Innehållsförteckning Välkommen till din guide i klubbgalaxen.. 1 Vilka är Fältbiologerna? 2 Fältbiologernas organisation..3 Historien bakom..........5 Hur får man en klubb att fungera?. 7 Att skapa god stämning...... 8 Mötestekniker och konsensus.... 9 Konsten att organisera sig.11 Styrelseposter...15 Klubbens år..18 Dagordning.. 19 Årsmötesprotokoll 20 Söka bidrag...... 21 Ekonomi...23 Arkivering... 32 Klubbstadgar... 33 Att nå ut...37 Massmedia... 42 Evenemang och bokbord..46 Andra föreningar.. 47 Naturstigar... 48 Utställningar 49 Skolföredrag.... 50 Gör ett program.... 52 Aktivitetslista... 53 Minifältisar.. 55 Internationellt.. 58
Välkommen till din guide i klubbgalaxen Denna pärm är till för er som vill komma igång med att driva en egen fältbiologklubb. Vi vill slå hål på myten att det är svårt och jobbigt att driva en klubb. Alla kan - och det är fantastiskt roligt! En organisation är dess klubbar, och klubbarna är dess medlemmar, dvs ni! Världen är stor och de som vill förbättra den riskerar att drunkna i allt man skulle kunna göra. Sätt er istället ner en stund och fundera på vad ni tycker är extra intressant och viktigt. Vill ni vara ute och titta på blommor eller driva kampanjer mot den planerade motorvägen? Vad ska vara klubbens egen nisch/specialområde? Prata med varandra om vad ni vill börja rikta in er på. Så småningom kommer ni fram till vad som är er grej! Om ni i klubben hittar en nisch behöver den inte vara för evigt. Kör hårt så länge det känns rätt! Så länge du brinner för vad du själv gör är det roligt att vara aktiv. Den dagen det inte känns kul längre kanske det är dags att sitta ner igen och fundera över nya områden att fördjupa sig i. För att det ska vara roligt i klubben ska ni komma ihåg varför ni drog igång. Man kan lätt fastna i formella möten och de är ju i och för sig viktiga, men mycket viktigare är att ni gör det ni vill. Det finns oändligt många miljöbovar att grabba tag i, eller vackra naturområden att upptäcka. Så, ta er ut i klubbgalaxen och aktivera er! Det är vad ni vill göra som är hela klubbens grund / klubbpärmsfixarna - 1 -
Vilka är Fältbiologerna? I mer än 50 år har Fältbiologerna varit en viktig del av Sveriges miljörörelse. Ungdomar som vill lära sig om naturen och rädda världen har tack vare att de organiserat sig blivit starkare, smartare och gladare än om de hade varit spridda. Att organisera sig för en fråga har massa fördelar jämfört med att försöka göra något på egen hand. Man kan stötta varandra, lära varandra, dela upp ansvaret och få mer gjort, och man kan få pengar för sin verksamhet. Vilka är då Fältbiologerna? Ena dagen kan de verka vara en grupp välartade ungdomar som med ryggsäck och kikare drar ut till avsides belägna fågeltorn och blomsterängar, nästa dag ett gäng målmedvetna aktivister som med insändare, affischer och en eller annan välplanerad aktion stökar till det i maktens korridorer. Tillsammans är vi starka! Fältbiologerna skiljer sig lite från de flesta andra föreningar. Vi är alla ungdomar upp till 25 år och bedriver all vår verksamhet själva utan några vuxna. Detta gör att vi får en stor frihet över var och när saker skall göras och på så sätt blir aktiviteterna inspirerande och roliga. Fältbiologerna tillhör inte något politiskt parti eller någon religiös inriktning. Att vi sysslar med politik är däremot självklart - utan att höja sin röst i miljödebatten får man ingenting gjort! Vi har dock inga band till nåt speciellt parti så vi är helt fria att ifrågasätta beslut från alla håll och kanter. I vår miljöpolitiska plattform, som du kan hitta på hemsidan, finns föreningens miljöpolitiska ställningstaganden. Det finns massor att uppleva! Fältbiologerna tycker om att vara ute och gillar äventyr till djupa skogar och storslagna fjäll. Vi Badar, tältar och åker långfärdsskridskor över blanka isar. Väl ute kan man studera allt som händer och lära sig skilja på fågel, fisk och mittemellan. Känslan av att man vet något om naturen använder vi i miljökampen När vi demonstrerar mot kärnkraft, eller mot multinationella företag som skövlar naturen i andra länder, mot affärer som säljer jätteräkor, eller mot Sveriges oförmåga att leva upp till miljömål, grundar sig våra argument på den känsla och kunskap som vi har fått av naturen själv! - 2 -
Fältbiologernas organisation Klubben I klubben sker det mesta - och den viktigaste - verksamheten. I klubben kan man göra snabba blixtaktioner, driva långsiktiga projekt och kampanjer, åka på utflykter till fågelsjöar och kärnkraftverk, sova över i djupa skogar eller fixa läger utomlands. Det är bara fantasin som sätter gränser! När man blir medlem ansluts man automatiskt till den närmsta klubben som är aktiv, men om man vill vara med i någon annan klubb så är det bara att säga till Rikskansliet. Det är till klubben som denna pärm vänder sig. Distriktet Det finns åtta olika distrikt. Distrikten är till för att ta hand om klubbar, klubblösa medlemmar (dvs. medlemmar som vill vara aktiva men bor på ställen där det inte finns klubbar) samt att se till att folk i de aktiva klubbarna träffas. I distrikten fixas kurser och läger som folk från klubbar i distriktet kan åka på. Det är förstås helt okej att åka på aktiviteter i andra distrikt också om man vill det. Information om kurser och läger i distrikten finns med på kalendariet på hemsidan, i interntidningen Rixnytt och ibland i medlemstidningen Fältbiologen. Om du eller din klubb vill fixa en aktivitet för hela distriktet - sötvattenskurs, myskoxkurs eller mossafari, you name it - är det bara att göra det! Varje klubb ingår i ett distrikt, alla åtta distrikten tillsammans utgör Rixorganisationen Distrikten ordnar också utbildningar för den nyvalda klubbstyrelsen, och finns med som stöd om det är något i klubben som krånglar och inte går bra. Man ska alltså inte vara rädd att ringa och fråga om det är något man undrar! Varje år väljs en distriktsstyrelse. Detta görs på Distriktsårsmötet (DÅM) dit alla medlemmar i distriktet är jättevälkomna. På DÅM planerar man hela det kommande året, men man har även roliga exkursioner, föredrag och annat. Många miljökampsplaner och ideér på roliga kurser har smidits på Dåm Flera av distrikten har en eller två anställda, så kallade DISIar. Det är en förkortning för Distrikts- och Skolinformatör. De brukar hjälpa till med kurser, läger och administration, samt att stötta klubbar och ibland gå ut i skolor och prata. - 3 -
Rix Rix har det yttersta ansvaret för föreningen och sköter all nödvändig administration, såsom ekonomi, bokföring och medlemsregister. Rix ska fixar utbildningshelger för distriktsstyrelser (den såkallade monsterkursen) och bistår med material, tips och service som gör det lättare för medlemmar att engagera sig. Rix fixar också kurser och läger för hela föreningen. Varje år anordnar de exempelvis ett sommarläger någonstans samt en fältstation på Öland. Rix samlar alla klubbar, distrikt och nätverk och finns till för dem Första veckan i januari hålls Riksårsmöte (RÅM) dit alla medlemmar är välkomna. Här diskuteras projekt och kommande års verksamhet. Det är här de största besluten tas. På RÅM väljs också en ny styrelse, ett antal utskott, redaktion och valberedning. På rixkansliet i Stockholm är några personer anställda. Dem kan man ringa eller mejla om man behöver något - till exempel klisterlappar med adresser till klubbmedlemmarna som man kan behöva om man ska göra utskick, telefonnummer eller andra saker. I Rixnytt finns information om allt som händer i föreningen, interna debatter och mycket mer. På Rixkansliet kan man beställa tidningn Rixnytt gratis Rix har också ett förlag som ger ut böcker och skrifter om natur och miljö. Kansliet: 08-31 56 34 info@faltbiologerna.se Redaktionen gör medlemstidningen Fältbiologen som kommer ut med fyra nummer om året. Om man vill skriva om något särskilt i Fältbiologen kan man mejla dem och föreslå det. redaktionen@faltbiologerna.se Ibland är man som klubbmedlem speciellt intresserad av något som inte resten av klubben tycker är så skoj. Därför finns det specifika nätverk inom en del områden, exempelvis skog och grodor. Nätverken är för det mesta Rikstäckande. Vem som helst kan lätt starta ett nytt nätverk inom ett speciellt område om man vill det. specialintresserade i hela Sverige kan gå ihop i nätverk - 4 -
Historien bakom 1997 fyllde Fältbiologerna 50 år. Det kanske inte är så mycket jämfört med Svenska Akademien eller Riksbanken, men det känns mycket för en förening där medelåldern alltid legat omkring 17 år och man inte kan vara med längre när man fyllt 25. Vad visste de egentligen om kärnkraft och växthuseffekt 1947? Det hela började med att några stockholmsgrabbar fick ett brev från Holland. Brevet, som från början sänts till Svenska Naturskyddsföreningen, var från en nederländsk ungdomsförening för naturstudier. De undrade om det möjligen fanns någon liknande organisation i Sverige som ville skicka deltagare till ett internationellt läger. Det fanns det ju inte på den tiden, men Nils Dahlbeck på Naturskyddsföreningen kände några grabbar som kanske kunde vara intresserade. Sagt och gjort: på hösten 1947 bildades Sveriges Fältbiologiska Ungdomsförening. Kunskap om naturen var viktig då såsom nu. Man ville öka och sprida kunskapen om allt levande och ordnade föreläsningar, läger och exkursioner. Lite ville man också göra uppror mot gamla insnöade institutionsbiologer som satt och sorterade skalbaggar på museér och mot skolans instängda biologiundervisning. Fågelskådningen dominerade stort. Flera av dagens stora ringmärkningsstationer har sitt ursprung i tonåriga fältbiologers letande efter rivningsvirke till klubbens fågeltorn. Kunskap om naturen får man i fält! Föreningen spred sig snart från Stockholm och inom ett par år fanns det klubbar i Göteborg, Umeå, Falun, Eskilstuna och Örebro. Det speciella med föreningen, förutom fältbiologin, var den starka övertygelsen att man var en ungdomsorganisation. Det fanns inga vuxna ledare och medlemmarna förutsattes kunna sköta allt från protokollskrivning till tältuppsättning själva. Detta födde den självständiga och anarkistiska attityden i föreningen. Allteftersom debatten om vattenkraftsutbyggnad, vattenförorening och naturexploatering ökade i allmänhet, började allt fler fältbiologer känna att naturen var hotad. Man betonade att känslan för naturen var viktig, lika viktig som kunskapen om den. Ett aktivt miljöengagemang växte så sakta fram, till en början lite försiktigt genom pengainsamlingar till hotade naturområden (som Lilla Karlsö och Komosse) men också genom att skicka döda djur till Riksmuseet för miljögiftsforskningens räkning. - 5 -
Det verkliga mediala genombrottet kom i mitten av 60-talet då Skånes Fältbiologer städade stränder från 100-tals ton sopor, en kampanj som fick namnet "Skåne blev renat!". Fältbiologerna väckte det yrvakna miljömedvetandet från slutet av 60-talet genom att så gott som varje år ordna någon kampanj med uppmärksammade aktioner mot skogsbruk, slöseri med naturresurser, vattenkraftsutbyggnad m.m. Humorn var ett viktigt vapen - då som nu - och udden var oftast riktad mot någon makthavare som förbisåg miljöns intressen. Fältbiologerna var pionjärer i Sverige för det sättet att jobba med miljöfrågor och medlemsantalet växte på några få år från 3000 till över 10 000. - 6 -
Hur får man en klubb att fungera? Det finns lika många sätt att driva en klubb på som det finns aktiva klubbar. Allt beror på vilka som är med och hur mycket tid man vill lägga ner. Man kan välja att bara vara ett gäng som träffas då och då och bestämma dagen innan vad man ska göra och när man ska träffas. Eller så kan man organisera en klubbstyrelse som fixar årsmöte, har postgirokonto och söker pengar. Man kan vara 50 personer som är indelade i arbetsgrupper i olika områden, eller tre personer som går ut i skogen och plockar svamp. Hur har man möten där alla känner att de får och vågar säga vad de tycker? Det avgörande är om man vill få pengar till klubben. Då behöver man fixa en del med papper för att få postgirokonto. Men även om man väljer att inte handskas med pengar utan att bara träffas, kan det ändå finnas mycket att tänka på. Vill man bli fler? och hur gör man då för att få med andra? Hur ska man få tag på varandra? Det är jättebra att göra det man vill och känner för. Även om man inte är många kan man göra jättehäftiga grejer, vänta inte på att bli fler! Men om ni vill bli fler aktiva finns det tips på hur ni når ut med information, läs nå ut-delen, använd kalendariet på hemsidan, ring runt till inaktiva medlemmar det går att få med fler! Det är alltid bra att dela upp ansvaret. Antingen organiserar man sig i styrelse och tar olika styrelseposter eller så snackar man om vad som ska göras och delar upp det mellan sig. I klubbpärmen får du tips på mötestekniker, hur du ordnar med nödvändiga papper och tips på hur ni når ut för att få med fler. Med tiden du är aktiv kommer du att hitta sätt att organisera saker som passar dig och det är precis det som är meningen! Hur man gör för att få det att funka lär man sig allt eftersom. Läs pärmen, få inspiration och tips att prova, och känn efter hur det känns. Om ni gör det som känns bra och ni har kul med klubben kommer ni att kunna uträtta stordåd! Se till att alla känner sig viktiga - dela upp ansvaret! - 7 -
Att skapa god stämning För att skapa en kul och bra stämning i klubben gäller det att kunna lösa problem som dyker upp. Vad gör man om någon känner sig utanför? Någon kanske helst vill nyckla blommor medan de andra i klubben tycker att det är trist och hellre vill ut och affischera om nätterna. Kanske går de flesta i en klubb på samma skola och de som inte går där missar en massa viktig information eftersom de inte träffas lika ofta. Någon kanske gillar punk men alla andra gillar hårdrock. Det är vanligt att olika typer av konflikter kan uppstå i en klubb, ibland personliga konflikter och ibland saker som har med Fältbiologerna att göra. Oftast är det bra att ta itu med problem direkt när de uppstår istället för att vänta. Ibland kan onödiga småsaker leda till konflikter. Konflikter kan kännas jobbiga, men är ofta naturliga Här är några tips på hur ni kan få en god stämning: Uppmuntra folk att tycka olika. Det är inte fel att tycka annorlunda. Se till att all information om plötsligt flyttade möten, ändrade program eller vad det nu kan vara verkligen går ut till alla aktiva i klubben. Om du irriterar dig på någon, ta gärna upp det med den personen på ett respektfullt sätt. Då kommer ni troligtvis att komma bättre överens senare. Träffas någon gång i all vänskaplighet och hyr en videofilm eller stick och bada ihop. Se till att prata med nya medlemmar, och försök att få dem att känna sig delaktiga. Förklara vad konstiga ord som DÅM eller nyckla betyder om de verkar vara förbryllade. Ha gott fika på mötena! - 8 -
Mötestekniker och konsensus Ett vanligt problem är att det oftast är samma personer som pratar och tar initiativ på mötena medan andra är tysta. Alla i klubben kommer förstås inte att bli lika aktiva, men några saker kan man göra för att få fler delaktiga på mötena. Mötestekniker handlar om demokrati. Demokrati är inte fixt och färdigt att såhär eller sådär ska det vara. Demokrati är en process där du själv är delaktig. Fältbiologerna har länge arbetat med olika former av mötestekniker. Känn er fria att experimentera er fram till vilka mötestekniker som passar er bäst Den traditionella mötesformen i föreningar är att man på mötet har en ordförande och en sekreterare. Sekreteraren ska föra anteckningar medan ordföranden håller i mötet. Han eller hon ska fördela ordet, skriva en talarlista, och se till att mötet inte tar för lång tid. Ordföranden ska försöka sammanfatta vad folk har sagt på ett sätt som leder fram till att man kan fatta ett beslut. Vanligt är också att man inte har någon ordförande och de som är närvarande pratar på bäst de kan. Det kan kanske fungera om man är tre, fyra stycken men är man fler på mötet så blir det fort stökigt, och man kan bli ineffektiv. Vid traditionella möten så tar man beslut med majoritet. Dvs. om 6 av 11 vill en sak så blir det så. Ett problem med detta är att de 5 som ville något annat blev missnöjda. Då vore det kanske bättre att man kompromissade fram en lösning som alla blir någorlunda nöjda med. Det är det som konsensus handlar om. Konsensus är en metod för att hålla i möten. Tanken går ut på att man undviker att någon blir överkörd genom att diskutera tills alla känner sig nöjda. Konsensus är menat att användas kring viktiga diskussioner. När det gäller huruvida man ska köpa jordgubbsaft eller hallonsaft till mötet kan man använda majoritetsbeslut. Ni får själv avgöra hur ni vill göra I klubben. Konsensus kan ibland kännas lite omständligt, men har fördelen att alla förhoppningsvis blir ganska nöjda och glada. Konsensus handlar också om att få fler att bli delaktiga i mötet och att göra det mer demokratiskt. Konsensus är menat att användas kring viktiga diskussioner - 9 -
Traditionellt ska en mötesordförande ha full koll på mötet. Det är lite svårt och samtidigt inte lika demokratiskt som att dela på ansvaret. Istället för en ordförande kan man ha en mötesunderlättare. Mötesunderlättaren fördelar ordet och håller talarlista på vems tur det är att prata. Mötesunderlättaren har som uppgift att lyssna in folks ståndpunkter för att lägga ett förslag till beslut. Mötesunderlättaren ska se till att folk inte pratar utan att räcka upp handen. Tidsunderlättaren ser till att tiden inte rusar iväg för långt på specifika punkter och upplyser mötet om att man borde ta beslut och gå vidare. Det är en bra idé att bestämma sig för hur länge det ska hålla på, när mötet börjar. Vid större eller längre möten Stämningsunderlättaren är mötets clown! kan man även ha en stämningsunderlättare. När alla börjar se trötta och griniga ut drar stämningsunderlättare igång ett kortspel, en sång eller något annat som han eller hon funderat ut. Kom ihåg att det är allas ansvar att se till att man håller sig till ämnet på mötet. Uppmuntra till ett aktivt deltagande i mötet. Det är bättre att ha ett kort och fokuserat möte och småtissla om annat efteråt. Om något ska diskuteras så kan man köra med en runda. Det betyder att alla i tur och ordning har rätt att prata. Alla andra i rundan måste vara tysta medan någon pratar. Vill man inte säga något så får man säga pass. Ofta under rundor så pratar de som inte brukar prata. Efter rundan fortsätter mötet som vanligt. Det brukar vara väldigt bra för mötet att ha en mårunda i början av varje möte. Då kan alla berätta hur de känner sig i allmänhet, och man får koll på varandra. Om t ex Anna är på uselt humör för att hon inte har sovit på tre nätter är det bra att alla får veta det, så inte t ex Per blir ledsen om Anna fräser att Per är en idiot. I stort sett kan ni känna er fria att experimentera på mötet! Men några få saker måste ni ha, nämligen en dagordning på mötet. Den kan ni göra tillsammans när mötet börjar. Rundor får alla delaktiga Genom att ha en punkt sist på dagordningen som heter övriga frågor så kan ni ta upp nya saker som ni kommer på under mötet. Övriga frågor ska helst vara små frågor. Likaså är det ett måste att ha någon som skriver ner vad som beslutas och sedan ser till att spara och gärna skicka ut protokollet. Det är frustrerande när protokoll kommer bort och ingen riktigt minns vad som beslutades. Då får man börja om igen. En bra idé är att inleda dagordningen med att gå igenom förra mötets protokoll. Då kan man se vad som beslutades och alla kan snabbt bli insatta. - 10 -
Konsten att organisera sig Varför ska man ha en styrelse? Att klubben har en styrelse är nödvändigt om man vill ha bidrag eller skaffa ett postgirokonto, och alls ha pengar i klubben. Det är en del papper att fixa med, men det behöver inte ta så mycket tid. Det kan räcka med att göra det minsta nödvändiga och ändå få mycket pengar, samtidigt som man har mycket tid över till att göra roliga saker. En styrelse som väljer lägsta möjliga ambitionsnivå har kanske bara ett enda femminuters styrelsemöte under året; det konstituerande, där man bestämmer vilka poster som var och en har och vem som får ha hand om pengarna (se mer om det nedan). Detta femminutersmöte kan förslagsvis hållas direkt efter årsmötets avslutande. Om en uppstyrd kassör fixar med ekonomin under året så kan övriga slappna av. Nästa år i mars kan styrelsen gå ur idet och se till att det blir ett nytt årsmöte, och saken är biff. Detta alternativ fungerar bra om man är en liten klubb där det känns naturligt att alla aktiva i klubben snackar ihop sig och gemensamt bestämmer det som behövs till aktiviteterna. Om ingen i klubben vill vara kassör kan man lösa det på annat sätt, exempelvis lämna över det ekomoniska arbetet till någon luttrad byråkrat i distrikts- eller riksstyrelsen. Men då måste man först prata med personen i fråga och kontrollera att den vill ställa upp. Oambitiös eller ambitiös? It s a win-win situation! En styrelse som vill vara ambitiösare kan hålla fler möten och följa tipsen från klubbguiden, i texten som följer. Det är också ett bra alternativ, om man känner för det. Det är väldigt kul att bli hemmastadd i föreningsvärldens rutiner och lära sig om byråkrati, demokrati och styrelsearbete. Dessa kunskaper kan man, om inte annat, plocka fram senare i livet i maktens korridorer. Känn er stolta och glada över att sitta i styrelsen! Ni som är med i styrelsen är hjältar! Se till att ha era styrelsemöten på mysiga fina ställen, ha mycket gott fika och gör att det blir en fröjd att vara med på ett styrelsemöte. Försök variera mötena så att ni har dem på olika platser och med olika teman, t ex. ett möte ute i naturen i stil med Grönt är skönt eller ett möte där ni lagar god mat och har musik på temat Arabiskt. Försök också att i styrelsen variera åldrarna på de som är Styrelsemöten kan vara underbara! - 11 -
med. Det finns en risk att alla i styrelsen plötsligt flyttar när de slutar skolan. Har man olika åldrar i styrelsen kan de som har varit med ett tag hjälpa de lite yngre och allt känns mycket lättare. På ett styrelsemöte ska man föra protokoll (man glömmer fortare än man tror). Tänk på att tydligt och klart anteckna vem som uppdrogs att genomföra beslutet. Gå alltid igenom vad som har blivit gjort sen förra mötet. Det viktigaste under året är att programmen blir gjorda och skickas till medlemmarna. Programmet har alla i klubben ansvar för. Styrelsens största ansvar är pengar. Vad som krävs för att kunna söka pengar och få ett postgirokonto finns under kassörens uppgifter, men hela styrelsen delar ansvaret. En annan styrelseuppgift är att skriva en verksamhetsberättelse inför årsmötet (se vidare information om hur man skriver en verksamhetsberättelse). Det är en tacksam sak att göra då det går fort och ger mycket bidrag från riksföreningen till klubben. I mars när den nya styrelsen är vald ordnar distriktet en klubbledarkurs som man ska åka på som nyvald styrelseledamot. Det konstituerande styrelsemötet På första styrelsemötet beslutar man om sådant som ska gälla hela året. Det viktigaste beslutet är vem som ska ha rätt att teckna föreningens firma, dvs. vem som ska ha rätt att ta ut pengar på klubbens konton. Det är lämpligt att kassören och ordföranden har rätt att göra det, två personer ska det vara ifall den ena skulle vara bortrest eller sjuk. Hur detta går till läser du mer om under avsnittet om kassören. Det är det riktigt viktiga styrelsemötet, eftersom det protokollet (eller ett protokollsutdrag från det) ska skickas till postgirot så man får ta ut pengar från kontot. Ha ert första styrelsemöte så snart som möjligt efter att ni har blivit valda Man kan också besluta om vem som ska ha nycklar till lokalen, hur man gör med kursersättning, vem som ska förvara klubbens saker osv. Arbetsgrupper och representation Om klubben är stor och har mycket aktiviteter kan man underlätta mycket arbete för styrelsen genom att tillsätta olika arbetsgrupper. En arbetsgrupp är några medlemmar som sysslar med en speciell fråga. Exempel på arbetsgrupp kan vara en naturvårdsgrupp, aktionsgrupp, stuggrupp, lägergrupp eller programgrupp. - 12 -
För att få mer att säga till om och för att synas kan styrelsen ha representanter i andra föreningar. Om någon vill så kan en person sitta med i lokalkretsen för Naturskyddsföreningen, så att man lär känna de som är aktiva där och kan samarbeta och inspirera varandra. Helt säkert är att ni kommer att få erbjudande om olika sådana här saker och att ni då får diskutera hur mycket som är rimligt och vettigt att delta i. Här är tre exempel på hur olika klubbar valt att organisera sig: Vilken klubb är du med i? Pekings Fältbiologer (i Norrköping) Hur många aktiva är ni ungefär? Runt fem personer Hur gör ni för att hantera pengar? Distriktet hanterar våra pengar Har ni en aktiv styrelse? Nej Om ni har en styrelse, vad är dess uppgift i klubben? Alla de aktiva fungerar som en styrelse och delar på ansvaret för att fixa aktiviteter, skicka ut program, fixa programmakarmöte och annan planering, ringa runt och dra med folk, söka pengar och så, lokal och annat. Vilken klubb är du med i? Gotlands Fältbiologer Hur många aktiva är ni ungefär? Ungefär tio personer Hur gör ni för att hantera pengar? Kassören har ett konto och järnkoll Har ni en aktiv styrelse? Måttligt aktiv Om ni har en styrelse, vad är dess uppgift i klubben? Den är rent formell, klubben är så liten att vi i stort sett delar på allt utom kassörsposten. Vi har ingen lokal utan träffas hemma hos varandra, och vi fikar mycket. Vilken klubb är du med i? Uppsala och Uppsala studenter - 13 -
Hur många aktiva är ni ungefär? Fem i kärnan, kanske 15 aktiva sammanlagt Hur gör ni för att hantera pengar? Har en vald kassör som inte har så mycket uppgifter Har ni en aktiv styrelse? Nej, vi har bara ett möte per år, tillsammans med alla medlemmar Om ni har en styrelse, vad är dess uppgift i klubben? Nästan ingen. Förvaltar pengar gör kassören, och resten sköts av de aktiva tillsammans via mejllistan. Styrelsen söker bidrag och tar kanske lite mer ansvar för årsmötet, men alla hjälps åt. - 14 -
Styrelseposter På det konstituerande styrelsemötet bestämmer man vilka poster var och en ska ha. Det är bra om det i styrelsen finns ordförande, kassör och sekreterare. Även om det handlar om en oambitiös styrelse i en klubb som har lite sporadiska aktiviteter så ser det snyggt och seriöst ut med en rejäl styrelse på pappret. Kassör är den post som innebär mest konkret arbete. Men även de andra i styrelsen kan om de vill axla sitt förtroendeuppdrag på allvar och ordna saker på ett seriöst sätt. Ordförande Vad en ordföranden ska göra är värt att diskutera i klubben. Vill man ha den traditionella ordföranden, eller vill man ha någon som bara är ordförande på papperet? Den traditionella ordföranden är klubbens ledare, den som både blir intervjuad i tidningen och leder klubbens arbete. Denne ska hålla reda på allt som händer i klubben, se till att klubben har ett aktuellt program och att klubben sköts bra. Den traditionella ordföranden gör dagordning till styrelsemötena, kallar de andra i styrelsen och leder mötena. Det är ganska bra att turas om med detta och varje möte välja en ny mötesordförande. Mötesordföranden ska leda mötet och diskussionerna så att alla får tillfälle att yttra sig innan mötet beslutar något. Denne ser till att mötet beslutar enligt mötesdeltagarnas vilja och att besluten inte strider mot klubbens stadgar. Om man inte vill ha en traditionell ordförande får man dela de uppgifterna mellan sig Mellan styrelsemötena kollar den traditionella ordföranden upp att de personer som fått i uppdrag att utföra en sak, verkligen gör det. En traditionell ordförande får mycket information om saker eftersom denne är klubbens kontaktperson. Därför ansvarar man för att meddelandena verkligen når ut till styrelsen och klubbens övriga medlemmar. Om man väljer en annan person som kontaktperson måste denne se till att alla får del av information som kommer. Vice ordförande En vice ordförande ska vara beredd att vid behov rycka in på ordförandens plats. Om det inte finns någon som tar ansvar för klubbens PR, kan en vice ordförande tar hand - 15 -
om den. Det innebär att försöka få klubbens verksamhet att synas utåt, i t ex. tidningar, radio och skolor. Då lockar man förhoppningsvis nya medlemmar till klubben. När de nya medlemmarna strömmar in är det viktigt att ni ser till att de blir väl omhändertagna, att de får klubbens aktuella program och annan viktig information. Sekreterare Med sekreterare är det samma sak som med ordföranden, att man kan dela upp sysslorna mellan sig. Man kan till exempel turas om att skriva protokoll. Men det är bra att utse en person som ansvarar för arkiveringen av protokoll och annat material som kommer till klubben. Klubbens originalprotokoll sparas i en speciell pärm som förvaras hemma hos den arkivansvariga eller i lokalen. Den pärmen är viktig att hålla reda på! Den vill revisorerna titta på innan de skriver revisionsberättelse till årsmötet. Protokoll skrivs vid klubbens styrelsemöten och årsmöten. Man skriver så att varje ärende som tas upp får en egen paragraf ( ). När något beslutas i ärendet skriver man beslutades och stryker under det. Då är det lättare att hitta det man beslutade om, och man behöver inte läsa igenom hela protokollet. För att man lättare ska kunna hålla ordning på protokollen skriver man datum på dem. Man skriver också vilka som var närvarande och var mötet var någonstans. Se protokollsexemplen som finns i klubbguiden. På Fältbiologernas hemsida bör det finnas mallar till protokoll (årsmötesoch konstituerande styrelsemötesprotokoll) som man kan ladda ner till sin dator, fylla i och därmed få ett tjusigt protokoll på nolltid. Justering På varje styrelsemöte ska utses en justeringsperson. Denne ska kolla att sekreteraren har uppfattat rätt vad som sades på styrelsemötet. Även justeringpersonerna kan anteckna på styrelsemötena. Om de anser att sekreteraren glömt något viktigt eller skrivit fel kan de justera protokollet. Detta gör man genom att skriva dit det riktiga i slutet av paragrafen. För att visa vem som har gjort ändringen sätter man dit sina initialer. Kom ihåg att varken sekreteraren eller justeringspersonerna får radera eller på annat sätt ändra på texten i ett originalprotokoll. Övriga poster Om man vill kan man tillsätta massa övriga poster, där man väljer en person som får ansvar för ett visst område. Minifältisledare, klubblokalansvarig, redaktör, materialförvaltare, FB-sekreterare, miljöpolitisk sekreterare you name it! Det kan vara ett bra sätt att fördela ansvar. Men man kan ju fördela ansvaret även utan att tillsätta poster för det i en styrelse. Ett ansvarsområde som är bra att komma ihåg är en - 16 -
dokumentationsansvarig som ser till att spara minnen av det man. Spara flygblad, spara program fotografera exkursioner, skriva en rad i en minnesbok om vad man gör på mötena osv. Det är alltid jätteroligt att titta på sparade minnen i efterhand, och inspirerande för nya medlemmar att få se vad klubben har gjort! - 17 -
Klubbens år Januari: Gör vårens program. Ta gärna med ett par aktiviteter i augusti. Februari: Förbered för årsmötet. Ta kontakt med revisorer för revisionsberättelsen. Kassören gör bokslut. Gör dagordning till årsmötet och skicka ut den, tid och plats senast 30 dagar innan mötet. Mars: Klubbens årsmöte hålls. Skicka namnen på de nya i styrelsen till distriktet och rikskansliet. Se gärna till att tidningen skriver om årsmötet. Åk på klubbledarkurs. Ha ert första styrelsemöte, det konstituerande mötet. April & maj: Gör massa kul! Juni: Verksamhetsberättelse ska skickas in till Rix senast 15 juni. Juli: Åk på läger! Augusti: Fixa höstprogram. Ta gärna med ett par aktiviteter i januari, så ni lättare kommer igång efter jullovet. September: Gör nåt kul! Oktober: Åk på Distriktsårsmöte. November & december: Obegränsat med kul! - 18 -