Regler och anvisningar för rekrytering av prefekter Dnr 1-538/2014 Ersätter Dnr 03316/2012-238 Universitetsförvaltningen, 2014-10-01
Regler och anvisningar för rekrytering av prefekter Dnr 1-538/2014 Innehållsförteckning Regler och anvisningar för rekrytering av prefekter... 1 Prefektens uppdrag... 1 Kompetenskrav för prefektkandidaten... 1 Rekryteringsprocess vid nytillsättning... 2 Förordnandetid... 2 Introduktion/utbildning... 3 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen Version:
Karolinska Institutet - Regler och anvisningar för rekrytering av prefekter 1 (3) Regler och anvisningar för rekrytering av prefekter Fastställd av rektor för tillämpning från och med 2014-10-01 Prefektens uppdrag Verksamheten vid institutionen leds av en prefekt. Prefekten utses på föreskrivet sätt av rektor. Vid varje institution ska det finnas ett institutionsråd som behandlar frågor av principiell vikt eller institutionsövergripande karaktär. Institutionsrådets funktion är att vara rådgivande, att utgöra forum för dialog och prefektens förankring av sina beslut. Ordförande i institutionsrådet är prefekten. Prefekten lyder direkt under rektor och företräder KI:s ledning. Prefekten ska ta del i och genomföra ledningens beslut. I uppdraget ingår att ta ansvar för att KI:s regelverk följs samt ansvara för ledning, organisation, utveckling och uppföljning av verksamheten inom institutionen. Prefekten är institutionens akademiska och vetenskapliga ledare. Prefektens uppdrag är att fokusera på strategisk ledning av kärnverksamheten. Vidare att skapa stimulerande och konkurrenskraftiga miljöer för forskning och utbildning som kan attrahera kompetenta forskare och administrativ teknisk personal. Till sitt stöd har prefekten en administrativ chef som ska leda det administrativa arbetet vid institutionen. Vad som därutöver ingår i prefektuppdraget framgår av gällande delegationsordning. Kompetenskrav för prefektkandidaten Prefektkandidaten ska uppfylla följande krav: Vetenskaplig kompetens Pedagogisk kompetens Stark förankring i vetenskapssamhället Prefektkandidaten ska vidare besitta följande egenskaper gällande ledarskap: Visioner om institutionens framtida utveckling Förmåga att sätta mål, genomföra beslut och förändringar En god kommunikativ förmåga som ger motivation och engagemang Förmåga att skapa en kreativ och hälsosam miljö med delegerat ansvarstagande Förmåga att ta tag i problemsituationer och konflikter
Karolinska Institutet - Regler och anvisningar för rekrytering av prefekter 2 (3) Rekryteringsprocess vid nytillsättning Senast 6 månader innan perioden för prefektuppdraget löper ut, utser rektor en ordförande som bildar en rekryteringsgrupp. Ordförande utser i samråd med institutionsrådet, vid berörd institution, representanter för institutionen och eventuellt representanter från övriga KI. Gruppen ska innehålla högst 5 ledamöter varav administrativa chefen är en representant och dess sekreterare. Rekrytering av ny prefekt sker när en mandatperiod löper ut, när prefekten begär sitt entledigande eller då förnyat förtroende inte ges. 1. Rekryteringsgruppen fastställer en kravprofil utifrån institutionens aktuella behov och kompetenskrav fastlagda av rektor. 2. Rekryteringsgruppen identifierar lämpliga och intresserade kandidater samt genomför intervjuer med kandidaterna. Rekryteringsgruppen tar fram minst två kandidater till prefektuppdraget varav en kandidat bör vara av minst en av vardera kön. 3. Ledarskapsförmåga prövas genom djupintervjuer eller annan form av test av personalavdelningen. 4. Hearings ordnas för institutionens anställda och övrig personal. 5. Ordförande för rekryteringsgruppen samt administrativ chef ser till att samrådsförfarande med institutionens fackliga representanter äger rum under processens gång. 6. Rekryteringsgruppen lämnar över sitt förslag till rektor. Förslaget ska åtföljas av rekryteringsgruppens kravprofil, yttrande från rekryteringsgruppen, resultat av prövad ledarskapsförmåga och fackliga synpunkter. 7. Rektor intervjuar en eller flera av kandidaterna. 8. Personalavdelningen samverkar med de fackliga organisationerna och - i förekommande fall - äger samråd med sjukvårdshuvudmannen rum. 9. Rektor utser ny prefekt. Förordnandetid Förordnadetiden för prefektuppdraget är tidsbegränsat och omfattar 3 år, den sammanlagda förordnandetiden förutsätts i normalfallet vara 6 år. Om behov finns kan förordnandetiden vara kortare än 3 år. I de fall ett omförordnande av sittande prefekt ska ske görs ett förenklat förfarande. Det förenklade förfarandet innebär att rektor i slutet av perioden utvärderar förordnandet. Om utvärderingen utfaller positivt undersöker rektor om prefekten är villig att stå till förfogande ytterligare en period. Om så är fallet tillskriver rektor institutionsrådet (via administrativa chefen) för att få deras syn på ett omförordnande. Om rådet uttalar sitt stöd för en ny period beslutar rektor om ett nytt förordnande efter samråd enligt punkterna 8 och 9 under rekryteringsprocessen.
Karolinska Institutet - Regler och anvisningar för rekrytering av prefekter 3 (3) Om särskilda skäl föreligger kan rektor besluta om att den sammanlagda tiden får överstiga 6 år. Omförordnande sker vart tredje år. Rektor kan besluta att uppdrag som prefekt ska upphöra före förordnandetidens utgång. Introduktion/utbildning Ny prefekt ska snarast genomgå KI:s chefsutbildning och övriga ledarskapsutbildningar som krävs för uppdraget. Utbildningen syftar dels till att ge kunskap om regelverk som styr universitetet dels de skyldigheter och rättigheter som arbetsgivarrollen innebär samt vilket stöd som erbjuds av den gemensamma administrationen.