Arbetsordning för Ömsesidiga Försäkringsbolaget Fennias styrelse
Syftet med arbetsordningen 1. Syftet med arbetsordningen är att vägleda Fennias styrelse i det allmänna arbetet. Enligt Försäkringsinspektionens anvisning (föreskrifter och anvisningar 4.8 God förvaltning) ska styrelsen för sin verksamhet utarbeta en skriftlig arbetsordning, där styrelsens centrala uppgifter och verksamhetsprinciper fastställs. Styrelsemöten 2. Styrelsen sammankallas av ordföranden och är beslutför när över hälften av dess medlemmar är närvarande. Styrelsen sammanträder i regel cirka åtta gånger om året, varav två möten är sammöten med Fennia Livs styrelse (s.k. Temamöte). Mötestiderna fastställs en gång om året och alltid ett år i förväg. Enligt bolagets praxis kallas även styrelsens eventuella suppleanter till styrelsemötet. En suppleant har dock rätt att delta i beslutsfattande endast om en ordinarie medlem är förhindrad. När en suppleant ersätter en ordinarie medlem antecknas detta i mötesprotokollet. De ärenden som behandlas vid styrelsemötena bereds under ledning av verkställande direktören. Man strävar efter att skicka mötesmaterialet till styrelsemedlemmarna cirka en vecka och senast några dagar före mötet. Till de ärenden det fattas beslut om ska ett skriftligt slutdokument bifogas. Vid styrelsemötet föredras ärendena av verkställande direktören eller av en person som är utsedd av honom eller henne eller av styrelsen. Eftersom mötesmaterialet skickas i förväg till medlemmarna och materialet i regel är rätt omfattande, presenteras ärendena som kortfattat sammandrag, om inte annat separat beslutas av styrelsen. Styrelsemötena tar högst tre timmar. Medlemmars närvaro förutsätts under hela mötet, om inte vägande skäl ger anledning till annat. En sekreterare, som är utsedd av styrelsen, för protokoll vid styrelsemötet. Det slutdokument som upprättas vid mötet godkänns vid nästa styrelsemöte. I protokollet kan också diskussioner antecknas, om särskilda skäl föreligger. Ett utkast till protokollet från det föregående mötet, likaså de protokollbilagor som inte tidigare delades ut, skickas elektroniskt till styrelsemedlemmarna efter mötet. Protokollet granskas och undertecknas utöver av sekreteraren också av ordföranden och vice ordföranden, och om han eller hon är förhindrad av en medlem. Förvaltningsrådets presidium har i enlighet med bolagsordningen yttrande- och närvarorätt i styrelsemöten. Styrelsens uppgifter 3. Enligt lagen är styrelsens främsta uppgift att ta hand om bolagets förvaltning och se till att dess verksamhet är ändamålsenligt organiserad (allmän behörighet). Styrelsen ansvarar för att bolagets kontroll över bokföring och kapitalförvaltning är ordnad på ett ändamålsenligt sätt. Enligt lagen ska styrelsen tillsammans med verkställande direktören leda bolaget på ett yrkeskunnigt sätt enligt sunda och försiktiga affärsprinciper och enligt principerna för en tillförlitlig förvaltning. I försäkringsbolagslagen föreskrivs närmare om förbud mot beslut som strider mot likställighetsprincipen och om omsorgsplikten.
Styrelsen har separat godkänt anvisningar om förvaltnings- och styrningssystem och om god förvaltningssed. Enligt bolagsordningen hör följande till styrelsens uppgifter: Ta hand om bolagets förvaltning och se till att verksamheten är ändamålsenligt organiserad. Utse en verkställande direktör, ställföreträdande verkställande direktör och vice verkställande direktör och fatta beslut om deras löneförmåner. Utse andra direktörer och en ansvarig försäkringsmatematiker. Styrelsen utser inom sig en ordförande och en vice ordförande för ett kalenderår i taget samt beviljar rättigheter att teckna bolagets firma och beslutar om sammankallande av bolagsstämma. I lagar och myndighetsföreskrifter finns dessutom ett stort antal uppgifter som ålagts styrelsen, varav de väsentligaste är uppräknade i anvisningen om god förvaltningssed, som styrelsen har godkänt. Styrelsen har som uppgift att bl.a. besluta om bolagets mål och strategier besluta om huvudlinjerna i bolagets organisation upprätta bolagets bokslut och verksamhetsberättelse inom tre månader från räkenskapsperiodens utgång besluta om bolagets placeringsplan och tillhörande beslutanderätt besluta om bolagets placeringsverksamhet till den del den inte har delegerats besluta om prisjusteringar gällande lagstadgade försäkringsgrenar godkänna skriftliga verksamhetsprinciper för att säkerställa att kompetenskraven för bolagets ledning och de personer som ansvarar för bolagets väsentliga funktioner uppfylls, ordna den interna kontrollen, riskhanteringen, den interna revisionen, belöningen och utläggningen av funktioner samt att se till att bolaget har ett tillräckligt förvaltningssystem årligen bedöma förvaltningssystemets och de skriftliga verksamhetsprincipernas tidsenlighet fastställa bolagets centrala funktioner se till att bolaget har en tillräcklig intern kontroll och tillräckliga riskhanteringssystem med beaktande av arten och omfattningen av bolagets verksamhet årligen godkänna en riskhanteringsplan för bolaget, vilken gäller för hela verksamheten årligen godkänna verksamhetsplanen för den interna revisionen årligen bedöma om bolagets interna kontroll är ändamålsenlig årligen hantera rapporter av aktuariefunktionen besluta om godkännande av denna arbetsordning och tillhörande ändringar minst en gång om året höra revisorn om bolagets ekonomiska ställning och interna kontroll se till att man i bolaget följer god försäkringssed och att försäkringstagare inte ställs grundlöst i ojämlik ställning. Utskott 4. Styrelsen bistås av utnämnings- och belöningsutskottet och granskningsutskottet, som kan lämna framställningar och redogörelser till styrelsen om uppgifter som ålagts dem. Utskotten har ingen beslutanderätt. När man utser utskott ska man säkerställa
att utskottsmedlemmarna har tillräcklig yrkeskunskap och kompetens i förhållande till utskottets verksamhetsområde. Utnämnings- och belöningsutskottet består av två medlemmar som styrelsen utser. Utskottet har som uppgift att bereda, planera och utveckla belönings- och utnämningsärenden när det gäller den verkställande direktören, hans eller hennes ställföreträdare, vice verkställande direktören och medlemmarna i ledningsgruppen samt att bereda hela bolagets belöningssystem. Utskottet bereder även utnämningen av medlemmarna i Fennia Livs styrelse. Utskottet sammanträder på kallelse av sin ordförande. Framställningar av utnämnings- och belöningsutskottet lämnas till styrelsen för godkännande. Granskningsutskottet är gemensamt för Fennias och Fennia Livs styrelser och består av tre medlemmar, varav en utses av Fennia Livs styrelse inom sina medlemmar och två av Fennias styrelse inom sina medlemmar. Fennias styrelse utser utskottets ordförande, och utskottet sammanträder på kallelse av honom eller henne. Ett ärende som gäller endast det ena bolaget behandlas av representanter för bolaget i fråga. Granskningsutskottet har som uppgift att se till att den interna kontrollen, riskhanteringen och Compliance-funktionen är tillräcklig och ändamålsenlig, behandla planer och rapporter av den interna revisionen och särskilt att följa upp införandet av regelverket Solvens II och att kontrollera solvensen. Utskottet rapporterar till styrelsen. Placeringskommittén är ett organ som styrelsen inrättat och som består av styrelseordförandena, de verkställande direktörerna och placeringsdirektörerna i Fennia och Fennia Liv. Placeringskommittén fattar placeringsbeslut med fullmakt av styrelsen i situationer där beslut måste fattas snabbt och där ärendet inte kan vänta till nästa styrelsemöte. Placeringskommitténs beslut blir den ståndpunkt som styrelseordföranden intagit. Beslut av placeringskommittén meddelas styrelsen vid nästa möte. Rapportering till styrelsen 5. Till styrelsen lämnas och vid dess möten behandlas lagenligt följande översikter och rapporter: mötesvis månadsrapporten över placeringsverksamheten översikten över bolagets verksamhet för tiden efter det senaste mötet marknadsöversikten av placeringsfunktionen och väsentliga åtgärder kvartalsvis konkurrentanalys eventuell publicering av kvartalsrapporten årligen hörande av revisorn om bolagets ekonomiska ställning och interna kontroll samt om övriga omständigheter som framkommit i samband med revisionen revisorns berättelse om granskningen av bidragsförteckningen, som görs minst en gång om året bedömning av den interna kontrollens ställning och granskning av arbetsordningen översikt över Fennias verksamhet 1.1 30.6 (s.k. delårsrapport)
vid behov övriga ärenden som rapporteras till styrelsen ärenden som rapporteras till styrelsen enligt myndighetsanvisningar som gäller vid respektive tidpunkt. För styrelsen ordnas vid behov informationsmöten och utbildningar. Bedömning av egen verksamhet 6. Styrelsen bedömer sin egen verksamhet och sina arbetssätt en gång om året för att utveckla och förbättra styrelsearbetet. Ikraftträdande 7. Denna arbetsordning godkändes vid styrelsemötet den 15 december 2014 att träda i kraft direkt.