2005-10-25 1 Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Plats och tid Kommunhuset, Gnosjö, kl 08.00-13.00 Beslutande Övriga närvarande Christer Gustafsson (kd), ordförande Bertil Nilsson (m) Inga-Lill Andersson Hjelm (s) Myrna Aggerstam (c) Kristina Sällström-Eriksen (s) Lars-Göran Magnusson, kommunchef Stefan Nilsson, personalchef, 242 punkt 1 Stefan Tengberg, ekonomichef, deltog ej i 242 punkt 1 Eddie Davidsson, näringslivschef, 242 punkt 2 Ingemar Svensson, Marieholmsprojektet, 242 punkt 3 Christian Bagan, kommunsekreterare, deltog ej i 242 punkt 1 Utses att justera Inga-Lill Andersson Hjelm Justeringens plats och tid Kommunkansliet 2005-11-07 Underskrifter... Sekreterare Christian Bagan Paragrafer 233-242 Ordförande... Christer Gustafsson Justerande Organ... Inga-Lill Andersson Hjelm ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 Paragrafer 233-242 Datum då anslaget sätts upp 2005-11-08 Datum då anslaget tas ned 2005-11-30 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, Gnosjö Underskrift... Carola Bergquist
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 2 Au 233 2003-00202 Uppföljning av intern kontroll 2004 / rekryteringsprocessen Kommunfullmäktige antog 2000-10-26, 77, reglemente för intern kontroll för Gnosjö kommun. Enligt reglementet skall inom varje nämnds ansvarsområde tre områden särskilt granskas varje år. Varje nämnd/styrelse skall inför kommande år besluta om vilka områden som skall granskas under det kommande året. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2004-01-27, 25 att personalavdelningen under år 2004 skulle granska hur anställningsprocessen sker ute i organisationen i alla steg från annonsering till introduktion av den nyanställde. Ovanstående skulle ursprungligen ha redovisats åter till kommunstyrelsens arbetsutskott i augusti 2004 men har av olika skäl flyttats fram. Personalavdelningens granskning av hur rekryteringen sker ute i kommunens olika förvaltningar har skett genom att rekryterande chefer fått svara på en enkät. Enkätredovisning, separat handling. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar att efter att ha tagit del av personalavdelningens redovisning av den interna kontrollen avseende rekryteringsrutiner i organisationen lägga redovisningen till handlingarna, samt uppdra åt personalavdelningen att genomföra en utbildning i rekryteringsmetodik för chefer och arbetsledare med personalansvar.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 3 Au 234 2004-00049 Uppgradering av ekonomisystem I enlighet med beslut i KsAu 2004-04-06 77 så har det gamla ekonomisystemet CROM uppgraderats till AGRESSO. För uppgraderingen omdisponerades 1 100 tkr från ekonomiavdelningens resultatutjämningskonto. Uppgraderingskostnaden uppskattas i dag till 1 900 tkr, merkostnaden beror på delar som har blivit dyrare (integrationer, anpassningar, delprojekt tid/projekt, extra utbildningsinsatser) men merkostnaden beror även på kostnader som inte fanns med i kalkylen beroende på att de var otydligt angivna i offerten. I skrivelse daterad 2005-10-13 föreslår ekonomichef Stefan Tengberg att merkostnaden finansieras genom disponering av ekonomiavdelningens resultatutjämningskonto där det återstår 397,7 tkr och resterande del (402,3 tkr) täcks av kommande upparbetning av ekonomiavdelningens resultatutjämningskonto. Skrivelse, separat handling. Arbetsutskottet beslutar att finansiera merkostnaden för uppgraderat ekonomisystem genom disponering av 397,7 tkr från ekonomiavdelningens resultatutjämningskonto samt återstående del, 402,3 tkr, genom kommande upparbetning av ekonomiavdelningens resultatutjämningskonto, dock senast 2008. Expedierat till akten ekonomiavdelningen
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 4 Au 235 2005-00184 Budget LSS 1995 fick skolstyrelsen 798 tkr avseende LSS genom skatteväxling. Denna verksamhet är fr om 2005 övertagen av socialnämnden. En uppräkning av 798 tkr (1995 års skatteväxling) med löneökning fr o m 1995 ger att beloppet för 2005 uppgår till 1 096 tkr. Av detta belopp är 528 tkr budgeterat på skolstyrelsens ID 6639 AKT 652 Bas 9512 medan resterande del idag inte finns budgeterad eftersom den avsedda verksamheten inte har varit aktuell att bedriva. Under 2004 hade skolstyrelsen en verksamhet på Hammargården som kostade 528 tkr och utöver denna verksamhet hade skolstyrelsen elevhemskostnader för 252 tkr, denna kostnad var dock inte budgeterad. Under första halvåret 2005 har skolstyrelsen ansvarat för verksamheten vid Hammargården och kostnaden har uppgått till 231,6 av budgeterat anslag 528,3 tkr. Budgeterat belopp som ej är förbrukat, 296,7 tkr, överförs till socialnämndens ID 7680 Bas 9512. Utöver 296,7 tkr skall 660 tkr överföras till Socialnämnden avseende elevhemskostnader, kostnader som inte finns budgeterade på någon nämnd. 660 tkr överförs till socialnämndens ID 7670 Bas 4852 genom omdisponering från rörelsekapitalet. Ovanstående förslag stämmer överens med hur budget 2006 har hanterats. Skrivelse från ekonomichef Stefan Tengberg, separat handling. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att i enlighet med skrivelse från ekonomichef Stefan Tengberg överföra 296,7 tkr från skolstyrelsen till socialnämndens ID 7680 Bas 9512 samt överföra 660 tkr till socialnämndens ID 7670 Bas 4852 genom omdisponering från rörelsekapitalet.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 5 Au 236 2005-00187 Kommunfullmäktiges sammanträden 2006 Enligt kommunallagen 5 kap 7 bestämmer fullmäktige när ordinarie sammanträden skall hållas. Efter val är det nyvalda kommunfullmäktige som vid sitt första sammanträde beslutar om sina sammanträden. Fullmäktige skall också, enligt kommunallagen 5 kap 10, besluta om i vilken eller vilka tidningar som uppgift om tid och plats för fullmäktiges sammanträden skall införas i. Enligt beslut i Kommunfullmäktige 2002-05- 30, 28 skall nu även hela eller delar av föredragningslistan annonseras i pressen. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att kommunfullmäktiges sammanträden under 2006 skall hållas torsdagarna den 26 januari, 23 februari, 30 mars, 27 april, 31 maj (onsdag), 21 juni (onsdag), 31 augusti, 28 september, 26 oktober, 9 november (konstituerande), 23 november samt 14 december kl 18.30, att tillkännagivande av kommunfullmäktiges sammanträden skall ske i Värnamo Nyheter, Finnveden Nu och Gnosjöandan.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 6 Au 237 2005-00188 Kommunstyrelsens sammanträden, arbetsrutiner m m 2006 Kommunstyrelsens arbetsutskott diskuterar sammanträden, arbetsrutiner m m inför 2006. Under 2005 har arbetsutskottet efter en diskussion av sin arbetssituation i samband med uppföljning av intern kontroll haft en mer flexibel situation med fler sammanträden vid årets mer arbetsintensiva perioder (boksluts- och inriktningsperioden i februari mars samt budgetberedningsperioden i augusti september) samt något färre sammanträden under övrig tid på året. Normalsituationen under resten av året inriktas på att vara en sammanträdesfri tisdag/månad, två heldags-sammanträden samt ett halvdagssammanträde varje månad. Arbetsformen har fungerat bra och arbetsutskottet föreslås fortsätta att arbeta utifrån detta även under 2006. För arbetsutskottets sammanträdesdagar gäller som tidigare att utöver grundarvodet som avser årets samtliga tisdagar utgår ingen ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller semesterersättning. Det månatliga arvodet utbetalas under årets 12 månader. Medverkan vid budget- och bokslutsberedningar och aktiviteter övriga dagar utöver ordinarie sammanträdesdag arvoderas som för kommunens övriga förtroendevalda. Förteckning över schemalagda sammanträden 2006 samt skrivelse från ekonomiavdelningen gällande budgetprocessen inför 2007, separata handlingar. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att kommunstyrelsens sammanträden under år 2005 skall hållas 10 januari, 7 februari, 7 mars, 4 april, 9 maj, 13 juni, 8 augusti, 12 september, 3 oktober, 24 oktober, 7 november samt 5 december kl 18.00, att kommunstyrelsens arbetsutskott i princip sammanträder tisdagar, att arbetsutskottet skall ha som målsättning att tillsammans några gånger per år under sammanträdesfria dagar göra besök ute i verksamheterna, att kommunstyrelsen två gånger/år diskuterar framtids- och visionsfrågor m m,
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 7 Au 237 (forts) att planärenden bereds gemensamt av kommunstyrelsens ordförande och andre vice ordförande samt miljö- och byggnämndens presidium vid träffar varannan månad, att ordförandeberedningar i princip hålls varje måndag, att kommunstyrelsens ordförande och andre vice ordförande deltar i ordförandeberedningen, att informationsträffar för allmänheten genomförs i var och en av kommunens tätorter under 2006 enligt följande; i Åsenhöga 31 januari, i Marieholm 28 mars, i Gnosjö 25 april, i Nissafors 29 augusti, i Kulltorp 26 september samt i Hillerstorp 28 november kl 19.00, att inbjudan till informationsträff i Gnosjö ges till Lantbrukarnas riksförbund, LO-sektionen, TCO och SACO samt att det inför detta mötet även ges särskild inbjudan till invandrare i kommunen, att kommunstyrelsens arbetsutskott håller regelbundna överläggningar med köpmannaföreningarna och industriföreningen, att kommunstyrelsens arbetsutskott skall utgöra budgetberedning och bokslutsberedning, att kommunstyrelsens arbetsutskott håller regelbundna överläggningar med nämndernas presidium och deras förvaltningschefer samt med styrelser och dess VD, att arbetet med 2007 års budget samt KELP 2008 2011 bedrivs enligt bilagd tidsplan för budgetprocessen daterad 2005-10-07, att godkänna bilagt förslag till sammanträdesschema för 2006 gällande kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen, samt att kommunstyrelsens ordförande minst en gång/månad avrapporterar till kommunstyrelsens arbetsutskott om aktuella händelser m.m.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 8 Au 238 2005-00189 Antagande av internkontrollplan för kommunstyrelsen Kommunfullmäktige antog 2000-10-26, 77, reglemente för intern kontroll för Gnosjö kommun. Kommunrevisionen genomförde under början av 2005 en granskning av hur arbetet med intern kontroll bedrevs i kommunens olika nämnder och som visade på brister i rutinerna. Som en följd av revisionens synpunkter fick kommunkansliet och ekonomiavdelningen i uppdrag att omarbeta kommunens arbete med den interna kontrollen och därvid även ta fram ett nytt förslag till internkontrollplan. En arbetsgrupp har under hösten arbetat med frågan och ett förslag till internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområden har tagits fram samt även ett förslag till mall för nämndernas arbete med den interna kontrollen. Mallen för nämnderna omfattar några punkter som bedömts som särskilt viktiga och avsikten är att nämnderna härefter själva skall komplettera denna utifrån sina förutsättningar. Internkontrollplaner för kommunstyrelsen samt nämnder, separata handlingar. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar att anta upprättat förslag till internkontrollplan för kommunstyrelsens förvaltningar och uppdra åt respektive förvaltning att börja följa den nya arbetsordningen, samt att anta förslag till mall till internkontrollplan för nämnderna samt rekommendera dessa att börja arbeta med den interna kontrollen utifrån det framtagna dokumentet.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 9 Au 239 2005-00190 Inköp av städutrustning Tekniska avdelningen kommer att överta städningen på GKC och därmed behöver det göras investeringar i ny städutrustning med 29,8 tkr. I och med att tekniska avdelningen fått detta städuppdrag i konkurrens med externa städbolag så är det viktigt att inga skattemedel tillförs denna separata verksamhet. Av den anledningen skall kapitalkostnaden som skapas som följd av investeringen helt och hållet täckas inom städenhetens befintliga ram och därmed tillförs inga skattemedel. Skrivelse från tekniska avdelningen, separat handling. Arbetsutskottet beslutar att en budget på 181,7 tkr tillförs ID 9255 (städutrustning) genom omdisponering från rörelsekapitalet, samt att den uppkomna kapitalkostnaden skall täckas inom befintlig ram för städverksamheten ID 2301. Expedierat till akten tekniska avdelningen ekonomiavdelningen
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 10 Au 240 2005-00192 Förfrågan från Smålands Frisksportardistrikt till kommuner om anordnande av riksläger i Småland 2008_ Smålands Frisksportdistrikt har av Svenska Frisksportförbundet fått i uppdrag att arrangera ett Riksläger i Småland i juli 2008. Smålands Frisksportdistrikt vänder sig nu i skrivelse till Smålands kommuner med en förfrågan om intresserade kommuner. Frisksportarförbundet önskar få kommunens intresseanmälan före årsskiftet 2005/2006. Frisksportarrörelsen förlade sitt riksläger 2002 till Gnosjö kommun och detta genomfördes vid Töllstorps friluftsområde. Enligt vad som framkommit var lägret och de olika kringarrangemangen mycket uppskattade och gav dessutom god PR för kommunen samt ett uppsving för den lokala handeln och besöksnäringen under lägerveckan. Kommunstyrelsens ordförandeberedning gör bedömningen att det skulle vara positivt för kommunen att på nytt få vara med och arrangera en lägervecka. Skrivelse, separat handling. Arbetsutskottet beslutar att be kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott att skyndsamt yttra sig över frågan. Svar önskas åter till kommunstyrelsen senast 2005-11-10. Expedierat till akten kultur- och fritidsnämnden
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 11 Au 241 Kurser och konferenser Föreligger följande inbjudan till kurser och konferenser. 1. Konferensprogram för Året mötesplats för samverkan vid stora katastrofer. 18-19 januari 2006 i Göteborg. 2. Konferens om Hoforsmodellen, 14 november i Hofors.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2005-10-25 12 Au 242 Diskussions-/Informationspunkter Personalutskott Redovisning av aktuella näringslivsfrågor Näringslivschef Eddie Davidsson informerar om aktuella näringslivsfrågor. Marieholmsprojektet Kommunstyrelsens representant i Marieholmsprojektet, Ingemar Svensson, informerar om läget i projektet. Hyreskontraktfråga Statens bostadsnämnd Lars-Göran Magnusson samt Stefan Tengberg redovisar vad som framkommit vid möte med representanter för Statens bostadsnämnd.