Serviceförvaltningen Verksamhetsområde upphandling PM Dnr 3.3.3-168/2014-3.3.3- Sida 1 (12) 2014-11-17 Tillämpningsanvisningar för ramavtal avseende Persontransporter Inledning Dessa anvisningar syftar till att underlätta för er som beställer persontransporter samt till att kort informera om vad som gäller kring tjänstens utförande. För att ta del av avtalen och fördjupa sig i vilka krav som ställs såväl på leverantören som på stadens beställare m.m., hänvisas till avtalsdatabasen på stadens intranät där samtliga avtalsunderlag finns; http://avtalsdatabas.stockholm.se/pages/apps/procurementservice/ Search.aspx?id=30483&epslanguage=sv I Avtalsbilaga 1-Förfrågningsunderlag och dess kapitel 3 återfinns de krav som ställs på tjänstens utförande. På www.samtrans.se och stadens egna ingång Stockholms stad återfinns också information kring persontransporter. Omfattning Ramavtal avseende persontransporter omfattar resor för personer med funktionsnedsättning, från elever i grundskola till vuxna inom daglig verksamhet och äldre inom dagverksamhet såväl inom staden som över kommungränsen. Avtal har tecknats med SAMTRANS Skol- och Handikapptransporter Stockholm AB (Samtrans) inom följande fem avtalsområden: Serviceförvaltningen Verksamhetsområde upphandling Palmfeltsvägen 5 Box 7005 Telefon 08-508 11 852 Växel 08-508 11 000 Fax 08-508 11 443 E-post: upphandlingsrv@service.stockholm.se www.stockholm.se Avtalsområde 1 Innerstaden (Kungsholmen, Norrmalm, Södermalm, Östermalm) Avtalsområde 2 Nordväst (Bromma, Hässelby-Vällingby, Spånga-Tensta, Rinkeby- Kista) Avtalsområde 3 Sydväst
Sida 2 (12) (Hägersten-Liljeholmen, Skärholmen, Älvsjö) Avtalsområde 4 Sydost (Enskede-Årsta-Vantör, Fasta, Skarpnäck) Avtalsområde 5 Skolskjuts (Utbildningsförvaltningen) Avtalen gäller från 2014-07-01 till och med 2016-06-30, med möjlighet att förlänga avtalen ett plus ett år till, som längst till och med 2018-06-30. Persontransporter är som regel turbundna resor och resorna beställs vanligtvis för en längre tidsperiod, såsom läsår/år. Transporterna utförs med personbil eller specialfordon. Samtrans har förbundit sig att under hela avtalsperioden tillhandahålla persontransporter för samtliga resenärer inom staden, så de kan inte neka köra någon av stadens resenärer. Priser 14-07-01 15-06-30, gäller samtliga avtalsområden och exklusive mervärdeskatt Utförande/tjänst Personbil Specialfordon Pris/km 11,38 kr 12,80 kr Framkörningsavgift (inkl. en resenär) 91,04 kr 170,70 kr Tillägg per resenär (utöver en resenär) 34,14 kr 34,14 kr Medföljning till/från bostad/enhet 17,07 kr 17,07 kr Tillägg för väntetid utöver 5 minuter, vid extraordinära händelser 11,38 kr per påbörjad fem minuters period Trappklättrare 170 kr 170 kr Dubbelbemanning 500 kr 500 kr Liggande transport 750 kr 750 kr Beslut om ensamåkning 150 kr 150 kr Tillägg för resa som påbörjas utöver ordinarie tid (mån-fre 18.30-06.00 samt lör och sön). 15 % 15 % 12,80 kr per påbörjad fem minuters period
Sida 3 (12) Pris/km = Taxa för varje km fordonet kör Framkörningsavgift (inkl. en resenär) = startavgift vid första hämtningsadressen. En resenär i fordonet ingår i framkörningsavgiften. Tillägg per resenär (utöver en resenär) = ett belopp som Samtrans får för varje person, utöver den första resenären, som kliver in i fordonet. Detta är ett samåkningspris som ger en morot till samplanering och miljövinster. Det finns fyra olika sätt för hämtning/överlämning av en resenär: 1) Hand till hand vid bildörren 2) Lämnas själv vid bildörren (Ok lämnas ensam) 3) Medföljning, hand till hand i hemmet (Medföljning) 4) Medföljning, lämnas ensam i hemmet (Medföljning + OK lämnas ensam) För skolskjutselever är det nr 1 som gäller och eventuellt nr 2 om eleven ska börja träna på att klara sig själv. Medföljning är inte aktuellt för skolornas del då det enligt stadens skolskjutsanvisningar är vårdnadshavarens och skolans ansvar att möta upp/följa eleven till fordonet. Medföljning till/från bostad/enhet = resenären har behov av att föraren hämtar/följer med och lämnar resenären i hemmet/verksamheten. Detta måste då tydligt anges i beställningsblanketten, annars utförs inte medföljning. Medföljning är inte aktuellt för skolornas del då det enligt stadens skolskjutsanvisningar är vårdnadshavarens och skolans ansvar att möta upp/följa eleven till fordonet. Medgivande att lämna resenären ensam, utan hand till hand - Att lämna resenär ensam vid fordonet (på trottoaren) nr 2 ovan I beställningen ska beställaren kryssa Ja i rutan OK att lämna resenären ensam om resenären kan lämnas av föraren utan att någon tar emot (dvs. kräver inte hand till hand överlämning). Det innebär att resenären lämnas vid fordonet (på trottoaren) utan att någon tar emot.
Sida 4 (12) - Att lämna resenär ensam i hemmet (inte vid fordonet/på trottoaren) nr 4 ovan I beställningen ska beställaren kryssa Ja i rutan OK att lämna resenären ensam och samtidigt kryssa i rutan Medf i veckorutan. Det innebär att föraren ska följa med resenären in till hemmet/verksamheten men kan sedan lämna resenären utan att någon tar emot resenären (dvs. kräver inte hand till hand överlämning). Det kan vara fallet om en resenär kan lämnas ensam hemma en kort stund till dess vårdnadshavare/närstående kommer hem. Tillägg för väntetid utöver 5 minuter, vid extraordinära händelser = vid hämtning och lämning ingår att fordonet stannar i fem minuter Om resenären vägrar lämna fordonet eller om mottagare till resenären inte finns och fordonet tvingas stå kvar utöver 5 minuter så utgår en ersättning för varje 5 minuters period därefter. T.ex. om fordonet blir stående 15 minuter så debiteras för 10 minuter. Trappklättrare = hjälpmedel för att förflytta en rullstol i trappor Dubbelbemanning = resenären har behov av att någon extra person från Samtrans åker med i bilen.t.ex. kan det röra sig om personer som utan uppsikt spänner loss sig, förstör inredning, attackerar förare. Liggande transport = resenären har behov av liggande transport eller behov av att lyftas såsom t.ex. nerför en trapp i hemmet (som kräver specialutbildad personal). Beslut om ensamåkning = resenären har ett beslut om att endast åka ensam. Detta innebär att Samtrans förbjuds samplanera resenären och går miste om samåkningsintäkten. Tillägg för resa som påbörjas utöver ordinarie tid (mån-fre 18.30-06.00 samt lör och sön) = resor som påbörjas efter ordinarie arbetstid utgår en form av ob-ersättning för. Beställning Beställning av persontransport ska göras direkt i Samtrans kundwebb www.samtrans.se (sker direkt i bokningssystemet) eller
Sida 5 (12) på stadens egen beställningsblankett via e-post eller fax. Om beställning sker i Samtrans kundwebb måste ni säkerställa att alla delar av stadens beställningsblankett går att fylla i. Stockholms stad har en egen ingång på Samtrans hemsida samt en egen beställningsmeny i kundwebben. I kundwebben kan ni också se planerade resor flera veckor framåt, statistik etc. För praktisk beställning av persontransport se stadens beställningsblankett samt Instruktion för beställning, som återfinns i avtalsdatabasen alternativt på Samtrans hemsida. Behörig beställare Beställning av persontransport får endast göras av beställare inom utbildningsförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna. Om Samtrans utför en resa som inte är beställd av beställare och som inte heller godkänns i efterhand, utgår ingen ersättning till Samtrans. Observera att beställaren endast anger vid vilken tid resenären ska vara på plats på verksamheten på morgonen och vid vilken tid resenären ska hämtas på verksamheten på eftermiddag. Det vill säga, verksamhetens tider styr och anhöriga kan inte påverka vid vilken tid resenären lämnar hemmet på morgonen eller kommer hem på eftermiddagen. Tidsfrister för beställning För turbundna resor för stadsdelarna (daglig verksamhet och dagverksamhet) ska beställning och justeringar lämnas till Samtrans senast tre arbetsdagar före önskad resdag. Vid akuta behov kan resor beställas omgående. Avseende utbildningsförvaltningen och skolskjuts ska: - en grundbeställning per resenär som sträcker sig över en hel termin eller läsår, lämnas till Samtrans senast sex veckor innan höstterminens början - justering av grundbeställningarna samt beställning av tillkomna resenärer göras under terminens första två veckor - tillfälliga förändringar i det fasta köruppdraget meddelas tre arbetsdagar innan - beställning av resor inför lov normalt göras två veckor innan - beställning av enstaka resor eller för kortvarigare tidsperioder, såsom till exempel vid praoperiod, normalt göras senast tre arbetsdagar före önskad resdag - vid akuta behov resor kunna beställas omgående
Sida 6 (12) Vid lov och klämdagar gäller inte den ordinarie beställningen av skolskjuts utan särskild lovbeställning måste göras. Samtrans tillämpar Stockholms stads läsårsdata för lov- och klämdagar. Studiedagar måste särskilt meddelas Samtrans. Detta gäller även för fristående skolor inom staden. För kommunala skolor och fristående skolor i andra kommuner så gäller den aktuella kommunens läsårsdata avseende lov- och klämdagar. Samtrans beställningscentral, öppettider och kontaktvägar: Måndag fredag: 06:30-19:30 Lördag söndag: 08:00-19:30 Internet/ Kundwebb www.samtrans.se Personlig inloggning, dygnet runt. Telefon 08-522 500 00 Med PIN-kod kan man avbeställa resor själv. App/ minaresor.samtrans.se (internetadress i mobilen) Smartphone Personlig inloggning, dygnet runt. E-post kundtjanst@samtrans.se E-post klagomål: reklamation@samtrans.se Fax 08-720 57 50 Avbeställning (permanent avslut av grundbeställning) Avbeställning av persontransport får endast göras av beställare inom utbildningsförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna. Avbeställning kan göras 24 timmar om dygnet via telefonnummer (dagtid) och telefonsvarare (övrig tid), e-post, kundwebb och fax. Maximal väntetid vid påringning får vara högst 5 minuter. Resor som har beställts för en tidsperiod om minst en termin har en uppsägningstid om tre arbetsdagar. Avbokning och påbokning Beställare får göra alla typer av av- och påbokningar (en tillfällig förändring av en beställning). Föräldrar, enhetspersonal eller
Sida 7 (12) kontaktpersoner får endast göra av- och påbokningar på grund av sjukdom eller ledighet. Av- och påbokning kan göras 24 timmar om dygnet via telefonnummer (dagtid) och telefonsvarare (övrig tid), sms, e-post, kundwebb och app. Maximal väntetid vid påringning får vara högst 5 minuter. App för av- och påbokning Beställare, föräldrar, närstående, verksamhetspersonal etc. kan ladda ner en app för av- och påbokning. Detta för att underlätta och snabbt kunna avboka och påboka resor. Inloggning till appen beställs från Samtrans. Samma inloggning gäller också i kundwebben. Läs mer om appen på www.samtrans.se/resor/minaresor Resa som avbokas senast 45 minuter före planerad hämtningstidpunkt ska inte debiteras. Resa som avbokas 0-45 minuter före planerad hämtningstidpunkt eller efter planerad hämtningstidpunkt debiteras som om resan har utförts. Om hämtningen blir en bomkörning ska returresan samma dag automatiskt avbokas av Samtrans. Observera att om anhörig väljer att själv föra resenären till verksamheten på morgonen (t.ex. till följd av avsevärd försening) så måste Samtrans meddelas detta (avboka morgonresan så det inte blir en onödig kostnad/bomkörning) samt meddelas att resenären ska resa hem på eftermiddagen med Samtrans. Annars avbokas hemresan automatiskt. Att påboka hemresa i dessa fall kan både verksamhet och anhörig göra. Samplanering och ensamåkning De skolelever som åker skolskjuts och där resorna är beställda av utbildningsförvaltningen får endast samplaneras med andra elever. Stadsdelsförvaltningarnas resenärer får samplaneras ihop. Samtrans ska i sin samplanering ta hänsyn till resenärens individuella behov, som framgår av beställningen. Beställaren ska samverka med Samtrans kring samplaneringen och ska då kunna påverka vilka personer som reser tillsammans. Beställaren kan gärna lämna förslag på slingor till Samtrans. Beställaren har rätt att begära ut slingorna från Samtrans.
Sida 8 (12) Ensamåkning Om en resenär inte kan samåka med andra krävs ett beslut om ensamåkning och att beställaren kryssar i rutan Ja Beviljad ensamåkning i beställningsblanketten. Kvalitet och utförande kring transporten och förseningar Samtrans ska se till att resenärerna har en fast chaufför. Samtrans ska, minst 14 dagar i förväg, informera beställare och resenär om bestående förändringar av förare. Föraren ska, efter överenskommelse, ringa 5 minuter före beställd hämtningstid och meddela att bilen är på väg. Vid vetskap om minst 10 minuters försening ska resenär/mottagande verksamhet/annan företrädare för resenären informeras, minst 10 minuter före beställd hämtningstidspunkt, om förseningen samt meddelas när fordonet istället förväntas komma. Föraren ska vänta minst 5 minuter efter överenskommen hämtningstid. Har inte resenären anlänt efter 5 minuter ska telefonkontakt alltid tas med resenär/vårdnadshavare/ verksamhetspersonal innan fordonet får lämna platsen. Om förare inte får kontakt ska Samtrans kundtjänst lämna godkännande innan föraren får lämna platsen. Tiden i fordonet ska vara rimlig i förhållande till färdvägens längd. Notera att Samtrans har en skyldighet att samplanera då detta är möjligt, och att resenären då får acceptera en längre tids resa än om man skulle ha åkt raka spåret ensam. Se sidan 24 i Förfrågningsunderlaget för en detaljerad beskrivning av samtliga krav som ställts på resans utförande. Klagomål och avvikelser Om Samtrans och dess förare inte följer det som vi har avtalat ska ni kontakta Samtrans och påtala detta (det räcker inte med att prata med föraren). Både klagomål och avvikelser bör, men måste inte, skickas till Samtrans skriftligen, reklamation@samtrans.se. Ange datum, klockslag, händelse och namn på den ni varit i kontakt med på Samtrans. Meddela Samtrans helst samma dag eller dagen därpå, för att Samtrans ska kunna ta itu med frågan och snabbt rätta till vad
Sida 9 (12) som blivit fel. Man kan även meddela senare än så men det är inte att föredra. Allvarligare klagomål eller avvikelser ska också rapporteras direkt till aktuell kontaktperson inom er förvaltning (se förteckning sista sidan) samt eventuellt till ansvarig upphandlare/avtalsförvaltare på serviceförvaltningen, Åsa Backholm. Det är dem som möter persontransporterna dagligen samt beställarna som har skyldigheten att påtala brister i tjänstens utförande och fel i faktureringen. Vite Om Samtrans utför transporten på ett felaktigt sätt eller om transporten avsevärt försenas eller helt uteblir har beställare/vårdnadshavare/verksamhetspersonal etc. rätt att utföra transporten med eget eller andras fordon. Dock måste man först kontakta Samtrans och meddela detta. Samtrans betalar då ersättning för dessa kostnader. Om Samtrans inte utför transporten enligt ramavtalen, och bristen beror på Samtrans, så har beställaren rätt till vite, mellan 2 000 kr - 5 000 kr beroende på förseelse. Det rör sig då om fordonens utrustning, hur föraren är klädd och uppför sig mot resenären samt om föraren avviker från instruktionerna i beställningen, säkerheten i bilarna kring fastspänning av hjälpmedel, olika trafikbrott och om Samtrans inte meddelar när olyckor har hänt. Se vidare i Avtalet och 26 Vite. Vite ska begäras av beställaren och krediteras beställande enhet vid nästkommande fakturatillfälle. Meddela ansvarig avtalsförvaltare på serviceförvaltningen, Åsa Backholm, om vitesgrundande situation uppstår. Fakturering och redovisning av utförda transporter Samtrans har övergått till elektronisk fakturering, Svefaktura, vilket gör att fakturorna ser ut på ett särskilt, begränsat sätt. För att kontrollera vad varje resenär har kostat totalt så kan ni exportera Svefakturan till excel och där sortera och filtrera såsom ni önskar.
Sida 10 (12) Man måste då stå nere i själva rutmönstret när man väljer att exportera till excel (inte överst i kontaktuppgifterna). För att möjliggöra och säkerställa stadens ekonomiska kontroll avseende utförda resor och dess debitering ska Samtrans en gång per månad, till stadens kontaktpersoner (se lista längst bak i detta dokument), skicka en sammanställning över samtliga utförda resor inom staden. Denna information kommer sedan att vidarebefordras inom respektive förvaltning, till personer som godkänner och betalar Samtrans fakturor. (För vidare information, se s. 16 i förfrågningsunderlaget). Kontrollera beställning mot faktura för att säkerställa att betalning endast sker för det som är beställt. Det är den fordonstyp som är beställd som styr vilken taxa som gäller om personbil är beställt men Samtrans väljer att transportera i specialfordon på grund av samåkning, ska ändå personbilstaxa debiteras. Resa som avbokas senast 45 minuter före planerad hämtningstidpunkt ska inte debiteras. Resa som avbokas 0-45 minuter före planerad hämtningstidpunkt eller efter planerad hämtningstidpunkt får debiteras som om resan har utförts. Ingår resenären som en del av en slinga får endast dennes andel av slingan debiteras. Vid dubbelbemanning ska kostnaden fördelas lika mellan de resenärer som i aktuell samresa har beställt dubbelbemanning. Om endast en resenär har beställt dubbelbemanning ska denne betala hela kostnaden själv. När flera resenärer reser tillsammans ska transportens sammanslagna kostnad fördelas och debiteras procentuellt utifrån respektive resenärs andel av transporten. Se exempel på nästa sida.
Sida 11 (12) T.ex. A åker 10 km, B åker 5 km och C åker 3 km. Framkörningsavgift och samåkningsavgift (tillägg per resenär) delas, 33, 3 % mellan A, B och C. A betalar 100 % av kmkostnaden för de första 5 km 50 % av kommande 2 km och 33,3 % av de sista 3 km. B betalar 50 % av sina första 2 km och 33,3 % av sina 3 sista km. C betalar 33,3 % av sina 3 km. A B C Se vidare i Avtalet och 17 Betalning och 19 Fakturakrav för detaljerad beskrivning över krav på fakturainformation m.m. Frågor? Har ni några frågor kring avtalet och dess tillämpning är ni välkomna att kontakta ansvarig upphandlare på serviceförvaltningen: Åsa Backholm e-post: asa.backholm@stockholm.se tel. 508 11 852 Se nästa sida för förteckning över kontaktpersoner för detta avtal inom respektive förvaltning, som ni i första hand ska kontakta vid frågeställningar och reklamationer kring detta avtal.
Sida 12 (12) Kontaktpersoner för persontransporter inom respektive förvaltning: Förvaltning Namn Mejladress Kungsholmen Erik Andersson Vidalve - funk erik.andersson@stockholm.se Helena Stridfeldt ä.o helena.stridfeldt@stockholm.se Norrmalm Vivianne Sterner vivianne.sterner@stockholm.se Annelie Unosson-Weis ä.o. annelie.unosson_weis@stockholm.se Södermalm Hanna Jakhammer - funk hanna.jakhammer@stockholm.se Berit Jansson ä.o. berit.jansson@stockholm.se Östermalm Gisela-Palm-Lamerstedt-funk gisela.palm.lamerstedt@stockholm.se Nina Grönblad ä.o. nina.gronblad@stockholm.se Bromma Ann Lavin - funk ann.lavin@stockholm.se Helene Söderberg ä.o. helene.soderberg@stockholm.se Hässelby-Vällingby Marie Nilsson - funk aa54514@stockholm.se Linda Höök ä.o. linda.hook@stockholm.se Spånga-Tensta Elisabeth Jonsson - controller elisabeth.s.jonsson@stockholm.se Rinkeby-Kista Faniel Zerai controller faniel.zerai@stockholm.se Hägersten- Liljeholmen Karin Manneteg - administratör karin.manneteg@stockholm.se Skärholmen Robin Rahman - ekonom robin.rahman@stockholm.se Älvsjö Leena Andersson (funk) leena.andersson@stockholm.se Enskede-Årsta- Vantör Åsa Munkestam - funk asa.munkestam@stockholm.se Enskede-Årsta- Vantör Liselott Montgomery ä.o. liselott.montgomery@stockholm.se Farsta Kristina Eriksson kia.eriksson@stockholm.se Farsta Annika Danielsson ä.o. annika.danielsson@stockholm.se Skarpnäck Bengt Staaf controller bengt.staaf@stockholm.se Ulla Ronkainen kommunala grundskolor Pia Marin kommunala gymnasieskolor utb-gr.skolskjuts@stockholm.se utb-gr.skolskjuts@stockholm.se Planerings- och resursenheten - fristående skolor och kommunala skolor i andra kommuner Utbildningsförvaltningen Utbildningsförvaltningen Utbildningsförvaltningen funktion.utbf-t- EPRskolskjuts@stockholm.se