BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman Bakgrund Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB är helägt av Region Östergötland. 2015-06-01 säljs bolaget som oförändrad juridisk person (med samma organisationsnummer) till Sodexo Sverige AB. Verksamheten kommer att fortsätta oförändrad efter försäljningen och i köpet medföljer allt som krävs för verksamhetens fortsatta bedrivande, bland annat de IT-system som används idag. Hjälpmedelscentrum reviderade senast sin dokumenthanteringsplan 2012 (inklusive beslut om bevarande och gallring), LiÖ 2012-1192 (bilaga 1). Vid besök från regionarkivet konstaterades att verksamheten har mycket god ordning på sina handlingar. Bolaget förvarar även arkivhandlingarna från dess föregångare före 2005, dvs. Hjälpmedelscentrum (tidigare kallat Hjälpmedelsförvaltningen) 1968-2004. Följande IT-stöd används: Visma sedan 2003 företagets ekonomisystem som även omfattar produktkatalog, orderdatabas, anläggningsregister samt register över vilka hjälpmedel som hyrts eller lånats ut och till vilka brukare. AgDa ett tidredovisningssystem som togs i drift 2005-01-01 som innehåller bl.a. löneunderlag och lönelistor för personalen. Hjingis en beställningsportal med produktregister som speglas från Visma. Fungerar som försystem till Visma och informationen gallras efter överföring dit. Medius ett fakturaskanningssystem Avvikelse ett avvikelseregister i Excel, som används utöver registrering i regionens system Synergi. Överlämnande till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB Hjälpmedelscentrum önskar beslut om att från Region Östergötland få överta den information man behöver för fortsatt verksamhet efter ägarbytet. Detta är möjligt dels enligt Lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (1994:1383) dels enligt 15 Arkivlagen (1990:782) som ger kommunal myndighet möjlighet att avhända sig allmänna handlingar genom beslut av fullmäktige. En stor del av verksamhetens pappershandlingar, och även delar av informationen i systemen, är gallringsbara enligt gällande dokumenthanteringsplan. I systemet Hjingis
BESLUTSUNDERLAG 2/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 gallras informationen efter överföring till Visma och i systemet Medius ligger skannade fakturor, vilka är gallringsbara efter 10 år. Eftersom de gallringsbara handlingarna, både på papper och digitalt, behövs i verksamheten för kontroller och ekonomisk revision under tiden fram till gallring, så är det rimligast att överlämna dem till Hjälpmedelscentrum för förvaring fram till gallring. Därefter ska gallringen utföras enligt dokumenthanteringsplanen på Regionarkivets uppdrag och rapporteras dit. Beslut om att Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB får förvara handlingar från före 2015-06-01 enligt Lagen om överlämnande (1994:1383), innebär att dessa allmänna handlingar ska förvaras strikt åtskilda från handlingar som tillkommer därefter. Beslutet innebär också att bolaget fortsatt har ansvar för utlämnande av uppgifter ur de allmänna handlingarna från före 2015-06-01 i enlighet med Tryckfrihetsförordningen 2 kap 1. Bolaget har också ett oundgängligt behov av den information som ska bevaras i ITsystemen, främst systemet Visma som utgör verksamhetens viktigaste verktyg och lagrar dess viktigaste information. Även databasen AgDa behövs eftersom all personal har fortsatt anställning hos samma juridiska person. Verksamheten behöver även ovannämnda IT-stöd Hjingis och Medius samt avvikelseregistret i Excel. Dessa fem system kan överlämnas permanent till verksamheten med stöd av 15 Arkivlagen, under förutsättning att den information som ska bevaras överlämnas till Regionarkivet i Östergötland, se nedan. De handlingar som bör överlämnas permanent respektive överlämnas för förvarande hos Hjälpmedelscentrum, förtecknas utförligt i bilaga 2. Leverans till Regionarkivet i Östergötland Region Östergötland behåller de handlingar som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen. De omfattar även informationen i systemen Visma och Avvikelse, vilket kräver digital leverans av kopior av informationen. Den information som ska bevaras ur AgDa finns utskriven på papper som levereras till Regionarkivet. Utöver de bevarandehandlingar som beskrivs i dokumenthanteringsplanen ska också arkivet från föregångaren Hjälpmedelsförvaltningen/Hjälpmedelscentrum 1968-2004, arkiveras hos Regionarkivet i Östergötland. De handlingar som ska leveraras till Regionarkivet i Östergötland förtecknas i bilaga 3. Dessa handlingar ska arkiveras i Regionarkivet, som enligt lag har i sitt uppdrag att ta emot handlingar när en verksamhet i regionen upphör. I och med denna arkivleverans är regionens behov av information tillgodosedd, och bedöms som tillräcklig för att kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar samt behovet av information för rättskipning, förvaltning och forskning i enlighet med 3 Arkivlagen (1990:782). Enligt Arkivlagen ska handlingar från offentlig verksamhet som upphör, lämnas till arkivmyndigheten inom 3 månader, som detta fall är Regionarkivet i Östergötland. Hjälpmedelscentrum AB ska bekosta transporten till regionarkivet, samt leverera pappershandlingar i ordnat och sökbart skick i arkivboxar enligt regionarkivets krav.
BESLUTSUNDERLAG 3/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Regionstyrelsen föreslås tillstyrka regionfullmäktige BESLUTA a t t överlämna IT-systemet/databasen Visma med komplett informationsinnehåll 2003-2015 till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB enligt 15 Arkivlagen (1990:782), under förutsättning att kopia av den kompletta informationen ur databasen levereras till Regionarkivet i Östergötland. a t t överlämna i IT-systemet/databasen AgDa med komplett informationsinnehåll till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB enligt 15 Arkivlagen (1990:782), under förutsättning att den information som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen levereras i pappersutskrifter till Regionarkivet i Östergötland. a t t överlämna Excel-registret Avvikelse till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB enligt 15 arkivlagen (1990:782), under förutsättning att kopia av registret levereras till Regionarkivet i Östergötland. a t t överlämna samtlig gallringsbar information i IT-system och på papper från tiden före 2015-06-01 enligt fastställd dokumenthanteringsplan (bilaga 1), för förvaring hos Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB (se bilaga 2), som därmed har fortsatt ansvar för utlämnande enligt TF 2 kap 1, samt fortsatt ska gallra dessa handlingar i enlighet med dokumenthanteringsplanen. a t t överlämna kopior av protokoll, årsredogörelser, gällande avtal och personalakter till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB. Detta under förutsättning att originalen levereras till Regionarkivet i Östergötland, tillsammans med övriga handlingar som ska bevaras på papper enligt fastslagen dokumenthanteringsplan, samt arkivet från föregångaren Hjälpmedelscentrum t.o.m. 2004 (se bilaga 3). Mats Uddin Tf regiondirektör Mikael Borin Biträdande regiondirektör/ ekonomidirektör Beslutet expedieras till: Ingela Piirimets, Hjälpmedelscentrum AB
BILAGA 2 2015-06-11 Arkivhandlingar som överlämnas till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande enligt 15 Arkivlagen (1990:782) IT-system/databas Visma med allt informationsinnehåll 2003-2015: all ekonomi, produktkatalog, orderdatabas, anläggningsregister samt register över vilka hjälpmedel som hyrts eller lånats ut och till vilka brukare. Tidredovisningssystem AgDa med allt informationsinnehåll sedan 2005-01-01: bl.a. löneunderlag och lönelistor för personalen Excelregistret Avvikelse IT-stöd som övertas eftersom innehållet gallras löpande: Hjingis, Medius. Gallringsbara arkivhandlingar som överlämnas till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för förvaring enligt Lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (1994:1383) Skall fortsatt gallras av Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB enligt gallringsfristerna i den beslutade dokumenthanteringsplanen i bilaga 1. Dessa handlingar ska vid förfrågan lämnas ut i enlighet med Tryckfrihetsförordn. 2 kap 1, såvida ingen sekretess föreligger som hinder. Skriftliga offerter till kund Avtal (externa leverantörer) av mindre vikt Specialanpassningar Journalanteckningar (innehåller ej diagnoser) Inköpsanmodan/anskaffningsanmodan Ej antagna offerter/anbud Rutinmässig korrespondens Tillbud av mindre allvarlig karaktär Förskrivarregister Retursedlar Krav att återlämna ( avlidna-brev ) Orderbekräftelse från leverantör Plocklistor till kundorder Serviceorder Beställningar från kund (papper, fax) Fraktsedlar från leverantör Leverantörsfakturor på papper samt scannade fakturor i IT-systemet Medius Krediteringsunderlag Onormalt slitage Stulen/förkommen produkt Inventeringsunderlag, löpande Skrotningsunderlag In/utflyttning underlag
BILAGA 2 2015-06-11 Körjournaler Inbetalning PG/BG Deklarationer Skatteredovisningar Handkassa, redovisning Inkassoärenden Handlingar till grund för uträkning eller kontroll av lön (jourlistor, övertidslistor) Befattningsbeskrivningar Flextidslistor Semesterlistor Ansökningshandlingar, ej antagna Beslut om jämkning av skatt Frivillig höjning av skatteavdrag Försäkran om årsinkomst Ledighetsansökan kortare än 6 månader Reseräkningar Banklista Uppgifter till KPA
BILAGA 3 2015-06-11 Arkivhandlingar för bevarande som ska leveraras till Regionarkivet i Östergötland i enlighet med 14 Arkivlagen (1990:782) Kopia av informationen ur IT-systemet/databasen Visma: ekonomiredovisning, produktkatalog, orderdatabas, anläggningsregister samt register över vilka hjälpmedel som hyrts eller lånats ut och till vilka brukare Avtal av större vikt Allvarliga tillbud (anmälda till Socialstyrelsen) Kopia av avvikelsregistret i Excel Beställningar/kontrakt, ordererkännanden av kontraktskaraktär, offerter, upphandlingsbeslut samt övrig korrspondens i upphandlingsärendet Öppningsprotokoll (över inkomna anbud) Årsredovisningar och bokslutshandlingar Specifikationer till årsredovisningar Delårsrapporter Styrelseprotokoll Minnesanteckningar från ledningsgrupp MBL-protokoll Skyddskommittéprotokoll Arbetsskador Diarier samt diarieförda skrivelser Produktkataloger (ingår i Visma) Prislistor Anläggningsregister (ingår i Visma) Handlingar rörande utbetalning av lön och avdrag enligt myndighetsbeslut, lönelistor. Beslut från Försäkringskassan rörande högkostnadsskydd Ledighetsansökningar längre än 6 månader Personalakter med innehåll enligt specifikation i dokumenthanteringsplanen