KRIS / Incident Mycket svår situation som beror på sammanbrott av viktiga funktioner Krisplanen Oväntad störande händelse KFUM Central Basket, Status: Krisgrupp formerad med bland andra: Anders Westkämper, Svante Bengtsson, Victor Sundquist, Linda Durmén Blunt, Maria Hugosson med fler. Krisplan under utarbetande, utkast och klar för midsommar 2014. Bra mallar klara och används. Inledningsvis slutförs krisplanen, därefter implementeras planen och övning genomförs och över tiden kompletteras planen med mallar och arkiv. För medlemmar räcker: VARNA, RÄDDA, LARMA, SLÄCK Vilka kompetenser behövs inom krisgrupp? - Blanda kompetenser, mångfald - Identifiera roller, utarbeta kravprofiler - Komplettera med experter - Stabsfunktionärer - Emotionellt stöd såsom präst, psykolog etc - Ha flera besättningar för avlösning/rotation 1
Vad ska ingå i en Krisplan? - Bakgrund, mål & syfte, koordinering, planeringsansvar, applikationsområde - Alarmering - Krisorganisation - Situations och handlingsplaner - Resurser - Beredskapsarkiv - Bilagor: pressmeddelandemall, distribution, avstämningsmöten, checklistor, loggbok, kontaktinformation osv Förstadium Chockfasen Reaktionsfasen Efterstadium; - repetitionsfas - bearbetningsfas - nyorientering Krisens faser Vilka typer av skador/risker kan utlösa en kris? - Personskador dödsfall - Olycksfall - händelser - Materiella och finansiella frågor - Myndighetsbeslut - Brott - Företagets renommé och good will - Miljö etc Vilka kan beröras av en kris? - Drabbade, skadade, anhöriga etc - Spelare, ledare, egna organisationen - Fackföreningar - Räddningstjänst och polis - Massmedia - Styrelse - Myndigheter, politiker - Samarbetspartners och organisationer - Banker och försäkringsbolag - Miljö etc, etc 2
2011-09-28 Tolka signaler Indirekta; Dålig ledning, brist på engagemang, bristfälliga rapporteringssystem, anställda slutar, dålig sammanhållning, syndabocksjakt, otydliga mål, dålig kommunikation, konflikter, tekniska och mekaniska fel, överträdelser av regler, dålig kundtjänst, misstro, rykten, förtroendekris. Direkta; vikande försäljning pga myndighetsstopp, snabba teknologiskiften, katastrofer/olyckor, dålig ekonomi, industrispionage Jobba med avvikelserapportering, behandlas i LGRP och styrelse! Riskanalys inventering Bygg handlingsplaner utifrån genomförd inventering, tex; - Händelser under resor - Brand - Explosion - Personskador och dödsfall - Föroreningar - Kriminella handlingar (våld, stöld, inbrott mm) - Bombhot - Arbetskonflikt etc, etc Genomför återkommande, gärna externa ögon, bearbeta internt Kriterier för att framgångsrikt kunna hantera risker/kriser GE-H Loggbok Sid 1 xxxx-xx-xx Händelse/åtgärd Budskap Målgrupp Tidsramar Ansvarig Kontakt- Status Update person - Väl sammansatt krisgrupp - Kommunikationsplan /policy - Krisplan, struktur, mallar - Katastrofpsykiatriska resurser - Kontinuerlig övning / träning 3
Checklista vid kriser: Händelse 1 Händelse/olycka som hotar GE Healthcare Åtgärd Bilaga 5 2. Information om händelsen Status. Lägesrapport. Data/fakta. 3. Utvärdering av information Krissignaler. Bekräftelse av data/fakta. Antaganden om utvecklingen. Verifiering. 4. Alarmering, de berörda underrättas Anvisningar och rutiner i krisplanen. Larma räddningstjänst och övriga myndigheter. Ring Krisgruppen. 5. Omedelbar insats och ögonblickliga Rädds människoliv. Vidta nödvändiga åtgärder. omedelbara åtgärder. 6. Bedöm om det är speciella förhållanden Behöver vi ta särskild och omedelbar som skall hanteras. hänsyn till anhöriga, massmedia, ägare eller myndigheter? 7. Värdering av situationen. Bedömningar Definiera problemet. Analysera orsaker. och problemlösning Fastställ mål och önskad situation. Utarbeta flera alternativa lösningar. 8. Bedöm behov av nödvändigt stöd Krisplan, handlingsplan. Organisera resurser. Bedöm kostnader och likviditet. Vad händer med den vanliga verksamheten? 9. Särskilda överväganden Känsliga frågor, good will osv. 10. Formaliteter Rapportering, fullmakter från ledning och myndigheter. Avstämningsmöten: Protokoll och agenda vid statusmöten är Loggboken. Håll alltid en fast och mobil telefonlinje öppen, OBS, får endast användas för inkommande samtal. Statusmöten hålls för att alla skall vara så uppdaterade som möjligt. Det ger en möjlighet att: Uppdatera alla om situationen Samordna åtgärder Delegera uppgifter, problemlösning och vidta åtgärder Aktuella ärenden på statusmöte kan vara: Uppdatering av information om situationsförloppet Strategival Planering, ordergivning, klargörande av policy och riktlinjer Är krisledningsgruppen organiserad för att lösa alla uppgifter? Informationshantering, gentemot media, anställda, ägare, kunder och leverantörer. Behöver gruppen förstärkas med specialister? Katastrofpsykiatrisk akuthjälp? 11. Genomförande Tänk efter, före.. -Förberedelser -Informera berörda parter -Ge order, kör. Kom ihåg det egna organisationens kärnvärden och värdegrund vid agerande och budskapsformulering Det gäller att agera mänskligt, konsekvent och snabbt! Press, radio och TV när krisen kommer 4
Nyhetsdygnet - Nyhetsdygnet har ingen början och därmed inget slut.. -.vilket också betyder att informationsorganisationerna har ständig beredskap Nyheten når ut i samma ögonblick som händelsen inträffar 5
Mediernas roll - Granskande - Rapporterande - Informerande - Underhållande Vad är journalistiskt intressant, vad är en nyhet? -Oavvisligt allmänintresse -Det oväntade och annorlunda -Negativa nyheter går alltid före positiva -David & Goliat, konflikter, motsättningar -Skandal, senasation, hot, katastrof -Lokal vinkel -Journalistens eget engagemang Det är lättare att själv tala om vad man är och står för än att andra gör det Är du offensiv kan du styra situationen är du defensiv och passiv/långsam styr situationen dig! 6
Etik & Moral Ta hand om de drabbade internt och externt Tryggas genom god kommunikation, lyhördhet och snabba beslut om att sätta in traumabearbetning, psykologer, ekonomiskt bistånd etc, etc. Rykten går fort vid händelser, t ex misstänkt bro 7
Lite stelt och tråkigt Spekula oner Omhändertagandet KFUM 8
Hur bro et påverkar Hur bro et påverkar Hur bro et påverkar Hur bro et påverkar Övriga KFUM Anställda 9
Risken för rykten är stor Folk söker svar i media Media Allmänheten Allmänheten KFUM Medlemmar Övriga KFUM Medlemmar Folk söker svar i media Frågor, frågor, frågor Media Allmänheten KFUM Anställda Övriga KFUM Anställda 10
Jakten på en syndabock Vad (har hänt)? Var (skedde det)? När (ägde det rum)? Hur (gick det ll)? Varför (inträffade det)? Vem (u örde dådet)? Vad (gjorde vi för fel)? Var (var jag när det skedde)? När (började det)? Hur (kunde det få ske)? Varför (märkte vi inget)? Vem (ska stå ll svars)? Självrannsakan Vad (skulle vi ha gjort)? Var (borde vi ha gjort det)? När (skulle vi ha gjort det)? Hur (skulle vi ha gjort)? Varför (gjorde ingen något)? Vem (ska ställas ll svars)? 11
KFUM Central Basket ska verka, genom utövning av basketsporten, för höjande av medlemmarnas andliga och fysiska fostran samt för främjande av god kamrat- och idrottsanda. KFUM-KFUK Central basket har som mission att verka för sportsliga framgångar inom ungdoms- och seniorbasket i centrala Stockholm, baserat på proffsig basketverksamhet förenat med socialt ansvar. Vi har också beslutat att vi ska ha en drogfri verksamhet inom KFUM Central Basket och syftet med denna policy är att förtydliga vad vi avser med detta, förtydliga olika personers ansvar och konsekvenser om någon bryter mot våra regler. 12