SIR Styrelseprotokoll 2015-02-05-06, Kalmar. Närvarande: Christina Agvald - Öhman CAÖ, Susanne Wickberg SuW, Johnny Hillgren JH, Ritva Kiiski Berggren RKB, Peter Nordlund PN torsdag, Sten Walther SW, Per Hederström PH. Pär Lindgren PL fredag, Johan Pettersson JP fredag. Carl-Johan Wickerts CJW (VD). Anställda: Lotti Orvelius LO, Caroline Mårdh CM, Lena Andersson LA, deltog under torsdagen vid markerade Feta punkter. Frånvarande: Göran Karlström GK (repr. Lt Värmland). Eva Åkerman EÅ, 1. Formalia a. Mötet öppnades av ordföranden Christina Agvald Öhman. b. Susanne Wickberg valdes till protokollförare c. Ritva Kiiski Berggren valdes till protokolljusterare d. Peter / Ritva valdes till timekeeper. Per / Pär valdes till facilitator. (Tors/ fre.) e. Dagordningen fastställdes f. Här och nu känsla 1 min per person. 2. Genomgång av föregående styrelseprotokoll från Krägga 2015-12-05. a. Punkt 3 a korrigerades. Frekvens av mortalitetskörning ska inte tas upp som diskussionspunkt på årsmötet. Se protokoll. b. Punkt 3.c.1. Korrigerades. XML specifikation behöver ej skapas. Se protokoll. 3. Rapporter a. Ekonomisk rapport. CJW redogjorde för 2014 års resultat (bilaga1) och 2015 års budget, se bilaga 2. CJW framhöll att resultatet för 2014 inte riktigt är så bra som det ser ut av den anledningen att ca 1200 arbetstimmar som lagt ner på webbvalideringsprogrammet utöver avtal ännu inte reglerats. CJW får styrelsens godkännande att reglera denna skuld snarast med Othimo. b. VD-rapport CJW. c. Speciellt begärda rapporter 1. Aktivitetsredovisning SIR-anställda 2014, se bilaga 3. CJW. Styrelsen lämnar i uppdrag till CJW att tillsammans med LA göra en mall för aktivitetslista i liggande format. Aktivitetslistan ska användas dels som komplement till styrelseprotokollet och dels tjäna som arbetsverktyg för anställda. Det ska tydligt framgå vem som ansvarar, uppföljningsdatum/redovisning och slutdatum. VD ansvarar för att följa upp aktivitetslistan vid de veckovisa telefonmöten som anställda har. Styrelsen ansvarar tillsammans med VD för att vid varje styrelsemöte följa upp och revidera de stora övergripande aktiviteterna. 2. Styrelsen föreslår Sten Walther och Anneli Fagerberg till valberedningen. CAÖ kontaktar nuvarande valberedning om detta. 1 (6)
3. Rapport om Q-indikatorarbetet Q1 JP, PL, JH. Genomgång av riktlinje och formuleringar. JP för anteckningar över korrigeringar. Se bilaga 4. 4. Personalfrågor av strategisk karaktär a. Patientrepresentanten. CAÖ tar kontakt med patientrepresentanten och klargör förutsättningar för fortsatt åtagande. Ersättning som utgår för förlorad arbetstid är 1700 kr / dag och 850 kr / halvdag. CAÖ tar även kontakt med SKL/QRC angående patientrepresentantens åtagande i SIR. Se bilaga 5 Angående ersättning till deltagarna i RCC:s Patient och Närstående. b. Förstärkning av anställdagruppen. Diskussion om vilken kompetens som finns i gruppen, behöver arbetsuppgifterna omfördelas? Viktigt att jobba långsiktigt för ett SIR där alla (båda styrelse och anställda) är möjliga att ersätta annars är vi för sårbara som organisation Diskuterades också att i högre grad köpa in tjänster från QRC t.ex. statistiker i epidemiologi och IT-konsulter för att göra förstudie när det gäller vårt projekt rörande nationella tjänsteplattformen. CAÖ har varit i kontakt med QRC Gösta Hillert och återkommer med rapport. 5. FoU-frågor av strategisk karaktär a. Hur ska vi locka yngre personer att engagera sig i SIR och forska? CAÖ. Förslag. Identifiera personer som är intresserade av att forska. Behov finns att avsätta tid för handledning. Identifiera några som är intresserade av att skriva fokusrapporter, ST projekt. Om ett projekt godkänns av styrelsen och resulterar i en fokusrapport så kan SIR avsätta medel för 2 veckors arbete. 6. IS/IT-strategiska frågor a. Distansuppkoppling och videokonferens. Lync är ett alternativ. En utrustning som är portabel och inte bunden till specifik plats behöver anskaffas. Även behov av fast puck på Othimo Data AB. Styrelsemedlemmarna anskaffar headset med mikrofon - krävs för god mottagning så att man hör bra. CAÖ efterfrågade möjlighet att räcka upp handen oklart om Lync erbjuder detta. 7. Juridiska frågor a. CAÖ tolkar stadgarna som att ordföranden är ansvarig för datalagret. Därför behöver ansvarsfrågan utredas. CAÖ kommer att ta kontakta GK för ett klarläggande, rimligt att registerhållande myndighet är ansvarig. Om detta ej ordnas snarast vill CAÖ teckna en ansvarsförsäkring. Dessutom ta hjälp av QRC för att utreda om SIR har tillräcklig dokumentation gällande datasäkerhet. Dokumentation krävs för hur bl.a. tillgång till databasen får ske och saknas idag. b. Ta kontakt med QRC vad som gäller vid uppladdning på webbsidan av andra personers material som filmer och artiklar. Ansvarig SuW och LA 8. Ärende från medlemmar motioner a. Inga 9. Diskussionsärende: (samma bokstav nedan som punkt 10 beslutsärenden) 2 (6)
a. Vår gård. Genomgång av program. Tidskontrollant behövs. Behandlingsbegränsningar behöver förtydligas för medlemmarna. Ta bort Åter in i programmet. Anställda och styrelse skickar in 5 förslag på frågor till punkten Utdataportalen. PH uppdaterade programmet i grunddokumentet under genomgången. PH, CM. b. Hur ökar vi transparensen och effektiviteten mellan styrelse, arbetsgrupper och anställda? Vad har vi gjort sista året och hur kommer vi vidare. CJW, PH, CAÖ. 1. CAÖ sammanfattade vad som gjorts sista året. Tydliga styrelseprotokoll. Anställda frågar och återkopplar via CJW och PH. Minnesanteckningar från personalens veckovisa telefonmöten finns på dokumentwebben: Personal / Telefonmöten minnesanteckningar / årtal. Styrelsemöte där anställda och styrelse har gemensamma punkter under del av mötet. Personalens schema finns på dok.webben så att styrelsemedlemmarna och anställda vet vilka dagar respektive anställd arbetar för SIR. 2. Synpunkter: Tydliga gemensamma kända mål och visioner. Stort egenansvar att skaffa information vad som är sagt och gäller. Sista året har samverkan och arbetssättet förbättrats. Ett komplex sammanhang att arbeta i. 3. Förbättringsförslag: Förtydliga vad som ska prioriteras och vad anställda kan göra på eget initiativ. Svårt att läsa styrelseprotokollen som ofta bara anger inriktning. Det är CJW uppgift att kommunicera med arbetsgruppen om vad som är bestämt och vem som ska göra vad. Bättre arbetsfördelning behövs i arbetsgruppen. Dialog och diskussion kan förbättras för att anställda ska förstå vad som ska genomföras. Lättare att arbeta och samverka när man har högre anställningsprocent. Förtydliga vad som gäller vid riktlinjeförändringar och att ta in någon från arbetsgruppen i ett tidigare skede. Mer ordning och reda för att arbetet ska gå framåt. Vad åligger styrelsen och vad kan anställda ta hand om? Komplettera med en aktivitetslista som komplement till styrelseprotokollet för styrelsen och för anställda. Få mer info om QRC ha ett arbetsmöte på QRC i samband med Stockholms besök. CAÖ kontrollerar om man kan använda deras möteslokaler. c. Utdata post-iva. Nuläge framtida lösning. LO, EÅ. Den data vi får ut idag används inte av våra medlemmar pga. de inte förstår den. Hur ska SIR gå vidare för att presentera utdata? Förslag att återföra utdata på annat sätt än utdataportal. Enklare utdata presentation. Utdata som relateras till något. Kvarts- eller tertialrapport istället för utdataportal. Fortsatt årsrapport uppföljning av patient under resultatdata för patienten. d. Resultatdata och info på patientfliken Vad har hänt? LO, LA, SuW. Gruppen har uppdaterat fliken För Patienten. LO tar kontakt med BIVA, BRIVA och Thiva om deras specifika dokumentation och att de kan skriva om vården i sina verksamheter. Gruppen har läst igenom texterna och uppdaterar de avsnitt som behöver kompletteras. Vi behöver även ta reda på med hjälp av QRC vad som gäller juridiskt 3 (6)
vid användning av filmer etc. Förslag att spela in en intervju med en patient som kan beskriva sina upplevelser. e. Neo-IVA ska det vara möjligt att skriva ut till annan IVA om patienten går till en Neo-IVA? CJW fortsätter diskutera detta med BIVA gruppen på Vår Gård. f. Övergripande vision och konkreta mål för 2018. RKB, PN, JH. JH presenterade ett förslag till hur man kan beskriva övergripande mål, syfte, mätning etc. Det krävs en standardmall hur man ska arbeta inkl. en aktivitetsplan. Detta arbetssätt ska förankras hos anställda och implementeras succesivt under 2015. Alla i styrelsen läser på stadgarna till Vår Gård för att sedan komma överens om övergripande mål. LA gör en mall för aktivitetsplan. Planerade aktiviteter utifrån fastställd verksamhetsplan 2015 läggs upp i aktivitetsplanen. g. Genomgång av verksamhetsplan 2015.CJW. Se bilaga 6. h. Styrelsens utseende efter årsmötet. Sten Walther meddelar styrelsen att han avgår från styrelsen from årsmötet. Fyllnadsval ska göras. CAÖ informerar valberedningen. i. Ett samarbetsprojekt med QRC med möjligheter till automatisk datafångst ur journalsystem. 300 000 kr är beviljat från SKL. Hur går vi vidare? Se bilaga 7. CAÖ berättade om diskussioner kring detta på kvalitetsregisterkonferensen i januari. Förslag: Ritva berättade om att Västerbotten kommer att införa PDMS på sina tre IVA-avd. på NUS, Skellefteå och Lycksele. Behandlingsstrategi. Vårdbegäran / MIG. j. NIVA och TBI impact, se bilaga 8. De vill att dessa variabler ska ingå i det som ska skickas in till SIR. Detta kräver en ny modul. Det krävs att en projektledare / grupp från NIVA engagerar sig och driver detta arbete. Det kan finnas möjlighet att ansöka extra pengar för detta. k. Hur sörjer vi för en fortsatt produktion av fokusrapporter? Kan ST-projekt vara en form av fokusrapport? Förslag: Noninvasiv ventilation. Populärvetenskaplig sammanfattning av redan publicerade artiklar som baserar sig på forskning på SIR data. Göra ett upprop via KVAST. JP tar kontakt med ansvariga. Hur går det med GKs planer att skriva en fokusrapport om befolkningsperspektiv? CRRT rapport intresse finns att skriva en men kan vara svårt att frigöra tid för detta. l. Januarimötet som anordnas är ett bra tillfälle för SIR att träffa VC inom intensivvård. JP tar kontakt med David för att höra hur det går med IVA-chefsmöte fm 24/9 efter SFAI-mötet. JP tittar på möjlig lokal att vara i. m. Omvårdnadsvariabler. Styrelsen ska under 2015 diskutera om det finns möjlighet att tex inhämta information från avdelningarna via webbmodul. Tex. registrerar de förekomst av omvårdnadsvariabler i sina journalsystem? Använder de skalor för dokumentation? Börja med att kartlägga nuläget. n. SuW presenterar förslag på texttillägg i NEMS riktlinjen, se bilaga 9. Det gäller framförallt specifika åtgärder / ingrepp på IVA utöver rutin. Detta ska informeras om på Vår Gård. 4 (6)
o. Ny riktlinje för vårdbegäran, se bilaga 10. PH. Justeringar sedan förra mötet är att NEWS är översatt till svenska, samt tilläggstext för KOL-patient. Ett nytt webbprotokoll behöver påbörjas att byggas i mars tillsammans med Othimo. Othimo uppskattar att arbetet kommer att ta 200-300 timmar. p. SIR på SFAI-mötet. CJW. Sten får 10 minuters exposé. CJW kommer att vara moderator. Möjliga bidrag som kan skickas in till det vetenskaplig mötesdelen är t.ex. CAÖ VRI Huddinge sjukhus, QRC projekt från Huddinge, Thomas Nolin. Ritva - NUS. ST projekt från SÖS, SIRI presentation, Fredric Parenmark Gävle, m.m. q. Analyserande årsrapporten Hur ska vi jobba i år? CAÖ, SW. Det finns stort behov av att fler deltar under arbetsveckan. Det behöver bestämmas före arbetsveckan vad rapporten ska innehålla. Då kan utdata finnas klart så att veckan kan användas till att skriva rapporten. Det som krävs för arbetet är personer som har förståelsen för utdata och kan analysera den. Fler från styrelsen behöver delta. Vi behöver avsätta tid på Vår Gård för detta. Vi behöver att en huvudredaktör från styrelsen utses. Vi behöver rotera denna post. r. Skapa ny mall för framtida riktlinjer, se bilaga 11. s. Offert från Othimo för SF36 till RAND36, CJW. Prioriteringen är att arbetet inte ska göras före arbetet med Q-indikatorer och Vårdbegäran. Se bilaga 12. 10. Beslut i diskussionsärenden ovan: a. Inget beslut. Vår gård. b. Inget beslut. Samarbete mellan styrelse, arbetsgrupper och anställda. c. Styrelsen beslutar att f.n. inte skapa en utdataportal Post IVA. d. Inget beslut. Patientfliken. e. Inget beslut. Neo-IVA. f. Styrelsen beslutade att ta fram en standardmall att jobba i när vi planerar aktiviteter, (balanserat styrkort) som beskriver hur varje aktivitet korrelerar till SIRs syfte. Ingen aktivitet ska påbörjas utan att det värderats utifrån denna mall. g. Styrelsen beslutar att fastställa verksamhetsplanen för 2015. h. Inget beslut. Styrelsens utformning inför årsmötet. i. Styrelsen beslutar att medverka i ett samarbetsprojekt med QRC med möjligheter till automatisk datafångst ur journalsystem. Projektet begränsas av att titta på Vårdbegäran / MIG. PH och CAÖ får i uppdrag att skriva projektplan senast 13 / 2. PH får ansvar att driva projektet i samarbete med QRC. CAÖ tar kontakt med Gösta Hiller för ett första möte nästa vecka.. j. NIVA och TBI impact. Styrelsen är positiv till detta förutsatt att medlemmar i NIVA gruppen arbetar med detta och även utser ansvarig person för projektet. Ritva ansvarar för kontakt med NIVA gruppen på Vår Gård. k. Inget beslut. Fokusrapporter. ST-projekt. l. Inget beslut. IVA-chefsmötet. m. Styrelsen beslutar att under 2015 att välja väg gällande omvårdnadsvariabler. n. Styrelsen beslutar att godkänna texttillägg i NEMS riktlinjen, se bilaga. Gäller from 20150206 o. Styrelsen beslutar att godkänna ny riktlinje för vårdbegäran. p. Inget beslut. SIR på SFAI-mötet. 5 (6)
q. Inget beslut. Analyserande årsrapporten. r. Styrelsen godkänner att Lena utformar mall för framtida riktlinjer utifrån JP förslag. s. Styrelsen beslutar att Othimo ska utföra arbete att gå över från SF36 till RAND36. Arbetet prioriteras efter att arbetet med Q-indikatorer och Vårdbegäran är klart. 11. Kommande styrelsemöten: 2015-05-08, fredag 8-16 i Kalmar (OBS tiden!) 12. Reflektion 1 min/per person (10 min) 13. Mötet avslutades. Bilagor: 1. Ekonomi 2014 2. Budget 2015 3. Aktivitetsredovisning 4. Q-indikator version 10 5. Angående ersättning till deltagarna i RCC:s Patient och Närstående, Ersättning patientrepresentant 6. Verksamhetsplan 2015 7. F2 beskrivning 300000 8. NIVA och TBI impact. 9. NEMS 2015 10. Ny riktlinje för vårdbegäran 11. Mall för nya riktlinjer 12. Konsekvensbeskrivning RAND 36 Kalmar 20150206 Ordförande Christina Agvald Öhman VD Carl-Johan Wickerts Protokollförare Susanne Wickberg Protokolljusterare Ritva Kiiski Berggren 6 (6)