HANDLINGSPLAN-Region Jönköping

HANDLINGSPLAN-Region Jönköping för arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan regeringen och SKL om kortare väntetider i cancervården 2016 Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare 1.0 2016-03-08 Marianne B Johansson Charlotte Carlsson

Innehållsförteckning 1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november 2015... 3 1.1 Nuläge för införda vårdförlopp... 3 1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete... 4 SVF 1.3 Antal avslutade patienter... 4 1.4 Överföring av information... 5 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016... 5 2.1. Tidplan för införande... 5 2.2 Stöd till utvecklingsarbete... 6 2.3 Utmaningar och konsekvenser... 7 3. Information och förankring... 8 3.1 Patienter... 8 3.2 Privata vårdgivare... 8 3.3 Primärvård... 9 4. Uppföljning... 9 5. Arbete med PREM-enkäten... 9 5.1 Användande av PREM-enkät... 10 5.2 Användning av resultat... 10 Bilaga: Fastställda standardiserade vårdförlopp... 11 2

1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november 2015 1.1 Nuläge för införda vårdförlopp a) Beskriv läget för de fem SVF som infördes 2015- utgå från det som skett efter att 2015-års rapport lämnades in senast den 1 november 2015. Samtliga fem SVF är införda. De diagnosbaserade processgrupperna har hittat sina former för samverkan. Sedan 2016-02-05 kan vi följa utdata. Utdatarapporter synliggör för processerna vikten av rätt inmatning rätt utdata. Genomgång av utdata och rutiner runt dokumentation sker kontinuerligt med respektive processledare/mätansvarig enligt vår rutin beskriven i checklistan. Införandet har fortsatt, sedan 2016-02-08 är även SVF för tjock- och ändtarmscancer i drift. Beträffande SVF för lunga, bröst, lymfom är planen att dessa startar 21/3 2016, resterande SVF planeras starta september, 2016. b) Om uppföljning i de patientadministrativa systemen och rapportering till SKL:s nationella databas, koordinatorsfunktion eller obokade tider inte är på plats för samtliga SVF, vilka åtgärder kommer landstinget att vidta för att färdigställa detta? Rapportering till SKL: Uttag av data sker med automatik från vårt patientadministrativa system. Nya SVF som startas går per automatik in i uppföljningen. Aggregerade rapporter samt rapporter på individnivå som uppdateras varje dygn finns tillgängliga för verksamheten. I dagsläget manuell rapportering till den nationella databasen Signe men arbete pågår för en automatiserad rapportering via fil. Viss anpassning krävs utifrån tillkomna krav. Koordinering: Hittills har region Jönköpings län valt att hantera koordinatorsfunktionen verksamhetsnära inom respektive SVF. Flera verksamheter har ansökt om stimulansmedel för att utveckla koordinering som sker inom respektive verksamhet för att bättre möta behoven från patienter/närstående, organisation och SVF. Utvärdering av koodinator kommer ske under 2016. Obokade tider: AML akut flöde som fungerar. Förändring har skett nyligen och sedan 1/2, 2016, hanteras hela flödet inom Region Jönköpings län, tidigare behandlades dessa patienter i region Östergötland. Huvud- halscancer, matstrupe- magsäck, prostatacancer och cancer i urinblåsa och övre urinvägar - tider finns tillgängliga enligt behov. 3

1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete Har landstingets erfarenheter av implementeringen 2015 lett till förändringar i upplägget inför 2016 och i så fall på vilket sätt? Checklista, som tagits fram i regionen, ligger till grund för vårt fortsatta arbete. Checklistan är framtagen under höstens införande av de fem SVF-diagnoserna och är uppbyggd i tre delar: förberedelser, införande och uppföljning. Checklistan tillsammans med framtagen processledarintroduktion är ett fungerande stöd vid införandet av nya SVF. Har landstinget erfarenheter som ni vill föra vidare gällande den nationella definitionen av välgrundad misstanke i något av SVF? Vi ser idag att vissa SVF har stort inflöde av remisser i förhållande till hur många som startar behandling men i dagsläget för tidigt att bedöma. Inför revidering av dokumenten bör analys göras av medicinsk kompetens. SVF 1.3 Antal avslutade patienter Hur många patienter har genomgått och avslutat (påbörjat behandling eller avslutat av annan anledning) de SVF som implementerades 2015 fram till och med den 31 januari 2016? Redovisa antal uppdelat på kön. Patienter anses ha genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF, t.e. genom start av behandling. Använd gärna tabellen Vårdförlopp i antal Män Kvinnor AML Behandlingsstart sker i annat landsting, därför saknas datum för behandlingsstart. Vi har manuell registrering på två patienter. Önskvärt att modellen framöver möjliggör för resp. hemsjukhus att rapportera hela flödet. Sedan febr, 2016, hanteras hela detta flödet inom Region Jönköpings län vilket innebär att vi framöver kommer kunna följa hela förloppet (tidigare behandlades dessa patienter i region Östergötland). Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna 50 71 Huvud- och halscancer 82 74 Matstrups- och magsäckscancer Behandlingsstart sker i annat landsting, därför saknas datum för behandlingsstart. Önskvärt att modellen framöver möjliggör för resp. hemsjukhus att rapportera hela flödet. I dagsläget finns 34 patienter som ingått SVF Matstrups- och magsäckscancer varav 28 män och 6 kvinnor. Prostatacancer 43-4

Kommentar: AML samt Matstrups- och magsäckscancer har startade SVF men komplett registrering avseende behandlingsstart alternativ avslut innan behandlingsstart har inte gjorts. Totalt har drygt 800 SVF startat den aktuella perioden. Arbete pågår med att få ökad följsamhet och förståelse för korrekt registrering. 1.4 Överföring av information Hur har landstinget löst frågor gällande överföring av information om uppföljningsdata när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF? a) Hur har landstinget arbetat med frågan hittills? Vi följer de nationella riktlinjerna. I vårt vårdinformationssystem anges under sökord Avslut SVF innan behandlingsstart : ett fast värde SVF fortsätter i annat landsting. Vidareremittering till annat landsting/region anges i canceröversikt. Vi har lyft frågan vidare till Sydöstra regionen/rcc då vi ser att de nationella rutiner som finns behöver förändras respektive hemsjukhus bör ansvara för att rapportera hela flödet. b) Vilka vidare åtgärder tänker ni vidta för att informationsöverföringen ska fungera under 2016? Vi anser att man behöver arbeta med frågan nationellt, därför har vi lyft frågan till nationella implementeringsgruppen. Vårt förslag är att respektive hemsjukhus tar ansvar för inrapportering till SKL, vilket i så fall måste bygga på att behandlande enhet återkopplar till ansvarigt hemsjukhus, t.e. via remissvar/epikris så länge vi inte har kommunicerande IT-lösningar. 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016 För närvarande finns 12 fastställda SVF för införande 2016. SVF för malignt melanom kommer att fastställas under våren och ska ingå i de 13 SVF som ska vara införda senast den 1 november 2016. 2.1. Tidplan för införande Hur ser tidplanen för året ut? Ange följande: Vit ruta med = Planerad driftstart vilket innebär att FAKTA-dokument (kunskapsstöd för vårdpersonal) anpassats, vårdinformationssystemet har förberetts med SVF-remiss, SVFvårdåtagande och vid behov schemamarkerare, kategorier, vårdtjänster, att strategi är framtagen för obokade tider samt att medarbetarna är väl informerade om aktuell registreringsmodell, koordinering/svf enligt regionens checklista. 5

Grön ruta med = Driftstart enligt plan. Gul ruta med = Preliminär driftstart, arbete är initierat/pågår. 2015 jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec Prostata Cancer i urinblåsan Huvud- & halscancer Matstrupe & magsäck AML 2016 jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec Bröstcancer Lungcancer Tjock- och ändtarmscancer Maligna lymfom Levercancer Cancer i gallblåsa perihilär gallgång Cancer i bukspottskörtel och periampullärt Primära maligna hjärntumörer Cancer i äggstock CUP (Ändrat till feb) Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Malignt melanom Myelom a) När planerar landstinget att koordinatorsfunktion för de nya SVF ska vara i drift? I samband med uppstart av respektive SVF. b) När planerar landstinget att obokade tider för de nya SVF ska vara i drift? I samband med uppstart av respektive SVF. c) När planerar landstinget att börja inkludera patienter i respektive SVF? Se plan ovan. I samband med start av förloppen finns förutsättningar för att patientflöden kan hanteras enligt SVF. Det betyder att vi har rutiner för fungerande vårdförlopp, dock är det inte säkert att någon patient inkluderats på grund av sällsynta diagnoser som t.e. allvarliga symtom som kan bero på cancer. 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Hur avser landstinget att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med: a) införandet av välgrundad misstanke i primärvården? I styr- och projektgrupp finns representant från primärvården som har ansvar för att förankra arbetet i primärvårdsorganisationen. 6

I varje diagnosbaserad processgrupp finns representation från primärvården. Dessutom stöds införandet vid riktade utbildningsdagar för läkare inom primärvård, offentlig och privat regi. Regionens kunskapsstöd FAKTA uppdateras/tas fram i samband med nytt SVF. Särskilda remissmallar för SVF har tagits fram som innehåller nationella kriterier. Projektledning finns nära processledare och processgrupp, deltar alltid vid uppstartsmöte. b) införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården? Vid regionens forum för chefer ges generell SVF-information kontinuerligt. Projektledning har genomfört verksamhetsnära besök med dialoger om betydelse av SVF i respektive verksamhet vilket inkluderar välgrundad misstanke. Regionens kunskapsstöd FAKTA uppdateras alternativt tas fram i samband med nytt SVF. Särskilda remissmallar för SVF har tagits fram som innehåller de nationella kriterierna. Ett SVF-koncept har skapats i regionens vårdinformationssystem Cosmic och ROS, vilket ger enhetlig registrering för samtliga cancerprocesser. Registreringsmodellen innebär att cancerprocessen kan följas på såväl individnivå som på processgruppsnivå. Utdatarapporter ger förutsättningar för ledtidsmätningar och uppföljning av process. Projektledning finns nära processledare och processgrupp, deltar alltid vid uppstartsmöte. c) införande av koordinatorfunktion? Respektive SVF har möjlighet att söka stimulansmedel för att skapa verksamhetsnära koordinatorsfunktion. Projektgruppen stödjer att varje process klargör roller för koordinator/kontaktsköterska detta ska ske skriftligt av respektive verksamhetschef. d) obokade tider? Vid uppstartsmöte i respektive SVF uppmanas processgruppen ta fram strategi för obokade tider utifrån behov. 2.3 Utmaningar och konsekvenser Vilka utmaningar ser landstingen med införandet av de nya SVF och hur avser man att lösa dessa? Använd gärna tabellen: Utmaning Patologi Kompetens IT Planerad åtgärd Kompetensförskjutning från läkare till biomedicinsk analytiker Utveckling och implementering av IT Digitalisering/distansbedömning Rekrytering av patologer enligt handlingsplan 7

SVF - svåra SVF allvarliga symtom som kan bero på cancer CUP Röntgen Operationsplanering Dokumentationsöverföring digitalisering Regionen har idag ingen utredningsenhet. Diskussion pågår runt vem som kan vara ansvarig för båda dessa patientgrupper. Eventuell undanträngning kan uppstå. Bevakas. Eventuell undanträngning kan uppstå. Bevakas. Samverkan pågår på olika nivåer främst inom Sydöstra sjukvårdsregionen. Bedömer landstinget att eventuella undanträngningseffekter kan komma att uppstå under 2016 som en följd av införandet av SVF? Beskriv i så fall vilka och hur de kommer att följas och åtgärdas. Hittills har regionen inte kunnat identifiera undanträngning. Eventuellt kan undanträngning uppstå i andra delar inom cancervården/vården t.e. onkologen, rehabilitering. Inom operationsverksamheten kan det finnas en risk för att benigna få stå tillbaka för maligna operationer. Inom röntgenverksamheten kommer man närmare att följa effekter av SVF. Patologi mäter kontinuerligt ledtider för olika processer för att uppmärksamma eventuella undanträngningseffekter. 3. Information och förankring 3.1 Patienter Hur har landstinget involverat patientföreträdare i arbetet med handlingsplanen? Vi har tillsammans med patientföreträdare från patientförening diskuterat och formulerat handlingsplanen. Hur avser landstinget involvera patientrepresentanter i arbetet med SVF? Respektive diagnosbaserad processgrupp har i uppdrag att involvera patientrepresentant/närstående i processarbetet. 3.2 Privata vårdgivare Hur avser landstinget involvera representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Samverkan med privata vårdgivare inom vårdval (primärvård, specialiserad vård) ingår i arbetet med kliniskt kunskapsstöd FAKTA och de använder regionens IT-stöd och kan ta del av information i regionens intranät. 8

Privata vårdgivare ingår i olika processgrupper, FAKTA-grupper och medicinska programgrupper/ledningsgrupper samt bjuds in till storgrupp sjukvård, utbildningsinsatser och konferenser som arrangeras av regionen. 3.3 Primärvård Hur säkerställer landstinget att primärvårdens medarbetare har kännedom om SVF? Verksamhetschefer inom primärvården, såväl privata som offentliga, har erhållit en allmän information kring SVF med uppdraget att sprida på sina enheter. Det finns ett nyhetsflöde i regionens intranät om nya och reviderade kunskapsdokument (Faktadokument) som innefattar samtliga Faktadokument SVF. Två alternativa utbildningsförmiddagar om SVF-processerna och specifikt primärvårdens roll erbjuds länets samtliga distriktsläkare och ST-läkare i allmänmedicin under april månad, 2016. Kontinuerligt informeras om standardiserade vårdförlopp, nåbart för all personal, på regionens intranät liksom i regionens personaltidning, Pulsen. 4. Uppföljning Hur avser landstinget att följa upp och använda resultaten av de nuvarande nationella mätpunkterna i det fortsatta arbetet med de införda SVF? Folkhälsa och sjukvård har tagit fram en vårdinformationsmodell för att säkra uppföljningen av fastslagna nationella mätpunkter såväl som regionala mätpunkter. En enhetlig registrering via fastslagna SVF-remissmallar och vårdåtagande samt i Canceröversikt ger förutsättning för likvärdig utdata för samtliga cancerprocesser. Utdatarapporter finns framtagna och uppföljning kan ske på såväl central som lokal nivå inom Regionen. Kontinuerliga informationsinsatser och dialog med verksamheten om registreringsmodellen är planerade. Projektledning har inplanerat möte med projektägare och utvecklingsdirektör för att diskutera hur uppföljning ska ske på olika nivåer samt hur resultat ska användas systematiskt. Respektive processgrupp skapar rutiner för uppföljning och användning av resultaten på processnivå. Projektgruppen följer noggrant resultat och har dialog och utbildning med processgrupperna. 5. Arbete med PREM-enkäten För att få ta del av medlen ska den PREM-enkät som har tagits fram av SKL och RCC och som bygger på arbetet med nationell patientenkät (NPE) användas under 2016. Kravet gäller för de fem SVF som har implementerats 2015 men önskvärt är att även de som införs 2016 utvärderas med enkäten. Resultaten ska kunna användas såväl nationellt som regionalt och 9

lokalt. Enkäten planeras vara klar för utskick den 1 mars 2016. Då kommer också rekommendationer om täthet av utskick, antal patienter/svf (alla respektive andel av SVFutredda) mm. 5.1 Användande av PREM-enkät Hur avser landstinget arbeta med den PREM-enkät som tagits fram och ska införas under 2016? Regionen har varit pilot för framtagande av PREM-enkäten och kommer fortsättningsvis (från och med maj månad 2016) leverera personuppgifter till SKL på personer med beslut om välgrundad misstanke samt registerad första kontakt i specialiserad vård för alla patienter oavsett vårdförlopp. 5.2 Användning av resultat Hur kommer resultaten från PREM-enkäten att användas? Data kommer att användas som underlag för förbättringsarbete och kommer att återkopplas till verksamheten för varje SVF på den verksamhetsnivå som är lämpligast utifrån detaljeringsnivå på redovisat data. Detta kan betyda olika nivåer för olika vårdförlopp. 10

Bilaga: Fastställda standardiserade vårdförlopp De fem vårdförlopp som infördes under 2015 : Akut myeloisk leukemi, AML Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer De 13 nya vårdförloppen : Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer Cancer i bukspottkörteln och periampullärt Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång Cancer utan känd primärtumör, CUP Lungcancer Maligna lymfom Malignt melanom (fastställs våren 2016) Myelom Primär levercancer Primära maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Äggstockscancer De standardiserade vårdförloppen kan hämtas på http://cancercentrum.se/samverkan/varauppdrag/kunskapsstyrning/kortare-vantetider/vardforlopp/ 11