNINGENS BEHOV ANSVARIG NÄR UPPFÖLJNING Tydlighet kring mål, roll och uppdrag behövs. Brister kring detta har identifierats av förvaltningschef hösten 2016. Ett arbete har påbörjats i form av planeringsdagar med cheferna på myndighetsavdelningen. Syftet är att identifiera vad som saknas, vad som behöver tydliggöras och hur arbetsuppgifter ska prioriteras. Genomlysningen gäller samtliga medarbetare. Avdelningschef har i uppdrag att arbeta för att tydliggöra verksamhetschefernas, verksamhetsutvecklare, och systemadministratörs roll och uppdrag kopplat till mål. Detta sker i samverkan med det arbete som förvaltningschef påbörjat. FC i samverkan med AC AC i samverkan med VC, VU och SA Arbetet är påbörjat nästa planeringsdag ar är den 1 juni samt 14-15 juni. Uppdrag för: SA påbörjat VU påbörjat VC pågår Löpande och Hösten 2017 Verksamhetscheferna kommer få i uppdrag att tydliggöra socialsekreterares och administratörers roll och uppdrag kopplat till mål. AC, VC och VU Hösten 2017 Uppdragen främst inom sociala barn och ungdomsvården behöver begränsas och tydliggöras. AC ihop med VC inom sociala barnvården, Sam, S och VU Arbetet är påbörjat april 2017 Uppföljning av den förändring som är genomförd uppdelning av enheten för äldre och funktionsnedsättning till två enheter Äldreenheten och Enheten funktionsnedsättning AC ihop med VC för enheterna, Sam och S Hösten 2017 Se över behov av att anställa andra kompetenser tex. fler administratörer, administrativa sekreterare, verksamhetsutvecklare AC i samråd med FC Parallellt med genomlysning av organiseringen inom hela myndighetsav delningen Om resurserna i arbetet är anpassade kraven Avdelningen har påbörjat en över processerna inom myndighetsavdelningen tex rutiner för ärendehandläggning, klagomålshantering, avvikelserapportering, ärenden till nämnd, intern- och externhandledning, introduktion, rätt stöd, FC, AC och VC, VU Löpande Hösten 2017 92

NULÄGE Bristen på socionomer är stor. Kraven på dokumentation inom socialförvaltningens myndighetsutövning har ökat. Det har varit svårt att hinna anpassa resurserna därefter. Om arbetstidens förläggning kan leda till ohälsa NULÄGE Vissa medarbetare upplever otydlighet kring arbetstid och hur flextid registreras För att möta behov hos myndighetsavdelningens målgrupper nu och framåt behöver avdelningen utveckla mer systematiska och effektiva arbetssätt med målsättning att rätt person gör rätt saker vid rätt tidpunkt. Förtydligande och samsyn på avdelningen av arbetstid och hur vi registrerar och använder flextid. Rutiner vid hemarbete kommer att förtydligas AC, VC, VU och SA AC och VC Påbörjat i och med anställning av VU och SA Under LG i maj. Kommunicera s därefter ut till samtliga medarbetare Juni 2017 Om det finns arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande NULÄGE: Det ligger i sakens natur när man arbetar inom socialtjänstens myndighetsutövning Innefattas i det arbete som pågår av allas medarbetares roller upp uppdrag. Socialsekreterarna har ett behov av att samordnarna avlastas eget handläggningsansvar de behöver finnas för att bistå med vägledning, hjälp med prioriteringar och avlastande samtal inför, under och efter svåra möten/bedömningar/beslut. Utöver ovanstående har medarbetare som har ärendeansvar möjlighet till extern handledning. I särskilda fall erbjuds, kontakt med Feelgood, företagshälsovården. Regel att socialsekreterare arbetar med medhandläggarskap vid komplexa ärenden (medhandläggare) AC, VC, Sam Hösten 2017 Hösten 2017 Skriftliga rutiner kommer att tas fram för hur arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande ska hanteras (delar av dessa omnämns i Rutin vid hot och våld) Om det finns faktorer som kan ge upphov till kränkande särbehandling NULÄGE På avdelningen råder noll tolerans. Rutin finns. AC och VC lyfter frågan på enhetsmöte och i de enskilda medarbetarsamtalen. Alla medarbetare ska känna till den rutin som finns AC, VC Genomfört och återupprepas på nästkommand e enhetsmöte Finns med i introduktionspl an. Tas upp i medarbetarsa Hösten 2017 93

Säkerställa att samtliga medarbetare har kännedom om - Vilka arbetsuppgifter de ska utföra - Vilket resultat som ska uppnås med arbete - Om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur - Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när den tillgängliga tiden inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras. - Vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet Den höga personalomsättningen har ett till att det uppstått vissa brister kring medarbetarnas uppfattning kring roll, uppdrag och mål. Ledningsgruppen kommer under hösten 2017 fortsätta att arbeta aktivt för att tydliggöra uppdragen för samtliga medarbetare. En verksamhetsutvecklare har särskilt anställts för att vara ett led i detta arbete. Gällande prioriteringar är det viktigt att socialsekreterarna även fortsättningsvis får information kring att det är Sam och VC i samråd med AC tar det yttersta ansvaret I ledningsgruppen har vi diskuterat hur vi ska jobba för att komma längre kring ett mer systematiskt arbetssätt. Diskussioner kring implementering av EBP IBIC Lean? AC, VC med stöd av Sam, SA och VU mtal Sammanfattningsvis strävar myndighetsavdelningen mot att nå nedanstående: Vi behöver arbeta för en stabil och hållbar organisation där medarbetare vill stanna kvar och medverka i utvecklingsarbete. Årshjul ska upprättas på avdelningsnivå så att varje verksamhetschef vet vad som ska göras när gällande SAM och OSA. I årshjulet ska det tydlig framgå att rutiner ska hållas uppdaterade och lättillgängliga Myndighetsavdelningen ska ha aktuella handläggningsrutiner som hålls uppdaterade och är lättillgängliga för alla. Vi behöver använda resurser rätt, vi behöver effektivisera vissa processer (digitalisering pågår) och eftersträva att arbeta mer systematiskt Var en ens uppdrag OCH befogenheter behöver vara tydligt. Rätt person gör rätt saker vid rätt tidpunkt 94

DATUM UTSKRIFT 2017-06-01 SIDA 1/3 OMRÅDE MEDARBETARE/ARBETSMILJÖ PROCESS NY MEDARBETARE DOKUMENT NAMN GILTIGT INOM KVALITETSSÄKRING AV MYNDIGHETSAVDELNINGENS ARBETE MED INTRODUKTION AV MEDARBETARE MYNDIGHETSAVDELNINGEN SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTTYP GODKÄNT DATUM RUTIN 2017-05-23 DOKUMENTANSVARIG AVDELNINGSCHEF FASTSTÄLLD AV AVDELNINGSCHEF DIARIENR REVIDERAD Kvalitetssäkring av myndighetsavdelningens arbete med introduktion av medarbetare Mål Att för myndighetsavdelningen skapa en enhetlig, kvalitativ och individanpassad introduktionsplan. Introduktionen ska säkerställa att berörd arbetstagare får tillräckliga kunskaper för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Arbetsmiljöverkets krav Arbetsmiljöverket har den 24 februari 2017 inspekterat socialsekreterarnas arbetsmiljö och avdelningens arbetsmiljöarbete (Inspektionsmeddelande med dnr 2016/057629) Avdelningen har med anledning av de brister som uppmärksammades avseende introduktion av medarbetare tagit fram en avdelningsgemensam och genomfört de åtgärder som redovisas nedan. Krav Det ska tydliggöras i fördelningen av arbetsmiljöuppgifterna vem som ansvarar för introduktionens olika nivåer. Åtgärd Arbetsmiljöuppgifterna har setts över och det är tydliggjort vem som ansvarar för introduktionens olika nivåer (Se uppdaterade dokument i bilaga 4) SOCIALFÖRVALTNINGEN MYNDIGHETSAVDELNINGEN 10886 VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11 TFN: 08-58785000 FAX: 08-58785403 SF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 95

SID 2/3 Krav Det framgår inte av checklistan vem/vilken funktion som introducerar den anställde under vilken punkt (arbetsgivarrepresentant eller kollega/fadder) Åtgärd Den kommungemensamma checklistan som finns i dokumentet Introduktion av nyanställda i Vallentuna kommun har sedan tidigare haft kolumner där chef ansvarar för att fylla i vem som ansvarar för den aktuella punkten och när den ska vara utförd. Avdelningen har som ett komplement för att ytterligare kvalitetssäkra avdelningens introduktion av medarbetarna skapat en ny avdelningsgemensam introduktion och checklista. Se dokument Introduktion av medarbetare på myndighetsavdelningen, i detta dokument tydliggörs ansvar och roller. Ansvaret för den kommungemensamma, avdelningsspecifika och individspecifika introduktionen har också i den avdelningsgemensamma introduktionen förtydligats. Krav Rollerna i arbetet med introduktionen av nyanställda, anställda som återkommer efter tjänstledighet och anställda med förändrade arbetsuppgifter behöver klargöras. Förslag I den avdelningsgemensamma introduktionen tydliggörs att introduktionsprogrammet inte enbart ska användas för nyanställda medarbetare. Det tydliggörs att när anställda återkommer efter en längre tjänstledighet eller får förändrade arbetsuppgifter har ansvarig chef i uppdrag gå igenom den avdelningsgemensamma checklistan med medarbetaren, se vilka kompetensutvecklingsinsatser som behövs och lägga upp en individuell introduktionsplan med aktuell medarbetare. På så sätt tillses att medarbetaren har tillräcklig kunskap för att genomföra sina arbetsuppgifter. Krav Introduktionen ska individanpassas efter arbetstagarens förutsättningar och ska säkerställa att berörd arbetstagare får tillräckliga kunskaper för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. SOCIALFÖRVALTNINGEN MYNDIGHETSAVDELNINGEN 10886 VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11 TFN: 08-58785000 FAX: 08-58785403 SF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 96

SID 3/3 Åtgärd Samtliga nya medarbetare får gå en ny avdelningsgemensam muntlig introduktion, så att de får en fördjupad kunskap i styrdokumenten som gäller för avdelningen. Detta för att säkerställa att alla individer har en teoretisk grundförutsättning för att klara sitt uppdrag. I Introduktion av medarbetare på myndighetsavdelningen säkerställs att alla medarbetare får en individuell introduktionsplan. För att säkerställa att alla medarbetare får en likvärdig och kvalitativ individanpassad introduktion och erhåller tillräckliga kunskaper för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, finns här ett antal obligatoriska områden framtagna, vilka ska ingå i alla individuella introduktionsplaner. Det är också i checklistan obligatoriskt att följa upp och utvärdera introduktionen. Detta säkerställer att arbetsgivaren stämmer av med arbetstagaren att denne har erhållit tillräckliga kunskaper. Krav Det nya avdelningsgemensamma introduktionsprogrammet tydliggör också ansvarsfördelningen i organisationen och mellan funktionerna, vilket minimerar möjligheten att något ska falla mellan stolarna och att arbetstagaren inte ska få informationen/kunskapen. I den avdelningsgemensamma introduktion tydliggörs vilka krav som ställs på cheferna i utformningen av introduktionerna. Introduktionen ska säkerställa att berörd arbetstagare får tillräckliga kunskaper om risker i arbetet och vilka rutiner och instruktioner som gäller i verksamheten för att förebygga ohälsa- och olycksfall. Åtgärd I Introduktion av medarbetare på myndighetsavdelningen säkerställs detta. Detta område lyfts på både avdelnings-enhets och individnivå. En uppföljning av medarbetarens upplevda kunskap på området görs också efter introduktionen under kapitlet om uppföljning/utvärdering i checklistan. SOCIALFÖRVALTNINGEN MYNDIGHETSAVDELNINGEN 10886 VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11 TFN: 08-58785000 FAX: 08-58785403 SF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 97

VERSION 1 UPPRÄTTAD 2017-05-23 INFORMATION- AVDELNINGSGEMENSAM INTRODUKTION AV MEDARBETARE VID MYNDIGHETSAVDELNINGEN 98