Registreringsrutin enligt förfrågningsunderlag för vårdval specialiserad fysioterapi

1 (16) Registreringsrutin enligt förfrågningsunderlag för vårdval specialiserad fysioterapi Gäller fr o m 2012-05-01 Senast uppdaterad: 2012-03-13

2 (16) 1 Innehållsförteckning 1 Innehållsförteckning... 2 2 Introduktion till registreringsrutin... 3 2.1 Registrera en vårdkontakt... 3 2.2 Kort om ersättningsmodellen (ERSMO)... 3 2.3 Patientavgifter... 3 2.4 Reservnummer... 4 3 Taxekoder, besökstyper, vårdgivarekoder, KVÅ och diagnos...5 3.1 Taxekoder...5 3.1.1 Taxekoder för personer folkbokförda i Stockholms läns landsting samt utomlänspatienter...5 3.1.2 Taxekoder för personer bosatta utomlands... 6 3.1.3 Taxekod för asylsökande...7 3.1.4 Taxekod för papperslösa och gömda personer...7 3.1.5 Övriga taxekoder... 8 3.2 Besökstyper... 9 3.3 Vårdgivarkoder...10 3.4 KVÅ-koder...10 3.5 Diagnoskoder... 11 4 Registrering av vårdkontakter för personer bosatta i Stockholms läns landsting... 12 4.1 Enskilt nybesök... 12 4.2 Enskilt återbesök... 12 4.3 Hembesök... 13 4.3.1 Enskilt hembesök... 13 4.3.2 Besök på annan plats... 13 4.4 Indirekt kontakt (konferens)... 14 4.5 Gruppbesök på mottagning... 14 4.6 Särskilda ersättningar... 14 4.6.1 Tolk medverkar... 14 4.6.2 KFÖ - Kombinerad Fysikalisk Ödemterapi... 15 5 Tilläggsuppdrag... 15 5.1 Bassäng, grupp... 15 6 Övriga patientkategorier... 16 6.1 Utomlänspatienter, asylsökande, gömda, utländska personer... 16 6.2 Uteblivet besök/sent återbud... 16

3 (16) 2 Introduktion till registreringsrutin I dokumentet redovisas registreringsrutiner gällande regelbok för specialiserad fysioterapi. Registreringsrutinerna ska användas fr.o.m. 2012-05-01. 2.1 Registrera en vårdkontakt Vårdkontakt är kontakt mellan patient och hälso- och sjukvårdspersonal då hälso- och sjukvård utförs. Vårdkontakt kan vara vårdtillfälle, öppenvårdbesök, hemsjukvårdsbesök, telefonkontakt och indirekt vårdkontakt. I samband med registrering av vårdkontakter måste verksamheten ta hänsyn till ett antal olika variabler. Dessa är bl.a. taxekod, besökstyp och vårdgivare. Med vårdgivare menas i detta dokument hälso- och sjukvårdspersonal. Information om de olika variablerna följer av detta dokument. Registrering av vårdkontakt bör ske samma dag som besöket sker. För att en registrering av en vårdkontakt ska bli fullständig ska den kompletteras med kvå- och/eller diagnosregistrering. I de fall som det finns mer än en kombikakod knuten till verksamheten är det viktigt att rätt kombikakod används vid registrering av vårdkontakten. 2.2 Kort om ersättningsmodellen (ERSMO) Ersättning enligt modellen ges bl. a för patienter som är folkbokförda i Stockholms län och patienter folkbokförda i andra landsting. Ersättningsgrundande variabel är bl. a KVÅ. I många fall ska fler än en KVÅ-kod registreras för ett och samma besök. Tabell över de aktuella variablerna framgår av dokumentet. Frågor om ersättningar hänvisas till ansvarig avtalshandläggare vid hälso- och sjukvårdsförvaltningen. 2.3 Patientavgifter Regler om avgifter finns i Avgiftshandboken på Uppdragsguiden. Regler om personer från andra länder (ej asylsökande) finns i Turisthandboken på Uppdragsguiden. Regler för asylsökande återfinns i Avgiftshandboken, kapitel 7.

4 (16) 2.4 Reservnummer För att kunna registrera ett besök för en person som inte har ett giltigt svenskt personnummer används istället ett reservnummer. Om personen inte redan har ett reservnummer ska vårdgivaren ta ut ett nummer från PU-registret. Kontakta Service desk för ytterligare information. E-post: servicedesk.sllit@sll.se Telefon: 08-123 177 77

5 (16) 3 Taxekoder, besökstyper, vårdgivarekoder, KVÅ och diagnos 3.1 Taxekoder Taxekoden har olika funktioner och används bl.a. för hantering av patientavgifter, frikort och för att särskilja olika patientkategorier från varandra t.ex. asylsökande och utomlänspatienter. Taxekoder som är gemensamma för samtliga patientkategorier redovisas under övriga taxekoder. 3.1.1 Taxekoder för personer folkbokförda i Stockholms läns landsting samt utomlänspatienter Nedan redovisas de förekommande taxekoderna som ska tillämpas för patienter folkbokförda i Stockholms läns landsting och för personer folkbokförda i annat landsting. Tidigare koder som använts vid registrering av utomlänspatienter utgår. Taxa Namn Vårdgivare/besökstyp Användningsområde 01 Primärvård och geriatrik Vårdgivare: 77 06 Avgiftsbefriad Vårdgivare: 77 Besökstyp: 0, 1, 2, 4, 8, L 08 SLL Frikort Vårdgivare: 77 Vårdkontakt i primärvård, betalande patient. Vårdkontakt med patient som inte ska betala någon avgift t ex. hemrehabilitering. Patient som har frikort 10 Resterande avgift till frikort 25 Återbetalning enligt 30-minuters regel Vårdgivare: 77 Vårdgivare: 77 60 Patient yngre än 18 år Vårdgivare: 77 Vårdkontakt när avgiften blir mindre än ordinarie för att komma upp i högkostnadsskyddsbeloppet. Planerat besök då patient väntat mer än 30 minuter efter bokad tid. Vårdkontakt med patient som är under 18 år.

6 (16) 3.1.2 Taxekoder för personer bosatta utomlands I samband med registrering av vårdkontakt ska reservnummer användas. För personer med ett avaktiverat hos Skatteverket ska reservnummer också användas. Beroende på vilken patientavgift patienten ska betala varierar valet av taxekod. Nedan redovisas aktuella taxekoder. Avgiftsreglerna för denna personkrets varierar bl. a beroende på vilket land patienten kommer ifrån, orsaken till vistelsen i Sverige samt medborgarskap mm. Fullständigt regelverk om avgifter finns i Turisthandboken på Uppdragsguiden. Taxa Namn Vårdgivare/besökstyp Användningsområde 04 EU/EES- och Konventionspatient Vårdgivare: 77 EU/EES- och konventionspatient Vårdkontakt när sjukförsäkringskort/ E106/E112 finns. Nordisk medborgare visar leg, konventionspatient visar pass. Fakturering av faktisk kostnad sker till försäkringskassan eller beställaren (privata vårdgivare). 08 SLL Frikort Vårdgivare: 77 10 Resterande avgift till frikort Vårdgivare: 77 19 Fullbetalande patient Vårdgivare: 77 Används också för akut vård av utlandssvensk bosatt i andra länder än EU/EES-land. Patient som har frikort. Vårdkontakt när besöksavgiften blir mindre än ordinarie för att komma upp i högkostnadsskyddsgränsen. Vårdkontakt när patienten betalar hela kostnaden själv t ex vissa utländska- och utlandssvenska patienter.

7 (16) 3.1.3 Taxekod för asylsökande Vid registrering av besök ska vårdgivaren använda en särskild taxekod. I samband med registrering av vårdkontakt ska reservnummer användas. Asylsökande som kan uppvisa ett giltigt LMA kort har rätt till reducerad patientavgift, se avgiftshandboken kapitel 7 på Uppdragsguiden för fullständigt regelverk. Taxa Namn Vårdgivare/besökstyp Användningsområde 12 Asylsökande Vårdgivare: 77 Asylsökande - Vårdkontakt när patienten kan uppvisa giltigt LMA-kort. 3.1.4 Taxekod för papperslösa och gömda personer Riktlinjer för omhändertagandet på hälso- och sjukvårdsinrättningar av papperslösa eller gömda personer finns sedan 1 januari 2009. I riktlinjerna framgår också att denna personkrets inte har rätt till subventionerad hälso- och sjukvård. Riktlinjerna finns tillgängliga på Uppdragsguiden. I samband med registrering av besök ska reservnummer och nedan nämnda taxekod användas. Taxa Namn Vårdgivare/besökstyp Användningsområde 70 Bevispersoner Vårdgivare: 77 71 Gömda Vårdgivare: 77 Avser personer som tidigare varit asylsökande som nu undviker avvisning.

8 (16) 3.1.5 Övriga taxekoder Nedan redovisas taxekoder som inte tidigare har redovisats i dokumentet men som fortfarande kan vara aktuella. Taxa Namn Vårdgivare/besökstyp Användningsområde 09 Avgift enl. taxan för Vårdgivare: 77 intyg, vaccinationer, hälsokontroller mm Besökstyp: 7 13 Tekniska hjälpmedel Vårdgivare: 77 Besökstyp: 7 15 Övriga avgifter Vårdgivare: 77 Besökstyp: 3,7 20 Uteblivet besök Vårdgivare: 77 Besökstyp: 5 Samtliga patientkategorier - Registrering av momsbefriade intyg, vaccinationer, provtagningar, hälsokontroller som inte ingår i landstingets ordinarie åtagande. Kryckor, käppar mm från hjälpmedelscentralen eller vårdgivare som lånas ut till patienter (korttidslån). Se även hjälpmedelsguiden. Försäljning av träningskort, böcker m.m. Registrering av momsbelagda intyg Samtliga patientkategorier - Uteblivet besök på mottagning när återbud inte lämnas senast 4 timmar före besöket.

9 (16) 3.2 Besökstyper Definition: Klassificering av besök. Kod Besökstyp Beskrivning 0 Nybesök Öppenvårdsbesök som inte har medicinskt samband med tidigare besök eller vårdtillfälle inom samma medicinska verksamhetsområde (klinik/basenhet/motsvarande), vårdcentral eller motsvarande 1 Återbesök Öppenvårdsbesök som har medicinskt samband med tidigare besök eller vårdtillfälle inom samma medicinska verksamhetsområde (klinik/basenhet/ motsvarande), vårdcentral eller motsvarande 2 Hembesök Öppenvårdsbesök i patients bostad eller motsvarande 3 Ej vård I mån av behov används Ej vård för försäljning av t ex träningskort mm. Kombineras med taxa 15. Koden är inte ersättningsgrundande. 4 Indirekt kontakt Indirekt vårdkontakt registreras när patient inte är närvarande såsom konferens om patient, distanskonsultation (mellan läkare) och anhörigsamtal (företräder patient). Registreringen ska dock baseras på kontakt som kan knytas till enskild patient. Det gäller således inte handledning, forskning m m. 5 Uteblivet besök Patient som uteblir eller avbokar ett besök senare än 4 timmar före ett planerat besök 7 Tekniska hjälpmedel m m - Ej vård Ej vård - Registrering av intyg 8 Gruppbesök Flera patienter möter en hälso- och sjukvårdspersonal Med flera menas med två eller fler. Assisterande personal räknas inte som självständig hälso- och sjukvårdspersonal. Samtliga patienter skall registreras vid gruppbesök. L Besök på annan plats Använd när besöket inte utförs på mottagningen eller i patientens hem.

10 (16) 3.3 Vårdgivarkoder Definition: Hälso- och sjukvårdspersonal är person som i sitt yrke utför hälso- och sjukvård. Självständig hälso- och sjukvårdspersonal har självständigt behandlingsansvar och gör kvalificerad bedömning av patientens vårdbehov samt planerar och genomför den vårdinsats som behövs. För att definieras som självständig hälso- och sjukvårdspersonal ska man vara skyldig att föra patientjournal enligt patientdatalagen (2008:355). Assisterande personal räknas inte som självständig hälso- och sjukvårdspersonal. Vårdgivare Sjukgymnast/Fysioterapeut 77 Kod 3.4 KVÅ-koder Definition: Klassifikation av vårdåtgärder, ett beskrivningssystem för hälso- och sjukvården som har utvecklats vid Socialstyrelsen. KVÅ är ett redskap för att beskriva hälso- och sjukvård på ett mer fullständigt sätt än vad som varit möjligt tidigare. Klassifikationen möjliggör uppföljning av vårdinnehållet och sekundärt till detta vårdtyngd och resursåtgång. Nedan följer exempel på KVÅ-koder. Vårdgivaren bör registrera åtgärds-kvå där så är möjligt. KVÅ-kod ZV201 ZV202 ZV203 ZV204 ZV205 ZV206 ZV211 UX025 DP005 DP006 DV200 XS007 XS008 Text (beskrivning) 000-009 minuter 010-019 minuter 020-029 minuter 030-039 minuter 040-049 minuter 050-059 minuter 060-119 minuter Åtgärdskod 90 minuter eller mer Kompressionsbehandling Manuellt lymfdränage Utfärdande av recept på fysisk aktivitet (FaR) Konferens med patient Konferens om patient

11 (16) XS013 XV001 ZV020 ZV021 ZV022 ZV023 ZV043 Avstämningsmöte med försäkringskassan Bassängträning Tolk Arbetsplatsbesök Besök hjälpmedelscentralen Besök inom barnomsorg, skola Övriga besök utanför vårdenheten 3.5 Diagnoskoder Sedan 2007 finns ett politiskt beslut om att införa diagnosregistrering för primärvårdsrehabilitering och fysioterapi i SLL. Syftet är att i ett första steg beskriva patientpanoramat som besöker verksamheterna genom att använda känd klassificering och terminologi inom sjukvården. ICD-10 är ett av WHO utarbetat internationellt system för statistisk klassifikation av sjukdomstillstånd, symtom, hälsoproblem och orsaker till kontakt med hälso- och sjukvård. Systemet har uppdaterats och den aktuella versionen ICD-10-SE (1) skall användas. Det finns ingen reglering av vem som kan ställa diagnos. All sjukvårdspersonal kan göra det inom ramen för sin yrkeskompetens (2). Man skiljer på att sätta diagnos och att klassificera/registrera diagnoskoder. I första hand skall diagnos sättas och registreras utifrån yrkeskunskapen och avse det problem som behandlas vid aktuellt besök. Fokus skall vara här och nu och diagnoskod skall registreras vid alla besök. I möjligaste mån skall också, som bidiagnos, tidigare känd diagnos, t ex från remiss eller ur journal, registreras. Den bästa beskrivningen av innehållet i ett besök får man som regel med en ICD-10 kod för ett sjukdomstillstånd eller ett symtom. Diagnoskoder ur kapitel XXI (Zkoder) kan också användas (3, 4). Som stöd kan användas den lathund (5), som arbetats fram. Målet för den första tiden är att kunna se hur stor andel besök som kodas och hur många som ligger inom de olika kategorierna/kapitlen i ICD-10-SE-systemet. Andel diagnosregistrerade besök är också en uppföljningsparameter inom uppdraget primärvårdsrehabilitering. Referenser: 1. ICD-10-SE, version 2011. Socialstyrelsen 2011. 2. Vem får göra vad inom hälso- och sjukvården och tandvården? Socialstyrelsen 2004. 3. Diagnosklassificering i öppen specialistvård som inte är primärvård. Socialstyrelsen 2005-12-15. Tidigare: Anvisningar för klassificering av diagnoser i primärvård i Stockholms läns landsting. Version 1.0. 2004. LSF Vårdersättningar. 4. Regelverk för registrering av vårdkontakter. LSF Produktionssamordning 2010. 5. Lathund för diagnosregistrering i primärvårdsrehabilitering, Stockholms läns landsting, version 1, Februari 2011

12 (16) 4 Registrering av vårdkontakter för personer bosatta i Stockholms läns landsting Vid registrering av vårdkontakter är vissa variabler obligatoriska. Till dessa hör taxekod, besökstyp, vårdgivare KVÅ/åtgärd och diagnos. Dessa måste alltid anges i samband med registrering av vårdkontakter. Vidare måste verksamhetens kombikakod användas. Har verksamheten mer än en kombikakod är det viktigt att rätt kombikakod används vid registrering. Vårdkontakt är kontakt mellan patient och hälso- och sjukvårdspersonal för utredning, behandling, rådgivning, eller omvårdnad. Vårdkontakt kan vara vårdtillfälle, öppenvårdbesök, hemsjukvårdsbesök, telefonkontakt och indirekt vårdkontakt. 4.1 Enskilt nybesök Öppenvårdsbesök på mottagning där en patient möter en hälso- och sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar (Socialstyrelsen). Besökstyp: 0 (nybesök) Taxa (SLL): 01, 06, 08, 10, 25, 60 Hälso- och sjukvårdspersonal: 77 (sjukgymnast/fysioterapeut) KVÅ-kod: Inte obligatoriskt för ersättning. Vårdgivaren bör registrera åtgärds-kvå där så är möjligt. 4.2 Enskilt återbesök Öppenvårdsbesök på mottagning där en patient möter en hälso- och sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar (Socialstyrelsen). Besökstyp: 1 (återbesök) Taxa (SLL): 01, 06, 08, 10, 25, 60 Hälso- och sjukvårdspersonal: 77 (sjukgymnast/fysioterapeut) KVÅ-kod: Obligatorisk för att få ersättning. Komplettera besöksregistreringen med en tids-kvå, Vårdgivaren bör registrera åtgärds-kvå där så är möjligt. Tids-KVÅ ZV201 ZV202 ZV203-ZV206 ZV211 Kort besök (0-19 min) Normalbesök (20-59 min) Resurskrävande besök (60 119 min)

13 (16) 4.3 Hembesök 4.3.1 Enskilt hembesök Öppenvårdsbesök i patientens bostad eller motsvarande där patienten möter en hälsooch sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar Besökstyp: 2 (hembesök) Taxa (SLL): 01, 06, 08, 10, 25, 60 Hälso- och sjukvårdspersonal: 77 (sjukgymnast/fysioterapeut) KVÅ-kod: Obligatorisk för att få ersättning Komplettera besöksregistreringen med en tids-kvå. Vårdgivaren bör registrera åtgärds-kvå där så är möjligt. Tids-KVÅ ZV203-ZV206 ZV211 Normalbesök (20-59 min) Resurskrävande besök (60 119 min) 4.3.2 Besök på annan plats Besök på hjälpmedelscentral, funktionsbedömning/träning i närmiljö etc. Patienten är närvarande. Besökstyp: L (besök på annan plats) Taxa (SLL): 01, 06, 08, 10, 25, 60 Hälso- och sjukvårdspersonal: 77 (sjukgymnast/fysioterapeut) KVÅ-kod: Obligatorisk för att få ersättning. Komplettera besöksregistreringen med en tids-kvå och minst en åtgärds-kvå enligt nedan. Tids-KVÅ ZV203-ZV206 ZV211 Åtgärds-KVÅ XS007 XS013 ZV021 ZV022 ZV023 ZV043 Normalbesök (20-59 min) Resurskrävande besök (60 119 min) Konferens med patient Avstämningsmöte med försäkringskassan Arbetsplatsbesök Besök hjälpmedelscentralen Besök inom barnomsorg, skola Övriga besök utanför vårdenheten

14 (16) 4.4 Indirekt kontakt (konferens) Konferens med extern hälso- och sjukvårdspersonal/aktörer om patient, utan att patienten är närvarande Besökstyp: 4 Indirekt kontakt Taxa (SLL): 06 Hälso- och sjukvårdspersonal: 77 (sjukgymnast/fysioterapeut) KVÅ-kod: Obligatorisk för att få ersättning. Ange en av följande åtgärds-kvå. Åtgärds-KVÅ XS008 XS013 ZV023 Konferens om patient Avstämningsmöte med försäkringskassan Besök inom barnomsorg, skola 4.5 Gruppbesök på mottagning Öppenvårdsbesök på mottagning där flera patienter i grupp möter en hälso- och sjukvårdspersonal. Minst två och maximalt tio personer per grupp. Besökstyp: 8 (gruppbesök) Taxa (SLL): 01, 06, 08, 10, 25, 60 Hälso- och sjukvårdspersonal: 77 (sjukgymnast/fysioterapeut) KVÅ-kod: Obligatorisk för att få ersättning, Komplettera besöksregistreringen med en tids-kvå. Vårdgivaren bör registrera åtgärds-kvå där så är möjligt. Tids-KVÅ ZV203-ZV206 ZV211 Grupp (20-59 min) Grupp tidskrävande (60 119 min) 4.6 Särskilda ersättningar 4.6.1 Tolk medverkar För att visa att tolk har medverkat vid ett besök ska man i samband med registrering av vårdkontakten ange KVÅ-kod ZV020.

15 (16) 4.6.2 KFÖ - Kombinerad Fysikalisk Ödemterapi Besökstyp: 0 (nybesök) eller 1 (återbesök) Taxa (SLL): 01, 06, 08, 10, 25, 60 Hälso- och sjukvårdspersonal: 77 (sjukgymnast/fysioterapeut) KVÅ-kod: Obligatorisk för att få ersättning Komplettera besöksregistreringen med en tids-kvå och minst en åtgärds-kvå enligt nedan. Tids- KVÅ ZV201 ZV202 ZV203-ZV206 ZV211 * UX025 Kort besök (0-19 min) Normalbesök (20-59 min) tidskrävande (60 119 min) Åtgärdskod 90 minuter eller mer * ZV211 används för besök 60 89 minuter Åtgärds-KVÅ DP005 DP006 Kompressionsbehandling Manuellt lymfdränage 5 Tilläggsuppdrag Avser endast vårdgivare som ansökt om tilläggstjänst, behandling i bassäng och godkänts av Beställaren. Kräver godkännande i avtal. 5.1 Bassäng, grupp Minst två och maximalt tio personer per grupp. Besökstyp: 8 (gruppbesök) Taxa: 01, 06, 08, 10, 25, 60 Hälso- och sjukvårdspersonal: 77 (sjukgymnast/fysioterapeut) KVÅ-kod: Obligatorisk för att få ersättning, komplettera besöksregistreringen med åtgärds-kvå: XV001 Bassängträning

16 (16) 6 Övriga patientkategorier 6.1 Utomlänspatienter, asylsökande, gömda, utländska personer Registrering av besök av dessa patientkategorier är identisk med punkt 4 och punkt 5 med undantag för valet av taxekod. Se kap 3 för detaljerad information om taxekod. 6.2 Uteblivet besök/sent återbud Patient som uteblir från ett besök eller som lämnar sent återbud, senast 4 tim före besöket Besökstyp: 5 (uteblivet besök) Vårdgivare: 77 (sjukgymnast/fysioterapeut) Taxa: 20 (uteblivet besök)