Interkommunal ersättning för den svenska sektionen på ISGR under perioden

Utbildningsgruppen 2012-04-12 ÄRENDE 3 Till Utbildningsgruppen Förslag till Interkommunal ersättning för den svenska sektionen på ISGR under perioden 2012-07-01-2012-12-31 Ett lagförslag i utredningen SOU 2008:122 behandlar möjligheten för en kommun eller ett kommunalförbund att äga och driva en skola som fristående verksamhet. Konsekvenserna av detta blir att ägarförhållandena för ISGRs svenska del måste ändras och förslag om detta har behandlats i både förbundsstyrelsen och förbundsfullmäktige. Statens Skolinspektion har förklarat att ägarförhållandena i ISGR AB bör ändras före 2012-06-30. Från och med den 1 juli 2012 kommer Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) därför att äga den svenska sektionen på ISGR. ISGRs internationella sektion ingår inte i Skollagens bidrag på lika villkor och därför sker ingen förändring för den sektionen. Detta innebär att ISGR, för denna verksamhet, bör få samma interkommunala ersättning som övriga GR-kommuner får. 1

Utbildningschefsgruppen har, vid möte 10 februari, för sin del godkänt förslaget. Utbildningsgruppen föreslås besluta att föreslå Förbundsstyrelsen att rekommenderar medlemskommunerna att: a) GRs prislista för interkommunal ersättning ska gälla den svenska sektionen på ISGR under perioden 2012-07-01-2012-12-31, b) besked om kommunernas beslut om detta ska skickas till GR senast 2012-06-27, samt c) Förbundsstyrelsens beslut förklaras vara omedelbart justerat. Göteborg 23 februari 2012 Börje Rådesjö /Carl Heath Jenny Nordqvist 2

Utbildningsgruppen 2012-04-12 ÄRENDE 4 Till Utbildningsgruppen Förslag betr Översyn av definitivantagningen till gymnasieskolan i Göteborgsregionen 2013 Vid sammanträde 27 oktober 2011 beslöt Utbildningsgruppen att "uppdra åt Utbildningschefen att se över förutsättningarna för genomförande av definitivantagningen 2013 före midsommar" ( 59). Utbildningschefen, Börje Rådesjö gav Sten Janson, projektledare på GR Utbildning, uppdraget att genomlysa frågan och ta fram en PM i ärendet, som dels skall ge en bakgrund till hur antagningsprocessen idag ser ut på GR och vilka krav som gäller för denna myndighetsutövning, dels göra en enkel jämförelse med några andra antagningsmyndigheter i landet, dels och framför allt klargöra förutsättningarna för och konsekvenserna av att genomföra definitivantagningen 2013 före midsommar. I bifogad PM, daterad 2012-03-05, med bilaga, presenteras översiktligt hur antagningsprocessen idag ser ut på GRs Gymnasieantagning med historik, flöde, tidsramar, datorstöd etc. Fokus ligger på antagningsprocessen i juni, från sista dag för grundskolans rapportering av slutbetygen till beslut om definitivantagning. Jämförelser görs mellan andra gymnasieantagningsnämnder i Sverige, dels i Västsverige, dels i Stockholmsregionen och Malmö. Förutsättningarna för att genomföra definitivantagning före midsommar 2013 belyses och konsekvenserna av ett sådant beslut med för- och nackdelar analyseras. 1

Utbildningsgruppen föreslås besluta att definitivantagningen till gymnasieskolan 2013 inte kan genomföras före midsommar, att utbildningschefen återkommer till Utbildningsgruppen med förslag på tidplan för definitivantagningen 2013, samt att det uppdrag som gavs åt utbildningschefen, 27 oktober 2011, att se över förutsättningarna för genomförande av definitivantagningen 2013 före midsommar därmed har verkställts. Göteborg 5 mars 2012 Börje Rådesjö /Sten Janson 2

PM 2012-03-05 Översyn av definitivantagningen till gymnasieskolan i Göteborgsregionen 2013 1. Sammanfattning I bifogad översyn presenteras översiktligt hur antagningsprocessen idag ser ut på GRs Gymnasieantagning med historik, flöde, tidsramar, datorstöd etc. Fokus ligger på antagningsprocessen i juni, från sista dag för grundskolans rapportering av slutbetygen till beslut om definitivantagning. Jämförelser görs mellan andra gymnasieantagningsnämnder i Sverige, dels i Västsverige, dels i Stockholmsregionen och Malmö. Förutsättningarna för att genomföra definitivantagning före midsommar 2013 belyses och konsekvenserna av ett sådant beslut med för- och nackdelar analyseras. 2. Bakgrund Utbildningsgruppens beslut 27 oktober 2011: Vid sitt sammanträde 27 oktober 2011 beslöt Utbildningsgruppen, UG, att "uppdra åt Utbildningschefen att se över förutsättningarna för genomförande av definitivantagningen 2013 före midsommar" ( 59). Utbildningschefen, Börje Rådesjö gav Sten Janson, projektledare på GR Utbildning, uppdraget att genomlysa frågan och ta fram en tjänsteskrivelse i ärendet som dels skall ge en bakgrund till hur antagningsprocessen idag ser ut på GR och vilka krav som gäller för denna myndighetsutövning, dels göra en enkel jämförelse med några andra antagningsmyndigheter i landet, dels och framför allt klargöra förutsättningarna för och konsekvenserna av att genomföra definitivantagningen 2013 före midsommar. Till grund för denna tjänsteskrivelse ligger den översyn som Sten Janson har gjort och som är bilagd tjänsteskrivelsen. 3. Förutsättningar och överväganden Med den bifogade översynen om gymnasieantagningen i Göteborgsregionen som grund kan följande förutsättningar konstateras: Från 2014 och framöver är målsättningen att antagningsprocessen kommer att ta sju arbetsdagar i anspråk, från betygsrapport till definitivantagning, detta med stöd av "nya" Indra 2.0, GRs egenutvecklade digitala antagningssystem, som då fullt ut är i bruk. Det innebär att man, utan att 1

ändra sista dagen för skolornas betygsrapportering (andra torsdagen i juni), normalt kan fatta beslut om definitivantagning före midsommar. Antagningsprocessen 2013 görs för sista gången med stöd av "gamla" Indra. En maximalt komprimerad antagningsprocess, som garanterar rättssäkerhet och kvalitet, är två veckor från betygsrapport till definitivantagning. Om beslut om definitivantagning 2013 skall ske före midsommar, dvs. torsdag 20/6, måste betygen från grundskolorna vara inrapporterade senast onsdag 5/6, dvs. en dryg vecka tidigare än normalt. Det är viktigt att i detta sammanhang notera att det datum som gymnasieförordningen slår fast är att beslut om definitivantagning "ska om möjligt fattas före den 1 juli det år utbildningen börjar". Några överväganden att göra: Skolhuvudmans styrelse eller nämnd fastställer enligt grundskoleförordningen läsårets början och slut. Beslut om läsårstiderna 2012/2013 har redan fattats av skolhuvudmannen. Stickprov bland grundskolor i Göteborgsregionen visar att läsåret för de flesta grundskolor avslutas mellan 12/6 och 18/6 2013. Om Utbildningsgruppens (UG) - tillika gymnasieantagningsnämnd - beslut blir att betygen skall inrapporteras en vecka tidigare än normalt år 2013, påverkar det i efterhand de beslut som redan fattats av ett antal grundskolenämnder och styrelser om läsårets förläggning. Ca 1 000 ansökningar från GR-externa kommuner till gymnasier i Göteborgsregionen kommer att hanteras av gymnasieantagningen 2013. Dessa grundskolebetyg kommer inte att levereras förrän den dag betygen är satta och som lokal nämnd har beslutat. En rättssäker och korrekt antagningsprocess blir svårare att garantera 2013 om beslut om definitivantagning skall tas 20/6 2013. 4. GRs utbildningschefs bedömning GRs utbildningschef finner, efter att ha analyserat de överväganden och föroch nackdelar som finns redovisade i översynen, att det inte går att förkorta antagningsprocessen ytterligare år 2013 och att det kan bli svårt att motivera för grundskolornas huvudmän i Göteborgsregionen ett beslut om att tidigarelägga rapportering av slutbetygen från grundskolan en vecka enbart för året 2013. År 2014 däremot kan antagningsprocessen förkortas pga. ett uppdaterat datorstöd, Indra 2.0, och då finns förutsättningar att från det året 2

och framöver kunna ta beslut om definitivantagning före midsommar. I bilaga redovisas de bakomliggande faktorerna för de överväganden som redovisas ovan. 3

Bilaga 2012-03-05 Översyn av definitivantagningen till gymnasieskolan i Göteborgsregionen 2013 1. Kort historik 1.1 Vilka lagstadgade krav gäller för antagning till gymnasieskolan? Antagningen till gymnasieskolan regleras av Gymnasieförordningen, (SFS 2010: 2039) 7 kap 1-7. I 7 anges vilken den bortre gränsen är för beslut om antagning: "Det slutliga beslutet om antagning ska om möjligt fattas före den 1 juli det år utbildningen börjar". 1.2 Kort GR-historik När tog GR över ansvaret för antagningen? 1998 övertog GR från Göteborgs stad ansvaret för antagning till gymnasieskolan för samtliga GRs medlemskommuner, och GRs Utbildningsgrupp blev därmed antagningsnämnd med myndighetsansvar för antagningen inom regionen. I samband med GRs övertagande av antagningen (som utifrån då gällande lagstiftning tidigare har benämnts intagning till gymnasieskolan) skedde en kraftig nedskärning av personalen på Gymnasieantagningen, från ca 12 personer till 5 första året och sedan 4 personer. Utveckling av Indra, det datorprogram som stöder antagningsprocessen, samt ökad effektivisering och specialisering av arbetsuppgifterna är den huvudsakliga orsaken till denna minskade bemanning. När har över tid GRs antagningsnämnd tagit sina beslut? En sammanställning över de 14 år som GRs antagningsnämnd har tagit beslut om definitivantagning ger följande bild: År Datum för beslut Före midsommar 1998 0618 Ja 1999 0621 Ja 2000 0622 Ja 2001 0621 Ja 2002 0620 Ja 2003 0619 Ja 2004 0624 Ja 2005 0623 Ja 2006 0629 Nej 2007 0628 Nej 2008 0626 Nej 2009 0625 Nej 2010 0624 Ja 2011 0630 Nej 1

Man kan notera att antagningsbesluten fram till 2005 togs mellan 18/6 och 24/6 men då före midsommar. Från 2006 har - med ett undantag - besluten tagits efter midsommar, mellan 25/6 och 30/6. (Sista rekommenderade dag för beslut är enligt förordningen 1/7). Orsaken till att besluten från 2006 tagits efter midsommar är fr.a. att många skolhuvudmän i GRs medlemskommuner under de senaste 10 åren har senarelagt läsårsavslutningen och därmed önskat senare betygsinrapportering. Man har i dessa kommuner skjutit på läsåret så att man börjar en vecka senare i augusti och slutar en vecka senare i juni - några skolor först i midsommarveckan. Orsakerna till det är flera: många vårdnadshavare ser helst att barnen går i skola så nära midsommar som möjligt eftersom yrkesarbetande föräldrar sällan kan ta ut semester före midsommar; likaså ser både skola och vårdnadshavare ett värde i att starta verksamheten litet senare i augusti som är en semestermånad för många med bättre möjlighet till bad och friluftsliv än i juni. 2. Antagningsprocessen idag - flöde, tidsramar, datorstöd etc. 2.1. Rapportering av höstterminsbetyg Alla grundskolor, såväl kommunala som fristående, skickar omkring den 21 december sina betygsfiler till Gymnasieantagningen, via Procapita eller Skolsoft, (elevregistreringssystem) som sedan förs över till Indra. Ett mindre antal friskolor lägger själva in höstterminsbetygen i Indranet. Samma datum gäller för dessa. 2.2. Antagningsprocessen under våren fram till rapportering av slutbetyg från grundskolan Sista ansökningsdag till gymnasiet är 1 februari. Fram till detta datum har elever från grundskolans åk 9 haft möjlighet att själva - eller med stöd av syv, studie- och yrkesvägledaren på skolan - gå in på Internet och i Indra registrera sina val av gymnasieprogram i prioriteringsordning. 1 februari stänger webbansökan för elev på Indranet (antagning via Internet). Ansökningar från övriga landet registreras manuellt. Sista veckan i mars stängs Indra och preliminärantagningen, som görs på elevs höstterminsbetyg, är klar i mitten av april. Då öppnas Indra och Indranet igen och eleven kan med hjälp av studie- och yrkesvägledaren göra omval fram till 1 juni. Sedan stängs systemet och den definitiva 2

antagningsprocessen startar. 2.3. Antagningsprocessen mellan sista betygsrapporteringsdag i juni och antagningsnämndens beslut om definitivantagning runt midsommar 1. Huvudflödet - den "normala" processen, ca två veckor Ca två veckor innan definitivantagningen är klar, oftast andra torsdagen i juni, ska slutbetygen från grundskolorna vara inrapporterade i Indra. Denna tidpunkt har gällt sedan 2006. Samma dag påbörjar Gymnasieantagningen sitt antagningsarbete vilket kan delas in i fem faser: 1. Kontroll av inlämnade data. Från torsdag em och över helgen kontrolleras betyg, data och en simuleringskörning görs. Tidsåtgång: tre arbetsdagar. 2. Från måndag till torsdag följande vecka sker kontroller på individuell nivå. Nya simuleringskörningar görs för att ge gymnasierektor möjlighet att slutligen justera sin organisation. Man kontrollerar också att elevområdesprövningar har gjorts i kommunerna samt handlägger alla GRs betygsändringar som kommer in under veckan. (År 2011 inkom 394 betygsändringar från grundskolorna bara inom GR). En extern SYV från någon av medlemskommunerna lånas in som enbart svarar i telefon. Tidsåtgång: fyra arbetsdagar. 3. På torsdag eftermiddag eller fredag, dvs. en vecka efter betygsrapporteringen, körs definitivantagningen. Denna kontrolleras sedan under två arbetsdagar (fredag-lördag, alt lördag -söndag). Man granskar gymnasieskola för gymnasieskola och rättar manuellt fel som uppstått. 4. Under den andra veckan fortsätter justeringar av antagningen, detta eftersom betyg från övriga landet ofta kommer in sent. Det görs också ett par testkörningar mot Posten så att alla bilagor och besked till eleverna är korrekta. Då definitivantagningen är kontrollerad, justerad och helt klar tas alla underlag till statistik och information fram. Statistiken kontrolleras, sammanställs och diagram som anger trender för årets gymnasieantagning skapas. Antagningspoäng samt antagningsöversikt kommun för kommun tas fram, likaså en pressrelease i dialog med Utbildningsgruppens (UG) ordförande. Tidsåtgång: tre-fyra arbetsdagar. 5. På torsdag fm, två veckor efter skolornas betygsrapportering, tar UG beslut om antagning som omedelbart justeras. På eftermiddagen finns beskeden tillgängliga på Indranet och en fil med antagningsresultat skickas 3

till posten för utdelning till eleverna dagen efter. Statistik 2011: Antalet hanterade ansökningar: 12 982. Av dessa var 1 655 elever från 51 fristående grundskolor. 1011 ansökningar kom från elever från kommuner utanför GR, dvs. ca 8 %. 2. Frikvotsantagningen Gymnasieförordningens 7 kap reglerar också vad som gäller för s.k. frikvotsantagning. I 3 står att "ett begränsat antal platser (fri kvot) ska avsättas för dem som 1. på grund av särskilda omständigheter bör ges företräde framför de övriga sökande, eller 2. kommer från skolenheter vilkas betyg eller omdömen inte utan vidare kan jämföras med betygen från grundskolan." Tre grupper av frikvotssökande hanteras av Gymnasieantagningen: 1. Ansökan om frikvotsantagning på grund av medicinska eller sociala skäl görs av rektor eller studie- och yrkesvägledare (syv) från avlämnande grundskola. Alla frikvotssökande i denna kategori måste vara behöriga sökande men har, av medicinska eller sociala skäl, lägre poäng än vad de normalt kan prestera. De skall bedömas ha förutsättningar att klara det sökta programmet. Gymnasieantagningen genomför ett antal möten under våren där grupper av erfarna studie- och yrkesvägledare, kuratorer, skolsköterskor och, vid något tillfälle, även skolpsykolog bedömer varje enskild ansökan. Totalt granskades 2011 224 ansökningar i denna kvot varav 161 blev manuellt antagna. 2. Sökande från de sex fristående grundskolor inom Göteborgsregionen utan betyg men med omdömen hanteras också inom ramen för fri kvot. Omdömena skall klarlägga om eleven har behörighet till det sökta programmet - dvs. når målen - men får inte översättas i betygspoäng. 2011 granskades manuellt 139 ansökningar med omdömen och 131 av dessa var behöriga och blev antagna. I nya skollagen har denna möjlighet tagits bort och antagningen 2012 blir den sista med omdömen i st f betyg. 4

3. De som söker med utländska betyg, antingen svenska elever från internationella skolor som har läst svenska på distans eller invandrarelever med avslutade grundskolebetyg och betyg i svenska/svenska som andraspråk hanteras individuellt. Totalt granskades 2011 72 ansökningar varav 67 antogs. Statistik antagning fri kvot 2011: Totalt sökte 435 elever frikvot och 359 (82 %) blev manuellt antagna och inlagda i Indra på sökt program. De manuellt hanterade frikvotseleverna utgör ca 3-4 % av ansökningarna totalt. 3. Kontroll av elever som söker på fler kriterier än betyg Gymnasieantagningen gör också en manuell kontroll av den placering som vissa gymnasier själva gör för de elever som söker utbildningar på andra kriterier än enbart betyg. Det kan gälla elever som söker till idrottsgymnasier med riksantagning eller till gymnasier med nationellt godkända idrottsutbildningar. Man kontrollerar också att elever som gjort färdighetsprov till estetiska program samt elever som söker IB (International Baccalaureate) på de tre gymnasier i regionen som har IB-programmet, fått poäng respektive rangordning av gymnasieskolan. Gymnasieantagningen gör vidare antagningen till de två introduktionsprogram som har betygsantagning, PRIV (Programinriktat individuellt val) och Yrkesintroduktion, på samtliga skolor inom GR som erbjuder dessa. Statistik särskild antagning 2011: Antagna elever på nationellt godkända idrottsutbildningar: 274 Antagna elever på IB: 101 Antagna elever på Estetiska programmet där skolorna har färdighetsprov: Bild: 92 Dans: 42 Musik: 485 Teater: 57 4. Antagningsprocessen för externt sökande utanför Göteborgsregionen Utöver regionens grundskoleelever hanterar också Gymnasieantagningen externa ansökningar, dvs. gymnasieansökningar från kommuner utanför GR. 5

Dessa registreras efter 1 februari manuellt i Indra. De flesta externa ansökningarna kommer från till regionen angränsande kommuner såsom Bollebygd, Borås, Varberg, Trollhättan, Uddevalla m.fl. Slutbetygen från de GR-externa skolorna levereras senare till antagningsenheten än betygen från regionens skolor. UG och Gymnasieantagningen fastställer för varje år sista datum för leverans av slutbetygen inom regionen för åk 9 men detta kan endast bli en rekommendation för kommuner utanför regionen. De flesta GR-externa betygen kommer först runt 15/6 men vissa kommuner slutar inte läsåret förrän i midsommarveckan och det kan dröja till 18/6-19/6 innan slutbetygen inrapporteras. Det innebär att Gymnasieantagningen måste sätta press på de externa kommunerna för att inte hela antagningsprocessen skall försenas. Detta har ibland stört vissa av dessa kommuner där merparten av eleverna hanteras av en annan antagningsnämnd med andra rutiner och senare dead-line och datum för beslut än GR. (Se nedan under kap. 3) Statistik och fakta: Externa elever som söker i utbildningar inom GR 2011: 1 012 (ca 8 %) 2.4. Processen efter definitivantagningen - reservantagningen Veckan efter definitivantagningen, dvs. i månadsskiftet juni-juli, handlägger Gymnasieantagningen en hel del frågor via telefon och besök. Därefter finns möjlighet för personalen att ta semester tre veckor i juli. Sista veckan i juli hanteras dels de som tackat nej till utbildning, dels registreras samtliga svar för GR-externa sökande som antingen måste bekräfta eller tacka nej till sitt antagningsbesked. Därefter, i början av augusti, startar reservantagningen vilken pågår någon vecka in i september. 2.5. Indra och datorstödet Antagningen har sedan 1998, dvs. under hela den tid GR haft ansvaret, hanterats i Indra som nu snart är 20 år. Det är ett gammalt system som uppgraderats kontinuerligt. Inför antagningen 2011 anpassades Indra efter de förändringar som den nya gymnasieskolan, Gy11, innebar. Under 2011 och 2012 sker en utveckling av programvaran, Indra 2.0. Tanken är att Indra 2.0 byggs upp och testas 2012 och 2013 och kan fullt ut tas i bruk 2014. Med Indra 2.0 kommer körningar och kontroll att gå snabbare, likaså kommer statistiken att spetsas upp. Målsättningen är att antagningsprocessen, som idag tar cirka två arbetsveckor i anspråk, kommer att förkortas till sju arbetsdagar tack vare detta uppgraderade datorstöd. Det 6

innebär att man från 2014, om man som tidigare har andra torsdagen i juni som sista betygsrapporteringsdag (12/6), kan ta beslut om definitivantagning en vecka senare (19/6 2014), dvs. före midsommar. 3. Några jämförelser med andra antagningsnämnders rutiner i Sverige En jämförande studie har gjorts med några andra gymnasieantagningskanslier i Sverige, dels med till GR angränsande antagningskanslier som Borås, Varberg, Uddevalla och Trollhättan, dels med storstadsregionerna Stockholm och Malmö. Ansvarig tjänsteman på antagningskanslierna har telefonintervjuats och svarat på ett antal frågor: - När sker rapport av slutbetygen åk 9? - Hur många kommuner berörs av antagningsenhetens arbete? Finns samverkansavtal? - Hur många antagningar hanteras (ungefärligen) av antagningsenheten? - När tar nämnd/myndighet sitt beslut? - När får eleven besked om definitivantagningen? Svaret på frågorna finns i tabellform nedan. Man kan lyfta fram några synpunkter som lämnades: Synen på sista dag för betygsrapportering. Som tabellen nedan visar gäller för flertalet antagningsenheter sista terminsdag i juni som deadline för inrapportering av slutbetygen. Undantagen är Uddevalla, KSL Stockholm (Kommunförbundet Stockholms län) och GR som anger ett fast datum runt 10/6. Några antagningsenheter gjorde kommenteraren att man tidigare har reagerat när andra antagningsenheter ringde och som man uppfattade det, "krävde in" betyg innan läsåret är avslutat och betygen rapporterade. Man poängterade att en extern antagningsnämnd inte kan överpröva den lokala grundskolenämndens/ stadsdelsnämndens beslut om läsårstider och inte heller kan kräva att lokal rektor rapporterar in grundskolebetygen innan läsåret är avslutat. Olika hantering av det formella antagningsbeslutet och olika grad av delegation. Det formella antagningsbeslutet ser olika ut bland de intervjuade 7

antagningsenheterna. På några ställen skickas definitivantagningen ut till samtliga samverkande kommuners utbildningsnämnder för formellt beslut parallellt med att antagningsbeskedet meddelas eleverna. I Varberg tas ett nämndbeslut om programorganisation, gruppvolymer mm i juni men formellt beslut om definitivantagning sker först i augusti när reservantagningen är klar. I Malmö tar utbildningsnämnden som antagningsnämnd beslut i juni runt midsommar där man slår fast gymnasieorganisationen på program- och gruppnivå men delegerar åt utbildningschefen att slå fast definitivantagningen på individnivå runt 28-30/6. I Storstockholm skickas förslag till definitivantagning ut från KSL till samtliga kommuner runt 28/6 och beslut förväntas komma nästföljande dag, vilket numera fungerar väl. Vissa kommuner i Storstockholm har delegerat detta antagningsbeslut till chefstjänstemän. Handläggningsrutiner för ett antal övriga antagningskanslier: Antagningsnämnd Antal samverkande kommuner Antal antagningar 2011 Deadline inrapportering slutbetyg Beslut antagning 2011 Borås Åtta kommuner varav sex med gymnasieskola Ca 2 950 Ingen för alla fastställd dag utan sista skoldag för lå gäller vilket varierar från ca 12/6 till 21/6 28/6 2011 (beslut i varje kommun) Varberg Uddevalla Idag enbart Varberg fr.o.m 2012/2013: tre (Varberg, Falkenberg, Halmstad) Åtta kommuner i Fyrbodal varav sju med gymnasieskola Ca 1 000 Ingen för alla fastställd dag utan sista skoldag för lå gäller vilket varierar från ca 12/6 till 21/6 Ca 1 700 13/6 2012 (sista skoldag i de flesta kommuner: 15/6) 31/6 2011 26/6-28/6 2011 (beslut i varje kommun) Trollhättan Två kommuner, Ca 1 200 14/6 2011 (i 23/6 2011 8

Trollhättan och Grästorp princip vid terminsslutet) Stockholms län Malmö Göteborgsregionen GR Kommunförbundet Stockholms län (KSL) gör sedan 2008 gymnasieantagning på uppdrag av ca 20 kommuner. Inget samverkansavtal som GR Malmö har egen antagningsenhet men samarbetar med övriga gymnasiekommuner i Skåne Tretton kommuner i samverkansavtal med regional antagningsnämnd Ca 27 000 10/6 2011. Tidsplan utskickad inför varje läsår Ca 4 300 Ca 13 000 Ingen för alla fastställd dag utan sista skoldag för lå gäller, vilket var runt 17/6 2011 9/6 (andra torsdagen i juni) 29/6 2011 (28/6 2012) Sista antagningskörningen 2011 var 28/6 och besked 30/6. (3/7 2012.) 30/6 2011 (27/6 2012) 4. Förutsättningar för och konsekvenser av genomförande av definitivantagningen 2013 före midsommar UG:s beslut i oktober gällde att se över förutsättningarna för att genomföra definitivantagningen 2013, dvs. det sista året med "gamla" Indra, före midsommar. Midsommarafton 2013 infaller 21/6. Det innebär att UG som antagningsnämnd då skulle behöva ta beslut senast torsdag 20/6 2013. För att få fram ett korrekt beslutsunderlag till antagningsnämnden krävs en tidigare inrapportering av betyg än den som gällt 2012 och tidigare år, dvs. andra torsdagen i juni. Några frågeställningar kring detta belyses nedan. 4.1. Tidigare betygsrapportering från grundskolorna? Gymnasieantagningens bedömning är att man 2013 kan hantera antagningsprocessen på två arbetsveckor med det datorstöd man har av gamla men uppdaterade Indra och med befintlig bemanning förstärkt av inlånad syv som tar hand om all telefonservice. Det innebär att betygen från grundskolorna då måste vara inrapporterade senast onsdag 5/6 (torsdag 6/6 är röd dag). Detta i sin tur innebär en veckas tidigare rapportering, första 9

onsdagen i juni i st.f. andra torsdagen i juni som gällt föregående år, inkl. 2012. En annan aspekt måste också beaktas inför ett beslut om sista dag för betygsrapportering från grundskolan. Den absolut största delen av behandlade ansökningar kommer från grundskolorna i GRs medlemskommuner. För dessa skolor äger GRs antagningsnämnds beslut om sista dag för betygsrapportering giltighet, även om skolhuvudmännen förmodligen kommer att ställa sig kritiska till ytterligare tidigareläggning av inrapportering av betyg eftersom det påverkar det beslut om läsårets förläggning som grundskolans styrelse har fattat. Men ca 1000 ansökningar (8 % 2011) kommer från kommuner utanför GR. För dessa kommuner gäller generellt en senare sista-dag - eftersom merparten av dessa grundskolors ansökningar går till annan antagningsnämnd (se faktaruta s. 8-9) - och där kan GR enbart vädja om att få betygen levererade vid en tidigare tidpunkt. Samtidigt måste dessa externa ansökningar hanteras i Indra parallellt med interna ansökningar för att en korrekt och rättssäker antagning för samtliga sökande skall kunna ske. Många grundskolor inom GR har 2011 och tidigare haft synpunkter på att sista dag för inrapportering har varit andra torsdagen i juni månad. Flera kommuner och stadsdelsnämnder har senarelagt läsårstiderna av hänsyn till vårdnadshavare som gärna ser att skolan slutar senare i juni och startar senare i augusti för att bättre komma i fas med deras semesterperioder. Läsårsförskjutningen innebär att tiden mellan betygsinlämning och läsårsavslutning har förlängts. Skolorna rapporterar att det är svårt att aktivera åk 9-eleverna i skolan med meningsfulla arbetsuppgifter när slutbetygen är satta. En inventering av planerade läsårstider för grundskolorna i Göteborg lå 2012/2013 visar att skolorna 2013 avslutar läsåret mellan 12/13 juni (åtta stadsdelsnämnder) och 18 juni (två stadsdelsnämnder). 4.2 Snabbare process på antagningsenheten? Gymnasieantagningen har under de 14 år man handlagt antagningen utvecklat effektivitet och specialisering. Det innebär en snabb och korrekt handläggning men kan också innebära viss sårbarhet: om någon tjänsteman i Gymnasieantagningen blir sjuk under antagningsveckorna skulle detta innebära en mycket större belastning på de övriga. Att öka bemanningen under själva antagningsprocessen skulle inte öka effektiviteten i antagningsarbetet eftersom arbetsuppgifterna är så komplexa och specialiserade. Däremot innebär inlåning av syv från medlemskommunerna i juni, som tar hand om telefonsamtal och besök, en betydande avlastning 10

och medför att antagningsenheten kan jobba effektivt med själva antagningen. 4.3 Effektivare datorstöd? Genom uppdatering av nuvarande Indra bedömer Gymnasieantagningen att antagningsprocessen 2012 och 2013 kan hanteras under två veckor - räknat från sista dag för betygsrapportering till dag för antagningsnämndens beslut - att jämföra med handläggningstiden på tre veckor 2011, som till viss del hade sin orsak i de förändrade regler för antagning som den nya gymnasieskolan, Gy11, innebar. År 2014, när Indra 2.0 är i fullt bruk, bedöms handläggningstiden kunna bantas till sju arbetsdagar, dvs. en kalendervecka. 5. Antagningsprocessen 2014 och framöver Från 2014 bedöms antagningsprocessen med stöd av nya Indra 2.0 att ta sju arbetsdagar i anspråk. Det möjliggör för antagningsnämnden att generellt kunna ta beslut om definitivantagning före midsommar. Om man utgår från hur midsommar infaller åren 2014-2018 skulle man kunna arbeta enligt följande tabell: År Torsdag för midsommar - Sista dag för betygsrapport beslut 2014 19/6 12/6 2015 18/6 11/6 2016 23/6 16/6 2017 22/6 15/6 2018 21/6 14/6 6. Sammanfattning: för- och nackdelar med beslut om antagning 2013 före midsommar Förutsättning Fördelar Nackdelar Beslut om definitivantagning: 20/6 2013. Sista dag för betygsrapportering : 5/6. Beslut kan meddelas elev och vårdnadstagare före midsommar. - Betygen måste inrapporteras en vecka tidigare. - oro från GRs grundskolor att tiden mellan sista dag för betyg och läsårsavslutning förlängs med problem att aktivera åk 9-eleverna ytterligare en vecka. - svårigheter att få in betyg från externa kommuner före 15/6 vilket 11

komplicerar den totala antagningen. - ju mer forcerad inrapportering av betyg från grundskolorna, desto större risk för fel i inrapporteringen och desto mer efterarbete på GR. 12