REGLEMENTE FÖR BUDGETANSVAR OCH INTERN KONTROLL Antaget av kommunfullmäktige 1992-05-19, 244. Ändrat av kommunfullmäktige 1993-04-27, 67. Ändrat av kommunfullmäktige 1998-04-23, 53 Ändrat av kommunfullmäktige 2002-01-31, 4 1 Detta reglemente gäller för kommunstyrelsen och övriga nämnder. BUDGETANSVAR 2 Nämnd ansvarar inför kommunfullmäktige för att antagna mål uppfylls och att budgeterad verksamhet utförs inom angivna ekonomiska ramar och andra riktlinjer. Förvaltningschef ansvarar inför nämnden för den verkställande ledningen av verksamheten. Förvaltningschef utser budgetansvariga inom förvaltningen. Med budgetansvar följer anskaffningsrätt av varor och tjänster inom budgetram och upphandlingsbeslut. Budgetansvarig ansvarar inför närmaste chef för en avgränsad verksamhet och dess resurser. Ansvaret innefattar att antagna mål uppfylls och att budgeterad verksamhet utförs inom anvisad budgetram och andra riktlinjer. Kommentar Med nämndens ekonomiska ram avses på driftbudgeten det kommunbidrag kommunfullmäktige anvisar för en viss verksamhet samt ev andra ekonomiska krav kommunfullmäktige ställer på nämnden. Med budgetram inom en nämnds ansvarsområde avses den ekonomiska begränsning nämnden fastställer i sin internbudget för respektive budgetansvarig. När det gäller investeringar avses med nämnders ekonomiska ram dels beslutat totalbelopp och dels medgiven utgift för respektive budgetår.
2 Varje driftsverksamhet och investeringsobjekt skall ha en budgetansvarig. Denne kan finnas på olika nivåer i organisationen beroende på typ av verksamhet. Verksamheten/insti-tutionen kan dock bara ha en budgetansvarig. Budgetansvaret är direkt kopplat till den dagliga driften av verksamheten. Verksamhetsansvar som beror på viss ställning i organisationen är av annan karaktär och innefattar ett vidare ansvar för verksamhetens utveckling och resultat än den dagliga driften. Ex på sådan funktion är avdelningschef. Denne kan under sig ha ett antal budgetansvariga som rapporterar till avdelningschefen. Avdelningschef kan utses att också vara budgetansvarig och har då det dagliga ansvaret för hela avdelningens verksamhet oavsett hur den underliggande organisationen ser ut. Med bugetansvarig avses funktion som tilldelats en intern budgetram och som ansvarar för att viss verksamhet kommer till utförande inom den ramen. Den budgetansvarige kan bara ta ansvar inom sitt verksamhetsområde och sina befogenheter. För att möjliggöra uppföljning av det ekonomiska ansvaret är det nödvändigt att nämndens interna budget och kodplan är ansvarsindelad. För att ansvaret skall vara odelat krävs att alla transaktioner på en budgetansvarigs konton måste vara initierade eller godkända av denne. Dvs belastningar av kostnader utan den budgetansvariges vetskap får inte förekomma. Med budgetansvar följer automatiskt anskaffningsrätt av varor och tjänster inom budgetramen och de upphandlingsavtal som kommunstyrelsen och resp nämnd träffar med leverantörer. Däremot följer ingen rätt att göra upphandling. Denna beslutsrätt regleras i resp nämnds reglemente. Budgetansvarig kan uppdra åt underställd personal att göra inköp i viss situation. Sådan anskaffning sker dock fortfarande på den budgetansvariges ansvar. För flertalet varor och tjänster som rutinmässigt köps finns ramavtal med olika leverantörer. Information om vilka leverantörer kommunen har avtal med erhålls genom inköpsavdelningens försorg.
3 Budgetansvarig kan tilldelas generellt betalkort. Betalkort upphandlas av kommunen och ska vara utställt på innehavaren (med personligt betalningsansvar) med c/oadress Nynäshamns kommun. Ansökan (avrop) om generella betalkort får endast göras av administrativa chefen på uppdrag av kommunstyrelsens ordförande. Nynäshamns kommun svarar för kortavgiften. Kommunen kan också upphandla betalkort med beloppsrestriktioner att användas på kommunens arbetsplatser som ett alternativ till handkassor. Ansökan (avrop) om sådant betalkort får endast göras av chefen för kommunstyrelsens ekonomienhet efter begäran från arbetsplatsens budgetansvarige chef. Antalet kort på arbetsplatsen ska stå i rimlig proportion till arbetsplatsens storlek. Arbetsplats som önskar byta handkassa mot betalkort erhåller max två betalkort på kommunstyrelsens bekostnad. Övriga kort bekostas av arbetsplatsen. För kort att använda på arbetsplats ska beloppsrestriktioner fastställas både vad gäller varje inköp och för period. Kommunstyrelsens administrativa förvaltning fastställer sådana beloppsrestriktioner liksom övriga restriktioner för korten. Belopp per inköp får aldrig överstiga 1.000 kronor och belopp per månad får aldrig överstiga 5.000 kronor. Periodredovisning och faktura från kortföretag ska adresseras till kortinnehavarens närmaste chef. Betalkort får endast användas för utgifter som ska bestridas av Nynäshamns kommun. Betalkort får inte användas till att göra kontantuttag i bankautomat eller på inköpsställe. Kortnummer får inte lämnas ut ex i samband med inköp på internet. Koder tillhörig betalkort får inte tilldelas kortinnehavaren utan ska förvaras hos chefen för kommunstyrelsens ekonomienhet. Betalkort hos bensinbolag upphandlas också av kommunen och ska vara kopplat till viss av kommunen ägt eller leasat/hyrt fordon eller arbetsredskap. Betalkort hos bensinbolag får endast medge inköpsrätt till varor och tjänster med direkt anknytning till fordon/arbetsredskap. När det gäller ansökan (avrop) av betalkort hos bensinbolag beslutar förvaltningschef vem eller vilka personer som på förvaltningschefens uppdrag har rätt att ansöka om stationsanknutna kort. När det gäller ansökan om nationella kort hos bensinbolag får sådan endast göras efter beslut av förvaltningschef.
4 Det åligger respektive förvaltning att meddela administrativa kontorets inköpsavdelning vilka personer som äger rätt att avropa betalkort hos bensinbolagen. Vid tilldelning av betalkort ska innehavaren ges skriftlig information om reglerna för användning av betalkort i Nynäshamns kommun. Arbetsplats kan, som ett alternativ till betalkort, efter ansökan hos kommunstyrelsens ekonomienhet tilldelas handkassa. Handkassa kvitteras ut av arbetsplatsens budgetansvarige chef. Handkassans storlek fastställs av chefen för ekonomienheten och ska stå i rimlig proportion till arbetsplatsens storlek. Handkassa får aldrig överstiga 1/20-dels basbelopp. Redovisning av handkassa sker efter behov, dock minst en gång per år. Utbetalning från handkassa får endast kostnadsbokföras mot kvitto eller annan verifikation. Med budgetansvar följer rätt att göra kontantuttag ("ta ut förskott") upp till 5.000 kr vid varje enskilt tillfälle och ändamål. Större kontantuttag får endast ske med berörd förvaltningschefs skriftliga godkännande. Uttaget ska alltid bokföras på särskilda tillgångskonto och verifieras med följande uppgifter * ändamålet * vem som ska erhålla och kvittera beloppet och därmed är redovisningsskyldig för detsamma * när redovisning ska ske Förskottsbelopp får endast belasta kostnadskonto när och i den utsträckning redovisning med kvitton verifierar kostnaden. Särskild policy för löne- och reseförskott fastställs av kommunstyrelsens personalutskott. Med budgetansvar följer ingen automatisk rätt att besluta i frågor som rör ex personal och lokaler. Ett fullständigt budgetansvar förutsätter att ansvaret omfattar även dessa kostnader, samt verksamhetens intäkter. Delegering och decentralisering av dessa frågor bör ske utifrån respektive förvaltnings förutsättningar och med ambitionen att ett så fullständigt budgetansvar som möjligt ges till personal nära brukarna av verksamheten.
5 En naturlig del i budgetansvaret är att ansvara för budgetering, budgetuppföljning och redovisning inom sitt verksamhetsområde. Budgetansvaret innefattar en skyldighet att vidta korrigerande åtgärder när ekonomi- eller verksamhetsutfallet inte följer budget och att rapportera förhållandet till närmaste chef. INTERN KONTROLL 3 Nämnd ansvarar för utformning och utförande av den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområde. Förvaltningschef ansvarar för att initiativ tas för att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Kommentar Den interna kontrollen är en del i ansvarssystemet. Utformningen av den interna kontrollen måste ske utifrån respektive nämnds behov och förutsättningar. I den interna kontrollen ingår bl a att * fastställa en tydlig ansvars- och befogenhetsfördelning som ex delegationsförteckningar och budgetansvar * utforma nämndens interna ekonomisystem, dvs system och rutiner för verksamhetsplanering, budgetering, budgetuppföljning och redovisning inom de övergripande riktlinjer för redovisning m m som finns. I detta ingår bl a att fastställa internbudget, göra regelbundna uppföljningar av ekonomi- och verksamhetsutfall och att göra löpande avstämningar av tillgångar och skulder * göra stickprovskontroller av inköpsverksamheten, användning av betalkort, lönerapporteringen och debiteringsverksamheten * fastställa rutiner för attest av ekonomiska transaktioner. 4
6 Förvaltningschef utser funktioner/befattningar med rätt att attestera ekonomiska transaktioner, samt ersättare för dessa. Uppdraget gäller tills ny funktion/befattning utses. Nämnden informeras årligen om vilka som innehar attestuppdrag. Kommentar Att attestera innebär att kontrollera och bekräfta att behöriga personer har agerat, att prestationer och transaktioner stämmer med beslut och att villkor är riktiga. Attest är inte beslut, utan kontroll av beslut. Attestering omfattar alla typer av ekonomiska transaktioner * fakturor och andra externa utbetalningar * löner och andra personalkostnader * externa inkomster * internräkningar * bokföringsorder * placering av likvida medel Alla ekonomiska transaktioner skall beslutsattesteras. Med beslutsattest avses kontroll av att för fakturor och liknande * beställning har skett av behörig person * kvantitet och kvalitet stämmer med beställning * pris, rabatt, moms och andra villkor stämmer med ingångna avtal * kontering är riktig för transaktioner utförda med generella personliga betalkort gäller följande utöver ovan angivna krav för fakturor. Originalfaktura från av kommunen upphandlat kortföretag får överlämnas till kommunen för attest och betalning under förutsättning att följande är uppfyllt * innehavaren verifierar utläggen med sin namnteckning i konteringsstämpelns fält "Rätt enligt beställning" * förutom s k slip ska originalkvitto bifogas kortfaktura * vid representation ska tid, plats, syfte och gästers namn
7 anges på originalkvittot för löne- och andra personalkostnader * den som får utbetalningen tjänstgjort under aktuell tid * utbetalningen grundas på de villkor som gäller för anställningen * kontering är riktig
8 för inkomster * inkomna medel stämmer med utfärdad räkning eller rekvisition * kontering är riktig övriga transaktioner * transaktionen överensstämmer med fattade beslut, principer eller riktlinjer * kontering är riktig För externa ut- och inbetalningar är det i allmänhet lämpligt att ytterligare en person attesterar (mottagningseller utförandeattest). Detta är speciellt viktigt om den budgetansvarige själv är beslutsattestant. Mottagnings- eller utförandeattesten innefattar en kontroll av att varor/tjänster levererats eller att prestation utförts. Vem som helst i organisationen kan utses till beslutsattestant. Den som utses måste dock ha en verklig möjlighet att fullgöra sitt uppdrag. Dvs personen måste vara väl informerad om förvaltningens ansvarsfördelning, beslutsvägar och delegationsordningar liksom om verksamheten och dess personal i allmänhet. Det åligger förvaltningschef att se till att attestanter har den kunskap de behöver för att fullgöra sitt uppdrag. Attest av transaktioner utförda med generella personliga betalkort utförs alltid av närmaste överordnad. Om sådan inte finns i organisationen utförs attesten av ordföranden för den nämnd där den anställde har sina huvudsakliga arbetsuppgifter. Personliga betalkort som tilldelats förtroendevalda attesteras av kommunfullmäktiges ordförande. Attest av transaktioner utförda med övriga betalkort knutna till viss arbetsplats sker enligt vanliga attestrutiner. Beslutsattestantens bestyrkande skall alltid ske med namnteckning. Övriga attester får ske med signatur. På förvaltningen skall finnas namnteckningsprov på samtliga beslutsattestanter.
9 Attestant som av någon anledning inte kan godkänna en transaktion informerar den budgetansvarige om orsaken till sin tvekan. Om den budgetansvarige inte kan förklara eller rätta till transaktionen skall attestanten informera förvaltningschef om förhållandet. Denne övertar därmed ansvaret för att den uppkomna situationen utreds och löses. 5 Attestmoment får ej utföras av den som själv ska betala till kommunen och där ta emot transaktionen eller själv ta emot en betalning från kommunen. ÖVRIGT 6 Förvaltningschef svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda budgetansvariga och beslutsattestanter och deras resp ansvarsområde. Vid varje årsskifte skall revisionen erhålla kopia på aktuell förteckning.