Ekonomihandboken Uppdaterad 2015-07-27
Har du synpunkter och förslag på hur ekonomihandboken kan förbättras? E-maila: redovisning@ki.se
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 1 Centrala begrepp... 5 Bokföringsskyldighet... 5 Årsredovisning... 5 Redovisningsplan... 6 Kontoplanen... 9 Verksamhetsgrenar... 9 Projekt... 9 Värdering... 10 Kapitalförändring... 11 Motparter... 11 Mutor och bestickning... 14 1 Tillgångar... 15 1.1 Anläggningstillgångar... 15 1.1.1 När ska en tillgång redovisas?... 15 1.1.2 Immateriella anläggningstillgångar... 16 1.1.3 Materiella anläggningstillgångar... 18 1.1.4 Kontering och attest... 22 1.1.5 Inventarie- och anläggningsregister... 22 1.1.6 Avskrivningar... 25 1.1.7 Lånefinansiering... 26 1.1.8 Fysisk inventering... 26 1.1.9 Transaktioner med anläggningar... 28 1.2 Finansiella anläggningstillgångar... 34 1.3 Fordringar... 34 1.3.1 Kundfordringar... 35 1.3.2 Fordringar hos andra myndigheter... 38 1.3.3 Övriga kortfristiga fordringar... 39 1.3.4 Fakturering... 39 1.4 Periodavgränsningsposter... 46 1.4.1 Förutbetalda kostnader... 46 1.4.2 Upplupna bidrags- och uppdragsintäkter (konto 1632/1672)... 47 1.4.3 Övriga upplupna intäkter... 47 1.5 Avräkning med statsverket... 49 1.6 Kassa och bank... 49 1.6.1 Räntekonto i RiksgäldeN... 49 1.6.2 Bankgiro, plusgiro och bankkonton... 50 1.6.3 Övriga betalningssätt... 51 2 Kapital och skulder... 55 2.1 Myndighetskapital... 55 2.2 Avsättningar... 55 2.3 Skulder... 56 2.3.1 Lån i Riksgäldskontoret... 56 2.3.2 Skulder till andra myndigheter... 56 2.3.3 Leverantörsskulder och övriga skulder... 57 2.4 Periodavgränsningsposter... 66 2.4.1 Upplupna kostnader... 66
2.4.2 Oförbrukade bidrag/uppdrag... 67 2.4.3 Övriga förutbetalda intäkter... 67 3 Mervärdesskatt... 68 3.1 Ingående moms... 68 3.1.1 Bokföring... 69 3.1.2 Hur ska kompensationsrätten styrkas?... 69 3.1.3 Samköp... 69 3.1.4 Tidpunkt för bokföring och rekvisition av ingående moms... 69 3.1.5 Förskottsbetalning... 70 3.2 Momskompensation... 70 3.3 Utgående moms... 70 3.4 Omvänd skattskyldighet... 71 3.5 Ej skattepliktig verksamhet... 72 3.5.1 Uthyrning av lokaler... 73 3.5.2 Momsfri utbildning... 73 3.6 Skattepliktig verksamhet bedriven vid KI... 75 3.6.1 Skattepliktig utbildning... 75 3.6.2 Försäljning av anläggningstillgångar... 75 3.6.3 Avgifter enligt 4 i Avgiftsförordningen... 76 3.7 EU-handel och handel med tredje land... 76 3.7.1 Utländsk moms i fakturan och rätt till återbetalning... 77 3.8 Tjänster... 78 3.8.1 Huvudregeln vid försäljning till näringsidkare... 78 3.8.2 Huvudregeln vid försäljning till icke näringsidkare... 78 3.8.3 Undantag från huvudreglerna... 78 3.8.4 Några typexempel... 81 4 Verksamhetens intäkter... 83 4.1 Anslag... 83 4.2 Bidrag och uppdrag/avgifter... 84 4.2.1 Bidrag... 86 4.2.2 Avgifter och uppdrag... 91 4.2.3 Sponsring... 97 4.3 Finansiella intäkter... 98 5 Verksamhetens kostnader... 99 5.1 Personalkostnader... 99 5.1.1 Representation... 100 5.2 Kostnader för lokaler... 100 5.3 Övriga driftskostnader... 100 5.3.1 Resekostnader... 100 5.3.2 Extern representation... 100 5.3.3 Icke giltiga kostnader... 101 5.4 Finansiella kostnader... 101 5.4.1 Leasing... 101 5.5 Avskrivningskostnader... 102 6 Uppbördsverksamhet... 103
7 Transferering... 104 7.1 Bokföring... 104 7.1.1 Stipendier... 104 7.2 Forskarflytt... 105 7.3 Förmedling av bidrag mellan institutioner... 105 7.4 Kontantprincipen... 106 7.5 Omföringar... 106 8 Internredovisning... 107 8.1 Indirekta kostnader/full kostnadstäckning... 108 8.1.1 Kärnverksamhet och kostnadsbärare... 109 8.1.2 Indirekta kostnader (INDI)... 110 8.1.3 Bokföring av indirekta kostnader... 111 8.1.4 Projektkalkyl... 115 8.1.5 Institutionsintern samfinansiering... 115 8.1.6 Samfinansiering av flera finansiärer... 116 8.1.7 Uppdragsutbildning... 116 8.1.8 Uppdragsforskning... 116 8.1.9 Tidpunkt och giltighet för regler... 116 8.1.10 Undantag från pålägg av indirekta kostnader... 117 8.1.11 Hantering av stödverksamheten vid årsskiftet... 117 8.2 Forskarflytt mellan institutioner... 118 8.3 Uppdragsutbildning... 120 8.3.1 Bokföring av uppdragsutbildning... 120 8.4 Månadsavstämning och projektuppföljning... 122 8.4.1 Månadsavstämning på institutionen... 122 8.4.2 Månadsavstämning på ekonomiavdelningen... 122 8.4.3 Projektuppföljning... 123 9 Arkivering... 127 9.1 Arkivering av ekonomimaterial... 127 9.1.1 EU/NIH-projekt... 128 9.1.2 Mer information... 128 Referenser... 129 Bilaga 1 - Uppställningsformer för resultaträkning... 131 Bilaga 2 - Uppställningsformer för balansräkning... 132 Bilaga 4 - Olika typer av betalkort och villkor... 134 Bilaga 5 - Momsregistreringsnummer (VAT- nummer) i EU-länderna... 136 Bilaga 6 - Europeiska gemenskapens mervärdesskatteområde... 138
INLEDNING MÅLGRUPP Ekonomihandboken vänder sig till personal som arbetar med ekonomi- och redovisningsfrågor vid Karolinska Institutet, KI. SYFTE Syftet med ekonomihandboken är att på ett enkelt och kortfattat sätt beskriva regler, riktlinjer och rutiner inom det ekonomiadministrativa området och ge stöd vid tillämpningen av dessa. I handboken behandlas i första hand regler, riktlinjer och rutiner som är gemensamma för hela universitetet. I en decentraliserad organisation, med delegerat ekonomiskt ansvar och med många användare, finns det behov av stöd och anvisningar, så att arbetet kan bedrivas på ett korrekt och enhetligt sätt. I enlighet med god redovisningssed ska KI, som bokföringsskyldig myndighet, iaktta de bestämmelser som gäller för statlig verksamhet enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. FÖRSLAG TILL ÄNDRINGAR Ekonomihandboken ska vara ett ständigt uppdaterat dokument, varför det är viktigt att alla användare är delaktiga och ger synpunkter och önskemål om förändringar och förbättringar. I de fall man finner fel, oklarheter eller i övrigt har synpunkter på innehållet, vänder man sig till ekonomiavdelningen vid Universitetsförvaltningen via e-post: redovisning@ki.se. EKONOMIAVDELNINGEN Ekonomiavdelningen samordnar ekonomiadministrationen för hela universitetet. Avdelningen är ett övergripande strategiskt och administrativt stöd i ekonomifrågor och ansvarar bland annat för utveckling av rutiner och instruktioner bokslut och analys budget och uppföljning inköp och upphandling redovisningsprinciper, riktlinjer och regler utveckling och administration av ekonomisystem finansiella frågor Uppdaterad 2015-07-27 Sida 1
Verksamheten vid avdelningen är organiserad i följande enheter: Ledning/samordning Inköp och upphandling Redovisning EA Servicekontor Avdelningens hemsida uppdateras fortlöpande med information och här kan man hitta kontaktinformation m.m. som kan underlätta det ekonomiadministrativa arbetet. Ytterligare information om inköp och upphandling och ea-servicekontor finns på intranätet. RAPPORTERING OCH KONTROLL Riksdagen beslutar om hur Sverige ska styras och ger regeringen mandat att utföra uppdraget. Via regleringsbrevet ger regeringen respektive myndighet uppdrag att bedriva specifik verksamhet. I KIs fall är uppdraget att bedriva utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskning och utbildning på forskarnivå. Med regleringsbrevet följer besked om finansiering av uppdraget och krav på återrapportering. Ekonomistyrningsverket (ESV) har ett särskilt uppdrag av regeringen att med ekonomiadministrativa bestämmelser styra myndigheterna så att Sverige får en effektiv statsförvaltning. KIs externredovisning regleras främst av följande förordningar högskoleförordningen bokföringsförordningen kapitalförsörjningsförordningen anslagsförordningen avgiftsförordningen Alla svenska myndigheter rapporterar varje månad sina ekonomiska siffror till ESV, som sammanställer den statliga redovisningen till regeringen, en s.k. riksredovisning. Det är bl.a. utifrån KIs ekonomiska rapportering till ESV samt utifrån ovan nämnda förordningar som Riksrevisionen, på uppdrag av Riksdagen, granskar hur väl KI sköter sitt uppdrag som myndighet. Bilden nedan försöker förtydliga de olika rollerna och flödena emellan de olika uppdragen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 2
Riksdag Regeringen: regleringsbrev ESVs uppdrag: Effektiv statsförvaltning Ekonomisk styrning och kontroll Prognoser och uppföljning KIs uppdrag enligt regleringsbrev: Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå styrning återrapportering Ingrid Palmér 2 oktober 2011 1 ÖVRIGT REGELVERK ESV ger varje år ut en bok med författningar, föreskrifter och anvisningar. Upplagan heter EA 201X Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet och publiceras i elektronisk form på ESVs hemsida. Den kan även beställas i bokform. ANSVAR, UNDERHÅLL OCH UPPDATERINGAR Ansvarig för innehållet i EA-handboken är ekonomidirektören vid Universitetsförvaltningen eller dennes ställföreträdare. Målsättningen är att handboken ska uppdateras löpande. Vid uppdatering kommer information om aktuell uppdatering med kapitel- och sidhänvisning att ges på ett särskilt försättsblad före innehållsförteckningen. Ekonomihandboken finns enbart på ekonomiavdelningens hemsida. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 3
EA-HANDBOKENS UPPLÄGG Handboken består av totalt nio kapitel. Dispositionen utgår från balans- och resultaträkningens uppställningsform med tillägg för kapitel om internredovisning och arkivering. - Inledning - Centrala begrepp - Kapitel 1: Tillgångar - Kapitel 2: Kapital och skulder - Kapitel 3: Mervärdesskatt - Kapitel 4: Verksamhetens intäkter - Kapitel 5: Verksamhetens kostnader - Kapitel 6: Uppbördsverksamhet - Kapitel 7: Transferering - Kapitel 8: Internredovisning - Kapitel 9: Arkivering - Referenser - Bilagor Uppdaterad 2015-07-27 Sida 4
CENTRALA BEGREPP Detta kapitel syftar till att definiera centrala ekonomiska begrepp som är viktiga att känna till och förhålla sig till i det ekonomiadministrativa arbetet vid Karolinska Institutet (KI). BOKFÖRINGSSKYLDIGHET Förordning om myndigheters bokföring, bokföringsskyldigheten, innebär att: kronologiskt och systematiskt löpande bokföra ekonomiska händelser samt se till att verifikationer finns för alla bokföringsposter upprätta årsredovisning vid räkenskapsårets slut upprätta god internkontroll, genomföra inventeringar och löpande stämma av kassarörelser (in- och utbetalningar) upprätta beskrivning över tillämpade redovisningsregler och arkivera räkenskapsmaterial följa regleringsbrev, ESVs krav på finansstatistisk information samt regler för redovisning mot statsbudgetens inkomsttitlar och utgiftsanslag bokföra kontanta in- och utbetalningar senast följande arbetsdag vid rättelse, upprätta rättelseverifikation och ange när och av vem rättelsen gjorts Den löpande redovisningen under budgetåret utförs på respektive institution i enlighet med KIs regler och riktlinjer. ÅRSREDOVISNING För varje räkenskapsår ska den löpande bokföringen avslutas med ett bokslut och slutredovisas i en årsredovisning. Årsredovisningen ska upprättas enligt Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). För universitet och högskolor ska den bestå av: resultatredovisning resultaträkning balansräkning anslagsredovisning noter Uppställningsformer för resultat- och balansräkning framgår av bilaga 1-2. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 5
REDOVISNINGSPLAN För att ledning och verksamhetsansvariga ska kunna styra och fatta beslut krävs tillgång till ändamålsenlig information KIs redovisningsplan visar hur ekonomisystemet Agressos olika konteringsfält används för att fånga information om ekonomiska händelser i verksamheten. Den ekonomiska redovisningen består av två delar, dels den externa redovisningen som visar händelser mellan KI och omvärlden, dels den interna redovisningen som visar fördelning och förbrukning inom KI - i olika verksamheter, projekt och organisatoriska enheter. Bilden nedan (figur A) ger en övergripande översikt över KIs redovisningsplan. Kontoklasser Inst Proj Verks Fin Anl Mpt 1 Tillgångar 2 Kapital och skulder 3 Intäkter 4 Personalkostnader 5 Lokal, övriga driftskostnader 6 Avyttring och avskrivning av tillgångar 7 Uppbörd och transfereringar 8 Årets kapitalförändring Institutionskod Institutionsprefix + institutionens egen objektplan 1 Statsanslag GU 1 2 Statsanslag FO/FoU 2 3 Externa bidrag Forskning 4 Externa bidrag GU 5 Externa uppdrag utbildning 6 Externa uppdrag forskning 7 Olika KI-interna satsningar 8 Gemensamt 9 Kapitalförvaltning Dotterföretag 1 Statsanslag 3 Forskningsråd 4 Statliga myndigheter 5 Organisationer utan vinstsyfte 6 Företag och affärsverk 7 Kommuner & landsting 8 Utländska organisationer och företag 9 KI institutioner Instititionsprefix + anskaffningsår + egen nummerserie Annan statlig myndighet Institution inom KI Övriga externa Figur A. KIs redovisningsplan En detaljerad förteckning och förklaring över olika begreppsförkortningar framgår av figur B på nästa sida. 1 GU = Utbildning på grundnivå och avancerad nivå 2 FO/FoU = Forskning och utbildning på forskarnivå Uppdaterad 2015-07-27 Sida 6
Begreppsförkortning Begrepp i Förklaring klartext Inst Institution KIs verksamhet är indelad i olika organisatoriska enheter. Kärnverksamheten bedrivs vid institutioner, vilka utgör egna resultatenheter. Dnr Diarienummer Kontrakt och avtal som avser finansiellt stöd till forskning och utbildning får ett diarienummer vid registrering i diarieföringssystemet W3D3. Proj Projekt Projekt är lägsta nivå för redovisning av verksamhetens intäkter och kostnader. Fin Finansiär Registrering av vem/vilka som finansierar KIs olika verksamheter Anl Anläggningar Anläggningstillgångens nummer i anläggningsregistret Anläggningstillgångar är tillgångar för stadigvarande bruk eller innehav och kan vara immateriella eller materiella. MPT Motpart Motpartskod. Alla ekonomiska mellanhavanden mellan externa och interna parter ska ha motpartskod för att avstämningen vid bokslut ska bli korrekt. Verks Verksamhet KIs verksamhet redovisas på projektnivå. Varje projekt knyts till en verksamhetskod beroende på vad det är för typ av verksamhet som bedrivs. Utbildning och forskning har olika verksamhetskoder. Även finansieringen avgör vilken verksamhetskod som används. Anslag, bidrag och uppdrag har olika koder inom respektive verksamhetsområde. Grupp Figur B. Organisatorisk gruppering av projekten. Exempel på ofta förekommande grupp är forskargrupp, enhet, avdelning och sektion Uppdaterad 2015-07-27 Sida 7
Bilderna nedan (figur C & D) visar en detaljerad översikt över möjligheten att kombinera konto med finansiär och konto med verksamhet enligt KIs redovisningsplan. Figur C. Figur D. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 8
KONTOPLANEN I kontoplanen specificeras kontoklasserna i olika konton, vilket tydliggör de ekonomiska händelserna. Tre- och fyrställiga konton i kontoklass 1-8 avser externa händelser. Samma kontoklasser används för interna händelser och bokförs med femsiffriga konton. Femsiffriga konton som slutar på; - siffran 9 avser transaktioner mellan institutioner på KI - siffran 8 avser transaktioner inom institutionen Alla institutioner har samma kontoplan. På ekonomiavdelningens hemsida finns en aktuell version av KIs kontoplan. Komplett kontoplan finns att ta ut i Agresso. Förändringar i kontoplanen kan initieras från såväl institution som centralt vid KI. Ekonomiavdelningen sammanställer och rapporterar alla KIs ekonomiska händelser till Ekonomistyrningsverket (ESV). Varje konto i kontoplanen är kopplat till en s.k. S-kod i enlighet med BAS-kontoplanen för statliga myndigheter. VERKSAMHETSGRENAR Verksamhetsgrenar beskriver den verksamhet KI utför. Ekonomistyrningsverket (ESV) beskriver begreppet verksamhetsgrenar enligt följande: Verksamhetsgrenarna är den lägsta nivån i verksamhetsstrukturen. Syftet med att staten har en verksamhetsstruktur är att regering och riksdag ska få ett bättre beslutsunderlag i en struktur där det är meningsfullt att koppla ihop verksamhetens mål, resultat och resurser. Indelningen i verksamhetsgrenar beslutas av regeringen i regleringsbrevet och ska inte förväxlas med KI organisatoriska indelning som beslutas av KIs styrelse. PROJEKT Med projekt avses ett avgränsat arbete eller uppdrag som har ett specifikt mål, en given kostnadsram och som är begränsat i tid. Ett projekt kan vid behov förlängas och ny sluttidpunkt beslutas av behörig chef (t ex prefekt, dekan eller rektor beroende på intern delegationsordning). Om projektet är finansierat av extern part ska eventuell förändring godkännas av finansiären. Ett arbete/uppdrag utan någon bestämd sluttidpunkt och specifikt mål är inte ett projekt per definition utan snarare en löpande verksamhet. Vid KI används definitionen projekt även för att följa upp den löpande verksamheten. Alla intäkter och kostnader ska redovisningsmässigt kopplas till ett "projekt" via ett projektnummer. Detta sker vid konterings tillfälle. KIs projektnummer har en gemensam föreslagen fastställd struktur enligt nedan, IIGGGNNXXV: II = Institutionskod Uppdaterad 2015-07-27 Sida 9
VÄRDERING GGG = grupp NN = person (eget forskarid-nummer/person) XX = löpnummer V = verksamhetskod Antalet positioner i projektnumren kan variera, då alla institutioner t ex inte har treställiga grupper. Mer detaljerad information om projektupplägg, forskargrupper med mera finns i kapitlet 8, under rubriken 8.4.3 - Projektuppföljning All verksamhet inom KI ska hänföras till projekt och summan av alla projekts intäkter och kostnader ska vara lika med KIs totala intäkter och kostnader. Projektuppföljning ska ske löpande varje månad. Som underlag för denna uppföljning finns en rapport att ta ut i Agresso. 3 Löpande uppföljning innebär att kontroll görs att rätt intäkter och kostnader är registrerade på rätt projekt och att varje projekt har finansiering. Vid varje bokslut (kvartal, delår och helår) görs en värdering av projektet. För att få en rättvisande bild av verksamhetens ekonomi görs en värdering av alla projekt varje kvartal. Värdering innebär att kontroll sker om projektet är pågående eller inte och om det har finansiering eller ej. Beroende på typ av projekt och vilken finansiering projektet har, ska det värderas mot olika balanskonton. Följande frågor beaktas: - Vad är det för typ av projekt? Finansierat av anslag - bidrag uppdrag? - Finns det oförbrukade medel att tillgå? - Finns det medel att fordra från finansiären? - Finns giltigt kontrakt/avtal - Förekommer över- eller underskott i bidrags-/uppdragsverksamheten? Hur projekten ska värderas beror på tre parametrar; verksamhet, finansiär och intäktsslag. Alla projekt som är finansierade av statsanslag värderas mot årets kapitalförändring och samtliga pågående externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt, med finansiering styrkt av giltigt kontrakt, värderas mot balanskontot oförbrukade bidrag/uppdrag. Övriga externfinansierade projekt utan finansiering värderas mot årets kapitalförändring. I anslagsfinansierade projekt avräknas intäkten fullt ut oavsett förbrukning. För externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt gäller en omvänd matchnings - princip. Periodens kostnader avgör hur stor intäkt som avräknas. Ytterligare information om värdering, se KIs intranät. 3 Agresso Rapporter Underfinansierade projekt. Period anges (fr.o.m. period t o m period) i den browserfråga som kommer upp. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 10
KAPITALFÖRÄNDRING I statlig redovisning används kapitalförändring som resultatbegrepp. Begreppet resultatredovisning inom staten används för att beskriva verksamhetens resultat i form av utförda prestationer och effekterna av dessa. MOTPARTER Årets kapitalförändring visar hur myndighetskapitalet har förändrats under året, dvs. skillnaden mellan intäkter och kostnader. Begreppet kan närmast jämföras med termen årets resultat i företag. Posten återfinns i balansräkningen under rubriken Myndighetskapital. Den balanserade kapitalförändringen är skillnaden mellan intäkter och kostnader i resultaträkningen som överförts från tidigare år, med undantag för belopp som eventuellt förts till posterna Statskapital, Donationskapital eller Resultatandelar i dotterföretag och intresseföretag. Se bilaga 1 och 2, som visar uppställningsformer för resultat- och balansräkning. Motpart anger vem som är den andra parten vid en transaktion. Enkelt uttryckt är motpart den som man skickar medel till eller erhåller medel från. På balanskonto talar motpartskoden om vem vi har skuld till alternativt fordran på. Motpartskoden (MPT) fyller flera funktioner, men främst används motpartsredovisning för att kunna eliminera inomstatliga och interna transaktioner i samband med upprättande av årsredovisningen. Motpartskoden hjälper även till att redovisa på rätt S-kod beroende på om KIs motpart är extern, statlig eller intern. Olika motpartskoder KI använder sig av fyra olika typer av motpartskoder. Tack vare att motpartskoderna har olika struktur kan man lätt söka fram resultatet för var och en av dem eller eliminera en motpartstyp vid redovisningen. Följande fyra MPT-typer finns: Uppdaterad 2015-07-27 Sida 11
Statlig Extern Intern Institutionsintern Endast bokstäver, följer ESVs myndighetsbeteckningar, t ex VR för Vetenskapsrådet, SU för Stockholms Universitet 1EX, denna kod gäller för stiftelser/organisationer, privatpersoner, företag, landsting/kommuner, alla utländska motparter samt staten (statsanslag och skatt) 9 + institutionsbeteckning, MPT för C1 är t ex 9C1 (dvs. samma som finansiärskoden). Motpartskod 9KI används för bokningar mot årets kapitalförändring. 8 + institutionsbeteckning MPT för t ex C1 är 8C1. Används endast på internkonton inom den egna institutionen (XXXX8 konton) och den anges automatiskt. Registrering av motpart Där det är möjligt anges MPT automatiskt, men i andra fall måste man manuellt ange vem som är KIs motpart. MPT anges automatiskt: från försystem t ex Agresso EFH 4, Primula 5, televäxeln för konton som bara kan vara externa vid bokningar på institutionskonton vid alla bokningar med finansiärskod vid fakturering Om MPT inte anges automatiskt ska den registreras manuellt. KIs motpart är den som i första ledet skickar eller tar emot pengarna. Den som skickar bidragsmedel eller statsanslag 6 bokar upp detta som en transferering. Om KI ersätter en privatperson som köpt något av en statlig myndighet blir MPT = 1EX, eftersom det är privatpersonen som är KIs motpart Om KI erhåller bidrag från EU, men via Uppsala Universitet, UU, blir EU finansiär, men motpart är UU Vid in- och utbetalningar (konto 1931 m fl) är det banken som är KIs motpart. Banken är ett företag och därför blir motparten 1EX. Vid interna omföringar mellan institutioner är det den andra institutionen som är motpart, t ex om C1 fakturerar K8 är MPT = 9K8 för C1 och för 4 Agresso EFH är det elektroniska fakturahanteringssystemet 5 Primula är KIs lönesystem 6 Transferering av statsanslag ska finnas inskrivet i Regleringsbrevet annars är det inte tillåtet att transferera anslaget. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 12
K8 är MPT = 9C1. Motpartsavstämning inom staten När myndigheterna har rapporterat sitt ekonomiska utfall till ESV via statsredovisningssystemet Hermes, ska alla inomstatliga mellanhavanden elimineras. Det innebär att om KI har redovisat en intäkt från Uppsala Universitet så måste Uppsala Universitet ha bokfört motsvarande kostnad till KI. För att de inomstatliga mellanhavandena ska kunna elimineras är det alltså viktigt att myndigheterna har bokat upp både fordringar/ skulder och intäkter/ kostnader med rätt motpartskod och i rätt kontogrupp innan perioden stänger. Eftersom varje institution är en del av myndigheten KI ligger det här ett stort ansvar på respektive institution att se till att detta blir gjort. Periodavgränsningsposter behandlas i kapitel 1.4 och 2.4. Skulle någon statlig finansiär eller motpartskod saknas, ska redovisningsenheten meddelas. Mer information om ekonomiska begrepp inom staten finns på ESVs hemsida under rubriken Ordbok Uppdaterad 2015-07-27 Sida 13
MUTOR OCH BESTICKNING Ingen anställd på KI ska personligen ta emot någon form av belöning för sin tjänsteutövning från leverantörer eller andra, annat än i enlighet med dessa riktlinjer. Ingen anställd på KI ska erbjuda någon en gåva eller förmån som är otillbörlig. Vid representation ska KIs riktlinjer och regler för representation följas. Det gäller både beloppsgränser och formell behörighet att representera KI. När det gäller behörighet att representera KI gäller de interna delegationsordningarna. Endast undantagsvis ska personalen tacka ja till inbjudan till events från det privata näringslivet och då alltid efter godkännande från närmaste chef. För att upprätthålla förtroendet för verksamheten är det av mycket stor vikt att KIs anställda inte låter sig påverkas av otillbörliga förmåner eller faller för frestelsen att ge någon förmån för att påverka annan i en viss riktning. Ett sådant agerande är inte enbart förtroendeskadligt, det kan också vara brottsligt och handlar då om muta eller bestickning. Riskgrupper Det här gäller alla medarbetare vid KI men följande grupper utgör exempel på arbetstagare som kan vara särskilt utsatta för mutor eller annan otillbörlig påverkan. Personal som arbetar med upphandling Inköpare som avropar ramavtal Beställare av varor och tjänster Lärare gentemot studenterna Gästforskare när det gäller bestickning Lärare/forskare gentemot läkemedelsbolag m.fl. Säkerhetspersonal Personal som beställer resor och arrangerar konferenser Vårdpersonal i KIs regi t ex tandläkare på Institutionen för odontologi Chefer som har mandat att anlita konsulter Mer att läsa finns på Karolinska Institutets intranät, se Regler och riktlinjer och Dokument och handböcker Om mutor och jäv en vägledning för offentligt anställda, www.regeringen.se Farliga förmåner, Vad lagen säger om bestickning, korruptiv marknadsföring och mutbrott, www.chamber.se/imm Uppdaterad 2015-07-27 Sida 14
1 TILLGÅNGAR I detta kapitel redogörs för de poster som redovisas på tillgångssidan i balansräkningen; immateriella, materiella och finansiella anläggningstillgångar, fordringar, periodavgränsningsposter, avräkning med statsverket samt kassa och bank. Immateriella och materiella anläggningstillgångar har sammanförts till ett kapitel benämnt Anläggningstillgångar, då de grundläggande reglerna är gemensamma för dessa båda anläggningstyper. OBS, se även rutinbeskrivning AT-modulen för en mer utförlig beskrivning av hur man går tillväga vid användning av KIs anläggningsmodul AT. 1.1 ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Enligt förordning om myndigheters bokföring ska statliga myndigheter upprätta och föra register över sina inventarier och anläggningstillgångar. Anläggningsregistret ska innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången. Registret ska omfatta tillgångar med ett anskaffningsvärde som motsvarar lägst det belopp som myndigheten tillämpar enligt föreskrifter och allmänna råd till Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). Förbrukningsinventarier som anses vara stöldbegärliga ska också registreras i registret. 1.1.1 NÄR SKA EN TILLGÅNG REDOVISAS? För att en tillgång ska redovisas i balansräkningen måste den uppfylla kraven för att klassas som en tillgång: den ska ha införskaffats för stadigvarande bruk ha en ekonomisk livslängd på minst tre år ha ett anskaffningsvärde som överstiger 20 000 kr, för datorer gäller en gräns på 30 000 kr Det ska även vara sannolikt att tillgången ska ge framtida ekonomiska fördelar 7 eller vara en servicepotential 8 för myndigheten. 7 Framtida ekonomiska fördelar är en tillgångs möjlighet att, ensam eller i förening med andra tillgångar bidra både direkt eller indirekt till intäkter eller kostnadsbesparingar för en myndighet. Ett exempel kan vara inköp av en egen analysutrustning istället för att skicka proverna till ett utomstående företag för analys. I detta fall uppkommer ekonomiska fördelar i form av kostnadsbesparingar och även tidsbesparingar. 8 En tillgångs servicepotential är dess kapacitet att, ensam eller tillsammans med andra tillgångar, bidra direkt eller indirekt till att fastlagda mål uppnås. Statliga tillgångar syftar ofta inte till att ge ekonomiska fördelar, utan nyttan med tillgångarna ligger snarare i de tjänster/service som produceras med hjälp av tillgången. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 15
1.1.2 IMMATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Immateriella anläggningstillgångar delas upp på olika poster och de kan bestå av: programvaror licenser för programvaror patent, koncessioner och liknande rättigheter modeller och prototyper egenutvecklade IT-system 1.1.2.1 ANSKAFFNINGSVÄRDE OCH AKTIVERING Anskaffningsvärdet för en internt upparbetad immateriell tillgång är summan av de kostnader som uppkommit från den tidpunkt då tillgången uppfyller alla kriterier för aktivering 9, se figur 1.1 nedan. Eventuella rabatter på fakturabeloppen ska inte räknas in då anskaffningsvärdet fastställs. Enligt FÅB ska utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under kommande år tas upp som immateriell anläggningstillgång. Utgifter för forskning får emellertid inte tas upp som anläggningstillgång. Med utveckling avses att tillämpa forskningsresultat eller annan kunskap för att åstadkomma nya eller väsentligt förbättrade system, processer, material, konstruktioner, produkter eller tjänster innan produktion eller användning påbörjas. Med forskning avses istället ett planerat och systematiskt sökande som kan ge ny vetenskaplig eller teknisk kunskap och insikt. OBS! Om myndigheten inte kan särskilja utgifter för utveckling från forskning anser man att utgifterna hör till forskning och de kostnadsförs därmed när de uppkommer. I enlighet med ESVs föreskrifter ska utgifter för utveckling tas upp som immateriell anläggningstillgång om myndigheten kan visa att samtliga nedanstående förhållanden föreligger: Det är tekniskt möjligt att färdigställa den immateriella anläggningstillgången så att den kan användas Myndighetens avsikt är att färdigställa den immateriella anläggningstillgången och använda den Myndigheten har som förutsättning att använda den immateriella anläggningstillgången Den immateriella anläggningstillgången medför att de framtida ekonomiska fördelarna eller servicepotentialen för myndigheten sannolikt ökar och att detta kan påvisas med hög grad av säkerhet Det finns nödvändiga och användbara tekniska, finansiella och andra resurser för att fullfölja utvecklingen och för att använda den immateriella anläggningstillgången 9 Med aktivering menas här att man omför dessa kostnader och redovisar dem som en tillgång i balansräkningen och avskrivning påbörjas. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 16
Myndigheten kan på ett tillförlitligt sätt beräkna de utgifter som kan hänföras till den immateriella anläggningstillgången. De utgifter för utveckling som myndigheten har innan alla ovan nämnda förhållanden är uppfyllda ingår inte i anskaffningsvärdet. Bedömningen, som görs i flera steg för att avgöra utgifterna för utveckling eller förvärvade licenser, rättigheter m.m. ska redovisas som immateriella anläggningstillgångar, beskrivs i figur 1.1 nedan. Kontrolleras tillgången av myndigheten? NEJ Är tillgången ett resultat av inträffade händelser? NEJ Förväntas tillgången innebära framtida ekonomiska fördelar eller servicepotential för myndigheten? Är det sannolikt att ekonomiska fördelar eller en ökad servicepotential kommer att tillföras myndigheten i framtiden? NEJ NEJ Aktivering får inte ske Kan tillgångens anskaffningsvärde beräknas på ett tillförlitligt sätt? NEJ Aktivering ska ske. Figur 1.1 Beslutsträd för aktivering 1.1.2.2 IMMATERIELLA TILLGÅNGAR I REDOVISNINGEN I redovisningen delas immateriella tillgångar upp i Utvecklingsarbeten, kontogrupp 101*, och Rättigheter och licenser, kontogrupp 103*. Utvecklingsarbeten som t ex KIMKAT finns främst på KIs centrala avdelningar och därför finns inte kontogrupp 101* öppen för institutionerna i Agresso. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 17
Innan en tillgång av detta slag utvecklas ska kontakt tas med redovisningsenheten. För immateriella anläggningstillgångar gäller som huvudregel att den ekonomiska livslängden är högst 5 år. En immateriell anläggningstillgång ska därmed enligt FÅB skrivas av med minst en femtedel per år 10. 1.1.2.3 PATENT I Sverige förfogar alla högskole- och universitetsanställda själva över rättigheterna till sina uppfinningar och forskningsresultat enligt lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar. Detta kallas lärarundantaget men gäller alltså inte enbart lärare. Om inget annat har avtalats, t ex med en extern part, innebär det att forskaren själv förfogar över sina resultat och idéer. Det betyder att kostnaderna för exempelvis patent bekostas av forskarens egna företag eller av forskaren privat. För mer information eller rådgivning kring patent tas kontakt med Innovationskontoret eller Karolinska Institutet Innovations AB (KIAB). 1.1.3 MATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Materiella anläggningstillgångar delas upp på flera poster i balansräkningen och kan bland annat bestå av: Maskiner, inventarier, installationer mm. Pågående nyanläggningar I anskaffningsvärdet för en materiell tillgång ska alla kostnader som lagts ner för att göra tillgången brukbar i verksamheten inkluderas, såsom: inköpspris 11 importavgifter tull transport- och andra hanteringskostnader installations- och monteringskostnader konsulttjänster som arkitekter, ingenjörer och jurister OBS! Däremot ska inte efterföljande kostnader som avser anläggningen, t ex i form av årlig service, ingå. Grundprincipen är att varje enskild tillgång ska värderas för sig. Man följer dock principen om en fungerande enhet. Ett exempel på en fungerande enhet är ett möblerat konferensrum (bord, stolar, hyllor osv) där den totala inköpskostnaden överstiger 20 000 kr men inköpspriset för de enskilda delarna är på mindre belopp. Vid nyinredning av laboratorie- och kontorsutrymmen eller motsvarande betraktas investeringen som en helhet. 10 Under särskilda omständigheter kan det anses överensstämma med god redovisningssed att skriva av med en mindre del. Kontakt tas i sådana fall med ekonomiavdelningen. 11 Ej eventuella kursförluster Uppdaterad 2015-07-27 Sida 18
1.1.3.1 MASKINER, INVENTARIER, INSTALLATIONER M M Maskiner, inventarier mm. som beräknas ha en ekonomisk livslängd kortare än 3 år och med ett anskaffningsvärde under 20 000 kr ska kostnadsföras direkt i kontoklass 5*. Även inventarier och maskiner med anskaffningsutgifter av ringa värde, normalt under 20 000 kr ska kostnadsföras. Undantaget är datorer där gränsen är 30 000 kr. Detta motiveras av att datorer har en allt kortare livslängd. Om den ekonomiska livslängden är över 1 år men under 3 år och anskaffningsvärdet är över 10 000 kr men under 20 000 kr, redovisas anskaffningen som en korttidsinvestering på konto 5611 eller 5612. Maskiner och inventarier mm. med en livslängd under 1 år och med ett anskaffningsvärde under 10 000 kr redovisas t ex som förbrukningsinventarier på konto 5614. Konto Livslängd Anskaffningsvärde 5611/5612 Korttidsinvestering 1år > 3år 10 000 kr > 20 000 kr 5613/5614/5061 Förbrukningsinventarier Under 1år Under 10 000 kr Figur 1.2 Korttidsinvesteringar Utrustning som regelbundet måste bytas ut pga. verksamhetens art eller för att utvecklingen i fråga om program och maskinvara är mycket snabb, kostnadsförs direkt. Om man köper tilläggsutrustning som förbättrar anläggningens prestanda, så läggs den till den befintliga anläggningen i anläggningsregister. Om prestandan inte förbättras bör utgiften kostnadsföras. Beloppsgräns för tilläggsutrustning ska vara på minst 20 000 12 kr och senast 6 månader efter aktiveringsdatum på den befintliga anläggningen. Om tilläggsbeloppet understiger gränsen 20 000 kr ska utgiften kostnadsföras eller tidsperioden passerat 6 månader då får man skapa en ny anläggning under förutsättning att kraven uppfylls för att klassas som en tillgång och redovisas i balansräkningen. INKÖP AV DATOR Vid anskaffning av dator 13 till ett värde under 30 000 kr per fungerande enhet, bokförs hela inköpet som förbrukningsinventarie. Den ekonomiska livslängden bedöms då understiga tre år, varför hela anskaffningen kostnadsförs. Överstiger anskaffningskostnaden 30 000 kr per fungerande enhet, bokförs den som anläggningstillgång och skrivs av under tre till fem år. För en schematisk översikt för val av konto och anläggningsgrupp, se figur 1.3 nedan. 12 Samma beloppsgräns för aktivering av nya anläggningar 13 Med dator menas en fungerande enhet som består av bildskärm, tangentbord och hårddisk, inklusive eventuellt modem, program etc. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 19
Konto Anskaff.värde Livslängd Anl.grupp 5612 Korttidsinvestering... 10 000 29 999 under 3 år 1000, stöldbegärligt14 5614 Förbrukningsinventarier under 10 000 under 1 år 1000, stöldbegärligt 12* Maskiner, inventarier... över 30 000 3-5 år 13E, 23E 15 13L, 23L 16 Figur 1.3 Datorer PÅGÅENDE NYANLÄGGNINGAR I kontogrupp 127* (pågående nyanläggningar) finns uppsamlingskonton för anläggningar där fakturorna ska betalas innan anläggningen är klar att tas i drift. Ombokning sker när anläggning är klar att tas i drift mot konto 1291 (Anskaffningsutgift anläggning AT) och aktiveras genom rutinen Skapa anläggningar från fakturor. Anläggningens kontering styrs från vilken anläggningsgrupp som väljs vid aktiveringen, se Rutinbeskrivning AT-modulen för mer information. Observera att om en anläggning har bokförts på exempelvis konto 12711 (pågående nyanläggningar, årets ansk.) i period 201X12 kommer den per automatik att bokföras på konto 12701 (pågående nyanläggningar, ack ansk.värde) vid det nya årets ingång. Om det vid aktivering finns ett saldo på både konto med årets anskaffningsutgift (4:e siffran är 1) och konto för ackumulerat anskaffningsvärde (4:e siffran är 0) ska de delas upp i två separata poster vid bokningen mot konto 1291. Meddela redovisningsgruppen vilka poster som aktiverats samt vilken post som avser årets anskaffning (127?1) och ack anskaffning (127?0). Det här är viktigt då olika bokföringsrapporter behöver köras beroende på om posten avser årets- eller ack anskaffning. Vid årets anskaffning bokar en automatisk trigger upp postens värde på kontot för årets anskaffning mot ett s.k. omföringskonto (12?09), se figur 1.4 för skillnad i bokföring mellan årets och ack värde. Att denna skillnad görs är viktigt för att KI ska kunna göra ett korrekt låneupptag. Bokföring årets anskaffning Konto Belopp 1230, 1220, 1210 100 000 D 1231, 1221, 1211 100 000 D 12309, 12209, 12109 100 000 K Bokföring ack anskaffning Konto Belopp 1230, 1220, 1210 100 000 D Figur 1.4 Uppbokning årets- och ack anskaffning 14 se avsnitt 1.1.5.1 för vad som anses vara stöldbegärligt 15 E = ej lånefinansierad, se ytterligare förklaring senare i kapitlet 16 L = lånefinansierad, se ytterligare förklaring senare i kapitlet Uppdaterad 2015-07-27 Sida 20
I samband med att anläggningen körs igenom rutinen skapa anläggningar från fakturor läggs anläggningen upp i anläggningsregistret och efter att redovisningen kört bokföringsrapporten är anläggningen redo för att skrivas av. För kontogrupp 127* gäller samma uppdelning i bedömd ekonomisk livslängd på 3 år, 5 år och 10 år som för resten av kontoklass 12*. Se konteringsexempel i figur 1.5 nedan, i exemplet finns ett ack värde från tidigare år på 40 som också ska ingå i den aktiverade anläggningen. Konto Benämning Belopp 2581 Leverantörsskulder 100 K 1541 Ingående moms 20 D 127?1 Pågående nyanläggningar årets 80 D Anl. är redo för aktivering, ombokning mot 1291 127?1 Pågående nyanläggningar årets 80 K 127?0 Pågående nyanläggningar ack 40 K 1291 Anskaffningsutgift anläggning AT (årets) 80 D 1291 Anskaffningsutgift anläggning AT (ack) 40 D Anl. aktiveras i rutinen skapa anläggningar från fakturor och läggs upp i anl. registret Bokföringsrapporten körs av redovisningen 1291 Anskaffningsutgift anläggning AT (årets) 80 K 12?0 Anläggningskonto ack anskaffning 80 D 12?1 Anläggningskonto årets anskaffning (auto årets) 80 D 12?09 Omföringskonto AT (auto årets) 80 K 1291 Anskaffningsutgift anläggning AT (ack) 40 K 12?0 Anläggningskonto ack anskaffning 40 D Figur 1.5 FÖRBÄTTRINGSUTGIFT PÅ ANNANS FASTIGHET OBS! Innan reparationer beställs enligt vad som nedan beskrivs ska Fastighetsavdelningen vid Universitetsförvaltningen kontaktas! Av årsredovisningens redovisningsprinciper framgår att förbättringsutgift i annans fastighet hanteras som direkt kostnad när beloppet uppgår till max 500 tkr. Investeringar som uppgår till högre belopp hanteras som hyrestillägg. 1.1.3.2 KONST Konstföremål som tavlor och skulpturer mm. ska inte skrivas av, eftersom konst inte påverkas av någon värdeminskning. Konst redovisas därför med särskild anläggningsgrupp (99) och konto (1260). Detta gäller även konst från Statens konstråd 17. 17 Statens konstråd bokar bort den konst som överlämnas till myndigheterna, som bokför den som tillgång. Därmed finns tillgången kvar inom staten med den skillnaden att den bytt myndighet. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 21
1.1.4 KONTERING OCH ATTEST Kontering av anläggningstillgångar sker på konto, kostnadsställe, projekt, finansiär och anläggningsnummer. I Agresso bokas poster som ska bli anläggningar på konto 1291. Den aktiveras sedan via rutinen skapa anläggningar från fakturor och läggs i detta steg upp i anläggningsregistret. Därefter kör redovisningsgruppen en bokföringsrapport vilken bokar upp anläggningens värden i huvudboken samt i anläggningsregistret. Vilken kontering anläggningen får styrs av vilken anläggningsgrupp som väljs när anläggningen skapas. Att använda anläggningsregistret utgör ett tvingande led i hanteringen av anläggningstillgångar. Det är av största vikt att godkännaren lämnar nödvändiga upplysningar om utrustningen för bedömning av avskrivningstid (se avsnitt 1.1.6 Avskrivningar) samt behov av lånefinansiering (se avsnitt 1.1.7 Lånefinansiering). 1.1.5 INVENTARIE- OCH ANLÄGGNINGSREGISTER De huvudkriterier som gäller beträffande anläggningsregistret är att anskaffningsvärdet överstiger 20 000 kr exklusive moms (undantag datautrustning 30 000 kr exkl. moms) alternativt att egendomen anses vara stöldbegärlig. I inventarieregistret 18 ska även finnas andras inventarier som Karolinska Institutet ansvarar för. Märkning av inventarier ska göras med märkpenna, etikett eller motsvarande där Karolinska Institutet samt inventarienummer framgår. 1.1.5.1 STÖLDBEGÄRLIGA TILLGÅNGAR Karolinska Institutet är enligt Förordningen om myndigheters bokföring skyldig att i inventarieregistret registrera de tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga men som inte ska redovisas som anläggningstillgångar. Bl.a. de anskaffningar som redovisas som korttidsinvesteringar och förbrukningsinventarier i kontogrupp 561* kan vara stöldbegärliga. Nedanstående förbrukningsinventarier med ett inköpsvärde understigande 10 000kr men ska alltid ses som stöldbegärliga och tas in i inventarieregistret: Bärbara datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangentbord mm) Smartphones Surf- och läsplattor Övrigt som anses vara begärligt (digitala kameror, projektorer mm) 1.1.5.2 Inventarieregisterblankett En särskild blankett 19 för inventarier/anläggningsregister finns på ekonomiavdelningens hemsida. Den fylls i med samma konteringsuppgifter som finns på fakturan. Denna utgör 18 Inventarieregistret avser anläggningar registrerade med anläggningsgrupp 1000, dvs anläggningar som inte uppfyller kriterierna för att redovisas som anläggningstillgång. 19 Alternativt kan även utdrag ur Agressos anläggningsregister skrivas ut Uppdaterad 2015-07-27 Sida 22
tillsammans med fakturakopia och specifikationer, underlag till anläggnings/inventarieregistret. Blanketterna sparas i löpnummerordning. 1.1.5.3 ANLÄGGNINGSNUMMER Anläggningsnummer läggs upp med max tio siffror/positioner; de två första anger institutionen, därefter anges anskaffningsår, de två eller tre följande kan väljas utifrån institutionens eget upplägg och de tre sista utgör löpnummer (inst + år + kst + löpnummer = totalt max tio tecken). Det är viktigt att upplägget görs på samma sätt för alla tillgångar inom institutionen för att kunna utläsa information om tillgången från anläggningsnumret. Anläggningsnumret anges på inventarieblanketten och ska även markeras på inventariet/anläggningen. Varje anläggning kopplas till en särskild anläggningsgrupp. Anläggningsgruppen väljs utifrån vad det är för typ av anläggning och hur lång livslängd den har, för mer information om vad som är avgörande vid bedömning av avskrivningstid se avsnitt 1.1.6 Avskrivningar. Om anläggningsgrupp ska rättas/bytas kontaktas redovisningsenheten, eftersom anläggningsgrupp endast kan ändras av ekonomiavdelningen. 1.1.5.4 ANLÄGGNINGSGRUPPER Anläggningsgrupperna är uppbyggda på följande sätt: Exempel på anläggningsgrupper 13E Datautrustning (3år) 13L Datautrustning (3år), lån 24E Kontorsmaskiner (5år) 24L Kontorsmaskiner (5år), lån 32E Inredning, förvaring (10år) 32L Inredning, förvaring (10år), lån Figur 1.6 Motsvarande aktiveringskonto 1211 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (3år) 1211 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk, lån (3år) 1221 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (5år) 1221 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (5år) 1231 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (10år) 1231 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk, lån (10år) ANLÄGGNINGSGRUPPERNAS BESTÅNDSDELAR Första positionen (siffra): 1-3 anger avskrivningstid för de materiella anläggningstillgångarna. För övriga anläggningstillgångar används 6, 7 eller 9 som första siffra. Se avsnitt 1.1.6 för regler om avskrivning. Första Avskrivningsti Beskrivning siffran d 1 3år Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra 1211 2 5år Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra 1221 3 10år Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra 1231 6 Immateriella anläggningstillgångar Uppdaterad 2015-07-27 Sida 23
Figur 1.7 7 Förbättringsutgifter på annans fastighet (används ej) 9 Konst Andra positionen (siffra): anger vad det är för sorts anläggning. Alla typer av anläggningar finns inte i kombination med första siffran. Det finns t ex ingen grupp för 10-årig datautrustning eftersom den ekonomiska livslängden inte bedöms förekomma. Detta gäller materiella anläggningar med första position 1-3 som beskrivs ovan. Andra Typ av anläggning siffran 1 Fasta anläggningar och installationer 2 Inredning och förvaring 3 Datautrustning 4 Kontorsmaskiner 5 Nätverk 6 Transportmedel 7 Laboratorieutrustning 9 Övrigt Figur 1.8 Tredje positionen (bokstav): anger om en anläggning ska lånefinansieras eller om den är helt finansierad av externa medel. Se avsnitt 1.1.7 för regler om lånefinansiering. L motsvarar lånefinansierad (verksamhet 1* eller 2*) E motsvarar inte lånefinansierad/externa medel Dessutom finns anläggningsgruppen 1000 (inventarieregistret) som används för att registrera de inventarier som är stöldbegärliga, men som inte uppfyller reglerna för att redovisas som anläggningstillgång. Se avsnitt 1.1.1 ovan för regler om anläggningstillgångar respektive korttidsinvesteringar. 1.1.5.5 REGISTRERING AV ANLÄGGNING I AGRESSO Vid registrering av en anläggning i Agressos anläggningsmodul 20 är det viktigt att de uppgifter som anges är desamma som de som fanns angivna på fakturan och som anges vid bokföringen i Agresso. 20 AGRESSO Ekonomi Anläggningsredovisning AT Skapa anläggningar från fakturor Uppdaterad 2015-07-27 Sida 24
1.1.6 AVSKRIVNINGAR Enligt FÅB ska anläggningstillgångar med begränsad ekonomisk livslängd skrivas av systematiskt över sin livslängd. Med ekonomisk livslängd avses, enligt ESVs föreskrifter, den tidsperiod som en investering är lönsam att ha i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffades för. Faktorer som påverkar bedömningen av hur lång den ekonomiska livslängden förväntas bli är dels den tekniska utvecklingen, dels den belastning objektet utsätts för och som medför slitage och underhållskostnader. Enligt ESVs allmänna råd använder KI endast linjär och månatlig avskrivning, som innebär att en lika stor andel av anskaffningsvärdet skrivs av varje år. Normalt ligger avskrivningstiderna i intervallet 3-7 år för datorer, 5-10 år för maskiner, transportmedel och inventarier, 30-40 år för byggnader och markanläggningar samt 5 år för immateriella anläggningstillgångar. Avskrivning görs fr.o.m. den tidpunkt (månad) då tillgången tas i bruk för avsedd verksamhet. Om anläggningen kan tas i bruk i period 201011 sker den första avskrivningen i period 201011. Om tillgången utgörs av delar som levereras separat ska avskrivningarna påbörjas i samband med delleverans om tillgången då kan användas i verksamheten. I Agresso anges linjär avskrivning för anläggningsgrupp 10-90 och avskrivningstiden ska anges i månader. Vid redovisning av tillgångar är medlen kassamässigt förbrukade på projekten, men värderingsmässigt ska medel finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningar. Om en anläggning med en livslängd på fem år köps in och finansieras med projektmedel som beviljats för kortare tid, gäller trots allt att avskrivningstiden ska vara fem år. Medel ska finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningar. En utrustning som inte längre behövs i verksamheten eller har blivit oanvändbar, får säljas alternativt utrangeras. KI ska emellertid vara restriktiv med försäljning - det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Se även avsnitt 1.1.9.3 om utrangering och försäljning av anläggningstillgångar. I anläggningsmodulen går det endast att registrera en anläggning på ett projekt. Nyanskaffning och avskrivningar av anläggningar kan samlas på ett centralt anläggningsprojekt under kostnadsställe 8700, dock behövs ett projekt per verksamhetsgren. Via konto 69908 (Del av anläggning) hämtas fullständig finansiering till det centrala projektet från ett eller flera projekt som ska bära kostnaden för anläggningen. Vilka medel som finansierar anläggningen ska anges vid konteringen (finansiärskod) för att värderingen ska bli rätt. Hela finansieringen av nyanskaffningskostnaden ska vara täckt på det centrala projektet, dvs. full finansiering ska ha erhållits för att värderingen ska bli rätt. Det centrala anläggningsprojektet får inte användas om inte flytt av avskrivning redovisas på konto 69908. Detta konto används även om anläggningen ska användas i flera projekt och finansiering och avskrivningar ska delas mellan dessa. Avskrivningarna utförs månadsvis vid månadsboksluten via rapporter i Agresso. Avskrivningarna utförs av redovisningsgruppen och körs sista dagen innan stängning, vid frågor angående avskrivningar kontakta redovisningsgruppen. Uppdaterad 2015-07-27 Sida 25