Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 1 (19)

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 1 (19) Tid och plats Beslutande Måndagen den 16 juni 2008 klockan 16.00 18.30 Tingshuset Ajournering kl. 17.15-17.40 Leif Karlsson (c), ordförande Ingridh Anderén (m) 62-70 Margaretha Malmsjö (m) 62-71 Lars Afzelius (fp) tjg för Keijo Laine (kd) Rolf Söderlund (s), vice ordförande Gunilla Magnusson (s) tjg för Barbro Orrestrand (s) Hillevi Johannesson (s) Fredrik Olofsson (c) 72-76 David Brorsson (m) 71-76 Övriga närvarande Ersättare Fredrik Olofsson (c) 62-71 David Brorsson (m) 62-70 Lisbeth Augustinsson (s) Tjänstemän Martin Barkstedt, barn- och utbildningschef Elisabeth Hulter, nämndsekreterare/utredare Lisa Wikström, utvecklingsledare Susanne Glans, ekonom 62-69 Staffan Lennmalm, samordningsrektor 62-69 Personalföreträdare Tid och plats för justering Måndagen den 23 juni 2008, klockan 16.00, barn- och utbildningsförvaltningen Paragrafer 62-76 Underskrifter Sekreterare Elisabeth Hulter Ordförande Leif Karlsson Justerande Hillevi Johannesson

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 2 (19) BOLLEBYGDS KOMMUN ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Barn- och Utbildningsnämnden Sammanträdesdatum 2008-06-16 för anslags uppsättande 2008-06-24 Sista dag för överklagande 2008-07-15 Förvaringsplats för protokollet för anslags nedtagande Barn- och Utbildningsförvaltningen 2008-07-16 Underskrift/anslaget av

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 3 (19) Ärenden 62 Fastställande av dagordning 63 Anmälningsärenden 64 Redovisning av delegationsbeslut 65 Ordföranden informerar 66 Förvaltningschefen informerar 67 Nulägesrapport om situationen inom förskolan 68 Uppföljningsrapport 3 2008 69 Översyn av särskolan utifrån ett pedagogiskt, personalmässigt och ekonomiskt perspektiv 70 Barnens närvaro vid förskolorna i Bollebygds kommun - kartläggningsresultat samt förslag på vidare uppdrag 71 Utvärdering av försöket med kompisåkning på kommunens skolskjuts 72 Revidering av barn- och utbildningsnämndens riktlinjer för skolskjuts 73 Uppföljning av riktlinjer för interkommunal ersättning vid gymnasiestudier utomlands 74 Ansökan från Gaddenskolan om avtal om skolskjuts 75 Barn- och utbildningsnämndens arkivbeskrivning 76 Revidering av barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplaner

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 4 (19) 62 Fastställande av dagordning Barn- och utbildningsnämnden fastställer dagordningen. -

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 5 (19) 63 Dnr: BUN 2008/02 Anmälningsärenden Följande ärenden anmäls till barn- och utbildningsnämnden: - Protokoll fört vid förvaltningens samverkansgrupp 2008-06-11. Barn- och Utbildningsnämnden lägger anmälda ärenden till handlingarna. Akten

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 6 (19) 64 Dnr: BUN 2007/03 Redovisning av delegationsbeslut 17. Ansökan om barnomsorg utanför ordinarie öppettider, 2008-03-31. 18. Ansökan om barnomsorg utöver ordinarie öppettid, 2008-05-26. 19. Protokollsutdrag 55 Redovisning av delegationsbeslut, barn- och utbildningsnämnden 2008-05-26. 20. Ansökan om barnomsorg utöver ordinarie öppettider, 2008-06-05. Barn- och Utbildningsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut. Akten

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 7 (19) 65 Ordföranden informerar Barn- och utbildningsnämndens ordförande lämnar information inom följande områden: - Evenemanget Cykelracet i Bollebygd. Barn- och utbildningsnämnden godkänner informationen. -

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 8 (19) 66 Förvaltningschefen informerar Barn- och utbildningsförvaltningens chef lämnar information inom följande områden: - Barn- och Utbildningsförvaltningens sommarfest i Eriksdalsparken den 29 maj 2008. - Den centrala förvaltningen, undantaget nämndsekreteraren/utredaren, flyttar till lokaler i fastigheten som inhyser vårdcentralen. - Analys kostverksamheten. - Mål i år 3 i matematik, svenska och svenska som andra språk. - Skriftliga omdömen från år 1. - Eventuella uppsägningar av på grund av ett minskat antal elever i år 7-9. Barn- och Utbildningsnämnden godkänner informationen. -

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 9 (19) 67 Dnr: BUN 2008/29 Nulägesrapport om situationen inom förskolan Barn- och Utbildningsförvaltningen redovisar aktuell statistik rörande situationen inom förskolan. Barn- och utbildningsnämnden godkänner informationen. -

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 10 (19) 68 Dnr: BUN 2008/5 Uppföljningsrapport 3 2008 I uppföljningsrapport 3 redovisas barn- och utbildningsnämndens ekonomiska resultat per januari-maj 2008. Barn- och utbildningsnämnden prognostiserar ett underskott på 530 tkr. För ärendet aktuella handlingar - Uppföljningsrapport 3, barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, 2008-06-05 - Uppföljningsrapport 3/2008, barn- och utbildningsnämnden, barn- och utbildningsförvaltningens rapport 2008-06-04 Barn- och Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner uppföljningsrapport 3/2008 för Barn- och utbildningsnämnden. Barn- och utbildningsnämnden godkänner uppföljningsrapport 3/2008 för Barn- och utbildningsnämnden. Kommunstyrelsen Akten

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 11 (19) 69 Dnr: BUN 2008/29 Översyn särskolan utifrån ett pedagogiskt, personalmässigt och ekonomiskt perspektiv Vid barn- och utbildningsnämndens sammanträde 2008-11-19, 111, behandlades förvaltningens rapport Översyn av särskolan utifrån ett pedagogiskt, personalmässigt och ekonomiskt perspektiv, daterad 2007-11-12. Nämnden gav förvaltningen i uppdrag att utifrån slutsatserna i rapporten genomföra en översyn av särskolan. Ett av de fyra deluppdragen, att utarbeta riktlinjer för särskoleskjuts, behandlades som ett ärende av nämnden 2008-03-26 38. Barn- och Utbildningsförvaltningen återkommer vid nämndens junisammanträde med rapporter kring resterande tre deluppdrag. Förvaltningen korrigerar vid sammanträdet rapporten Analys av personalsammansättningen och behovet av kompetensutveckling med följande ändring på sidan 1: Andel med pedagogisk högskoleexamen 67 % ändras till Andel med pedagogisk högskoleexamen 57 %. För ärendet aktuella handlingar - Översyn särskolan utifrån ett pedagogiskt, personalmässigt och ekonomiskt perspektiv, barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, 2008-06-05 - Riktlinje för omfattning och inriktning av individuellt stöd för individualintegrerade elever, barn- och utbildningsförvaltningens förslag daterat 2008-06-05 - Analys av personalsammansättningen och behovet av kompetensutveckling, barn- och utbildningsförvaltningens rapport 2008-06-05 - Organisation och kostnader för särskolan, barn- och utbildningsförvaltningens rapport 2008-06-16 Barn- och Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner barn- och utbildningsförvaltningens rapporter Analys av personalsammansättningen och behovet av kompetensutveckling, daterad 2008-06-05, och Organisation och kostnader för särskolan, daterad 2008-06-16, samt fastställer Riktlinje för omfattning och inriktning av individuellt stöd för individualintegrerade elever, daterad 2008-06-05. Barn- och utbildningsnämnden godkänner barn- och utbildningsförvaltningens rapporter Analys av personalsammansättningen och behovet av kompetensutveckling, daterad 2008-06-05, och Organisation och kostnader för särskolan, daterad 2008-06-16, samt fastställer Riktlinje för omfattning och inriktning av individuellt stöd för individualintegrerade elever, daterad 2008-06-05. Akten

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 12 (19) 70 Dnr: BUN 2008/86, 2006/62 Barnens närvaro vid förskolorna i Bollebygds kommun kartläggningsresultat samt förslag på vidare uppdrag Diskussionen om barngruppernas storlek har pågått under en längre period i Bollebygds kommun. För att teckna en bakgrundsbild av läget beskrivs i detta ärende först den politiska gången från och med det att frågan väcktes politiskt (Rolf Söderlunds (s) motion till kommunfullmäktige daterad 2006-03-06), till frågans nuvarande läge, där barn- och utbildningsförvaltningen på uppdrag av barn- och utbildningsnämndens presidium har genomfört en kartläggning av närvaron på förskolorna. Kartläggningen visar att det finns anledning att arbeta vidare med arbetssätt och system som innebär att hänsyn kan tas till en skiftande närvarograd och som tillåter att flexiblare lösningar skapas. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår att ett resurstilldelningssystem samt en bemanningsplan med koppling till volymtimmar utarbetas och att ett förslag till ett flexiblare utnyttjande av personalens tjänstgöringstid (t ex årsarbetstid) arbetas fram. För ärendet aktuella handlingar Barn- och Utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse Barnens närvaro vid förskolorna i Bollebygds kommun utredningsresultat samt förslag på vidare uppdrag, 2008-06-03 Motion, Rolf Söderlund (s), 2006-03-06 2006-06-26 79 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2006-08-14 75 2006-09-26 105 Kommunstyrelsens beslut 2007-11-01 157 Kommunfullmäktiges beslut 2007-12-13 170 Barn- och Utbildningsnämndens planeringsförutsättningar 2009-2011, beslutade 2008-01-28 136 Barn- och Utbildningsnämndens budgetunderlag 2009-2011, fastställt 2008-03-26 34 Barn- och Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ge barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att arbeta fram följande utredningsuppdrag med följande förutsättningar och tidsramar: Ett resurstilldelningssystem med tillhörande bemanningsplan baserat på volymtimmar ska utarbetas. Resurstilldelningssystemet och bemanningsplanen ska arbetas fram mot bakgrund av den genomförda kartläggningen av förskolebarnens närvaro. Resurstilldelningssystemet och bemanningsplanen ska tas i bruk år 2009, vilket innebär att ett förslag ska presenteras för beslut för nämnden i oktober 2008.

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 13 (19) Ett förslag för att möjliggöra en flexiblare planering av tjänstgöringen vid förskolorna ska utarbetas. Förslaget ska presenteras för barn- och utbildningsnämnden för beslut i november 2008. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ge barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att arbeta fram följande utredningsuppdrag med följande förutsättningar och tidsramar: Ett resurstilldelningssystem med tillhörande bemanningsplan baserat på volymtimmar ska utarbetas. Resurstilldelningssystemet och bemanningsplanen ska arbetas fram mot bakgrund av den genomförda kartläggningen av förskolebarnens närvaro. Resurstilldelningssystemet och bemanningsplanen ska tas i bruk år 2009, vilket innebär att ett förslag ska presenteras för beslut för nämnden i oktober 2008. Ett förslag för att möjliggöra en flexiblare planering av tjänstgöringen vid förskolorna ska utarbetas. Förslaget ska presenteras för barn- och utbildningsnämnden för beslut i november 2008. Kommunstyrelsen för kännedom Akten

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 14 (19) 71 Dnr: BUN 2008/85 Utvärdering av försöket med kompisåkning på kommunens skolskjuts Vid barn- och utbildningsnämndens sammanträde den 10 december 2007 beslutades att icke skolskjutsberättigade elever tillåts åka med skolskjuts om avtal finns med elevens vårdnadshavare. Nämnden beslutade att tillåta så kallad kompisåkning under en prövotid och förvaltningen fick i uppdrag att utarbeta ett regelverk kring avtalet om kompisåkning. Barn- och utbildningsförvaltningen återkommer till nämndens sammanträde i juni 2008 med en utvärdering av försöket med kompisåkning. Försöket med kompisåkning har analyserats utifrån i vilken omfattning som elever har nyttjat möjligheten, utifrån hur regelverket har efterlevts och utifrån synpunkter på försöket från skolskjutschaufförer, berörda skolor och föräldrar. För ärendet aktuella handlingar - Utvärdering av försöket med kompisåkning på kommunens skolskjuts, barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, 2008-06-05 - Diagram över omfattningen av kompisåkning 25/2-30/5, barn- och utbildningsförvaltningen 2008-06-05 - Regelverk för kompisåkning, barn- och utbildningsförvaltningen 2008-02-19 Barn- och Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och Utbildningsnämnden godkänner barn- och utbildningsförvaltningens utvärdering av försöket med kompisåkning på kommunens skolskjuts daterad 2008-06-05. Barn- och Utbildningsnämnden godkänner barn- och utbildningsförvaltningens utvärdering av försöket med kompisåkning på kommunens skolskjuts daterad 2008-06-05. Akten

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 15 (19) 72 Dnr: BUN 2008/85 Revidering av barn- och utbildningsnämndens riktlinjer för skolskjuts Under våren 2008 har kompisåkning på kommunens skolskjuts tillåtits på försök. Barn- och utbildningsförvaltningen har utarbetat ett regelverk som gäller för elever som åker med sina kompisars skolskjuts. Vid barn- och utbildningsnämndens sammanträde den 16 juni 2008 redovisar förvaltningen en utvärdering av försöket med kompisåkning. Med anledning av denna utvärdering föreslår förvaltningen nämnden att revidera riktlinjerna för skolskjuts så att kompisåkning tillåts. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår följande tillägg till riktlinjerna för skolskjuts: Ett nytt stycke läggs till på s. 1 efter Vem har rätt till skolskjuts?: Kompisåkning Elever får, i mån av plats, åka med en kompis skolskjuts om avtal och intyg undertecknas av vårdnadshavare i enlighet med Bollebygds kommuns regelverk för kompisåkning vid skolskjuts, daterat 2008-02-19. Under rubriken Försäkringar på s. 3 läggs följande mening till: Elev som åker med en kompis skolskjuts omfattas inte av kommunens olycksfallsförsäkring. För ärendet aktuella handlingar - Revidering av skolskjutsriktlinjer, barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, 2008-05-27 - Riktlinjer för skolskjuts, barn- och utbildningsförvaltningens förslag daterat 2008-06-05 Barn- och Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och Utbildningsnämnden reviderar riktlinjerna för skolskjuts enligt förvaltningens förslag daterat 2008-06-05. Barn- och Utbildningsnämnden reviderar riktlinjerna för skolskjuts enligt förvaltningens förslag daterat 2008-06-05. Akten

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 16 (19) 73 Dnr: BUN 2008/87 Uppföljning av riktlinjer för interkommunal ersättning vid gymnasiestudier utomlands Barn- och utbildningsnämnden beslutade 2007-02-19 24 att uppdra åt förvaltningschefen att i mars 2007 lämna förslag på riktlinjer gällande utbetalning av motsvarande interkommunal ersättning för studier utomlands efter det att en ansökan om att gå gymnasiets tredje år vid Skandinaviska skolan i Madrid inkommit till nämnden. Barn- och Utbildningsnämnden beslutade 2007-03-19 38 att fastställa riktlinjer gällande utbetalning av motsvarande interkommunal ersättning för gymnasiestudier utomlands. Riktlinjerna bifogas ärendet. Barn- och Utbildningsnämnden beslutade även att riktlinjerna ska följas upp i juni 2008. En uppföljning av riktlinjerna har gjorts och den visar att riktlinjerna har fungerat. Riktlinjerna har tillämpats avseende en elev under perioden sedan riktlinjerna antogs. Ersättning motsvarande den interkommunala ersättningen Den aktuella skolan har avseende höstterminen 2007 kontaktat kommunen för kontroll av gällande interkommunal ersättning och därefter debiterat det beloppet (se handling 1 och 2). Övriga punkter som riktlinjerna anger kontrollerades innan beslut fattades, se handling Interkommunal ersättning för gymnasiestudier utomlands daterad 2007-06-14 (handling 3) och delegationsbeslut underskrivet 2007-06-15 (handling 4). För ärendet aktuella handlingar - Barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2008-06-16. - Protokollsutdrag från Barn- och utbildningsnämndens sammanträde 2007-03-19 38. - Riktlinjer för utbetalning av motsvarande interkommunal ersättning för studier utomlands, antagna av Barn- och utbildningsnämnden 2007-03-19 38. - Mail sänt 2008-06-15 till Skandinaviska skolan i Madrid handling 1. - Faktura, interkommunal ersättning för elev, från Skandinaviska skolan i Madrid till Bollebygds Kommun, inkommen 2007-09-11 handling 2. - Skrivelse Interkommunal ersättning för gymnasiestudier utomlands daterad 2007-06-14 handling 3. - Delegationsbeslut underskrivet 2007-06-15 handling 4. Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner uppföljning av riktlinjer gällande utbetalning av motsvarande interkommunal ersättning för gymnasiestudier utomlands antagna av barnoch utbildningsnämnden 2008-03-19 38.

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 17 (19) 74 Dnr: BUN 2008/81 Ansökan från Gaddenskolan om avtal om skolskjuts Föräldrakooperativet Gaddenskolan har inkommit med en ansökan om skolskjuts för en av skolans elever. Under läsåret 2007/2008 har eleven åkt med kommunens skolskjuts i enlighet med avtal mellan Gaddenskolan och Bollebygds kommun. Gaddenskolan ansöker om att ett liknande avtal tecknas för läsåret 2008/2009. Barn- och Utbildningsförvaltningen föreslår nämnden att teckna avtal med eleven för läsåret 2008/2009. För ärendet aktuella handlingar - Ansökan om skolskjuts friskolan Gadden, barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, 2008-06-05 - Skolskjuts till elev på Gadden, ansökan om skolskjuts från Gaddenskolans rektorer Julio García Atterström och Åsa Winblad Lundin, 2008-05-15 Barn- och Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att träffa en överenskommelse med friskolan Gadden om villkor och pris för kommunal skolskjuts för eleven. Överenskommelsen gäller endast denna elev för läsåret 2008/09. Barn- och utbildningsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att träffa en överenskommelse med friskolan Gadden om villkor och pris för kommunal skolskjuts för eleven. Överenskommelsen gäller endast denna elev för läsåret 2008/09. Gaddenskolan Akten

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 18 (19) 75 Dnr: BUN 2008/72 Barn- och Utbildningsnämndens arkivbeskrivning Den 22 januari 2004 gav kommunstyrelsen samtliga nämnder i uppdrag att upprätta dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning, samt att utse arkivansvarig och arkivredogörare vid förvaltningen. Arkivbeskrivningens syfte är att vägleda sökande om myndighetens handlingar och arkiv. Arkivbeskrivningen redogör för Barn- och utbildningsnämndens verksamhet, dess ärendeoch dokumenthantering, samt var man kan finna uppgifter om myndighetens historik. I arkivbeskrivningen finns uppgifter om åtkomsten till myndighetens handlingar, eventuella inskränkningar såsom sekretess och gallringshänvisningar. Slutligen redogörs för verksamhetssystem, personuppgiftsombud och arkivansvar. Arkivbeskrivningen fastställs av barn- och utbildningsnämnden en gång per mandatperiod. Kommunarkivarien reviderar beskrivningen vid förändringar. Vid större omorganiseringar av nämndens verksamhet bör nämnden på nytt fastställa arkivbeskrivningen. För ärendet aktuella handlingar Barn- och utbildningsnämndens arkivbeskrivning, barn- och utbildningsförvaltningens förslag daterat 2008-06-03 Barn- och Utbildningsnämndens arkivbeskrivning, barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, 2008-05-14 Barn- och Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden fastställer förslag till arkivbeskrivning daterat 2008-06-03. Barn- och utbildningsnämnden fastställer förslag till arkivbeskrivning daterat 2008-06-03. Akten

Barn- och Utbildningsnämnden 2008-06-16 19 (19) 76 Dnr: BUN 2008/84 Revidering av barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplaner Barn- och utbildningsnämnden fastställde sina dokumenthanteringsplaner 2007-06-18. Därefter har dokumenthanteringsplanerna ändrats för att bli mer tydliga. Tidigare fanns följande kolumner: dokument/handling, sorteringsordning, förvaras i närarkiv, leverans till kommunarkiv, bevaras/gallras och anmärkning. I de för ärendet aktuella dokumenthanteringsplanerna ska följande information om verksamhetens handlingar finnas med i planerna: dokument/gallring, handlingen ska registreras, handlingarna finns att söka/förvaras, leverans till kommunarkivet, bevaras/gallras, vem gallrar och anmärkning. Barn- och utbildningsnämnden fastställer dokumenthanteringsplanerna en gång per mandatperiod. Mellan beslut om fastställande bör kommunarkivarien ges rätten att revidera. Om verksamheterna genomgår stora förändringar ska nämnden åter fastställa planerna. Barn- och utbildningsförvaltningen korrigerar vid sammanträdet förslaget till beslut med följande ändring: där det i dokumenthanteringsplanerna står Omsorgens diarium byts detta ut mot BUN:s diarium. För ärendet aktuella handlingar - Revidering av dokumenthanteringsplaner, barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, 2008-06-03 - Dokumenthanteringsplan, Förskolan inkl. särskolan, 2008-06-03 - Dokumenthanteringsplan, Grundskolan inkl. särskolan, 2008-06-03 - Dokumenthanteringsplan, Individuella programmet, 2008-06-03 - Dokumenthanteringsplan, Elevhälsovården, 2008-06-03 - Dokumenthanteringsplan, Förvaltningsadministrationen, 2008-06-03 Barn- och Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden reviderar dokumenthanteringsplanerna enligt förvaltningens förslag daterade 2008-06-03. Barn- och utbildningsnämnden reviderar dokumenthanteringsplanerna enligt förvaltningens förslag daterade 2008-06-03.