Har vi råd med bredband? Goda råd inför samhällets digitalisering

Har vi råd med bredband? Goda råd inför samhällets digitalisering

Denna broschyr vänder sig till kommuner och andra offentliga verksamheter och ger er goda råd i ert arbete med digitalisering och bredbandsutbyggnad. Besök gärna Bredbandsforums webbplats för mer information: www.bredbandsforum.se Författare: Bredbandsforums arbetsgrupp för samordnad efterfrågan, A-focus AB Formgivning: Bredbandsforums kansli Foton och illustrationer: sv-se.mostphotos.com Första upplagan, första tryckningen Tryck: AJ E-print AB Bredbandsforum är en del av regeringens bredbandsstrategi och bidrar till att målen i strategin uppnås. Forumet främjar samverkan kring bredbandsutbyggnad. Det sker genom att företag, myndigheter och organisationer möts för att tillsammans identifiera hinder och hitta lösningar som ökar tillgången till bredband i hela landet. 2

Har vi råd med bredband? Digitaliseringen går fort i samhället och vi använder bredband till allt fler saker. Med denna digitalisering följer behov av förändringar och handlingskraft. Sättet arbetsuppgifter utförts på och den struktur som gällt under lång tid behöver omvärderas för att vi ska kunna utnyttja teknikens fördelar fullt ut. Digitaliseringen är ett faktum och varken kan, eller bör, väljas bort. Genom den finns möjlighet att leverera tjänster och service på nya sätt med högre kvalitet till fler. Den kan också innebära besparingar genom att göra saker annorlunda och mer effektivt. 1

Den offentliga sektorns digitalisering är en förutsättning för att kunna möta utmaningarna i exempelvis vården och omsorgen (längre livslängd och ökade kunskapskrav) men också ta tillvara möjligheterna (förhöjd livskvalitet och smartare drift). Vi är bara i början av den här omvandlingen. Användningen av digitala tjänster och bredband har blivit så utbrett att allt fler förväntar sig att det ska fungera oavsett var man befinner sig och när. När tillgänglighet och kvalitet inte motsvarar förväntan uppstår irritation och frustration. Orsaken är ofta att bredbandsinfrastruktur saknas på platsen eller inte har tillräckligt god kvalitet eller kapacitet. I Bredbandsforum har arbetsgrupp Samordnad efterfrågan haft till uppgift att visa offentliga verksamheters behov av bredbandsinfrastruktur för att dels kunna erbjuda digitala tjänster till medborgare och företag, dels för att själva ha tillgång till bredband och kunna digitalisera sin egen verksamhet. Arbetsgruppen har bestått av representanter från både offentlig sektor och marknadsaktörer, vilka tillsammans bidragit med erfarenheter och insikter till denna inspirationsbroschyr. Från Bredbandsforums sida är det särskilt viktigt att visa på betydelsen av vidare utbyggnad av bredbandsinfrastruktur för att vi ska kunna nå digitaliseringens fulla potential. 2

...men vi arbetar inte på det sättet Utnyttja möjligheterna Den största nyttan finns att hämta i fler och bättre tjänster till medborgarna. Med teknikens möjligheter kan arbetsuppgifter och processer bli digitala och effektivisera verksamheter. Information kan göras sökbar och nedladdningsbar och ansökningsblanketter kan fyllas i och skickas digitalt. Den största nyttan i kommuner, landsting och regioner bedöms emellertid finnas i ett förändrat utbud och utförande av tjänster som erbjuds till medborgarna. Andra nyttor är förändrade processer och minskat resande vilket också sparar tid och energi. Den digitala tekniken kan leverera högre livskvalitet till fler. Digital hemtjänst kan bidra till att fler kan bo hemma längre med ökad frihet och närvaro. Digitala läromedel kan bidra till nya undervisningsmetoder liksom en mer individanpassad pedagogik. Digital styrning kan innebära att fastigheter och lokaler blir mer energieffektiva och miljösmarta. I det stora hela rör det sig om: 3

Ökad tillgång till information oberoende av plats och tid. Ökat utbud genom att information och tjänster distribueras mer effektivt. Att resurser frigörs och precisionen i tjänster ökas genom att maskiner kommunicerar med maskiner och behovet av fysiska resor minskar. 4

...vi har fiberanslutit nästan alla våra fastigheter idag Behov av bredband Utvecklingen leder till en växande efterfrågan på både fast och mobilt bredband och behövs både i den egna verksamheten och hos medborgarna. För att åstadkomma dessa förändringar behövs utrustning och möjlighet till kommunikation hos alla verksamheter, i hemmen, på arbetsställen, i lokaler, utomhus, inomhus m.m. Fler bredbandsanslutningar behövs och användarna behöver både höga överföringshastigheter och tillgänglighet. Idag efterfrågas bredbandsanslutningar för å ena sidan privata ändamål och å andra sidan för verksamheter i de egna lokalerna. Dessa två kommer att bli alltmer beroende av varandra. Fortfarande baseras dagens bredbandsefterfrågan från medborgarna mer på underhållnings- och informationstjänster än på offentlig service. Det kommer att gälla även fortsättningsvis men medborgarna kommer också att efterfråga offentlig service som hemsjukvård, hemtjänst, utbildning och andra samhällstjänster och därför behöver medborgare och företag ha tillgång till bredband.

Att medborgare och företag har tillgång till bredband blir en faktisk förutsättning för det offentliga att ge service och inte som idag att det främst är en möjlighet att automatisera interna processer. 6 Det är inte bara antalet tjänster från fler områden som växer utan innehållet blir också allt mer avancerat, mer information efterfrågas och bearbetas, fler tjänster utvecklas och ny utrustning används. Sammantaget leder utvecklingen till ett större beroende och därmed växande efterfrågan på bredband.

Det senaste året ökade datakommunikationen i de mobila näten med 31 procent och utvecklingen visar ingen avmattning. De investeringar som idag görs i utbyggnaden av fast och mobil bredbandsinfrastruktur är centrala. Ju fler som har tillgång till höga överföringshastigheter och bredband med hög kvalitet desto mer kommer det att underlätta och stimulera den offentliga sektorns förändring. Efterfrågan på bredband blir tydlig när dess samlade användning aggregeras. Det kan i sin tur påverka kommersiella aktörers intresse, men också investeringsviljan hos offentliga aktörer. Befintlig efterfrågan är i sig inte tillräcklig för utbyggnad på alla platser. Det krävs också ekonomiska satsningar för framtida behov. Dessa kan också motiveras då den samordnade nyttan blir större. 7

...vi vet att digitalisering är nödvändig och att bredband behövs, men vi vet inte hur vi ska börja Tänk efter före Ta avstamp i behoven, stanna upp och fundera på varför vissa arbetsuppgifter utförs eller varför en viss process finns. Sverige har kommit långt i utvecklingen av bredband och digitalisering och har som mål att bli bäst i världen på att ta tillvara digitaliseringens möjligheter. För att förändra, införa och anamma ny teknik krävs kunskap, insikt och mod. 8

Trots den positiva utvecklingen inom många områden som rör digitalisering och bredbandsutveckling generellt, går Sveriges införande och användning av digitala tjänster i offentlig sektor inte tillräckligt snabbt. I FNs återkommande mätningar kring den offentliga sektorns digitala utveckling är Sveriges position betydligt lägre. Den offentliga sektorn behöver bli ännu bättre på att utveckla och använda digitala verktyg. För att samla våra krafter behöver vi ta avstamp i behoven, stanna upp och fundera på varför en viss arbetsuppgift utförs eller varför en viss process finns. 9

Vi behöver ställa följande frågor: Vilka behov (utmaningar och möjligheter) finns? Vad skapar vi för nytta genom att tillgodose behoven? Hur kan vi tillgodose behoven? Vilka alternativ finns? Vilka mervärden/konsekvenser ger detta för användaren/brukaren? Vad innebär det för oss att tillgodose behoven? Behöver vi ändra vårt sätt att arbeta? Har vi den kompetens och de resurser vi behöver? Vad kostar det i investeringar och/eller löpande kostnader? Hur tar vi oss an detta (realistisk tidsplan utifrån var vi befinner oss nu)? 10

...vi har tillsatt ett antal digitaliserings- projekt, men var ska vi börja? Varför, vad och hur? Kombinationen av ett beslut, en målsättning, en behovsoch tjänsteinventering samt ett tvärfunktionellt arbete och samverkan ger en tydligare och mer lärande process. Olika verksamheter har kommit olika långt i digitaliseringen. Oavsett var man befinner sig i utvecklingen är digitaliseringen ett kontinuerligt förändringsarbete. Det är också därför det är viktigt att inte avstå utan påbörja ett konkret arbete och driva på utvecklingen. Många organisationer och verksamheter frågar sig; Vad börjar vi med och hur gör vi? Det är bra om varje organisation först och främst fattar ett övergripande beslut om att digitala tjänster och tillgång till bredband är positivt och att det är en utveckling som ska stimuleras och prioriteras 11

12 Olika kompetenser behöver arbeta med dessa frågor och ges ett dedikerat ansvar. Arbetet behöver sträcka sig över flera verksamhetsområden dels för att bredband och digitalisering berör hela organisationen, dels för att de ekonomiska aspekterna kan förändras. Det är inte alltid så att investeringar, löpande kostnader och vinster (effektiviseringsvinster och kvalitetsförbättringar) uppstår inom en och samma verksamhet eller ens där tjänsten produceras och erbjuds till medborgarna. Även inom en och samma organisation kan olika verksamheter ha kommit olika långt och ha olika erfarenheter och kunskap. En inventering av vad som har digitaliserats i verksamheten kan ge en ökad insikt i vad som ytterligare kan, och bör, digitaliseras. Det kan vara till stor hjälp att utbyta erfarenheter och information med andra genom samarbeten. Även om nyttan med digitalisering inte längre ifrågasätts behöver det faktiska förändringsarbetet drivas på. Det behövs en tydlig målsättning att styra arbetet mot och det är en viktig början till faktisk förändring. Ju mer verksamhetsnära mål som utformas, desto större kommer effekten att bli. Risken för felsatsningar, motstånd till förändringar, avsaknad av rätt resurser, övermäktiga initiativ kan minimeras genom att utgå från den nivå man idag befinner sig på och arbeta vidare därifrån. Det absolut viktigaste är att verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering kommer igång och att utvecklingen fortsätter framåt.

...det är en för stor risk och tjänsterna är inte riktigt färdiga Gå från ord till handling Men, det finns redan en mängd digitala tjänster och de som väntar med att implementera kommer att halka efter. Idag finns det redan många digitala tjänster inom många verksamhetsområden. De används i olika stor utsträckning, har olika mognadsgrad, innebär olika investeringsnivåer och påverkar arbetssättet i olika stor utsträckning och skiljer sig åt vad gäller behov av kunskap. Att införa nya verktyg och nya arbetssätt i en verksamhet innebär ett risktagande. Det kan röra sig om finansiell risk om ny utrustning ska införskaffas, det kan också röra sig om resursrelaterad risk då det nya arbetssättet kan innebära annan kompetens eller annan arbetsfördelning. Det kan även innebära att verksamheten behöver omvärdera sitt ansvar för ett visst område eller tjänst. Nyttan som fås behöver ställas i relation till den risk man är beredd att ta, på både kort och lång sikt. 13

14 Det är lätt att komplicera digitaliseringen och att bara se till de omogna och framtidsorienterade tjänsterna. Dessa kommer att behövas för att lösa de samhälleliga utmaningarna inom bl.a. vården. Samtidigt finns det redan mogna och testade tjänster, färdiga att implementera. Utifrån mognad och risk kan tjänster delas in i olika nivåer. Förutsättningarna för införande kommer att skilja sig åt mellan olika organisationer.

Det viktiga är att utvecklingen fortgår. 15

...det här området är så stort att vi inte hinner just nu Driv på med en tydlig målsättning Allt behöver inte göras på egen hand, genom samverkan och erfarenhetsutbyte underlättas arbetet. Omställningen och utvecklingen är utmanande och kanske ibland så svårgreppbara att de läggs på framtiden. Den digitala utvecklingen är emellertid ett faktum och det enda alternativet är att fortsätta driva på såväl digitalisering som bredbandsutbyggnad som är en grundförutsättning. Genom samverkan och erfarenhetsutbyte kombinerat med kompetenshöjande initiativ, verksamhetsnära målsättning och tvärfunktionellt arbete underlättas arbetet väsentligt. Genom att samla efterfrågan såväl geografiskt som på tjänstenivån blir också nyttan med investeringarna tydligare. 16

Exempel på tjänster Här följer några exempel på tjänster som finns, eller kommer att finnas, inom fyra verksamhetsområden; utbildning, hemsjukvård/ hemtjänst, drift och övervakning samt tjänster/service gentemot näringslivet. Vi har försökt att täcka in tre olika tjänstenivåer i exemplen beroende på mognad och risk. 17

Utbildning Utvecklingen av digitala läromedel och pedagogiska verktyg har tagit fart. Det finns särskilt utformade tjänster och en stor potential i att använda vanliga digitala verktyg och plattformar. Genom att kombinera format som film, text och ljud förändras elevernas lärande. För maximal nytta räcker det inte med att skolan själv har tillgång till utrustning och bra bredbandsanslutning. Det behövs också trådlösa anslutningar och tillgång till utrustning och bredbandsanslutning i elevernas hem. Webbplattformar Används för lärande och kommunikation där frånvaroanmälan, ledighetsansökan, veckoinformation från lärare hanteras. Visst läromaterial kan göras tillgängligt via dessa plattformar liksom digital ansökan till skolor, förskolor samt skolskjuts. Nätbaserade verktyg Digitala verktyg som stödjer nätbaserad undervisning finns som gör det möjligt att: Dela dokument mellan flera, t ex att en lärare delar dokument med elever. Läsa och kommentera andras dokument Videokonferens eller videobaserat lärande som kan delas och spridas till många elever på olika ställen. Videokommunikation möjliggör distansundervisning i ämnen med ett fåtal elever på en skola eller vid brist på lärare t ex för undervisning i modersmål och moderna språk Skapa presentationer och filmer m h a multimediaverktyg. 18 Digitala läromedel och verktyg Finns i syfte att stödja inlärning, exempelvis frågebatterier inför prov och diagnoser, spelmoment med skrivet material m.m. Därigenom möjliggörs också att kunna få till sig kunskap på olika sätt och utifrån olika behov, t ex specialverktyg för dyslektiker och personer med kognitiv funktionsnedsättning. Traditionella verktyg I utbildning används exempelvis Skype, Sociala medier, Youtube, publika databaser/informationskällor, mobila appar mm.

Nyttoexempel - Utbildning Eleverna i en klass har fått en uppgift att recensera en bok. Läraren använder ett digitalt interaktivt verktyg för uppgiften. Dels har de fått uppgiften nedskriven och publicerad i det digitala verktyget, dels har de delat sitt material med läraren. Läraren kan följda det faktiska skrivandet i realtid från samtliga elever och svara på frågor, korrigera och ge återkoppling. Läraren kan följa flera elevers arbeten parallellt, uppmärksamma de elever som missförstått uppgiften samt svara på frågor som de inte skulle hinna med muntligt. Eleven kan på kortare tid få återkoppling. Med denna typ av teknik blir lektionen också oberoende av tid och plats. Såväl lärare som elever behöver bra utrustning. Förutom datorer, är det avgörande att samtliga har tillgång till bra och tillförlitliga bredbandsanslutningar. Ska oberoendet av tid och plats uppnås avgränsas inte behovet av bredband till skolans lokaler utan behövs där lärare och elever befinner sig, bland annat i sina hem. 19

Hemsjukvård/ Hemtjänst Välfärdsteknologi är ett område där stor förhoppning till digitalisering ställs. Vårdtjänster ska kunna flyttas ut till hemmen och både sänka kostnaderna för vårdgivarna och höja livskvaliteten hos vårdtagarna. Det finns redan idag ett stort utbud av tjänster som används i varierande utsträckning. Införande av tjänsterna medför nya rutiner och arbetssätt samt en acceptans hos vårdtagarna och deras anhöriga. För att kunna erbjuda tjänsterna behöver användarna och personalen ha tillgång till utrustning för både fast och trådlös kommunikation. Ska maximal nytta erhållas behövs även stödtjänster som till exempel service, support och säkerhet. Interna processer som digitaliserats Delat journalsystem, parkeringstillstånd för personer med rörelsehinder, ansökan om färdtjänst, val och byte av utförare inom hemtjänsten, rådgivning på nätet istället för via telefonen. Webbaserade plattformar Utvecklas ofta för hemtjänstpersonalen med mobila enheter. Det innebär att personalen kan uppdatera, och bli uppdaterade, om status hos respektive brukare. Larm- och tillsynstjänster Trygghetslarm är sannolikt den vanligaste tjänsten som genom digital teknik kan ge en bättre tillsyn med högre säkerhet av brukare i hemmet. Till denna kan adderas flera larmtjänster för brand, fall, rörelse m.m. Även medicinpåminnelser och på sikt även flyttbara trygghetslarm kan adderas. 20 Via en digital kamera i hemmet erbjuds nattillsyn på distans istället för att hemtjänstpersonal gör tillsyn i hemmet. Videkommunikation Genom videokommunikation kan nya tjänster införas, användare kan få gemenskap via sociala plattformar, rehabilitering/ sjukgymnastik eller möta läkare på distans. Andra tjänster är utbyte och konsultationer av patientinformation mellan vårdgivare/ sjukhus i form av röntgenbilder, journalsystem m.m. Monitorering Diagnoser genom monitorer på distans kan göras genom att via sensorer visa och skicka status på en användare; t ex elektronisk tillsyn av blodtryck, hjärtsviktsdiagnoser på distans/ EKGmätningar, mätning av syrehalten i blodet hos KOL-patienter, pacemaker med tillsyn och omstart på distans m.m.

Nyttoexempel - Sjukvård Mellan Kalmar och Västervik är det ca 15 mil enkel väg, tur och retur blir det 30 mil. En specialistläkare reser denna sträcka 2 ggr per vecka för att bedöma röntgenbilder och ge råd till läkare på det ena sjukhuset. Det betyder 60 mil i veckan, eller ca 3000 mil på ett år. Enligt Skatteverket uppgår bilersättning till 18,50 kr. Resorna till och från sjukhuset innebär en direkt resekostnad på 55 500 kr. Resekostnaden är emellertid inte den högsta kostnaden i sammanhanget utan det är den tid som läkaren är på resande fot. Det tar ca 2 timmar att åka sträckan Kalmar- Västervik. På ett år betyder det en restid på totalt: 2 x 2 x 2 x 50 = 400 timmar. Även om vi antar att läkaren under viss del av denna tid utför arbetsuppgifter är det ändå mycket patient- eller konsultationstid som inte är tillgänglig. Genom att minska resandet kan således fler få ta del av läkarens specialistkompetens. För att nå dessa vinster behövs tillgång till digitala kommunikationsverktyg vilket omfattar både kundplacerad utrustning och överföringsmöjligheter, dvs bredbandsanslutningar. Dessa anslutningar behöver ha höga överföringshastigheter men också hög tillgänglighet. 21

Drift och övervakning Funktioner som drift, övervakning, kontroll, styrsystem etc, finns i stor utsträckning inom offentlig sektor. Det finns stor potential i att dels automatisera fler funktioner, dels styra och övervaka på distans. Inom området finns en del maskin-till-maskin-kommunikation, d.v.s. överföring och bearbetning av information mellan saker. All information kräver inte höga överföringshastigheter, men i takt med att allt fler saker kommunicerar på detta sätt och att allt mer information bearbetas, blir den totala mängden data större och mer komplex. Också tillförlitligheten i bredbandsanslutningen blir allt mer kritisk. Digitaliserade interna processer Via webbaserade gränssnitt läggs mer service till medborgare och företag ut på hemsidor, t ex ansökningar och anmälningar av olika slag (information och bokning av kommunala anläggningar, parkeringstillstånd, felanmälan av belysning, renhållning, gatuproblem, boendeparkering, marktillträde, grävtillstånd, bygglovsprocesser för samhällsbyggnadsprojekt). Även mobil personal, t ex på trafik-/gatukontoret, får oftare tillgång till mobila terminaler och kan utföra arbetsuppgifter oberoende av tid och plats. Digitala funktioner Digitala tjänster baserade på tillgänglig information har utformats i vissa verksamheter, t ex digitala parkeringstjänster, reseplanerare (kollektivtrafik och cykelresor), SMSbiljetter för kollektivtrafik, närmaste väg för sopbilar. Flera av dessa funktioner finns även tillgängliga via mobila applikationer. Övervakning Ett område som har stor potential är fjärrövervakning av olika anläggningar och det blir allt vanligare att använda t.ex. övervakning av vattenflöden, avloppsreningsverk, låssystem, pumpstationer, el- och värmeförbrukning. Inom detta område finns även möjlighet att fjärrstyra och optimera användningen efter information i realtid från t.ex. styrning av värme i fastigheter (bl a i Luleå kommun) till fjärrstyrda flygplatser, dvs där trafikledare inte finns på plats (Örnsköldsviks flygplats). 22

Nyttoexempel - Värmestyrning Digitalisering och styrning av fastigheter kan medföra effektivisering och minskad elförbrukning som därmed sänker kostnaderna för fastighetsägare. En indirekt effekt är en mindre miljöpåverkan. Kommunen bestämmer sig för att sänka sin elförbrukning och som ett led i detta också anamma en mer utbredd miljöpolicy. Kommunens lägenheter, skolor, förskolor och äldreboenden kopplas samman i ett gemensamt system med möjlighet att övervakas och styras digitalt. Genom att bättre kunna anpassa värmen och därmed energiförbrukningen efter temperaturförändringar blir förbrukningen mer effektiv. För flera kommuner och företag har dessa system sänkt energiförbrukningen med 3-10 procent årligen och innebär därmed stora besparingar. 23

Företagande En stimulerande och innovativ miljö för näringslivet är centralt för regional och lokal utveckling. Genom att digitalisera olika samhällsfunktioner och se till att företag och arbetsställen har tillgång till bredband kan det offentliga både underlätta för befintliga företag men också se till att nya affärsmöjligheter skapas. Företagens konkurrenskraft och tillväxt är beroende av bredband och digitala processer. Digitaliserad information Information och arkiv görs tillgängliga via hemsidor och ger större möjlighet för fler att få tillgång till olika typer av information, t.ex. förteckning av lediga lokaler, näringslivsregister, kartor. På kommuners hemsidor kan även information om företagande finnas t.ex. turistanläggningar och privata vårdgivare. Digitaliserade processer Via hemsidor hanteras blanketter och ansökan om t.ex. lediga fastigheter, tillstånd som serveringstillstånd, parkeringstillstånd, bygglov (fastigheter, skyltar m.m.), e-fakturor, markanvisning, markupplåtelser, rivningslov, registrering av verksamheter m.m. Även inrapportering av information från företagare kan ske t ex köldmedierapportering. Det finns även processer för att förenkla samordning mellan olika parter, t ex digital matchningsprocess mellan arbetsmarknadens parter, för PRAO för elever både i grundskola och i gymnasium samt för vikarieförmedling. Infrastruktur Förutom engagemang i fiberutbyggnaden installeras trådlösa och öppna nät i offentliga lokaler. Genom att säkerställa tillgången till bredband för alla verksamhetsställen ges också möjlighet för effektiva möten och samverkan mellan olika parter. Genom att lösa bredband till lokala servicepunkter kan också företagare som saknar detta få tillgång till digitala tjänster och bredbandsinfrastruktur. 24

Nyttoexempel Bokning av turistanläggningar En kommun kan marknadsföra vissa verksamheter i syfte att stimulera hela kommunens utveckling. De kan därmed bidra till att fler företag når och nås av en större marknad. Förutsättningen för detta är att alla intressenter har tillgång till ett väl fungerande system, också till bredbandsinfrastruktur. En kommun kan vara attraktiv för turister under vissa delar av året. Utmaningen för områdets turistanläggningar är att dels få en mer jämn beläggning under året, dels sprida information om när anläggningarna är tillgängliga. Kommunen har etablerat ett integrerat bokningssystem med områdets turistanläggningar, som nås via kommunens hemsida. Detta har bidragit till att fler turister får ett större utbud av anläggningar och att fler företag når ut till sina kunder. Nyttan är att fler turistanläggningar når fler turister och kan både gemensamt och enskilt marknadsföra sig själva och kommunen. En större och jämnare beläggning av turister gör också att andra serviceföretag i kommunen gynnas. 25

www.bredbandsforum.se