Anvisningar 10MILA Bilaga 12 Exempel på Slutrapport (10MILA 2008) Skapad av Ändrad av Senast ändrad Sida Lars Gerhardsson 2010-05-01 1 (26) 10MILA 2008 - SLUTRAPPORT
Ett 10MILA med kunglig touch. Sammanfattning Upplands Orienteringsförbund fick uppdraget att arrangera 10MILA 2008 från Föreningen Tiomilakavlen. Detta efter att ha redovisat ett koncept med tävlingscentrum i Rosersberg/räddningsskolan. Sedermera, efter diskussioner med i första hand Statens Fastighetsverk, ändrades tävlingscentrum till att förläggas till Rosersbergs slott och slottsparken. Följden blev också att Kungliga Hovstaten gick in som samarbetspartner. Hans Majestät Konungen accepterade att närvara vid arrangemanget för att dela ut priser till de tio första lagen i Ungdomsbudkavlen. Dessutom fick HMK en inblick i såväl dambudkavlen, genom ett besök i skogen, och dels i precisionsorienteringsbudkavlen med en redogörelse för teknik i denna orienteringsform. Tävlingscentrum fordrade en väl genomtänkt planering för att de olika aktiviteterna skulle få en framträdande plats. Både klubbtält och förläggningstält var placerade nära inre tävlingscentrum. Ett stort antal deltagare var förlagda på hårt underlag vilket krävde att skolor i Sigtuna och Märsta behövde användas. Trafikplaneringen underlättades i och med att det fanns bra tillgång på både husvagnsplatser och parkeringsplatser som var lätta att nå. Marknadsarbetet kretsade relativt snart runt det faktum Petzl Group från Frankrike gick in som huvudsponsor. Många aktiviteter planerades och utfallet synes ha blivit mycket gott. Inom Sigtuna Kommun startades Sigtunautmaningen som var ett sätt att skapa intresse i värdkommunen för denna mytomspunna tävling. Ett stort engagemang från kommunens sida var till stor hjälp. Särskilda insatser gjordes för att hålla 10MILAS hemsida aktuell med information, vilket var en viktig del i marknadsföringen av evenemanget. 10MILA 2008 samlade förväntat antal lag i de olika budkavlarna. Öppen budkavle, som fick ett nytt upplägg inför 2008, är på sikt ett försök att nå nya grupper av motionärer. Ny budkavle för precisionsorientering blev en intressant och spännande upplevelse. Redan tidigt beslutades att det skulle ske en satsning på webb-tv som skulle sändas hela dygnet. Investeringar gjordes för att säkerställa produktionen. Här finns en stor utvecklingspotential för kommande arrangörer. SI-Timec är det nya programmet för elektronisk stämpling, som utvecklas av SportIdent. En hög kompetens hos arrangören bidrog till att detta fungerade. Alla budkavlar startade på planerad tid, men gick snabbare än beräknat, kanske till del beroende på torrt och fast underlag i skogen samt god sikt. Alla budkavlar kom dessutom att avgöras på sista sträckan och efter sista kontrollen, vilket skapade spänning ända in i mål. Vädret var den sista avgörande faktorn för att 10MILA 2008 skulle bli en stor och minnesvärd upplevelse. ETT STORT TACK TILL ALLA SPONSORER, SAMARBETSPARTNERS OCH FUNKTIONÄRER SOM GJORDE 10MILA 2008 MÖJLIGT ATT GENOMFÖRA. - 2 -
Uppdraget Föreningen Tiomilakavlen i Stockholm gav Upplands Orienteringsförbund (UOF) uppdraget att planera, genomföra samt avveckla 10MILA 2008. UOF gav sedermera uppdraget till arrangemangsföreningen Orienterings Ringen i Uppland (ORU), vilket föreföll naturligt eftersom ORU hade samma uppdrag beträffande O-Ringen 2001, som genomfördes på ett utmärkt sätt. Uppdraget formaliserades genom ett samarbetsavtal som undertecknades av parterna 2007-08-20. Parterna var där överens om att ORU skulle genomföra hela arrangemanget som entreprenör. Vidare framgick att 10MILA skulle ställa några erfarna stödpersoner till ORU förfogande för att långsiktigt kvalitetssäkra arrangemanget. Orienteringsringen i Uppland (ORU) ORU består av Upplands 28 orienteringsföreningar som inför varje arrangemang anpassar uppgifter och organisation till de förutsättningar som finns. Till ORU har följande föreningar ställt funktionärer till förfogande för detta uppdrag: Häverödals SK, IF Thor, Långhundra IF, Länna IF, OK Borgen, OK Enen, OK Linné, OK Rodhen, Rånäs OK, Sigtuna OK, Upsala IF, Upsala Studenters IF, Vallentuna- Össeby OL. Föreningarna föreslog personer för att bemanna organisationskommittén (OK) som fastställdes enligt nedan: STYRELSE Ordförande Nils Ekström Generalsekreterare S-E Mosén Tävlingsledare Sören Eriksson Ekonomiledare C-A Malmberg Kansli S-E Mosén, Sigtuna OK Tävling Sören Eriksson, Länna IF TC-service Roland Bäcklin, Sigtuna OK Ekonomi C-A Malmberg, V-Ö OL TävlingsAdministration Henrik Boström, OK Linné Marknad/Sponsring Hans Karlsson, Länna IF INFO/Press Ulf K Rask, OK Enen Uppgifter, ansvar och befogenheter för funktionernas ansvariga framgår av den fastställda arbetsordningen samt föreningens stadgar. * * Ett stort antal funktionärer anmälde sitt intresse för att vara med och delta i arrangemanget. Totalt inräknades dagen före genomförandet 565 funktionärer. - 3 - *
Planeringsprocessen Inledningsvis genomfördes en process som syftade till att senarelägga 10MILA 2008 en vecka. Samråd med markägare, jägare och konsekvenserna av en tidigareläggning redovisades i en skrivelse till Länsstyrelsen i Stockholm 2007-06-12. Svaret från Länsstyrelsen kom 10MILA 2008 till handa 2007-09-14 och meddelade att Länsstyrelsen inte hade något att invända mot ändringen av tidpunkten. Vid den tidpunkten var redan datumet för tävlingen fastställt. Mer aktiv medverkan från Svenska Orienteringsförbundet hade varit önskvärt. De inledande kontakterna med organisationer och myndigheter skedde utifrån konceptet med tävlingscentrum på fotbollsplanerna på Räddningsskolan/Rbg område som för övrigt var ett alldeles utmärkt koncept. Banläggningen påbörjades med dessa förutsättningar. Efter ett möte med Statens Fastighetsverk och Kungliga Hovstaten i maj 2007 diskuterades möjligheten att förlägga tävlingscentrum i närheten av Rosersbergs slott (slottsparken). Organisationskommittén genomförde en snabbutredning utifrån de nya förutsättningarna och konstaterade att det fanns avgörande skäl för att ändra tävlingscentrums placering. Inriktningen var nu att försöka optimera de nya förutsättningarna. Konsekvensen blev att banläggarna fick nya förutsättningar att arbeta med som tog avsevärd tid i anspråk. Banläggningsgruppen skall ha en stor eloge för detta arbete som innebar att praktiskt taget alla banläggning behövde göras om. Kanslifunktionen Sven-Erik Mosén, 070-521 59 91, 08.59114751@telia.com Kansliet hade ett administrativt samordningsansvar mellan de olika funktionerna. Dessutom fanns ansvar för externa kontakter, säkerhetsfrågor, miljöfrågor, utbildning samt administrativt stöd till organisationskommittén. Kansliorganisationen svarade dessutom för administration och aktiviteterna VIP och ceremonier. Arbetet underlättades genom att Statens Fastighetsverk ställde en kanslilokal samt ett sammanträdesrum till förfogande. Dessutom tillhandahöll Räddningskolan i Rosersberg stöd med viss materiel samt administrativ hjälp. Tidsplaneringen för ett 10MILA är central för planering av alla andra funktioner och bör därför finnas med i ett tidigt skede. Det är främst tidsplanen under tävlingsdygnet, ceremoniplan och tidsplanen för VIP-aktiviteterna som måste sammankopplas. I detta fall kom även tidsplanen för Hans Majestät Konungen att vara styrande i ett sent skede. Externa kontakter Ett stort antal kontakter med organisationer och myndigheter genomfördes. Efter inledande samråd har arbetet fortsatt under tiden till och med tävlingen. De viktigaste åtgärderna redovisas nedan: TIDPUNKT KONTAKTEN AVSER KONTAKT MED UTFALL 2005 dec Idédiskussion ORU styrelse Styrelsen OK 2006 jan Redovisning av idé till ORU ORU OK 2006 mars 10MILA 2008 i Rosersberg/Räddningsverket Skolchefen Kennie Thörn (muntligt) OK - 4 -
2006 april Beskrivning koncept för 10MILA styrelse (10MILA 2006) Lars Gerhardsson, Gunnar Persson 2006 maj Tiomilastyrelsens beslut om 2008 Gunnar Persson OK 2006-10-02 Hemställan till Livgardet att få disponera mark Skrivelse till Livgardet 2006 okt ORU deltar i 10MILA styrelse 2007 jan Samråd Sigtuna Kommun Kommunalråden OK 2007 mars Svar om hemställan från Livgardet OK 2007 apr Hemställan att få tidigarelägga 10MILA en Länsstyrelsen i Sthlm län vecka. (skrivelse) 2007 maj Samråd med jägarna OK 2007 maj Tillstånd från SFV och Hovstaten OK 2007 sep Svar från Lsty. i Sthlm angående tidpunkt OK 2007 nov Ansökan tillstånd Sigtuna Kommun 2007 nov Ansökan till polismyndigheten Länspolismyndigheten i Sthlm 2008 feb Ansökan om hastighetsnedsättning Länsstyrelsen i Sthlm 2008 feb Ansökan om trafikskyltar Vägverket Säkerhetsfrågor Säkerhetsplanering genomfördes i samverkan med polismyndigheten samt säkerhetsansvarig i Sigtuna Kommun. En förtätad bevakning av parkeringsområdet rekommenderades vilket också genomfördes. Dessutom informerades alla boende i området om tävlingens omfattning och hur detta kommer att påverka den enskilde under tävlingsdygnet. Inga incidenter anmäldes. För att säkerställa en hög beredskap om det skulle hända någon incident som snabbt behövde åtgärdas, upprättades ett sambandsnät med bärbara radioapparater som Räddningskolan ställt till förfogande. På detta sätt skapades också en hög sjukvårdsberedskap. Sambandsskiss till höger: Miljöfrågor En miljöpolicy formulerades tidigt i arbetsordningen för att kunna finnas med under all planering. Särskild avfallshantering planerades i samband med Sigtuna Kommun, vilket senare på grund av olyckliga omständigheter inte genomfördes. Särskilda insatser gjordes därför beträffande sophanteringen för att säkerställa miljöhänsyn. - 5 -
Utbildning Utbildning och information genomfördes lördagen den 8 mars i Rosersberg. Drygt 100 funktionärer mötte upp. Rekognosering av platser för funktionärsuppgifterna samt funktionsvisa genomgångar av arbetsuppgifterna genomfördes. En testtävling i Pre-O prövade användningen av SI vid tidskontroller samt metoden för omstart för att få segrande lag först i mål. Särskilda funktionsvisa utbildningar har dessutom fortlöpande genomförts. VIP Hans Majestät Konungen hedrade 10MILA 2008 genom att närvara under lördag eftermiddag mellan klockan 1515 och 1730. HMK var delade ut priserna till de tio främsta i Ungdomsbudkavlen samt startade den första Precisionsorienteringsbudkavlen. Ett besök i skogen för att följa damtäten och en beskrivning av hur precisionsorientering går till inrymdes också i programmet. Till VIP avdelades separat utrymmen, Junomässen i slottets sydvästra flygel, vilket skapade förutsättningar för särskilda aktiviteter. Inbjudan sändes till 74 personer av vilka 56 svarade att man kommer och 10 svarade att tyvärr inte kunde närvara. Ett särskilt program skapades för denna grupp med invigning kl 1030, särskild information kl 1300, buffé kl 2000 som följdes av en särskild slottsvisning 2030. Vid midnatt gjordes det traditionsenliga nattkontrollbesöket med cirka 50 personer. Ceremonier Invigning, prisutdelningar och avslutning är de ceremonier som planerades. Invigningen kl 1030 genomfördes framför speakertribunen med SOFT ordförande Tomas Bruce som invigningstalare. Särskilt pris utdelades till Lasse Torpo, (Delta Finland) och Andreas Johansson (Halden Norge) för sina insatser vid 10MILA 2007 i samband med en skadad löpare i skogen. Kommunalrådet i Sigtuna Kommun hälsade alla deltagare och publik välkommen till Rosersberg samt invigde 10MILA 2008. Prisceremonierna skedde på ett särskilt uppbyggt prispodium på övre slottsterrassen. Priserna, traditionsenligt framtagna budkavlar, utdelades enligt följande: Tidpunkt Budkavle Prisutdelare 1330 Öppen Budkavle Kommunalrådet Bosse Andersson 1330 Sigtunautmaningen Kommunalrådet Bosse Andersson 1530 Ungdomsbudkavlen Hans Majestät Konungen 1950 Dambudkavlen Vasaloppsvinnaren Oscar Svärd 2020 Pre-O budkavlen 10MILA ordförande Lars Gerhardsson 1000 (sön.) Herrbudkavlen Marknadschefen för Petzl Véronique Girodroux Kort avslutningsceremoni genomfördes framför speakertribunen med 10MILA ordförande Lars Gerhardsson, som framförde ett tack till arrangören samt överlämnade en plakett, Marknadschefen för huvudsponsorn Petzl, Véronique Girodroux, vittnade om en mycket positiv upplevelse under 10MILAdygnet. Representant för Skåne Peter Larsson som hälsade dessutom välkommen till Skåne 2009. - 6 -
Tävlingsfunktionen - Tävlingsledaren Sören Eriksson 070-520 69 85, Soren.e-son@telia.com För egen del kan jag bara säga att det är fantastiskt roligt att fått vara med om en sådan här övning en gång i sitt liv och vill bara tacka alla kompisar som jobbat med 10MILA 2008, ingen nämnd och ingen glömd. Förberedande planering Tidigt beslut om att vi skulle genomföra 10MILA 2008 på ren entreprenad var en viktig förutsättning för att skapa kontroll över alla beslut som är av avgörande ekonomisk betydelse. Det blev tidigt klart att tävlingscentrum skulle placeras vid Räddningsskolans område i Rosersberg. Där gjorde man också en hel del arbete beträffande både planering och banläggning innan erbjudandet kom att flytta TC till slottsparken. Sammantaget övervägde fördelarna med den flytten. Kartor Markfrågan samt karträttigheten var en viktig förutsättning innan kartritningen och banläggningen kunde påbörjas. Resultatet blev bra med den bemanning vi hade för att rita och kvalitetssäkra kartproduktionen. En överraskning som vi inte hade kontroll på var den slyröjning som man drog igång med mitt i färdigtställandet av banläggningen och det kostade avsevärd tid med omläggningar och städning i skogen. Banläggning Banläggarteamet påbörjade sitt arbete tidigt och låg långt framme med banläggningen när byte av TC beslutades. En total omarbetning genomfördes och många timmar har lagts på detta. Resultatet blev mycket bra med många goda omdömen över banläggningen. Det enda som bör noteras var att löptiderna visade sig vara betydligt kortare än vad som förmodades, vilket skapade problem i slutändan med förändringar som följd, bland annat omstarten för herrbudkavlen som tidigarelades 30 minuter. Detta berodde sannolikt på att det var torrt och fast i terrängen samt en mycket bra sikt eftersom lövsprickningen ännu inte kommit igång. Tävlingen Själva tävlingsdygnet blev ju sammantaget en stor framgång både vad gäller tävlingen och allt runt omkring. När man är igång ett helt dygn så ser man detaljer som kanske inte tävlande och publik märker så mycket av. Det är därför viktigt att med ett delegerat ansvar för att ha en beredskap att i sista stund justera detaljer som plötsligt uppstår. Delfunktionerna som Start, Växel och Mål fungerade alldeles utmärkt med väldigt få fel som både funktionärer och de tävlande skall ha en eloge för. Alla starter gick på utsatt tid, alla växlingar fungerade perfekt. Endast en reservkarta kom att behöva användas. Tävlingsjuryn var i stort arbetslösa och de få (tre) ärenden man hade var lätt avklarade. Avspärrningar är ett stort problem därför att varken tävlande och publik visar respekt för förbjudna områden mm. Åtgärder för att förhindra detta måste vidtas. - 7 -
Resultat Damer (353/367) efter sträcka 5 1 13 Lena Eliasson Stora Tuna OK 1 47:11 3:25:16 2 12 Ines Brodman Södertälje-Nykvarn 1 50:35 3:25:30 3 3 Guro Flatekval Bækkelaget SK 1 47:52 3:25:32 4 1 Tanja Ryabkina Soik Hellas 1 48:11 3:25:42 5 17 Annika Billstam IFK Lidingö SOK 1 51:05 3:25:47 6 11 Dana Brozkova Domnarvets GoIF 1 48:22 3:25:52 7 4 Inga Kazlauskaite OK Linné 1 52:18 3:26:10 8 20 Katri Lindeqvist Paimion Rasti 1 48:58 3:26:30 9 50 Heli Jukkola Rastikarhut 1 45:09 3:26:44 10 21 Marjo Niittynen KOO-VEE 1 50:07 3:27:55 Herrar (331/347) efter sträcka 10 1 21 Daniel Hubmann Kristiansand OK 1 1:29:44 9:34:30 2 1 Emil Wingstedt Halden Skiklubb 1 1:29:50 9:34:33 3 4 Michal Smola Södertälje-Nykvarn 1 1:29:49 9:34:38 4 7 Matthias Merz Rajamäen Rykmentti 1 1:30:39 9:46:59 5 25 Scott Fraser Turun Metsänkävijät 1 1:32:10 9:47:20 6 18 Adam Kovacs OK PAN-Kristianstad 1 1:32:30 9:47:35 7 12 Darius Sadeckas IFK Moras OK 1 1:34:21 9:47:47 8 6 Max Davidov Angelniemen Ankkuri 1 1:32:09 9:51:27 9 32 Michael Mamleev OK Orion 1 1:32:17 9:51:30 10 17 Henrik Löfås Stora Tuna OK 1 1:30:24 9:51:33 Ungdom (349/349) efter sträcka 4 1 517 Matti Saari Turun Suunnistajat 1 30:12 1:56:21 2 522 Kalle Bergman OK Ravinen 1 29:59 1:56:31 3 512 Eskil Kinneberg Raumar O-lag 1 30:43 1:56:35 4 566 Borger Melsom Fossum IF 1 33:16 1:56:47 5 505 Adam Gottfridsson Lillomarka O-lag 1 32:53 1:57:08 6 545 Andreas Bergander Eksjö SOK 1 31:00 1:57:40 7 826 Vegard Ølstad Gjø-Vard OL 2 29:25 1:58:18 8 700 Johan Högstrand Markbygdens OK 3 31:07 1:58:21 9 503 Fredrik Carlsson Täby Ok 1 29:20 1:58:28 10 507 Albin Thunberg OK Alehof 1 29:34 1:58:34 Öppen (122/125) efter sträcka 3 1 1008 Björn Edvinsson Ronneby OK 1 32:59 1:28:32 2 1033 Stefan Carlsson Alftaprodukter AB 1 30:20 1:29:56 3 1024 Juhani Nylund OK Nylund 1 31:12 1:31:00 4 1075 Håkan Flingmark Synsam Lysekil 1 32:00 1:31:52 5 1027 Bengt Eriksson Väsby OK 3 32:52 1:32:24 6 1104 Per Lindh Socialjouren Nordväst 1 29:55 1:33:33 Precisionsorienteringsbudkavlen Nils Wahlberg, 0709-422095, Nils.wahlberg@comhem.se Redan tidigt i planeringsprocessen stod det klart att vi som en del av 10MILA-arrangemanget skulle ha en budkavle i precisionsorientering. Två önskemål borde uppfyllas: 1) Användning av SportIdent systemet för tidmätning vid tidkontrollerna och 2) vinnarlag är första lag i mål. - 8 -
Kartan vid Rosersbergs slott fordrade en komplettering och ca 30 timmars fältarbete ägnades åt inritning av grusytor, träd, buskar och stubbar samt justering av höjdkurvorna. För att tävlingskartan skulle bli lättläst valdes kartskalan 1:2500. SI-systemet testades vid en särskild provtävling med funktionärer den 8 mars 2008 och likaså testades målgång efter omstart före sista kontrollen i uppnådd resultatordning. Med en del smärre justeringar användes de prövade metoderna fullt ut vid 10MILA-tävlingen den 26 april 2008. 18 lag startades av HMK Carl XVI Gustav, som mycket intresserad tog del av precisionsorienteringens regler och problemställningar. Tre sträckor hade man att avverka med fem kontroller varav en tidkontroll på de två första sträckorna. Tredje sträckan med elitkaraktär hade 11 kontroller varav 2 tidkontroller. Norska laget Porsgrunn OL 1, med tre landslagslöpare (en far och två söner), segrade före Hallstahammars OK och Björklinge SOK. Under tävlingens gång var 18 funktionärer i arbete. Förberedelsearbete med kartritning, banläggning och tävlingsadministration har en grupp om fyra genomfört. Deltagarna önskade samstämmigt att denna form även fortsättningsvis skall utvecklas och genomföras förhoppningsvis redan i Skåne 2009. Pre-O Poäng Omräknat Diff 1 Ole-Johan Waaler A1 Porsgrunn OL, NOR, Lag 1 19 4:43 0:00 Lars Jakob Waaler A2 Kjetil Waaler Elit3 2 Åke Mjöberg A1 Hallstahammars OK 20 5:49 1:06 Rune Sandberg A2 Rolf Karlsson Elit3 3 Tomas Jansson A1 Björklinge SOK 19 6:36 1:53 Erik Nordström A2 Ola Jansson Elit3 4 Elisabeth Wiksell A1 Stora Tuna OK 20 6:44 2:01 Ola Wiksell A2 Marit Wiksell Elit3 5 Olle Samuelsson A1 HJS-Vansbro OK 20 6:55 2:12 Herman Håll A2 Erik Lundkvist Elit3 6 Per Harkman A1 Åke Oskarsson A2 Thorbjörn Lentz Elit3 Malungs OK Skogsmårdarna 19 7:05 2:22 Tävlingsadministrativa funktionen Henrik Boström, 08-451 38 47, henrik.bostrom@accenture.com Sekretariat Inom Tävlingsadministrativa funktionen var vi väl förberedda med bra rutiner. Import från webb Här trodde vi att det mesta skulle fungera sedan tidigare vilket visade sig inte vara fallet. Hanteringen av kombinationslag finns inte implementerad på något bra sätt. Även importen av anmälningar från webben till ett importformat som stöds av tävlingsprogrammet var vi tvungna att utveckla en egen funktion för. Layouten på SQL-tabellerna bör även kunna trimmas så att de stämmer bättre för olika - 9 -
behov. En bra lösning är att ha normaliserade tabeller. Detta arbete måste påbörjas i mycket god tid, det kommer att betala sig i slutänden. Import av banor I OCAD finns det stöd för att lägga gafflingsalternativen direkt i stället för att göra en egen bana för varje gafflingsalternativ. Det gör att gafflingarna kan importeras direkt in i tävlingsprogrammet utan något manuellt ingrepp. Vi fick göra ganska mycket handpåläggning för att få in årets banor. Detta är ett mycket riskabelt moment. Nu kunde vi tack vare otaliga kontrollmoment få till detta ändå men det känns som ett onödigt arbete. Information från omstart Vi hade gjort i ordning en enkel blankett med numret på alla deltagande lag som personalen vid kartplanket skulle fylla i med fr.o.m. vilken sträcka dessa lag deltog i omstarten. Denna blankett är mycket viktigt att få snabbt tillbaks så att registreringen kan göras i tävlingsprogrammet. Speciellt i år när vi skulle förkorta banan på de herrar och damer som sprang sista sträckan. Att få tillbaka kartorna från start och omstart för att registrera ej startande lag är inte lika bråttom. Retur av SI-brickor Hyrda SI-brickor bör lämnas tillbaks på samma sätt som de lämnades ut (klubbvis eller lagvis). Eftersom vi fick tillgång till SportIdents program för att pricka av återlämnade brickor mot filen som skapats i samband med leveransen så gjorde vi bedömningen att detta skulle räcka. Det var ett misstag. Det saknas nu ett antal brickor där berörda klubbar bestämt påstår att de lämnat tillbaks dem och att det är vi som slarvat bort dem. Därför bör man räkna antal brickor vid återlämnandet och stämma av mot utlämnat antal så att man redan där kan påvisa om något saknas. Tävlingsexpedition/klagomur Placering i tält utanför sekretariatet med öppning via fönstret för inlämning av ändringsblanketter och brickbyten fungerade bra. Tre nätkopplade datorer, varav två med extra skärm för visning mot löpare/lagledare. Med dem kunde vi enkelt visa kartan/banan i SI-Timec och var de hade stämplat fel/hoppat över en kontroll. Vi saknade en skrivare för att serva vissa lag som inte hade koll på sin laganmälan (namn, SI-nr). Det allmänna informationstältet låg för långt bort. Vi fick många frågor av allmänt slag i tävlingsexpeditionen, t ex. var laget hade sin förläggning, var fanns toa, var skedde kartutdelning, etc. Bra med blanketterna vi fick i förväg från tidigare arrangör, vi behövde bara göra vissa modifieringar av dessa. Fyratimmars arbetspass fungerade bra. Under lördagen fram till herrstarten var vi cirka 8 personer i tjänst vid tävlingsexpedition + resultattavlan, därefter cirka 4 personer. Den mest "svåra" situationen vi hade att göra med var att förklara för löpare/lagledare att de inte hade stämplat vid en kontroll, detta trots att det var 100 % säkra på att de fått både pip och ljudsignal då de stämplat. Det kunde ta lång tid med lugna diskussioner för att övertyga och trösta löparna. Vid några tillfällen hjälpte inte våra argument och då tillkallades tävlingsledningen via mobiltelefon som fick ta över diskussionen. Något eller några fall gick vidare med att skriva och lämna in en protest till juryn som avslog protesten. Det var huvudsakligen ungdomslag och damlag som hade missat stämplingar. De som hade stämplat fel (vid fel kontroll) var lättare att övertyga. - 10 -
Instämpling/Utstämpling/Röd-utgång En stor del av alla ärenden i Röd utgång berodde på fel bricknummer. Det var framför allt i den öppna klassen där tävlande bytte sträckor med varandra utan att byta bricka. Man skulle kunna komma tillrätta med detta problem om man införde en kontroll av bricknummer vid incheckningen till start eller växlingsområde. Ännu bättre vore att koppla brickan till löparen i samband med incheckningen. Båda dessa åtgärder skulle kräva tillägg/förändringar i SI-Timec. De få problem som uppstod i utcheckningen berodde på bristande prestanda i SI-Timec. När funktionärerna i sekretariatet använde funktionen "beräkna om alla resultat" så segade databasen ner så pass att utcheckningen slutade fungera i någon minut. Förhoppningsvis är dessa brister borta vid nästa års 10MILA. Teknik Två missar gjordes inom detta område. Vi kontrollerade inte hur långt det var mellan vissa kopplingspunkter vilket förde med sig att vi inte hade kablar som räckte, utan krävde särskild åtgärd. Dessutom missade vi att göra reklam för Internetcaféet vilket som resulterade i att vi fick få besökare. När det gäller teknikgruppens arbete läggs i stort sätt all tid innan tävlingen. Här är det viktigt att använda bra produkter, testa allt innan och ha en reservplan för alla möjliga scenarion. Men detta borde vara självklart för någon som normalt jobbar med detta. Att sätta ihop några datorer i ett nätverk hemma kan många, men att ha 40 datorer, 8 switchar, 7 servrar och delar av detta utomhus kräver lite mera. Om nätverket krånglar påverkas alla områden vilket inte får inträffa. Arenaproduktion Det viktigaste inom detta område är att ha kompetenta personer som kan ställa krav på leverantörer och skriva ändamålsenliga avtal. Det är viktigt att granska dessa och tydligt ange vad leverantören ska göra och vad arrangören ska göra. Med det på plats handlar det om att jobba mot dessa. Ett mindre antal personer behövs initialt och betydligt fler personer under själva tävlingsdagarna för att stödja leverantörerna. Webb-TV I samband med att vi påbörjade detta arbete blev SportExpressen uppköpta av TV4. Tråkigt nog stod det redan på första mötet med TV4 klart att chanserna för att sända 10MILA även 2008 i TV hade minskat drastiskt i och med de nya ägarna. SVT24 visade ett visst intresse, men den relativt odramatiska upplösningen på 10MILA 2007 (herrar), med SVT på plats, hjälpte oss inte i försöken att sälja in tävlingen. Utvecklingen av Webb-TV var därför ett naturligt steg att ta. 10MILA hade sänts över Webb-TV i flera år, men med denna kanal som den primära direktsända mediebevakningen av tävlingen behövdes det en helt annan ambitionsnivå. En Webb-TV-portal uppfördes i februari. En portal som garanterar ett stort tittarantal, då plattformen den stod på användes bland annat av Aftonbladet.se och SR.se. Totalt sätt klarar lösningen att sända 5-6 Gbit/sekund, vilket den tekniskt bevandrade inser ger en total maximal mängd av parallella tittare - 11 -
på ca 13 000 om sändningen hålls på 464 kbit/sekund. Att inte sända i en högre kvalitet än så gör det möjligt för alla personer som har från 0,5 Mbit bredband att följa sändningarna. Höga produktionskostnader Det är mycket dyrt att göra en produktion som den på 10MILA. För att klara årets produktion av 10MILA kontrakterades fem professionella leverantörer: Videovision (produktionsbolag), Stream&Co (Webb-TV), SportIdent, TracTrac och Per Forsberg. Totalt arbetade 34 personer från dessa leverantörer under helgen, och många av dem redan från torsdagen. Lägg till det kameror, OB-buss med all annan utrustning vilket innebär miljontals kronor i kostnader för att genomföra produktionen av ett 10MILA. Tidigare 10MILA har kämpat för att gå med plus i resultaträkningen. Den absolut största posten är produktionskostnaden för storbildsskärm och tv-sändningar. Det borde vara fler än arrangörerna för ett 10MILA att ta denna kostnad. 10MILA 2008 passade på att banta produktionen från att vara ha "producerat" 10MILA till att "bevaka" 10MILA. Detta innebär för dig som tittare, åtminstone från webben, ingenting. Vi hade i år inte mer än en kamera per position, och kunde därför inte följa löparna över flera kameror i rad på samma sätt som tidigare. Studion bantades även till att vara en arenaspeaker. Finansieringen 10MILA sökte flera alternativ till finansieringen av tävlingens produktion. Några försök mer eller mindre helhjärtade än andra, men vi sträckte ut handen åt många håll. Kontakter togs med allt från SOFT, till nyhetsbolag och externa sponsorer. Det hela visade sig gå trögt, trögare än till och med experter på området kunde tro. Till slut stod vi med faktumet att det är dem vi producerar för, tittarna, som får visa intresset och betala. Finns det inga externa aktörer eller finansiella medel från SOFT, då är det dem vi producerar för som får stå upp och bevisa marknadsvärdet. Men hur många är det som kan tänkas betala? Efter att ha tittat på tidigare års statistik bedömdes det finns en krets på 5 000-7 000 personer som är genuint intresserade av att följa sändningarna, och därför också tycker att en slant för att få denna underhållning är värt sitt pris. Egentligen är det bara en fråga om pris och efterfrågan. Efter att ha diskuterat frågan, räknat på kostnaderna etc. och tagit en stor chansning sattes priset till 60 kr för hela sändningen. 10MILA begärde in offerter från tre leverantörer. En aktör stack ut i mängden, Stream&Co. Deras produkt och deras pris var överlägset bäst. Hos dem kostar det en fast avgift för att få Webb-TVportalen och sedan en rörlig del per Gbit som sänds. Lyckat grepp Årets Webb-TV-sändning var den första av sitt slag. Vi erbjöd tre kanaler: huvudsändningen, en släpande kamera och GPS-trackingen. För att garantera sig en underhållande tävling krävdes en insats från tittaren på 60 kr, eller om man bara ville se t.ex. damstafetten ett så pass lågt priset som 30 kr. Lösningen lanserades under februari och redan innan 10MILA-helgen hade 831 koder sålts. Vi visste att de flesta skulle köpa koder under helgen, och så blev det också. Totalt köptes 3622 koder. - 12 -
Tillgången till sändningen kunde göras genom fyra produktpaket, så här fördelades försäljningen: Hela sändningen: 1975 Ungdom/öppen: 55 Damer/Pre-O: 150 Herrar: 1442 Inte helt oväntat ville de flesta se hela sändningen tätt följt av herrstafetten. Troligen bevisades konceptet i år, och till nästa år vet fler om sändningarna och vet att det kan fungera helt och hållet. Faktum är att årets sändning genomfördes utan en enda sekunds avbrott på huvudsändningen. Det vi hade mest problem med var GPS-kanalen som ett tag låg ute med svart-vit bild, något vi efter lite felsökande kunde reda ut. Ekonomiskt resultat Av de 60 kronorna som en tittare betalar går det först bort moms och sedan transaktionsavgifter till banker/kortbolag. Lite beroende på betalningssätt återstår 40-45 kronor för 10MILA. Här ska först den fasta kostanden täckas. 10MILA 2008 hade en break-even på ca 2 000 tittare. Efter det är det endast den rörliga delen per sänd Gbit som varje tittare drar med sig. I det stora hela gick sändningen med plus, men det är inga stora siffror. Faktum är att Webb-TV-branschen inte är redo för sändningar på 25 timmar. Att ta 100-150 kronor för en hockey eller fotbollsmatch är en given vinst. Men för en 25-timmars lång Webb-TV-sändning är de rörliga kostnaderna extremt stora. Efter hård prispress fick 10MILA 2008 sända Webb-TV för 9 kr/gbit i rörlig kostnad. 10MILA-sändningen för en tittare har en rörlig kostnad på ca 376 kr. För en fotbollsmatch eller liknande är samma rörliga del på ca 22 kr. Hur kan då ett 10MILA 2008 gå med vinst med endast 60 kr i intäkt per tittare? Uppgifter från tidigare år visar att folk inte tittar hela tiden. Men faktum är att om 10MILA:s tittare hade haft sändning på hela tiden, ja, då hade arrangörerna tagit på sig ett stort ekonomiskt bakslag. Det är också denna prisbild som omöjliggör för 10MILA att lägga upp sändningarna i efterhand. Streamingkostnaden är då dessa 376 kronor/gång någon ser sändningen. En och samma tittare kan säkert tänka sig se sändningen flera gånger. Prissättningen på en efterhandsändning måste därför sättas på kanske 800-1000 kr för att med god säkerhet inte gå med förlust. Framtiden Konceptet är här för att stanna. Förhoppningsvis vaknar orienterarna till nästa år. Ett 10MILA bör ha åtminstone 5 000-7 000 tittare. 10MILA behöver det tittarantalet för att kunna ta nya steg för framtiden. GPS-trackingen behöver utvecklas. I år belastades telefonnätet så pass mycket, framförallt under damstafetten, att TracTrac sändarna stördes och många lag som hade sändare dök trots det aldrig upp på skärmen. 10MILA försökte inför i år även skaffa GPS-sändare för samtliga lag på samtliga sträckor. Tyvärr finns det inte så många enheter att tillgå. Det fanns inte fler än de 20 som det varit alla år. För framtiden ser jag att detta ändras så att alla lag som vill kan få en sändare. - 13 -
Tävlingscentrum service Roland Bäcklin, 070-5212988, roland.backlin@jaybis.se 10MILA 2008 genomfördes i en unik miljö. Inte bara det att naturen och omgivningarna inklusive slott med mera bjöd på fantastiska förutsättningar, den stora fördelen som arrangör var att det fanns många lokaler till förfogande som underlättade allt. Bygge Antal byggen kunde hållas på en låg nivå. Tre broar byggdes, den första enbart för att skydda kulturvärden i slottsparken (en mur som inte fick förstöras). Den andra byggdes för att möjliggöra löpning över ett vattendrag. Båda dessa kunde byggas i god tid innan tävlingen. De som byggde ansvarade också för rivningen efter tävlingen. Den tredje bron fattades ett sent beslut om och det var en passage över tillfartsvägen till TC. Bygget skedde genom kommunens försorg och Vägverket medverkade med tillstånd. En ny typ av speakerhus byggdes vilket var uppskattat av den personal som nyttjade det. Underlaget hade dock behövt vara stadigare, det sviktade mer än beräknat vilket gjorde att de skjutdörrar som monterats i framkant hakades ur sina spår och gick sönder. Målsättningen med att bygga ett lågt hus var att inte förstöra bilden av slottet. Parkering Området erbjöd tillräckligt med ytor för att kunna husera c:a 2200 bilar. Alla bussar fick komma ner till TC-området för avlämning och parkerades sedan c:a 1 km därifrån. Transporter Busstransporter mellan logiplatser i skolor och TC löstes under lördagen med hjälp av SL (som även körde en tur på söndag morgon). Under natten räckte det med att köra folkvagnsbussar två gånger i timmen. Behovet var mycket mindre än vad som verbalt framfördes. Om man har logi långt från TC i framtiden bör man fråga efter transportbehov redan vid bokningen så man kan dimensionera detta rätt. De flesta klubbar sköter transporterna själva. Hyrtält Upphandlades via Hyrtältet i Enköping. Fungerade bra vad gäller beställning, montering och nedtagning. Tälten försäkrades inte vilket hade varit möjligt (7 % av hyressumman). En plump dock för de gasolvärmare som levererades. Regelverket tillåter inte att själva gasolflaskan finns i tältet (själva värmaren får dock stå där så länge som avstånd till tältduk kan hållas). Räddningstjänsten förde en dialog med underleverantören om detta och TC-chefen fick besked om att man nått en överenskommelse om hur detta skulle gå till. Vid leverans visade det sig dock att leverantören inte gjort någonting alls åt detta utan levererade värmarna utan påpekanden. Värmarna var med detta tvungna att stå utomhus vilket naturligtvis inte alltid följdes. Detta uppdagades också i ett sådan sent skede att någon möjlighet att lösa det med alternativa metoder inte fanns. Militärtält Uppsättningen av tält skedde på frivillig väg. Alla klubbar hade uppmanats att skicka minst fem personer till Rosersberg helgen innan. Detta fungerade bra. Under lördagen resten 100 tält och resterande 42 restes påföljande dag. Det fanns fler tält än vad som uppgivits men det var antalet kaminer var begränsningen. Ytterligare c:a 15 tält hade kunnat resas med kaminer. Ett antal tältdukar kasserades och en utrensning av kaminer som inte är kompletta mm bör göras, om inte annat för att - 14 -
få plats med allt på en bil med släp. I år fick det gå en extra bil med 8 pallar som hade kunnat undvikas vid lite bättre sortering med påföljande kassering året innan. Husvagnar Platser rutades enbart upp för husvagnar. Vi märkte inte upp rutorna med nummer utan man fick ställa sig på en ledig ruta eller hitta sin ruta via den ritning som fanns. Klubbar som vill stå bredvid varandra behöver med detta komma samtidigt eller ha klubbkamrater som markera platser. Tillgången på platser var inget problem i år. Om det är brist på platser kan man inte hantera det så som vi gjorde. Tält Här anvisades enbart yta och klubbarna fick slå upp sina tält var de ville. Utrymmet utnyttjades enbart till c:a 15 %. Vindskyddsplatser Rutor på 5x5 meter märktes upp i slottsparken. För vissa rutor (inramade av grusgångar) noterades endast klubbnamn och därmed valfri placering i rutorna. En kommentar kan vara att vindskyddstälten inte sällan är större än vad dessa mått klarar. Klubbar som bokar flera platser behöver också ange om platserna måste ligga bredvid varandra då bokningen kanske avser ett större tält, detta har idag inte stöd i bokningssystemet. Hotell logi Strul genom att hotellet tillät bokning direkt vilket gick på sidan om vårt egen hantering. Stöd för detta måste byggas in i anmälningssystemet. Som det blev nu krävdes mängder med arbete båda vad avser bokning och sedan också ekonomiuppföljningen av dessa. Man kan ju också avstå från detta och låta klubbarna boka direkt hos hotell men då blir det svårt att få intäkter på hanteringen. Marketenteri Gick mycket bra. Försäljningen på TC var koncentrerad till i huvudsak en plats men en extra försäljningsplats fanns på västra sidan av området (öppet periodvis). Den stora skillnaden från tidigare år var att vi kunde erbjuda mat i Räddningsverkets matsal vilket utnyttjades drygt 3200 gånger vilket var mer än beräknat. Arbetsbelastningen på personalen i matsalen var därför tidvis mycket hög. Trots att försäljningen av lagad mat i så stor utsträckning skedde genom Räddningsverkets försorg gjorde markan nere på TC ett bättre resultat än vad som budgeterats. El Tillgången på ström på slottets västra sida (allt utom marka) räckte till (192 A totalt). Marketenteriet hade 32 A tillgängligt vilket var på gränsen (säkringarna löste ut). Den mesta materielen fanns i 10MILA:s materielcontainer, vi blev sponsrade med belysningsmaster, kabelmaster och några mindre elcentraler. Några mindre elaggregat lånades från RV. Vatten Vatten till området löstes genom Sigtuna Kommuns försorg. S.k. beredskapskärl ställdes ut (900 liter styck). Totalt beräknades 10 000 liter gå åt (varav 1800 liter vad reserverade för markan). Tillgång till vatten fanns också i de byggnader som disponerades. Det varma vädret gjorde dock att åtgången på - 15 -
vatten ute i tält- och husvagnsområdet inte räckte till utan kommunen fick komplettera under kvällen och natten. Totalt ställdes 18 000 liter vatten ut vilket i princip gick åt. Sanitet Duschar för dam och herr fanns i byggnader på området (som längst 900 meter från mål). Bastu fanns också tillgängligt i byggnaderna. Varmvattnet räckte inte till hela tiden men varmvattenproduktionen gick för fullt och inför varje kavle var varmvatten tillgängligt igen. Detta var inget stort problem, vattnet var i alla fall ljummet som sämst. De utställda bajamajorna var dock ett problem. Missförstånd mellan leverantören och TC-chefen samt leverantörens erfarenhet grundad på tidigare tävlingar gjorde att tömningen och servicen blev underdimensionerad. En klar orsak var naturligtvis den stora åtgången på vatten. Det som går in ska också ut! Med hjälp av kommunen kunde en extratömning verksällas tidigt på söndagsmorgonen. Sophämtningen drabbades av en liten lapsus beroende på att ansvarig chef på kommunen slutat och inte lämnat över den överenskommelse som vi träffat med kommunen tidigare. Nu blev det så att kärl inte gick att få fram (trädgårdssäsong mm) vilket gjorde att sopsäckar fick samlas ihop på några platser. Detta fungerade dock bra. Uppsättning av sopsäckar och tömning av dessa pågick löpande under hela tävlingsdygnet och dessa hämtades sedan av en sopbil med komprimator efter tävlingens slut. Sjukvård Underorganiserad kan vara en bra sammanfattning. Avtal träffades med Röda Korsets Första hjälpen grupp och baserades på att de varit med under 10MILA 2007 och därmed hade kunskap om vad som krävdes. Det visade sig vid tävlingens start att ansvarig för verksamheten 2007 inte fanns med längre i gruppen och att heller ingen av sjukvårdarna varit med. Mängden sjukvårdsmateriel var därför underdimensionerat och fick kompletteras under lördagen med extra kostnader som följd. Erfarenheten från detta är att SOFT bör ta fram normer för en minimiorganisation för tävlingar på denna nivå. Det går inte alltid att göra som man gjorde förra året. Antalet skador var mycket begränsat och det var heller inga allvarliga skador som inträffade. Två ambulanstransporter skedde, en för transport till röntgen av fot och en transport innan tävlingen av en deltagare som blev sjuk. Naturskydd Avspärrningar för att skydda känslig natur borde ha gjorts kraftigare. Nu klev eller klättrade folk förbi de som var uppsatta. Skadorna blev dock mycket lindriga. Vi övervägde också tidigt att skydda gräsmattan framför slottet med flis men efter diskussioner med trädgårdskunniga bestämdes att inte göra så (gräset hade troligen dött eller blivit mer skadat av en övertäckning). Detta visade sig vara ett klokt beslut då gräset klarade sig mycket bra. Informationstavla En informationstavla sattes upp längs ingången till vindskyddsplatserna. Tavlan kunde ha haft bättre information men var i alla fall placerad på ett bra ställe. - 16 -
Marknadsfunktion Hans Karlsson, 070-220 6440, hans.r.karlsson@telia.com Marknadskoncept Företag partners har erbjudits att delta enligt en mycket flexibel modell med huvudinriktning Huvudsponsor, Tävlingssponsor (äger egen fålla + underdel av nummerlappar), Övriga. Erbjudandet har främst innefattat, reklam i tidningsbilaga, webben, karta, affärsutrymme på TC, banderoller (centralt producerade till självkostnadspris) på TC. Sponsorarbetets upplägg. Två huvudinriktningar har bedrivits dels att arbeta via klubbarna och dess medlemmar och dels att arbeta via en centralt placerad provisionsavlönad sponsorkonsult. Till hjälp för att bearbeta företag har utbildning hållits för klubbarna. Vidare har OH-program och en kortare presentationsfilm tagits fram för att kunna ge företagen en bättre bild över 10Mila. I filmen medverkade bland annat Svenska Orienteringsförbundets marknadschef. Även ett provisionsupplägg har erbjudits klubbarna för att öka intresset för medverkan. En speciell tidningsbilaga har getts ut i samarbete med lokaltidningen Sigtunabygden (utgivning 27 000 ex samt 3000 ex för att dela ut på TC) Resultat Vår sponsorkonsult Knut Nord har tecknat avtal med huvudsponsorn Petzl. I övrigt har avtal träffats med Jober evenemang AB gemensamt för 10Mila & 25manna. Tidningsbilagan har genererat pengaintäkter i ungefär samma storlek som kostnaden för tidningen samt att samarbetspartners bidragit med ytterligare ca 90 000 i tjänster där ersättning gavs i form av annonsutrymme i tidningen. Idén om att många orienterare jobbar på företag som borde vara intresserade av att delta har varit bra på pappret men fel i praktiken. Resultatet via klubbarna har varit magert två annonser i tidningsbilagan har kommit in via Länna IF. Största problemet med klubbarna har varit ointresset att delta/ presentera konceptet för lämpliga företag. Sammanfattning och rekommendation I kontakterna med företagen är det ett problem att fånga tillräckligt intresse när aktiviteten har så kort livslängd allt genomfört på en helg. Min bedömning är att det är en fördel marknadsmässigt om man kan skapa en orienteringsvecka i samband med 10Mila så företagen känner att man får mer för pengarna alternativt är man tvingad att ha lägre pengamässigt anslag i erbjudandet. Vi offererade ca 100 000 för att bli tävlingssponsor marknadsmässigt torde 50 000 vara mer i nivå för vad företag är beredda att betala för en helgaktivitet. - 17 -
Själva sponsorerbjudandet och modellen med film/oh-paket etc. har fungerat mycket bra arbetet rekommenderas fortsätta kommande år med samma modell. Slutsatsen för framtiden är även att man måste koncentrera marknadsarbetet till centralt arbetande och avlönade personer frivilliga insatser fungerar inte tillräckligt bra inom detta område. Information/media Ulf K. Rask, 070-2467069, ulf.k.rask@telia.com Marknadsföring Den viktigaste informationskällan är hemsidan www.10mila.se som vi i ett tidigt skede la ut "enklare" information om tävlingen. Efter hand som vi hade mer att komma med fylldes det på. Sista månaderna, och speciellt de två sista veckorna var det väldigt mycket information som skulle publiceras. Föreningen Tiomilakavlen skulle bidra med stöd och drift av hemsidan. Det tog ett tag innan dessa arbetsformer fann bra rutiner främst beroende på att sidan var i stort behov av omarbetning, vilket sedermera gjordes. Detta medverkade till att det blev en bra och tillgänglig portal för informationen på hemsidan. I övrigt marknadsfördes 10MILA 2008 med annonser i Skogssport samt Norges och Finlands motsvarigheter. Information infördes också på olika orienteringshemsidor. I samband med 25manna stafetten hade vi en stor affisch, samt pappersinbjudningar klara. Det uppskattades att vi var ute i god tid med denna tävlingsinbjudan. På 10MILA 2007 i Eskilstuna delades ett flygblad ut. Samma flygblad delades också ut på Jukola 2007 samt klistrades upp på anslagstavlor på olika tävlingar under hela 2007. Media I samband med tävlingen hade vi ett presscentrum inomhus, cirka 200 meter från målet. Det normala brukar vara ett tält intill målfållan, men det blev en riktigt bra lösning trots allt därför att det gick att se storbildsproduktionen på intern-tv. Förutsättningarna med Internet, storbilds-tv med mera fungerade mycket bra. Sammanlagt var 147 personer ackrediterade. Ett problem var alla klubbledare m.fl. som ville ackreditera sig för att få tillgång till bland annat pressparkeringen. Men vi var hårda och nekade ganska många. Detta är viktigt för att kunna skapa bra förutsättningar för de journalister som verkligen producerar i tidningar och andra media. Under lördagen kom cirka 20-25 personer och ville ha ackreditering på plats, men bara de som kunde visa upp ett riktigt presskort fick ackreditering. I presscentrat var ca 30 personer uppkopplades på Internet så gott som hela tiden. Vi hade tillgång till totalt 24 trådnätverk samt ett trådlöst nätverk. Under dygnet utökade vi från 20 till 24. I gruppen som arbetade under tävlingsdygnet ingick totalt 12 funktionärer. - 18 -
Ekonomifunktionen Carl-Arne Malmberg, 070-670 69 17, camal@telia.com Ekonomiadministration Allmänt Funktionen har omfattat all ekonomisk styrning och finansiellt genomförande. Följande produkter har tillhandahålls genom denna funktion; Upprättande av organisationsnummer, bank och plusgirokonton, förordnanden, budget, fakturabetalningar, ekonomisk uppföljning, ekonomistyrning, återredovisning och bokslut. Funktionen har även svarat för avtalsstöd och försäkringsfrågor. Tävlingen budgeterades med en omslutning på ca 4 mkr och ett resultat om ca 0,6 mkr fördelat med ca 80% till ORU och 20% till10mila-föreningen. Arbetet med ekonomifunktionen påbörjades ca 24 månader före tävling. Ekonomifunktionen organiserades med chef och stf chef. Under tävlingsdagarna utökas funktionen med två medarbetare. Konton och Internet-hantering skapades med början i september 2007. Det beslutades tidigt att all betalning sker i svenska kronor (sek). Hantering av euro sedlar (banken tar inte emot mynt vid växling) var möjlig under tävlingen, men återväxel har skett i sek. För att underlätta hantering av växelmynt till mat och kaffe (service för främst utländska löpare) träffades (gratis) överenskommelse med sportförsäljaren att betalning på kort kan ske med överbelopp så att kontanter kunde erhållas för växel. Preliminär budget skapades ca 12 månader före tävlingsdagen och slutlig budget skapas ca 3 månader före. Budgeten byggs upp på grundval av föregående års utfall, våra lokala förutsättningar och dialog med respektive blockchef. I samband med budgets fastställande beslutas även om aktuella förordnanden. Blockchef fick upphandla inom budget plus 10 % dock max 3000 sek. UOF tillförde 10 kkr. (lån) för att skapa en handkassa 4 mån före tävling. Systemstöd Budget upprättades i Microsoft Excel och överfördes sedan till ekonomisystemet SPCS vilket användes för evenemangets bokföring. I samband med överföringen skapades ett organisationssystem bestående av blocken och baskontoplanen byggdes om för att passa 10MILA. Betalningsfunktionerna över Internet fungerade från november 2007. All ekonomihantering har skett över Internet och med stöd av anmälningsfunktionen i 10MILA hemsida. I den senare kunde ekonomifunktionen utläsa respektive klubbs anmälningar för start, logi, skärmskydd och parkering. Det innebär att avstämningar skulle kunna göras mot inbetalningarna. Det krävs dock ett handarbete att uppdatera ekonomidelen på www.10mila.se så att lagen ser att betalning tagits emot. 10MILA hemsida klarade inte av att samla alla boknings- och betalningsdetaljer som exempelvis klubbpaket, utrustning i klubbpaketen samt differentierade boendekostnader. Detta innebar ett omfattande merarbete för ekonomifunktionen då alla anmälningar tvingades följas upp manuellt i egen kalkyl. - 19 -
Intern kontroll Full spårbarhet har funnits i alla transaktioner och tvåsamhet har fungerat i all ekonomisk hantering under 10MILA 2008. Det innebar bl. a att: kanslichefen har haft kontinuerlig full insyn i ekonomichefens ekonomiska hantering över Internet. fakturor har bestyrkts av mottagare/beställare och attesterats av blockchef. attest av egen beställning har inte skett hämtning/lämning och transport av kassor har skett av två behöriga personer plan för ersättare av ut och inbetalningsfunktion har funnits som innebar att funktionen skulle kunna återupptas senast 24 tim efter frånfälle C Ek och kanslichef har varit bemyndigade att attestera blockchefs beställning under förutsättning att blockchef bestyrkt mottagandet. Även muntliga bestyrkanden har godtagits med notering på ärendet. Ekonomifunktionen har upprättat attestlista med namnteckningsprov 3 månader före tävling. Vidare har utfallet av evenemanget kontinuerligt följas upp av ekonomichefen med stöd av underlag från blockcheferna. Anmälningsavgifter I inbjudan framgick klart när efteranmälningsavgift inträffar. Detta måste samtidigt följas upp med information på www.10mila.se att nu råder efteranmälningsavgift. Så var även fallet men betalningsdisciplinen var så dålig att vi fick förhala första stoppet nästan 14 dagar. Inga lagkuvert fick lämnas ut innan alla avgifter hade betalats. Ekonomifunktionen överlämnade klarteckenlista före det tävlingsexpeditionen öppnade fredag den 25 april, och försåg sedan kontinuerligt tävlingsexpeditionen med underlag. Sena betalningar under tävlingsdagarna skedde i ekonomimodulen. Många lag (ca 5-10%) har härutöver slarvat med sina betalningar. Dessa lag har påförts förseningsavgifter. Några lag (ca 10) hade vid tävlingstillfället inte betalat fullt ut. Dessa lag fick underteckna en fordran med aktuellt belopp för att få ut sitt lagkuvert. Resultat och erfarenheter Budget har innehållits och överträffats något. Planen för ekonomifunktionen har kunnat följas, men bristerna i 10MILA hemsida har skapat betydande merarbete. Bristande betalningsdisciplin poängterar behovet av tydlighet och skärpa i såväl texter i inbjudan som de allmänna betalningskraven för att få starta. Detaljerade rapporter, handlingar och rutiner finns utöver denna slutrapport - 20 -