PLATS OCH TID ANDE LEDAMÖTER TJG ERSÄTTARE Kommunhuset Forshaga, torsdag 8 november 2012, kl. 14.00-15.55 Angelica Rage (S), ordförande Kenneth Eriksson (S) Georg Forsberg (C) Mats Notini (FP) ÖVRIGA ÖVR NÄRVARANDE Jan-Olov Ragnarsson, kommunchef Kil Ingrid Näsström, kommunchef Forshaga Wibecke Ivarsson, ekonomichef Christian Söderblom, IT-chef Cecilia Hurtig, administrativ chef Malin Hagman, kommunsekreterare Mikael Lind, revisor KPMG Bengt Kjellberg (M), kommunrevisor Kil Roland Olsson (C), kommunrevisor Kil Fritz Wiktorsson (S), kommunrevisor Kil Hans Högefjord (M), kommunrevisor Forshaga Bertil Larsson (C), kommunrevisor Forshaga JUSTERING JUSTERARE PLATS OCH TID PARAGRAFER 12-18 Kenneth Eriksson Kommunkontoret i Forshaga UNDERSKRIFTER SEKRETERARE Malin Hagman ORDFÖRANDE Angelica Rage JUSTERARE Kenneth Eriksson ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. SAMMANTRÄDE Samverkansnämnden 2012-11-08 SÄTTS UPP 2012-11-23 TAS NER 2012-12-17 FÖRVARINGSPLATS UNDERSKRIFT Kommunkontoret i Kil Malin Hagman Sidan 1 av 8
SVN 12 Dnr SVN 12/15 BUDGET 2013, PLAN 2014-2015 Samverkansnämndens budget består av två delar. Den ena delen är IT-driften som är resultatenhetsbaserad med intäkter från verksamheterna som hyr datorarbetsplatser och systemdrift. Datortäthet och systemdrift stäms av två gånger per år. Dessa avstämningspunkter ligger till grund för intäkt kommande sex månader. Preliminär intäktsbudget (inklusive lönebidrag) för IT-driften är 13 597 400 kr och det ger mot kostnadsbudget ett nollresultat för 2013. Den andra delen av samverkansnämndens budget är de övergripande nämndkostnaderna; ITchefslön, arvoden till politiker och administrativa kostnader för nämnden. Summan för detta är 950 000 kr. Total budget för samverkansnämndens verksamhet är 14 547 400 kr. IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-10-27 Nämndspecifika mål 2012-2014 Ordföranden Angelica Rage (S) frågar om nämnden kan besluta enligt IT-avdelningens förslag. 1. Samverkansnämnden fastställer den intäktsfinansierade budgeten för IT-driften 2013 (resultatenheten). 2. Samverkansnämnden fastställer budget för övergripande nämndkostnader 2013, som delas lika mellan Kils och Forshaga kommun. Sidan 2 av 8
SVN 13 Dnr SVN 12/15 VERKSAMHETSPLAN FÖR SAMVERKANSNÄMNDEN 2013, PLAN 2014-2015 I samband med att nämnden skapades sattes det upp syfte och mål med samverkan kring IT. De gemensamma målen från överenskommelsen har brutits ner till en konkret nivå för planering och uppföljning. Målen ska leda mot syftet med samverkan på ett tydligt sätt. Målen och åtgärder för att nå dessa mål har sammanställts i en verksamhetsplan för IT-avdelningen. Planen är detaljerad för 2013 och mer övergripande för 2014 och 2015. Verksamhetsplanen, de övergripande målen och hela verksamheten ska utvärderas varje år i samband med årsbokslutet. IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-10-29 Verksamhetsplan IT-avdelningen 2013 Ordföranden Angelica Rage (S) frågar om nämnden kan besluta enligt IT-avdelningens förslag. Samverkansnämnden beslutar att fastställa verksamhetsplan för IT-avdelningen 2013. Sidan 3 av 8
SVN 14 Dnr SVN 12/16 PRISER DATORARBETSPLATSER OCH SYSTEMDRIFT 2014 IT-avdelningen arbetar enligt principen för resultatenhet och tar betalt av kommunernas verksamheter för hyra av datorarbetsplatser och systemdrift. För att täcka in ökande kostnader i driften bland annat kostnader för nya Microsoft Officepaket, övriga Microsoftlicenser och en ny lösning för att hantera lösenord och inloggning på datorerna (så kallad single sign on ) för personalen behöver priset på en datorarbetsplats kategorin personal/bolag ökas med 1000 kr per år för en bärbar dator och 500 kr per år för en stationär dator. IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-10-29 Ordföranden Angelika Rage (S) frågar nämnden om beslut kan fattas enligt IT-avdelningens förslag. Samverkansnämnden fastställer att priserna för datorarbetsplatser 2014 förändras enligt att kategorin personal/bolag ökas med 1000 kr per år för en bärbar dator och 500 kr per år för en stationär dator. Sidan 4 av 8
SVN 15 Dnr SVN 12/8 INTERN KONTROLL - UPPFÖLJNING, KONTROLLANSVARIGS RAPPORT 2012 Enligt 6 kap. 7 kommunallagen ska nämnderna bland annat se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål och riktlinjer samt gällande föreskrifter. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Enligt kommunens riktlinjer för arbetet med intern kontroll ska nämnderna fortlöpande följa upp internkontrollarbetet inom verksamhetsområdet. Nämnden ska varje år upprätta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen och resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen. Samverkansnämnden fastställde 12 mars 2012 intern kontrollplan för år 2012. Interna kontrollrapporter avseende telefoni respektive datakommunikation Samverkansnämnden har tagit del av informationen. Sidan 5 av 8
SVN 16 Dnr SVN 12/14 FÖRFRÅGAN FRÅN MUNKFORS KOMMUN OM DELTAGANDE I SAMVERKANSNÄMNDEN; FÖRSLAG TILL AVSIKTSFÖRKLARING OM ATT UTREDA ETT UTÖKAT SAMARBETE Munkfors kommun har meddelat sitt intresse av att delta i samverkansnämnden. Det finns ett förslag till avsiktsförklaring om att utreda om ett utökat samarbete inom funktionen IT är möjligt så att det även kan innefatta Munkfors kommun. Vid sammanträdet redogör kommunchef Jan-Olov Ragnarsson för ärendet. Förslag till avsiktsförklaring 2012-10-22 YRKANDEN Ordföranden Angelica Rage (S) föreslår att samverkansnämnden godkänner förslaget till avsiktsförklaring. PROPOSITIONSORDNING Ordföranden ställer proposition på sitt eget förslag och finner att nämnden har bifallit det. Samverkansnämnden godkänner förslaget till avsiktsförklaring. Munkfors kommun Sidan 6 av 8
SVN 17 Dnr SVN 12/17 SAMMANTRÄDESPLANERING SAMVERKANSNÄMNDEN 2013 IT-avdelningen föreslår följande tider för sammanträden för samverkansnämnden 2013: 14 mars kl. 14.00 i Kil 23 maj kl. 14.00 i Forshaga 3 oktober kl. 14.00 i Kil 7 november kl. 14.00 i Forshaga IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-11-02 YRKANDEN Ordföranden Angelika Rage (S) yrkar att förslaget antas med ändringen att sammanträdet 23 maj flyttas till 30 maj. PROPOSITIONSORDNING Ordföranden Angelika Rage ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att nämnden bifallit det. Samverkansnämnden fastställer följande sammanträdestider 2013: 14 mars kl. 14.00 i Kil 30 maj kl. 14.00 i Forshaga 3 oktober kl. 14.00 i Kil 7 november kl. 14.00 i Forshaga Sidan 7 av 8
SVN 18 Dnr SVN 12/11 REVISORERNAS ÖVERGRIPANDE GRANSKNING 2012 Vid sammanträdet deltar kommunrevisionen samt KPMG. Huvudinriktningen för årets sammanträffande är nämndernas verksamhetsstyrning och uppföljning. Nämndens förutsättningar för styrning, ledning, uppföljning och kontroll över sina verksamheter diskuteras. Revisorernas skrivelse 2012-06-20 Sidan 8 av 8