Lagervärdesdifferens mot bokfört värde

Lagervärdesdifferens mot bokfört värde Gäller Pyramid Business Studio Version 1.1 - (130911)

Handbok för Pyramid Business Studio för användning med Microsoft Windows. Anvisningarna gäller från version 3.40B. För senare förändringar eller tillägg, hänvisas till programmets hjälpavsnitt eller särskild dokumentation. Denna dokumentation, liksom den programvara som den beskriver, tillhandahålls under licens och får endast kopieras eller mångfaldigas i enlighet med villkoren i licensen. Handboken tillhandahålls endast för informationsanvändning, och kan liksom programvaran ändras utan föregående varning och ska inte tolkas som ett åtagande från Unikum datasystem ab. Unikum påtar sig inte ansvar eller ansvarsskyldighet för eventuella fel som kan finnas i denna handbok. Med undantag av vad som beskrivs i licensen, får denna utgåva inte mångfaldigas, översättas eller lagras i annat sökbart medium eller maskinläsbar form, helt eller delvis, utan skriftligt medgivande från Unikum datasystem ab. Om inte annat anges, är alla data, företagsnamn och personnamn som används i exempel eller beskrivningar helt fiktiva. Adobe, Adobes logotyp, Adobe Reader, Adobe Acrobat, Acrobat Distiller, Acrobat PDF Writer och Adobe PostScript, är registrerade varumärken som tillhör Adobe Systems Incorporated. Microsoft, Windows, Windows 95/98/2000, Windows NT, XP och Vista, Windows 7, Windows Server 2003 och Windows Server 2008, Microsoft Excel och Microsoft Word är registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation. OpenOffice.org är en samling kontorsprogram med öppen källkod som härstammar från programvaruföretaget Sun Microsystems. JMail är en produkt från Dimac. Btrieve, Pervasive, Pervasive 2000, PSQL Summit och Backup Agent är registrerade varumärken som tillhör Pervasive Software Incorporated. Linux är ett registrerat varumärke som tillhör Linus Torvalds i USA och andra länder. Handboken är framställd på Unikum i Lund. copyright 2013 Unikum datasystem ab. september 2013 Unikum datasystem ab Traktorvägen 14 226 60 Lund Telefon 046-280 20 00 Fax 046-280 20 01 E-post info@unikum.se www.unikum.se Lagervaerde.* 11/9 2013 dok/aj 2

Innehåll Innehåll 3 Differens mellan lagervärdeslista och bokfört värde 4 Kontrollera inleveranser mot bokföring 5 Inleveranser som inte är avstämda mot leverantörsfaktura Inleveranser som är bokförda på annan månad 5 6 Kontrollera utleveranser mot bokföring 7 Utleveranser som inte har blivit fakturerade Utleveranser som blivit fakturerade på annan månad 7 8 Kontrollera lageromföringar 9 Lageromföringar som Hänger i luften 9 Lagervärdesförändringar 10 Exempel på att arbeta i studio 12 Skapa ny flik 12 Ange urvalskriterier 13 Lägg till fält i listkontrollen, för visning av resultat 14 Anpassa listkontroll 15 Så söker du fram transaktioner 16 Skriv ut resultatet eller skicka till Excel eller Word 16 3

Differens mellan lagervärdeslista och bokfört värde Detta dokument är en lathund, vars syfte är att hjälpa dig att hitta differenser mellan lagervärdeslistan och bokfört värde i redovisningen. Nedanstående punkter sammanfattar det som bör kontrolleras. Kontrollera om det finns manuella bokningar på lagerkonto som är registrerade i rutin 910 Verifikat. Kontrollera om det ligger något kvar att kostnadsbokföra såsom utleveranser, inventeringar i rutin 742 Lager/Kostnadsbokföring. Finns modul Materialplanering installerad ska även dessa rapporteringar kostnadsbokföras. Kontrollera att fakturerings- och leverantörsfakturajournaler är överförda till redovisningen. Kontrollera om det finns något kvar för Lagerbokföring att överföra i rutin 911 Överföra verifikat. Kontrollera att allt som är utlevererat är fakturerat. Med knappen Urvalslista i rutin 211 Fakturering visas vilka order som inte är fakturerade. På kommande sidor beskrivs fem olika flikar i rutin 8147 Transaktionsstudion för kontroll av differens mellan lagervärde och bokfört värde. Obs! Från version 3.41A finns möjlighet att preliminärkontera direkt vid inleverans och kontering vid lageromföring. Används denna funktion, behövs endast kontroll av utleveranser. 4

Kontrollera inleveranser mot bokföring För att kunna göra en kontroll mellan inlevererat belopp och bokfört belopp förutsätts att leverantörsfaktura avstäms mot inleverans i rutin 314 Inköpspåföring eller rutin 315 Avstäm faktura. Inleveranser som inte är avstämda mot leverantörsfaktura I rutin 8147 Transaktionsstudio kan du enkelt se vilka inleveranser som har blivit avstämda mot leverantörsfaktura. Du kan även se vilka inleveranser som INTE är avstämda och därmed inte heller bokförda. Så här skapar du en ny flik Under Arkiv väljs Ny flik och därefter Skapa flik. Namnge din nya flik. URVALSKRITERIER Transaktionstyp Lika med Ange I, vilket avser inleveranser Lev.faktura Är tom J/N Ange J, vilket visar inleveranser som inte har avstämts. Transaktionsdatum Börjar med Ange År+Månad för att visa inleveranser under månad. Kategori Lika med Ange 1, vilket avser endast lagerförda artiklar. Ursprung Inte lika med Ange M, för att inte visa lageromföringar. Används om modulen Flerlager finns installerad. Listkontrollen Via verktygspaletten väljs Anpassa listkontroll där fälten Leverantörsfaktura (#3683) och Kostnad (#3651) infogas. I detta exempel har lagervärdet ökat med 17998 kr. Inleveranserna har inte blivit avstämda (ingen koppling till lev.faktura) och är därmed inte heller bokförda. 5

Inleveranser som är bokförda på annan månad Vid månadsavstämning vill vi veta vilka inleveranser som är bokförda, men där datum för leverantörsfaktura skiljer sig från inleveransdatum (dvs. olika månader). URVALSKRITERIER: Transaktionstyp Lika med Ange I, vilket avser inleveranser Lev.faktura Är tom J/N Ange N, vilket visar inleveranser som har avstämts. Transaktionsdatum Börjar med Ange År+Månad för att visa inleveranser under månad. Kategori Lika med Ange1, vilket avser endast lagerförda artiklar. Lev.fakt/Just.datum Inte börjar med Ange samma År + Månad som för urvalet Transaktionsdatum. Detta för att visa om det finns inleveranser som har blivit bokförda på annan månad än inleveransen. Listkontrollen Via verktygspaletten väljs Anpassa listkontroll där fälten Leverantörsfaktura (#3683), Kostnad (#3651) och Levfakt.justdatum (#3684) infogas. I detta exempel har lagervärdet ökat med 750 kr i mars månad, medans bokföringen har ökat med detta belopp först i april månad. 6

Kontrollera utleveranser mot bokföring För att kunna göra en kontroll mellan utlevererat belopp och bokfört fakturerat belopp ska vi ta reda på om det finns utleveranstransaktioner som inte har blivit fakturerade dvs. inte bokförda. Utleveranser som inte har blivit fakturerade Vi vill ta reda på vilka utleveranser som inte har blivit bokförda dvs. inte fakturerade. URVALSKRITERIER: Ursprung Lika med Ange O, vilket avser utleveranser Kundfaktura Är tom J/N Ange J, vilket visar utleveranser som inte har blivit fakturerade. Är modul Kassa installerad görs urval även på Kvittonr. Transaktionsdatum Börjar med Ange År+Månad för att visa utleveranser under månad. Kategori Lika med Ange 1, vilket avser endast lagerförda artiklar Kostnadsföring Lika med Ange 1, som visar utleveranstransaktioner som ska kostnadsbokföras på faktureringsjournal. Listkontrollen Via verktygspaletten väljs Anpassa listkontroll där fälten Kundfaktura (#3687), Kvittonr för kassaförsäljning (#3688) och Kostnad (#3651) infogas. I detta exempel har lagervärdet minskat med 1524 kr i mars månad, men det finns poster som inte har blivit fakturerade och därmed inte bokförda. 7

Utleveranser som blivit fakturerade på annan månad Här vill vi veta vilka utleveranser som är fakturerade och bokförda men där fakturajournalsdatum skiljer sig från utleveransdatum (dvs. olika månader). URVALSKRITERIER: Ursprung Lika med Ange O, vilket avser utleveranser Kundfaktura Är tom J/N Ange N, vilket visar utleveranser som är fakturerade. Är modul Kassa installerad görs urval även på Kvittonr. Transaktionsdatum Börjar med Ange År+Månad för att visa utleveranser under månad Kategori Lika med Ange 1, avser endast lagerförda artiklar Fakturadatum Inte börjar med Ange samma År + Månad som för urvalet Transaktionsdatum. Detta för att visa om det finns utleveranser som har blivit bokförda på annan månad än utleveransen. Kostnadsföring Lika med Ange 1, visar utleveranstransaktioner som ska kostnadsbokföras på faktureringsjournal. Listkontrollen Via verktygspaletten väljs Anpassa listkontroll, där fälten Kundfaktura (#3687), Kvittonr för kassaförsäljning (#3688), Kostnad (#3651) och Fakturadatum (#3685) infogas. I detta exempel har lagervärdet minskat med 1160 kr i mars månad, medans bokföringen har minskat med detta belopp först i april månad. 8

Kontrollera lageromföringar Detta berör endast företag som har modul Flerlager installerad. Här vill vi veta vilka lageromföringar som hänger i luften dvs. har blivit utlevererade från ett lager men som inte är inlevererade till annat lager. Lageromföringar som Hänger i luften Vi vill ta reda på vilka lageromföringar som det bara har skett utleverans på, men inte inleverans. URVALSKRITERIER: Ursprung Lika med Ange M, vilket avser lageromföringar Transaktionsdatum Börjar med Ange År+Månad för in- och utleveranser under månad. LagAvslutad Lika med Ange N, vilket visar lageromföringar som inte är avslutade, dvs. både in- och utleveranser. Listkontrollen Via verktygspaletten väljs Anpassa listkontroll, där fälten Lager (#3682) och Kostnad (#3651) infogas. I detta exempel kan vi se att utleverans är gjord från lager H, men att inleverans inte har gjorts. Detta innebär att lagervärdet har minskat på lager H men inte ökat på ett annat lager. 9

Lagervärdesförändringar Lagervärde påverkas vid: (I) Inleverans i rutinerna: 431 Inleverans 314 Inköpspåför faktura vid Registrera/Inleverera Importrutiner 3861 Inleveranser Materialplanering/MPS 530 Återrapportering 3852 Återrapportering TO PDA solution 415 Inleverans 1640 Inleverans Bokföring påverkas när: -Leverantörsfakturajournaler i rutin 730 har överförts till redovisningen. -Faktureringsjournaler i rutin 730 har överförts till redovisningen. -Utleveranser och inventeringar har kostnadsbokförts i rutin 742 och överförts till redovisningen. Finns modul Materialplanering/MPS installerad ska även dessa rapporteringar överföras. Även manuella bokningar kan göras direkt i redovisningen i rutin 910 Verifikat. (U) Utleverans i rutinerna: 120 Rapportering 121 Avstäm projekt 210 Fakturering 212 Direktreg. Faktura, reg./kontera för order 313 Orderpåför faktura 314 Inköpspåför faktura med orderpåföring 315 Avstäm faktura med orderpåföring 411 Utleverans 412 Totalleverans 420 Internuttag 431 Inleverans Orderpåföring vid inleverans Importrutiner 3830 Fakturaunderlag 3831 Utleverans order 3840 Transaktioner 3851 Rapportering TO 3880 Leverantörsreskontra med orderpåföring Kassa 3110 Kassa direktförsäljning Materialplanering/MPS 510 Tillverkningsorder uttag material 521 Rapportering 522 Operationshantering uttag material 523 Körplan uttag material 530 Återrapportering uttag material Serienummer/serviceorder 7510 Serviceorder rapportering Uthyrning 8510 Hyresorder PDA solution 414 Utleverans 1630 Utleverans 10

Lagervärde påverkas vid: Bokföring påverkas när: (D) Inventering/Saldojustering i rutinerna: 480 Inventering 710 Artiklar ändring av saldo i fältet Saldo Flerlager 710 Artiklar fliken Flerlager 745 Saldojustering Importrutiner 3855 Inventering (Importrutiner) 11

Exempel på att arbeta i studio Här ger vi ett exempel på hur du skapar och spara en flik som visar utleveranser för en viss period som är fakturerade. Vi vill i listkontrollen visa kostnad, försäljningsbelopp och kundfakturanummer. Skapa ny flik Gå in i rutin 8147 Transaktionsstudion och välj Arkiv, Ny flik. Välj därefter knappen Ny tom flik. Ange vad fliken ska heta i dialogen Namn på ny flik. 12

Ange urvalskriterier I övre delen av dialogen görs urval för att söka fram transaktioner enligt angivna kriterier. Välj den nyskapade fliken, i detta fall Utleveranser. För att välja Kriterie, klicka på sökikonen och välj Transaktioner. Ok. Välj Transaktionstyp #3625 i listan. Vi har nu skapat ett urvalskriterie. Transaktionstyp innebär vilken typ av transaktion, exempelvis Utleveranser, Inleveranser, Inventeringsdiff eller Korrigering. För att välja sökvillkor, klicka på listpilen i listboxen. Välj Lika med. I inmatningsfältet väljs därefter sökvärde U=Utleveranser. Med förstoringsglaset alternativen. till höger visas Fortsätt att på samma sätt att lägga till ytterligare tre urvalskriterier för Kundfaktura, Transaktionsdatum och Artikelkod. 13

Välj Arkiv och Spara flik. Lägg till fält i listkontrollen, för visning av resultat Vi vill se kostnad och försäljningsbelopp och kundfakturanummer vid visning av utleveranstransaktioner. Tryck på verktygsknappen i listkontrollens nedre högra hörn för att öppna verktygspaletten. I verktygspaletten väljer vi Anpassa listkontroll. 14

Anpassa listkontroll I det vänstra fönstret visas möjliga fält att lägga i listkontrollen. I det högra visas de fält som redan ligger i listkontrollen. Vi vill visa kostnad, försäljningspris och kundfakturanummer i listkontrollen. Vi börjar därför med att markera fältet #3651 Kostnad i listkontrollen för Datafält. Klicka på knappen Infoga för att lägga till Kostnad i listkontrollen för Layout. Markera därefter fältet #3653 Debiterbart och infoga i Layouten. Det sista fältet som vi ska infoga är #3687 Kundfaktura. Vi tar bort fältet Frakt, som ligger i listkontrollen Layout genom att markera fältet och trycka på knappen Ta bort. Med knapparna till höger är det möjligt att placera fälten i önskad ordning i listkontrollen. Tryck Ok för att spara dina ändringar. 15

Så söker du fram transaktioner För att visa summering av kostnader, försäljning osv. klicka på verktygsknappen för att öppna Verktygspaletten och välj Visa summor på/av enligt nedan. Om du följt avsnitten ovan och gjort inställningarna är du nu klar med både Urval och Listkontroll på din nya flik. Tryck på knappen Sök nu, för att visa resultat. Fliken visar transaktioner som blivit utlevererade och fakturerade under år 2012. För att visa en specifik månad förslagsvis maj 2012, anges t.ex. 1205 i urvalet Transaktionsdatum. Skriv ut resultatet eller skicka till Excel eller Word Med Verktygspaletten kan du välja att skriva ut resultatet eller infoga det i Kalkylblad eller Ordbehandling för vidare bearbetning. 16