Innehållsförteckning Prognos för måluppfyllelse... 3 Styrkort... 4 Analys... 5 Uppföljning av den interna kontrollen...17 Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 2(18)
Prognos för måluppfyllelse Arbetet fortsätter med att genomföra programmen i kommunövergripande samverkan. Barnoch utbildningsförvaltningen samarbetar tillsammans med sex andra förvaltningar med fokus på barn och unga. Med utgångspunkt i samhällsperspektivet drivs inom barn- och utbildningsförvaltningen i nära samarbete med socialförvaltningen arbete för att alla barn och unga i Luleå ska lyckas i skolan och nå så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling. Trots goda resultat på många skolor och i förhållande till övriga landet så är det dock alltför många elever som inte når målen i alla ämnen. Vid en jämförelse av andelen elever med betyg i alla ämnen råder stora skillnader mellan skolorna. En rad aktiviteter och insatser görs för att gå i målens riktning inom serviceperspektivet. Utgångspunkten är att vara så synliga som möjligt för att det vi står för ska vara känt för medborgarna. Tydlighet i all vår kommunikation är avgörande. Det ger även goda förutsättningar för att ge medborgare god insyn i verksamheten. Olika funktioner med olika kompetenser är mycket aktiva i arbetet med att förbättra och utveckla förvaltningens tillgänglighet. Det finns dock arbete kvar att gör inom området servicedeklarationer/synpunkthantering. Måluppfyllelsen i medarbetarperspektivet bedöms inte klaras fullt ut. Andelen lärare som omfattas av krav på behörighet/legitimation enligt skollagen och som är placerade inom sitt ämnesområde uppskattas fortfarande att inte nå målet 80 %. Arbete pågår i bemanningsplanering för att nå målet. Förvaltningen måste arbeta vidare med att Luleå kommuns värdegrund ska vara en naturlig del på samtliga arbetsplatser, barn-och utbildningsförvaltningens verksamheter har ännu inte redovisat några mål inom området. Ekonomiperspektivet signalerar mestadels grönt innevarande år. Verksamheten bedöms kunna bedrivas inom angivet kommunbidrag. Detta trots underskott hos många rektorer och förskolechefer. Rektorernas prognoser är däremot förbättrade i jämförelse med både föregående år och delårsuppföljningen per april, kraftfulla åtgärder vidtas. Prognostiserade underskott uppvägs detta år till stor del av lägre interkommunala kostnader i gymnasieskolan samt beräknat överskott på förskolans avstämningsresurs. Förvaltningen vidtar många åtgärder för att nå högre effektivitet i resursfördelning och resursanvändning både långsiktigt och innevarande år. Luleå växer, vilket betyder att antalet grundskolebarn framförallt, ökar kraftigt. Det medför behov av fler pedagoger och mer lokaler. För att undvika att tillväxtens behov av fler lokaler måste finansieras med undervisningsresurser har nämnden beslutat om målet att lokalkostnadernas andel av budget inte ska öka. Innevarande år bedöms att de ökade lokalkostnader som uppstår omhändertas genom omfördelning inom befintligt lokalutrymme. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 3(18)
Styrkort KS Målområden SAMHÄLLE Nämndsmål Mål för att: Påbörja genomförandet av programmen i kommunövergripande samverkan Mål för att: Alla barn och unga i Luleå ska lyckas i skolan och alla ska nå så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling Alla skolor ska tillse att forum finns där samverkan med närsamhällets aktörer sker och utvecklas och där barn och elever är medskapande. Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan ska öka med minst 2% Andelen elever som inte röker, inte druckit alkohol, aldrig använt narkotika ska öka med minst 2% Genomströmningen i gymnasieskolan ska öka med minst 2 % Mål för att: Bygga för 10 000 fler Utarbeta lokala utvecklingsplaner för stadsdelar/stadsnära byar/samlande byar i syfte att koncentrera kommunala investeringar. SERVICE Mål för att: Säkerställa en väl utvecklad service Utvecklade e-tjänster för att stödja effektivare handläggning, ökad tillgänglighet och nyttjandegrad. Medborgarnas nöjdhet med skolan i Luleå ska öka jämfört med föregående år Alla verksamheter ska genomföra insatser, i syfte att bidra till att stärka varumärket Luleå kommun. Mål för att: Säkerställa en god tillgänglighet Skolans resurser ska användas, så att alla barn och unga ges likvärdiga, jämställda och jämlika förutsättningar. Vistelsemiljön för alla barn och unga ska vara tillgänglig och stimulera till kreativitet och skapande. MEDARBETARE Mål för att: Chefer ska ges rätt förutsättningar för att utöva gott ledarskap Minst 80 % av de medarbetare som omfattas av krav på behörighet/legitimation enligt skollagen ska vara placerade inom sitt ämnesområde Skapa förutsättningar för ökad förståelse och tydligare förhållningssätt till den egna arbetstiden Kvalitetssäkra rekryteringsprocessen vad gäller det interna arbetet med personalplanering samt utarbeta en rekryteringsplan Mål för att: Ge förutsättningar för hälsofrämjande arbetsplatser Utarbeta nya former för kollegial samverkan Resultatet av mätningen i medarbetarenkäten vad gäller upplevelsen av stress hos medarbetare ska minska Luleå kommuns värdegrund ska vara en naturlig del på samtliga arbetsplatser Samtliga chefer ges förutsättningar för ett hälsofrämjande ledarskap utifrån skolans förutsättningar som stödjer strävansmålet med 25 direkt underställda medarbetare EKONOMI Mål för att: Bedriva verksamheten inom angivna kommunbidrag (nämnder) och ekonomiska mål (bolag) Mål för att: Öka fokus på långsiktig effektivitet Verksamhetens resultat ska vara minst noll Lokalkostnadernas andel av budget ska inte öka Köptroheten mot kommunens ramavtal ska vara 100% Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 4(18)
Analys SAMHÄLLE Nämnd-/Bolagsmål Alla skolor ska tillse att forum finns där samverkan med närsamhällets aktörer sker och utvecklas och där barn och elever är medskapande. Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan ska öka med minst 2% Analys Grundskolan arbetar med insatser för att ge elever möjligheter att vara medskapande i samhällsbyggandet. Verksamheten ger exempel på att samverkan bör sökas med till exempel näringsliv och andra aktörer i närsamhället. Ett starkt fokus ligger på att stärka det entreprenöriella lärandet. Ett annat exempel är att elevrådsutbildningar är nu genomförda och fortsätter med satsningar på att utbilda elevskyddsombud. Kulturskolan i samverkan med Fritidsförvaltningen bygger i samverkan med elevråden upp forum och arenor för fortsatt samarbete mellan skolorna. Gymnasieskolan har mål som innebär utvecklad samverkan med yrkesbranscher och universitet/högskola. Förskolan har inte prioriterat att formulera mål inom detta område. Måltidsservice utvecklar lokalt medskapande för ökad kvalitet. Arbetet genomförs i varje skolområde. Bedömningen är att arbete pågår och att målet delvis kommer att nås vid årets slut. I förskolornas lärmiljöer planeras så att barnen ska ges möjlighet att själva och tillsammans med andra undersöka, utforska, ställa hypoteser och förundras. Det används olika typer av dokumentationer och utvärderingar, som ger kunskap om barnens lärande i verksamheten. Det finns en spännvid vad gäller förskolornas bedömning av i vilken grad barnen är delaktiga i sitt lärande och i vilken mån pedagogisk dokumentation nyttjas som verktyg i arbetet. Vid några förskolor sker pedagogisk dokumentation endast i liten omfattning, men de flesta förskolorna använder sig av pedagogisk dokumentation i vardagen. Dessa förskolor gör analysen att dokumentationerna har bidragit till barnens ökade delaktighet i sitt eget lärande. I grundskolan anger verksamheten att de gemensamma satsningarna inom BUF är viktiga verktyg för att bidra till att andelen elever som är behöriga till gymnasiet ökar över tid. Alla satsningarna ger stora möjligheter till att utveckla kollegial samverkan, formativ bedömning och varierad undervisning. Exempel är matematiklyftet, kunskap och bedömning, LUTEK och det systematiska kvalitetsarbetet. I det gemensamma arbetet tillsammans med socialförvaltningen genomförs insatser som på sikt antas kommer att bidra till att fler elever blir behöriga till gymnasieskolan. Exempel är olika föräldrastödsinsatser inom "föräldrasupporten", riktat arbete för minskad skolfrånvaro samt det gemensamma arbetet på Tunaområdet. Betygsresultaten har förbättrats på de flesta av våra 7-9 - skolor och andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan har ökat med 3,7 % - enheter från 89,7 till 93,4. Det är nu angeläget att fortsätta utveckla det systematiska kvalitetsarbetet så att den goda resultatutvecklingen fortsätter så att alla skolor förbättrar sina kunskapsresultat. Trots förbättrade resultat skolor så är det dock fortfarande för många elever som inte når målen i alla ämnen. Vid en jämförelse av kunskapsresultaten råder fortfarande också stora skillnader mellan skolorna. En strategisk plan för en samlad elevhälsa är framtagen. Elevhälsans uppdrag att verka främst hälsofrämjande tydliggörs, liksom relationen mellan lokal och central elevhälsa. Utifrån den strategiska planen ansvarar varje rektor för framtagande av en lokal handlingsplan, vilken ger förutsättningar för nödvändig systematik i arbetet med elever i behov av stöd. För att ytterligare tydliggöra allas ansvar för alla elever har rutiner för ansökan om tilläggsbelopp, utifrån Skollagen, upprättats. Erhållet statligt bidrag ger möjlighet till ytterligare förstärkning av elevhälsan. Ett Flerspråkcentrum är under uppbyggnad. Centrat kommer att utgöra stöd i arbetet med att utveckla hela förvaltningens/kommunens flerspråkskompetens. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 5(18)
Nämnd-/Bolagsmål Andelen elever som inte röker, inte druckit alkohol, aldrig använt narkotika ska öka med minst 2% Genomströmningen i gymnasieskolan ska öka med minst 2 % Utarbeta lokala utvecklingsplaner för stadsdelar/stadsnära byar/samlande byar i syfte att koncentrera kommunala investeringar. Analys Studiehandledning på modersmål måste prioriteras tydligare, i syfte att öka måluppfyllelsen för flerspråkiga elever. Bedömningen är att målet delvis kommer att uppnås. Det finns en samstämmighet vad gäller förskolornas beskrivna arbete mot det uppsatta målet. I förskolan läggs grund för att barnen ska förstå vad demokrati är. Barnens sociala utveckling förutsätter att de alltefter förmåga får ta ansvar för sina egna handlingar, för miljön i förskolan och göra egna aktiva val. Grundskolan beskriver ett väl utvecklat lokalt elevhälsoarbete som en nyckel i detta arbete. Samverkan mellan Socialförvaltningen och BUF när det handlar om elever som riskerar att ej nå kunskapsmålen är påbörjat. Tillgång till skolsköterska och kuratorer i lokal elevhälsa är andra framgångsfaktorer som lyfts. I enheternas arbete finns även andra insatser t ex Tobaksfri Duo som bidrar till att förebygga/minska. Den positiva trend med att andelen elever som inte röker, inte dricker alkohol eller använder narkotika ska öka fortsätter genom att skolorna arbetar främjande och förebyggande, långsiktigt och målmedvetet. Andel som inte röker, 2013 - pojkar 88%, flickor 85% (2009: po - 80%, fl - 71%) Andel som inte druckit alkohol 2013 - pojkar 60%, flickor 51% (2009: po - 54%, fl - 40%).Andel som inte använt narkotika 2013 - pojkar 91 %, flickor 94 % (2009: po - 92 %, fl - 94 %) Andel gymnasieexamen inom tre år var 86,2 procent bland studenterna vårterminen 2014. Året innan var elever som fått slutbetyg inom tre år 83,0 procent. Sifforna är dock svåra att jämföra, eftersom vårens studentkull var den första med examen efter gymnasiereformen, GY2011. Det råder dessutom osäkerhet om beräkningarna skett enligt samma normer. Vi måste fortsättningsvis säkra att beräkningarna överensstämmer. Dialog sker löpande med samtliga geografiska områden i för- och grundskolan. Dialogen med gymnasiet utvecklas och behöver förstärkas. Lokala utvecklingsplaner utvecklas gemensamt med pedagogisk verksamhet. I Gammelstad och Sunderbyn har även medborgardialoger varit med i uppbyggandet av planer. Så även i Örnäset som f n är det område som har störst planeringbehov. Vid akuta behov finns etablerad samverkan som visat sig i bl a Hertsöns område där en förskola måste rivas och tillfälliga lokaler snabbt kunnat ordnas Arbete pågår inom förvaltningen för att gå i målens riktning inom samhällsperspektivet. Många gemensamma satsningar som genomförs i Luleås förskolor och skolor är viktiga verktyg för att bidra till att andelen elever som är behöriga till gymnasiet ökar över tid. Frågor som rör barn och unga har ett stort fokus. Olika former för samverkan med andra aktörer har utvecklats och ytterligare former för samverkan har genomförts under året. Programmens intentioner har börjat omsättas med särskild inriktning på strategiområdet Start och uppväxt för alla. När alla barn och unga i Luleås förskolor och skolor lyckas och på riktigt har inflytande och är delaktiga främjar det en gynnsam samhällsutveckling. Att skolan i Luleå är en nationell förebild är en av de viktigaste förutsättningarna för att vilja bo och leva i Luleå. Prioriterade områden för året är bland annat drogförebyggande arbete och skolresultat. Viss resultatförbättring kan ses gällande det drogförebyggande arbetet. Båda nämnderna har kvar samma mål och ambitioner under 2014 gällande barn och ungas hälsa och livsstil. Arbetet går vidare. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 6(18)
SERVICE Nämnd-/Bolagsmål Utvecklade e-tjänster för att stödja effektivare handläggning, ökad tillgänglighet och nyttjandegrad. Medborgarnas nöjdhet med skolan i Luleå ska öka jämfört med föregående år Alla verksamheter ska genomföra insatser, i syfte att bidra till att stärka varumärket Luleå kommun. Skolans resurser ska användas, så att alla barn och unga ges likvärdiga, jämställda och jämlika förutsättningar. Vistelsemiljön för alla barn och unga ska vara tillgänglig och stimulera till kreativitet och skapande. Analys Internt fokus har lagts på att skapa interna e-tjänster och utveckla de digitala processerna inom förvaltningen. Nya e-tjänster har tillförts inom förvaltningen under året främst inom personalområdet (arbetsgivarintyg, tjänstgöringsintyg, årinkomstintyg) men också inom studieadministrativa enheten. (begäran om betyg) Förberedelser pågår gällanden ansökan till förskoleklass inför läsåret 15/16. Ökad svarsfrekvens inom förskola och grundskola. Inom förskolan behöver former för samarbete och information utvecklas. Förskolorna har utvecklat föräldrakvällar med tematiskt innehåll, utvecklad vecko/månadsbrev och satsar på edwise som kommunikationsplats. Elever i åk 3 och 5 är nöjda med skolan och 97 % känner sig trygga i skolan. Generellt är yngre elever mer nöjda än äldre. Elever i åk 7-9 tycker inte att skolan gör dem nyfikna och skapar lust att lära mer. Analysarbete gällande de äldre elever pågår och kommer redovisas i kvalitetsrapporten. Svarsfrekvensen inom fritidshemsverksamheten har inte nått ambitionen gällande svarsfrekvensen. De vårdnadshavare som svarat, är generellt sett mindre nöjda än föregående år. Gymnasieskolan genomför inga undersökningar om medborgarnas nöjdhet med Luleå Gymnasieskola. Bedömningen är att målet delvis kommer att uppnås för förvaltningen som helhet. Skolan i Luleå bygger sitt varumärke i det vardagliga arbetet, i mötet med elever och vårdnadshavare.. Detta synliggörs lite extra genom olika aktiviteter t ex öppet hus på skolor och framlyftande av elevers projektarbeten. Skolan i Luleå försöker också synliggöra också sitt arbete genom aktuella hemsidor, och upprätthålla transparansen gentemot vårdnadshavare via edwise, bloggar och sociala medier. Ett utvecklingsarbete har genomförts under året för att fördela resurser mer olika, för att säkerställa alla elevers rätt till likvärdiga och jämlika förutsättningar. Resultatet av arbetet läggs fram för beslut under hösten till Barn- och utbildningsnämnen för beslut. Den nya modellen bör utvärderas innan målet kan bedömas som uppfyllt. Förskolan och grundskolan beskriver att de arbetar för stimulerande, kreativa och skapande miljöer, framförallt den fysiska miljön. Förskolan bedömer att steg tagits i rätt riktning under året, då kontinuerliga bedömningar av lärmiljöernas tillgänglighet sker med hjälp av ett självvärderingsverktyg av allt fler förskolor. Serviceenheten arbetar aktivt med tillgängliga miljöer. Arbetet pågår med att få kommunens investeringsplanering att omfatta även utemiljöåtgärder i förskolor och skolor. Ett steg har tagits och i samband med nybyggnation så finns utemiljön med i underhållsplaneringen för Tekniska förvaltningen. P g a ekonomisk situation så planeras ingen utökning av BUF:s budget för dessa ändamål i år. Barn- och utbildningsförvaltningen bedömer att en rad aktiviteter och insatser görs för att gå i målens riktning inom serviceperspektivet. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 7(18)
MEDARBETARE Nämnd-/Bolagsmål Minst 80 % av de medarbetare som omfattas av krav på behörighet/legitimation enligt skollagen ska vara placerade inom sitt ämnesområde Skapa förutsättningar för ökad förståelse och tydligare förhållningssätt till den egna arbetstiden Kvalitetssäkra rekryteringsprocessen vad gäller det interna arbetet med personalplanering samt utarbeta en rekryteringsplan Utarbeta nya former för kollegial samverkan Resultatet av mätningen i medarbetarenkäten vad gäller upplevelsen av stress hos medarbetare ska minska Luleå kommuns värdegrund ska vara en naturlig del på samtliga arbetsplatser Samtliga chefer ges förutsättningar för ett hälsofrämjande ledarskap utifrån skolans förutsättningar som stödjer strävansmålet med 25 direkt underställda medarbetare Analys Andelen lärare, som omfattas av krav på behörighet/legitimation enligt skollagen, och är placerade inom sitt ämnesområde uppskattas nå målet 80 % till den del som rör behörighet i ämnesområdet. Förklaringen till att andelen lärare med legitimation inte når 80 % är bland annat långa handläggningstider hos Skolverket och att många lärare ansökt om utökad behörighet grundat på undervisningserfarenhet. Legitimationskravet trädde i kraft 1 december 2013, men de flesta anställda lärare omfattas av övergångsperioden till 1 juli 2015. Barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter har utformat mål som ska bidra till att skapa förutsättningar för ökad förståelse och tydligare förhållningssätt till den egna arbetstiden. Målet förväntas delvis uppnås. Kvalitetssäkring av rekryteringsprocessen uppnås delvis genom att förvaltningens verksamheter har tillämpat ny arbetsrutin i bemanningsplanering inför lå 2014/15. Vidare kvalitetssäkring sker genom uppföljning och utveckling av arbetsrutinen. Personal- och ekonomienheten undersöker även möjligheter till utökad samverkan för att på ett bättre sätt stödja chef i bemannings- och rekryteringsarbetet. Verksamheten arbetar med nya former för kollegial samverkan. Förskolan nämner utvecklad samverkan mellan förskolor, nätverk kopplade till "Pedagogiska nätverket" och samverkan förskolechefer emellan. Grundskolan arbetar med kontinuerlig kollegial samverkan. Det är samverkan inom skolenheter, arenor för att mötas inom exempelvis "Kunskap och bedömning", "Matematiklyftet" och samrättning av nationella prov. Gymnasiet har som ett av sina fokusområden valt det kollegiala lärandet och har genomfört seminariedagar. Verksamheten har för läsåret 2014/2015 byggt upp en struktur, där lärare träffas regelbundet för kollegial samverkan och lärande. Samtliga verksamheter har utarbetat mål med tillhörande handlingsplaner för att minska upplevelsen av stress hos medarbetarna. På förvaltningsövergripande nivå har en ledardag genomförts för samtliga chefer med fokus att öka kunskap och medvetenhet om stress. Vid årets slut kommer förvaltningen att delta i det kommunövergripande hälsofrämjande projektet som ska ge samtliga chefer verktyg inom området. Barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter arbetar kontinuerligt med värdegrunden. Det krävs ett medvetet arbete för att värdegrunden även i fortsättningen ska upplevas som en naturlig del i det dagliga arbetet. Barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter har ännu inte redovisat några mål inom området. Antal anställda Under våren 2014 har antalet tillsvidareanställda minskat, samtidigt som antalet visstidsanställda ökade i en större omfattning. Ökningen av visstidsanställningarna beror delvis på svårigheten att rekrytera behöriga och legitimerade lärare under pågående termin. Det resulterar i tidsbegränsade anställningar enligt skollagen. I augusti månad har antalet tillsvidareanställda ökat, både i förhållande till januari och till april och antalet visstidsanställda har minskat. En av förklaringarna är att visstidsanställda medarbetare har fått tillsvidareanställning. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 8(18)
Antal anställda 2014 Januari April Augusti Tillsvidare 2237 2209 2257 Viss tid 396 457 306 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron ökar något i Barn- och utbildningsförvaltningen från 4,5 % under samma period 2013 till 4,8 %. Förskolan har fortfarande den största sjukfrånvaron i förvaltningen. Inom grundskolan minskar sjukfrånvaron i verksamhet 7-9 och i verksamhet F-6 är den i stort sett oförändrad. Den största ökningen av sjukfrånvaro har i dagsläget gymnasieskolan. Färre medarbetare har sjukfrånvaro som maximalt uppgår till 8 dagar inom samtliga verksamhetsområden. 2014 2013 Sjukfrånvaro Frisktal (%) 77,0 79,8 Ingen sjukdag (%) 52,4 53,0 1-7 dagar 24,6 26,8 Total sjukfrånvaro (%) 4,8 4,5 Strategisk kompetensförsörjning Arbetet med karriärbefattningar inom förvaltningen har fortsatt med ytterligare två rekryterade lektorer till gymnasieskolan och kulturskolan. Förvaltningen har en plan för vidare rekrytering av förstelärare under hösten 2014. Syftet med karriärbefattningarna är ökad kvalitet i undervisningen samt att höja attraktiviteten i läraryrket och på så sätt främja den framtida kompetensförsörjningen inom lärarområdet. Uppdatering av förvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan kommer att göras under hösten 2014. Förvaltningens alla verksamhetsområden har fått möjlighet att lämna underlag till uppdateringen angående rekryteringsbehov och eventuella bristkompetenser de närmsta 5 åren. Eftersom bemanningsenheten, som förser verksamheten med korttidsvikarier, är en av förvaltningens viktigaste och största rekryteringsbaser fortsätter det aktiva arbetet för att öka attraktiviteten i att arbeta som korttidsvikarie. På www.lulea.se finns nu en gemensam webbsida för den som vill arbeta som korttidsvikarie inom Barn- och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen. Utveckling av det webbaserade verktyget Time Care Pool sker kontinuerligt för att skapa hög användarvänlighet. Bemanningsenheten har löpande rekrytering av nya vikarier genom bland annat rekryteringsträffar 1 gång i veckan där blivande vikarier får information om verksamheten, om uppdraget som vikarie och får genomgå individuella intervjuer. Arbetsmiljö och hälsa Arbetet för hälsofrämjande arbetsplatser fortsätter inom förvaltningen, där den senaste satsningen var en introducerande föreläsning av projektledare Helena Mattsson för förvaltningens chefer under en ledardag. Ett mer intensivt arbete med projektet Hälsofrämjande arbetsplatser kommer för förvaltningen att starta under november 2014. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 9(18)
Handlingsplaner kopplat till medarbetarenkäten 2013 har gjorts för respektive verksamhet och sammanställts av personalenheten. Handlingsplanerna består till övervägande del av åtgärder kring områdena ledarskap, hälsa, arbetsmiljö och stress. Respektive chef arbetar kontinuerligt med att genomföra aktiviteter kopplat till handlingsplanerna i sina verksamheter. Inom förskolans verksamhetsområde har en omfattande översyn startat med fokus på arbetsmiljö, hälsa och hållbar utveckling. Som en del i översynen har personalenheten genom en enkätundersökning gjort en sammanställning av sjukfrånvaron inom förskolans verksamhetsområde. Också djupintervjuer har genomförts dels på förskolor med hög sjukfrånvaro, dels på förskolor med låg sjukfrånvaro för att finna både utvecklingsområden och framgångsfaktorer. Översynen väntas fortgå under hösten och vintern 2014. Bra chefs-/ledarskap och medarbetarskap En del i förvaltningens aktiva arbete med att skapa bättre förutsättningar för både chefs- och medarbetarskap är arbetet med organisationsförändringar för att nå Målbild 2015. Syftet med organisationsförändringarna är att skapa bättre förutsättningar för såväl medarbetare som chefer, en tydligare organisation och högre kvalitet i verksamheten. Organisationsförändringar är pågående bland annat inom särskolan, välkomsten, serviceenheten och kulturskolan. För att skapa en effektivare bemanningsplanering, bättre förutsättningar att placera lärare där de har behörighet/legitimation samt för att underlätta rektorer och förskolechefers arbete, utformades och fastställdes en ny förvaltningsövergripande arbetsrutin för bemanningsplanering från 1 januari 2014. Samtliga verksamhetsområden som omfattas av bemanningsplanering har arbetat efter den nya arbetsrutinen inför lå 2014/15, med goda resultat. Personalenheten planerar under hösten en kvalitetssäkring och utveckling av arbetsrutinen. För att ytterligare underlätta chefers arbete undersöker representanter från personalenheten och ekonomienheten möjligheter till större samverkan mellan enheterna för att på ett bättre sätt stödja chef i bemannings- och rekryteringsarbetet. Barn- och utbildningsförvaltningen fortsätter också arbetet för att införa ett verksamhetssystem som kan registrera legitimation, behörighet och kompetens för förvaltningens medarbetare och samtidigt användas som ett digitalt verktyg i bemanningsplanering. De två kompetensutvecklande utbildningar som planerats för förvaltningens chefer; Introduktionsutbildning och Personlig ledarutveckling, har nu fastställts. Introduktionsutbildningen för nya skolledare har startat och pågår under sept-okt. Personlig ledarutveckling med fokus det personliga ledarskapet och dess betydelse i relation till chefsuppdragetgår av stapeln under oktober 2014 för ca 15 av förvaltningens chefer. Också en ledardag med fokus att öka kunskap och medvetenhet om stress har anordnats för förvaltningens samtliga chefer. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 10(18)
EKONOMI Nämnd-/Bolagsmål Verksamhetens resultat ska vara minst noll Lokalkostnadernas andel av budget ska inte öka Köptroheten mot kommunens ramavtal ska vara 100% Analys Förvaltningens helårsprognos uppgår till ett nollresultat. Rektorer i grund- och gymnasieskolan inkl särskolan samt förskolechefer prognostiserar dock fortsatta underskott, om än mindre än föregående år. Trots att åtgärder vidtas och intensifieras för att klara verksamheten inom ekonomisk ram. Förskolechefernas underskott bedöms vägas upp av avstämningsresursen. I gymnasieskolan av minskade interkommunala kostnader. Däremot prognostiseras för grundskolan totalt netto ett underskott med ca 7 000 tkr. Rektorerna arbetar vidare med åtgärdsplaner för att komma tillrätta med underskotten. Även skoltransporter och måltidsservice beräknar en negativ avvikelse vid årets slut. Det beror dels på nya krav från Skolverket om att servera fet fisk och dels på ett nytt taxiavtal from hösten vilket bedöms ge en fördyring av skoltransporterna med 750 tkr. Förvaltningens prognostiserade underskott bedöms innevarande år balanseras av överskott på det interkommunala nettot samt avstämningsmedel i för- och grundskolan. Förvaltningens nettohyror ligger på samma nivå som vid delårsuppföljningen per april, vilket motsvarar 12,8% av förvaltningens ram rensad från prisökningar. Detta innebär att förvaltningen klarat målet enligt strategin för BUN s lokalplanering. Målet är framtaget för att särskilt följa att resurser inte omfördelas från kärnverksamheten för att finansiera nya lokaler i samband med volymtillväxt. Nämnden förutsätter att resurser för den demografiska ökningen ska finansieras genom utökad budget. Köptrohet ligger på oförändrad hög nivå, 94%, i jämförelse med senaste delårsuppföljningen och bokslut 2013. Andelen av alla inköp som är gjorda enligt ramavtal skiljer sig däremot mellan olika skolformer/verksamheter. Exempelvis redovisas relativt låg köptrohet för kulturskolan, gymnasieskolan, och grundskolan. Orsaken är dels att en enhetlig inköpsrutin ännu inte är införd i hela förvaltningen, gymnasieskolan står på tur. Det innebär att många inköp fortsatt görs av andra än utsedda inköpare vilket oftast leder till att köptroheten inte efterlevs. Dels att det fortfarande saknas avtal för produkter som efterfrågas och att kvaliteten kan förbättras i befintliga ramavtal. Förvaltningens behov spänner över en vid skala och är en utmaning att översätta i fungerande ramavtal. Utvecklingen av rutinen måste fortsätta för att inköpen ska bli både tids- och kostnadseffektiva. Rektorer och förskolechefer pekar på att att inköpsprocessen tar för lång tid och behöver effektiviseras ytterligare. Åtgärder som pågår för att förbättra processen är upprättande av fler avtal samt förbättrat innehåll i befintliga avtal. Fler verksamheter inkluderas i rutinen, för närvarande sker ett arbete med att förändra vaktmästarnas inköp. Information och utbildning pågår löpande för att alla ska bli medvetna om hur viktigt det är att vi är köptrogna både mot avtalade leverantörer och avtalat sortiment. Särskild information har gått ut från skolchefen om vikten av att följa beslutad rutin att samtliga inköp ska göras av behöriga beställare. Bedömningen är att aktiviteter pågår för att närma oss målet och att det delvis kommer att uppnås innevarande år. Driftsredovisning Periodens resultat Det redovisade överskottet 10 445 tkr för perioden motsvarar knappt en procent av periodens budget och beror i huvudsak på plus på avstämningsmedel för förskolebarn, lägre interkommunala kostnader för gymnasieelever samt lägre kapitalkostnader på förvaltningsstaben pga lägre investeringsnivå första halvåret. Det senare beräknas förbrukas till årets slut. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 11(18)
Dessa överskott väger upp fortsatta redovisade underskott för grund- och gymnasieskolans rektorer liksom förskolecheferna. Förklaringen avseende förskolechefernas underskott hänförs i huvudsak till den nya resursfördelningsmodellen med månadsvis utbetalning av bidrag efter redovisat antal barn och problem att möta upp med anpassad personalstyrka. När det gäller grundskolans rektorer uppvisas fortsatta underskott med samma härledda orsaker som tidigare; framförallt ökade personalresurser för att möta barn i behov av särskilt stöd. Orsaken till gymnasierektorernas underskott är att anpassningen av organisationen till den fortsatta demografiska elevminskningen och minskade ram tar tid. Elevströmmarna styr kompetensbehovet och genom att dessa är svåra att prognostisera blir det problem att ligga i fas med den minskade ramen. 15 000 10 000 5 000 0-5 000-10 000 Budgetavvikelse 2014 - jämförelse med 2013 (tkr) 2013 Prognos jan feb mars apr maj jun jul aug sep okt nov dec Resultaträkning, tkr Perioden Prognos Verksamhetens intäkter 107 400 150 000 Verksamhetens kostnader -1 146 568-1 699 016 Kapitalkostnader -10 658-16 800 Nettokostnader -1 049 826-1 590 172 Kommunbidrag 1 060 271 1 590 406 Resultat 10 445 234 Årsprognos Förvaltningens helårsprognos uppgår till ett nollresultat motsvarande 234 tkr. Resultatförsämringen i jämförelse med periodens utfall hänförs i huvudsak till grundskolan och serviceenheten och beror på Merkostnader i samband med ökat antal barn i fristående grundskola from höstterminen Inköp av möbler i enlighet med att nytt avtal är klart Dyrare avtal taxiresor Rektorer i grund- och gymnasieskolan inklusive särskolan samt förskolechefer prognostiserar fortsatta underskott, om än mindre än föregående år. I förskolan bedöms detta vägas upp av avstämningsresursen och i gymnasieskolan av minskade interkommunala kostnader. Däremot redovisar grundskolan totalt ett underskott med drygt 7 000 tkr. Förskolechefer och rektorer arbetar vidare med åtgärdsplaner för att komma tillrätta med underskotten. Måltidsservice beräknar en negativ avvikelse vid årets slut. Det beror dels på nya krav från Skolverket om att servera fet fisk, vilket innebär en ökad kostnad, men framförallt på att ett ökat elevantal innebär större volym och behov av utökad personalbemanning. Även skolskjutsar prognostiserar ett underskott vilket beror på ett nytt taxiavtal from höstterminen vilket bedöms ge en fördyring av skoltransporterna med 750 tkr. Verksamhetens prognostiserade underskott bedöms innevarande år balanseras fullt ut av överskott på det interkommunala nettot samt av avstämningsmedel i förskolan. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 12(18)
Redovisning per verksamhet (Tkr) P eriodens resultat Årsprognos Budget Utfall Avvikelse Budget Avvikelse Nämnd 1 078 1 017 60 1 617 0 Förvaltningsstab 62 423 60 634 1 788 93 634 0 Serviceenhet 69 181 69 677-496 103 771-1 650 - Gemensamt 3 021 3 163-142 4 531 0 - Vaktmästarservice 10 687 10 677 10 16 031 0 - Skoltransporter 22 270 22 257 14 33 405-750 - Måltidsservice 33 202 33 580-378 49 803-900 Förskola 298 792 292 524 6 268 448 188 6 984 - Gemensamma resurser 328 733 317 711 11 022 493 099 14 345 - Förskolechefer 0 4 133-4 133 0-6 713 - Försk.chefer intraprenader 0 558-558 0-648 - Barnomsorgsavgifter -29 941-29 877-64 -44 912 0 Grundskola 418 096 416 992 1 104 627 145-7 070 - Gemensamma resurser 436 871 428 588 8 283 655 307 2 475 - Rektorer 0 5 224-5 224 0-4 895 - Rektorer intraprenader 0 2 469-2 469 0-5 150 - Skolbarnsomsorgs avgifter -18 775-19 289 514-28 162 500 Elevhälsa 13 535 13 528 7 20 303-210 Gymnasieskola 150 504 148 464 2 040 225 756 3 600 - Gemensamma resurser 66 376 62 865 3 510 99 563 0 - Rektorer 86 662 89 011-2 350 129 992-1 400 - Interkommunala elever -2 533-3 413 880-3 800 5 000 Särskola 29 360 29 833-473 44 040-1 420 - Gemensamma resurser 1 399 1 370 29 2 099 215 - Grundsärskola 8 908 9 132-223 13 363-245 - Gymnasiesärskola 14 983 15 074-91 22 474-920 - Ungdomsfritids 4 069 4 258-188 6 104-470 Kulturskola 17 302 17 156 146 25 953 0 Total 1 060 271 1 049 825 10 445 1 590 406 234 Fördjupad analys per skolform Förskolan Förskolan prognostiserar sammantaget ett överskott motsvarande 6 984 tkr (1,5 % av resurstilldelningen). Överskottet hänförs till de gemensamma resurserna vilka omfattar framförallt avstämningsresursen som ska möta regleringen avseende förändring av antal barn. Omfattningen av avstämningsresursen utgör en procent av placerade förskolebarn i Luleå och motsvarar en ökning med ca 50 barn. Vid uppföljningstillfället redovisas 49 barn färre inskrivna, vilket förklarar 5 000 tkr. Däremot visar förskolecheferna på ett underskott på drygt 7 000 tkr inklusive intraprenaderna. De största prognostiserade underskotten finns inom Örnäset, Hertsön, Råneå och i viss mån sörbyarna. En ny fristående förskola har etablerats i Råneå, sörbyarna har ett sjunkande barnunderlag i kombination med att en fristående förskola är på väg att etableras. Större underskott beräknas även i Gammelstad, vilket sannolikt beror på sjunkande barnunderlag och svårigheter att ställa om verksamheten i önskvärd takt. En annan förklaring till underskotten som redovisas är att förskolans vikariekostnader ökat eftersom förskolan nu bedöms kunna tillgodose behoven till skillnad från tidigare. Prognosen har förbättrats sedan föregående uppföljning vilket hänförs till minskade inköp, reducerade kompetensutvecklingsinsatser samt genomförda överinskrivningar för att möta effekterna av den nya Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 13(18)
resursfördelningsmodellen. Orsaken till förskolechefernas underskott förklaras av konsekvenser av den nya resursfördelningsmodellen med månadsvis avstämning av barn och därmed månadsvis utbetalning av barnpeng. I förskolan fluktuerar barnantalet mellan månaderna och högst väsentligt avseende sommarmånaderna. Sommarmånaderna innebär att många barn lämnar verksamheten, barn går till förskoleklass, familjer flyttar eller säger upp sin plats. Efterfrågan av plats uppstår oftast inte förrän från augusti och inskolning sker successivt utifrån föräldrars önskemål om startdatum. Processen pågår in i september månad. Förskolechefernas helårsprognos bedöms vägas upp av den del av avstämningsmedlen som frigjorts i den nya resursfördelningsmodellen vilket innebär att verksamhetens förväntade kostnadsnivå beräknas motsvara föregående år, möjligen lite bättre. Prognosen innehåller dock många osäkerhetsfaktorer. Dels baseras förskolechefernas prognos på juli istället för augusti pga att kommunens ekonomisystem inte uppdaterats enligt tidplan. Dels har den nya resursfördelningsmodellen med månadsvisa avstämningen påverkat förskolechefernas prognosarbete och ekonomi. En månatlig intäkt ska pareras mot i många fall svårpåverkbara personalkostnader. Förskolornas grundbemanning om tre personal per avdelning är i de allra flesta fall tillsvidare anställda och bedöms svåra att påverka eftersom dessa behövs när hösten kommer (om inte en volymminskning sker vid enheten). Den nya resursfördelningsmodellen med månatlig barnavräkning har uppfattats som komplicerad av förskolecheferna. Modellen och verksamhetens mål upplevs inte som samverkande. Förskolecheferna anser att modellen komplicerar analys av resultat som inte är ett direkt konsekvens av modellen. Ekonomistyrningen uppfattas därför som osäker och otydlig. Grundskolan Prognosen för hela grundskolan uppgår fortsatt till ett underskott motsvarande ca 7 000 tkr (1,1% av resurstilldelningen). 7-9-skolorna förklarar huvuddelen av minusprognosen; framförallt Montessori, Tuna, Råne samt Stadsöskolan. Däremot beror Stadsöskolans underskott på planerat nyttjande av inarbetad RUF. F-6 F-6-skolornas prognos visar på en mer optimistisk syn än vid föregående uppföljning och förklarar endast en mindre del av grundskolerektorernas sammanlagda prognostiserade underskott. Orsaker som redovisas är osäkerhet i resurstilldelningen för skolbarnsomsorgen under sommarmånaderna, osäkerheter i bedömningen och fördelningen till barn i behov av särskilt stöd, beräknat nyttjande av inarbetad resultatutjämningsfond, svårigheter att möta volymförändringar. Furuparks-, Hertsö-, Ormbergs-, Boskata-, och Tunaskolan redovisar de största underskotten för perioden motsvarande ca 5 000 tkr. Furuparks- och Tunaskolan redovisar vid uppföljningstillfället kraftfulla åtgärder för att komma i balans, åtgärder som bedöms ge resultat nästa år. Analys- och åtgärdsarbetet fortsätter. För Boskataskolan och Ormbergsskolan förklaras en del av underskotten med merkostnader i samband med brandskada samt ombyggnad av kök. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 14(18)
7-9 Högstadierektorerna förklarar drygt hälften av grundskolerektorernas negativa årsprognos. En majoritet av högstadieskolorna har en personalbemanning som inte inryms inom tilldelad resursram. Elevers utanförskap tenderar att öka och därmed skolans kompensatoriska uppdrag. Rektorer lyfter svårigheten att möta alla elevers behov utifrån tilldelade resurser. För Tunaskolan ser trenden ut att vända efter flera års underskott. Omfördelning av resurser har dock ännu inte gett full effekt. Rektor för Råneåskolan 7-9 samverkar med rektor för 4-6 i syfte att få nollresultat för hela Råneåskolan, vilket kommer att kompensera att 7-9 är en alltför liten enhet ur ett effektivitetsperspektiv. Tuna- och Bergsskolan har även en betydande IT-konsumtion utan resurstäckning, vilket omhändertas i pågående digitaliseringsprojekt. Tuna- och Råneåskolan står för 70 procent av högstadieskolornas gemensamma underskott. Intraprenader Intraprenaderna sammantaget prognostiserar liksom övriga grundskolerektorer ett negativt resultat. Montessori är den skolenhet som redovisar det största underskottet, huvuddelen beror på för stor personalstyrka i jämförelse med resurstilldelning. En del härleds till IT-satsningar. Montessori prognostiserar ett underskott på 2 890 tkr. Ett omfattande arbete pågår för att omorganisera verksamheten i syfte att nå balans from nästa år. Stadsöskolans underskott däremot, avser planerat nyttjande av upparbetad RUF. Gymnasieskolan Årsprognosen är förbättrad och resultatet bedöms uppgå till 3 600 tkr. Men det finns orosområden eftersom bemanningen i Luleå gymnasieskola på fem rektorsområden inte ligger i fas med tilldelade resurser. Personalprocesserna är förskjutna, vilket betyder att vidtagna åtgärder inte får effekt innevarande år. Det är av största vikt att anpassningen till volymen realiseras för att ge gymnasieskolan förutsättning att bedriva verksamheten inom tilldelad ram även framöver. Gymnasieskolan kan inte basera ekonomin på att det interkommunala nettot väger upp rektorers underskott, det är nödvändigt att alla rektorser ligger i fas för en god ekonomisk hushållning. Arbete pågår löpande med åtgärdsplaner och kartläggning av rektorsområden med underskott. Bedömningen är att två av fem rektorsområden som i nuläget inte har en budget i balans, kommer att uppnå detta under våren 2015. Resterande tre kommer att vara i balans under 2016. Gymnasieskolans ram innevarande år är minskad med 5 500 tkr motsvarande den fortsatta demografiska minskningen med ca 140 elever. En volymförändring av denna dignitet leder till att utbudet av program och inriktningar behöver ses över, om en ekonomi i balans ska uppnås. Personalen behöva minskas. Detta är gymnasieskolans stora utmaning. Faktorer som ytterligare försvårar arbetet med volymminskningen, är brister på specifika kompetenser. Särskolan och ungdomsfritids Särskolans underskott härleds bland annat till ofinansierad handläggartjänst. Kvalitetshöjning av personal vid ungdomsfritids har resulterat i högre lönekostnader. Rektor påtalar också att interkommunala nettot belastas negativt då Luleå kommuns resurstilldelning är större än vad övriga kommuner betalar till Luleå. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 15(18)
Investeringsredovisning Barn- och utbildningsförvaltningens egna investeringar som inte genererar hyreskostnader Barn- och utbildningsnämnden har en budget på 16 400 tkr för att tillgodose behov av inredning/verksamhetsutrustning, datorer, arbetsmiljöåtgärder, åtgärder för att öka tillgängligheten och mindre lokalanpassningar. Investeringsredovisning, tkr Perioden Prognos Nettoinvestering 6 365 16 400 Årsbudget 16 400 Avvikelse 0 De senaste årens återhållsamma investeringar i form av inredning och verksamhetsutrustning märks tydligt i verksamheterna. Uppkomna behov som flyttats fram i tiden, som behov av skolmöbler p g a ökat antal elever och utbyte av gamla skolmöbler börjar bli problem. Skolmöbelavtalet är nu klart vilket innebär att uppkomna behov börjar betas av. Under 2014 prioriteras som tidigare år åtgärder för att öka tillgängligheten i våra verksamheter, arbetsmiljöåtgärder, myndighetskrav och enskilda personers funktionsnedsättningar. Barn- och utbildningsförvaltningens bygginvesteringar Nettohyror innevarande år uppgår till ca 201 000 tkr vilket motsvarar 12,8 % av förvaltningens totala ram. En strategi för lokalplaneringen är att lokalernas andel av kommunbidraget inte ska överstiga 13 %. Utöver ett ökat behov av lokaler utifrån befolkningsförändringar så kan förvaltningens hyreskostnader öka av andra skäl. Exempelvis innebär det faktum att Hertsölunds förskola måste ersättas p g a att byggnaden är i dåligt skick, med största sannolikhet en högre hyresnivå för förvaltningen. Några exempel på byggprojekt som pågår är ny skola på Kronan, Furuparksskolans kök och matsal och anpassningar för teknikcollege i gymnasiebyn. Exempel på utemiljöåtgärder under 2014 är Björkskataskolan, Hedskolan, Alviks förskola, Charlottendals förskola. Renovering och upprustning av skolkök och förskolekök genomförs under året enligt beslutad plan, bl a Ormbergsskolan, Antnäs och Älvens förskolekök. Nybyggnation av kök och matsal på Furuparksskolan blir klart hösten 2014. Ett växande Luleå innebär behov av fler förskolor och skolor, både i befintliga och nya bostadsområden. Barn- och utbildningsförvaltningen är i ett läge när gällande prognos visar på en ökning för förskolebarn med 485 resp elever i grundskolan med 862 till 2023. Sammantaget innebär detta en stor utmaning för förvaltningen och Luleå Kommun. Volymen på förvaltningens investeringsbudget har under några år minskat i syfte att investeringsnivån ska halveras, vilket har genomförts. Därutöver har förvaltningen under flera år avvecklat lokaler i syfte att effektivisera lokalnyttjandet. Nu är förvaltningen i ett läge där behovet av lokaler åter ökar. Investeringsnivån höjs därmed, och omfattar både förbättringar i befintliga lokaler och utökningar med nya förskoleavdelningar och en ny grundskola på Kronan. Konsekvenser av dessa investeringar är ökade hyreskostnader för Barn- och utbildningsförvaltningen. BUF och TF arbetar kontinuerligt med noggranna prioriteringar avseende kommande projekt för att minimera förhöjda hyreskonsekvenser. Nämnden förväntar sig att resurser för volymtillväxt ska finansieras genom utökad budget. Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 16(18)
Uppföljning av den interna kontrollen Övrigt samhälle Kontrollmoment Metod Senaste analys Riskvärde Anmälan och utredning gällande kränkande behandling Kontroll av alla Resultat och noterade avvikelser: Resultatet är ej tillräckligt, mer arbete måste vidtas för att att utarbeta rutiner för tätare återrapportering av kränkande behandling till nämnden. Det utredande och åtgärdande arbetet är även det ett förbättringsområde Åtgärder: Fortsätta det pågående arbetet med att utarbeta rutiner för tätare återrapportering av kränkande behandling till nämnden. 12 Ändamålsenlig verksamhet Kontrollmoment Metod Senaste analys Riskvärde Registrering och uppföljning av elevers närvaro/frånvaro Stickprov Resultat och noterade avvikelser: Resultatet är ej tillräckligt, mer arbete måste vidtas för att att utarbeta rutiner för registrering och uppföljning av elevers närvaro/frånvaro. Åtgärder: Arbete pågår för att förbättra rutinen. 12 Näringsvärdesberäk nad mar/meny Enkät Resultat och noterade avvikelser: Resultatet ej tillräckligt. Att näringsvärdesberäkna menyer är inte alltid så lätt då styrningen eller kundens krav inte överensstämmer med Skollagen och de svenska näringsrekommendationerna. Således kommer det alltid att finnas utvecklingsmöjligheter som kan påverkas både genom organisation och ekonomisk styrning. Måltidsservice strävan är att fortsättningsvis följa momenten för att säkerställa internkontrollpunktens kvalité. Åtgärder: Måltidsservice fortsätter att näringsvärdesberäkna menyer och genomför fler kontroller under året. Utgångspunkten är de svenska näringsrekommendationerna (SNR) anger rekommenderat intag av näringsämnen och referensvärden för energi för olika kön och åldersgrupper. Rekommendationerna är till för att ge förutsättningar för god hälsa och minska risken för kostrelaterade sjukdomar. SNR baseras på de nordiska (NNR) näringsrekommendationerna som uppdateras var åttonde år, senast ht-2013. 9 Arbetsmiljö Kontrollmoment Metod Senaste analys Riskvärde Korttidsfrånvaro, sjuktal -VAB Stickprov Resultat och noterade avvikelser Förändringen av sjuktal inom BUF för att arbeta med förebyggande åtgärder. Den totala sjukfrånvaron för perioden är 4,8 % (2014), jämfört med 4,5 % (2013). Sjukfrånvaron under perioden ligger lägre än Luleå Kommuns resultat som 2014 uppnår en nivå på 5,7 % Sjukfrånvaro BUF 2013 2014 Frisktal (%) 78,9 77,0 resp ingen sjukdag (%) 53,1 52,4 Uppföljningen visar att korttidsfrånvaron ökat under perioden. Nyckeltal för frisknärvaro(andelen medarbetare med mindre än 8 sjukfrånvarodagar, 0-7 dagar) uppnår till 77,0%,2014 jämfört med 79,8% 2013. I jämförelse med Kommunens resultat, 74,1% 2014, 75,3 2013 visar Barn- och utbildningsförvaltningen ett bättre resultat. Åtgärder: Arbete pågår för att minska sjukfrånvaron. 12 Oplanerad frånvaro Stickprov Resultat och noterade avvikelser: 12 Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 17(18)
Kontrollmoment Metod Senaste analys Riskvärde Antal beställningar för oplanerad frånvaro (sjukdom och tillfällig föräldrapenning/vård av barn) är 7114 under perioden jan-aug. Andelen tillsatta beställningar för oplanerad frånvaro är 69,0 % (4911 ), 26,8% (1905) är avslagna, 4,2% (297) avbeställda. Totalt antal beställningar för korttidsvikariat för perioden är 16991, fördelat på tillsatta 76,6% (13007), avslagna 18,1% (3079), avbeställda 5,3 % (902). Beställningsorsaken är fördelat, 41,9% oplanerad frånvaro, 58,1% planerad frånvaro. Antalet beställningar via bemanningsenheten har ökat från 14212 under 2013 (jan-aug) till 17237 under 2014 (jan-aug) Åtgärder: Arbete pågår för att förbättra arbetet med bemanning av korttidsvikarier. Ekonomi Kontrollmoment Metod Senaste analys Riskvärde Fakturahantering Stickprov Resultat och noterade avvikelser: Förvaltningen har ökat sin andel fakturor som betalas i tid i jämförelse med föregående år. Periodens mätning visar på att 86 % av fakturorna betalas i tid av totalt 34 103 fakturor, vilket betyder att drygt 4 700 fakturor betalas för sent. En liten dipp redovisas i jämförelse med föregående delårsuppföljning. Åtgärder: Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla inköpsrutinen. Utbildning sker löpande för de verksamheter där rutinen är införs, medan arbete pågår för att inkludera även särskolan och gymnasiet. Fler ramavtal ska skrivas, förenklingar i rutinen sker för att ytterligare effektivisera arbetet. Det är viktigt att samtliga inköp sker via behöriga beställare för at undvika oklara beställningar och fakturor. Skolchefen har informerat samtliga chefer att det endast är behöriga beställare som har rätt att göra inköp. Dessa har kunskap om hela inköpsprocessen vilket innebär att processen blir rättssäker och att vi undviker förseningar pga felaktiga ansvarsnummer och leveransadresser bl a. 12 Barn- och utbildningsnämnd, uppföljning period 2 2014 18(18)