Europeiska kommissionen som affärspartner

Europeiska kommissionen som affärspartner Tips till potentiella uppdragstagare EUROPEISKA KOMMISSIONEN

Ett affärstillfälle för er Title 01 Text Innehållsförteckning Europeiska kommissionen som affärspartner Tips till potentiella uppdragstagare Europeiska kommissionen är Europeiska unionens verkställande organ. Kommissionen förvaltar EU:s budget och övervakar genomförandet av den gemensamma politiken. För att kunna utföra sina uppgifter behöver Europeiska kommissionen en lång rad varor och tjänster, från politisk och juridisk rådgivning till posttjänster, kontorsutrustning och fastighetsskötsel. Omkring 9 000 kontrakt tilldelas varje år genom offentlig upphandling. Detta kan innebära ett affärstillfälle för ert företag! Låter det intressant? Denna handledning hjälper er att staka ut riktningen och talar om var närmare uppgifter finns att få. Att söka information och kontraktstillfällen.... 3 Upphandlingsförfarandenas abc.............. 4 Det öppna förfarandet i detalj................ 6 Villkor för att delta i ett upphandlingsförfarande.................... 8 Anbudet................................. 10 Låt inte små misstag stjälpa ert anbud!....... 12 Efter undertecknandet av kontraktet......... 13 Överklaganden och klagomål............... 14 Ordlista.................................. 15 År 2007 uppgick värdet på tjänster och varor som upphandlats av kommissionen till 2,86 miljarder euro Tjänster 81 % Varukontrakt 12 % Anläggningsarbeten 7 %

Att söka information och kontraktstillfällen Tenders Electronic Daily (TED) Tenders Electronic Daily (TED) är den främsta källan till information om stora upphandlingsförfaranden som anordnas av Europeiska kommissionen och andra myndigheter inom EU: http://ted.europa.eu/. Utökad sökning i TED Med hjälp av TED kan ni lätt hitta vad ni söker. Klicka på Utvidgad sökning för att söka utifrån land, CPV-kod (se ordlista), typ av myndighet, osv. Kommissionens webbplats Kontrakt till mycket lågt värde: tjänster, varor och anläggningsarbeten värda mindre än 60 000 euro. Kontrakt till mycket lågt värde annonseras mycket sällan ut i TED. Kontrakt som är värda mellan 25 000 och 60 000 euro finns på den webbplats som tillhör den avdelning inom kommissionen som avser att anordna ett upphandlingsförfarande. En förteckning över dessa hemsidor finns på följande länk: http://ec.europa.eu/public_contracts/index_en.htm. Andra möjligheter Kontrakt som är värda mindre än 25 000 euro tilldelas genom ett förhandlat förfarande utan förhandsanmälan. Dessa kontrakt annonseras inte ut, men om ni är synliga på marknaden kan ni få en inbjudan att lämna anbud på ett sådant kontrakt. Om ni önskar närmare upplysningar om offentlig upphandling, gå till http://europa.eu/publicprocurement/info/index_en.htm. Där finns länkar till nationella databaser för offentlig upphandling, specifik lagstiftning osv. 3

Upphandlingsförfarandenas abc Kort överblick över upphandlingsförfarandena. Öppet förfarande Selektivt förfarande Öppet förfarande Varje intresserad ekonomisk aktör får lämna anbud. Denna typ av förfarande består av ett enda steg. Se sidorna 7 och 8. Det öppna förfarandet är utan tvekan det mest använda och står för mer än hälften av de undertecknade kontrakten. abc Förhandlade förfaranden Selektivt förfarande Denna typ av förfarande består av två steg: i det första analyseras deltagarnas kapacitet utifrån urvals- och tilldelningskriterierna (se villkoren, s. 8); varje intresserad ekonomisk aktör kan delta i detta steg; i det andra uppmanas de som godkänts i det första steget att lämna anbud. Vissa selektiva förfaranden följer på en uppmaning till intresseanmälan. Om ni svarar på en sådan uppmaning till intresseanmälan, måste ni bevisa er kapacitet med avseende på de angivna urvals- och tilldelningskriterierna (se villkoren, s. 8). Om ni godkänns, kommer ni att placeras i den selektiva förteckningen över antagna anbudsgivare som gäller i tre år, och som kan användas vid flera tillfällen i samband med olika upphandlingsförfaranden till medelstort värde (vanligen tjänstekon- 4

trakt som inte överstiger 133 000 euro). När ett kontrakt ska tilldelas, uppmanar kommissionen kandidater i den selektiva förteckningen att inkomma med sina anbud. Om ni placeras i den selektiva förteckningen efter en uppmaning till intresseanmälan, kan ni få ett erbjudande om att lämna anbud på kontrakt till medelstort värde i selektiva förfaranden. Förhandlade förfaranden abc Exempel på undantagsfall Vid avsaknad av godtagbara anbud i ett tidigare offentliggjort öppet eller selektivt förfarande. I monopolsituationer. I akuta lägen, t.ex. vid naturkatastrofer osv. Detta förfarande tillämpas när upphandlingens värde understiger 60 000 euro. Europeiska kommissionen uppmanar direkt ekonomiska aktörer att lämna anbud. Om kommissionen anser att anbuden kan förbättras, kan förhandlingar inledas på lika villkor för samtliga anbudsgivare. Förhandlade förfaranden för kontrakt till lågt värde är vanligen enklare och snabbare än andra förfaranden. Kommissionen kan begära in färre handlingar från företagen; kraven på kandidaterna är mindre restriktiva och upphandlingsdokumentationen, och ibland även anbuden, kan skickas med e-post. abc Också för kontrakt vilkas värde överstiger 60 000 euro, men endast i undantagsfall, kan Europeiska kommissionen förhandla om kontraktsvillkoren med en eller flera ekonomiska aktörer. Kommissionen kan offentliggöra ett meddelande om upphandling på förhand eller helt enkelt samråda med utvalda ekonomiska aktörer. 5

Förhandsinformation Det öppna förfarandet i detalj Streckad linje och kursivstil innebär valfritt steg Europeiska unionens officiella tidning S I meddelandet annonseras det kommande årets planer. Det kan offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning, S -serien (EUT S) eller på Europeiska kommissionens webbplats för offentlig upphandling. Meddelande om kontrakt och anbudshandlingar Meddelandet innehåller all grundläggande information som ni behöver för att avgöra om kontraktet är intressant samt en länk för att ladda ned anbudshandlingarna. Upphandlingsdokumentationen innehåller vanligen inbjudan att lämna anbud, specifikationer och utkastet till kontrakt. http://ted.europa.eu Alla offentliggjorda meddelanden om kontrakt återfinns på webbplatsen TED (Tenders Electronic Daily) på http://ted.europa.eu. Anbudshandlingar I vissa fall finns inte anbudshandlingarna på Internet, utan sänds per post till samtliga de ekonomiska aktörer som senast fem dagar före sista inlämningsdagen begärt att få dem. Klargöranden och svar på frågor 6

Korrigeringar; ändringar i upphandlingsvillkoren Besök på plats Informationsmöten Glöm inte att regelbundet besöka webbplatsen där handlingarna offentliggjorts, också efter det att ni har laddat ned dem. På webbplatsen finns frågor och svar och där annonseras även ändringar av exempelvis tidsfristen ut. Mottagande av anbud Anbud som lämnas in efter tidsfristens utgång kommer inte att beaktas. Offentlig öppning Svarsposten öppnas offentligt av öppningskommittén Möjlighet för anbudsgivarna att inkomma med kompletterande handlingar eller klargöranden Ni har rätt att delta i det öppna mötet och genast få veta hur många anbud som lämnats in och av vem. Kommissionen kan komma att be er att lämna klargöranden, bekräfta rättelser i ert anbud eller att ni lämnar in handlingar som saknas. Kommissionen kan bara begära att ni korrigerar formella fel. Om ni exempelvis glömmer att skicka in balansräkningen, kan kommissionen begära att ni inkommer med den vid ett senare tillfälle. Om ni däremot glömmer att inkludera priset i ert anbud, kommer anbudet att ogiltigförklaras. Tilldelning av kontrakt Om kommissionen slutligen väljer ert anbud, erhåller ni en skrivelse med kontraktet som ska undertecknas och återsändas till kommissionen. Kommissionen kan välja att underteckna ert kontrakt tidigast 14 dagar efter det att skrivelserna skickats ut till era konkurrenter. Om ert anbud inte godtas, får ni en skrivelse med uppgifter om vem som valts ut och varför ert anbud inte godtagits. Ni har 14 dagar på er att göra invändningar om ni anser att avvisandet av ert anbud inte var tillräckligt väl underbyggt. 7

Villkor för att delta i ett upphandlingsförfarande Juridisk form och registrering Juridisk form och registrering Alla ekonomiska aktörer som är registrerade i EU och alla EU-medborgare kan delta. Alla ekonomiska aktörer från länder utanför EU som har ett avtal med EU om att delta på marknaderna för offentlig upphandling kan också delta. Uteslutningskriterier Språk Urvalskriterier Uteslutningskriterier De ekonomiska aktörerna ska uppfylla följande kriterier: De får inte befinna sig i konkurs. De får inte ha fällts för brott mot yrkesetiken. De får inte ha gjort sig skyldiga till grovt tjänstefel. De ska ha betalat sina skatter och sociala avgifter. De får inte ha varit fällda för bedrägeri, korruption, medverkan i brottsorganisationer eller några andra brott mot Europeiska unionens ekonomiska intressen. De får inte ha uteslutits från något anbudsförfarande till följd av problem med tidigare anbud eller kontrakt. Partnerskap 8

Urvalskriterier Som potentiell uppdragstagare måste ni ha nödvändig finansiell, ekonomisk, teknisk och professionell kapacitet att fullfölja kontraktet. Ni måste kunna bevisa att ert företag är ekonomiskt sunt, exempelvis genom att lämna in uppgifter om företagets totala omsättning eller likviditet. Ert företags tekniska kapacitet kan verifieras, exempelvis på grundval av tidigare projekt eller studier som gjorts på det berörda området. Språk Anbudsgivarna har rätt att använda vilket officiellt EU-språk som helst i sitt anbud. Ibland kan anbudsgivarna uppmanas att lämna in anbudet på ett visst språk (exempelvis i anbud som rör ett högteknologiskt område, där ett visst språk är det som främst används i världen eller när fullföljandet av kontraktet är beroende av kunskaper i ett visst språk). När kontraktet fullföljs kommer ni att tvingas arbeta på det språk som kommissionen föreskriver. Partnerskap Grupper av ekonomiska aktörer: En grupp av ekonomiska aktörer som agerar tillsammans kan lämna ett gemensamt anbud. Gruppen kan emellertid tvingas anta en viss juridisk form om anbudet godtas. Entreprenadkontrakt: Anbudsgivaren kan uppmanas att ange värdet på det kontrakt som föreslås läggas ut på entreprenad och uppge namnet på sin/a entreprenör/er. 9

Anbudet Följebrev Pris Det finns inget standardiserat innehåll som gäller alla anbud. Exakta uppgifter återfinns i anbudshandlingarna. Innehållet beror exempelvis på upphandlingens natur, dess värde och typen av förfarande. Nedan återfinns en lista över vanliga krav. Följebrev Ert företag kan komma att uppmanas att skriftligen godta de tekniska specifikationerna och modellkontraktet. Juridisk person Dokumentation Tekniskt förslag Försäkran på heder och samvete Försäkran på heder och samvete om efterlevnad av urvalskriterierna Anbudsgivarna måste försäkra att de inte har brutit mot några av de yrkesrelaterade eller rättsliga bestämmelser som kan leda till att de utesluts från upphandlingsförfarandet. Försäkran ska omfatta samtliga företag i gruppen. Dessutom uppmanas även entreprenörer ofta också till att lämna en försäkran. Dokumentation som visar förenlighet med urvalskriterierna Kriterierna för att bedöma er finansiella kapacitet kan avse er omsättning, likviditet eller ekonomiska trovärdighet. Uppgifterna kan behöva dokumenteras exempelvis genom balansräkningen, bankbesked eller försäkringar. Ert yrkeskunnande kan exempelvis bedömas genom att ni informerar om era erfarenheter från liknande projekt, er utrustning eller personalens CV:n. 10

Tekniskt förslag Vad gäller tjänstekontrakt, ska ert tekniska förslag beskriva hur ni avser att genomföra kontraktet, exempelvis i fråga om metod och tidsplan. Vad gäller varukontrakt, ska det innehålla en specifikation av de varor som ska levereras. Dessutom krävs ofta också en beskrivning av hur leveransen kommer att organiseras. Pris Beroende på de krav som styr anbudet kan det omfatta ett totalt pris eller en kostnadsfördelning. I regel ska priserna anges i euro, exklusive moms eller med separat momsangivelse. Juridisk person och typ av bankformulär (se: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm) Dessa formulär innehåller ingående identifierande uppgifter om ert företag och de ska vara ifyllda innan ett kontrakt kan undertecknas med er för första gången. Obligatorisk dokumentation för grupper av ekonomiska aktörer eller entreprenörer Ledaren för gruppen av ekonomiska aktörer kan behöva uppvisa en fullmakt från gruppens medlemmar eller ett kontrakt som dessa undertecknat. Kommissionen kommer att begära dokumentation från gruppen om att den förfogar över nödvändiga medel. Ytterligare information eller dokumentation kan komma att begäras in Kommissionen kan kräva kompletterande dokumentation, exempelvis avseende de varor som ni kommer att leverera (t.ex. teknisk information, garantier och certifikat), dokumentation som visar att ni har laglig rätt att tillhandahålla de tjänster som ni kommer att utföra (t.ex. bevisa att personalen har tillräcklig utbildning såsom ingenjörsutbildning, licenser, innehav av vissa immateriella rättigheter osv.)

Låt inte små misstag stjälpa ert anbud! PERSONAL TIDSPLAN TIDSFRISTER DETALJER SPECIFIKATIONER PRIS PARTNERSKAP Tidsplan 12 Vänta inte till sista stund för att fylla i anbudet. Ta er också tid att läsa igenom det! Ett misstag kan göra att anbudet ogiltigförklaras. Om ni tvingas lämna in anbudet sista anmälningsdagen, beakta då att Europeiska kommissionens posttjänst endast är öppen under kontorstid. Ni kan även skicka ert anbud med bud eller rekommenderat brev. I båda fallen är det datumstämpeln som gäller, inte dagen för mottagandet av anbudet! Specifikationer Be kommissionen om förklaringar om ni inte förstår specifikationerna i stället för att gissa. Se upp med detaljerna Utgå inte ifrån att små avvikelser godtas. Det gör de inte. Detta gäller särskilt om ert anbud inte uppfyller anbudsförfarandets tekniska krav. Partnerskap Starta ett partnerskap om detta krävs för att uppfylla kraven. Pris I tilldelningskriterierna anges prisets och kvalitetens relativa vikt. Det är vanligen bättre att erbjuda högsta möjliga kvalitet, även om det innebär ett högt pris. Gör realistiska personalberäkningar Experter kan ersättas endast i undantagsfall och då med andra experter som har motsvarande kvalifikationer. Om de experter som ni föreslagit i ert anbud väljer att inte arbeta för er, kan ni stöta på problem i samband med genomförandet av kontraktet. Det kan uppstå avbrott i arbetet, förseningar, ekonomiska påföljder osv. Var realistisk i fråga om tidsfristerna Om ni efter undertecknandet av kontraktet inte kan hålla er till den tidsplan som utlovats i ert anbud, kommer ni att få betala skadestånd för varje dags försening.

Efter undertecknandet av kontraktet Leverans Varorna/tjänsterna/anläggningsarbetena ska levereras enligt de tekniska specifikationerna och ert eget anbud. Om ert anbud omfattar mer än vad som krävs enligt de tekniska specifikationerna, är ni skyldiga att leverera enligt anbudet. Om ert anbud står i strid med specifikationerna, är det dessa som gäller. På samma sätt gäller kontraktet framför de tekniska specifikationerna och anbudet. Kom ihåg att ett kontrakt som slutits efter ett offentligt upphandlingsförfarande inte kan ändras i efterhand. Det enda som kan ändras är sådant som rör formalia, t.ex. ändringar av kontonummer, eller sådant som beror på yttre okontrollerbara och oförutsedda faktorer såsom naturkatastrofer. Utbetalning Betalningsplanen återfinns vanligen i ert kontrakt. Betalningen sker på vissa villkor, men vanligen efter det att rapporten och fakturan lämnats in. Kommissionen har, beroende på kontraktets typ, 20, 45 eller 60 dagar på sig att utvärdera rapporten och ytterligare 30 dagar att betala. Kommissionen kan komma att begära in rättelser eller ytterligare dokumentation. I dessa fall upphör nedräkningen av dagar när begäran överlämnas och återupptas när ni inkommer med ert svar. Om en helt ny rapport måste lämnas in, tas nedräkningen om från början. Om kommissionen inte betalar i tid, kommer ni att erhålla dröjsmålsränta. Ramavtal är en särskild avtalstyp som endast anger det allmänna innehållet i de tjänster eller varor som levereras. Ytterligare ett steg krävs för att genomföra själva köpet: kommissionen lägger en order, och när ett tillfredsställande svar har inkommit undertecknas ett särskilt kontrakt. Därför innebär ett ramavtal i sig inte något köp utan köpen sker genom mindre, specifika kontrakt varje specifikt kontrakt undertecknas, fullföljs, faktureras och betalas separat. Rapportering Beroende på kontraktets omfattning och innehåll, kan kommissionen komma att begära en rapport från er om allting ni har gjort i fråga om arrangemang, tidsplaner, logistik och reaktioner. 13

Överklaganden och klagomål Om ni anser att ert anbud inte har behandlats korrekt, eller att anbudsvillkoren är diskriminerande, kan ni lämna in ett klagomål till den ansvariga avdelningen inom kommissionen. Om ni inte är nöjda med svaret ni får, kan ni skriva till Europeiska ombudsmannen (http://www.ombudsman.europa.eu). Ni kan också klaga hos Europeiska gemenskapernas domstol (http://curia.europa.eu). Detta måste ske inom två månader efter det att det beslut som ni överklagar fattats. Förstainstansrätten är behörig att ta upp fall som rör kommissionens upphandlingsförfaranden. Europeiska ombudsmannen utreder klagomål om missförhållanden inom EU:s institutioner och organ. Ett klagomål måste lämnas in senast två år efter den dag då ni fått de uppgifter som ert klagomål bygger på, och ni måste dessförinnan ha kontaktat berörda institutioner eller organ, exempelvis brevledes. ANSVARIG AVDELNING EUROPEISKA OMBUDSMANNEN EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS DOMSTOL 14

Ordlista Anbudsgivare: En ekonomisk aktör som har lämnat ett anbud. Ekonomisk aktör: Varje företag eller individ, fysisk eller juridisk person, företag eller grupp av företag i offentlig ägo som erbjuder produkter, tjänster eller anläggningsarbeten på marknaden. EUT S: Bilagan om offentlig upphandling till Europeiska unionens officiella tidning (EUT). Förhandsmeddelande: Annons i EUT S om avsikten att sätta igång ett upphandlingsförfarande inom en nära framtid (återfinns i TED). Gemensam terminologi vid offentlig upphandling (CPV-referensnummer): Tack vare den gemensamma terminologin skapas ett gemensamt system för offentlig upphandling som syftar till en standardisering av de referenser som de kontraktsslutande myndigheterna använder för att beskriva innehållet i offentliga kontrakt. Kravspecifikationer: Dokument eller serie dokument som innehåller uppgifter om upphandlingsförfarandets (även tekniska specifikationer) villkor, organisation och innehåll. Meddelande om upphandling: Annons om offentlig upphandling som offentliggörs i EUT S (återfinns i TED). Ramavtal: Ett kontrakt som innehåller regler för en rad specifika kontrakt (se s. 13). Särskilt kontrakt: Kontrakt som fastställer enskildheterna i en viss uppgift på grundval av tidigare ingångna ramavtal (se s. 13). TED: Tender Electronic Daily online-version av EUT S. Tekniska specifikationer: Dokument som beskriver upphandlingens innehåll, det vill säga vad kommissionen vill köpa (dokumentet ingår som en del i upphandlingsspecifikationerna). Tilldelningskriterier: Kommissionens kriterier för beviljande av offentliga kontrakt kan vara enbart priset (lägsta pris) eller priset och kvaliteten, när kontraktet tilldelas med utgångspunkt i det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Särskilda kvalitetskriterier fastställs för varje anbudsförfarande. Den relativa vikt som tillmäts de respektive kriterierna anges i de tekniska specifikationerna. Uteslutningskriterier: Kommissionens kriterier för att avgöra om en operatör uppfyller villkoren för att delta i upphandlingsförfarandet (se s. 8). Urvalskriterier: Kommissionens kriterier för att avgöra om en operatör har nödvändig finansiell, ekonomisk, teknisk och professionell kapacitet att fullfölja kontraktet (se s. 9). 15

För närmare upplysningar om EU:s budget och finansiella planering EU:s budget: http://ec.europa.eu/budget (endast på engelska, franska och tyska) Text Europeiska kommissionens generaldirektorat för budget: http://ec.europa.eu/dgs/budget Title 01 KV-81-08-537-SV-C För synpunkter på broschyren: budget@ec.europa.eu Denna publikation har utarbetats i informationssyfte. EU:s institutioner ansvarar inte för innehållet. Europe Direct är en tjänst som hjälper dig att få svar på dina frågor om Europeiska unionen. Gratis telefonnummer (*): 00 800 6 7 8 9 10 11 (*) Vissa mobiltelefonoperatörer tillåter inte 00 800-nummer eller avgiftsbelägger dem. En stor mängd övrig information om Europeiska unionen är tillgänglig på Internet via Europa-servern (http://europa.eu). Foton: Medio Images, Digital Vision / Getty Image, sidan 12; Europeiska kommissionen, sidorna 8, 14; Getty Image, omslag; Medio Images, sidan 13; Image100 Ltd., sidan 5; PhotoAlto, sidan 9; Photodisk / Getty Image, sidorna 9, 11; Phovoir, sidorna 6, 7, 11; Stockbyte / Getty Image, sidorna 4, 10. Europeiska gemenskaperna, 2009 Luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå, 2009 2009 16 s. 21 x 21 cm ISBN 978-92-79-13811-9 doi:10.2761/27702 Printed in Belgium TRYCKT PÅ ICKE KLORBLEKT PAPPER ISBN 978-92-79-13811-9 16