Årsrapport 2014 Musik- och kulturskolan 1
2 2014-12-03 Innehåll Innehåll... 2 Inledning... 3 Ledning och samordning... 3 Verksamhetsberättelse... 4 Sammanfattning av VÅGA VISAs resultat hittills... 4 Observationer... 4 Ungefärlig tidplan för en observation... 5 Återkoppling, Kick off, fortbildnings- och utbildningsdagar... 6 Kundundersökning och Självvärdering... 6 Uppdragen och andra viktiga händelser under året... 7 Ekonomi VÅGA VISA 2014... 9
3 Inledning VÅGA VISA började som ett samarbete om utvärdering inom utbildningsområdet mellan kommuner i Stockholms län. Hösten 2008 startade ett arbete för att utveckla observationer i musik- och kulturskolor. Ekerö, Nacka, Salem, Stockholm, Upplands Väsby och Värmdö kommuner deltog. Utvecklingsarbetet har skett i samarbete med Sveriges musik- och kulturskolråd, SMOK. Våren 2009 genomfördes pilotobservationer på fyra skolor, och från och med hösten 2009 görs observationer reguljärt i kommunerna. I dagsläget deltar Ekerö, Haninge, Huddinge, Järfälla, Nacka, Stockholm, Tyresö, Upplands Väsby samt Värmdö. VÅGA VISA innehåller tre delar: observationer kundundersökningar självvärderingar VÅGA VISA ska: utgå ifrån ett medborgarperspektiv utgöra en viktig del av kvalitetsuppföljningen bidra till ökad måluppfyllelse stimulera till erfarenhetsutbyte och ökat lärande ge kommuner och skolor underlag till förbättring och utveckling ge underlag för analyser och jämförelse mellan kommuner och skolor Denna årsrapport summerar VÅGA VISA-samarbetet inom musik- och kulturskolorna för år 2014 Ledning och samordning Arbetet i VÅGA VISA leds av en styrgrupp, där förvaltningschef eller motsvarande ingår, d.v.s. den tjänsteman som har den politiska nämndens uppdrag att ansvara för kulturfrågor. Varje kommun har dessutom en samordnare för VÅGA VISA. I samordnarnas uppdrag ingår att ansvara för genomförandet av utvärderingen och att säkra kvaliteten. Samordnarna rekryterar och utbildar observatörer, sätter samman observatörslag och gör en tidplan för när observationerna skall genomföras. Samordnarna ansvarar också för att utveckla och uppdatera metoderna, sprida information om VÅGA VISA samt genomföra uppdrag som initieras av styrgruppen. Projektet har sedan i våras en ny gemensam koordinator som svarar för gemensam administration och som är sekreterare i styrgrupp och samordnargrupp. Styrgrupp och samordnargrupp2014: Varje år utses en kommun till ordförande för VÅGA VISA. År 2014 har Huddinge kommun hållit i ordförandeskapet och lett årets möten och träffar. Kommun Styrgrupp Samordnare Ekerö Elisabeth Lunde Berit Lund (tillika gemensam koordinator) Huddinge Margaretha Lindh Eva Sjögren van Berkel Järfälla Bo Majling Susanne Sörbring Nacka Susanne Nord Anna Hörnsten Stockholm Marion Hauge Lindberg Bengt Staf Tyresö Irene Hededal Christina Holm
4 Upplands Väsby Maria Röstberg Björn Axén Värmdö Lena Gullmert Karin Fernström Samordnargruppen har träffats 11 gånger under året. Dessa tillfällen var: 21 januari, 5 februari, 7 mars, 22 april, 23maj, 13 juni, 18 augusti, 1 oktober, 2 november, 24 november samt 3 december. Styrgruppen har träffats 2 gånger under året. Dessa tillfällen var: 23 april, 3 september. Samordnargruppen och styrgruppen har dessutom träffats 4 gånger under året vid följande datum: 21 januari, 13 juni, 3 september och 3 december. Verksamhetsberättelse Sammanfattning av VÅGA VISAs resultat hittills Sedan starten 2008 har projektet utvecklats till en vital och användbar metod som kommunerna har stor nytta av och fungerar som ett kvalitetsmätnings- och verksamhetsutvecklingsverktyg för skolorna. Metoden har gett vägledning för styrning av kvalitet. Tack vare VÅGA VISA har musikoch kulturskolorna kunnat synliggöra sin verksamhet för politiken. Metoden ska fortsätta säkerställa att elevperspektivet hålls vilket har tydliggjorts i rapportmall och i utbildning av nya observatörer. De uppföljningsmöten med observerade skolor som gjorts i vissa kommuner efter ett år har påvisat att förbättringsområdena arbetats med och att det bidragit till utveckling av skolan. Verksamheternas starka sidor och förbättringsområden kan även identifieras utifrån kundens perspektiv genom de kundundersökningar och självvärderingar som genomförts, nu för fjärde året i rad. Styrgruppen för VÅGA VISA har under 2014 beslutat att kundundersökning ska genomföras vartannat år i fortsättningen, och vartannat år ska kommunerna genomföra en egen enkät med egna specifika frågor. Det är även viktigt att ännu mer ta till vara på observatörernas intryck och erfarenheter då de kommer tillbaka till sin egen skola. Förhoppningar finns också att bredda VÅGA VISA ytterligare dels med fler deltagande kommuner och dels genom att lyfta VÅGA VISA-metoden till det nationella planet. Under 2013-2014 har metodbok och bedömningsmatris omarbetats och målområdet Utveckling, lärande och konstnärligt skapande delats upp i två delområden i rapportskrivningen; Arbetssätt och Förutsättningar och stöd. Ett nytt målområde har tillkommit, Samverkan med omvärlden. Det nya målområdet har varit med i observationer under 2014 och reaktioner från observatörer och mottagare av rapporter har hittills varit positiva. Observationer I observationen beskrivs och bedöms en musik- eller kulturskolas arbete och resultat inom följande målområden Normer och värden. Utveckling, lärande och konstnärligt skapande. Elevernas inflytande och ansvar. Styrning och ledning. Samverkan med omvärlden Observationen genomförs av observatörslag, som består av pedagoger från flera kommuner. Observatörerna besöker en enhet i en annan kommun under en period, ofta under en vecka. Lagen observerar verksamheten och intervjuar elever, personal och ledning. Efter själva observationen
5 skriver observatörerna en rapport som de överlämnar till skolan och kommunen. Ungefärlig tidplan för en observation Tidsplanen för en observation ser ut på följande sätt; Före: Skickas ett brev till skolans ledning för presentation och förberedelsematerial. Vecka 1: Observatörslaget läser skolans dokument och planerar observationen. Vecka 1 3: Observationen genomförs och rapporten skrivs. Vecka 4-6: Rapporten metodgranskas och faktagranskas. Observatörerna korrigerar rapporten. Ca vecka 7: Överlämningsmöte. Tabell 1 Antal observerade kulturskolor, antalet observatörer och antalet observationsdagar från våren 2013 till hösten 2014. Antal skolor Antal observatörer Antal dagar Våren 2013 4 11 130 Hösten 213 6 15 180 Våren 2014 5 13 155 Hösten 2014 5 15 168 Fem kulturskolor observerades under våren 2014. Det var Gustavsbergsbaletten Värmdö, Studiefrämjandet Nacka, Enheten Södermalm Stockholm, Darra musik Nacka samt Enheten Spånga/Tensta/ Rinkeby/Kista Stockholm. Totalt 13 observatörer arbetade med dessa observationer och återkopplingen av de skrivna rapporterna genomfördes 13 juni. Under hösten 2014 observerades också 5 musik- och kulturskolor av 15 observatörer. Det var Järfälla kulturskola, Ösetmalms enskilda Musikskola Nacka, Haninge musikskola, Musikania Nacka, Tyresö kulturskola. Rapporterna som skrivs under hösten 2014 ska återkopplas den 21 januari 2014. Tabell 2 Anat som utbildats och antal gånger som de observerat. Utbildade observatörer Utbildats Varit ute engång Varit ute mer än en gång 2009-2013 54 26 28 2014 7 7 1 * Sedan våren 2009 har 54 personer utbildats till observatörer inom VÅGA VISA. Fram till och med hösten 2013 hade 28 personer av dessa varit ute på observation mer än en gång. Vilket innebär att vi fortfarande kan arbeta för att observatörerna bör åta sig uppdraget vid fler tillfällen. *En person, har varit ute i tre observationer och en gång till vår 2015, till våren kommer ytterligare en person med en gång till från utbildningen 2014. Rekrytering av observatörer
Varje kommun rekryterar det antal observatörer som behövs. VÅGA VISAs samordnare i respektive kommun ansvarar för detta. I samråd med musik- och kulturskolans ledning utses lämpliga personer. Eftersom rapportskrivning är en viktig del av uppdraget om man vill ingå som huvudredaktör bör blivande observatör skicka med exempel på något han/hon skrivit. Det kan vara en rapport, en plan, ett föräldrabrev. Som regel hålls en intervju/ett möte som en del i rekryteringen. Till detta möte tas metodboken och en exempelrapport med för att tydliggöra vilka krav som ställs. Samordnaren kan även bjuda in en observatör som kan beskriva arbetet och föra en diskussion runt uppdraget. Utbildning och organisationen av observatörer Alla observatörer deltar i en utbildning omfattande tre halvdagar innan man är ute på observatörsuppdrag. Syftet med utbildningen är att få en introduktion i vad uppdraget innebär och att få en grundkurs i rapportskrivning. Utbildningen innehåller en presentation av VÅGA VISAkonceptet, en introduktion till observatörsuppdraget och en beskrivning av hur en observation går till, samt utbildning i rapportskrivning. Observatörer fortbildas kontinuerligt vid återkoplingstillfällen och Kick-off då även externa inspiratörer och utbildare inhyrs. Under 2014 genomfördes en utbildningsomgång i månadsskiftet januari-februari. Sex nya observatörer deltog i utbildningen. De handböcker som Samordnargruppen har tagit fram för dessa roller har också varit ett bra stöd för observatörerna och vid utbildningen av nya observatörer. Återkoppling, Kick off, fortbildnings- och utbildningsdagar Som ett led i att säkra kvaliteten i rapporterna och höja kompetensen hos observatörerna och samordnarna, arrangerades en återkopplingsträff den 21 februari och 13 juni för de som varit ute och observerat och skrivit rapport under hösten 2013 och våren 2014, samt de samordnare som metodgranskat rapporterna. De aktuella observatörslagen läste utvalda målområden i varandras rapporter. Därefter gav observatörslagen återkoppling på innehållet i varandras texter. Den 3 september arrangerades en kick off för alla observatörer, samordnare och styrgrupp. Temat för dagen var barns delaktighet och inflytande som är ett viktigt område inom Våga Visa. Inbjuden talare och workshopledare var Annette Dalqvist, chef för Demokrati Akademin. Under workshopen arbetade deltagarna med Våga Visa som Case med utgångspunkterna; Vad ska vi behålla? Vad ska vi sluta med? Vad ska vi börja med? Många bra synpunkter och förslag kom fram och utvärderingen visade att deltagarna tyckte att dagen varit givande och att Annette var uppskattad. Samordnargruppen har bearbetat resultatet under hösten och vaskat fram de frågor som vi bör jobba vidare med. Erfarenheten av dagen är att vi behöver fortsätta med inspiration och fortbildning för alla medverkande inom Våga Visa för att underhålla kompetensen och engagemanget. Vi har under året utbildat sex nya observatörer i Våga Visametoden. Utbildningsdagarna gick av stapeln den 28/1, 30/1 och den 5/2. Dagarna avslutades med en gemensam lunch så att de nya observatörerna fick tillfälle att samlas med sina observatörskollegor. Utvärderingen av utbildningen visade att deltagarna generellt var nöjda med upplägget, med vissa förbättringsområden vad gäller strukturen i upplägget. Rapporterna från hösten 2014 kommer att diskuteras och återkopplas den 16 januari 2015. 6 Kundundersökning och Självvärdering För tredje gången har en gemensam kundundersökning inom ramen för VÅGA VISA-metoden gjorts. Kundundersökningen genomfördes av två företag i åtta av de deltagande kommunerna.
Stockholms Stad använde sig av företaget Alice Survey AB och eleverna där fick möjlighet att svara på en webbaserad enkät. Övriga kommuner använde företaget CMA Research AB vilka gav eleverna möjlighet att svara på pappersenkät, via webben eller i sin smarta telefon. Nedan redovisas svarsfrekvens och andel instämmer per målområde i de åtta kommunerna. 7 Eleverna fick svara på 21-24 frågor om den verksamhet man deltar i utifrån fyra av de målområden som ingår i VÅGA VISA-metoden. Normer och värden Utveckling, lärande och konstnärligt skapande Elevernas ansvar och inflytande Styrning och ledning Samtidigt fick personalen på skolorna svara på en webbenkät i de sju kommunerna som anlitade CMA Research AB. Man fick svara på frågor utifrån metodens målområden, samma som för eleverna. Resultaten har delgivits alla enheter och skolor och har även rapporterats vidare i de olika politiska nämnderna. En problematik som samordnarna och styrgruppen för VÅGA VISA bör beakta tills nästa gång är dels att säkerställa att gemensamma frågor ställs utifrån alla målområden och dels hur att åstadkomma ett mer lika och jämförbart enkätmaterial mellan samtliga deltagande kommuner. Uppdragen och andra viktiga händelser under året Samordnargruppens uppdrag för 2014: a) Metodboken ska bearbetas och användas i årets observationer. Det stora målområdet, nr 2, delas upp och begreppet samverkan blir ett eget målområde. b) Bedömningsmatrisen ska bearbetas och användas i årets observationer. Progressionstakten ska bli tydligare och metodboken och bedömningsmatrisen ska hänga samman. c) Metodgranskningen ska utvecklas. Genomföra minst en workshop per år tillsammans med styrgrupp, samordnare och huvudredaktörerna. d) Värna de observatörer vi har. Ge dem feedback så vi får behålla dem. e) Införa flexibla observatörslag, anpassade efter verksamhetens storlek. Observationsdagar och ersättningsnivåer ska anpassas utifrån observatörslagets uppdrag. f) Kundenkäten ska användas vartannat år i sin nuvarande form och varvas med någon annan brukarenkät året däremellan. Det är viktigt att kunna redovisa resultat från brukarna varje år.
8 g) Ta fram en broschyr för att locka till oss nya observatörer, informera om metoden och visa föräldrar vad vi gör. Under året har samordnargruppen arbetat med att bearbeta och förankra den nya metodboken. Det nya femte målområdet, Samverkan med omvärlden har prövats i praktiken för första gången. Det omfattande målområdet Utveckling, lärande och konstnärligt skapande har delats upp i två delar och fått en tydligare struktur. Även den förändringen har prövats i årets observationer. Bearbetningen av metodboken har lett fram till att bedömningsmatrisen har omarbetats för att understödja det nya upplägget och för att få en tydligare progression. Huvudrubrikerna har uppdaterats och en fortsatt genomgång av matrisen har fortlöpande pågått under våren. En utvärdering har genomförts och en referensgrupp har bjudits in i syfte att förbättra och ta in synpunkter på den nya matrisen och metodboken. Även stödmaterial med intervjufrågor och tidigare förändringar i rapportmallen har prövats av årets observatörer. Samordnargruppen har haft en fortsatt diskussion gällande sifferskalan i bedömningen. Detta och referensgruppens synpunkter ska utredas vidare i början av 2015. I syfte att underlätta metodgranskningen och bidra till en högre och jämnare kvalitet av rapporterna läggs nu överlämningsdatum och vilken samordnare som ska granska rapporten ut redan vid planeringsstadiet. Syftet är att underlätta observatörslagens tidsplanering och undvika sena rapportskrivningar. För att värna och inspirera våra observatörer bjöd vi in föreläsaren Anette Kullenberg från Demokratiakademin till vår Kick off i början av hösten. Temat var barn- och elevperspektiv med Barnkonventionen som utgångspunkt. Strävan efter mer kvalitetsfulla och likvärdiga rapporter fortsätter, och framöver finns både skrivteknik och intervjuteknik som kvalitativa önskemål på inspirations- och utbildningsdagar. Inför varje observation görs en bedömning av enhetens storlek utifrån hur många elever verksamheten har och hur geografiskt utspridd den är. Antal dagar för basobservatörer är 6-10 dagar och för huvudredaktörer 9-15 dagar. Arvodet för basobservatörer 300, kr/dag och för huvudredaktörer 600 kr /dag. Berit Lund, Ekerö, har haft ett uppdrag på 25 % som gemensam koordinator för VÅGA VISA musik- och kulturskola. I Koordinatoruppdraget ingår bl.a. att vara sekreterare i styrgrupp och samordnargrupp, ansvara för gemensamma utskick och information till samordnare och observatörer samt administrera vår gemensamma hemsida på nätet, www.ekero.se/vagavisa. Styrgruppen Styrgruppen har haft tre sammankomster under året och samordnargruppen tio. Ett stort arbete under 2014 har varit att arbeta med matrisen och metodboken så att de överensstämmer, är begripliga och synkroniserade. Samordnargruppen har gjort ett gediget arbete med att renodla skrivningen och progressionen i matrisen och matcha den mot metodbokens beskrivning. Alltjämt är sifferbedömningen en svårighet och något som hela tiden diskuteras. Berit Lund fick i uppdrag av styrgruppen att ge Ann Öhman uppdrag att se över detta. Hon kommer att presentera resultatet på våren 2015. Indelningen av observatörer till basobservatörer och huvudredaktörer blev lyckat. Det har förtydligat arbetet både med materialinsamlingen och med det redaktionella arbetet med rapporten. En höjdpunkt under året var höstens kick-off med Anette Dahlqvist från Demokratiakademin. Till detta tillfälle inbjöds observatörer, samordnargrupp och styrgrupp och det blev en riktig inspirationsförmiddag som innehöll både föreläsning, analys och eget arbete.
Resultatet av kundenkäten diskuterades en hel del under 2014, eftersom svarsfrekvensen i de deltagande kommunerna låg på 40-70%, dvs med en mycket bred spännvidd. Beslut tog i styrgruppen att kundenkäten endast skickas ut vartannat år och vartannat år följer man upp den på annat sätt för att få till stånd utveckling. Inget beslut togs under 2014 på alternativ, men styrgruppen diskuterade olika vägar till att hitta metoder för att fånga upp perspektivet utifrån och in och inifrån och ut. Under året har antalet observatörer som fortsatt att minska och höstens observatörsutbildning ställdes in. Styrgruppen föreslog därför att en ny broschyr tas fram som berättar vad det innebär att vara observatör. Det är också viktigt att satsa på de som redan är utbildade så att de vill stanna kvar. Hur mycket arbete observatörerna ska lägga ner är reglerat. Det är avhängigt av skolans storlek, därför kan basobservatörer arbeta 6-10 dagar och huvudredaktörerna 9-15 dagar. Ersättningen är 300 kronor respektive 600 kronor per dag för de bägge kategorierna. Ordförande för Våga visa 2014 har varit Huddinge kommun, som nu lämnar över till Tyresö kommun 9 Ekonomi VÅGA VISA 2014 Kostnaderna för år 2014 var följande: Koordinator lön 126 490 Resor 1 650 Projektplatsen (hemsida) 20 400 Kick off /återkoppling 58 504 Utbildning/namnbrickor 8 236 Summa 215 280 Kostnaderna fördelas på kommunerna enligt en fördelningsnyckel. Och Kick off, återkoppling och utbildning fördelas efter antal deltagare. För utförligare redovisning kontakta koordinator Berit Lund. Denna kostnad faktureras två gånger per år vid halvårsredovisningen då även en balansering av kostnad för observatörerna görs. Om en kommun ger fler observationstimmar än vad de får tillbaks så balanseras det ut, d v s de kommuner som får fler timmar än vad de ger betalar för dem. Det tillkommer även kostnader för vikarieersättning för de kommuner som har observatörer ute på sitt uppdrag.