Erikshjälpen och FRIIs kvalitetskod 2009

2010-03-26 Erikshjälpen och FRIIs kvalitetskod 2009 Respekt, Öppenhet, Kvalitet, Engagemang

Erikshjälpen och FRIIs kvalitetskod - 2009 Inledning För en insamlingsorganisation som Erikshjälpen betyder givarnas förtroende allt. Detta förtroende uppstår dock inte av sig själv utan måste hela tiden förtjänas. Om vi klarar av att förvalta givarnas engagemang, förväntningar och pengar på ett sätt som leder till en positiv förändring och utveckling för de barn vi finns till för, kommer vi att vinna deras förtroende. Om vi kan visa att vi, tillsammans med våra givare, faktiskt kan förändra världen, kommer förhoppningsvis fler att vilja vara med och bidra. Ny teknik och nya sätt att kommunicera människor emellan ställer nya och ökande krav på Erikshjälpen och andra insamlingsorganisationer. Personliga erfarenheter och åsikter sprids numera blixtsnabbt via Facebook och andra sociala medier. Detta gör att organisationerna inte på samma sätt som tidigare kan kontrollera bilden av sig själva genom information och reklam. För en person som överväger att ge en gåva till Erikshjälpen finns andra människors positiva och negativa omdömen bara några knapptryck bort. Denna informella kunskapsbank utgör tillsammans med vår egen hemsida, vår tidning och vår övriga information den grund som formar människors bild av Erikshjälpen. Detta fria flöde av information innebär en positiv utmaning. När varje missnöjd eller misstänksam givare kan, och kommer att, dela med sig av sina åsikter finns det bara en strategi som håller, att vara öppen, transparant, hålla en hög etisk standard och leva upp till egna högt ställda kvalitetsmål och ambitioner. Att leva som man lär och hålla det man lovar är det enda hållbara sättet att vinna och bibehålla människors förtroende! FRIIs kvalitetskod Insamlingsstiftelsen Erikshjälpen är medlemmar i Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII). I samarbete med ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers har FRII tagit fram en kvalitetskod för svenska insamlings-organisationer. Kvalitetskoden fastställdes på FRIIs årsmöte den 30 maj 2007 och trädde i kraft den 1 januari 2009. Syftet med koden är bland annat att bibehålla och öka förtroendet för organisationerna som står bakom koden. Koden är tänkt att komplettera andra regler och riktlinjer som reglerar FRIIs medlemsorganisationer. I samband med årsredovisningen för verksamhetsåret 2009 förväntas FRIIs medlemsorganisationer avge en kodrapport med information om hur organisationen levt upp till kodens kvalitetskrav. Erikshjälpen och FRIIs kvalitetskod Sedan FRIIs kvalitetskod trädde i kraft har den varit en återkommande punkt på styrelsens dagordning. Erikshjälpens målsättning är att leva upp till kvalitetskodens samtliga riktlinjer. Eftersom kvalitetskoden trädde i kraft så sent som i januari 2009 återstår dock en del arbete innan vi har nått detta mål. Syftet med denna rapport är att ge givare och andra intressenter en aktuell, lättillgänglig och öppen inblick i vårt arbete för att utveckla Erikshjälpen och vår verksamhet. I denna årsrapport finns information om hur Erikshjälpen klarar av att leva upp till kodens riktlinjer. I de fall organisationen inte följer en riktlinje förklarar rapporten varför och redogör för pågående och planerade kvalitetsutvecklingsinsatser. Rapporten är relativt omfattande i antal sidor räknat. Anledningen till detta är att vi på Erikshjälpen gärna vill visa upp våra starka 1

sidor och inte bara göra en avvikelserapportering som enbart fokuserar på våra brister eller utvecklingsområden. En annan anledning till att rapporten fått den utformning den har är att vi vill kunna använda den som ett verktyg för vårt fortsatta arbete med FRIIs kvalitetskod. Genom att rapporten innehåller en komplett redovisning av vår status i relation till alla kvalitetskodens riktlinjer kan den fungera som underlag för utvärdering och jämförelser under kommande år. Hjärtat i Erikshjälpens logo symboliserar människokärlek och personligt engagemang. I denna rapport har vi valt att använda hjärtat för att med olika färgkoder ge läsaren en tydlig bild av hur väl Erikshjälpen följer kodens olika riktlinjer. Ett grönt hjärta innebär att kodens riktlinjer efterlevs fullt ut. Ett gult hjärta innebär att koden följs men att det finns vissa delar av riktlinjerna som Erikshjälpen valt att inte tillämpa, eller oftare, som organisationen ännu inte klarar av att leva upp till men där utvecklingsinsatser pågår. Ett rött hjärta visar att denna riktlinje inte tillämpas av Erikshjälpen och/eller att arbetet för att leva upp till den ännu inte har påbörjats. I denna rapport används för enkelhets skull namnet Erikshjälpen genomgående som organisationsnamn. För många människor är namnet Erikshjälpen nära förknippat med de second hand butiker som den ideella föreningen Erikshjälpen Second Hand Butiker driver tillsammans med olika lokala föreningar och församlingar runt om i landet. Med Erikshjälpen avses i denna rapport endast Insamlingsstiftelsen Erikshjälpen. Det är stiftelsen som är medlem i FRII och det är inom ramen för denna organisation som både insamlingsarbete och biståndsinsatser planeras och genomförs. Kodrapporten utgör en särskild rapport vid sidan av årsredovisningen och offentliggörs bl.a. genom publicering på hemsidan. Rapporten har presenterats för men inte granskats av stiftelsens revisorer. I kodrapporten redovisas Erikshjälpens status i relation till samtliga riktlinjer i FRIIs Kvalitetskod. Av utrymmesskäl återges dock inte dessa riktlinjer i sin helhet. I de flesta fallen framgår det tydligt av vår förklaring vad riktlinjen handlar om men för den som vill studera FRIIs kvalitetskod i sin helhet finns den lätt tillgänglig för alla via FRIIs hemsida www.frii.se. 2

Kodrapport 2009 Riktlinje Följer Följer inte Förklaring/kommentar Betyg 1. Organisationens värdegrund 1.1 Övergripande principer 1.2 Respekt Erikshjälpen förändrar världen genom att ge liv åt barns drömmar. Denna vision är, tillsammans med organisationens värdegrund, den givna utgångspunkten för hela Erikshjälpens verksamhet. Hur visionen förverkligas i insatser och projekt redovisas i årsredovisningen och på Erikshjälpens webbplats. Respekt är ett ledord för Erikshjälpen i alla intressentrelationer. 1.3 Öppenhet 1.4 Kvalitet 1.5 Engagemang Erikshjälpen är en stiftelse. Denna organisationsform förknippas ofta med en begränsad möjlighet till insyn. För att motverka att detta blir en sanning om Erikshjälpen arbetar vi medvetet med att skapa öppenhet och transparens. Detta sker bl.a. genom att vi offentliggör efterfrågad information, besvarar intressenters frågor och tar emot enskilda besökare och grupper med stor gästfrihet. Såväl organisation som insatser håller generellt en hög kvalitet. Åtgärder har planerats eller pågår för att säkerställa att vi kan garantera och redovisa samma höga kvalitet i allt vi gör. Erikshjälpen utmanar och inspirerar allt fler till engagemang för världens utsatta barn. Särskilda satsningar görs för att engagera barn och unga. 2. Förhållningssätt till omvärlden 2.1-2.3 Redogörelse för beroendeförhållanden/samarbeten Information om institutionella finansiärer, partnerorganisationer och andra intressenter med inflytande över verksamheten redovisas i 3

Riktlinje 2.4 Kvalitetskrav på samarbetspartners 2.5 Motverka oegentligheter Följer Följer inte Förklaring/kommentar årsredovisningen och/eller presenteras på hemsidan. Erikshjälpen har ett stort antal samarbetspartners med varierande storlek och kapacitet. Insatser för att stärka och utveckla partnerorganisationerna ingår som en självklar del av våra projekt. I detta arbete är FRIIs kvalitetskod ett bra verktyg. I såväl den interna verksamheten som i projektverksamheten finns riktlinjer, rutiner och policys för att motverka oegentligheter. Någon formaliserad s.k. whistle blower -funktion finns ännu inte etablerad. Betyg 3. Mål och måluppfyllelse 3.1 Mål 3.2 Måluppfyllelse Utifrån organisationens vision och värderingar har en strategisk plan utarbetats. Utifrån denna strategiska plan kommer verksamhetens operativa mål och aktivitetsmål att fastställas. En ny form av dokument för målstyrning har godkänts av styrelsen och kommer att användas första gången för verksamhetsåret 2011. Se ovan. 3.3 Redovisning av måluppfyllelse Redovisning av övergripande vision och ändamål finns på hemsidan tillsammans med information om resultatet av pågående eller avslutade insatser. Arbete pågår för att utveckla resultatredovisningen, framför allt på projektnivå. 4

4. Styrning, ledning och kontroll Avsnitt 4.1-4.2 i FRIIs kvalitetskod behandlar riktlinjer för ideella organisationer. Avsnitt 4.3-4.4 innehåller riktlinjer för stiftelser som Erikshjälpen. 4.3.1 Stiftelseförordnandet 4.3.2.1 Styrelsen 4.3.2.2 Representantskapsmöte 4.4.1 Tillsättning av styrelse 4.4.2 Tillsättning av revisorer 4.4.3 Valberedning 4.4.4 Kompetensbehov 4.4.5 Formella hinder 4.4.6 Information om styrelsen I april 2009 fastställdes reviderade stadgar för Insamlingsstiftelsen Erikshjälpen. Stadgarna finns tillgängliga på organisationens webbplats. Styrelsens arbetsordning m.m. finns dokumenterad och redovisas öppet på begäran. Styrelsen är Erikshjälpens högsta beslutande organ. Någon annan form av representantskapsmöte eller liknande forum som kan utöva inflytande över verksamheten finns inte. Valberedningens arbetsformer och urvalskriterier finns reglerade i styrelsens arbetsordning som finns tillgänglig för granskning på begäran. Revisorer tillsätts efter beslut av styrelsen. Se ovan, 4.4.1. Av styrelsens arbetsordning framgår att en årlig utvärdering av styrelsens sammansättning och arbetsformer ska göras. Se äv. 4.4.1. Prövning av om formella hinder föreligger sker alltid vid tillsättning av ny styrelseledamot. Information om styrelsens profil och närvaro redovisas inte i årsredovisningen men finns offentligt tillgänglig. 5

4.5.1.1 Arbetsordning och utskott 4.5.1.2 Styrelseordförandens åtaganden 4.5.1.3 Styrelseledamöternas åtaganden 4.5.1.4 Styrelseledamöternas personliga ansvar 4.5.1.5 Jäv och oberoende 4.5.1.6 Tillsättning och utvärdering av högsta tjänstemannen 4.5.1.7 Protokoll 4.5.1.8 Utvärdering av styrelsens arbete 4.5.2 Styrelsens arvodering 4.5.3.1 Redovisning av måluppfyllelse 4.5.3.2 Finansiell rapportering En arbetsordning som reglerar styrelsens arbetsformer finns upprättad och beslutad. Styrelsens arbetsordning saknar idag en specifik reglering av ordförandens ansvar. Under 2010 kommer arbetsordningen att kompletteras med denna typ av riktlinjer. Styrelsens arbetsordning innehåller beskrivningar av ledamöternas uppgifter och ansvar. Beskrivningen av styrelseledamöternas personliga ansvar i arbetsordningen kommer att förtydligas under 2010. Styrelsens arbetsordning innehåller riktlinjer om jäv och oberoende. Styrelsen tillsätter Erikshjälpens generalsekreterare och utvärderar årligen hans eller hennes insatser. Enligt styrelsens arbetsordning skall beslutsprotokoll föras vid styrelsens sammanträden. Styrelsens arbetsordning innehåller riktlinjer om årlig utvärdering av styrelsens arbete. Erikshjälpen redovisar öppet alla ersättningar till styrelsens ledamöter. Mål och måluppfyllelse redovisas i årsredovisning, i tidningen, på hemsida o.s.v. Arbete pågår för att för att kunna ge givare och andra intressenter en rapportering som tydligare kopplar resultat till uppsatta mål. Erikshjälpens årsredovisning upprättas i enlighet med gällande lagstiftning, FRIIs riktlinjer och övriga krav. 6

4.5.4.1-4.5.4.2 Utvärdering av intern kontroll/rapportering om intern kontroll 4.5.5.1 Kvalitet 4.5.5.2 Revision som verktyg för ansvar i eventuella efterföljande led 4.5.6.1 Riktlinjer för finansiering, kapitalplacering, sparande och det egna kapitalets storlek. 4.5.6.2 Riskanalys Enligt Erikshjälpens riktlinjer skall styrelsen varje år besluta om en plan för internkontroll samt ansvara för uppföljning av den interna kontrollen. Avsikten med den interna kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna undanröjas eller stoppas. Generalsekreteraren har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Ekonomichefen svarar för att minst årligen skriftligt rapportera till styrelsen och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Avdelningscheferna ska tillse att arbetet sker i enlighet med regler och anvisningar som antagits av styrelsen kring den interna kontrollen. De riktlinjer för internkontroll som antogs av styrelsen 2005 behöver ses över och aktualiseras/revideras. Under 2009 har ett flertal åtgärder vidtagits för att stärka den interna kontrollen men någon specifik internkontrollplan antogs aldrig av styrelsen. En sådan plan har tagits fram och beslutats för 2010. I bl.a. Instruktion för Generalsekreteraren framgår att han/hon skall sörja för att stiftelsens bokföring fullgöres i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. Erikshjälpen skriver avtal med alla partnerorganisationer och säkerställer genom regelbunden uppföljning, revision och utvärderingar att gåvor och bidrag används som avsetts. Erikshjälpen har erforderliga riktlinjer och policies för finansiering och placeringar. En policy för det egna kapitalets storlek kommer att utarbetas och beslutas under 2010. Erikshjälpen har fungerande strategier för riskanalys och internkontroll men dessa behöver aktualiseras och uppdateras. 7

4.5.6.3 FRIIs kvalitetskod 4.6.1.1 Instruktion till högsta tjänsteman 4.6.1.2 Ansvarsfördelning mellan styrelse och högsta tjänsteman 4.6.1.3 Högsta tjänstemannens roll i styrelsearbetet 4.6.2.1 Policy/riktlinjer gällande ersättning till ledande befattningshavare 4.6.2.2 Ersättning till ledande befattningshavare FRIIs kvalitetskod är en återkommande punkt på styrelsens dagordning med målsättningen att kodens samtliga riktlinjer ska följas. I Instruktion för Generalsekreteraren definieras generalsekreterarens uppgifter och ansvarsområden. Ansvarsfördelningen mellan styrelsen och Generalsekreteraren regleras i Instruktion för Generalsekreteraren. Högsta tjänstemannens roll i styrelsearbetet regleras i dokumentet Instruktion för Generalsekreteraren. Generalsekreteraren ingår inte i stiftelsens styrelse. Erikshjälpen saknar en dokumenterad policy för ersättning till ledande befattningshavare. En sådan policy kommer att utarbetas och göras offentligt tillgänglig under 2010. Uppgift om generalsekreterarens lön m.m. redovisas i årsredovisningen. 5. Insamling 5.1 90-konto 5.2 Policy/riktlinjer för insamling 5.3 Förtroende 5.4 Organisationens ansvar Erikshjälpen har av SFI utfärdat kontrollgirokonto och följer SFIs regelverk. Riktlinjer för Erikshjälpens insamlingsarbete finns bl.a. i dokumentet Normer för Erikshjälpens insamlingsverksamhet. Erikshjälpens information till givare och andra intressenter skall alltid vara saklig och korrekt och förmedlas på ett förtroendeingivande sätt. Erikshjälpen hanterar frågor och klagomål på ett systematiskt och personligt sätt. Inkomna frågor besvaras så snabbt som möjligt. Givarnas och andras åsikter om oss är värdefulla verktyg i arbetet med att utveckla Erikshjälpen. Klagomål och 8

synpunkter förmedlas till berörda parter. 5.5 Insamlingens ändamål 5.6 Återrapportering 5.7 Kostnader 5.8 Respekt för givaren 5.9 Gåvor till särskilda ändamål 5.10 Återbetalning av gåva 5.11 Att tacka nej till gåva 5.12 Bild och text i insamlingsarbetet 5.13 Minderåriga i insamlingsarbetet Insamlingens ändamål framgår alltid tydligt i Erikshjälpens marknadsföring. Erikshjälpen strävar efter att ge alla intressenter en tydlig återrapportering av hur insamlade medel används. Detta sker bl.a. genom årsredovisningen, hemsidan och tidningen. Erikshjälpen redovisar öppet sina kostnader och hur stor andel av de insamlade medlen som går till ändamålet. Allt bra bistånd bygger på respekt för den enskilda individens integritet. På samma sätt måste allt insamlingsarbete bygga på respekt för givarens frivillighet och integritet. Erikshjälpen säkerställer att gåvor som skänkts till ett särskilt ändamål används för just detta ändamål. Om en givare, inom rimlig tid, kräver tillbaka en gåva eller om ett ekonomiskt bidrag mottagits felaktigt betalar Erikshjälpen tillbaka gåvan. Erikshjälpen tackar nej till gåvor som inte överensstämmer med organisationens värderingar eller arbetssätt. Erikshjälpen följer kvalitetskodens riktlinjer gällande användning av bild och text i insamlingsarbetet. Hade jag velat se mina egna barn avbildade eller beskrivna på detta sätt? När minderåriga (under 18 år) deltar i insamlingsarbetet görs alltid en bedömning av om särskilda åtgärder behövs för att säkerställa en god arbetsmiljö. Insamlingskampanjer riktade till barn under 16 år förekommer aldrig. 9

5.14 Marknadsföring 5.15 Hantering och avyttring av gåvor i form av fast egendom 6. Medarbetare (anställda och frivilliga) 6.1 Policies/riktlinjer för anställda 6.2 Uppföranderegler 6.3 Frivilliga 6.4 Respekt för medarbetarnas rättigheter 6.5 Kompetensutveckling Erikshjälpen är måna om att inte använda marknadsföringsmetoder som strider mot FRIIs riktlinjer, lagstiftning och god marknadsföringssed i övrigt. Organisationens marknadsföring ska vara kreativ och frimodig samtidigt som den ger en tydlig och korrekt information. Vid avyttring av gåvor i form av fast egendom, bostadsrätter, värdepapper eller lösöre eftersträvar Erikshjälpen alltid högsta möjliga avkastning med beaktande av gåvogivarens önskemål. Organisationen har en tydlig praxis i dessa situationer men saknar dokumenterade riktlinjer. Erikshjälpen har en policy och riktlinjer som reglerar anställningsvillkor, arbetstider, jämställdhet m.m. Flera av dessa policies är dock delvis föråldrade och ett arbete pågår för att revidera dessa. Erikshjälpen har dokumenterade uppföranderegler för delar av verksamheten men saknar en samlad policy för hela verksamheten. Ett sådant dokument kommer att arbetas fram under 2010. Det stora antalet frivilliga som på olika sätt bidrar till Erikshjälpens verksamhet är en förutsättning för att organisationen ska kunna upprätthålla en god verksamhet med hög kvalitet och låga kostnader. I dagsläget saknas en tydlig dokumenterad definition av vad som utgör skillnaden mellan frivilliga och anställda. Erikshjälpen är och ska vara en god arbetsgivare som erbjuder sina medarbetare en god arbetsmiljö. Medarbetarnas kompetens och motivation är en av de viktigaste framgångsfaktorerna för alla organisationer. Erikshjälpen erbjuder samtliga medarbetare möjlighet till kompetensutveckling i olika former. 10

6.6 Utvärdering 7. Rapportering och information 7.1 Kodrapport 7.2 Finansiell rapport 7.3 Årsredovisning eller särskild rapport 7.4 Webbplatsen 7.5 Information som skall finnas offentligt tillgänglig 7.6-7.7 Revision Regelbundna utvecklingssamtal är ett viktigt verktyg i Erikshjälpens arbete för att leda och utveckla organisationen. Alla medarbetare ska få möjlighet att utvecklas och kunna påverka sin arbetssituation. Erikshjälpen har upprättat en Kodrapport i enlighet med kvalitetskodens bestämmelser. Rapporten utgör en särskild rapport vid sidan av årsredovisningen och offentliggörs bl.a. genom publicering på hemsidan. Erikshjälpens finansiella rapportering följer FRIIs Styrande riktlinjer för årsredovisning. Årsredovisningen finns tillgänglig på Erikshjälpens webbplats. Erikshjälpen följer FRIIs kvalitetskods riktlinjer avseende information som ska publiceras i årsredovisning eller särskild rapport. Undantag: se 4.4.6. Under våren 2010 lanseras Erikshjälpens nya webbplats. Denna kommer att innehålla den information som enligt kvalitetskoden ska finnas på organisationens webbplats. Vid sidan av årsredovisningen och webbplatsen använder Erikshjälpen bl.a. sin tidning, månadsbrev m.m. för att göra information offentligt tillgänglig. Att erbjuda studiebesök och ge snabba och öppna svar på frågor via t.ex. telefon och mail är andra vägar att säkerställa öppenhet och transparens. Erikshjälpen anlitar den välrenommerade revisionsbyrån Öhrlings PricewaterhouseCoopers. Samtliga revisorer är godkända eller auktoriserade. Sammanfattande bedömning Erikshjälpens styrelse har beslutat att använda sig av FRIIs kvalitetskod som ett viktigt verktyg i strävan efter kvalitet och öppenhet. Kvalitetskoden är en återkommande punkt på styrelsens dagordning och målsättningen är att koden ska efterlevas i sin helhet. Sedan koden antogs 2007 har bl.a. styrelsens arbetsordning arbetats om, stiftelsens stadgar reviderats och mer information än tidigare gjorts offentligt tillgängligt. 11

Trots att en hel del insatser gjorts för att Erikshjälpen ska leva upp till hela FRIIs kvalitetskod återstår en del arbete. Ytterligare förbättringar eftersträvas när det gäller organisationens förmåga att redovisa resultat i relation till uppsatta mål, i samband med att en ny hemsida lanseras under våren 2010 kommer ytterligare steg tas mot ökad öppenhet och tillgänglighet. När det gäller riktlinjer och policies finns de flesta dokument som efterfrågas i koden upprättade och beslutade men för att dessa ska leva och vara en naturlig del av organisationens löpande verksamhet behöver uppdateringar och revideringar göras. Under 2010 kommer Erikshjälpen att arbeta vidare med att utveckla kvaliteten i hela verksamheten. Kvalitetsutveckling är ett ständigt pågående arbete med målsättningen att leva upp till de grundläggande värden som Erikshjälpen delar med FRII och dess medlemmar; respekt, öppenhet, kvalitet och engagemang. Det är endast genom att leva upp till egna och andras högt ställda krav som vi kan vinna givarnas förtroende, ett förtroende som är förutsättningen för att vi tillsammans med givarna ska kunna förändra världen. Erikshjälpen förändrar världen genom att ge liv åt barns drömmar. Holsbybrunn 2010-03-26 (Erikshjälpens vision) Underskrifter av styrelsen Ingmar Bergström Cecilia Hjort Attefall Torbjörn Söder Ordförande 1:a vice ordförande 2:a vice ordförande Barbro Andreasson Bo Eliasson Åke Engström Michael Kihlström Rolf Oldin Annette Sandwall Bengt Swerlander Generalsekreterare 12