Finansiella regler Horisont 2020 Jessica Umegård Gwendolyn Schaeken

HORIZON 2020 EU:s forsknings- och innovationsprogram 2014-2020

Horisont 2020 ska förvandla vetenskapliga genombrott till innovativa produkter och tjänster som kan leda till nya affärsmöjligheter, nya jobb och som kan förbättra människors liv

Horisont 2020 består av tre delar: 1 2 3 Spjutspetskompetens Industriellt ledarskap Samhälleliga utmaningar

1 Spjutspetskompetens Här ryms satsningar på excellent forskning via Europeiska forskningsrådet, ERC, forskarrörlighet genom Marie Sklodowska-Curie, och samverkansforskning inom nya och lovande teknikområden (Future and Emerging Technologies, FET) samt forskningsinfrastruktur..

2 Industriellt ledarskap För att kunna vara världsledande måste Europa investera i lovande och strategisk teknik, exempelvis inom avancerad tillverkning och mikroelektronik. Här ryms stöd till små och medelstora företag, satsningar på mikro- och nanoelektronik, nanoteknologi, material, bioteknik och produktion.

3 Samhälleliga utmaningar För att hitta lösningar på de samhälleliga utmaningar som EU och världen står inför görs satsningar på en åldrande befolkning, klimat och miljö, energiförsörjning, säkerhet, livsmedelstrygghet, marin- och maritim forskning, bioekonomi, skogsforskning samt säkra och inkluderande samhällen.

I Horisont 2020 ryms även satsningar på: Spridning av spetskompetens och bredare deltagande Vetenskap med och för samhället Europeiska institutet för innovation och teknik, EIT Euratom

Horisont 2020 är öppet för deltagande från hela världen

VINNOVAs EU-arbete Nationell kontaktmyndighet Information & Rådgivning Statistik & analys av deltagandet Policy & expertis

Agenda 13.00-13.05 Introduktion 13.05-13.15 H2020 i korta drag 13.15-13.45 Model Grant Agreement & Amendment 13.45-14.30 Kostnader 14.30-14.50 FIKA 14.50-15.00 Utbetalningar 15.00-15.20 Participant Portal 15.20-15.45 Tips Tid för frågor

Innehåll Översikt H2020 Model Grant Agreement & Amendment Kostnader Utbetalningar Participant Portal Tips

Ett regelverk Större acceptans och förtroende för deltagarnas hantering Förenkling Elektronisk hantering Participant portal Snabbare process

Tidsramar för EU-projekt FP9 Horizon 2020: 2014-2020 Resultat från FP7 projekt Pågående FP7 projekt FP7: 2007-2013 Möjlig FP7 revision 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Bild 19 Första FP7 Utlysning -arna Första FP7 projekten startar Sista FP7 projekten startar Sista FP7 projekten slutar

Projekttyper Forsknings- och innovationsprojekt (RIA) Innovationsprojekt (IA) Koordinerings- och stödinsatser (CSA) Förkommersiell upphandling (PPI/PCP) (innovationsupphandling) SME-instrumentet (Små och medelstora företag)

Model Grant Agreement (MGA)

Grant Agreement Avtal mellan beneficiaries och funding agency (men partner då?) Fastställer rättigheter och skyldigheter Inkluderar beskrivning av projektet Koordinator och övriga parter Online signatur

Horizon 2020 model Grant Agreement: Specific models ERC MGAs Marie- Sklodowska Curie MGAs General Model Grant Agreement SME instrument MGAs Co-fund MGAs

Horizon 2020 model Grant Agreement: Ett dokument, all information Core text Special clauses Annexes - General conditions (II) - Specific provisions (III)

Chapter 1: General Single article: subject of the agreement Chapter 2: Action Action, duration and budget Chapter 3: Grant Amount, rates, eligible costs Chapter 4: Rights and obligations To implement the action: resources, in-kind contributions, subcontracts Grant administration: reporting, payments, audits Background and results: access rights, protection of results, exploitation, dissemination Others: gender equality, ethics, confidentiality Chapter 5: Division of roles Roles and responsibilities, internal arrangements Chapter 6: Rejection, reduction, penalties, termination, etc Rejection, reduction, recovery and penalties Suspension and termination of the action Chapter 7: Final provisions Accession, entry into force, amendments, applicable law

Annexes to the grant Annex 1: Description of the action (DoA) Annex 2: Estimated budget Annex 3: Accession Form Annex 4: Model Financial statements Annex 5: Model Certificate on the financial statements Annex 6: Model Certificate on the methodology

Annex 1 - projektbeskrivningen Excellence - Mål - Förhållande till WP - Kvalitet på samordning och stöd Impact - Förväntad effekt - Åtgärder för att maximera effekten Implementation - Work plan/work packages (delresultat och milstolpar) - Management struktur och processer - Konsortiet som helhet - Resurser som ska satsas

Ändringar (Amendment)

Vem och vad? Artikel 55 (AMGA) När kan avtalet ändras? Vem kan begära en ändring? Vem skickar in en begäran om ändring? (Artikel 52) Vad händer om koordinatorn ska bytas?

När? Behövs Behövs inte Förändringar som rör bidragsmottagare & linked third parties Förändringar som rör koordinatorn (Principal beneficiary) Förändringar som påverkar projektet eller dess genomförande Om deltagarens adress ändras Om banken ändrar namn eller adress Inte alla budgetöverföringar Förändringar som rör de finansiella aspekterna av bidraget

Vilka ändringar kan göras? Budget transfers and re-allocation Amendment needed? From one beneficiary to another NO From one budget category to another NO Re-allocation of Annex 1 tasks Transfers between forms of funding (actual costs, unit costs, etc.) New subcontracts YES YES if no budget was foreseen for the "form" receiving the transfer YES (strongly advised)

Exempel

Rättslig grund Artikel 55 (MGA) Vad? En ändring av det (ekonomiska) avtalet är nödvändig om man vill ändra villkoren och/eller bilagorna i GA Konsekvenser De ändrade bestämmelser blir en integrerad del av GA Alla andra bestämmelser förblir oförändrade

Att tänka som EU-Kommissionen?

Definition kostnader Direkta kostnader: Kostnader som är direkt knutna till aktiviteter i projektet Indirekta kostnader Kostnader som ej kan knytas direkt till projektet Grant Agreement art. 6.2

Direkta kostnader Maximum reimbursem ent rates Research and technological development activities (*) Demonstratio n activities Other activities Network of excellence Collaborativ e project(****) 50% 75% (**) 50% 75% (**) 100% 50% 100% Ett projekt = en ersättningsnivå Coordinatio n and support action 100% (***) Indirekta kostnader 60% 20% En modell 25 % Real Simplified

Projektbidrag Typ av projekt Typ av organisation "Overhead Indirekta kostnader Bidrag % Research and Innovation Action (RIA) (Forskningsprojekt) Alla 25% av de direkta kostnaderna 100 Vinstdrivande 25% av de direkta kostnaderna 70 Innovation Action (IA) (Innovationsprojekt) Icke vinstdrivande 25% av de direkta kostnaderna 100 Coordination and Support Action (SCA) Alla 25% av de direkta kostnaderna 100

Finansiering FP7 / H2020 75/60 Ersättning Dir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution 100 60 160 75% 120 100/25 Ersättning Dir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution 100 25 125 100% 125

Budget

Budget: indirekta kostnader

Tillåtna kostnader

Kostnadsformer Actual costs Faktiska kostnader (ej budgeterade) Unit costs Flat rate Lump sum En fast summa per enhet (Kommissionen) (t.ex SME owners) For average personnel cost (based on the usual accounting practices) En procentsats som beräknas på de berättigande kostnaderna (Indirekta kostnader = 25 % Direkta kostnader Ett sammanlagt belopp för att täcka en eller flera kategorier av kostnader Som till exempel fas 1 av SME instrumentet

Budgetkategorier Personalkostnader: löner inkl. LKP Andra direkta kostnader: förbrukningsvaror, resor, logi, avskrivningar Underleverantörer: konsulter, (inkl. skatter och påslag). Tredje parts kostnader, motsvarande de faktiska kostnaderna

Budgetkategorier och kostnadsformer FORMS OF COSTS Personnel Subcontracting Financial support to 3rd parties Other Actual costs Unit costs Yes for - Average personnel costs - SME owners & natural persons without a salary BUDGET CATEGORIES DIRECT COSTS INDIRECT COSTS SPECIFIC CATETORIES OF COSTS Yes if foreseen by Comm. Decision Flat-rate costs Lump sum costs Yes if foreseen by Comm. Decision 46

Tillåtna kostnader Faktiska Uppstått under projekttiden Budgeterade Nödvändiga Bokförda Lagliga Ej tillåtna Ränta MGA Vinster Valutaförlust Överspendering Avdragsgill moms Dubbelfinansiering

Personalkostnader

Faktiska personalkostnader: produktiva timmar per år 1720 timmar Individuellt per person Standard beräkning per organisation Valet gäller för hela organisationen

1720? Kommissionens schablon Dagar År 365 Helgdagar -104 Semesterdagar -35 Annan frånvaro -11 Produktiva dagar 215 Timmar 8 timmars arbetsdag 1720

Individuellt (per person) Person A B C Dagar per år 365 365 365 Helgdagar -104-104 -104 Semesterdagar -35-33 -31 Arbetsdagar 226 228 230 Annan frånvaro -12-8 -4 Övertid 5 0 2 Produktiva dagar 219 220 228

Standard beräkning Organisations praxis Produktiva tiden 90% av standard produktiv tid Standard tid: arbetstagare Kontrakt mellan arbetsgivare och Nationell lagstiftning Kollektivavtal OBS: om ingen standard/praxis finns dokumenterad kan du INTE använda dig av denna variant.

Timtaxa (Hourly rate) Personalkostnader: Antal dokumenterade timmar * timtaxa Timtaxa: Årliga lönekostnader Antal produktiva timmar (per år) Senaste räkenskapsårs bokslut OBS: Månadslön numera OK

Salary complement or supplementary contract resulting in a higher hourly rate Is it triggered by a specific project? (the employee would not have received the complement if it had not participated in the project)

Andra direkta kostnader

Tjänster och service Goods, works and services Ej beskrivna i Annex I Nödvändiga för implementeringen Öppen, transparent process Ej intressekonflikt MGA Art. 10, 6.2 D.3

Tjänster och service vs subcontracting Goods, works and services Ej beskrivna i Annex I Nödvändiga för implementeringen Öppen, transparent process Ej intressekonflikt MGA Art. 10, 6.2 D.3 Om nödvändiga för projektet Begränsad del av budgeten Beskrivna i Annex I I budgeten i Annex II Öppen, transparent process Ej intressekonflikt Ej OH MGA Art.13

Third parties Hur var det nu igen..?

(Goods, works, services)

Tredje part Contribution in kind Free of charge or against payment Ex utlånad personal, service, infrastruktur Annex 1 Om ej i Annex 1 kan KOM ändå godkänna kostnaderna i efterhand utan en kontraktsändring Kan bli granskade av KOM Linked third party Entities with a legal link Annex 1 Måste vara identifierad i GA men skriver ej på Samma regelverk för kostnaderna som partnern Egen ekonomisk rapport Kan bli granskade av KOM MGA Art. 11 & 12 MGA Art. 14

* (*Goods, works, services)

När får jag pengarna?

Terminologi GA Art. 21 FINAL REPORT

Förskottsbetalning 30 dagar (GA art 58) 10 dagar (GA art 3) 5% går till Garantifonden

Rapporteringar och utbetalningar Delbetalning -inom 90 dagar efter rapportering Slutbetalning -90 dagar efter slutrapport (10% behåller KOM till slututbetalning) Utbetalas i Euro till koordinatorn

85% finansiering under projektet?

Kontroller och revisioner Revisionsintyg (Certificate of financial statement) Endast vid slutbetalning när EU bidraget som deltagaren begär för faktiska kostnader + unit costs EUR 325.000 Certificate on the methodology: Frivilligt för personalkostnader (under unit costs) Efterkontroller Revision från Kommissionen begränsad till två år efter slututbetalningen

Participant Portal Portalen till EU-projekt Innehåller all dokumentation Topp tre dokument: General Model Grant Agreement Definierar Model Grant Agreement Annotated Model Grant Agreement Inkluderar förklarande text till alla delar General Annexes Lista på länder, deltagande kriterier, ersättningsnivåer, utvärdering etc. Papperslös bidragshantering i Horisont 2020

Roller och rättigheter

Roller Assigned to an organisation: Legal Entity Appointed Representative (LEAR) Legal Signatory (LSIGN) ; Financial Signatory (FSIGN) Account Administrator (AcAd) Assigned to a project: Coordinator Contact (CoCo); Participant Contact (PaCo) Project Legal Signatory (PLSIGN) ; Project Financial Signatory (PFSIGN) Task manager (TaMa) Team Member (TeMe)

Roller och rättigheter (organisation) Role Read Write/Save Assign/Revoke AcAds Assign/Revoke LSIGNs and FSIGNs LEAR AcAd x LSIGN x x x FSIGN x x x http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/user-account-and-roles/roles-andaccess-rights_en.htm#organisationroles

Roller och rättigheter (projekt) Role Read Write/ Save Submit to Coord. Submit to COM SIGN GA SIGN Fin Stat. Assign/ revoke access CoCo x x PaCo x x x TaMa x x x x x TeMe x x x x x x PLSIGN x x x x PFSIGN x x x x

Roller--- FAQ

Participant Portal Grant Management Service

Finansiell information

Tid till kontrakt Maxtid till kontrakt är 8 månader 5 månader För att informera alla sökande om utvärderingsresultatet Några undantag tex: ERC Komplexa projekt Högt ansökningstryck På sökandes begäran 3 månader för signatur av GA

Ansökan och kontraktsskrivning Kontrollera att alla tredje parter är tydligt redovisade (MGA Articles 6, 11, 12, 14) Kontrollera att tjänster (subcontractors) är tydligt redovisade (MGA Article 13) Är en partner en intressegrupp utan egen personal? då kan de passa bättre som subcontracting (MGA Article 6.2, A1)

Tänk på att. Demonstrera tydligt mest för pengarna vid alla inköp (Goods, works or services) och subcontracting - Någon form av upphandling behövs för detta tex. offert, tre erbjudande, marknadsundersökning - Om ordentligt utfört accepterar KOM deltagarnas standardförfarande - Upphandlingsavtal som redan finns accepteras normalt - Man uppfyller inte kraven bara genom att nämna utföraren i kontraktet

Du får aldrig ha en project partner under sub-contractinger (MGA Article 13) Inga projektkostnader innan projektstart! Brainstorming

Länkar Model Grant Agreement http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-ggamulti_en.pdf Annotated Model Grant Agreement http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020- amga_en.pdf Moms inom EU http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/index_en.htm Konsortium avtal http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/gm/h2020-guide-consa_en.pdf DESCA 2020 http://www.desca-2020.eu/ Växelkurs http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html Hourly rate http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/faqs/faq-3244.html

Du kan kontakta supportkontoren: http://eusme.se http://www.researchmatch.se http://een.ec.europa.eu Små och medelstora företag Forskningsinfrastruktur Företag och entreprenörer

Du kan också kontakta: RESEARCH ENQUIRY SERVICE: http://ec.europa.eu/research/index.cf m?pg=enquiries https://ec.europa.eu/research/participants/ portal/desktop/en/support/faq.html IT HELPDESK http://ec.europa.eu/research/particip ants/api/contact/indexcontacthd.html

HORIZON 2020 Open Innovation, Open Science, Open to the World! https://www.vinnova.se/m/horisont-2020/ https://www.vinnova.se/m/nyhetsrum/nyhetsbrevet-inside/