Dokumentnamn Verksamhetsplan 2013-2014 Dokumenttyp Plan för service- och tekniknämnden Beslutad av Service- och tekniknämnden Beslutad Diarienummer SOT/2012:385-012 Kontrollstation Nämnd och utredningsenheten Giltighetstid 2012- Revideras årligen Service- och tekniknämndens verksamhetsplan 2013-2014 Ordförande: Ledamöter: Förvaltningschef: Mats Rantapää 7 ordinarie ledamöter Joakim Svensson Vision: Gällivare är den mest expansiva och attraktiva kommunen i Norrland. Verksamhetsidé: Gällivare kommun erbjuder medborgare och besökande trygghet, utveckling, närhet och god livsmiljö. Nämndens ansvarsområde och verksamhet Service- och tekniknämnden fullgör kommunens uppgifter avseende infrastruktur som gator, vägar, gatubelysning, flygplats, vatten och avloppshantering, avfall, räddningstjänst, fritidsanläggningar, trafikfrågor, parker, skog och kommunala fastighetsbeståndet. Utöver det ansvarar nämnden för lokalvård, flyktingfrågor, kommunala sysselsättningsverksamheten, bidrag till fritidsföreningar, bostadsanpassningsbidrag, konsumentinformation och skuldsanering. Grundindelningen av verksamheterna är indelad i skatte- respektive avgiftsfinansierad verksamhet. I den skattefinansierade verksamheten finns det verksamheter som till stor del är finansierade av statliga bidrag men även sådana som finansieras genom ersättningar från interna kunder. I nämndens ansvarsområde ingår att fullgöra de kommunala investeringsuppdragen avseende infrastruktur och kommunaltekniska anläggningar. Deltagande och delaktighet i den fysiska planeringen är ett delansvar som nämnden har. Nämnden ska bedriva sin verksamhet i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt, de föreskrifter som finns i lag eller förordning samt i nämndens reglemente. Nämnden ska följa upp verksamheterna under året och fortlöpande informera kommunstyrelse och fullmäktige om utvecklingen. Vidare ska nämnden samverka och informera såväl externt som internt till berörda i frågor som nämnden ansvarar för.
Nuläge och framtid Åtgärder avseende infrastrukturen har under lång tid hållits på låg nivå (endast mött gällande lagkrav). Det har lett till att infrastrukturen är kraftigt eftersatt och underhålls- och reinvesteringsbehovet för gator, vägar, belysning, VA-nätet och anläggningar är idag mycket stort. Underhållskostnaderna ökar ständigt och det arbete som görs i dagsläget är endast av akut karaktär. Statusen är så dålig på vissa områden att risk för fortsattmisstroende mot kommunal service föreligger. Den påbörjade samhällsomvandlingen kommer i stor utsträckning att påverka verksamheten inom nämnd och förvaltnings ansvarsområde. Att avveckla/reducera samhällsservice och infrastruktur i vissa delar samtidigt som utveckling och införsel skall ske i andra delar av samhället kommer att ställa stora krav på tydlighet, handlingskraft och resurs tillförsel. Vid all nyetablering av infrastruktur måste en av utgångspunkterna vara att skapa långsiktigt låga driftskostnader. En annan påtaglig utmaning för Service- och tekniknämnden är personalförsörjningen. Många av de kompetenser som nämnd och förvaltning efterfrågar är också efterfrågade av närliggande näringsliv, vilket innebär att bristsituationen inom t.ex. yrkesgruppen erfarna ingenjörer är mycket besvärande. Fokus bör vara på att genomföra åtgärder som ökar vår dragningskraft som arbetsgivare. Utvecklingsområden Det finns stor utvecklingspotential inom nämnd och förvaltning Ledning, styrning och uppföljning behöver förbättras inom organisationen och bedömningen är att detta till huvuddel kan uppnås genom förtydligande av ansvar och roller, men det kommer sannolikt också kräva att vissa resurser tillförs och/eller omförs. Den utåtriktade verksamheten måste bli bättre och mer serviceinriktad. Den bör i ännu högre grad präglas av god framförhållning och bättre kundkontakt. Bedömning är att detta kan uppnås genom att arbeta på ett annat sätt men också genom att börja se över egna attityder och att påbörja byggandet av varumärket Service- och teknik som varje medarbetare är stolt över och står för. Bristen på resurser till att underhålla infrastrukturen är stor och påtaglig. En del av lösningen kan finnas i ett annat sätt att hantera och avsätta medel för investeringar inom kommunen. Förnyelse av infrastrukturen måste genomföras med en tydlighet och konsekvens som innebär årliga områdesvisa renoveringar av vägar och ledningsnät. Arbetet med att förbättra intryck och förhöja trivseln för såväl medborgare och besökare i Gällivare, kan inte nog betonas. Detta bör ske genom en kombination av åtgärder och även genom nya lösningar som outsourcing och ökat samarbete med medborgarna. Säkerheten i kommunen kan och bör förbättras genom att bättre disponera tillgängliga resurser och fördela mer av dessa mot de förebyggande områdena, samt genom att öka samarbetet med andra aktörer. 2
Stor del av förvaltningens service sköts genom avtal med leverantörer och entreprenörer och inriktning framåt skall vara att, genom tydlighet och uppföljning, utveckla affärsrelationerna med dessa. Bättre samordning och ökat samarbete internt bedöms ge en avsevärt bättre effektivitet/produktivitet. Därför kommer arbete att inriktas mot att skapa rutiner för att stödja och föra över resurser mellan olika organisatoriska enheter internt. Mer ändamåls enliga lokaler behövs på sikt för delar av förvaltningen för att kunna nyttja resurserna optimalt Politiska mål för perioden Tillväxt & Utveckling Nämnd och förvaltningsarbete skall bidra till ett expansivt näringsliv genom att: - prioritera de stora utvecklingsprojekten Lapland airport och Hellner stadion - stödja de lokala näringslivssatsningarna med arbetskraft/resurser. - kontinuerligt beakta den långsiktiga påverkan på miljön vid all infrastruktur planering - minska energinyttjandet - tillhandahålla en flygplats med hög servicenivå Medborgare Nämnd och förvaltningsarbete skall bidra till att skapa ett attraktivt Gällivare genom att: - starta en långsiktig upprustning av infrastrukturen i samhället i etapper över 10 år - förbättra intryck och trivsel i samhället genom att öka underhåll och prioritera infartsleder och de centrala delarnas parker och grönområden. - kontinuerlig arbeta med tillgänglighetsförbättrande åtgärder i samhället - förbättra kund- och medborgarkontakten - kontinuerligt öka säkerheten och minska antalet olyckor genom ett förbättrat förebyggande- och uppföljningsarbete på alla områden. - höja servicenivån genom kontinuerliga förbättringar i infrastrukturen - erbjuda ett varierat fritidsutbud i nära anslutning till centralorten - påbörja medborgardialogen inför nyanläggning av idrotts- fritidsanläggningar - sysselsättningsverksamheten utökas genom att pensionärsservice förbättras Intern effektivitet Nämnd- och förvaltningsarbete skall bidra till att kvalitetssäkra service, verksamhet och ekonomi, utan ökade realkostnader genom att: - utveckla organisationen och dess metoder till att främja kvalitetssäkrad ledning från beslut till återkoppling. - implementera verksamhetsledningssystem - kontinuerligt medvetandegöra konsekvenser av de ständiga val som krävs för att nyttja resurser rätt över tiden. - kontinuerligt förbättra samordning och samutnyttjande av interna resurser - öka samarbete med andra kommuner/myndigheter och ta del av goda exempel 3
Medarbetare Nämnd och förvaltningsarbete skall bidra till en attraktiv arbetsgivare genom att: - tydliggöra ansvar, uppgifter och förväntat resultat för alla medarbetare - öka medarbetarnas delaktighet i de viktigaste processerna (ex. verksamhetsmål). - skapa förutsättningar för hälsofrämjande aktiviteter - öka samarbete och samordning - vidta kompetenshöjande insatser - arbeta för långsiktig kompetensförsörjning. - påbörja ett långsiktigt attitydarbete som alltid utgår från våra kunders behov, samt fokus på att bygga laganda och ett starkt varumärke Service och teknik. Ekonomi Nämnd och förvaltningsarbete skall få mer ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet genom att: - all verksamhetsledning ska följa principen utvärdera, planera, budgetera, genomför och följ upp i nämnd ordning. - separera ansvar för drift- och underhåll från ansvar för investeringar och projekt. - arbeta och kontinuerligt med att följa upp avtal i syfte att förbättra och utveckla dem, samt relationen till våra entreprenörer och leverantörer - utveckla interkontrollfunktionen till att även omfatta ekonomi - öka nyckeltalsanvändningen för att utveckla uppföljning av verksamheten Resurser Skatteverksamheter Drift- och investeringsbudget 2013 2014 2015 Driftbudget inkl personal, tkr 103 220 103 970 103 970 Investeringsbudget, tkr 63 400 77 350 66 020 Affärsverksamheter Drift- och investeringsbudget 2013 2014 2015 Driftbudget inkl personal, tkr 0 0 0 Investeringsbudget, tkr 10 000 10 000 10 000 Personal 2013 2014 2015 Personalkostnader, tkr Uppgifterna ej klara årsarbetare Uppgifterna ej klara 4
Styrkort Service- och tekniknämnden 2013-2014 Perspektiv: Medborgare Strategi: Attraktiva Gällivare- en socialt, ekologisk och ekonomisk hållbar kommun. KF:s mål: Väl fungerade kommunala verksamheter som medborgarna är nöjda med. Mål för SoT: Vidmakthålla och utveckla infrastrukturen Felanmälan Minskar. Ca 10 000 st 2011 (gata/park, VA). Allmännhetens timme i nämnden Ja/Nej Uppföljning till nämnd, typ av frågor. Förnyelse av belysningspunkter Ökar Mål för SoT: Vidmakthålla och utveckla fastigheter Systematiserad fastighetsförvaltning med Topbostäder. felanmälningar Nulägesrapport tas fram Planerat underhåll % kr Ökar Effektivt lokalutnyttjande Nyttjandegrad/m2 Minskar. Nulägesanalys tas fram. Tot. 150 000 m2. Mål för sot: Vidmakthålla och utveckla affärsverksamheterna Störningar i avloppsnätet Arbetet med VA-nätet skall vara i fas med samhällsomvandlingen Sorterat avfall ökar et inkomna anmälningar Tidplan Straffavgift kr Minskar. 139 st 2011. Hålls Minskar. (straffavg. från förbränningsanläggningen) 5
Kunder som betalar för sophämtning Ökar. Nuläge 6770 st kunder (121010). Förbättrad service på ÅVC Mängd sorterat avfall Ökar. 3173 ton 2011. Mål för SoT: Vidmakthålla och utveckla fritiden Medborgarnöjdhet med idrott- och fritidsanläggningar Nöjdmedborgarindex Ökar. 55 i indexmätning våren 2011. Öka beläggningsgraden på sim- och idrottsanläggningar % Ökar Informationen ang. fritidsanläggningar tillfällen Ökar alt. Bibehålls Inventera behovet av E- tjänster under första halvåret 2013. Mål för SoT: Vidmakthålla och utveckla sysselsättningen Meningsfull sysselsättning för alla som anvisas till sysselsättningsenheten Minst 2 personer/år skall gå vidare till öppna arbetsmarknaden Tillhandahålla största möjliga antal platser Ökar Förslag på utveckling av pensionärsservice Förslag utarbetas KF:s mål: Jämställdhet med ett gott bemötande som genomsyrar alla kommunala verksamheter. Mål för SoT: Förbättra serviceandan samt återkoppling till medborgarna Uppföljning av frågor på allmännhetens timme på nämnden Förbättra återkoppling inkomna ärenden ärenden som återkopplas 100% Servicedeklarationer ökar Ökar 6
Mål KF: Unika och attraktiva livsmiljöer med en god tillgänglighet och en god folkhälsa. Mål för SoT: Vidmakthålla och utveckla yttre miljö (inkl. skogen) Nulägesrapport medborgarnöjdhet yttre miljö. Nulägesrapport tas fram. Upprustning av offentliga platser (infarterna till Gve, badplats Sandviken, 2 lekplatser, 2 rondeller) Mål för sot: Vidmakthålla och utveckla trafiksäkerhet, trygghet och allmän säkerhet Plan utarbetas för att öka trafiksäkerhet Trafiksäkerhetshöjande åtgärder Ökar. 5 åtgärder/år. Säkerhet och trygghet för medborgarna Förebyggande säkerhetsarbete gentemot medborgarna Öka antalet tillsyner Nöjd regionindex (NRI) förebyggande insatser Ökar. 68 i index våren 2011. Ökar. Utb. I brandskydd 630 pers., info/råd enl. LSO 986 pers. 2011. Ökar. Tillsyn enl. LSO på anläggn. med krav på skriftlig redogörelse 55 st/år. Tillsyn enl. LSO på anläggn. ej krav på skriftlig redogörelse 25 st/år. Tillsyn enl. LBE 10 st/år. Automatlarm Minskar. 112 st 2011. Perspektiv: Tillväxt och utveckling Strategi: Strategisk samhällsplanering med offensiv omvärldsbevakning. 7
Kf:s mål: God planering, bebyggelse, boende, infrastruktur och kommunikationer. Mål för sot: Stödja processen med sakkompetens. SoT:s aktiva deltagande i ÖP, FÖP och utv.plan Deltagande Ökar Perspektiv: Tillväxt och utveckling Strategi: Främja diffentierat näringsliv. KF:s mål: Gällivare ska upplevas som en företagsvänlig kommun Mål för sot: Genomföra tilldelade projekt enligt plan Stadionbyggnad Hellnerstadion Etapp 2 Lapland Airport enligt plan (uppdelat på två år 2013-2014) utifrån budgeterade medel. Flygplats med hög servicenivå *Nöjdkundindex. * förseningar som beror på egen personal *Ökar. 4,2 år 2010. *Bibehålls. 0 förseningar 2011. Perspektiv: Tillväxt och Utveckling Kf:s mål: En av Sveriges ledande vinterorter (vintersportorter) Mål för sot: Vidmakthålla och utveckla fritiden Sammanhängande skoterleder i tätorten till vintern 2014. 8
Genomföra utbyggnad av Hellnerstadion Bidra till färdigställande av skridskobana enligt plan (2013 spårbelysning, 2014 belysning stadion) utifrån budgeterade medel. Perspektiv: Intern effektivitet Strategi: Koncerntänkande i alla verksamheter. Kf:s mål: Rätt service till rätt kostnad till medborgarna Mål för sot: Förbättra verksamhetsledningen inom förvaltningen Implementera verksamhetsledningssystem och metoder Implementera interkontrollplan Samverkan inom och utom förvaltningen besök/utbyten Ökar Perspektiv: Intern effektivitet Kf:s mål: Nyttja samhällsomvandlingen för att öka effektiviteten Mål för sot: Verka för att planera flerfunktionella, kostnadseffektiva och hållbara lösningar Medborgardialog ang. kommunala fritidsanläggningar i samband med samhällsomvandlingen Ja/Nej Påbörjat 9
Perspektiv: Medarbetare Strategi: Kommunen är en attraktiv arbetsgivare. KF:s mål: Nöjda och motiverade medarbetare Mål för sot: Utveckla och motivera medarbetare Medarbetarnöjdhet totalt Delaktighet och inflytande Mål kända Medarbetarindex Medarbetarindex % Medarbetarenkät Ökar. Index 3,34 2011 (kommunen tot. 3,46). Ökar. Index 3,34 2011 (kommunen tot. 3,72). Ökar. 59% angav att de har tydliga mål för sitt arbete 2011 (kommunen tot. 74%). Personalaktiviteter Friskvårdstimmens nyttjande % Medarbetarenkät % Minska sjukfrånvaron % Ökar. 45% var mycket nöjda eller nöjda 2011 (kommunen 44%). Ökar. 41% tog ut friskvård varje vecka under 2011 (kommunen 48%). Minskar. Tot. Sjukfrånvaro 4,8% 2011 (kommunen 6,2%). Perspektiv: Medarbetare KF:s mål: Säkra framtida kompetensförsörjning Mål för sot: Påverka framtida kompetensförsörjning Genomför kompetensinventering 10
Perspektiv: Ekonomi Förmedla framtida kompetensbehov till kommunens representant i LKF Strategi: Kommunen har en god ekonomisk hushållning genom att kommunens resurser används effektivt i verksamheten och är rätt anpassade utifrån de demografiska förutsättningarna. KF:s mål: God hushållning som skapar utrymme för utveckling Delmål för ks: Utveckla verksamhetsplaneringsprocessen Lokalytorna minska i kommunen som helhet Lokalytorna ska anpassas till kostnadsökningarna Mål för sot: Aktivt delta i verksamhetsplaneringsprocessen, samt öka nyckeltalsanvändning för att få en kostnadseffektiv verksamhet Fastigheternas styrtal Driftkostnader kr/m2 Minskar Fastigheternas styrtal Förvaltningskostnader Kr/m2 Minskar Fastigheternas styrtal Ökad energieffektivitet (el och värme) kwh/m2 Minskar. Nuläge el tot. 536 352 kwh=3,8 kwh/m2, värme tot. 1 210 260 kwh=8,6kwh/m2. Sjukfrånvarokostnader Kr/anställd Minskar. 5 973 kr/anställd 2011. Täckningsgrad hushållsavfall % Ökar. 100% 2011. Debiterbar vattenmängd dricksvatten % Ökar. 58% 2011. 11