Restaurangrapporten frågor och svar Viktiga datum 15 november Folkhälsomyndigheten beställer restaurangrapporter som är förtryckta med de uppgifter som då finns i Tillståndsregistret. Samtliga tillståndshavare som har haft tillstånd någon del av året är skyldiga att lämna rapporten. 1 december Folkhälsomyndigheten påbörjar utskick av rapporterna till kommunerna. De flesta kommuner bör ha fått rapporterna inom en vecka och kan då skicka ut rapporterna till tillståndshavarna. 1 mars Tillståndshavare ska ha lämnat rapporten till kommunen. 31 maj Sista datum för kommunerna och tillståndshavare att registrera restaurangrapporten i Tillståndsregistret. Rapporter som kommer in senare skickas till Folkhälsomyndigheten för registrering. Folkhälsomyndigheten påbörjar statistiksammanställning för att publicera statistik baserad på rapporterna. Statistik på kommunnivå publiceras endast för kommuner där det finns ett tillräckligt stort statistikunderlag. Rapportstatus i Tillståndsregistret Rapporter har alltid en aktuell status i Tillståndsregistret och rapporteringen kan därför följas från det att rapporten har blivit utskickad tills den har fått status godkänd. Utskickad Rapporter får status utskickad när Folkhälsomyndigheten skickat ut alla rapporter till kommunerna eller när en kommun har skickat ut enstaka rapporter. De enstaka rapporterna kan skrivas ut i samband med att kommunen avslutar ett tillstånd i Tillståndsregistret, då finns en funktion för att skriva ut en förtryckt restaurangrapport. Det är en fördel att använda den möjligheten eftersom det oftast är enklare att begära in rapporten direkt när ett tillstånd avslutats än att vänta till årsskiftet. Inkommen kommun/myndighet Rapporten har registrerats av kommunen eller Folkhälsomyndigheten. Inkommen webb Rapporten har registrerats av tillståndshavaren via webben. Godkänd Folkhälsomyndigheten genomför rimlighetskontroller och om inga större avvikelser hittas sätts status på rapporten till Godkänd. Folkhälsomyndigheten eller kommunen har möjlighet att
2 (7) sätta status på rapporten till Orimlig/Felreg i avvaktan på rättelse från tillståndshavare. Statistiksammanställning baseras endast på rapporter med status Godkänd. Vad bör kontrolleras på inkomna rapporter? Många kommuner har rutiner för att kontrollera inkomna rapporter och använder rapporten aktivt i sitt tillsynsarbete. Det bästa är när kommunen själva ser över rapporters rimlighet, eftersom kännedom om serveringsstället/orten oftast behövs. Folkhälsomyndigheten genomför också rimlighetskontroller av rapporterna innan publicering av statistik sker. Kontrollerna görs automatiskt och jämförelser görs av omsättning jämfört med inköpt volym x normalpris. Folkhälsomyndigheten har endast möjlighet att upptäcka större avvikelser och det är därför alltid bäst att kommunen själva ser över rapporters rimlighet. Rapporteringsskyldighet 1. Vilka är skyldiga att lämna restaurangrapport? Alla som har haft stadigvarande serveringstillstånd någon del av året. 2. Behöver de som har stadigvarande tillstånd för provsmakning (kategorikod 91 eller 92) lämna restaurangrapport? Nej, de omfattas inte av kravet på att lämna restaurangrapport. Meddela Folkhälsomyndigheten att de inte ska erhålla någon restaurangrapport, så att deras rapport makuleras. 3. Kan ni makulera rapporten för en restaurang som gått i konkurs? Den som har gått i konkurs ska lämna rapporten för den del av året som företaget har haft verksamhet. Om rapporten inte kommer in får den bara stå kvar som ej inkommen. Vid statistiksammanställning är det viktigt att även kunna analysera bortfallet. Därför är det viktigt att ingen kommun registrerar 0 i omsättning om rapporten inte har kommit in t.ex. i fallet med konkurs. 4. Vilka rapporter makuleras? Endast rapporter som skapats felaktigt på grund av att tillståndet egentligen var avslutat men fortfarande fanns i Tillståndsregistret eller att tillståndshavaren är undantagen från att ha ett kassaregister. 5. Ska även de som har tillfälliga serveringstillstånd, exempelvis en dag vid 6-10 tillfällen per år, rapportera? Nej, endast de som har stadigvarande serveringstillstånd är skyldiga att lämna rapporten. 6. En tillståndshavare har i sitt företag två olika serveringsställen. Räcker det med att lämna en restaurangrapport?
3 (7) Nej, tillståndshavaren måste lämna en restaurangrapport för varje serveringsställe. 7. Vad är praxis om en tillståndshavare inte lämnar in någon restaurangrapport till kommunen? En påminnelse bör skickas ut strax efter sista inlämningsdatum. En del kommuner tar ut en avgift om rapporten uteblir. En del kommuner öppnar ett tillsynsärende om rapporten inte kommit in efter två påminnelser. Det är också möjligt att meddela en erinran eller varning. Det är alltid kommunen som avgör själv hur utebliven rapport ska hanteras. 8. Vilka tillståndshavare kan undantas från att lämna restaurangrapporten? Den som omfattas av undantaget i 39 kap. 5 1 skatteförfarandelagen (2011:1244). 5 Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte för den som 1. bara i obetydlig omfattning säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort, Vid bedömningen enligt första stycket 1 av om det är fråga om försäljning i obetydlig omfattning ska det särskilt beaktas om försäljningen normalt uppgår till eller kan antas komma att uppgå till sammanlagt högst fyra prisbasbelopp under ett beskattningsår. (Prisbasbeloppet inkomståret 2013 var 44 500 kr dvs. totalt 178 000 kr är maxbelopp under 2013) Restaurangrapporten skickas varje år till samtliga tillståndshavare med stadigvarande serveringstillstånd. Om kommunen vet att en tillståndshavare omfattas av undantaget enligt ovan ska rapporten skickas åter till Folkhälsomyndigheten med en notering om att tillståndshavaren undantas från skyldighet att lämna restaurangrapport enligt 4 FoHMFS 2014:5. Rutinen sker varje år eftersom en tillståndshavares omsättning kan förändras, vilket kan innebära att han eller hon inte längre omfattas av undantaget från att lämna en restaurangrapport. Utskick till tillståndshavare 9. Måste kommunen använda den anvisning som Folkhälsomyndigheten har tagit fram? Det är en fördel om anvisningen används eftersom det är viktigt att tillståndshavare får enhetliga anvisningar oavsett i vilken kommun tillståndet finns. För tillståndshavare som väljer webbregistrering finns anvisningen tillgänglig även på webbsidan. Om kommunen skriver egna anvisningar är det viktigt att skriva korrekta uppgifter om webbregistrering, senaste inlämningsdatum etc. 10. Ska kommunen skicka ut två exemplar av förtryckt restaurangrapport till tillståndshavaren? Nej, det är bättre att spara ett exemplar till utskick av påminnelse.
4 (7) 11. En tillståndshavare undrar om de kan få en kopia av förra årets restaurangrapport? Ja, de kan vända sig till kommunen för en kopia på rapporten. Folkhälsomyndigheten kan inte skicka ut kopior direkt till tillståndshavare. Webbregistrering 12. Ska tillståndshavare som webb-rapporterar även skicka in en pappersblankett till kommunen? Nej, webbrapportering är en del i regelförenkling för företagen och syftar till att minska den administrativa kostnader för företagen, i enlighet med regeringsbeslutet den 30 november 2006 diarienummer N2006/10426/NL, där alla myndigheter har fått i uppdrag att minska de administrativa kostnaderna för företagen med 25 % fram till år 2010. 13. Kan en tillståndshavare som har lämnat sin rapport på webben själv rätta rapporten? Nej, inloggningen stängs så snart rapporten är lämnad. Kommunen eller Folkhälsomyndigheten kan rätta rapporten. 14. En tillståndshavare missade att skriva ut bekräftelsen på att rapporten registrerats på webben och undrar om det går att ordna i efterhand? Kommunen eller Folkhälsomyndigheten kan kontrollera att rapporten har kommit in och bekräfta det för tillståndshavaren, men det går inte att skriva ut en bekräftelse i efterhand. Tillståndshavaren kan däremot begära en kopia på inlämnad rapport från kommunen. 15. Jag som alkoholhandläggare behöver rätta en rapport på grund av att tillståndshavaren har lämnat nya uppgifter. Rapporten har redan fått rapportstatus godkänd så rapporten är inte längre öppen för rättning. Hur gör jag då? Skicka e-post till servering@folkhalsomyndigheten.se och be att de öppnar rapporten. Då ändrar Folkhälsomyndigheten status på rapporten till orimlig/felreg och du kan sen rätta rapporten. 16. En tillståndshavare undrar om Folkhälsomyndigheten kan skicka ett lösenord med e- post? Nej, tillståndshavaren får vända sig till kommunen för att få en blankett förtryckt med lösenord. 17. Kan kommunen skriva ut en ny blankett med lösenord till en tillståndshavare som tappat bort sin blankett? Nej, kommunen måste vända sig till Folkhälsomyndigheten som skapar en PDF-blankett som kommunen får med e-post och kan skriva ut och skicka till tillståndshavaren. Det här kommer att ändras så att även kommunen kan skriva ut nya blanketter med lösenord.
5 (7) Registrering i kommunen 18. Jag är alkoholhandläggare i kommunen och undrar om jag ska invänta att alla rapporter kommit in innan jag skickar dessa till Folkhälsomyndigheten för registrering? Du kan själv registrera rapporterna i Tillståndsregistret. Om du inte registrerar själv utan väljer att skicka in dessa till Folkhälsomyndigheten vill vi inte att du väntar med att skicka in till oss. Du bör åtminstone skicka in rapporter som ska registreras varannan vecka under redovisningsperioden. 19. Jag har registrerat restaurangrapporter i Tillståndsregistret och vill undvika att registrera samma rapporter i vårt eget system ALK-T, kan jag undvika detta dubbelarbete? Ja, det finns funktionalitet i ALK-T för att ladda över rapporterna. Vänd dig till deras support för frågor om hur det fungerar. 20. Jag är alkoholhandläggare på kommunen och har registrerat alla rapporterna i Tillståndsregistret. Ska jag skicka kopia till Folkhälsomyndigheten? Nej, du behöver inte skicka några kopior. 21. Vart finns en tom/blank restaurangrapport? Det finns en blank blankett under Viktigt att veta i Tillståndsregistret. Det är dock endast i undantagsfall du bör behöva använda den. 22. Jag är alkoholhandläggare i kommunen och ser att en rapport är orimlig redan när jag registrerar rapporten. Kan jag skriva en kommentar till Folkhälsomyndigheten om detta? Ja, du registrerar först rapporten och sparar den. Sen klickar du ändra och har då möjlighet att skriva en handläggarkommentar. Du kan också markera rapporten som orimlig/felreg. 23. Jag har fått ett meddelande från Tillståndsregistret om att en rapport har markerats som orimlig/felreg. Skickas meddelandet till tillståndshavaren också? Nej, meddelandet skickas endast till kommunen. Du på kommunen kontaktar tillståndshavaren förutsatt att även du tycker rapporten verkar orimlig/felregistrerad. Årssammanställning från leverantörer 24. Har partihandlare en skyldighet att skicka årssammanställning över inköpta volymer till krögare? Det finns inget krav i alkohollagen om att partihandlare ska lämna en årssammanställning till krögarna över inköpta volymer. Därför kan vi inte heller påverka om/när de skickar ut sammanställningen. Det får ses som en ren servicegest att en del partihandlare gör detta.
6 (7) Krögarna bör själva spara sina orderbekräftelser eller fakturor på inköpta volymer och utifrån dessa sammanställa sin inköpta volym Normalpriser 25. Måste en tillståndshavare som inte säljer vin på helflaska ange normalpris för 75 cl vin? Ja, tillståndshavaren får räkna om priset från exempelvis glas till 75 cl. 26. Vad används normalpris till? Folkhälsomyndigheten använder normalpriserna i de rimlighetskontroller som görs. Det är därför viktigt att normalpris anges för rätt volym. Normalpriset används även för att följa prisutvecklingen över tid i restauranger. Omsättning mat 27. Ska försäljning av mat för avhämtning redovisas på restaurangrapporten? Om försäljning för avhämtning av mat är mer än 10 % av restaurangens totala försäljning av mat ska mat för avhämtning inte ingå i omsättning mat (observera att cateringförsäljning inte räknas som mat för avhämtning). Den 1/1 2012 sänktes momssatsen för restaurang- och cateringtjänster från 25 % till 12 %. Det medför ingen ändring vid redovisning i restaurangrapporten. Det är lika viktigt som tidigare att tillståndshavaren kan särredovisa sin försäljning av mat på restaurangen och för avhämtning. Omsättning alkoholdrycker 28. Måste andra jästa alkoholdrycker särredovisas? De tillståndshavare som inte än kan särredovisa andra jästa alkoholdrycker på grund av att de inte programmerat om sitt kassaregister får redovisa på samma sätt som tidigare för delar av året. Men de bör ändra i sitt kassaregister så att andra jästa alkoholdrycker kan särredovisas. 29. En tillståndshavare undrar hur hon ska redovisa när hon oftast endast säljer ett glas vin från en flaska, vars innehåll sen står och blir dåligt och måste hällas ut? Hon redovisar försäljningen för ett glas vin under omsättning vin och under inköpt volym redovisas vinet hon köpt in, det vill säga hela flaskan. 30. Vad är anledningen till att omsättning ska redovisas inklusive moms? Rapportering inklusive moms krävs därför att i statistik följs försäljning i servering och då avses pris ut till konsument. Inköpt volym alkoholdrycker 31. Ska inköpt volym avrundas till hela liter? Ja, det är viktigt att volym anges i hela liter.
7 (7) 32. Alkoholdrycker som köpts in under året och som fortfarande finns kvar i lager, hur redovisas dessa? Alkoholdryckerna redovisas under inköpt volym. 33. Vart redovisas alkoholdrycker som används i matlagning? Alkoholdrycker som används i matlagning redovisas under inköpt volym och omsättning mat. Tillsyn 34. Hur kan restaurangrapporten användas i kommunen? Det finns flera bra exempel på hur kommuner använder rapporten idag: Jämförelser med tidigare års uppgifter. Skillnader som uppstår vid jämförelser kan innebära att ett tillsynsbesök kan behövas. Vid ägarbyte används rapporten för att exempelvis jämföra omsättningen mellan olika ägare om ungefär samma verksamhet bedrivs. Hänsyn tas till restaurangrapporten vid tillsynsärende. Skatteverket begär ibland ut rapporten från kommunen. Rapporten används vid yttranden till Lotteriinspektionen om Vegas Spel. För att bestämma tillsynsavgiftens storlek. Övrigt 35. Varför redovisas inte lager på restaurangrapporten? Enligt Socialdepartementet ingår det inte i Folkhälsomyndighetens bemyndigande och kommunerna får hantera detta inom sitt tillsynsuppdrag istället. En del kommuner tar in varulager och upplever inga problem med att de begär in uppgifterna från tillståndshavarna. 36. Varför redovisas inte omsättning spel på restaurangrapporten? Enligt Socialdepartementet ingår det inte i Folkhälsomyndighetens bemyndigande och kommunerna får hantera detta inom sitt tillsynsuppdrag istället.