SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (16) Plats Sessionssalen, Stadshuset Dag och tid Onsdagen den 11 mars 2015 kl 14.00-16.50 ande Åsa Bergkvist (S) Sten G Johansson (V) Torbjörn Tomtlund (M) Gunnar Grahn (S) Monica Åhlén (S) Mats Persson (SD) Leif Lindgren (C) Warren Willey (MP) Ann-Katrin Krainer (SD) Sven-Erik Källman (S) tjänstgörande ersättare Anita Grummich (BOP) tjänstgörande ersättare Övriga Sidan 2 Underskrifter 25-37 Sekreterare Ordförande Justerande Maria Östgren Åsa Bergkvist Monica Åhlén Leif Lindgren ANSLAG/BEVIS Protokollet från vård- och omsorgsnämndens sammanträde den 11 mars 2015, 25-38 är justerat och tillkännagivet genom anslag Anslås under tiden - Protokollet förvaras på vård- och omsorgsförvaltningens kansli. Underskrift Maria Östgren
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (16) Övriga Carina Lundberg Bergkvist (S) ersättare Christoffer Örngård (M) ersättare Jenny Nodén (V) ersättare Monika Utter (MP) ersättare Thomas Holm, ekonom 27-29 Cecilia Vestergaard, tf förvaltningschef Maria Östgren, förvaltningssekreterare Susan Ludvigsson, enhetschef 26 Lina Ekdahl Holmström, områdeschef Carina Pettersson, student socionomprogrammet
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (16) 25 Information om bemanningsenheten och verksamhetsanpassade scheman Vård- och omsorgsnämnden godkänner informationen. Information om bemanningsenheten samt om det pågående arbetet med att införa verksamhetsanpassade scheman.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (16) 26 VON 2015/1 04 Budget 2015, internbudget redovisning av genomlysning och konsekvensbeskrivning av minskad personaltäthet 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att uppdra till förvaltningschefen att varannan månad med start per den 31 maj 2015 redovisa arbetet med att minska kostnaderna för nämndens verksamhet så att tilldelad budget 2015 uppnås. 2. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att verksamhetsuppföljningar ska planeras in i nämndens årsplanering ur ett brukar- och personalperspektiv. Vård- och omsorgsnämnden har gett uppdrag till förvaltningschefen att redovisa genomlysning och konsekvenser av minskning av kostnaderna motsvarande av 35 årsarbetare. Enhetscheferna inom förvaltningen har redovisat konsekvenser och förslag till åtgärder. Åtgärder för att minska kostnaderna ska planeras och redovisas för varje enhet/enhetschef till nämnden varannan månad. Behandling Warren Willey yrkar bifall till föreliggande förslag. Sten G Johansson yrkar bifall till föreliggande förslag och yrkar på tillägg i beslutet med - så att tilldelad budget 2015 uppnås. Med tillägget lyder beslutet Vård- och omsorgsförvaltningen beslutar att uppdra till förvaltningschefen att varannan månad med start per den 31 maj 2015 redovisa arbetet med att minska kostnaderna för nämndens verksamhet så att tilldelad budget 2015 uppnås. Åsa Bergkvist yrkar på ett tillägg i beslutet med Vård- och omsorgsnämnden beslutar att verksamhetsuppföljningar ska planeras in i nämndens årsplanering ur ett brukar- och personalperspektiv. SD yrkar bifall till förslaget. Alliansen yrkar bifall till förslaget. Ordförande ställer proposition på förslaget och finner att nämnden beslutar enligt föreliggande förslag med tillägg.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (16) 27 VON 2015/1 04 Redovisning av personalkostnader jan-feb 2015 Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av personalkostnader för jan-feb 2015. Vid arbetsutskottet den 25 februari 2014 redovisade förvaltningen personalkostnader för året första två månader jämfört med samma period 2014. I redovisningen konstaterades att övertidskostnaderna var högre för jan-feb 2015 än samma period 2014 och förvaltningen fick i uppdrag att till nästkommande nämnd redovisa orsaken till de höjda kostnaderna för övertid och lön vid tjänstledighet. Övertidskostnaderna för januari och februari 2015 beror bland annat på vikariebrist på grund av sjukdom och vård av barn. Många vikarier har börjat på omvårdnadsprogrammet och gör sin praktik och kan således inte användas som vikarier. Utbildning inom LSS/psykiatri samt högre semesteruttag. Vad gäller högre kostnader för tjänstledighet med lön under samma period så är det främst tjänstledighet för enskild angelägenhet samt personal inom LSS som varit arbetsbefriad med lön. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 25 februari 2015 9.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (16) 28 VON 2015/1 04 Justering av kapitalkostnader i vård- och omsorgsnämndens budget Förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden noterar justering av kapitalkostnader mellan 2014 till 2015 enligt tjänsteskrivelse daterad 8 januari 2015. Av en tjänsteskrivelse daterad 8 januari 2015 från stöd- och styrningsförvaltningen framgår att kapitalkostnader är en summering av avskrivningskostnader och en schablon på internränta. Vid budgetarbetet justeras nämndernas ram för förändring av kända kapitalkostnader mellan åren. Vård- och omsorgsnämndens budget för 2015 på 485 000 tkr som beslutades i kf 26 november 2014 har justerats ner 399 tkr till 484 601 tkr. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 25 februari 2015 10.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (16) 29 VON 2015/32 73 Vård- och omsorgsnämndens rapport om antal beslut om bistånd som inte har verkställts januari 2015 Vård- och omsorgsnämnden tar del av och godkänner förvaltningens rapport och översänder rapporten till kommunfullmäktige för kännedom. Sedan den 1 juli 2006 gäller bestämmelser i socialtjänstlagen och lagen om stöd och service, LSS, vilket syftar till att stärka rättssäkerheten för den enskilda som beviljats bistånd. Bestämmelserna avser: Rapporteringsskyldighet när en kommun inte verkställer sitt eget gynnande beslut om bistånd till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Särskild avgift, sanktionsavgift, när en kommun inte verkställer sitt eget gynnande beslut inom skälig tid, tre månader. Utökade möjligheter för kommunala revisorer att granska ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild, när det gäller hur vårdoch omsorgsnämnden verkställer sina egna gynnande beslut. Ansvarig nämnd och kommunfullmäktige ska underrättas om antal gynnande beslut som inte verkställs inom skälig tid. Varje kvartal rapporterar vård- och omsorgsförvaltningen till IVO vilka gynnande beslut som inte verkställts inom skälig tid. Varje månad lämnas statistikrapport till vård- och omsorgsnämnden och kommunfullmäktige över hur många gynnande beslut som inte har verkställts inom tre månader. Statistikrapporten beskriver vilken typ av bistånd som besluten gäller, antal beslut som inte verkställts inom tre månader samt hur lång tid det har gått från dagen för respektive beslut. Rapporteringen sker en gång varje månad och upprepas till dess att beslutet är verkställt. Ett beslut är verkställt när den enskilde fått den beviljade insatsen. Denna rapport avser de uppgifter som fanns tillgängliga den 31 januari 2015.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (16) Statistikrapport den 31 januari 2015 Antal beslut som inte har verkställts inom tre månader. Andel kvinnor respektive män och antal av dessa som tackat nej till erbjudande. Antal beslut Varav kvinnor Varav män 6 5 1 6 Antal som tackat nej till erbjudande Vilken typ av bistånd som inte verkställts inom tre månader. om Antal Äldreboende demens 2 Äldreboende lägenhet 3 Äldreboende heldygnsomsorg 1 LSS/psykiatri 0 Antal dagar från dagen för respektive beslut till rapporteringstillfälle samt orsak till beslut som inte verkställts. om Äldreboende demens Äldreboende lägenhet Äldreboende demens Äldreboende lägenhet Äldreboende lägenhet Äldreboende heldygnsomsorg sdatum Antal dagar Kvinna eller man 2014-04-30 276 K 1 2014-09-15 138 K 1 2014-10-10 113 K 1 2014-10-17 106 M 1 2014-10-17 106 K 1 2014-10-24 99 K 1 Tackat nej till erbjuden plats (1) Resursbrist (2) Arbetsutskottet behandlade ärendet den 25 februari 2015 11. Kommunfullmäktige
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (16) 30 VON 2015/2 00 Uppföljning av intern kontroll 2014 för vård- och omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av internkontrollplanen för 2014. I Övergripande reglemente internkontroll för Ludvika kommun fastställs att ansvaret för den interna kontrollen ligger på respektive nämnd och att varje nämnd årligen ska lämna särskild plan för internkontrollen till kommunstyrelsen och kommunrevisionen. Nämnden ska också årligen rapportera från nämndens uppföljning av den interna kontrollen. I bilaga Uppföljning av plan för intern kontroll år 2014 daterad den 9 februari 2015 redogörs för den uppföljning som gjorts och resultatet av denna. Uppföljning av plan för intern kontroll år 2014---------------------------bilaga. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 25 februari 2015 12. Kommunfullmäktige
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (16) 31 VON 2015/3 00 Intern kontroll 2015 för vård- och omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsnämnden antar föreslagen internkontrollsplan för år 2015. Ärendemening I Övergripande reglemente internkontroll för Ludvika kommun fastställs att ansvaret för den interna kontrollen ligger på respektive nämnd och att varje nämnd årligen ska lämna särskild plan för internkontrollen till kommunstyrelsen och kommunrevisionen. I bilaga Plan för intern kontroll år 2015 daterad den 10 februari 2015 redogörs för vilka granskningsåtgärder som ska ske under året. Denna plan innehåller även de av kommunfullmäktige antagna granskningsåtgärderna. Plan för intern kontroll år 2015---------------------------------------------bilaga. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 25 februari 2015 13. Kommunfullmäktige
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (16) 32 VON 2015/73 02 Återbesättningsprövning enhetschef Solgärde Vård- och omsorgsnämnden beslutar att återbesätta tjänsten enhetschef till arbetsledarområdet Solgärde. Enhetschef ansvarar tillsammans med biträdande enhetschef för särskilda boendet Solgärde. Där finns 47 lägenheter. Personalen som tjänstgör är undersköterskor och vårdbiträden. Sammanlagt cirka 39 årsarbetare. Enhetschef ansvarar för att insatserna individualiseras utifrån varje brukares behov. Detta ställer krav på att man anpassar verksamheten i takt med nya behov och krav. Enhetschef ansvarar för att det finns genomförandeplaner och att insatserna dokumenteras. Enhetschef är ansvarig för arbetsmiljö och budget i verksamheten, att medarbetar- och lönesamtal genomförs samt i förekommande fall att rehabiliteringsprocessen följs. Enhetschef har till uppgift att tillsammans med enhetschef samverka med omvårdnadsansvariga sjuksköterskor, KommunRehab samt med övriga verksamheter inom förvaltningen. Enhetschef har också till uppgift att samverka med förvaltningens kostsamordnare när det gäller verksamheten i mottagningsköket. Enhetschef deltar tillsammans med biträdande enhetschef, omvårdnadsansvariga sjuksköterskor, arbetsterapeut och sjukgymnast i enhetens ledningsgrupp. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 25 februari 2015 14. Områdeschef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (16) 33 VON 2015/89 02 Återbesättningsprövning biståndsbedömare/ utredare Vård- och omsorgsnämnden beslutar att återbesätta tjänsten som utredare/ biståndsbedömare. Utredargruppen som består av 8,75 årsarbetare utreder och beslutar enligt lagen om stöd och service (LSS) och socialtjänstlagen (SoL). Utöver dessa ingår kommunens heltidsanställda anhörigkonsulent i arbetsgruppen. En medarbetare har nu sagt upp sig och tjänsten behöver återbesättas. I arbetet ingår hembesök, omvårdnadsplaneringar, inhämtande av uppgifter, att genomföra uppföljningar och att samordna insatser från flera vårdgivare. Arbetet innebär att göra skriftliga biståndsutredningar, ta delegationsbeslut och skriva underlag för handläggning. I Ludvika kommun finns cirka 1 700 brukare vilka har en eller flera insatser beviljade. Enligt lag ska samtliga brukares insatser följas upp minst en gång per år. Utredargruppen ansvarar också för all biståndsbedömning för de nya personer som har behov av insatser från vård och omsorg. I arbetet ingår sedan en tid utveckling av att arbeta närmare baspersonal, vilket behöver få fortsätta under samma förutsättningar. I januari 2015 kom nya föreskrifter från Socialstyrelsen gällande dokumentation, vilket kräver tydligare dokumentation i arbetet som utredare/biståndshandläggare. Kraven om årliga uppföljningar har under tidigare år inte kunnat genomföras på grund av tidsbrist, men har nu kommit igång och behöver få fortsätta. Arbetsmiljön har under en längre tid varit pressad i arbetsgruppen med anledning hög sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron har berott på både arbetsrelaterade sjukdomar och på icke arbetsrelaterade sjukdomar. Efter lyckad rekrytering och grundligt arbete med arbetsmiljön har nu alla börjat se en ljusning och detta bör också få fortsätta, annars riskerar vi ytterligare bortfall av personal. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 25 februari 2015 16. Områdeschef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (16) 34 VON 2015/74 00 Dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsnämnden antar dokumenthanteringsplan för vårdoch omsorgsnämnden och vård- och omsorgsförvaltningen. Dokumenthanteringsplanen ska revideras en gång varje år. Enligt arkivreglementet ska varje nämnd ansvara för sitt arkiv. Vidare framgår att nämnderna ska upprätta planer, som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras, så kallad dokumenthanteringsplan. Av dokumenthanteringsplanen ska framgå fastställda gallringsfrister. Gallringsfrist är den tid som ska förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut det vill säga förstöras. Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat ett förslag till dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden och vård- och förvaltningen. Dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden------------- Bilaga. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 25 februari 2015 15.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (16) 35 Information från förvaltningen Vård- och omsorgsnämnden noterar informationen. Rekrytering av sommarvikarier påbörjats. Utbildningsdag för enhetschefer och utredare med anledning av ny dokumentationsföreskrift. Betalningsansvar för utskrivningsklara från landstinget har minskat. Rekrytering av enhetschefer Löneöversynsarbetet avslutat och förslag till ny lön för över 1 000 medarbetare är inlämnat till personalenheten. Studiebesök från Surahammar om vårt arbete med Intraphone i hemtjänst och personlig assistans.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (16) 36 Redovisning av meddelanden Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av meddelanden. Protokoll a) VON 2015/66 00 kf 2015-01-26 p 103 Antagande av bestämmelser om omställningsbidrag och pension för förtroendevalda. b) VON 2015/7 04 ks 2015-02-16 p 57 Bokslutskommuniké 2014 för Ludvika kommun c) VON 2015/67 02 kf 2015-01-26 p 108 Arvoden och ersättningar till förtroendevalda i Ludvika kommun från 1 januari 2015. Övrigt d) VON 2015/91 73 Brev från Landstinget Hemtagning av utskrivningsklara patienter e) Tackkort till nämnden för blommor i samband med pensionsavgång
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (16) 37 Redovisning av delegationsbeslut februari 2015 Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbesluten för februari 2015. Vård- och omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av vård- och omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till vård- och omsorgsnämnden. Redovisningen innebär inte att vård- och omsorgsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det vård- och omsorgsnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Under februari 2015 har delegationsbeslut fattats enligt vård- och omsorgsnämndens delegationsordning från den 4 juni 2003 65. Delegationsbesluten redovisas i separat pärm vid sammanträdet. _