2013-05-29 Överenskommelse mellan Statens tjänstepensionsverk, SPV och Linnéuniversitetet Enklare hantering av pensioner Innehåll Bakgrund... 1 Svara på frågor från myndighetens anställda... 2 Utreda anställdas anställningsuppgifter... 2 Administrera ansökningar avseende... 3 1. Ålderspension... 3 2. Delpension... 3 3. Sjukpension tillfällig (vid partiell sjukersättning)... 4 4. Sjukpension definitiv (vid hel sjukersättning)... 4 5. Särskild pensionsersättning... 5 6. Pensionsersättning... 5 7. Efterlevandepension och tjänstegrupplivförsäkring... 5 Bakgrund SPV beräknar och betalar ut tjänstepensioner och andra avtalsförmåner för anställda inom statsförvaltningen. Linnéuniversitetet (LNU) har tecknat en överenskommelse med SPV som innebär en effektivisering av pensionshanteringen på verket. Det betyder att SPV:s pensionsspecialister tar över arbetsuppgifterna. SPV sköter all pensionsadministration åt Linnéuniversitetet enligt överenskommelse samt besvarar frågor från myndighetens chefer och anställda som rör tjänstepensions- och tjänstegrupplivförmåner. Avtalet omfattar uppgifter enligt beskrivna rutiner och innebär att anställda själva tar kontakt med SPV via e-post eller telefon i pensionsfrågor. Linnéuniversitetets arbetsgivaransvar påverkas inte av denna överenskommelse.
Svara på frågor från myndighetens chefer och anställda SPV har handläggare som myndighetens Kontakta SPV i alla frågor som hand- Personalavdelningen informerar anställda och chefer kan nå via lar om tjänstepensionen eller tjänste- anställda om ovanstående telefon: 060-18 76 00 eller e- gruppliv (TGL) postadress: lnu@spv.se Ta emot och svara på frågor från myndighetens anställda och chefer om tjänstepensions- och tjänstegrupplivförmåner Utreda nyanställdas anställningsuppgifter Vid behov, kontakta nyanställda på myndigheten via brev för att få in och bedöma anställningshistoriken Vid behov, kontakta ytterligare myndigheter eller nödvändiga arkivinstanser för kompletterande uppgifter Utreda och bedöma inkomna uppgifter åt LNU Lämna uppgifter som SPV efterfrågar Korrekta anställningsuppgifter ger den anställde rätt pensionsförmåner och säkrar att LNU betalar rätt premier för sina anställda till SPV. Korrekta anställningsuppgifter är också förutsättningen för att du som anställd ska få pensionsbesked från SPV eller information på www.minpension.se Personalavdelningen informerar den anställde om att SPV vid behov kan komma att fråga om anställningshistoriken Registrera och korrigera anställningsuppgifter Bevaka kvittensen som skickas varje månad via e-post till myndighetens kontaktperson när Rapport direkt öppnar Ta kontakt med utsedd kontaktperson på LNU när anställningsuppgifter avvisats från SPV:s system Utföra korrigerar av felaktiga uppgifter i samråd med kontaktpersonen samt registreringar som anses vara av normal omfattning och karaktär. Registreringar utöver det normala utförs mot skälig ersättning Utsedd kontaktperson medverkar vid rättning i Rapport direkt samt utför rättningar i lönesystemet i samråd med SPV
Administrera ansökningar avseende Kontrollera tjänstematrikel, kontakta SPV ifall uppgifterna i tjänstematrikeln är felaktiga annars godkänna genom att skriva under och lämna handlingarna till berörd vid Personalavdelningen Meddela SPV om man vill skjuta upp tjänstepensionen I samband med ansökan om pensionsavgång lämna en begäran om att få avsluta anställningen till berörd vid Personalavdelningen 1. Ålderspension Bevaka pensionsavgångarna på myndigheten. Detta inkluderar även pensionsavgångar vid 67 år på grund av uppskjutet uttag Ta kontakt med den anställde senast sju månader före pensionsåldern uppnås samt skicka personlig prognos, ansökan, tjänstematrikel, begäran om entledigande och informationsbrev till den anställde Vid förtida eller uppskjutet uttag skicka ansökningshandlingar enligt ovan på begäran Berörd ombesörjer att närmsta chef beviljar uppsägningen Berörd informerar den anställde som ska fylla 67 år om att anställningen upphör. Detta ska göras minst en månad före 67- årsdagen Berörd kontrollerar och skriver under pensionsansökan samt skickar den till SPV 2. Delpension Skicka ansökningshandlingar på begäran till berörd vid Personalavdelningen för att få underskrift och uppgift om lönetilläggsbortfall Utföra årliga lönejusteringar Lämna ansökan om delpension till närmsta chef som tillstyrker/avstyrker och sedan vidarebefordrar till berörd Berörd beräknar kostnaden för delpension Personalchefen godkänner underlag/ansökan och vidarebefordrar till Universitetsdirektören för beslut Berörd fyller i ansökan om delpension och skickar till SPV Berörd registrerar delpensionsledigheten i Primula Utsedd kontaktperson meddela SPV när den årliga RALS:en är klar
3. Sjukpension tillfällig (vid partiell sjukersättning) Ta emot uppgift om tillfällig sjukpension Lämna beslut om partiell sjukersätt- Berörd skickar om att den anställde har fått partining från Försäkringskassan till berörd kopia på Försäkringskassans beslut ell sjukersättning beviljad av Försäkringskassan om tillfällig sjukpension till SPV Berörd registrerar Skicka anmälan om tillfällig sjukpension den partiella sjukersättningen i Prinalavdelning på begäran från LNU:s persomula för att få underskrift 4. Sjukpension definitiv (vid hel sjukersättning) Ta emot uppgift om definitiv sjukpension om att den anställde har fått hel sjukersättning beviljad av Försäkringskassan Ta emot besked från myndigheten om vilket datum anställningen upphör på grund av hel sjukersättning Skicka ansökningshandlingar (inkluderat tjänstematrikel) till den anställde Lämna beslut från Försäkringskassan om hel sjukersättning till berörd Kontakta SPV om uppgifterna i tjänstematrikeln är felaktiga Skriva under tjänstematrikeln och lämna ansökningshandlingarna till berörd Berörd skickar information om entledigande till berörd arbetstagare Berörd skickar kopia på entledigandet tillsammans med kopia på Försäkringskassans beslut om hel sjukersättning till SPV Berörd undertecknar ansökan och skickar den till SPV
5. Särskild pensionsersättning På begäran från LNU beräkna kostnader och informera arbetsgivaren Fakturera engångspremie Den anställde ansöker själv om särskild pensionsersättning till SPV senast tre månader före planerad utbetalning Trygghetsstiftelsen för information Berörd ombesörjer beslut om entledigande med avgång på grund av arbetsbrist Berörd meddelar SPV för att de ska kunna beräkna engångspremie 6. Pensionsersättning Skicka ansökningshandlingar till den anställde efter information från LNU På begäran från LNU beräkna kostnader och informera LNU:s personalavdelning Kontrollera tjänstematrikeln och godkänna den genom att skriva under samt lämna ansökningshandlingarna till berörd Kontakta SPV om uppgifterna i tjänstematrikeln är felaktiga Vid behov, kontakta SPV för information om vad pensionsersättningen innebär Trygghetsstiftelsen för information Berörd ombesörjer beslut om entledigande med pensionsersättning och informerar SPV Berörd undertecknar ansökan och skicka den till SPV 7. Efterlevandepension och tjänstegrupplivförsäkring Skicka ansökningshandlingar inklusive dödsfallsintyg med släktutredning för efterlevandepension och tjänstegrupplivförsäkring till berörd eller i förekommande fall till dödsboet efter överenskommelse Dödsboet ska underteckna ansökningshandlingarna och lämna dem till berörd för yttrande och underskrift SPV via e-post eller telefon när en medarbetare avlidit dödsboet för att informera om ansökningsförfarandet för att få ersättning Berörd undertecknar ansökan och skickar handlingarna till SPV och skriver in dödsboet i namnfältet OBS! Intyg om dödsfall ersätter ansökan om entledigande.