Hantering av antaganden i ledningsprocessen: En beskrivning av problemområdet

Hantering av antaganden i ledningsprocessen: En beskrivning av problemområdet Sida 1 Joacim Rydmark MVI/LVA Ledning av insatser innebär att inrikta och samordna tillgängliga resurser i syfte att nå uppsatta mål. Insatsledning sker med hjälp av ett ledningssystem, vilket är ett så kallat sociotekniskt system där människor arbetar tillsammans på ett organiserat sätt med olika former av teknik (Brehmer, 2013). Som sådana faller ledningssystem för insatsledning inom de allmänna ramar som sätts av forskningen om organisationer (Brehmer & Tehler, 2013: 3). Ett centralt tema inom organisationsforskningen är de olika former av beslutsfattande som sker i organisationer (t.ex. Hatch, 2002). Insatsledning sker i en organisatorisk kontext och kan betraktas som en så kallad dynamisk beslutsuppgift (t.ex. Brehmer, 1991 och 2013 eller DLIns, 2012). Dynamiska beslutsuppgifter sker under omständigheter som utmärks av att: (a) de kräver en serie beslut (b) besluten är beroende av varandra (c) den omgivande miljön förändras och (d) besluten måste fattas i realtid Av dessa fyra punkter framgår att förändringar i den omgivande miljön samt tiden är två centrala faktorer vid dynamiskt beslutsfattande. För att framgångsrikt kunna lösa dynamiska beslutsuppgifter krävs därför en förmåga hos ledningssystemet att i tid kunna bemöta, skapa och utnyttja förändringar i den omgivande miljön. Ledningssystemet måste med andra ord ha en förmåga till vad som brukar benämnas agility - eller som NATO SAS-85 uttrycket det: the capability to successfully effect, cope with and/or exploit changes in circumstances (SAS-85: 54). Detta förhållande följer av Ashbys (1957) allmängiltiga princip om requisite variety, som applicerat på ett ledningssystem säger att; för att ett ledningssystem skall fungera väl måste det ha kapacitet att kunna möta variationen i de faktorer som påverkar möjligheterna att uppnå målet med insatsen eller med andra ord, variationen i det som Simon benämner det yttre systemet (se figur 1 nedan) (Ashby, 1957; Brehmer, 2013:46; Simon, 1996). Detta innebär att ledningssystemet, det s.k. inre systemet i Simons terminologi, måste kunna generera svar på de olika händelser som kan uppstå i det yttre systemet och som har betydelse för att man skall

Sida 2 kunna uppnå målen med insatsen. I militära sammanhang utgörs det yttre systemet av alla faktorer som kan påverka utgången av insatsen och då framför allt av faktorerna i det så kallade möjlighetsrummet, så som exempelvis motståndaren och dennes handlingsmöjligheter samt tidsfaktorn och terrängen (Brehmer, 2013). För att generera svar, och därigenom kunna möta händelser samt påverka utvecklingen i det yttre systemet i önskad riktning, strukturerar ledningssystemet det så kallade gränssnittet som här utgörs av det egna verkanssystemet. Gränssnittet återfinns mellan det yttre och det inre systemet. För att kunna möta den variation som finns i det yttre systemet måste detta gränssnitt kunna omhänderta den variation som det yttre systemet kan uppvisa eller med andra ord, för varje händelse i det yttre systemet måste det inre systemet med hjälp av gränssnittet kunna generera ett lämpligt svar (Brehmer, 1992). Motståndaren Egna stridskrafter Ledningssystemet Mandat Organisation Roller Metoder Stödsystem Yttre systemet Gränssnittet Inre systemet Figur 1. Det yttre systemet, det inre systemet och gränssnittet. Kraven på vad ett ledningssystem skall kunna klara av för att uppfylla sitt syfte att producera inriktning och samordning kommer således framför allt från det yttre systemet (Brehmer, 2013:49). Det är alltså det yttre systemets egenskaper som definierar vad som krävs för att uppnå requisite variety. Således, om det yttre systemet uppvisar stor variation med snabba förändringar ställs större krav på ledningssystemets variationsförmåga för att kunna bemöta detta än i en situation än där det yttre systemet uppvisar liten variation med långsamma förändringar. Hantering av antaganden i dynamiska beslutsuppgifter Det faktum att insatsledning är att betrakta som en dynamisk beslutsuppgift ställer ledningen av en insats inför ett flertal olika problem, varav ett är att hantera antaganden. Som en följd av uppgiftens dynamiska karaktär, tillsammans med planeringens inriktning på händelser och

Sida 3 effekter i framtiden, måste beslutsfattande vid insatsledning i stor utsträckning ske utan att all relevant information finns tillgänglig, dvs. besluten måste fattas under osäkerhet. För att i tid kunna komma till beslut och handling trots bristen på information måste planer och ageranden därför ofta grundas på antaganden om olika förhållanden i den omgivande miljön, t.ex. vad gäller faktorerna i det så kallade möjlighetsrummet avseende exempelvis motståndaren och dennes handlingsmöjligheter (Brehmer, 2013). Fakta måste så att säga ersättas av antaganden. Ett antagande är en förmodan om att någonting förhåller sig på ett visst sätt en förmodan som om den visar sig felaktig kan ha negativa konsekvenser för möjligheten att genomföra den plan och uppnå de mål som satts upp för insatsen. Det är därför viktigt att inom ramen för assessment-processen under genomförandefasen av en insats följa upp om det sker förändringar i den omgivande miljön som innebär att de antaganden som man byggt sin plan och sitt agerande på inte längre gäller, så att man kan vidta lämpliga åtgärder i rätt tid, t.ex. att genomföra ominriktning och/eller omplanering av hela eller delar av insatsen (t.ex. Brehmer, 2013). Att genomföra sådan uppföljning är en central uppgift för orienteringsfunktionen i en insatsstab, dvs. den funktion som producerar en förståelse av vad som skall göras i en specifik situation. Empiriskt inriktad forskning har emellertid visat på betydande svårigheter för militära staber att följa upp och hantera antaganden på ett tillfredsställande sätt (Brehmer & Thunholm, 2011). Studien av Brehmer och Thunholm (2011) visade bl.a. att trots att staberna erhöll information som pekade på att de antaganden om motståndaren som man byggt sina planer och sitt agerande på inte längre gällde, så användes inte informationen för att i tid ominrikta och omplanera insatsen. Hur kan detta komma sig? Här kan det finnas flera olika förklaringar, av både organisationsteoretisk och psykologisk natur. En organisationsteoretisk förklaring kan vara så kallad plancentrering, dvs. att staber följer arbetsprocesser som medför att de i allt för stor utsträckning fokuserar på den information som är relevant för att bedöma hur läget utvecklar sig i förhållande till planen och därmed missar att ta hänsyn till andra viktiga förändringar i den omgivande miljön (Brehmer, 2013). En mer psykologiskt inriktad förklaring kan vara att staberna har svårt att hantera de fördröjningar som finns inbyggda i den här typen av dynamiska beslutsuppgifter och därför inte klarar av att ominrikta och omplanera i tid. Tidigare forskning har visat på svårigheter att hantera just sådana fördröjningar vid dynamiskt beslutsfattande (t.ex. Brehmer, 1995 eller Sterman, 1989). En förklaring som kan vara både organisationsteoretisk och psykologisk är om staben inte på ett korrekt sätt skiljer mellan antaganden och fakta i sin arbetsprocess, exempelvis om det är så att antagandena ursprungligen kommer från en högre ledningsnivå i organisationen. Ytterligare en tänkbar förklaring är att staben inte använder sig av adekvata metoder eller tekniker för hantering av antaganden och därför inte i tid inser att viktiga antaganden har fallit samt att detta bör förhandleda ominriktning eller omplanering av insatsen. Det är sådana metoder och tekniker för hantering av antaganden som är i fokus i detta arbete.

Sida 4 Metoder och tekniker för hantering av antaganden I och med det finns en sannolikhet att de antaganden som man byggt sin plan och sitt agerande på är felaktiga och att detta i så fall kan ha negativa konsekvenser, så representerar dessa antaganden risker. Det finns många definitioner av risk, varav en är just att det finns en sannolikhet för att något med negativa konsekvenser kan inträffa (t.ex. MacCrimmon & Wehrung, 1986; Försvarsmaktens gemensamma riskhanteringsmodell, 2009; Winehav et. al., 2011 eller Vägledning för risk- och sårbarhetsanalyser, 2011). Antaganden i samband med planering och genomförande av insatser kan således betraktas som en form av risker och bör därför också bedömas och hanteras som risker, dvs. antaganden liksom andra risker behöver identifieras, analyseras och värderas. Detta är nödvändigt för att kunna skapa förutsättningar att hantera de möjliga negativa konsekvenser som dessa antaganden representerar. För att genomföra sådana bedömningar behövs någon form av metod eller teknik. En sådan metod är Dewars (2002) Assumption-based planning. Dewars metod består av fem olika steg, med underliggande tekniker, för att skapa mer robusta och anpassningsbara planer genom att: 1) identifiera antaganden, 2) analysera och värdera hur viktiga dessa antaganden är samt hur sannolikt det är att de faller (load-bearing och vulnerable), 3) utveckla indikatorer, samt 4 och 5) genom så kallad shaping actions och hedging actions hantera identifierade antaganden för att på så sätt minska risken för negativa konsekvenser. Ett problem med Dewars metod är emellertid att den i första hand är ett post-planningverktyg (Dewar, 2002: 1), dvs. en metod för analys av redan befintliga planer. I samband med militär insatsledning är det önskvärt att kunna identifiera, analysera och värdera antaganden även under själva planeringsarbetet, och inte enbart efter att planen redan är framtagen. Dewars metod med underliggande tekniker är dock lång ifrån de enda existerande eller tänkbara att använda för identifiering, analys och värdering av antaganden. Genom att betrakta antaganden som en form av risker, i enlighet med resonemanget ovan, så skapas möjlighet att anknyta till den mycket omfattande forskningen om riskhantering/risk management och de många tekniker för identifiering, analys och värdering som finns på detta område. En sådan knytning öppnar upp för ytterligare intressanta och potentiellt användbara tekniker för identifiering, analys och värdering av antaganden vid militär insatsledning. Innan det är möjligt att pröva vilka metoder och tekniker som fungerar bäst behövs dock först en översikt av vilka tekniker som existerar, samt en teoretiskt grundad bedömning med hjälp av ett urvalsinstrument avseende vilka av dessa tekniker som kan vara lämpliga kandidater. Ett sådant översikts- och bedömningsarbete pågår, inklusive framtagandet av ett urvalsinstrument. Resultatet av detta arbete är avsett att presenteras i ett konferensbidrag/paper på ICCRTS i juni 2015. Det abstract som skickats till ICCRTS inför konferensen bifogas denna rapport (Bilaga 1).

Det fortsatta arbetet Efter årsskiftet 2014-2015 kommer arbetet med frågan om Stöd för orienteringsfunktionens hantering av antaganden i ledningsprocessen i huvudsak att ske i form av ett doktorandprojekt, finansierat inom ramen för FHS doktorandprogram. Relevanta delar av doktorandprojektets produktion kommer dock även under 2015 att tillföras projektet Operativ ledning. Sida 5 Referenser Ashby, W. R. (1957). An Introduction to Cybernetics. London: William Clowes and Sons. Brehmer, B. (1991). Dynamiskt och fördelat beslutsfattande i Ledning och beslutsfattande: Informationsteknologi till samhällets försvar. Försvarsmedia. Stockholm: Norstedts. Brehmer, B. (1992). Mänsklig styrning av komplexa system. Stockholm: Arbetsmiljöfonden, NUTEK. Brehmer, B. (1995). Feedback delays in complex dynamic decision tasks i Frensch, P. A. & Funke J., Complex problem solving: The European perspective. New Jersey: Lawrence Erlbaum Associates. Brehmer, B. (2013). Insatsledning. Stockholm: Försvarshögskolan. Brehmer, B. & Tehler, H. (2013). Ledning och samverkan ur ett designperspektiv. Rapport 1022. LU- CRAM: Lunds universitet. Brehmer, B. & Thunholm P. (2011). C2 after contact with the adversary i Proceedings from the 16 th ICCRTS. Québec City. Dewar, J.A. (2002). Assumption-Based Planning: A Tool for Reducing Avoidable Surprises. Cambridge: Cambridge University Press. DLins. (2012). Doktrin för ledning av insatser. Stockholm: Försvarsmakten. Försvarsmaktens gemensamma riskhanteringsmodell (2009), M7739-350012. Stockholm: Försvarsmakten. Hatch, M. J. (2002). Organisationsteori: Moderna, symboliska och postmoderna perspektiv. Lund: Studentlitteratur. MacCrimmon, K.R. & Wehrung, D.A. (1986). Taking Risks: The Management of Uncertainty. New York: The Free Press. SAS-085, (2013). Final report on C2 Agility. NATO. Simon, H. A. (1996). The Sciences of the Artificial. Cambridge, Massachusetts: The MIT Press.

Sterman, J. D. (1989). Misperception of feedback in a dynamic decision making experiment i Organizational behavior and human decision processes, 43, s 301-335. Vägledning för Risk- och sårbarhetsanalyser. (2011). MSB245. Stockholm: Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. Sida 6 Winehav, M., Nevhage, B., Lusua, J., Clausen Mork, J., Lindgren, J. & Erdeniz, R. (2011). FOI:s modell för risk- och sårbarhetsanalys (FORSA). FOI-R--3288--SE. Stockholm: Försvarets forskningsinstitut, FOI.

Bilaga till underbilaga 4.3 Sida 7 20th ICCRTS C2, Cyber, and Trust Title of Paper Using risk management techniques to handle planning assumptions in command and control an overview Topic(s) Primary Topic 4: Experimentation, Metrics, and Analysis Alternates Topic 2: Organizational Concepts and Approaches Topic 3: Data, Information and Knowledge Name of Author(s) Joacim Rydmark, Ph. Lic. Researcher Command and Control Science Point of Contact (POC) Joacim Rydmark Command and Control Studies Division Department of Military Studies Swedish National Defence College P.O. Box 27805 SE-115 93 Stockholm SWEDEN Telephone +46 8 553 425 00 E-mail Address

Sida 8 joacim.rydmark@fhs.se

Sida 9 Abstract In military command and control planning is about how to attain future goals. Due to the focus on future effects and events, the planning process has to be accomplished without all relevant information, i.e. planning must take place in the face of uncertainty. Hence, to be able to make decisions and act in time, plans must to some part be based on assumptions. An assumption is a supposition that something is in a certain way - a supposition that if it s invalid may have negative consequences for the ability to reach the goals. Therefore it s important to follow up the validity of the assumptions during the execution phase, in order to make it possible, if necessary, to re-plan the operation in time. Earlier research has shown that timely re-planning might be a difficult task (Brehmer & Thunholm, 2011). One explanation for this difficulty may be that adequate methods for handling assumptions were not used. Because there is a possibility that the assumptions are invalid, and that this may have negative consequences, the assumptions represent risks. Assumptions should thus be treated as risks, i.e. they need to be identified, analyzed and evaluated. This requires some sort of method or technique. One such method is Dewar s (2002) "Assumption-based planning", which aims at improving the robustness and adaptability of plans. But Dewar s method is not the only one. There are many alternative techniques for identification, analysis and evaluation in the area of risk management, which could be useful for handling planning assumptions in military command and control. However, before it s possible to try out which technique may be most effective in this respect we need an overview of the existing techniques, including an estimation on which of these techniques that might be appropriate. This paper will present such an overview. References Brehmer, B. & Thunholm, P. (2011). C2 after Contact with the Adversary: Execution of military operations as dynamic decision making. In proceedings to the 16 th ICCRTS. Quebéc, Canada. Dewar, J.A. (2002). Assumption-Based Planning: A Tool for Reducing Avoidable Surprises. Cambridge: Cambridge University Press.