Samordnad kommunikation

Samordnad kommunikation - före, under och efter samhällsstörningar i Gävleborgs län Regional kommunikationsstrategi

Utgiven november 2015 Tryck: Taberg Media Group Produktion: Länsstyrelsen Gävleborg

Innehållsförteckning 1. Inledning 1 1.1 Syfte 1 1.2 Mål 1 2. Gävleborgs krisberedskap 2 2.1 Tre grundprinciper 2 2.2 Geografiskt områdesansvar och sektorsansvar 2 3. Ansvar före, under och efter en samhällsstörning 3 3.1 Länsstyrelsens ansvar 3 3.2 Kommunernas och övriga aktörers ansvar 3 3.3 Sveriges Radios ansvar 4 4. Regionalt kommunikatörsnätverk 5 4.1 Uppgifter vid en samhällsstörning 5 4.2 Representanter i kommunikatörsnätverket 5 4.3 Kontaktlista 5 5. Samverkan vid samhällsstörningar 6 5.1 Uppstart 6 5.2 Samverkanskonferens 6 5.3 Kommunikatörskonferens 6 5.3.1 Agenda för kommunikatörskonferens 6 5.4 Avslut 7 6. Nationella kanaler 8

1. Inledning När en samhällsstörning 1 inträffar prövas samhällets förmåga att hantera påfrestningar. I en sådan situation är det av stor betydelse att kommunikationen mellan alla inblandade kommer igång snabbt. Aktörernas kommunikation måste vara samordnad. Det minskar risken för motstridiga budskap och underlättar hanteringen av samhällsstörningar. En samstämmig bild av en händelse ökar förutsättningarna för att kunna tillgodose allmänhetens, mediernas och aktörernas behov av information. Forskning och studier inom ämnet kriskommunikation visar att 60 till 80 procent i ett krisarbete handlar om kommunikation 2. Ofta bedöms aktörernas hantering av en händelse utifrån hur väl de har skött kommunikationsarbetet. I Gävleborgs län har vi denna regionala kommunikationsstrategi som grund för länets samverkan och samordning av kommunikation. Dokumentet arbetades fram under 2015 i samverkan mellan länets aktörer 3. Arbetet genomfördes parallellt med framtagandet av dokumentet Strategi för samverkan vid samhällsstörningar i Gävleborgs län 4. Den regionala kommunikationsstrategin gäller från den 25 november 2015. Länsstyrelsen förvaltar dokumentet och är ansvarig för att se över och vid behov revidera det. Översyn och revidering görs i samråd med kommunikatörsnätverket. 1.1 Syfte Syftet med kommunikationsstrategin är att den ska stärka länets kommunikationsförmåga vid samhällsstörningar samt underlätta och öka samverkan mellan länets aktörer 5 före, under och efter en samhällsstörning. 1.2 Mål Målet med kommunikationsstrategin är att den bidrar till att ge aktörerna i Gävleborgs län god förmåga att samordna kommunikation vid samhällsstörningar och att den samordnade kommunikationen är snabb, öppen och korrekt. 1 Företeelser och händelser som hotar eller skadar det som ska skyddas i samhället. Till exempel skogsbrand, dammbrott, social oro, oljeutsläpp, dataintrång och kärnteknisk olycka. 2 KBM (2006). Utveckling och lärande. Handbok i kriskommunikation. Sid. 14. 3 Länsstyrelsen, Region Gävleborg, Polismyndigheten, Trafikverket, Lantmäteriet samt länets kommuner och räddningstjänster. 4 Dokumentet finns att läsa på www.lansstyrelsen.se/gavleborg 5 Se fotnot 3. Andra aktörer kan bli involverade beroende av samhällsstörning. 1

2. Gävleborgs krisberedskap Länets krisberedskap bygger på att samhällets dagliga ordinarie verksamheter förebygger och hanterar de samhällsstörningar som sker. Vid mer allvarliga händelser kan de ordinarie resurserna förstärkas och fler aktörer kan bli involverade. Aktörernas hantering av en samhällsstörning styrs av det svenska krishanteringssystemet 6. Detta system bygger på tre grundläggande principer ansvarsprincipen, likhetsprincipen och närhetsprincipen. Principerna reglerar också länets kommunikationsarbete i samband med en samhällsstörning. De tre grundprinciperna är inte definierade i lag men ska ses som bakgrund till dagens regelverk och aktörernas uppdrag och mandat. Till principerna kommer också sektorsansvar och geografiskt områdesansvar. 2.1 Tre grundprinciper Samordning och samverkan kring kommunikation innebär inte att någon aktör övertar informationsansvaret från någon annan utan att varje organisation ansvarar för sitt eget informationsflöde i enlighet med de tre principerna. Dock har alla aktörer ett ansvar att samverka så att kommunikationen blir samordnad. Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden också har motsvarande ansvar vid en samhällsstörning. Ansvaret innefattar också att aktörer ska stödja och samverka med varandra. Likhetsprincipen innebär att aktörer inte ska göra större förändringar i organisationen än vad situationen kräver. Under en samhällsstörning ska verksamheten fungera på liknande sätt som vid normala förhållanden, så långt det är möjligt. Närhetsprincipen innebär att en samhällsstörning ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. 2.2 Geografiskt områdesansvar och sektorsansvar Vid en samhällsstörning ska de som har det geografiska områdesansvaret se till att samordningen fungerar mellan alla som är inblandade i händelsen. Geografiskt områdesansvariga är kommunen på lokal nivå, länsstyrelsen på regional nivå samt regeringen på nationell nivå. Det geografiska områdesansvaret innebär också ett särskilt ansvar för samordning av kommunikation till allmänheten och media. Sektorsansvar innebär att alla myndigheter och organisationer inom en samhällssektor 7 har ansvar för sitt verksamhetsområde vid en samhällsstörning. Samordningen av de olika sektorernas arbete sköts av den aktör som är geografiskt områdesansvarig. 6 www.krisinformation.se/detta gor samhallet/krishanteringens grunder 7 Till stöd för samhällssektorerna finns sex samverkansområden: ekonomisk säkerhet, farliga ämnen, geografiskt områdesansvar, teknisk infrastruktur, transporter samt skydd, undsättning och vård. 2

3. Ansvar före, under och efter en samhällsstörning När en samhällsstörning inträffar behöver länets aktörer vara beredda att kunna hantera den och minimera konsekvenserna. Ofta involveras flera aktörer samtidigt i en händelse. Varje aktör har alltid ansvar för sin egen kommunikation till allmänhet och media, men alla aktörer har ansvar för att samverka så att kommunikationen blir samordnad. Samordnad kommunikation i rätt tid stärker de inblandade aktörernas trovärdighet, förebygger otydligheter och motverkar ryktesspridning. För att samordningen av kommunikation ska fungera effektivt behöver samverkan ske både före, under och efter en samhällsstörning. 3.1 Länsstyrelsens ansvar Enligt det geografiska områdesansvaret har Länsstyrelsen ett övergripande ansvar för att samordna kommunikation och informera allmänhet och medier vid en samhällsstörning. Ansvar före samhällsstörningen: - Anordna regionala nätverksträffar för länets kommunikatörer. - Anordna utbildningar och övningar för länets kommunikatörer. - Bidra till samverkan mellan kommunikatörer och andra aktörer. - Revidera och distribuera kontaktlistan för kommunikatörsnätverket. - Se över och vid behov revidera den regionala kommunikationsstrategin i samråd med kommunikatörsnätverket. Ansvar under samhällsstörningen: - Delta vid nationella samverkanskonferenser - Sammankalla och leda regionala samverkanskonferenser. - Sammankalla och leda regionala kommunikatörskonferenser. - Dokumentera regionala samverkans och kommunikatörskonferenser samt förmedla dokumentationen till berörda aktörer. Ansvar efter samhällsstörningen: - Utvärdera sin egen hantering av kommunikationsarbetet och identifiera behov av förbättringar - Delta i alternativt samordna seminarium för erfarenhetsutbyte 3.2 Kommunernas och övriga aktörers ansvar Med övriga aktörer avses Region Gävleborg, Trafikverket, Polismyndigheten, Lantmäteriet och räddningstjänsterna. Beroende av samhällsstörning kan denna grupp utökas. Ansvar före samhällsstörningen: - Delta vid regionala nätverksträffar för länets kommunikatörer. - Delta i utbildningar och övningar för kommunikatörerna. - Bidra till samverkan mellan kommunikatörer och andra krishanteringsaktörer - Meddela Länsstyrelsen om det sker förändringar på kommunikatörsnätverkets kontaktlista. 3

Ansvar under samhällsstörningen: - Delta vid regionala samverkanskonferenser. - Delta vid regionala kommunikatörsmöten. - Meddela Länsstyrelsen om det uppstår behov av regional samverkanskonferens, regionalt kommunikatörsmöte, samordnad kommunikation eller stöd från annan aktör. Ansvar efter samhällsstörningen: - Utvärdera sin egen hantering av kommunikationsarbetet och identifiera behov av förbättringar - Delta i alternativt samordna seminarium för erfarenhetsutbyte 3.3 Sveriges Radios ansvar Vid en samhällsstörning har Sveriges Radio P4 en viktig roll i den svenska krisberedskapen. Radiokanalen är en varnings och informationskanal som har möjlighet att snabbt nå ut med viktig information. Sveriges Radio P4 har resurser att sända även vid långa elavbrott och omfattande samhällsstörningar. Enligt sändningstillståndet ska Sveriges Radio P4 sända VMA, viktigt meddelande till allmänheten. SOS Alarm har uppdraget att förmedla en begäran om VMA till Sveriges Radios sändningsledning från den myndighet eller organisation som begär det. Sändningsledningen har sedan ansvar för att sända meddelandet i Sveriges Radios FMkanaler och förse medverkande TV bolag 8 med underlag för textremsa i respektive kanal. Sveriges Radios meddelande sänds med automatik i den privata lokalradion. Chefen för Sveriges Radio P4 Gävleborg kan på egen hand besluta om lokala sändningar på kvällar, nätter och helger om omfattningen av samhällsstörningen kräver det. Det gäller också för webb och sociala plattformar. Sveriges Radio och andra medier har också ansvar för att granska hur myndigheterna hanterar samhällsstörningar och sköter sina uppdrag. 8 Se medverkande TV bolag www.msb.se/vma 4

4. Regionalt kommunikatörsnätverk För att lyckas med samordnad kommunikation vid en samhällsstörning krävs det god samverkan även före händelsen. I Gävleborgs län finns ett regionalt kommunikatörsnätverk som i huvudsak fokuserar på kriskommunikation. Syftet med nätverket är att stärka relationen mellan kommunikatörerna och öka deras kunskap inom ämnesområdet. Nätverket sammankallas av Länsstyrelsen cirka 2 3 gånger per år. Till vissa möten bjuder Länsstyrelsen också in länets beredskapssamordnare. Mötena bidrar till en god relation mellan aktörerna och skapar förståelse för varandras arbetsuppgifter. Det ökar möjligheterna till en framgångsrik hantering av framtida samhällsstörningar. Två gånger per år sammankallar Länsstyrelsen Regionala rådet 9. Rådet har en strategisk roll med fokus på att stärka länets beredskap för samhällsstörningar. Två ordinarie representanter och två ersättare från kommunikatörsnätverket är utsedda att delta på Regionala rådets möten. 4.1 Uppgifter vid en samhällsstörning Vid en samhällsstörning är kommunikatörsnätverkets uppgifter främst att: Ta fram gemensamma huvudbudskap. Samordna kommunikationsinsatserna. Samordna kommunikation till allmänhet och media genom till exempel gemensamma pressmeddelanden, presskonferenser och FAQ (frågor och svar). Hjälpa varandra med omvärldsbevakning gällande bilden av samhällsstörningen. Stödja varandra i kommunikationsarbetet. En förutsättning för att kommunikatörerna ska kunna utföra sina uppgifter är att de tidigt får information om händelsen och att de blir kallade till samverkanskonferenserna. Detta är varje organisations eget ansvar att tillgodose. 4.2 Representanter i kommunikatörsnätverket Representanter från nedan nämnda organisationer deltar i kommunikatörsnätverket. Nätverkets sammansättning ses årligen över. Länsstyrelsen Gävleborg, Region Gävleborg, Trafikverket, Polismyndigheten, Lantmäteriet, Ockelbo kommun, Ljusdals kommun, Sandvikens kommun, Hudiksvalls kommun, Ovanåkers kommun, Nordanstigs kommun, Söderhamns kommun, Bollnäs kommun, Gävle kommun, Hofors kommun och Gästrike Räddningstjänst. 4.3 Kontaktlista Länsstyrelsen har en kontaktlista för kommunikatörerna i nätverket. Det är varje aktörs ansvar att anmäla förändringar till Länsstyrelsen så att listan kan hållas uppdaterad. Länsstyrelsen ansvarar för att uppdatera listan och därefter skicka ut den till samtliga i nätverket. 9 Läs mer om Regionala rådet i Strategi för samverkan vid samhällsstörningar i Gävleborgs län 5

5. Samverkan vid samhällsstörningar Det är ibland svårt att avgöra vilken händelse som är eller kommer att utvecklas till en samhällsstörning som kräver regional samordning. Därför är det viktigt att ta kontakt med varandra tidigt. Den som ser behov av samverkan eller utbyte av information ska kontakta Länsstyrelsen. Länsstyrelsen kommer då att kalla till en samverkanskonferens enligt den rutin som finns beskriven i dokumentet Strategi för samverkan vid samhällsstörningar i Gävleborgs län. 5.1 Uppstart Vanligtvis blir kommunikatörerna larmade via Tjänsteman i beredskap (TiB) eller motsvarande jourfunktion i sin organisation. Det är viktigt att larmet kommer så tidigt som möjligt så att kommunikatörerna snabbt kan börja planera kommunikationsarbetet och förbereda sig inför samverkanskonferensen. Eftersom de flesta aktörer i länet saknar kommunikationsjour kan tidsaspekten för när kommunikationsinsatserna kommer i gång bli en kritisk faktor. Detta är en utmaning som samtliga aktörer måste beakta i sin krisplanering. 5.2 Samverkanskonferens På samverkanskonferensen är Länsstyrelsen sammankallande och ordförande för mötet. Varje organisation avgör själv vilka som ska vara med på samverkanskonferensen men kommunikatören bör vara en självklar deltagare för att säkerställa att kommunikationsfrågorna hanteras redan från början av händelsen. Under samverkanskonferensen tar kommunikatörerna beslut om de ser behov av ett separat kommunikatörsmöte om det ska ligga direkt efter samverkanskonferensen eller om en ny tid ska bokas för mötet. 5.3 Kommunikatörskonferens Beslut om att sammankalla till en kommunikatörskonferens kan tas vid samverkanskonsferensen men kan också genomföras efter begäran från någon av deltagarna i kommunikatörsnätverket. Länsstyrelsen sammankallar nätverket och är ordförande för mötet. Kallelsen sker i första hand via e post och/eller telefon enligt den kontaktlista som finns för kommunikatörsnätverket. Syftet med mötet är att fokusera ytterligare på kommunikationsbehovet, diskutera gemensamma budskap och vid behov fördela arbetsuppgifter mellan aktörerna. Vid en samhällsstörning sker kommunikationen mellan kommunikatörerna per telefon genom möten som Länsstyrelsen startar med hjälp av SOS Alarm. Telefon är den vanligaste kanalen för en kommunikatörskonferens men även andra kanaler kan användas om behov uppstår. 6

5.3.1 Agenda för kommunikatörskonferens När aktörerna har samlats till en kommunikatörskonferens är det viktigt att komma igång snabbt. Länsstyrelsen är ordförande för mötet och har nedanstående mötesagenda: Inledning med syfte och mål för mötet 1. Närvarokontroll 2. Aktuell lägesbild utifrån ett kommunikationsperspektiv Genomförda och planerade kommunikationsinsatser 3. Samordnade budskap och kriskommunikationsinsatser 4. Målgrupper och kanaler 5. Kort sammanfattning av mötet (görs av Länsstyrelsen) 6. Nästa möte Tidpunkt Deltagare Länsstyrelsen för minnesanteckningar under mötet. Anteckningarna publiceras i WIS 10 och skickas via e post till deltagarna på mötet. 5.4 Avslut Efter det akuta skedet av en samhällsstörning finns det ofta ett fortsatt behov av att driva ett samordnat kommunikationsarbete. När läget lugnat sig och det finns tid till att överblicka situationen övergår fokus hos inblandade aktörer, media och allmänheten till att söka orsakerna till händelsen, konsekvenserna av den och eventuella brister i hanteringen. Det är därför viktigt att det regionalt samordnade kommunikationsarbetet pågår så länge det är motiverat. Beslut om att avsluta samordningen tas vid en samverkanskonferens eller en kommunikatörskonferens. 10 Ett nationellt webbaserat informationssystem framtaget för att underlätta informationsdelning mellan aktörer www.msb.se/sv/produkter tjanster/wis/ 7

6. Nationella kanaler Vilken kanal som ska användas för att sprida information om en händelse beror på vilken målgrupp som kriskommunikationen vänder sig till. Här är några viktiga nationella kanaler som kan användas i händelse av en samhällsstörning: Krisinformation.se är en webbplats som riktar sig till allmänhet och media med information om samhällets krishantering. Vid en samhällsstörning ger Krisinformation.se en översiktlig bild av vad som har hänt och länkar till krisinformationen hos myndigheter, kommuner, och andra aktörer som har ansvar för att informera allmänheten vid en samhällsstörning. Krisinformation.se drivs av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. 113 13 är ett nationellt informationsnummer som SOS Alarm ansvarar för. Det är tillgänglig dygnet runt, årets alla dagar. Via numret får allmänheten information om allvarliga olyckor och kriser i samhället. All information som lämnas ut på 113 13 är verifierad och kommer från kommuner, länsstyrelser, centrala myndigheter eller andra ansvariga aktörer. VMA systemet VMA betyder viktigt meddelande till allmänheten. VMA kan skickas som varningssignal, SMS och talmeddelande till fast telefoni. Det är ett snabbt och effektivt sätt att nå många människor samtidigt. Det är räddningsledaren som begär sändning av VMA hos SOS Alarm. Media Genom media når samhällsaktörerna ut med viktig information till allmänheten. Sveriges Radio P4 har ett särskilt ansvar vid samhällsstörningar och är därför en prioriterad kanal. Gemensam FAQ Om myndigheter vill ta fram gemensamma frågor och svar till allmänheten kan de använda webbverktyget Mina sidor som tillhandahålls av MSB via Krisinformation.se. I Mina sidor kan informatörer på myndigheter själva lägga in sina frågor och svar samt läsa frågor och svar från andra organisationer. När aktörerna är överens om vad som ska publiceras, sammanställs frågorna i en FAQ som därefter kan visas på Krisinformation.se och på andra aktörers webbplatser. När en fråga ändras i Mina sidor slår ändringen igenom på alla webbplatser som visar eller länkar till FAQ. WIS WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem som är framtaget för att underlätta informationsdelning mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en samhällsstörning. 8

Egna anteckningar 9

10

11