Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 1(122) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: 2007-12-14--16 Föregående möte: 2007-11-09--11 Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare Erik Hedberg Justerare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 2(122) Bilaga: Dagordning 1. Formalia... 3 2. Verksamhetsplansärenden... 7 2.1. Beslut: Prioritering och uppdatering av ansvarsområden... 8 2.2. Beslut: Nordisk organisation... 12 2.3. Beslut: Omformning av arrangemangsbidragen... 15 2.4. Diskussion: Grundgarantiregler... 17 2.5. Beslut: Lajv-Aid... 18 3. Måldokumentsärenden... 22 3.1. Beslut: Dokument i Sverok... 23 3.2. Beslut: Sveroks budget på ett nytt sätt... 27 3.3. Beslut: Verksamhetsplanens utformning... 29 4. Hållbar ekonomi-ärenden... 34 4.1. Diskussion: Sverok i Arns fotspår?... 35 5. Förvaltningsärenden... 36 5.1. Beslut: Styrdokument Avlastningsutskottet... 37 5.2. Beslut: Attestlista... 40 5.3. Beslut: Preliminär budget för 2008... 43 5.4. Beslut: Bidragsnivåer 2008... 50 5.5. Diskussion: Blandat om riksmötet... 54 5.6. Beslut: Uppmuntran inför riksmötesvalet... 55 5.7. Beslut: Kalla reserver till Riksmötet... 57 5.8. Beslut: Motion om Riksmöte på hösten... 59 5.9. Diskussion: Verksamhetsplanen 2008... 66 5.10. Beslut: Direktiv för föreningar i Sverok... 67 5.11. Beslut: Anta nya föreningar... 71 5.12. Beslut: Avstängning av Forodrim... 73 5.13. Beslut: Personaldirektiv Personalens arbete med hemsidan... 76 5.14. Beslut: Ratificering av beslut om Särskilt bidrag taget per capsulam... 78 5.15. Beslut: Styrdokument förbundstidningen... 81 6. Övriga ärenden... 86 7. Rapporter... 87 7.1. Rapport: Den kompetente gamern... 88 7.2. Rapport: Ekonomi... 90 7.3. Rapport: Förbundskansliet... 95 7.4. Rapport: Förbundssekreterare... 98 7.5. Rapport: Föreningsstatistik 2005-2007... 100 7.6. Rapport: Olas projekt / Lajv Aid... 104 7.7. Rapport: Ordförande... 105 7.8. Rapport: US-konferensen den 16/11-07... 108 7.9. Rapport: Verksamhetsutvecklaren... 109 7.10. Rapport: Specialbidragen... 111 7.11. Rapport: Spelveckans Arbetsgrupp... 112 7.12. Rapport: Spelveckan... 113 7.13. Rapport: Arbetet inför Riksmötet 2008... 114 7.14. Rapport: Distriktsrepresentanter på riksmötet... 118 7.15. Rapport: Arbetet med riksmötesombudsvalet 2008... 119 7.16. Rapport: Arbetet med marknadsföring 2008... 120

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 3(122) 1. Formalia Mötet beslutade att 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. 6...lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2).

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 4(122) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Aimée Kreuger, förbundsordförande. Christoffer Fogelström, ledamot Dan Sivnert, ledamot (vice ordförande) (endast under söndagen) Daniel Andersson, ledamot David Karlsson, ledamot Erik Hedberg, ledamot (förbundssekreterare) Jesper Berglund, ledamot Maria Rodén, ledamot Frånvarande Tobias Lehto, ledamot

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 5(122) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Jesper Berglund Mötessekreterare Christer Pettersson Justerare Erik Hedberg

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 6(122) Bilaga: Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Paul Carlsson, gäst lördag Linda Efraimsson, gäst lördag Samuel Åström, sakkunnig i förvaltningsfrågor lördag Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 7(122) 2. Verksamhetsplansärenden

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 8(122) 2.1. Beslut: Prioritering och uppdatering av ansvarsområden Mötet beslutade att 1...anta Bilaga: Ansvarsområden i styrelsen. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Prioritering och uppdatering av ansvarsområden Bilaga: Ansvarsområden i styrelsen Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 9(122) Beslutsunderlag: Prioritering och uppdatering av ansvarsområden Av: Erik Hedberg Nu har vi kommit så långt på styrelseåret att vi bör ha en bra känsla för vad vi klarar av och vill göra, likaså är det hög tid att göra det vi vill få gjort. Det är alltid lättare att skjuta upp saker än att säga att de inte kommer bli gjorda, men nu har vi kommit så pass långt att det vi i princip inte gör imorgon kan vi inte räkna med att få gjort det här verksamhetsåret. Därför tycker jag att vi ska titta på alla ansvarsområden och allt som vi mer eller mindre uttalat sagt att vi ska göra, och verkligen stämma av mot verkligheten. Vad känner vi är realistiskt att vi kan genomföra, och vad vill vi prioritera? Mitt förslag på hur vi ska göra detta är att 1. Jag till mötet sammanställer en tydlig lista med allt som har talats om att göra i år. 2. Var och en funderar lite på vad man kan och vill göra under resten av året. 3. Allt som någon kan och vill göra markeras på listan. 4. Vi gör gemensamt en grov prioritering och om det är något som måste göras men inte är taget diskuterar vi hur det ska bli gjort. Det vi kommer fram till en lösning på markeras. 5. Allt som inte är markerat stryks från listan. Jag yrkar att 1...den av mötet uppdaterade listan över ansvarsområden antas 2...den av mötet skapade listan över vad förbundsstyrelsen avser prioritera under resten av

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 10(122) Bilaga: Ansvarsområden i styrelsen Löpande ansvarsområden Fokusgrupp Administration Ekonomi - Daniel Andersson David Karlsson Förbundsdatabas - Erik Hedberg Kansli- och arbetsgivaransvar - Daniel Andersson, vice Dan Sivnert Signaler (ansvarig utgivare) - Aimée Kreuger Stöd till arvoderad - David Karlsson Fokusgrupp Påverkan Interninformation - Erik Hedberg Aimée Kreuger Strategisk kommunikation - Daniel Andersson, vice David Karlsson Fokusgrupp Utveckling Arbetsgrupper - Dan Sivnert Folkbildning och Studiefrämjandet - Jesper Berglund Organisationsutveckling - David Karlsson Spelveckan - Dan Sivnert Fokusgrupp Verksamhet Arbetsgrupper - Erik Hedberg Distriktskontakt - Aimée Kreuger, vice Erik Hedberg Driftsarbete - Maria Rodén Hemsidearbete Erik Hedberg Internationellt arbete Erik Hedberg Marknadsföring - Christoffer Fogelström Rättvisa - Christoffer Fogelström Sveroks forum - Maria Rodén Tidsbegränsade områden Arkiv och dokument Erik Hedberg Arrangemangsbidraget Erik Hedberg Föreningar.se - Dan Sivnert Föreningsguide - Jesper Berglund Föreningslokalbidrag Erik Hedberg Försäkring - David Karlsson Hemsideutveckling Erik Hedberg Internetbaserad organisering - Daniel Andersson Introduktionsmöten - Erik Hedberg Må bra-uppföljning - Erik Hedberg Ombudsvalssekretess Erik Hedberg Signaler från Sverok - Dan Sivnert Spelveckan -07 Dan Sivnert Särskilt bidrag Erik Hedberg Kontaktperson för arbetsgrupper Driftsgruppen - Maria Rodén

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 11(122) Folkbildningsarbetsgruppen - Jesper Berglund Forumgruppen - Maria Rodén Hemsidearbetsgruppen Erik Hedberg PR-arbetsgruppen - Christoffer Fogelström Rättvisearbetsgruppen - Christoffer Fogelström Utbildningsarbetsgruppen - Aimée Kreuger Spelveckearbetsgruppen Dan Sivnert Internationella arbetsgruppen Erik Hedberg

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 12(122) 2.2. Beslut: Nordisk organisation Mötet beslutade att 1...förbundsstyrelsen beslutar att föreslå Riksmötet att man ska anta överenskommelsen Agreement of foundation of a Nordic organisation for fantastic activities. 2...Erik Hedberg får i uppdrag att sammanfatta förbundsstyrelsens tankar kring organisationen. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Nordisk Organisation Bilaga: Hyperions text om organisationen Expedieras Hyperion - Norsk Forbund For Fantastiske Fritidsinteresser Landsforeningen for Levende Rollespil

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 13(122) Beslutsunderlag: Nordisk organisation Av: Erik Hedberg Bakgrund Efter en serie möten har den Nordiska arbetsgruppen enats om att försöka få organisationerna att anta en avsiktsförklaring som går ut på att grunda en nordisk organisation under sommaren 2008. Kort kan sägas att Hyperion varit drivande i processen, och att Sverok har varit mycket tydliga med att vi inte vill ha en organisation som kräver särskilt mycket, varken engagemangsmässigt eller ekonomiskt. Hyperion antog denna överenskommelse på sitt årsmöte i oktober. Utöver överenskommelsen presenterade Hyperion också hur gruppen tänkt kring den framtida organisationen. Mitt förslag är att förbundsstyrelsen beslutar att föreslå Riksmötet att anta överenskommelsen, och att jag får i uppdrag att skriva en text som kort redogör för våra tankar kring organisationen. Agreement of foundation of a Nordic organisation for fantastic activities Hyperion - Norsk Forbund For Fantastiske Fritidsinteresser, Landsforeningen for Levende Rollespil and Sveriges roll- och konfliktspelförbund hereby agree to start a Nordic organisation for the fantastic interests. The organisation shall support the cooperation between member organisations and encourage cooperation between local clubs and activities in different countries. During the summer of 2008 a General Assembly shall be held. This General Assembly, consisting of an equal number of delegates from each organisation, shall vote on the bylaws, budget, yearly dues and elect a board. Each country receives equal shares of the seats in the board. Jag yrkar att 1...förbundsstyrelsen beslutar att föreslå Riksmötet att man ska anta överenskommelsen Agreement of foundation of a Nordic organisation for fantastic activities. 2...Erik Hedberg får i uppdrag att sammanfatta förbundsstyrelsens tankar kring organisationen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 14(122) Bilaga: Hyperions text om organisationen Mer om arbeidet med organisasjonen Innledning Hyperion ved Leder og Generalsekretær har deltatt på en serie internasjonale møter i løpet av 2007. På disse møtene har man diskutert hvordan man enklest og best kan fremme samarbeid både mellom organisasjonene og mellom medlemsforeningene. Tre mulige veier å gå har blitt diskutert: 1. Å ikke ha noe formelt samarbeid mellom nordiske organisasjoner. Dette alternativet innebærer at organisasjonene hver for seg rett og slett ikke bruker noen ressurser på internasjonalt arbeid. 2. Å ha en gruppe som møtes jevnlig for å diskutere og kanskje ta initiativ til samarbeid melom organisasjonene uten å ha noen bindende avtaler Dette nivået av samarbeid er man på nå. En gruppe representanter fra organisasjonene har møttes tre ganger i år, og i tillegg tok Sverok initiativ til en større internasjonal konferanse. 3. Å ha et formelt samarbeid mellom organisasjonene Dette innebærer at organisasjonene forplikter seg til et minimum av arbeid. Den internasjonale arbeidsgruppa har kommet frem til, etter å ha sett på støtteordningene og mulighetene som finnes, at den beste måten å ha et formelt samarbeid på er å opprette en liten internasjonal organisasjon. Generelle planer for organisasjonen Det er ikke mulig å si noe helt sikkert om hvordan en eventuell nordisk organisasjon kommer til å oppføre seg, ettersom den kommer til å bli demokratisk og man kommer til å vedta vedtekter og program og sånt på en første generalforsamling. Likevel kan man anta at organisasjonen kommer til å være veldig liten i begynnelsen, og brukes mest for å komme inn i gunstige støtteordninger i tillegg til å kunne brukes som kanal for medlemsorganisasjonene eller medlemsorganisasjonenes medlemsorganisasjoner (!) hvis de f.eks. planlegger noe som man kan søke støtte gjennom en nordisk forening om. På sikt ønsker vi å kunne skape aktivitet gjennom organisasjonen, for eksempel ved å arrangere internasjonale konferanser eller støtte samarbeid mellom lokale foreninger. Ressursbruk for Hyperion Hvor mye menneskelig innsats Hyperion legger i organisasjonen kommer til å bli noe avhengig av hvordan Agenda blir seende ut og noe avhengig av om ildsjeler melder seg til internasjonal tjeneste. Økonomisk sett kommer Hyperion ikke til å bruke spesielt mye; i den internasjonale gruppa har man pratet om modeller som fører til at Hyperion betaler 8-15 000 kroner, og budsjettet som vedtas på dette Landstinget kommer naturligtvis til å legge skarpe begrensninger på hvor mye dette kan komme til å koste økonomisk. Ideelt sett kommer organisasjonen til å få det meste av finansieringen fra internasjonale støtteordninger. Mulige fordeler for Hyperion sentralt Hyperion kan få klare fordeler med opprettelsen av en slik organisasjon. For det første er det antakeligvis økonomisk gunstig; så lenge Hyperion skal drive med noen form for internasjonalt arbeid er det gunstig å ha en pott penger å trekke på som ikke går på bekostning av andre ting i Hyperion. For det andre kan det komme fordeler av samarbeid med Sverok og LLR hvor tillitsvalgte får ideer av hverandre og lærer mer om hvordan det er å styre en organisasjon det er alltid fint å se hvordan andre gjør ting, særlig om det innebærer en hyggelig reise til København eller Linköping. For det tredje kan det være kjekt med en nordisk organisasjon dersom man ønsker å påvirke nordiske eller internasjonale aktører. Mulige fordeler for medlemsforeningene På sikt kan det være praktisk for medlemsforeningene i Hyperion at det finnes en nordisk organisasjon. Man kan bruke den til å nå internasjonale støtteordninger, man kan kunne søke om penger eller hjelp til samarbeidsprosjekter, og medlemmer som ikke er sentralt tillitsvalgte kan også komme til å reise på konferanser arrangert av en nordisk organisasjon.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 15(122) 2.3. Beslut: Omformning av arrangemangsbidragen Mötet beslutade att 1...avslå ärendet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Omformning av arrangemangsbidragen Expedieras Ingen. Reservation mot styrelsens beslut angående arrangemangsbidraget Av Daniel Andersson Distrikten är en viktig del i Sverok. Endast distrikten kan ge ett situationsanpassat och personligt stöd till hobbyutövarna på det lokala planet, i föreningarnas vardag. Idag kan de svårligen påstås inneha den rollen. Förbundskansliet delar ut oriktade bidrag till medlemsföreningarna. Det är genom förbundskansliet man registrerar sig och sina medlemmar och det är förbundskansliets personal som man har kontakt med. Förbundet stödjer rikstäckande evenemang och oriktade stöd till alla föreningar och distrikten fokuserar på att stödja föreningarna på det lokala och regionala planet och det är sitt distrikt man vänder sig till när man behöver stöd för att genomföra ett lokalt arrangemang. Eller? När man behöver pengar till en föreningslokal vänder man sig till förbundet. När man behöver pengar för att delta på en mässa eller genomföra skolbesök vänder man sig till förbundet, då medel från marknadsföringsbudgeten gärna läggs på föreningarna. Även det särskilda bidraget används för att stödja lokala arrangemang, då vissa distrikt saknar möjligheter att själva stödja dessa. Och vem vänder man sig till om man vill ha stöd för att genomföra ett medelstort arrangemang i sin hemkommun? Jo, förbundskansliet. Vi oroar oss över att distrikten har problem med att rekrytera personer till förtroendeuppdrag och motivationen är låg. Men vilken roll ger vi distrikten i dagens Sverok? Uppenbarligen inte rollen som det led som erbjuder distrikten ett personligt stöd när de står inför finansiella eller organisatoriska utmaningar i samband med arrangemang. Vill vi bygga starka distrikt måste vi ge distrikten möjligheter att ha den roll som vi vill att de ska ha. Och vi måste ge dem rätten att ha den rollen. Jag reserverar mig mot förbundsstyrelsens beslut till förmån för mitt eget yrkande i beslutsunderlaget.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 16(122) Beslutsunderlag: Omformning av arrangemangsbidragen Av Daniel Andersson Bakgrund Sedan riksmötet har det förekommit diskussioner kring arrangemangsbidragets och framtid och skepsisen har varit stor. Under de fyra månader som bidraget har funnits har såvitt jag vet en enda ansökan inkommit och godkänts. Samtidigt har vi inom styrelsen känt en frustration över att det inkommer ansökningar om särskilda bidrag på ett par tusen kronor f ör arrangemang och marknadsföring, något som vi snarare har sett som distriktens roll att hantera. Tyvärr har de aktuella distrikten inte kunnat erbjuda föreningarna något stöd. Frågan som diskuterats har varit om det ska tas bort eller finnas kvar. Å ena sidan har det hittills fungerat rätt dåligt. Å andra sidan behöver medelstora arrangemang ofta hjälp och vi har ett beslut på att det ska finnas kvar under hela 2009. Jag vill därför föreslå att arrangemangsbidraget förändras. Regionala fonder Jag vill delegera ansvaret för arrangemangsbidragen till distrikten. Pengarna kan delas upp i åtta potter där varje distrikt, eller rättare sagt en person från varje distrikt (för att undvika att väntan på ett styrelsemöte försenar allt) handlägger ansökningarna i det specifika distriktet. Pengarna bör dock hela tiden finnas på förbundets konto och pengar som vid årsskiftet inte betalats ut stannar inte i potten, utan försvinner tillbaka till förbundets jättestora skattkista. Nå. Det som jag tror att det här skulle uppnå är: 1. Administrationen skulle förenklas för förbundet i och med att kansliet inte behöver kolla om banners inkommit till hemsidan i tid eller så, kansliet får bara ett mail med en utbetalningsorder från den regionala handläggaren. 2. Distrikten kan mer aktivt ligga på föreningarna för att få dem att söka. Marknadsföra stödet när de träffar föreningarna, marknadsföra i utskick. 3. Distrikten har större möjligheter att bli attraktiva för föreningarna och förstärka sin regionstödjande roll i spelhobbyn när de får ytterligare medel, och då dessa medel ska gå direkt till föreningarnas evenemang. Målgrupper Arrangemangsbidraget tror jag bäst skulle ha två huvudsakliga målgrupper för att bäst fylla sin funktion. 1. Medelstora arrangemang där fler än den egna föreningens medlemmar möts. 2. Marknadsföringsarrangemang där föreningen eller hobbyn marknadsförs mot allmänheten. Summan Spontant känns 50 000 kr per distrikt som en rimlig summa, men det är egentligen mer baserat på att det är en jämn och fin summa, och att 400 000 kr känns som smärtgränsen för vad vi kan betala, trots att vi adderar marknadsföringen till fondens uppgift. Frågan om ifall pengarna ska fördelas med en viss summa per medlem/förening eller en viss summa per distrikt är inte heller den helt svartvit. Anledningen till att jag vill ge distrikten/regionerna lika mycket pengar är dels att det helt enkelt är enklare så, men också för att ett uträkningssätt baserat så medlemmar eller föreningar skulle ge de rikare distrikten kring storstäderna ytterligare en stor pott, medan distrikten med lägre inkomster skulle få en väldigt låg summa att fördela till marknadsföring och möten mellan spelare. Pengarna skulle sättas in där behoven är som minst. Processen Riksmötet har i detalj beslutat hur arrangemangsbidraget ska se ut, och därför måste även riksmötet ändra sitt beslut för att bidraget ska kunna ändras. Det vi bör göra är därför att ge någon i uppdrag att skriva en riksmötesmotion där vi föreslår 1) att bidragsreglerna ändras enligt ovanstående eller 2) att riksmötet fastställer att pengar ska gå till ovanstående målgrupper utan att fastställa regler. Jag vet inte vilket som är bäst, men det kan vi nog diskutera oss fram till. Jag yrkar att 1...Daniel Andersson ges i uppdrag att skriva en riksmötesmotion om ändrade arrangemangsbidragsregler.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 17(122) 2.4. Diskussion: Grundgarantiregler Handlingar i ärendet Inga.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 18(122) 2.5. Beslut: Lajv-Aid Mötet beslutade att 1...bordlägga ärendet på grund av tidsbrist. Handlingar i ärendet Bilaga: Öppet brev rörande Lajv Aid Projektplan: Lajv Aid Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 19(122) Projektplan: Lajv Aid Karl Lampinen, karl.lampinen@sverok.se, 0702287064 Projektplan Syfte Projektets syfte är att ge barn i utsatta miljöer en chans till en bättre vardag. Vi lär dem använda rollspel i underhållningssyfte då det är billigt, anpassningsbart efter omgivningen och kan utvecklas på egen hand utan inbladning av utomstående i det här fallet Sverok. Det Sverok ger är förhoppningsvis ett lite bättre liv för de flyktingbarn som kan vara med. Det Sverok får förutom känslan att ha bidragit till att ha förbättrat något konkret, är erfarenheter, nätverk och material som kan användas i vår reguljära verksamhet i Sverige. Projektets syfte mer i detalj är att barnen ska kunna lära sig, förstå, och sedan själva kunna använda sig av rollspel som ett sätt att underhålla sig själva och sin omgivning. Att spela rollspel ska kunna fungera som ett sätt att få utlopp för sitt lek och spelbehov som barn, samt ett sätt att få använda och utveckla sin fantasi. Syftet med att jobba med barn i flyktingläger är att Sveroks medlemmar ska kunna visa och dela med sig av glädjen i att spela rollspel till barn som lever i flyktingläger med mycket knappa resurser. Eftersom syftet med detta projekt är att det ska fungera som en glädjespridare för barnen i flyktinglägret är det mycket viktigt att det sker på deras villkor. Det är viktigt att spelledare från Sverok som kommer att vara med och genomföra detta projekt samarbetar med barnen. En stor vikt ligger på att barnen är med från början, deltar i scenarionas utveckling tillsammans med spelledarna. På detta sätt kommer vi att kunna tillgodose barnens behov, och att kunna använda oss av deras intressen. Barnen kommer då också att känna att de är med på projektet från början, och att de inte känner att vi lägger ett ansvar på dem som de måste leva upp till. Meningen är naturligtvis att barnen ska ha roligt när vi genomför projektet. Tillvägagångssättet är därför ett mål i sig. Vad? En arbetsgrupp, inklusive spelledare från Sverok, utomstående tolkar, och projektansvariga kommer att tillsammans med flyktingbarn att utföra ett rollspelsprojekt. Spelledare från Sverok kommer tillsammans med barn i åldrarna åtta till tretton, att tillsammans planera, bearbeta och genomföra rollspel. Det material och de erfarenheter som produceras ska sammanställas och spridas för framtida, liknande projekt och insatser för spelande hos ungdomar med annan kulturell bakgrund än den genomsnittlige Sverokmedlemmen. Hur? Projektet kommer att vara uppbyggt av delprojekt som kommer att fungera likt länkar i en kedja eller löpa parallellt, beroende på resurstillgången. Det viktigaste i projektet är inte att det genomförs på kortast möjliga tid, utan framgången bedöms utifrån vilka erfarenheter som kan dras och föras vidare, vilket material som produceras och hur projektet tas emot. En projektledare för projektet kommer att utses. Projektledaren är den som har ansvaret för genomförandet av projektet. Som tidigare nämnts kommer detta genomförande ske genom att projektet delas upp i olika delprojekt där varje delprojekt är i sig själv värt att genomföra. Detta gör att även om inte projektet skulle ta sig hela vägen fram kommer ändå positiva, konkreta saker komma ur delprojekten. Andra fördelar är att genom att dela upp ett stort projekt i mindre bitar ökar genomförbarheten, människor kan lättare bidra utan att överösas med jobb samt att Sveroks förbundsstyrelse, vid behov, snabbt kan stoppa något som är på väg åt fel håll resursmässigt. Här nedan beskriver jag kort de olika delprojekten. Vissa saker kan se konstiga ut att ha som projekt, men ordet projekt kan lika gärna bytas ut mot Uppdrag där varje genomfört uppdrag bidrar till helheten. Vissa uppdrag är viktigare än andra, och kommer att prioriteras vid behov, men alla bidrar till moderprojektets genomförande. Delprojekten kallas just nu för de föga upphetsande namnen Delprojekt I o.s.v. i brist på bättre. Sist i varje delprojekt skriver jag vad projekten kommer ge Sverok om de lyckas. Delprojekt I syftar till att ta fram scenarion som ska användas hos den/de utsedda målgruppen/målgrupperna. Dessa scenarion kräver hög kvalitet och bör vara välproducerade för att kunna tilltala och beröra spelarna utan att riva upp trauman. Duktiga scenarioskrivare ska engageras. Detta projekt upparbetar framtida möjliga samarbetspartners samt skapar scenarion som kan användas i framtida projekt. Delprojekt II syftar till att testa scenariona i verkliga situationer. Från att börja scenariotestningen med erfarna spelare för att sedan gradvis försöka närma sig den tänkta målgruppen. Under detta arbetet kommer även scenariona redigeras och då krävs det en arbetsgrupp som består av dels de ursprungliga skrivarna och dels människor som är intresserade av att bidra till projektet; flera av dessa bör ha liknande bakgrund som de barn och ungdomar som är vår

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 20(122) målgrupp, d.v.s invandrare. Detta projekt kommer att skapa nya kontakter inom Sverige till grupper av potentiella medlemmar där Sveroks kunskap för tillfället är dålig. Det kommer även ge oss kunskap hur man kan gå till väga vid projekt med liknande målgrupper. Delprojekt III syftar till att mer konkret planera logistiken i projektet. Det handlar om att planera resor, boende, vaccination, utbildning, tolkar allt som hör till en så pass stor operation som detta är. Detta kommer kräva mycket kontakt med utomstående organisationer, varifrån Sverok kan få nyttiga nätverk och erfarenheter. Delprojekt IV syftar till att ordna finansiering till projektet. Målet är att ha en väldigt hög extern finansieringsgrad ett område där Sverok historiskt sett varit väldigt svaga. Detta kommer ge oss nyttiga erfarenheter om externa tillgängliga medel, sprida Sveroks namn bland bidragsgivare samt minska den ekonomiska belastningen på Sverok. Delprojekt V syftar till att dokumentera projektet på bästa möjliga sätt samt att vi möjlighet publicera rapporteringen. Detta kommer bättra på Sveroks dokumentation, vilket är en känd svaghet hos Sverok. Delprojekt VI syftar till att försöka engagera så många duktiga människor som möjligt till projektet. Tyvärr har Sverok ett väldigt engagemangsunderskott, men det gör detta delprojektet än mer nödvändigt. Detta projekt kommer att öka alla övriga projekts chans att lyckas samt möjligtvis minska Sveroks engagemangsunderskott om än marginellt. Delprojekt VII syftar till att genomföra projektet på plats. Detta kommer öppna upp obeträdd mark för Sverok och vara moderprojektets huvudmål. Projektledningsstruktur Det första alternativet är en projektledningsgrupp som består av en eller flera deltagare. Dessa kommer att utföra arbetet på ideell basis och uppdraget med att tillsätta projektledningsgruppen, alternativt projektledare, åläggs förbundsstyrelsen. Det andra alternativet är att en projektledare anställs för att uppfylla projektet och arvoderas för det. Scenarioskrivare, andra deltagare i projektet o.s.v. arvoderas efter behov och intresse bland Sveroks ideella. Det tredje alternativet är att delprojektet utlyses eller tilldelas ett företag som åtar sig att genomföra det i utbyte mot betalning. Alla alternativ har olika för och nackdelar, jag listar dem här under. Det första alternativet, det baserat på ideella, har fördelen med att det är billigast och inte fortsätter med att urholka den ideella flamman inom Sverok. Detta är den absolut vanligaste metoden inom Sverok och har stora fördelar, men samtidigt flera kända nackdelar exempelvis svårighet att verkligen genomdriva projektet, avhopp inom grupperna o.s.v. Det andra alternativet, det baserat på en arvoderad projektledare, är inte någon okänd metod. Ett problem som uppkommer är att större arbete läggs på projektledaren och att Sverok ev. måste arvodera en större mängd personer. Delprojektets kostnad är mer osäker och kräver mer engagemang från Förbundsstyrelsens sida. Det har en del av problemen med den rent ideella strukturen, men har ändå större möjlighet att ställa krav på projektets genomförande. Det sista alternativet är något som använts inom Sverok, men bara på lite större projekt. Detta är mer kontroversiellt då Sveroks resurser används för att ge vinst åt ett privat företag. Däremot så minskar belastningen på Sveroks kansli då alla ev. arvoderingar inom projektet hamnar inom företaget. Dessutom har Sverok en kontrollfunktion i och med att Sverok betalar företaget: inget färdigt resultat - inga pengar. Företaget kan också när det lämnar in sin offert specificera vilka kostnader som projektet kommer att ha och kostnadsbilden kommer därmed att vara klar för Sverok på förhand.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 21(122) Bilaga: Öppet brev rörande Lajv Aid Karl Lampinen, karl.lampinen@sverok.se, 0702287064 Jag, Karl Lampinen, kommer att ta på mig ansvaret som projektledare om, och enbart om, det är det tredje alternativet som gäller. Detta kommer jag att göra genom ett företag som drivs i min regi. Utifall förbundsstyrelsen följer min linje, kommer jag inför varje beslut om delprojekt att lämna in en offert till förbundsstyrelsen som förbundsstyrelsen sedan kan överväga om de vill acceptera eller om de vill delegera något delprojekt till någon annan. Om Sverok accepterar mitt företag som huvudman för projektet är det min önskan att jag, Karl Lampinen, har möjlighet att bli utnämnd som officiell representant för Sverok i frågor som rör projektet. I mitt arbete kommer jag att engagera flera duktiga människor, bl.a. tidigare kända Klara Johansson och Patrik Balint. Dessa kommer dock inte vara anställda eller underställda Sverok utan projektet. Därför uppmanar jag förbundsstyrelsen att Sverok begär in en projektplan för Delprojekt I av Karl Lampinens icke ännu namngivna företag. Sverok begär in en offert för genomförandet av Delprojekt I av Karl Lampinens icke ännu namngivna företag.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 22(122) 3. Måldokumentsärenden

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 23(122) 3.1. Beslut: Dokument i Sverok Mötet beslutade att 1... Policy: Dokument i Sverok antas. 2...förbundssekreteraren får i uppdrag att skriva en kortfattad Policy: Termer i Sverok som överrensstämmer så väl som möjligt med den gängse uppfattningen av olika termer i Sverok. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Dokument i Sverok Beslutsunderlag: Policy Dokument i Sverok Expedieras Förbundskansliet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 24(122) Beslutsunderlag: Dokument i Sverok Av: Erik Hedberg Bakgrund Behovet av tydligare dokumentation har diskuterats under året, och förra mötet beslutade vi att jag skulle skriva ett förslag på regler för vilka olika typer av dokument vi använder oss av inom Sverok. Förslaget Förslaget är ett försök att beskriva hur den gängse uppfattningen ser ut nu. Det finns många saker i systemet som skulle kunna läggas till, göras annorlunda eller förbättras, men att göra sådana förändringar bör vara väl förankrat, och därför vill jag inte lägga några förslag på ändringar nu. Idéer Nedan finns två idéer som jag fastnat extra för, och som jag skulle vilja göra styrelsen uppmärksamma på. Samlingsdokument/Ramdokument/Akt/Ärendedokument Ett dokument som innehåller historik över alla beslut och dokument som berör ett ärende. Varje gång man tar upp något som har med ärendet att göra så tar man med detta dokument. På så vis blir det mycket lättare att få överblick och sätta sig in i en fråga. Om man bestämmer att varje ärende och därigenom varje dokument av den här typen ska ha en ägare så blir det också mycket enklare att följa upp arbetet i förbundet. Delegationsdokument En form för förbundsstyrelsen att delegera ut ansvar till arbetsgrupper och andra. Behöver inte vara en egen dokumenttyp, bestämda former för hur det ska framgå i styrdokument kan fungera lika bra. Det viktiga är att man som medlem i en arbetsgrupp ska ha något slags papper på vad man får göra och inte. Termer i Sverok -dokument Något som ligger nära till hands när man ser Dokument i Sverok är ett dokument som förtydligar vad man menar med olika termer inom Sverok. Vad menar man med spelhobbyn, aktiva, förbundsaktiva, förbundet, sverok riks, kansliet? Det finns många termer vi använder oss av ganska flitigt, och som har en tendens att ändra betydelse i och med den höga omsättning av engagerade vi har. Jag föreslår att jag skriver ett sådant dokument på ungefär samma sätt som jag skrev Dokument i Sverok. Jag yrkar att 1... Policy: Dokument i Sverok antas. 2...förbundssekreteraren får i uppdrag att skriva en kortfattad Policy: Termer i Sverok som överrensstämmer så väl som möjligt med den gängse uppfattningen av olika termer i Sverok.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 25(122) Policy: Dokument i Sverok Antaget av Förbundsstyrelsen 2007-12-16 Här förklaras vilka dokument vi använder oss av i Sverok, och vad deras olika uppgifter är. För att alla ska förstå vad man menar när man talar om olika dokument är det viktigt att alla försöker följa beskrivningarna nedan så gott det går. Självklart kommer det inte alltid gå att passa in det man vill skriva i den här ramen, och då kan man föreslå ändringar, eller bara vara väldigt tydlig med vad man menar. Styrande dokument Styrande dokument är dokument som på något vis talar om hur arbetet inom Sverok ska bedrivas. Antingen genom att sätta upp mål, tala om hur arbetet ska gå till eller vad man inte ska göra. Stadgarna Stadgarna är förbundets lag. Inget står över stadgarna, och de kan bara ändras av Riksmötet. Riksmötet och förbundsstyrelsen kan besluta om tolkningar av stadgarna. Vision En vision beskriver ett idealtillstånd i en framtid, det är en ledstjärna som man ska sträva mot. Om det finns en vision ska alla beslut och alla steg som tas gå åt det håll som visionen pekar ut. En vision ska inte tala om hur arbetet ska gå till, bara varåt det ska leda. Verksamhetsplanen Den av Riksmötet beslutade planen för hur förbundets arbete ska gå till. Policy Förklarar hur alla inom Sverok ska hantera vissa frågor. Har inga uppsatta mål och gäller tills vidare. Bör inte beskriva exakt hur vad man ska göra, istället bör den ge ramar att hålla sig inom. Huvuddirektiv Förklarar arbetets struktur inom ett större område. Hänvisar till underordnade dokument där ytterligare riktlinjer finns. Ska vara tidlöst och bör bara innehålla mätbara mål som inte tar slut. Styrdokument Beskriver hur arbetet ska gå till inom ett begränsat område. Gäller bara de som är inblandade i det arbete styrdokumentet beskriver. Ska fungera som ett stöd för de inblandade, så att de hela tiden vet vad de ska och får göra. Bör innehålla: Varför man gör arbetet Tydliga och konkreta mål Tidsramar, hur länge dokumentet är giltigt. Ekonomiska förutsättningar Ansvarsfördelning mellan de inblandade Personaldirektiv Reglerar arbetsflöden och identifierar arbetsuppgifter av långsiktig karaktär som utförs av anställd personal i Sverok. Bör förklara varför arbetsuppgiften finns, samt innehålla långsiktiga och mätbara mål och beskrivning av hur arbetsuppgifterna löses. Ekonomidirektiv Reglerar principer och arbetsformer för specifika delar av förbundets ekonomi, såsom grundgaranti och lån till distrikt.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 26(122) Regler Tydliga regler inom ett väldefinierat område. Ska helst inte lämna utrymme för tolkningar. Bryter man mot reglerna bör det medföra någon slags sanktion. Andra dokument Protokoll En redogörelse för vad som hänt på ett möte. Om mötet fattat formella beslut så ska det skrivas ett formellt protokoll. Ett formellt protokoll ska innehålla: Mötets dagordning Vilka beslut man fattade Eventuella underlag som behandlats på mötet Deltagarlista Tänk på att det inte finns något egenvärde i att vara formell, det viktigaste är att vara tydlig. Beslutsunderlag (BU) Möteshandling som lyfter upp en fråga till beslut, och förklarar frågan för de inblandade. Ska innehålla förslag till ett beslut i form av att-satser. Bör innehålla: Bakgrund, hur läget ser ut och vad problemet är. Syfte, vad vill man uppnå beslutet om. Konsekvenser, vilka kan konsekvenserna av beslutet komma att bli. Avsändare, vem föreslår beslutet. Diskussionsunderlag (DU) Möteshandling som lyfter upp en fråga till diskussion, och förklarar frågan för de inblandade. Bör innehålla: Bakgrund, hur läget ser ut och vad problemet är. Mål, vad vill man åstadkomma med diskussionen. Begränsningar, vad vill man inte diskutera. Rapport En beskrivning av vad som hur arbetet går och vad som hänt inom ett visst område. Vanligtvis rapporterar man om arbetet som definierats i ett styrdokument. Finns det en tidigare rapport så ska den nya rapporten ta vid där den gamla slutade, så att de tillsammans bildar en sammanhängande beskrivning av hela händelseförloppet. Bör innehålla: Vad som hänt och vad som förändrats sen sist. Hur väl arbetet överrensstämmer med styrdokumentet. En planering för den närmsta tiden. Tänk på vem rapporten är riktad till och vad de behöver veta, för mycket information är också dåligt.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 27(122) 3.2. Beslut: Sveroks budget på ett nytt sätt Mötet beslutade att 1...verka i enlighet med Beslutsunderlag: Sveroks budget på ett nytt sätt. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Sveroks budget på ett nytt sätt Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 28(122) Beslutsunderlag: Sveroks budget på ett nytt sätt Av: David Karlsson Under förra styrelsemötet gavs jag i uppdrag att ta fram förslag på mallar på hur budget och verksamhetsplan ska se ut. Här kommer delen om budgeten. Delen om verksamhetsplanen kommer Aimée att skriva samman. Budgeten är framdiskuterad med Daniel och verifierad under samtalet om verksamhetsplanen med Aimée så att de två förslagen är samsynkade och fungerande med varandra. Jag skriver häri i jag-form men som ni kan utläsa så ska Daniel och Aimée givetvis ha del av äran även om jag är slö och väljer ett enkelt sätt att skriva. Förslagen är oberoende av om riksmötet flyttas från våren till hösten. Dessa förslag kommer att lösa en massa andra problem och möjligtvis även minska problemen med att ha ett riksmöte på våren. Budget och verksamhetsplanen En mycket viktig poäng är att budgeten och verksamhetsplanen ska vara som en enhet där verksamhetsplanen är den styrande. Det är ju trots allt verksamhetsplanen som är den viktiga delen som talar om vad vi vill göra, budgeten är ju bara en styrning med hjälp av en fördelning av de ekonomiska medlen så att vi kan verkställa det vi vill göra i verksamhetsplanen. Budgetutformningen Det finns flera problem som identifierades i diskussionerna. Jag tar dem en och en och ger en enkel lösning på var och en. * Långsiktighet För att få in långsiktighet utan att överdriva föreslår jag att en preliminärbudget föreslås samtidigt med det vanliga budgetförslaget. Det innebär ett förslag på en tvåårsbudget där den andra är preliminär och alltså enbart ett stöd för styrelsen i hur de ska agera under perioden mellan nyår och riksmötet. * Koppling till verksamhetsplanen Budgeten ska ha samma indelning som verksamhetsplanen med samma rubriken och samma poster som verksamhetsplanens punkter. Det innebär en post i budgeten per punkt i verksamhetsplanen. Tanken är också att budgeten beslutas om efter verksamhetsplanen. Med andra ord borde diskussionerna om budgeten enbart handla om vilken tonvikt vi ska lägga på de saker vi redan har beslutat oss om att utföra. * Förord med vision Till budgeten bör vi skriva in ett förord med några förklaringar om de principer som använts i budgeten tillsammans med en vision om vårt framtida ekonomiska arbete. Detta för att förtydliga för ovana budgetläsare. * Budgetkommentarer Alla budgetkommentarer ska begränsas till att enbart innehålla information om ekonomiska fakta och framräkningsmetoder som inte passar i en verksamhetsplan. De ska inte innehålla information som talar om vad som ska göras för pengarna. Detta för att den informationen ska skrivas ner i verksamhetsplanen för varje punkt. * Principen om budgettak Summan som anges på varje budgetpost ska anses och behandlas som ett budgettak och inte som ett mål eller en estimering som det ibland anses idag. Detta ska förtydligas i förordet. Med ovan menas att budgettak ska försöka hållas på samma sätt som att verksamhetsplanen ska utföras. Uppkommer det svårigheter med att hålla sig under budgettaket så är det givetvis styrelsens ansvar att agera på bästa sätt för Sverok. * Ekonomisk uppföljning Uppföljningen av vad pengar läggs ner på kommer att försvåras av att posterna styrs av verksamhetsplanens punkter. Detta är enligt mig inget större problem utan de flesta av de intressanta punkterna kommer troligtvis att återfinnas under längre perioder i vilket fall som. Det möjliggör alltså en ekonomisk uppföljning över flera år men på en högre nivå än på varje post i sig.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 29(122) 3.3. Beslut: Verksamhetsplanens utformning Mötet beslutade att 1...anta Bilaga: Verksamhetsplanens utformning Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Verksamhetsplanens utformning Bilaga: Verksamhetsplanens utformning Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 30(122) Beslutsunderlag: Verksamhetsplanens utformning Av: Aimée Kreuger David och jag har haft en diskussion beträffande utformningen av verksamhetsplanen, och kommit fram till en variant av förra året som förhoppningsvis kommer leda till en större långsiktighet och större insyn i Sverok. Långsiktigheten uppnår vi främst genom att göra en koppling mellan verksamhetsplan och vision, insynen främst genom att inte begränsa verksamhetsplanen till årets projekt utan att ta med allt det som kräver en tid eller pengar. Nackdelen är att verksamhetsplanen blir lång, vilket i sin tur riskerar att minska öppenheten. För att lösa det har vi en simpel men effektiv lösning som går ut på att den delen av verksamhetsplanen som inte traditionellt hör dit trycks i grått istället för svart. Jag yrkar att 1...anta bilagan Verksamhetsplanens utformning

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 31(122) Bilaga: Verksamhetsplanens utformning Av: Aimée Kreuger Bakgrund I det här dokumentet beskrivs formen för förbundets verksamhetsplan. Formen bör vara levande och vidareutvecklas, varje år innebär förmodligen kunskap om vilka delar som fungerat mindre bra, och tankar om hur det skulle kunna ändras till något bättre. Det här året är det två stora förändringar. Den ena är att tidigare år har verksamhetsplanen enbart innehållit det kommande årets verksamhet, nu tar vi istället med allt som förbundet innebär. Den andra är att det har byggts in en långsiktighet och riktning i verksamhetsplanen. Allting som görs är kopplat till någon del av visionen, och tillsammans med den nya rubriken Långsiktiga mål går det att se syftet med all förbundets verksamhet. Brister I den här varianten saknas ett sätt för riksmötet att prioritera verksamheten. 2007 användes kontrollord i form av Kan och Ska, men de har vi inte lyckats arbeta in här. Det är dock ett bra koncept som gärna får återkomma i senare versioner. En annan tanke vi provat med är att ge riksmötet ett antal bakgrundspoäng som de får fördela över planen. Fler bakgrundspoäng för en fråga ger den högre prioritet än en med mindre. Verksamhet Verksamhetsplanen är uppdelad i fyra rubriker; Medlemmarna, Allmänheten, Allmänheten för oss och Organisationen. I varje rubrik finns flera olika sektioner, där varje sektion inleds med en mening ur visionen. Formen därefter är samma för varje sektion, även om innehållet såklart varierar. Rubrikerna Medlemmarna Under den här rubriken samlas det som rör medlemmarna för medlemmarnas egen skull. Det handlar om vilken funktion förbundet kan fylla för medlemmarna, inte vad medlemmarna kan göra för förbundet. Allmänheten Den här rubriken innehåller de sektioner där förbundet arbetar utåtriktat, såväl i marknadsföringssyfte som i politiskt påverkanssyfte. Det är inte en separat grupp jämte medlemmarna, utan en bredare grupp där även medlemmarna ingår. Organisationen Under den här rubriken samlas de sektioner som har med organisationen självt, och dess förbättring, att göra. Sektionerna Under var och en av de fyra rubrikerna finns flera sektioner, lika många som det finns delar av visionen som hör hemma under respektive rubrik. Det här är formen för varje sektion. Citat från visionen. Varje sektion inleds med ett citat från visionen. Långsiktiga mål De flesta delarna av visionen är inte så enkla att det handlar om enbart en sak som ska uppnås. Istället finns det ofta flera saker som behöver förändras och göras för att jobba mot visionen. Vi kan inte göra alla samtidigt, men under den här rubriken står vilka mål vi har på längre sikt för den delen av visionsarbetet. Tanken är inte att det ska vara konkreta projekt eller uppdrag, utan att de långsiktiga målen ska tjäna som riktlinje när årets verksamhet planeras. Verksamhetsårets mål Här hittar man den mer traditionella delen av verksamhetsplanen, d.v.s vad som ska göras under verksamhetsåret. Varje punkt här under är uppbyggd på samma sätt. - Område Namn eller rubrik för punkten - Syfte Varför vi jobbar med det här området - Mål

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2007-12-14--16 32(122) Vad vi vill uppnå - Exempel Exempel på hur det kan göras, t.ex. genom att hålla en spelvecka eller att hålla kontakt med en annan organisation. Exemplen är inte saker som faktiskt ska göras, utan förslag på hur man kan arbeta mot målet. Upplägget innebär att riksmötet inte säger hur saker ska genomföras, utan istället pekar ut vart vi vill med organisationen. Verksamhetsårets drift Som tidigare nämnts finns hela förbundets verksamhet med i planen. Sådant som redan är uppstartat och ska drivas vidare står under den här rubriken, vilket gör att vi måste tänka igenom varför vi gör saker och vad deras syfte är, även med det som gjorts i alla tider. Resonemang kring utformandet Vision Verksamhetsplanen bygger på visionen. All verksamhet kopplas till visionen, så att det alltid går att se varför något görs, och vad det syftar till i slutänden. Detta gör förbundet lättare att styra och ge en riktning, då såväl gamla som nya idéer placeras i ett sammanhang. Genom att allt måste sättas i ett sammanhang finns det en spårbarhet inbyggd i formen för verksamhetsplanen. Oavsett vilken nivå man som ombud vill ändra i går det att se hur det påverkar verksamheten på lägre nivå och om det passar in i förbundets långsiktigare plan. Att en idé inte passar in kan antingen vara ett tecken på att den inte passar Sveroks syften just då, eller att de långsiktigare målen och visionerna behöver formuleras om. Hela visionen är med, även om inte alla delar av den har verksamhet knuten till sig varje år. Vi har valt att dela upp den, inte efter stycken utan efter meningar. Vissa meningar har berört olika områden i olika satser, och då har vi delat upp dessa med. Ingen del av visionen är med på fler än ett ställe. Långsiktighet För varje mening (varje innebörd) i visionen följer ett antal rubriker. Dessa är Långsiktiga mål, Verksamhetsårets mål och Verksamhetsårets drift. Visionen är det övergripande och långsiktiga som sällan ändras. Långsiktiga mål är delmål av varje mening på visionen, och tanken är att de ska ändras med några års mellanrum, allteftersom de uppfylls och andra aspekter av visionsmeningen som är dess respektive förälder blir intressantare. Verksamhetsårets mål är sådant som ska göras under året för att arbeta mot de långsiktiga målen. Verksamhetsårets drift är sådant som redan görs och ska fortsätta. Bara för att vi alltid gjort något är det inte säkert att vi alltid ska göra det, utan vi ska alltid veta vad det siktar till i slutänden. Hela förbundet Till skillnad mot vad som är normalt omfattar verksamhetsplanen inte bara årets verksamhet, utan hela Sveroks verksamhet. Ett av syftena är att göra det lättare att överblicka förbundet, både för att se vad som åstadkoms och vad som kostar i form av tid och pengar. Ett annat av syftena hör ihop med att visionen är en del av verksamhetsplanen. Allt som är ett mål i sig självt, och inte bara ett medel för att uppnå våra olika mål, står under någon del av visionen. Genom att skriva in hela verksamheten får vi en riktning inte bara på den verksamhet som är specifik för året, utan allt som görs i förbundet. Det som inte är specifikt för året skrivs in under rubrikerna Verksamhetsårets drift. Vi har medvetet valt att inte låta saker stå gånger. På så sätt är det dels lättare att läsa, men framförallt tvingas man på så sätt verkligen att tänka efter vad syftet är. Det är inte helt lätt att hitta rätt nivå för hur detaljerat det ska vara, men goda intentioner och en nypa salt är ett bra utgångsläge. För att göra det mer lättläst trycks det som inte hör till en traditionell verksamhetsplan i ljusare färg än övrigt. Roller Det måste vara lätt för riksmötet att peka ut riktningen för förbundet. Det är inte styrelsens uppdrag att välja syfte och mål, det ligger på riksmötet att peka ut. Förhoppningsvis kommer den här formen bidra till att underlätta det. På samma sätt som riksmötet och inte styrelsen ska välja riktning för förbundet är det inte riksmötets uppdrag att styra hur saker ska genomföras, det ligger på de som ska arbeta mot målen, oavsett om det är styrelsen eller ideella. För att undvika en alltför fluffig verksamhetsplan finns det möjlighet att skriva in exempel på hur verksamhet kan utföras. Det är inte tänkt som ett styrmedel, utan är till för att konkretisera diskussioner och ge riksmötet möjlighet att ge inspiration till de operativa krafterna.